Inventarisatie, hoe begin je eraan als gebouwbeheerder?

Inventarisatie, hoe begin je eraan als gebouwbeheerder?

Even voorstellen CeDuBo: promotie duurzaam bouwen sinds 2001 CDG : Centrum duurzaam gebouwbeheer Nieuw initiatief, gelanceerd 2015 Ondersteuning gebouwbeheerders www.gebouwbeheerder.be

Centrum Duurzaam Gebouwbeheer Kennisplatform Werkgroepen Website Onderzoeksprojecten Opleidingen Platforms Inventarisatie Dagopleidingen Brandveilig houden van gebouwen Onderhoud van daken Pathologie Management van gebouwen Afternoon sessions Oplevering en commissioning

Patrimonium Gemeentelijk patrimonium Van een 10 tal tot 600 gebouwen Gemiddelde gemeente: 30 à 150 Waarde? Aan 1000 /m², 80 gebouwen 25 000 m²: 25 Milj Erfgoed? Grote verscheidenheid in gebouwtypes: sporthallen kantoren politiegebouw musea scholen jeughuizen

Vastgoedstrategie

De praktijk Van Verspreide documenten Ad hoc benadering Plannen? Beperkte kennis vastgoed Tot Consequent toegepast systeem

Probleem 1

Probleem 2

Probleem 3

De Praktijk Tot Maintenance Label Cat. Object ID Category (Reference) Reference String(10) String(100) String(40) String(40) String(101) Key Field Key Field Key Field 0 671 671 671 671 Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000001 TOIL 0001.01.0101 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000002 TOIL 0001.01.0102 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000003 TOIL 0001.01.0103 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000004 TOIL 0001.01.0104 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000005 TOIL 0001.01.0105 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000006 TOIL 0001.01.0106 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000007 TOIL 0001.01.0108 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000008 TOIL 0001.01.0109 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000009 TOIL 0001.01.0110 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000010 TOIL 0001.01.0111 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000011 TOIL 0001.01.0112 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000012 TOIL 0001.01.0113 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000013 TOIL 0001.01.0115 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000014 TOIL 0001.01.0116 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000015 TOIL 0001.01.0117 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000016 TOIL 0001.01.0118 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000017 TOIL 0001.01.0120 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000018 TOIL 0001.01.0121 Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL-000019 TOIL 0001.01.0122 Toilet

Vaststelling

Enkele voorafgaande opmerkingen Een systeem wordt nooit slimmer dan wat je erin steekt Een systeem gaat niet je organisatieproblemen oplossen: discipline Up to date Procedures volgen Niets ernaast opzetten Terugkoppeling geven

Bezint eer ge begint Waarom? Wat? Waar naartoe? Standaardiseren

Waarom inventariseren? Verplichtingen Verbeterde processen Beheer(s)baarheid Rapportering

Verplichtingen Verantwoordelijkheden Juridisch Moreel Attesten en keuringsverslagen Brandveiligheid: checklijst Logboek Checklijst

Verbeterde processen Planning onderhoudswerken: optimale inzet personeel Routes Materiaal (reserveonderdelen) Planning inspecties/keuringen, Verhuis instructies Controle over Outsourcing (schoonmaak, groen, onderhoud)

Beheersbaarheid BBC Meerjaren planning Onderhoud Exploitatie Investeringen Verantwoordelijkheid leggen waar ze hoort

Rapportering Voor de dienst zelf Logging van incidenten Reserve onderdelen Voor het beleid Verantwoording Beslissingen (bv energiezorgprogramma) Wettelijk Zie verplichtingen

Wat inventariseren? The sky is the limit

Standaardiseren Uniek systeem: standaardisatie Aanduidingen elementen Nummering lokalen Bestaande deelsystemen: vervangen, dus wegwerpen Weerstand Belang communicatie

Aandachtspunten Draagvlak beleid: vastgoedstrategie Ter plaatse Communicatie Luister naar ervaringen, waardeer jarenlange kennis

Aandachtspunten Niet alles (of te veel) willen inventariseren Zeer zware tijdsinvestering Massa aan gegevens Up to date houden Stapsgewijze opbouw Begeleiding gewenst

Aandachtspunten Elke post: Er gebeurt iets mee Vertaalt zich steeds in werkorder- of statusbeheer. Verantwoordelijke Geen data genereren als geen data-beheerder gekend is. ( STOP-rule ) Niveau van detail

Wat kunnen we opnemen? Bouwtechnische details Oppervlakken, conditie, onderhoudsinstructies Daken, dakgoten, ramen en deuren, Technische installaties Leeftijd, type, onderhoudscontracten en geschiedenis, conditie, Meubilair ICT Brandveiligheid Security Gevaarlijke stoffen

Stap1 weet wat je wil Wat Nodig? Nuttig? Nice to have? Wat niet? Van Welk gebouw? Voor Wie?

