VERGADERDATUM SECTOR/AFDELING 28 april 2011 Bestuursondersteuning STUKDATUM NAAM STELLER 25 maart 2011 J. van Oorschot ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT ONDERWERP 8 Kwaliteit bestuursinformatie PROGRAMMA algemeen PORTEFEUILLEHOUDER mr. ir. H.L. Tiesinga PARAAF HOOFD AFDELING BESTUURSONDERSTEUNING mr. J. van Oorschot Voorstel Kennis nemen van de notitie Kwaliteit bestuursinformatie. Samenvatting In de Stuurgroep Waterschapswet en in het fractievoorzittersoverleg is een aantal malen gesproken over de kwaliteit van de bestuursinformatie. Het college is gevraagd met voorstellen te komen om de kwaliteit van bestuursstukken en de vergaderingen te verbeteren. De voorstellen inzake de lengte van de stukken, de opbouw van de agenda, de frequentie van vergaderingen en het onderscheid in type vergaderingen zijn besproken in het fractievoorzitters op 17 maart 2011. De fractievoorzitters kunnen zich vinden in de aanbevelingen in deze notitie en stellen voor hiermee aan de gang te gaan. In de praktijk zal blijken hoe een en ander werkt. Onderkend wordt, dat deze notitie nog niet compleet is. De P&C cyclus wordt nog gemist. Tevens is niet ingegaan op vergaderorde. Het gaat hierbij om gedrag en houding van bestuursleden. Lelystad, 7 april 2011, het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. 1 / 6
Toelichting De opbouw van agenda s, de wijze van agendering en het verloop van de vergaderingen in de afgelopen tijd hebben aanleiding gegeven na te denken over de vraag hoe de vergadertijd zo goed mogelijk kan worden benut. De vergadertijd moet zoveel mogelijk gebruikt worden voor richtinggevend debat en toetsing van de wijze waarop de kaders in uitvoering zijn omgezet, zowel qua effect als middeleninzet. Deelname aan vergaderingen moet inspirerend en productief zijn. In het fractievoorzittersoverleg van 6 januari 2011 is een notitie van de Stuurgroep Waterschapswet besproken over de kwaliteit van bestuursinformatie. De Stuurgroep ziet drie mogelijke verbeteringen: 1. Vorm en structuur van de stukken 2. Afspraken over agendering en wijze behandeling in de AV 3. Inhoudelijke informatiebehoefte Ad 1: Ad 2: Ad 3: volgens de Stuurgroep is hierin een verbeterslag gemaakt en behoeft verder geen actie. Vanuit de organisatie blijft dit echter een (voortdurend) punt van aandacht. Er kan nog een kwaliteitsslag gemaakt worden. in het fractievoorzittersoverleg zijn in verleden afspraken gemaakt over de agendering en de wijze van behandeling. De afspraken zijn wel helder, maar de naleving blijkt in de praktijk moeilijk. De verleiding is groot uitgebreider op stukken in te gaan dan de bedoeling is en op elkaar te reageren. De stuurgroep wilde in het fractievoorzittersoverleg peilen of deze mening gedeeld wordt. op dit punt zijn minder duidelijke conclusies te trekken. In stukken waarin veel informatie wordt gegeven, bestaat de behoefte naar nog meer gedetailleerde informatie. Dit leidt ertoe dat bij de voorbereiding steeds meer op mogelijke vragen wordt geanticipeerd. Vertrouwen in de informatie en organisatie speelt hierbij een rol. In de vergadering van 16 december 2010 heeft de Algemene Vergadering gevraagd om een notitie die aangeeft wat ter besluitvorming wordt voorgelegd en wat ter kennisneming. Dit naar aanleiding van een uitgebreide discussie over een drietal stukken, dat ter kennisname was voorgelegd. In deze notitie wordt hierop ingegaan. Begin januari 2011 heeft de dijkgraaf met vrijwel alle leden van de Algemene Vergadering een halfuur gesprek gehouden. Hieruit zijn conclusies te trekken wat leeft bij de leden op het gebied van het functioneren van de Algemene Vergadering. Deze conclusies zijn ook aan de orde geweest tijdens de heidag van het college van Dijkgraaf en Heemraden op 13 januari 2011. Genoemd zijn onder andere de vergaderfrequentie, de vergaderorde, de kwaliteit van de bestuursvoorstellen en de sturing binnen de P&C cyclus. Vraagstelling Naar aanleiding van de discussie in het fractievoorzittersoverleg op 6 januari jl. is het college gevraagd te kijken naar de lengte van de voorstellen, de opbouw van de agenda en de frequentie van vergaderingen. In antwoord op deze vraag is deze notitie opgesteld. Deze notitie is besproken met de fractievoorzitters op 17 maart 2011. De fractievoorzitters stellen voor de notitie in praktijk te gaan brengen en ermee te beginnen. Kwaliteit bestuursvoorstellen (lengte) Binnen de organisatie is afgesproken de voorstellen voor de AV kritisch te laten beoordelen door de stafafdelingen. Hierover zijn afspraken gemaakt. Dit is een kwaliteitsslag die gemaakt zal worden in vervolg op de cursus bestuursvoorstellen schrijven. Daarbij zal zoveel mogelijk de inbedding in de P&C cyclus worden aangegeven. Tevens zal achtergrondinformatie etc. veel meer op Bestuursweb geplaatst worden. Hierdoor kunnen de bestuursvoorstellen korter worden. 2 / 6
