Instructie digitaal aanbesteden Registratie Deze aanbesteding zal in digitale vorm plaatsvinden middels een speciaal daartoe ingerichte online account van de opdrachtgever. U hoeft voor deelname niets op uw PC te installeren, wel dient u uw organisatie eenmalig te registreren op het Negometrix platform. Indien u zich reeds geregistreerd heeft gaat u naar www.negometrix.com en klik op Inloggen. Indien uw organisatie nog niet geregistreerd is op het Negometrix platform kunt u een account aanmaken middels het doorlopen van onderstaande stappen: Klik op www.negometrix.com rechtsonder op Registreer ; Vul de gegevens in en bevestig uw aanvraag middels het invoeren van de getoonde code; Om uw registratie volledig te maken dient u uw bedrijfsactiviteit kenbaar maken middels het toewijzen van een CPV-code; Klik vervolgens op Registreer. U ontvangt binnen enkele seconden een e-mail met daarin een activeringslink; Activeer het account door op de activeringslink in de e-mail te klikken, of deze te kopiëren naar uw browser; U kunt nu inloggen. Inhoud digitaal aanbesteden: De digitale vorm van aanbesteden houdt in dat alle met deze aanbesteding verband houdende communicatie, de gehele procedure van deze aanbesteding zelf en de inschrijvingen via het Negometrix platform zullen geschieden, zowel vanuit de opdrachtgever als vanuit de zijde van de geïnteresseerden/inschrijvers van deze aanbesteding. Dit houdt in: Het beantwoorden van alle vragen betreffende de aanbesteding / het inkooptraject in digitale vorm Het downloaden van documenten die verband houden met deze aanbesteding; Het uploaden van alle aan u gevraagde documenten; Dit betreft het indienen van uw digitale documenten; Alle communicatie zoals het indienen van vragen betreffende deze aanbesteding dient te verlopen via de berichtenmodule in uw account; De nota van inlichtingen zal via dit account verspreid worden (u ontvangt direct bericht wanneer deze geplaatst wordt). Alle communicatie vanuit de opdrachtgever vindt u terug binnen dit account. Het is van belang dat indien u deel wenst te nemen aan deze aanbesteding u de vragenlijsten en prijslijsten op het Negometrix platform invult. Tevens is het van belang uw inschrijving/offerte voor sluiting van de deadline in te dienen. In het platform wordt gesproken over tenders. Elke tender betreft een digitale aanvraag.
U krijgt een tender in uw account door u daarvoor aan te melden. In de aankondiging van de opdracht wordt duidelijk of de tender gepubliceerd wordt. Is de tender gepubliceerd dan is deze te vinden bij Gepubliceerde Tenders. U kunt zich aanmelden voor de tender door de juiste tender op te zoeken, te klikken op de naam van de tender en vervolgens te klikken op de knop Aanmelden. De tender is daarna terug te vinden onder Mijn Tenders. Indien u klikt op de naam van de tender krijgt u toegang tot drie tabbladen. Deze tabbladen vertellen u in welke fase van inschrijving u zich bevindt.
Tabblad 1 geeft u algemene informatie over de tender, u krijgt inzicht in de prijslijst, de vragenlijsten, documenten, planning en tender opties. Middels deze informatie kunt u beslissen wel of niet verder in te schrijven. Om vervolgens een offerte/inschrijving te doen, dient u de onderstaande drie stappen te doorlopen: 1. Start invullen 2. Vragenlijst(en) en Prijslijst(en) invullen 3. Indienen
Stap 1: Aanmaken van een digitale offerte Wanneer u besloten hebt een inschrijving of offerte te willen indienen, dient u de betreffende vragenlijst(en) en prijslijst(en) in te vullen en in te dienen. U dient dan allereerst op de knop Start invullen te klikken. Let op: Voor zowel het starten van het invullen als voor het indienen dient u contactpersoon in de tender te zijn. Indien u dit niet bent, vraag dan aan de huidige contactpersoon of hij de offerte voor u aanmaakt en indient, of hij/zij deze rol aan u overdraagt. U kunt controleren wie de contactpersoon is door op de knop collega toevoegen aan tender te klikken Nadat u heeft geklikt op Start invullen belandt u in het tweede tabblad Invullen & indienen. Vervolgens kunt u de vragenlijst(en) en prijslijst(en) invullen.
