Toelichting rekenmodel formatie jeugddomein

Vergelijkbare documenten
Handreiking rekenmodel formatie Wmo. Inleiding. Scope van het model. Werking van het model

Model inrichting declaratie- / facturatieproces. VNG Project - Declaratie Jeugd

White paper contractmanagement binnen sociaal domein

Portefeuillehoudersoverleg Jeugd, Samenwerkende gemeenten Jeugdhulp Rijnmond

Stap 3: Uitwerking van het declaratie- / facturatieproces op hoofdlijnen. VNG Project - Declaratie Jeugd

Verbeteracties subsidies en contractbeheer- en management

Stap 4: Technische uitwerking - Lokale boodschappenlijst declaratieprocessen. VNG Project - Declaratie Jeugd

Extra formatie VNG n.a.v. decentralisatie. Totaal VNG formatie. Extra noodzakelijke formatie gemeente. 0,8 0 0,8 0,5 tijdelijk 1 vast 0,5 tijdelijk

ons kenmerk ECSD/U Lbr. 14/014

Bijlage 4 Notitie ondersteunende processen 3D

Facturatie en/of declaratie en administratie afhandeling Jeugdhulp

Investeringsplan 2015 Krachtig Noordoostpolder

Uitwerking drie scenario's voor Monitor Maatschappelijk Resultaat

Benodigde formatie Stichting Geynwijs Een toelichting op de berekening

Berichtenverkeer Jeugd via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt VNG Project - Declaratie Jeugd

Memo advies uitgangspunten kostprijs berekeningen. Voor de WMO & Jeugdzorg Regio Midden Holland

2. Financiën. Budgetverdeling regionale inkoop

Regieberaad transitie jeugd. Vragen? Mail naar Maandag 3 november 2014

Wmo. 27 / 30 maart & 1 april Presentatie declaratiemodule

Rapportage betreffende uitputting regionaal budget jeugdzorg IJsselland per 30 september 2015

Checklist invoering Wmo

INFORMATIENOTITIE. College van Burgemeester en Wethouders. Informatienotitie ontwikkelingen Wmo-Jeugd budget

VOORTGANG TRANSITIE JEUGD

Stap 1: Keuzes in regionale samenwerking

per week Ondersteuning thuis - Schoon huis 18,50 per uur 22,95 per uur Ondersteuning thuis - Coachen

Landelijke aanpak Inkoop Jeugd-GGZ

Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio

De nieuwe Jeugdwet op hoofdlijnen. André Schoorl Programma stelselherziening jeugd

Formatiebepaling voor WMO-winkel gemeente Doetinchem

Robin: Strategisch denken en handelen 13 september Oplossingen binnen handbereik

Inleiding Er is een werkgroep geformeerd bestaande uit aanbieders en gemeenten die werkt aan een alternatief voor de DBC.

Declaratieprotocol jeugdhulp

Verbinden en vernieuwen op de 3D s

Bijeenkomst over het berichtenverkeer Jeugdhulp in Zeeland

Voorbereiding WMO en Jeugdhulp 2018 in Midden Holland

Bijlage 2 Informatiesheet voor (nieuwe) zorgaanbieders

Stand van zaken inkoop Jeugdhulp en AWBZ/Wmo

SUITE4JEUGDZORG Ondersteuning bij het uitvoeren van Jeugdzorgtaken

Actualiteitencongres Awbz naar Wmo. Samen op weg naar Wmo 2015! Niet stilstaan maar doorpakken. Denk andersom!

Technische briefing Gemeenteraad Wmo/Jeugdhulp Beleidsplan Jeugdhulp / Inkoopproces

Monitoring Sociaal Domein Besturen en Beheersen

Onderwerp Administratief verlengen persoonsgebonden budgetten tot 1 mei 2016 / Aanleveren budgetten voor 1 november 2015 bij SVB

Rapport Onderzoek Toegang Wmo 2015

Samen sterk in het sociaal domein

Indienen verzoek tot compensatie voor effecten woonplaatsbeginsel (voor 17 april)

PERSOONSGEBONDEN BUDGETPLAN voor WMO PGB PLAN TER ONDERBOUWING VAN UW AANVRAAG VOOR EEN PERSOONSGEBONDEN BUDGET

Beheersbaar uitvoeren van de Wmo

Datum : 5 juni 2016 : Kim Speekhout : Ambtskring Onderwerp : Uitwerking opdracht coördinerende gemeente Jeugdhulp 2016, 2017 en 2018

