Bijlage T Highlights Ziekteverzuimprotocol

Transcriptie

1 Bijlage T Highlights Ziekteverzuimprotocol Aanbesteding Inhuur Flexibele Arbeidskrachten Massaal op basis van een Uitzendovereenkomst ten behoeve van de Belastingdienst

2 In de highlights uit het protocol staat hoe de Belastingdienst omgaat met (ziekte)verzuim en wat ieders rol daarin is. De voorschriften over (ziekte)verzuim staan in de Wet verbetering poortwachter en het boekwerk Personele uitvoeringsbepalingen Belastingdienst, hoofdstuk Arbeidsparticipatie. Uitgangspunt is aan het werk blijven en om met betrekking tot de inzetbaarheid gesprekken te blijven voeren met de leidinggevende. Opdrachtnemer dient dit verzuimprotocol zo veel mogelijk te volgen. Eigen regie is hierbij een onderdeel. Daar waar manager staat wordt bij deze Raamovereenkomsten primair de medewerker van Opdrachtnemer bedoeld. Als er inspanningen nodig zijn van Opdrachtgever dan zal Opdrachtnemer het contact hierover moeten initiëren met Opdrachtgever. Opdrachtgever gaat er van uit dat zo veel mogelijk informatie wordt gedeeld opdat een goede reintegratie gerealiseerd kan worden. Ziekmelding Is een medewerker niet in staat om te werken dan meldt de medewerker dit voor 9.30 uur van de eerste werkdag, persoonlijk bij zijn manager. Gedurende het (ziekte)verzuim is de medewerker telefonisch bereikbaar. Indien de medewerker niet op zijn huisadres aanwezig is, geeft hij aan op welk adres hij aanwezig is met vermelding van het telefoonnummer. Toestemming (vooraf) is niet nodig als de medewerker met het oog op herstel noodzakelijke handelingen buiten het (ziekte)verzuimadres (arts- en apotheekbezoek) dient te verrichten. Als de medewerker zijn manager niet kan bereiken en zijn ziektemelding bij een andere manager of vervanger moet melden, kan hij er van uitgaan dat zijn manager op een later tijdstip alsnog contact opneemt om te informeren wat er geregeld kan / moet worden en hoe lang het verzuim naar verwachting zal gaan duren. Met zijn manager maakt de medewerker dan concrete afspraken over de gevolgen voor het werk. Zo nodig maakt de medewerker met zijn manager afspraken over welke mogelijkheden hij nog wel heeft om te werken en over zijn bereikbaarheid tijdens zijn (ziekte) verzuimperiode. Is er volgens de medewerker tijdens werktijd reden voor verzuim (ziekte) dan moet hij dit direct melden aan zijn manager. De manager overlegt met de medewerker of er en eventueel welke activiteiten nodig zijn. De manager draagt zorg voor registratie van de melding van het verzuim. Verlof en verzuim Ziekteverzuim tijdens vakantie Bij ziekte(verzuim) tijdens vakantie kan de medewerker verlofdagen en/of compensatiedagen terugkrijgen. Hieraan zijn de volgende voorwaarden verbonden: het (ziekte)verzuim moet op uiterlijk om uur van de eerste verzuim(ziekte)dag door de medewerker telefonisch worden gemeld bij zijn manager; het (ziekte)verzuim moet worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld door overleggen van een brief van de behandelend arts en/of de nota van voorgeschreven medicijnen. Pagina 2 van 9