Stap 2: Invullen van de digitale offerte Om een inschrijving te doen dient u antwoord te geven op alle criteria zoals weergegeven in de vragenlijst(en) onder het tabblad Invullen & Indienen. Het systeem geeft aan, als de Inkoper dit toelaat, wanneer een vraag een KO(Knockout) vraag is. In het geval een vraag geen KO vraag is kan er sprake zijn van een wens en kunt u (in voorkomende gevallen) tevens zien hoe zwaar de wens weegt. Wanneer een vraag geëvalueerd dient te worden door de opdrachtgever kunt u (indien toegestaan) zien op welke manier deze geëvalueerd wordt en welke scores er behaald kunnen worden. Koppelen van bijlagen aan vragen Het kan zijn dat u bij een vraag een bijlage dient te uploaden door op de knop Voeg bijlage toe te klikken. Vervolgens verschijnt er een pop-up scherm, de map waarin het document geüpload moet worden is reeds voorgeselecteerd. Vervolgens klikt u op Bladeren en selecteert het juiste document op uw harde schijf. Nadat u het juiste document heeft gekozen klikt u op Upload. U scherm zal verspringen naar het tabblad Selecteer waar u het juiste document kunt aanvinken om te koppelen aan de vraag. Vervolgens klikt u op OK waarna het document aan de vraag wordt gekoppeld. Bewaren van antwoorden Om het antwoord op de vragen te bewaren, dient u onder de laatste vraag van de desbetreffende vragengroep op Antwoorden van groep opslaan te klikken. Uw antwoorden worden dan definitief bewaard op het platform. Een antwoord kan echter bij een foutief antwoord altijd veranderd of gewist worden (Zie de Wis antwoord optie). Het systeem laat middels een percentage balk zien in hoeverre u antwoord heeft gegeven op de gestelde vragen in de vragenlijst(en). Invullen prijslijst Naast de vragenlijst(en) dient u de prijslijst in te vullen. Door rechtsboven de
prijslijst op Invullen prijzen te klikken kunt u de prijslijst in vullen. Het systeem laat wederom middels een percentage balk zien in hoeverre u de prijslijst heeft ingevuld. Stap 3: Offerte indienen Op het moment dat u alle vragen heeft beantwoord en alle prijzen heeft ingevuld, zal het systeem aangegeven dat alles 100% is ingevuld. Om de vragenlijst(en) en prijslijst(en) succesvol in te dienen moet u, als u de contactpersoon bent in de tender, de knop Indienen aan klikken, deze knop vindt u rechts onder in het scherm. Zodra u deze knop aanklikt, vraagt het systeem uw keuze met uw wachtwoord (hetzelfde wachtwoord als waarmee u inlogt) te bevestigen. Op het moment dat uw wachtwoord is ingevuld en u op de knop Indienen heeft geklikt zijn de betreffende vragenlijst(en) en prijslijst(en) succesvol ingediend; u kunt dan onder Tabblad 3 Ingediend zien dat u succesvol heeft ingediend. Het systeem stuurt hiervan tevens een notificatie per mail. Bent u niet de contactpersoon in de tender dan dient u aan te geven bij de desbetreffende contactpersoon dat hij de vragenlijst(en) en prijslijst(en) moet indienen. Let op: De vragenlijst(en) en prijslijst(en) kunnen alleen worden beoordeeld door de inkopende partij als u gedurende de offertefase en/of selectiefase de knop Indienen heeft aangeklikt en daarmee de betreffende vragenlijsten en prijslijsten heeft ingediend.
Op het moment dat de vragenlijst(en) en prijslijst(en) zijn ingediend wordt tabblad drie Ingediend beschikbaar. U ziet hier de tijd en datum van het indienen van de offerte. Indien u onverhoopt nog een antwoord wilt aanpassen kunt u de offerte terugtrekken middels de knop Terugtrekken. U dient daarna wel opnieuw in te dienen. Let op: Indienen en Terugtrekken is mogelijk tot de deadline. Na de deadline dient alles ingediend te zijn. Uploaden van documenten (buiten de vragenlijst) Mocht u bijlagen willen uploaden die niet gekoppeld zijn aan een vraag dan kan dit onder de menu optie Mijn Documenten. In dit scherm selecteert u aan de linkerzijde de map van de betreffende tender. Vervolgens klikt u op de map selectie of offertefase (afhankelijk van de fase waarin de tender zich bevindt). Hier selecteert u de map (uw bedrijfsnaam) offerte. In deze map kunt u de documenten uploaden ten behoeve van de offerte. Let op: Documenten die u upload in de map met uw bedrijfsnaam of uw eigen naam (dit zijn de eerste twee blauwe mappen in Mijn Documenten ) zijn niet inzichtelijk voor de inkopende partij. Communicatie Alle communicatie betreffende de tender dient te geschieden middels het platform via de menu-optie Mijn Berichten. Om een bericht te versturen klikt u op Nieuw bericht selecteer vervolgens de desbetreffende tender die het bericht betreft en selecteer de ontvanger.
Aansprakelijkheid en ondersteuning De Inschrijver draagt het risico van tijdige en volledige indiening van zijn Inschrijving. Opdrachtgever en Negometrix zijn niet verantwoordelijk voor fouten die worden gemaakt door Geïnteresseerden / Inschrijvers bij het aanleveren van informatie via de Negometrix software. Raadpleeg daarom bij twijfel de Negometrix servicedesk. Telefoon: 0172 766 020 E-mail: servicedesk@negometrix.com (of u selecteert de servicedesk als ontvanger in de berichtenmodule) Nota Bene De software van Negometrix is web-based, u hoeft deze niet op uw PC te installeren; Het account van iedere Inschrijver is altijd en vanaf iedere internet verbinding beschikbaar; Alle data van de Inschrijvers worden opgeslagen op de Negometrix server; Veiligheid en performance wordt 24/7 in de gaten gehouden.