Sociaal Domein 2016 in de IJmond

Onderwerp Voortgang aanpak Wachttijden Wmo-aanvragen en beantwoording nop openstaande vragen VVD-fractie

Plan van aanpak regionaal transitiearrangement jeugdzorg Ijsselland

Platformtaak volgens gemeente

Overlegresultaat langdurige zorg en ondersteuning: vragen & antwoorden

Onderwerp Reactie aanbieders Antwoord gemeenten

Betere ondersteuning en zorg door een goed inkoopbeleid

HANDREIKING: DECLARATIE EN VARIABELE TARIEVEN. N.a.v. de impactanalyse financiële berichtenstromen en het Gemeentelijk Gegevensknooppunt

Aanvraag Transformatiefonds Jeugdhulp regio Amersfoort

Persoonsgebonden budgetplan voor WMO PGB PLAN TER ONDERBOUWING VAN UW AANVRAAG VOOR EEN PERSOONSGEBONDEN BUDGET

Raad op zaterdag 24 september 2016

Rapport Monitor decentralisaties Federatie Opvang

BIJEENKOMST ZORGAANBIEDERS WMO 2015 HEUVELLAND-GEMEENTEN

Algemeen Bestuur Jeugdhulp Rijnmond 23 april 2015

raadsvergadering: 1 juli 2015 Vaststellen Technische begrotingswijziging Sociaal Domein

Werkinstructies SPIC-wissel

Handreiking rekenmodel formatie Participatiewet

Beschrijving administratieve organisatie Jeugdzorg gecontracteerde zorgaanbieders RIGG per 2015 voor zorg in Natura

Stelselwijziging Jeugd. Handreiking Invullen adviesrol zorgverzekeraars. Samen werken aan een zachte landing van de Jeugd-GGZ

Wmo. 27 / 30 maart & 1 april Presentatie declaratiemodule

Veranderingen in de Jeugdzorg Zeeland: Vraag- en antwoord

Zorgverleners AMHK. werking keten. Voorlichting. Voorwaarden uitv. JB/JR. Voorwaarden. uitvoering. uitvoering. Voorwaarden. Doorverwijzen.

Jeugd. Sociaal Domein Jeugd Werk Zorg. 1 september 2014, verordening Jeugdhulp

Wet langdurige zorg (Wlz) 2015

Paragraaf Decentralisaties

Beoogd effect We voldoen aan de verplichting in de Jeugdwet om een beleidsplan en een verordening vast te stellen.

Balans Professional Organizing 1

Procesbeschrijving Begeleiding, Verblijf en Persoonlijke verzorging

Stelselwijziging Jeugd. Checklist. Inrichting Toegang Jeugdhulp

Memo onderbouwing en financiële gevolgen pgb-tarieven

Procesbeschrijving transformatie agenda Jeugd Gelderland Versiedatum 8 juni 2015

Sommige cliënten voldoende hebben aan een bandbreedte van 0-2 uur per week, maar past niet binnen eerste intensiteit en moet nu via waakvlam

Er is voldaan aan de verplichting in de Jeugdwet om een beleidsplan en een verordening vast te stellen.

ADMINISTRATIEVE VRAAGSTUKKEN I N F O R M A T I E D A G I M P L E M E N T A T I E P D C

dialoog tussen Utrechtse zorgaanbieders en hun gemeenten Regiobijeenkomst no. 5 Kontakt der Kontinenten, Soest, 30 maart 2015

Gemeentelijke controleaanpak in perspectief. met adviezen voor een verantwoorde uitfasering van het landelijk accountantsprotocol

Declaratie en facturatie jeugd in samenhang. Vrijdag 11 juli 2014

Persoonsgebonden budget (pgb) Informatiebijeenkomst Gemeente Houten

Instructiebijeenkomst inrichting werkproces t.b.v. declaratie en betalingsverkeer

Raadsinformatiebrief GEMEENTEBESTUUR. 21 juli Zorg en Welzijn. Informatie voor de raad (voor kennisgeving)

1. Samenvatting. 2. Inleiding. 3. Informatie. Agenda nr.7c

Het Persoonsgebonden voor volwassenen

Algemene voorschriften 2016 Regio Rijk van Nijmegen. Wet maatschappelijke ondersteuning Regio Rijk van Nijmegen. Jeugdhulp Regio Rijk van Nijmegen

Inkoopstrategie jeugdhulp Rotterdam

Wethouder J. Coes. Voorstel Kennisname van het financieel overzicht over de maanden januari tot en met juli 2015 alsmede de prognose voor 2015.