Opbouw huidige agenda AV 1. Opening 2. Ingekomen en uitgaande stukken 3. Mondelinge mededelingen en schriftelijke mededelingen 4. Rapportage gedelegeerde bevoegdheden 5. Verslag vorige vergadering 6. Stukken ter informatie 7. Stukken ter besluitvorming 8. Hamerstukken 9. Rondvraag 10. Sluiting In de praktijk is gebleken, dat deze volgorde een goede vergaderorde niet altijd ten goede komt. Er is ook gekeken naar andere organisaties. Het blijkt, dat vrijwel overal min of meer dezelfde agenda wordt gehanteerd. Er zijn blokken bespreekstukken, hamerstukken en stukken ter kennisname. Stukken ter besluitvorming (bespreekstukken) Deze stukken zouden als eerste behandeld moeten worden. Je weet niet hoelang de behandeling duurt en om tijdnood te voorkomen, verdient het aanbeveling deze als eerste te behandelen. Hamerstukken Daarna komen de hamerstukken. Het gaat hierbij o.a. om: Vaststellen uitvoeringsbesluiten Kredietvoorstellen binnen verantwoordelijkheden Organisatievoorstellen Stukken ter informatie (ter kennisname) Tot slot de stukken ter informatie. Er wordt geen beleidsbeslissing, budget of beoordeling gevraagd, maar informatie wordt gedeeld. Ordevoorstel Hamerstukken en stukken ter kennisname kunnen bij wijze van ordevoorstel bij het vaststellen van de agenda tot bespreekpunt worden verheven. Het lid dat hierom verzoekt neemt daartoe ter vergadering het initiatief bij het vaststellen van de agenda en leidt de bespreking in met een stellingname voor de gedachtewisseling. Het AV lid moet dit tijdig melden aan de voorzitter. Onderscheid ingekomen stukken en stukken ter informatie Het onderscheid is te maken door te kijken van wie de stukken afkomstig zijn. Is dat een externe partij, dan als ingekomen stuk opnemen. Is het stuk afkomstig van het waterschap zelf, dan opnemen onder kopje ter informatie. Onderscheid stukken ter besluitvorming en ter informatie (AV 16.12.10) Ter besluitvorming: als richtinggevende uitspraken worden verwacht of als controle door de AV of beoordeling van de uitvoering door de AV wordt verwacht. Of als politieke stellingname of debat is te verwachten. Ter informatie: er wordt geen beleidsbeslissing, budget of beoordeling gevraagd, maar er wordt informatie gedeeld. Mondelinge vragen (vragenuurtje) Bij sommige organisaties wordt de rondvraag vervangen door het vragen(half) uurtje. De leden van het algemeen bestuur moeten deze vragen vooraf schriftelijk indienen bij de voorzitter. Er is dan geen ruimte voor mondelinge vragen. De vraag is of je dat wilt als organisatie. Vooralsnog wordt de rondvraag gehandhaafd. 3 / 6
Opiniërende vergadering Opiniërende vergaderingen zouden ook een plaats moeten krijgen op de agenda. Het voordeel is, dat de discussie in het openbaar plaatsvindt, maar er nog geen besluitvorming plaatsvindt. Het stelt de AV leden in staat met elkaar van gedachten te wisselen en meningen te vormen, zonder dat dit tot een besluit moet leiden. Opbouw nieuwe agenda AV 1. Opening 2. Gelegenheid tot inspreken 3. Vaststelling agenda 4. Verslag vorige vergadering 5. Mondelinge mededelingen 6. Bespreekstukken (besluitvorming) 7. Hamerstukken 8. Opiniërend te bespreken stukken 9. Stukken ter kennisname (eigen stukken) en schriftelijke mededelingen o Rapportage gedelegeerde bevoegdheden 10. Ingekomen stukken (extern) 11. Rondvraag (optioneel) 12. Sluiting Vergaderfrequentie Voor 2011 is een vergaderplanning gemaakt. Het klopt, dat er veel vergaderingen en bijeenkomsten zijn gepland. Naast de verplichte data in het kader van de P&C cyclus, zijn het veelal gereserveerde data. Deze hoeven niet alle gebruikt te worden. Het is altijd lastiger om op een later moment vergaderingen bij te plannen, dan te laten vervallen. Een nadeel van minder vergaderingen is, dat de agenda langer wordt. Hierdoor kan de vergadering lang gaan duren. In de praktijk