Aan de leden van Provinciale Staten Nr.: 2004-10.577/16/A.21, ICT Groningen, 15 april 2004 Behandeld door : Hassert, F.W. Telefoonnummer : (050) 3164047 Onderwerp : Tussenrapportage 2004 strategisch ICT beleid Geachte dames en heren, Conform uw besluit d.d. 19 maart 2003 inzake het Strategisch ICT-beleidsplan, voordracht 15/2003, ontvangt u hierbij de tussenrapportage 2004 strategisch ICT-beleid. Eventueel gewenste detailinformatie kunt u vinden in het document Tussenrapportage 2004 Strategisch ICT-beleid Provincie Groningen, versie 0.8 d.d. 7 april 2004, dat ter inzage in de Statenkast ligt. Zoals afgesproken behandelen wij de onderwerpen realisatie/voortgang, gewenste bijstellingen in ambities respectievelijk projectenportefeuille en beheersmatige en (eventueel) financiële consequenties, aangevuld met de historie en conclusies Historie In januari 1998 is het ICT-beleidsplan (IP 2000+) van de provincie Groningen verschenen voor de periode 1998-2003. Om externe beleidsdoelstellingen te realiseren, zijn wij in de tussenliggende periode gestart met een ingrijpende organisatieverandering. Mede hierdoor werd geconstateerd dat het ICT-beleidsplan IP 2000+ aan vervanging toe was en is maart 2003 het Strategisch ICT-beleidsplan voor de periode 2003-2006 door uw Staten vastgesteld. In eerder genoemde voordracht hebben wij het volgende opgegeven: "Met het plan wordt het ad-hoc beleid van de periode 1998-2003 vervangen door nieuw, structureel, beleid. Er worden een aantal "achterstallige investeringen" gepleegd. Met de uitvoering van het beleidsplan wordt de achterstand ingelopen en krijgt de provincie een adequate ICT-voorziening, welke tevens gecentraliseerd wordt. Het is echter niet zo dat met uitvoering van het beleidsplan de provincie Groningen "koploper" wordt in overheidsland op ICT-gebied." Grote aandacht is besteed aan de visie en ambities ten aanzien van het te voeren strategisch ICTbeleid. Op basis van geïdentificeerde externe en interne ontwikkelingen (waaronder de stand van zaken van de ICT-functie binnen de provincie Groningen), zijn de volgende strategische keuzes gemaakt: extra ICT-investeringen ;
informatie op maat voor doelgroepen en actief openbaar maken van informatie zonder dat de bestuurlijke besluitvormingsprocessen in gevaar komen; flexibel werken en een verhoogde beschikbaarheid van de ICT-infrastructuur. Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 door u goedgekeurd. Gekozen is voor variant 5, bestaande uit 50 projecten, met drie aandachtsgebieden: basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten, waarbij het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd en op het gebied van standaardisatie duidelijke afspraken worden gemaakt; externe ICT, waarbij de ambities v.w.b. toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden gerealiseerd; interne ICT, waarbij het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden gerealiseerd. Door uitvoering van de activiteiten genoemd in het ICT-beleidsplan moeten diverse concrete doelen worden behaald. Een aantal daarvan is hieronder aangegeven: realiseren van adequate technische voorzieningen voor politiek, bestuur en interne organisatie; standaardisatie en uniformiteit waardoor ICT-beheer en dienstverlening goed worden ingericht; onderzoek naar architectuur en daaropvolgende implementatie; implementatie van beveiliging (zowel technisch als organisatorisch); verhoging van bandbreedte om toekomstige ontwikkeling te kunnen waarborgen; implementeren en doorontwikkelen van internet/intranet en extranet (o.a. t.b.v. Statenleden); verlenging van de dienstverlening; pilot en vervolgens implementatie van telewerken; web-enabling van applicaties; realiseren van integrale management informatie; realiseren van Service Level Agreements (afspraken over dienstverlening intern en