Jeugdhulp. Via een Persoonsgebonden Budget

Stand van zaken Sociaal Domein

Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Bijeenkomst ZZP-ers 13 oktober 2015

Stand van zaken beleidskeuzes sociaal domein. Transities & Transformatie Commissie Samenleving 7 oktober 2013

Jeugdzorg met een pgb

Handleiding zorgaanbieders betreft het declaratieproces rondom Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening contract gemeente Kampen

Aan de raad. No. 10. Wissenkerke, 21 oktober 2013

Transcriptie:

Toelichting rekenmodel formatie jeugddomein Inleiding De decentralisatie van jeugdzorg leidt tot nieuwe taken voor gemeenten binnen het jeugddomein. Hoewel de uitvoering van jeugdzorg blijft geschieden door de (huidige) zorgverleners, vraagt het voeren van regie hierop ook het een en ander van de ambtelijke organisatie. Veel gemeenten vragen zich af hoeveel formatie binnen de gemeentelijke organisatie nodig is om deze nieuwe taken uit te voeren. Het gaat hierbij om nieuwe taken zoals beleidsontwikkeling, inkoop, contractmanagement, afhandeling van de toegang en monitoren van de zorgverlening. Hiervoor is in opdracht van het OndersteuningsTeam Decentralisaties (OTD) een rekenmodel ontwikkeld waarbij is samengewerkt met gemeente Haarlem om het ook in te praktijk te brengen. Het rekenmodel betreft een Exceltool waarbij gemeenten een aantal uitgangspunten en beleidskeuzes kunnen invullen. Aan de hand van de ingevulde gegevens geeft de rekentool een indicatie van de benodigde formatie. In deze notitie geven we een toelichting op deze rekentool, zodat gemeenten deze zelf kunnen gebruiken en daarbij inzicht hebben in de onderliggende aannames. De uitkomsten van de rekentool geven hierbij een eerste indicatie. Omdat het nieuwe taken betreft waar gemeenten nog geen ervaring mee hebben, is een exacte inschatting nog niet te geven. De praktijk zal dit moeten uitwijzen. Dit vraagt om regelmatige evaluaties in 2015 om de benodigde capaciteit aan de realiteit aan te scherpen. Daarom geven we per taak een range voor de benodigde formatie weer met een 15% onzekerheidsmarge naar boven en beneden. Daarnaast hangt de formatie ook af van prioriteiten van de gemeenten, keuzen m.b.t. de invulling van taken en organisatie-inrichting, het gewenste kwaliteitsniveau van de uitvoering en de mate van efficiency van processen. Deze aspecten bespreken we wel in deze notitie, maar zijn niet in het rekenmodel opgenomen. Naast structurele formatie vraagt de overheveling van taken naar gemeenten ook extra capaciteit om de transitie September 2014