Wat is nodig? Patrimoniumlijst Plannen Wettelijke verplichtingen Publiek toegankelijke ruimtes/ Ruimtes met personeel Keuringsverslagen,logboek Elektriciteit (hoog- en laagspanning) Liften Brandbeveiliging Onderhoudscontracten

Wat is nuttig? Incidentenlijsten Inventaris van aanwezige bouwelementen Detailniveau? Juiste plaatsaanduidingen Inventaris voorraden werkhuis

Wat is nice to have? Detailniveau Condities Inhoud Meubilair Beamers

Selectie Per gebouw: Waartoe? Welk proces? Wie verantwoordelijk?

Belang van een pilootproject Werkwijze Lijst van mogelijk te inventariseren objecten Selectie Plannen opzoeken, nummers toewijzen aan lokalen Gegevens inbrengen Problemen inventariseren Bijsturen

Voorbeeld: gemeente Zwambos Landelijk 23 000 inwoners 36 gebouwen Altijd ad hoc: gebouwbeheerder Marcel kent gebouwen wel

Vaststelling

Aanleiding Schepencollege: bezuinigen Hoeveel gebouwen hebben we eigenlijk in de gemeente? En hoeveel m²? En aan welke klachten komen meest voor? Waar zitten de plannen? Waar is het attest van keuring van de lift in het cultuurcentrum?

Stap 1: gebouwenlijst excel Gebouw, adres, verantwoordelijke Liften en brandveiligheid

Naam gebouw verantwoordelijke tel lift brandinstallatie Brandblussers brandhaspels aantal keuring dd aantal keuring dd aantal keuring dd aantal keuring dd Gemeentehuis Van Bilsen 2 15/03/2016 1 15/03/2016 6 23/04/2016 4 23/04/2016 Oud gemeentehuis Van Bilsen 1 4 3 Sociaal Huis Knops Academie Knops Bibliotheek Vervoort Brandweerloods Aerts

Vaststellingen Voldoet (voorlopig) Sommige beheerders hebben al wat info in hun eigen excel bestanden, een beetje anders gestructureerd Blijft naast elkaar bestaan Na enkele maanden: afwijkingen

Stap 2 Organisatie werk Bouwelementen Installaties Onderhoudscontracten

Lessen Excel is goed, maar loopt vast: aangepaste software nodig Oefening vooraf nodig Betrek hierin betrokkenen Belang standaardisatie Codering Gebouw/verdieping/lokaal Belang draagvlak

Lessen Belang draagvlak Alle richtingen Investering In tijd, ook in middelen Belang van stapsgewijze opstap: belang en voordelen aantonen Mogelijke Functie van de excel bestanden

Wat was goed, waar liep het fout Goed: Stap voor stap aanpak Bepaald vanuit nood Wat liep fout Onvoldoende helder eindpunt bepaald Piloot Systemen naast elkaar

Vervolg Selectie facilitator Betrek betrokkenen (projectteam) Selectie software Kan excel importeren/exporteren Werk was dus absoluut zinvol Gestructureerde aanpak

Dus Stap 1: analyse: waar willen we naartoe? Wat moet uiteindelijk in inventaris terecht komen? Wat niet? Begeleiding is gewenst Stap 2: Pilootproject Stap 3: Uitrol

Samenvatting: enkele gouden regels Vraag u af wat nodig is Voor elke post een proceseigenaar Verantwoordelijk voor up to date houden Verantwoordelijk dat er wat met de data gebeurt Standaardiseer en durf wegsmijten

Enkele aandachtspunten bij uitbesteding onderhoud Omschrijving belangrijk: vermoedelijke hoeveelheden, Bepaal kwaliteitsniveau en een nulmeting : stem in open gesprek verwachtingen af Selectie: Onderhoud is een specialisatie en dient professioneel te gebeuren vraag langdurige referenties

Dank u voor uw aandacht