extern); professionaliseren van ICT middels ITIL processen en projectmanagement. Realisatie/Voortgang Door uitvoering van de activiteiten in het ICT-beleidsplan zijn al diverse concrete resultaten behaald. Op het vlak van externe en interne ICT is tot heden het onderstaande gerealiseerd: Op 30 september 2003 is de vernieuwde website gelanceerd. Inmiddels is de provincie Groningen in de ranking ten opzichte van de andere provincies gestegen van 11 naar 5. Om de inhoud van de website eenvoudig te kunnen beheren, is een nieuw Content Management Systeem (CMS) geïmplementeerd. Dit systeem faciliteert het Internet en draagt daarnaast bij aan het kennismanagement binnen de provincie Groningen. De digitale informatievoorziening d.m.v. het Internet is vergroot. De Kompasgids Groningen, de Risicokaart en informatie betreffende het Provinciaal Bestuur zijn via Internet te benaderen. Ook zijn voorbereidende stappen gerealiseerd, om Bodeminformatie binnenkort op de website te plaatsen. De voorbereidende werkzaamheden ten aanzien van het vernieuwde Intranet (Gron@t) zijn gerealiseerd. De eerste versie zal naar verwachting in de periode van juni tot september 2004 stapsgewijs worden ingevoerd; dit zal ook gebruik gaan maken van hetzelfde CMS. 2
Een haalbaarheidsonderzoek gericht op de realisatie van één relatiemanagementsysteem (CRM-systeem) is doorgevoerd. Verwachting is dat medio mei 2004 een contract met een leverancier van de gekozen software kan worden opgesteld. In het kader van Crisismanagement is t.b.v. het provinciaal actiecentrum hardware aangeschaft. Er zijn laptops beschikbaar gesteld aan Statenleden. Ook worden, op basis van een Bestuurlijke Informatieanalyse, verder zaken uitgewerkt (Extranet, uniforme emailadressen, aansluiting Fractiehuis, etc.). Om de kwaliteit van de provinciale archieven te optimaliseren, zijn als basisvoorwaarde het Documentair Structuurplan en het Documentair Informatiemodel gemaakt. Om de continuïteit van DOROS te verbeteren, te waarborgen en de kwaliteit te verhogen, zijn diverse activiteiten, zoals de oplevering van een aantal beleidsnotities, ontplooid. Inmiddels is een projectomschrijving voor de doorontwikkeling van DOROS samengesteld. In het kader van Integrale Management Informatie, is een projectomschrijving en plan van aanpak opgesteld. Gezien de importantie, is een Stuurgroep geformeerd. Ten behoeve van de uitbouw van de Beleidsinformatiedatabase is een inventarisatie uitgevoerd en een programma van eisen en wensen, gericht op de uitbouw, samengesteld. Begin mei 2004 zal de keuze t.a.v. de leverancier voor de te bouwen database worden gemaakt. Door deelname aan het Programma Elektronische Provincies, is bijgedragen aan de realisatie van producten, zoals de Provinciale Producten Catalogus, die door elke provincie gebruikt gaan worden. Het fundament voor de technische infrastructuur wordt op een degelijke manier gelegd, waarbij het volgende is gerealiseerd: In de Technische Infrastructuur zijn verbeteringen op het gebied van back-up en restore faciliteiten doorgevoerd, waardoor het gevaar van gegevensvernietiging verder is ondervangen. Door een verhoging van de bandbreedte is de performance van het netwerk verhoogd, waardoor het flexibel inloggen van elke werkplek en het delen van steeds grotere bestanden, wordt ondersteund. Een applicatiescan ten aanzien van de Functionele en Technische kwaliteit van applicaties binnen de provincie Groningen is uitgevoerd. Hierdoor zijn benodigde verbeteringen inzichtelijk gemaakt. Inmiddels zijn een aantal applicaties geüpgraded naar de nieuwste versies (Magic Service Desk, Oracle), waardoor de faciliteiten geborgd zijn voor de gebruiker. De eerste fase van een architectuurstudie is afgerond, waardoor inzichtelijk is geworden, welke ICT-diensten in de toekomst binnen de provincie Groningen gewenst