af te ronden en zorg te dragen voor de gewenste transformatie in de komende jaren. Dit zal met name in 2015 extra capaciteit vragen, maar gedeeltelijk ook doorlopen in 2016. Deze extra tijdelijke capaciteit is niet meegenomen in het rekenmodel. Daarom adviseren we gemeenten om in 2015 aan de bovenkant van de marge te gaan zitten om deze in latere jaren af te bouwen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het OTD via 070-3738398 of otd@vng.nl. Opbouw rekenmodel In het rekenmodel kijken we naar twee categorieën waarin formatie ontstaat door nieuwe taken binnen het jeugddomein: 1 Jeugdbeleid, inkoop en regie op aanbieders 2 Jeugdproces (operationeel) Ondersteuning van toegang Bezwaar en beroep Facturatie en betalingen, controle op declaraties en monitoring Deze twee categorieën lichten we verder in deze notitie toe. Naast deze twee categorieën zijn er ook andere taken die kunnen leiden tot gemeentelijke capaciteit voor jeugdhulp. Deze hebben we niet in het rekenmodel opgenomen. De belangrijkste hiervan zijn de toegang tot jeugdzorg en ondersteunende PIOFACH-taken en overhead. Toegang: de meeste gemeenten organiseren de toegang via sociale wijkteams en/of via huidige professionals binnen het jeugddomein. In de meeste gevallen komen deze professionals niet in dienst van de gemeente, maar vindt regie door de gemeente plaats via een contract- of subsidie- relatie. Daarnaast wordt de toegang vaak integraal opgepakt in samenhang met het WMO domein en/of participatie, waardoor specifieke toewijzing aan het jeugddomein moeilijk is. PIOFACH-taken: de uitbreiding van het jeugddomein leidt vaak ook tot uitbreiding van de capaciteitsvraag van ondersteunende diensten. Hiervoor hanteren gemeenten verschillende methodieken: van een algemene opslag op formatie in de lijn tot toewijzing van capaciteit aan domeinen op basis van bestede tijd. Deze zijn vaak niet specifiek aan het jeugddomein toe te wijzen, mede omdat de ondersteuning vaak sociaal-domein-breed is. Binnen de PIOFACH-taken lijkt de decentralisatie van de jeugdzorg de meeste capaciteit te vragen van informatiemanagement en financiën. Investeren in informatiemanagement is nodig omdat de monitoring van de jeugdzorg aanpassing aan systemen, nieuwe koppelingen of zelfs hele nieuwe systemen vraagt. Het grootste gedeelte van deze kosten betreft meestal (incidentele) investeringskosten die 3d-breed worden opgepakt. Een gedeelte is echter ook structureel, zoals applicatiebeheer van uitgebreide en/of nieuwe systemen zoals Vecozo. Financiën: De decentralisatie van de jeugdzorg leidt tot een enorme groei van het budget van het sociaal domein. Het is belangrijk om de ontwikkeling van dit budget te monitoren en hier regelmatig over te rapporteren aan bijvoorbeeld bestuur en raad. Dit vraagt extra capaciteit van bijvoorbeeld financieel adviseurs of controllers voor taken in het kader van P&C-cyclus of adviseren en ondersteuning van budgetverantwoordelijkheden binnen het jeugddomein. Overhead: de uitbreiding van de taken kan leiden tot extra capaciteit voor secretariële ondersteuning en aansturing. Dit is mede afhankelijk van het aantal extra formatie binnen de gemeente en hoe dit georganiseerd wordt, en welke uitgangspunten hierbij gehanteerd worden. Dit zal niet snel leiden tot nieuwe functies, maar er kan wel rekening gehouden worden met extra capaciteit voor bestaande secretaresses en/of een senior functie om coördinerende werkzaamheden op te pakken. Variabelen rekenmodel Het rekenmodel gaat uit van een aantal variabelen die samen leiden tot een berekening van de formatie per taak. De variabelen die we voor de verschillende taken hanteren, zijn: Uitgangspunten: het rekenmodel gaat uit van een aantal uitgangspunten zoals het aantal productieve uren per fte bij de gemeente. Bij gemeenten betreft dit rond 1300 a 1400 uur.