3 Bij vakantie in het buitenland dient het (ziekte)verzuim zo spoedig mogelijk bij de manager te worden gemeld. Indien nodig stelt de bedrijfsarts vast of er inderdaad sprake was van ziekte en wat de duur is van de (geclaimde) ziekteperiode. De bevindingen worden aan de manager kenbaar gemaakt. De manager bepaalt op grond van deze bevindingen of en hoeveel verzuim(ziekte)dagen worden vastgesteld. Gesprekken Onderhouden van contacten De manager neemt tijdens de ziekteverzuimperiode regelmatig contact met de medewerker op. Ook moet de medewerker zelf het contact onderhouden. De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat bij dreigend langdurig verzuim alle afspraken bewaard worden in een re-integratiedossier. De manager houdt dit bij. De re-integratiemanager ondersteunt hierbij. Het (verzuim)gesprek Het (verzuim)gesprek heeft tot doel om inzicht te krijgen in de mogelijke oorzaken van het (frequente) verzuim. Samen zoeken de manager en de medewerker naar mogelijke oplossingen en/of maken afspraken over de manier waarop de medewerker in de toekomst met verzuim omgaat. In bijzondere gevallen (bijvoorbeeld conflictsituaties) kan het (verzuim)gesprek worden overgenomen door een andere manager. Op verzoek kan een interne professional (bijvoorbeeld uit het team Arbeid & Gezondheid of een HR adviseur) bij het gesprek aanwezig zijn. De manager of de medewerker draagt zorg voor een verslag van het gesprek. Beiden ontvangen een exemplaar van dit verslag. Arbeidsomstandighedenspreekuur Het arbeidsomstandighedenspreekuur, een open spreekuur ook wel preventief spreekuur genoemd, is bedoeld voor medewerkers die vragen en/of klachten hebben over hun arbeidsomstandigheden, meer willen weten over de risico s voor hun veiligheid, gezondheid en welzijn. Dit spreekuur kan door diverse (in- en externe) professionals worden uitgevoerd en is voor de medewerker toegankelijk zonder tussenkomst van de leidinggevende. De leden van het team Arbeid & Gezondheid kunnen dit spreekuur (multidisciplinair) uitvoeren als het gaat om vragen met betrekking tot arbeidsomstandigheden (preventiemedewerker), verzuimbegeleiding (reintegratiemanager) en psychosociale problematiek (bedrijfsmaatschappelijk werker). Ook kan de bedrijfsarts dit spreekuur uitvoeren. De medewerker heeft een onafhankelijke toegang tot de bedrijfsarts. Gezien het multidisciplinaire karakter van de doelstelling is het van belang dat de bedrijfsarts zo nodig, via het team Arbeid & Gezondheid, ook andere professionals inschakelt. De medewerker bepaalt zelf met wie hij het arbeidsomstandighedengesprek wenst te voeren en kan hiervoor op zijn verzoek een afspraak maken met de betreffende deskundige. Oproep spreekuur bedrijfsarts Bij arbeidsongeschiktheid wordt de medewerker niet automatisch uitgenodigd voor een spreekuurconsult bij de bedrijfsarts. Het initiatief om te komen tot een consult ligt bij de manager. Het eerste spreekuurconsult moet ten minste binnen zes weken na de ziekmelding plaatsvinden. De Wet verbetering poortwachter is vervolgens van toepassing. De manager ontvangt van de bedrijfsarts een bericht over de voorgang van het verzuimproces. Wanneer bij de verzuimmelding een vermoeden is van psychische klachten is het van belang hiervoor direct aandacht te vragen van de bedrijfsarts dan wel BMW. Pagina 3 van 9

4 Spoedoproep Indien de manager op korte termijn behoefte heeft aan een advies over de (mate van) arbeidsgeschiktheid van zijn medewerker, kan hij de betreffende medewerker met spoed laten oproepen door de bedrijfsarts. De manager kan dit bespreken met één van de leden van het Team Arbeid & Gezondheid. De manager stelt de medewerker en de bedrijfsarts op de hoogte van de redenen van de spoedoproep. Aan de spoedoproep is een adviesvraag gekoppeld. Van een spoedoproep kan bijvoorbeeld sprake zijn wanneer de verzuimklacht moeilijk te achterhalen is. De medewerker is verplicht aan de spoedoproep gehoor te geven. Na het bezoek aan de bedrijfsarts bespreekt de manager het ontvangen advies met de medewerker. Niet eens met de uitspraak van de manager en/of de bedrijfsarts? Is een medewerker het niet eens met de conclusie van zijn manager en/of de bedrijfsarts over bijvoorbeeld zijn (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid, dan bespreekt hij dit met zijn manager en/of de bedrijfsarts. Deze kunnen hun beslissing eventueel heroverwegen. Blijft de conclusie hetzelfde, dan heeft de medewerker de mogelijkheid om een second opinion aan te vragen bij het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen), het zogenaamde deskundigenoordeel. De kosten hiervan komen voor rekening van het bedrijfsonderdeel. Het vragen van een deskundigenoordeel heeft geen schorsende werking. Bij het niet gevolg geven aan een oproep tot werkhervatting overeenkomstig het advies van de bedrijfsarts, kan de bezoldiging worden ingehouden. Wordt de werknemer alsnog in het gelijk gesteld, dan wordt de ingehouden bezoldiging alsnog uitbetaald. Het terugkeergesprek na verzuim Op de eerste dag, of zo spoedig mogelijk daarna, dat de medewerker weer aan het werk gaat na verzuim, heeft hij een terugkeergesprek met zijn manager. Dan bespreekt hij onder andere de informatie die tijdens de (ziekte)verzuimperiode is verzameld. Ook wordt aandacht besteed aan eventuele beperkingen die de medewerker door zijn (ziekte)verzuim in het werk ervaart. Als aanpassingen op de werkplek nodig zijn, dan wordt een werkplekonderzoek uitgevoerd en worden eventuele aanpassingen gerealiseerd. Hersteld melden Hersteld melden bij kortdurend verzuim Zodra de medewerker van mening is dat hij weer kan werken en/of als de manager en/of de bedrijfsarts heeft verklaard dat hij weer aan de slag kan, moet de medewerker zijn werkzaamheden hervatten. De medewerker geeft de hersteld melding door aan zijn manager. De manager draagt op de dag van de werkhervatting zorg voor registratie van de hersteld melding. Begeleiding bij re-integratie Wet verbetering poortwachter Doel van de Wet verbetering poortwachter is de kansen op re-integratie van zieke/verzuimende werknemers te verbeteren. Deze wet verlangt dat werkgever en werknemer zich samen met de bedrijfsarts inspannen om zo snel mogelijk weer het werk te hervatten. Wanneer de medewerker zes weken ziek is en er is sprake van dreigend langdurig verzuim wordt samen met de bedrijfsarts een probleemanalyse met re-integratieadvies opgemaakt. De casemanager begeleidt inhoudelijk de overeengekomen (re-integratie- )activiteiten. Deze rol wordt vervuld door de direct-leidinggevende tenzij er gegronde redenen zijn waarom de direct-leidinggevende deze rol niet kan vervullen. In dat geval wordt in samenspraak met de medewerker vastgesteld welke medewerker de rol van casemanager vervult. Pagina 4 van 9