zijn. Op basis van deze architectuurstudie zijn vervolgstappen gedefinieerd op het gebied van standaardisatie van de provinciale IT omgeving, waardoor beheerkosten worden verminderd en de applicatieomgeving beter beheerbaar is. De afdeling ICT heeft een "quick scan" onderzoek laten uitvoeren naar de status van de Informatiebeveiliging. Op basis van dit onderzoek is een "Verbeterprogramma Informatiebeveiliging" gestart, dat gefaseerd in de periode 2003/2004 wordt uitgevoerd. Het informatiebeveiligingsbeleid is inmiddels geformuleerd. De professionalisering van de ICT afdeling is in volle gang. Om de kwaliteit van de interne dienstverlening te verbeteren en de uitvoering van werkzaamheden efficiënter te laten verlopen, is gestart met de inrichting van standaard processen (ITIL). Inmiddels is een dienstencatalogus gericht op de "interne klanten" gerealiseerd en worden per afdeling afspraken (Service Level Agreements) gemaakt. Het projectmatig werken (IPP) is binnen het gehele uitvoeringsprogramma geborgd, waardoor projecten beter beheersbaar zijn. Ook is de regiefunctie ten aanzien van de ICT uitgaven en inkomsten verbeterd. 3
Bijsturing op basis van bijstellingen in ambities respectievelijk projectenportefeuille Onze ambities, zoals verwoord in het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 zijn onveranderd. Het programma opereert binnen de marges van de gedefinieerde doelstellingen. Natuurlijk is het van belang om ontwikkelingen, die kunnen resulteren in bijstellingen, te identificeren. Hiervoor wordt frequent overleg gevoerd met de klant betreffende zijn of haar ICTgerelateerde wensen c.q. behoeften. Ook worden ontwikkelingen vanuit de politiek, technologie, e.d. vanuit de afdeling ICT bijgehouden. Gewenste bijstellingen worden binnen het programmakader procedureel via de Stuurgroep RIO geaccordeerd. De oorspronkelijke planning is voldoende onderbouwd, echter tijdens de uitvoering worden op basis van voortschrijdend inzicht optimalisatieslagen doorgevoerd. Door gewijzigde klantwensen zijn ook projecten naar voren of naar achteren verschoven. In het jaarplan 2004/2005 worden de activiteiten voor de komende periode verwoord. In de oorspronkelijke planning werd uitgegaan van de start op 1 januari 2003. Voor een aantal projecten is, onder andere door bijvoorbeeld onderlinge afhankelijkheden, een afwijking t.o.v. de oorspronkelijke planning waar te nemen. De tijdshorizon van het gehele programma zal echter niet worden overschreden. In het kader van de bijstelling van het Informatiebeleid zijn door de afdeling ICT in overleg met de overige afdelingen de eerste informatieparagrafen opgesteld. Op basis hiervan zijn de (nieuwe) behoeften vanuit de klantorganisatie gerubriceerd in generieke en specifieke behoeften. De generieke behoeften zijn: Workflow management; Document Management; Ketenintegratie. Vanuit de afdeling ICT worden in 2004 de verschillende onderwerpen verder, integraal, inzichtelijk gemaakt (beleidsvoorbereiding). Daar waar relevant in combinatie met bestaande projecten. Op basis van de beleidsvoorbereiding kan besluitvorming en daarmee prioritering via de Stuurgroep RIO en/of Management Team worden uitgevoerd. Bijsturing binnen het programma, wordt vanuit een integraal perspectief uitgevoerd, zodat financiële middelen optimaal worden gebruikt en de oplossing toekomstgericht en kwalitatief hoogwaardig is. Voorbeeld is de doorontwikkeling van DOROS, waarbij aspecten zoals elektronische ondersteuning van het subsidie - en vergunningenproces (deze projecten hebben door de integrale benadering enige vertraging opgelopen), maar ook digitalisering en Workflow management in het algemeen bij de toekomstige oplossingen worden beschouwd. Beheersmatige en (eventueel) financiële consequenties Beheersmatig Om grip te houden op de 50 projecten, is gekozen voor