blijkt er behoefte te zijn aan thematische bijeenkomsten en workshops. Er zijn veel belangrijke dossiers waarover het college in het voortraject met de AV van gedachten wil wisselen. De thematische bijeenkomsten en de workshops bieden hiertoe uitkomst. Gezien de wens van het bestuur, is kritisch gekeken naar het vergaderschema. Waar dat mogelijk is zullen vergaderingen/ bijeenkomsten geschrapt worden. Dit zal uiteraard tijdig gecommuniceerd moeten worden met de AV. Dit is een punt van aandacht. Reglement van orde Wijziging reglement van orde Het reglement van orde kent geen hamerstukken, stukken ter kennisname en mondelinge vragen. Het reglement zal te zijner tijd aangepast moeten worden aan de nieuwe agenda. Een concreet voorstel zal aan u worden voorgelegd. Instrumenten AV leden Het reglement van orde kent de volgende instrumenten: amendement, motie, voorstel van orde, initiatiefvoorstel, interpellatie, schriftelijke vragen en inlichtingen. Het gaat niet aan een of meer van deze instrumenten uit het reglement te halen. Dit zijn instrumenten van een democratisch gekozen bestuur. Indien voor de vergadering bekend is, dat een motie of amendement ingediend gaat worden, verdient het aanbeveling de andere AV leden hierover de informeren, zodat zij zich kunnen voorbereiden. Schorsing Artikel 23 van het Reglement van orde kent de mogelijkheid tot schorsing. Op verzoek van een AV lid of op voorstel van de voorzitter kan de beraadslaging worden geschorst teneinde het college of de leden van de AV de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. Dit middel kan vaker worden toegepast, om te voorkomen dat tijdens een vergadering te impulsief uitspraken worden gedaan of te overhaaste besluiten worden genomen. 4 / 6
Deelname aan beraadslaging door anderen Op grond van artikel 24 van het Reglement van orde kunnen anderen dan de aanwezige leden van het college of de AV deelnemen aan de beraadslaging. Het besluit daartoe wordt door op voorstel van een AV lid of de voorzitter genomen. Het gaat hierbij veelal om concrete beantwoording van vragen door bijvoorbeeld een lid van het MT. Daarnaast kan een externe deskundige om zijn of haar inbreng worden gevraagd. Soorten vergaderingen We kennen op dit moment 3 soorten vergaderingen (bijeenkomsten): Besluitvormende vergadering Thematische bijeenkomst Workshop Hoewel verondersteld wordt, dat de AV leden het onderscheid kennen, blijkt het onderscheid niet altijd duidelijk te maken te zijn. Met name bij de workshop is er verschil in beleving tussen praktijk en theorie. Besluitvormende vergadering Doel: Een gezamenlijk standpunt innemen, een keus maken, een voorstel aannemen of verwerpen, een onderhandelingsresultaat bereiken. Kern: besluit nemen Vorm: Discussie. Het voorstel moet duidelijk zijn. Wat houdt het voorstel in, waarom ligt dit voorstel er, hoe is het tot stand gekomen, welke consequenties heeft het voorstel, wat is je standpunt en waarom. Waar zijn we in de besluitvormingsfase? Opstelling: Deelnemers zitten in een kring. Deelname: plenair Thematische bijeenkomst Doel: Informeren, presenteren, inleiding houden of voorlichting geven. De informatieverstrekkers moeten zich goed voorbereiden. Kern: informatie verstrekken Vorm: Discussie wordt vermeden. Inleider verstrekt informatie. Vragen zijn erop gericht de informatie helder te krijgen. Samenvatting niet nodig. Veelal vindt hierbij ambtelijke inbreng plaats. Opstelling: Theateropstelling. Deelname: plenair Workshop Doel: Brainstormen, het genereren van ideeën voor concepten, producten of diensten en het oplossen van problemen. Kern: ideeën genereren Vorm: Informele omgeving en ontspannen sfeer. Ideeën zijn voor iedereen zichtbaar. Ideeën spuien, aanhaken op anderen, combinaties, verbeteren, aanvullen. Inhoudelijk en verdiepend. Na het brainstormen volgt de informatie uitwisseling. Opstelling: Geen vaste opstelling. Deelname: niet verplicht, afhankelijk van belangstelling en/of taakverdeling in de AV/ fracties, veelal ad hoc of naar behoefte. Personele consequenties Geen Financiële consequenties Geen Juridische consequenties Op dit moment geen. Mogelijk moet het Reglement van orde voor de vergaderingen van de Algemene Vergadering gewijzigd worden. 5 / 6
Consequenties voor Communicatie Geen Voorstel: Kennis nemen van de notitie Kwaliteit bestuursinformatie. Bijlagen geen 6 / 6