Van toepassing ja of nee: per taak kun je aangeven of deze taak in de gemeente uitgevoerd wordt of juist niet. Voor sommige taken kan het zo zijn dat de gemeente deze taak niet uitvoert, omdat deze is uitbesteed of er bewust voor gekozen is deze taak niet uit te voeren. Capaciteit drivers: voor de meeste taken gaan we in de berekening uit van een variabele die bepalend is voor de hoeveelheid capaciteit die voor die taak nodig is. Voor contractmanagement is het bijvoorbeeld het aantal contracten, voor de backoffice o.a. het aantal beschikkingen dat opgesteld moet worden en voor facturatie het aantal facturen dat gecontroleerd en betaald moet worden. Tijdsbesteding: de tijdsbesteding betreft het aantal uur dat per geval nodig is om af te handelen. Regionaal verband: in het rekenmodel kun je per taak aangeven of de taak voor 100% door de gemeente uitgevoerd wordt (standaard setting) of de gemeente maar een percentage van de capaciteit beschikbaar stelt en/of uitvoert omdat deze taak in regionaal verband wordt opgepakt. 1 Jeugdbeleid, inkoop en regie op aanbieders Binnen deze categorie onderscheiden we vijf taken. Deze taken zijn wat anders dan functies. Gemeenten kunnen namelijk verschillende keuzen maken in hoe deze verschillende taken te combineren, elk met eigen voor- en nadelen. Zo wordt beleid vaak met accountmanagement gecombineerd en contractmanagement met contractbeheer. Het heeft echter ook voordelen om account- en contractmanagement te combineren, beleid apart te houden en een ondersteunende functie voor contractbeheer in te richten. Jeugdbeleid: betreft o.a. het beheren, evalueren en doorontwikkelen van beleid, ondersteunen van wethouders, beantwoorden van raadsvragen, onderhouden van regionale en landelijke contacten en inhoudelijke input leveren voor inkooptrajecten. Omdat voor de beleidstaak niet een driver te identificeren is, hanteren we een berekening waarbij we uitgegaan van een basisformatie (0,5 fte) plus een opslag op basis van het aantal inwoners van de gemeente, namelijk plus 0,006 fte per 1000 inwoners. Inkoop: betreft het inkopen van jeugdzorg bij aanbieders. Hierbij maken we onderscheid tussen enerzijds het afsluiten van een raamovereenkomst en anderzijds het opstellen van een contract. Dit onderscheid maken we omdat in veel regio s op regionaal niveau raamovereenkomsten gesloten worden en op gemeentelijke niveaus vervolgens contracten. Het is echter ook mogelijk dat op regionaal niveau contracten worden afgesloten waardoor geen extra handeling op gemeentelijk niveau nodig is. Driver voor deze taak betreft het aantal contracten dat in 2015 afgesloten gaat worden of waar substantiële voorbereidingen voor getroffen worden. Voor de meeste gemeenten zal de inzet voor deze taak binnen het jeugddomein beperkt zijn, aangezien in 2014 vaak contracten voor meerdere jaren met aanbieders afgesloten zijn. Voorbeeld als richtsnoer: voor Haarlem hebben we 120 uur gehanteerd voor het afsluiten van een raamovereenkomst (betreft regionaal niveau) en vervolgens 8 uur voor het opstellen van de contracten op gemeentelijk niveau Accountmanagement: behelst de inhoudelijke regie over het account en het op doelgerichte en gestructureerde wijze aangaan, onderhouden en ontwikkelen van duurzame profijtelijke relaties met contract- en subsidierelaties. Driver hiervoor zijn het aantal accountrelaties. Hiervoor maken we onderscheid tussen subsidie- en inkooprelaties, omdat subsidierelaties over het algemeen meer tijd vergen dan inkooprelaties. Subsidierelaties spelen bij instellingen zoals AMHK, MEE of C&G. Inkooprelaties worden meestal afgesloten met AWBZ, Jeugd & opvoedhulp (J&O) en jggz- instellingen. De vrijgevestigden kunnen hierbij het beste als één account aangemerkt worden. Voorbeeld als richtsnoer: voor Haarlem hebben we 96 uur (1 dag per maand) gebruikt als uitgangspunt voor een subsidierelatie en 24 uur voor een inkooprelatie. Contractmanagement: betreft het proces waarbij - op basis van verkregen input - afgesloten contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Dit behelst ook de operationele afstemming met contractpartijen. Voorbeeld als richtsnoer: voor Haarlem hebben we 48 uur (4 uur per maand) gehanteerd voor contractmanagement. Dit behelst ook het monitoren en opleveren van managementinformatie over budgetten, afhandelen van facturatie en contractbeheer. Contract- en subsidiebeheer: dit behelst het verzamelen van alle contracten om deze te verwerken in een databestand en is gericht op het bewaren, fysiek en administratief beheren en mutaties bijhouden. We maken