een programmabesturing genaamd RIO (Realisatie ICT Ontwikkelingen). De programmaorganisatie is op een duidelijke en transparante manier ingericht. Hierdoor zijn taken & verantwoordelijkheden goed belegd. Er wordt gewerkt in vier clusters (Internet/Intranet, Interne Bedrijfsvoering, Kennis & Informatie en ICT randvoorwaardelijk), met daarbinnen aan elkaar gerelateerde projecten. De clusters worden bestuurd door een projectmanager. Het provinciebrede belang vindt zijn weerslag in de invulling van de verschillende rollen. Hierbij het uitgangspunt hanterend, dat de lijnorganisatie de middelen levert, ICT de specifieke kennis en ICT samen met externe partijen de menskracht voor de realisatie van de ICT-producten. Binnen het RIO programma wordt aandacht besteed aan de strategische, tactische en operationele besturing. 4
Cruciaal binnen een omvangrijk programma als RIO en door de grote veranderingen, die het teweeg zal brengen, is het blijven informeren van belanghebbenden binnen de gehele organisatie en daarmee het creëren van draagvlak. In 2003 zijn diverse initiatieven geïnitieerd, echter is vanuit de programmaleiding geconstateerd, dat dit verbeterd kon worden. In 2004 is/wordt daarom de communicatieplanning geoptimaliseerd. Financiële consequenties Het programma zal op basis van de huidige eisen, binnen het gestelde budget kunnen worden gerealiseerd. Daarbij de opmerking plaatsend, dat binnen het programma de flexibiliteit is ingebouwd, om na toestemming van de stuurgroep gelden tussen projecten te verschuiven. Ter onderbouwing van de structurele exploitatie en beheerkosten, is bij de start van het programma vanuit ICT, in samenwerking met Financiën & Control, direct aandacht besteed om de gehanteerde vooronderstelling scherper te krijgen. Effect is momenteel een verbeterde inzichtelijkheid van de kostenstructuur en daarmee betere stuurinformatie. Randvoorwaardelijk Het uitgangspunt wordt gehanteerd, dat integraal management op het niveau van afdelingen is belegd. Dit houdt in dat binnen een gedefinieerd kader, afdelingsmanagers verantwoordelijk zijn voor het inrichten van de eigen afdeling en bedrijfsprocessen en daarnaast voor de inzet van bedrijfsmiddelen (waaronder ICT) om bepaalde producten te leveren. Een duidelijke rolverdeling tussen de afdeling ICT en de overige afdelingen wordt gehanteerd. De technische rol is vanuit de afdeling ICT geborgd. Echter het blijkt dat zowel de afdeling ICT als ook de overige afdelingen hun "informatierol" nog verder kunnen professionaliseren. De afdeling ICT zal in 2004 de overige afdelingen hierbij ondersteunen. Ook zal de afdeling ICT het proces "accountmanagement" in 2004 doorontwikkelen, waardoor het informatiebeleid jaarlijks kan worden bijgesteld en de ICT-beleidsontwikkelfunctie binnen de provincie Groningen zal zijn geborgd. Conclusie Door uitvoering van de activiteiten in het ICT-beleidsplan zijn diverse concrete resultaten behaald, waardoor een adequate ICT-voorziening ontstaat en de gedefinieerde eindresultaten zullen worden behaald. Hierbij wordt het fundament voor de technische infrastructuur op een degelijke manier gelegd en zijn ambities op het vlak van externe en interne ICT al gedeeltelijk gerealiseerd. Gewenste bijsturing kan momenteel binnen het programmakader worden gerealiseerd, waardoor besluitvorming ten aanzien van bijstellingen door Provinciale Staten momenteel niet aan de orde is. De programmabesturing is op een duidelijke en transparante manier ingericht, met als effect dat het programma "onder controle" is. Het programma zal op basis van de huidige eisen, binnen het gestelde budget kunnen worden gerealiseerd. Samenwerking van alle belanghebbenden blijft een cruciale factor voor succes. 5
Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten der provincie Groningen:, voorzitter., secretaris.. 6