5 Zelf een dossier aanleggen Bij langdurig verzuim moet een medewerker ook een dossier bijhouden van alle stappen in het re-integratieproces. De volgende vragen kunnen hierbij als leidraad dienen: wat is de oorzaak van het verzuim; kan de oorzaak worden weggenomen; welke taken heeft de medewerker normaal gesproken; welke taken zijn nu niet mogelijk; wat geeft de Bedrijfsartsendienst aan over de belemmeringen en mogelijkheden met betrekking tot de arbeidsbelasting; welke taken zijn op termijn wel weer mogelijk: kan de medewerker worden geholpen met een speciale voorziening; kan de medewerker met ander vervoer naar het werk komen; is thuiswerken een tijdelijk oplossing; kan de medewerker tijdelijk ander werk doen? Re-integratiedossier De manager legt in het daartoe aangewezen registratiesysteem (o.a. in SAP poortwachter) een re-integratiedossier aan. Hierin vermeldt de manager alle activiteiten die hij onderneemt om ervoor te zorgen dat met de medewerker weer aan het werk kan. Ook correspondentie over het verzuim/re-integratie komt in dit dossier, evenals de data waarin contact plaatsvindt tussen medewerker en de manager / casemanager, re-integratiemanager en bedrijfsarts e.d. Het dossier is de basis voor het re-integratieverslag. De re-integratiemanager ondersteunt dit proces. Pagina 5 van 9