hierbij onderscheid tussen beheer van subsidierelaties en beheer van contractrelaties omdat de benodigde tijdsinvestering kan variëren. 2 Jeugdproces (operationeel) Ondersteuning van toegang De benodigde formatie voor ondersteuning van de toegang is afhankelijk van de inrichting van het toegangsproces, en de mate waarin dit proces geautomatiseerd is/wordt. Deze taken worden meestal in een backoffice gepositioneerd ter ondersteuning van professionals (in wijkteams) die de toegang verlenen. In het rekenmodel geef je per taak aan of deze wel of niet door de gemeente uitgevoerd wordt en vervolgens wat de geschatte tijd is voor de uitvoering. De tijdsinvestering zal grotendeel afhangen van de mate waarin taken geautomatiseerd kunnen worden. In de onderstaande tabel geven we per variabele het voorbeeld van Haarlem weer, dat als richtsnoer kan dienen. Wat Toelichting Voorbeeld tijdsindicatie Opstellen beschikkingen Voor de jeugdzorg kan gekozen worden om beschikkingen op te stellen daar waar toegang tot specialistische voorzieningen wordt verleend (a la WMO maatwerk voorzieningen). Het opstellen van beschikkingen is in ieder geval noodzakelijk daar waar het pgb-aanvragen betreft en daar waar cliënten er expliciet om vragen. 0,25 uur Verzenden opdrachtformulering voor aanbieders Registratie plan van aanpak/zorgleefplan/ etc. in systemen Toetsen woonplaatsbeginsel (GBA) en aanvragen gezagsregister Afhandelen pgb-aanvragen met SVB Eigen bijdragen doorgeven aan CAK Doorsluizen vragen / meldingen aan wijkteams Gemeenten kunnen ervoor kiezen om op basis van een beschikking de backoffice een opdrachtformulering te laten versturen naar de aanbieders. Het is ook mogelijk dat de professionals in de wijk dit doen of cliënten zelf (met bijvoorbeeld een doorverwijzing op zak). Gemeenten kunnen ervoor kiezen om inhoudelijke informatie uit plannen die in de toegang worden gemaakt te registreren voor inhoudelijke monitoring, daar waar systemen die al niet automatisch registreren. Voor cliënten bij wie twijfels bestaan over wie het ouderlijk gezag heeft, en in welke gemeente deze persoon woont, kunnen aanbieders de gemeente vragen hier een check op te doen. Dit kan alleen de gemeente, omdat alleen zij bevoegd is om een aanvraag te doen bij het landelijke gezagsregister en de gemeente de woonplaats in GBA kan controleren. Vragen over ouderlijk gezag spelen alleen bij complexe (en dure) jeugdhulpvormen. PGB-aanvragen spelen met name bij jeugdzorg die door AWBZ instellingen wordt verleend. Voor het jeugddomein betreft dit voornamelijk een ouderbijdrage voor uithuisplaatsingen zoals gesloten jeugdzorg en pleegzorg. De gemeente (in een backoffice of klantcontactcenter) kan ook een rol spelen in het doorsluizen van vragen en meldingen van burgers naar wijkteams (een soort telefoonfunctie). Dit vraagt inzicht in het aantal verwachte telefoontjes en de gemiddelde benodigde tijd voor afhandeling. 0,08 uur n.v.t. 3 uur 0,33 uur 0,05 uur N.v.t. Het inrichten van bovenstaande taken zal in het eerste jaar meestal extra capaciteit vragen, omdat het niet overal soepel zal verlopen door onwennigheid met nieuwe processen. Daarnaast vraagt het ook procesondersteuning voor het inregelen van de benodigde processen. B Bezwaar en beroep Door het overhevelen van verantwoordelijkheid voor de toegang naar gemeenten, kunnen cliënten bij de gemeente bezwaar indienen tegen beslissingen in de toegang. Een precieze inschatting hiervan is moeilijk te geven, omdat gemeenten hier nog geen ervaring mee hebben. Ervaringscijfers die we van drie verschillende bureaus jeugdzorg kennen, variëren van 0,3% tot 3,1% voor bezwaar op afgegeven indicaties. We verwachten dat in het eerste jaar het aantal bezwaarprocedures aan de bovenkant of er zelfs ruim overeen zal zitten, om in de jaren daarna af te nemen. Het aantal procedures zal daarbij sterk afhangen van de aanpak in de toegang, en kwaliteit (afname) en aantal afwijzingen (toename) door de professionals die de toegangsbeslissingen nemen.