6 Stappenplan Wet verbetering poortwachter Week 6, probleemanalyse en re-integratieadvies De bedrijfsarts stelt uiterlijk in de zesde week de probleemanalyse en het reintegratieadvies op. De probleemanalyse beschrijft de oorzaken van het verzuim en de gevolgen voor het werk. In de probleemanalyse worden geen medische gegevens vermeld. Deze blijven onder beheer van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts geeft ook een advies voor mogelijkheden tot herstel en hervatting van de werkzaamheden. De manager ontvangt de probleemanalyse en het advies en bespreekt dit met de medewerker. Hij kan zich hierbij laten adviseren door het team Arbeid en Gezondheid. Reintegratie is het proces van terugkeren naar (passend) werk. Dit kan intern (spoor 1) of extern (spoor 2). Het is van belang om zo spoedig mogelijk dit proces in te zetten. Dit is een doorlopend beoordelingsproces. Week 8, plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse en het re-integratieadvies wordt uiterlijk in de achtste (ziekte)verzuimweek een plan van aanpak gemaakt. Het plan van aanpak wordt door de medewerker en zijn casemanager gemaakt om hem te laten terugkeren in zijn eigen werk. De casemanager begeleidt en bewaakt de uitvoering van het plan van aanpak. De taak van de casemanager is tot een snellere aanpak van de reintegratie te komen. Het plan van aanpak wordt om de zes weken geëvalueerd en zo nodig bijgesteld door de casemanager en de werknemer. De re-integratiemanager adviseert het management en de medewerker over bijvoorbeeld aanpassingen die het re-integreren van de medewerker kunnen bevorderen. In principe is de eigen manager (leidinggevende) de casemanager. Week 10, beoordeling verzuimmelding De manager beoordeelt met de re-integratiemanager de verzuimmelding op onder meer de volgende aspecten: - Zwangerschapsgerelateerd - Bevallingsgerelateerd - Beroepsziekte - Regres - No riskpolis - Eventueel vervroegde WIA-aanvraag door medewerker Week 39 moment van bezinning De manager bespreekt met de medewerker het te volgen traject en de mogelijkheden met betrekking tot de volledige terugkeer in de eigen functie. Indien terugkeer in eigen of aangepaste functie niet haalbaar is dan moet naast spoor 1 spoor 2 ingezet worden. Week 42, melding aan het UWV De werkgever geeft het verzuim in week 42 door aan het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV). Week 52 tussenevaluatie Tussenevaluatie 52 weken arbeidsongeschiktheid (ziekte) (opmaak 1e jaarsevaluatie) Na een jaar (52 weken) gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid maakt de medewerker samen met de casemanager een evaluatie op van het plan van aanpak. In deze 1e jaars evaluatie staat beschreven welke re-integratieinspanningen zijn ondernomen en met welk resultaat. Tevens worden afspraken vastgelegd voor het komende tweede verzuimjaar gaat doen om te re-integreren. Deze evaluatie wordt opgenomen in het re-integratiedossier t.b.v. het re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag. Een afschrift gaat naar de re-integratiemanager/ Personeelsafdeling. Pagina 6 van 9

7 Veranderingen in de situatie Als zich een verandering voordoet in de situatie van de medewerker die relevant is voor de werkgever, dan neemt de medewerker zo snel mogelijk contact op met zijn manager. Daarnaast heeft de medewerker een actieve informatieplicht naar het UWV. Bijvoorbeeld bij een wijziging van het verpleegadres of een gedeeltelijke hersteld verklaring door de bedrijfsarts. Een gedeeltelijke hersteld melding kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor de hoogte van zijn uitkering. Sancties Niet nakoming van de verplichting tot ziekmelding levert zoals omschreven in artikel van het ARAR in principe plichtsverzuim op. In uitzondering hierop zal met betrekking tot deze verplichting tot ziekmelden niet eerder sprake zijn van plichtsverzuim als de medewerker niet ten genoegen van het tot beslissen bevoegde gezag heeft kunnen aangeven waarom niet aan deze verplichting is voldaan. Anders gezegd, als een medewerker zich niet tijdig ziek heeft gemeld, dan betekent dat op zich nog niet dat daardoor al direct sprake is van plichtsverzuim. Hiervan is dus dan pas sprake als de medewerker geen reden heeft aangegeven waarom de ziekmelding niet heeft plaatsgevonden op het moment dat dit in principe nodig was. Werkgever en werknemer zijn samen verantwoordelijk voor het voorkomen van langdurig ziekteverzuim en voor de re-integratie van de zieke werknemer. Volgens de Wet verbetering poortwachter moeten er gedurende het verloop van het verzuim een aantal verplichte acties worden uitgevoerd. Niet nakomen van deze acties kan tot kostbare sancties leiden. Werkgevers die re-integratie-inspanningen onvoldoende kunnen aantonen, krijgen een sanctie opgelegd bij langdurig (ziekte)verzuim: zij moeten het salaris maximaal een jaar doorbetalen. Als de medewerker onvoldoende meewerkt aan terugkeer naar het werk dan kan het UWV de WIA-beoordeling opschorten. De Wet verbetering poortwachter biedt hierbij de mogelijkheid dat de medewerker dan tijdelijk zonder inkomsten komt te zitten. Dit is geregeld in het ARAR, onder meer in de art. 40 en 40a. De taken van de professionals De manager heeft inzicht in omvang en aard van het ziekteverzuim van zijn team; is verantwoordelijk voor de veiligheid van de medewerker; is degene die de (ziekte)verzuimmelding/herstelmelding ontvangt; draagt zorg voor registratie van de ziek en hersteldmelding. houdt contact met de (zieke)verzuimende medewerker(s); voert verzuimgesprekken; neemt deel aan het Sociaal Medisch Overleg / meergesprek; werkt actief mee aan een zo spoedige mogelijke re-integratie van de (zieke)verzuimende medewerker; maakt verzuim bespreekbaar in het werkoverleg; besteedt aandacht aan (ziekte)verzuim in functionerings- en beoordelingsgesprekken; staat open voor klachten en suggesties over het werk; investeert in verbetering van het werk; houdt bij dreigend langdurig verzuim een re-integratiedossier bij; is in beginsel de casemanager. De medewerker draagt naar vermogen zorg voor de eigen gezondheid en veiligheid: houdt zich aan het binnen de Belastingdienst geldende arbo- en verzuimbeleid; is verantwoordelijk voor zijn eigen herstel en werkt actief hieraan mee; verricht werkzaamheden naar vermogen; signaleert tijdig wanneer het werk hem te zwaar is; Pagina 7 van 9

8 is mede verantwoordelijk voor bespreken van knelpunten in het werk; denkt mee over oplossingen; houdt bij dreigend langdurig verzuim een re-integratiedossier bij werkt mee aan zijn re-integratie Team Arbeid & Gezondheid Elk bedrijfsonderdeel heeft een team Arbeid & Gezondheid. Medewerker en manager zijn de regisseurs van vitaliteit en het verzuimproces. Zij bepalen in onderling overleg de strategie voor de inzetbaarheid van de medewerker en worden daarbij ondersteund door professionals van het team Arbeid & Gezondheid. Het team Arbeid & Gezondheid: adviseert (gevraagd en ongevraagd) medewerkers en manager m.b.t. arbeidsomstandigheden(zorg) en verzuim(begeleiding. houdt zijn bedrijfsonderdeel op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden(zorg) en verzuim(begeleiding). geeft advies en informatie over preventieve maatregelen, arbeidsomstandigheden(zorg), verzuim(begeleiding) en reintegratietrajecten genereert bestuurlijke informatie, houdt bij wat de resultaten en effecten zijn van inspanningen onderhoudt contact met de bedrijfsartsendienst. Op de websites van de bedrijfsonderdelen staat wie de leden zijn van het team Arbeid & Gezondheid. De re-integratiemanager (RIM) Adviseert over verzuim- en re-integratiebeleid; adviseert het management, de Staf HRM, de (zieke)verzuimende medewerker en zorgverleners bij (dreigend) langdurig verzuim; bewaakt de in de Wet verbetering poortwachter gestelde procedures en termijnen; initieert de te ondernemen activiteiten op het terrein van de reintegratie van de (zieke)verzuimende medewerker; adviseert bij het opstellen en operationaliseren van plannen van aanpak; coördineert de inzet van re-integratie-instrumenten; onderhoudt contacten met re-integratie- en medische interventiebedrijven, het UWV en de Bedrijfsartsendienst; adviseert inzake mogelijkheden van subsidietoekenningen en premiekortingen; neemt deel aan het SMO/ meergesprek; geeft voorlichting aan medewerkers en management. Preventiemedewerker (PM) adviseert over het decentrale arbeidsomstandighedenbeleid; ondersteunt en adviseert het management in het nemen van preventieve maatregelen. levert een bijdrage aan het terugdringen van het (ziekte)verzuim coördineert bij het uitvoeren van verplichtingen voortvloeiend uit de Arbowetgeving; coördineert de inzet van preventie-instrumenten; draagt zorg voor de RI&E cyclus; neemt deel aan het SMO/ meergesprek (afhankelijk van onderwerp en/of aanpak van het bedrijfsonderdeel); geeft voorlichting en trainingen aan medewerkers en management. Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) levert een bijdrage aan het welzijn en het welbevinden van medewerkers. begeleidt medewerkers met psychosociale problemen; Pagina 8 van 9

9 adviseert de manager bij o.a. re-integratie van de (zieke)verzuimende medewerker; neemt deel aan het SMO/ meergesprek; heeft een signalerende en adviserende functie bij organisatiegebonden problematiek; geeft trainingen en voorlichting o.a. met betrekking tot het omgaan met stress. De bedrijfsarts adviseert over de medische mate van arbeidsgeschiktheid van de medewerker; begeleidt de medewerkers op het medische vlak; geeft advies met betrekking tot arbeid- en gezondheid bedreigende aspecten; neemt op verzoek deel aan het SMO/meergesprek van het bedrijfsonderdeel; houdt het medisch deel van het re-integratiedossier bij; stelt bij (dreigend) langdurig verzuim een probleemanalyse en een reintegratieadvies op stelt op verzoek een (UWV-conforme) Functionele Mogelijkheden Lijst (FML) op. adviseert over inzetten arbeidsdeskundig onderzoek. Pagina 9 van 9