Om de formatie voor bezwaar en beroep te berekenen, vul je in het rekenmodel een aantal variabelen in. Aangezien hier nog geen ervaring mee is binnen gemeenten, adviseren we onder andere te kijken naar cijfers van bureau jeugdzorg in de regio en/of ervaringen vanuit het WMO domein binnen de gemeente. In de onderstaande tabel geven we per invulveld een aantal voorbeelden weer die als richtsnoer kunnen dienen. Variabele Aantal toegangsbeslissingen/ beschikkingen Percentage bezwaar op toegangsbeslissingen/ beschikkingen Percentage beroep op bezwaar Aantal uur voor afhandeling van bezwaar Aantal uur voor afhandeling van beroep Voorbeeld als richtsnoer Dit betreft een inschatting op basis van historische gegevens Varieert bij drie bureaus jeugdzorg tussen 0,3% tot 3,1% Vanuit het WMO-domein kennen we bij twee gemeenten ervaringscijfers van rond de 20% en 30%. Vanuit het WMO-domein kennen we bij twee gemeenten ervaringscijfers van 6 en 10 uur. Vanuit het WMO-domein kennen we bij twee gemeenten ervaringscijfers van 15 en 16 uur. C Facturatie en betalingen, controle op declaraties en monitoring Dit betreft taken rondom bevoorschotting, het controleren en afhandelen van facturen en het genereren van een maandelijkse managementrapportage voor monitoring. Hierbij maken we onderscheid tussen AWBZ-instellingen, J&O en jggz omdat facturatie op andere manieren kan plaatsvinden. In de onderstaande tabel geven we per invulveld een toelichting en het voorbeeld van Haarlem weer dat als richtsnoer kan dienen. Wat Toelichting Voorbeeld tijdsindicatie Bevoorschotting Controleren van factureren/ declaraties Betalen facturen/ declaraties Monitoren Voor de meeste (grote) instellingen worden afspraken gemaakt voor bevoorschotting. Dit vergt dat deze afspraken in de financiële administratie worden verwerkt omdat de bevoorschotting conform afspraak plaatsvindt. In het rekenmodel geef je aan hoeveel instellingen een bevoorschotting krijgen en wat de gemiddelde tijd voor de financiële administratie is om dit in te regelen. Facturatie/declaratie van kosten vindt op verschillende manieren plaats. Voor AWBZ-instellingen en jggz vindt declaratie achteraf via VeCoZo plaats. Voor J&O vindt declaratie niet op cliëntniveau plaats en nog niet geautomatiseerd. Facturatie vindt gebundeld plaats. De frequentie is hierbij afhankelijk van afspraken, vaak zelfs één keer per jaar. In het rekenmodel geef je per domein (J&O, jggz en AWBZ) aan hoeveel facturen jaarlijks binnenkomen, het percentage van de facturen die gecontroleerd worden, en de gemiddelde tijdsduur per controle. Dit betreft het betalen van de facturen/declaraties na controle of geen controle als dit alleen steekproefsgewijs gebeurt. Het betalen van facturen kan echter tijd vergen daar waar verrekening plaats moet vinden met bevoorschotting. Dit kan bijvoorbeeld bij AWBZinstellingen het geval zijn. Monitoring bestaat meestal uit het genereren en analyseren van maandelijkse rapportages van inhoudelijke en financiële KPI s die in systemen worden geregistreerd. De tijdsindicatie hangt hierbij grotendeels af van hoe geautomatiseerd rapportages uit systemen komen en/of dit nog allerlei handmatige bewerkingen vergt. 15 min. per instelling J&O (jaarlijks gebundeld) AWBZ (maandelijks gebundeld) 4 uur 2 uur jggz (individuele declaratie) 10 min. 15 minuten (AWBZ = 1 uur aangezien verrekening met bevoorschotting) 4 uur per maand

Berenschot formatierekenmodel Jeugddomein Formatierekenmodel Jeugddomein Voor u ligt het formatierekenmodel dat Berenschot in samenwerking met de VNG heeft ontwikkeld. De decentralisatie van jeugdzorg leidt tot nieuwe taken voor gemeenten binnen het jeugddomein. Hoewel de uitvoering van jeugdzorg bij de (huidige) zorgverleners blijft, vraag het voeren van regie hierop ook het een en ander van de ambtelijke organisatie. Veel gemeenten vragen zich af hoeveel formatie binnen de gemeentelijke organisatie nodig is om deze nieuwe taken uit te voeren. Het gaat hierbij om nieuwe taken zoals beleidsontwikkeling, inkoop, contractmanagement, afhandeling van de toegang en monitoren van de zorgverlening. Hiervoor heeft Berenschot een rekenmodel ontwikkeld. Dit heeft Berenschot gedaan in opdracht van de VNG en in samenwerking met gemeente Haarlem om het ook in te praktijk te brengen. Het rekenmodel kunt u vinden op het volgende blad. Aan de hand van een aantal uitgangpunten en door aan te geven welke taken uw gemeente wel of niet gaat oppakken, kunt u een eerste indicatie krijgen van de formatie die u nodig gaat hebben voor het jeugddomein. Omdat het nieuwe taken betreft waar gemeenten nog geen ervaring mee hebben, is een exacte schatting nog niet te geven. Daarom geven we per taak een range voor de benodigde formatie weer met een door u zelf in te stellen onzekerheidsmarge naar boven en naar beneden. Mocht u vragen over het rekenmodel hebben dan kunt u contact opnemen met Christiaan Gort (c.gort@berenschot.nl; 06-55 36 47 44) of Marvin Hanekamp (m.hanekamp@berenschot.nl; 06-12 61 23 28). Wij hopen dat het rekenmodel uw gemeente verder helpt in uw opgave binnen het jeugddomein! Formatierekenmodel Jeugddomein Algemene uitgangspunten Aantal inwoners Jaarlijks aantal productieve uren per fte 1.350 Bandbreedte (naar onderen en boven) ten behoeve van formatieberekening 1. Jeugdbeleid, inkoop en regie op aanbieders Uitgangspunten Subsidierelatie: maandelijkse investering in uren Contractrelatie: maandelijkse investering in uren Contractmanagementbeheer: maandelijkse investering in uren Taken Voert uw gemeente deze taak uit? Variant Jeugdbeleid n.v.t n.v.t. Formatieberekening Indien in regioverband, uw aandeel daarin Onderbouwing Aantal Uren per stuk Min Gem Max Minimaal 0,5 fte. Daarnaast 0,006 fte per 1.000 inwoners (is eerste ervaringsgetal) 0,50 0,50 0,50 Inkoop A: Regionale raamovereenkomsten / contracten Afhankelijk van aantal nieuw te sluiten raamovereenkomsten 100% 0,00 0,00 0,00 B: Gemeentelijke contracten Afhankelijk van aantal nieuw te sluiten contracten 100% 0,00 0,00 0,00 Accountmanagement A: Subsidierelaties Aantal te managen subsidierelaties - 100% 0,00 0,00 0,00 B: Contractrelaties Aantal te managen contractrelaties - 100% 0,00 0,00 0,00 Contractmanagement A: Contractrelaties Aantal te managen contractrelaties - 100% 0,00 0,00 0,00 Contract- en subsidiebeheer A: Contractbeheer Aantal te beheren contractrelaties 100% 0,00 0,00 0,00 B: Subsidierelaties Aantal te beheren subsidierelaties 100% 0,00 0,00 0,00 Subtotaal 0,50 0,50 0,50 2. Jeugdproces (operationeel) Uitgangspunten Percentage bezwaar op beschikking Percentage beroep op bezwaar Aantal AWBZ-instellingen factureren maandelijks Aantal aanbieders jeugd- en opvoedhulp factureren jaarlijks Aantal aanbieders JGGZ individuele declaraties Percentage controles AWBZ-declaraties 100% Percentage controles J&O-declaraties 100% Percentage controles JGGZ-declaraties 100% Taken Formatieberekening Ondersteuning van toegang Voert uw Indien in gemeente regioverband, uw Variant deze taak uit? Onderbouwing Aantal Uren per stuk aandeel daarin Min Gem Max Opstellen beschikkingen Aantal op te stellen beschikkingen 100% 0,00 0,00 0,00 Opdrachtformulering voor aanbieders Aantal opdrachtformuleringen voor aanbieders 100% 0,00 0,00 0,00 Registratie plan van aanpak / zorgleefplan / etc in systemen Aantal te registreren plannen 100% 0,00 0,00 0,00 Toetsen woonplaatsbeginsel (GBA) en aanvragen gezagsregister 100% 0,00 0,00 0,00 Registreren start zorg melding van aanbieders 100% 0,00 0,00 0,00 Afhandelen pgb-aanvragen met SVB Aantal af te handelen pgb-aanvragen 100% 0,00 0,00 0,00 Eigen bijdragen doorgeven aan CAK Aantal aan CAK door te geven eigen bijdragen 100% 0,00 0,00 0,00 Doorsluizen vragen / meldingen aan wijkteams Aantal door te sluizen vragen / meldingen aan wijkteams 100% 0,00 0,00 0,00 100% 0,00 0,00 0,00 100% 0,00 0,00 0,00 Bezwaar en beroep Aantal bezwaarprocedures Aantal bezwaarprocedures 0 100% 0,00 0,00 0,00 Aantal beroepprocedures Aantal beroepprocedures 0 100% 0,00 0,00 0,00 Facturatie en betalingen Bevoorschotting Aantal instellingen dat bevoorschot wordt 100% 0,00 0,00 0,00 Aantal facturen AWBZ Automatiseringsgraad komt terug in uren per factuur / betaling 0 100% 0,00 0,00 0,00 Aantal facturen Jeugd- en opvoedhulp Automatiseringsgraad komt terug in uren per factuur / betaling 0 100% 0,00 0,00 0,00 Aantal facturen Jeugd GGZ (incl. vrijgevestigden) Automatiseringsgraad komt terug in uren per factuur / betaling 100% 0,00 0,00 0,00 Controles op declaraties Aantal controles AWBZ Controle van maandelijkse bundelfactuur 0 100% 0,00 0,00 0,00 Aantal controles Jeugd- en opvoedhulp Controle van maandelijkse bundelfactuur 0 100% 0,00 0,00 0,00 Aantal controles Jeugd GGZ (incl. vrijgevestigden) Controle van individuele factuur 0 100% 0,00 0,00 0,00 Monitoring Opstellen maandelijkse rapportages 100% 0,00 0,00 0,00 Subtotaal 0,00 0,00 0,00 Totaal 0,50 0,50 0,50