HANDLEIDING GASTOUDER Versie: 11-03-2016
Inhoudsopgave 1 Snelstart...4 2 Inloggen...5 3 Wachtwoord vergeten?...6 4 Startpagina...7 5 Wachtwoord aanpassen...8 6 Ondersteuning...9 7 Algemene functionaliteit...10 7.1 Het menu...10 8 Mijn gegevens...11 8.1 Persoonlijke gegevens...11 8.1.1 Persoonlijke gegevens bewerken...12 8.1.2 Marktplaats...12 8.2 Contactgegevens...12 8.2.1 Contactgegevens bewerken...13 8.3 Opvangadressen...13 8.4 Huisgenoten...14 8.5 Thuissituatie...14 8.5.1 Vragen thuissituatie bewerken...14 8.6 Opleidingen...15 8.6.1 Vragen opleidingen bewerken...15 8.7 Opvangervaring...15 8.7.1 Vragen opvangervaring bewerken...16 8.8 Opvangvoorkeur...16 8.8.1 Vragen opvangvoorkeur bewerken...17 8.9 Documenten...17 9 Organisatie...18 10 Contracten...19 10.1 Lijst met contracten...19 10.2 Details contracten...19 11 Gezinnen...20 11.1 Lijst met gezinnen...20 11.1.1 Details gezin...20 11.2 Ouders...20 11.2.1 Details ouders...20 11.3 Kinderen...21 11.3.1 Details kinderen...21 11.4 Verjaardagen...21 12 Registraties...23 12.1 Registratie toevoegen...23 12.2 Registreren...24 12.2.1 Gepland opvangrooster overnemen...24 12.2.2 Meerdere dagen tegelijk dezelfde opvanguren registreren...25 12.2.3 Per dag opvanguren registreren...26 12.2.4 Opvanguren bewerken...26 12.2.5 Meerdere dagen tegelijk dezelfde extra kosten registreren...26 12.2.6 Per dag extra kosten registreren...27 12.2.7 Extra kosten bewerken...28 12.2.8 Meerdere dagen tegelijk registratie verwijderen...28 12.2.9 Opvangadres bewerken...28 12.2.10 Registratie indienen...29 12.2.11 Registratie van een ander kind overnemen...29
12.2.12 Maandregistratie verwijderen...29 12.3 Overzicht Registraties...29 12.4 Lijst...30 13 Facturen...31 13.1 Kopiefactuur...31 13.2 Details factuur...31 14 Betalingen...32 14.1 Facturen en betalingen...32 14.2 Jaaroverzicht...32 14.3 Kostenoverzicht...33 14.4 Fiscaal overzicht...33 15 Informatie...34
1 Snelstart Hieronder vindt u een korte uitleg van uw login. In de rest van de handleiding vindt u de uitgebreide beschrijving. Ga naar www.opvangapp.nl en log in met uw gebruikersnaam (mailadres) en wachtwoord. Klik in de rechter bovenhoek op het poppetje, en daarna op 'Mijn accounts' om uw wachtwoord te wijzigen of op 'Ondersteuning' om een vraag te stellen over het gebruik van Opvangapp. Klik in het menu op 'Mijn gegevens' om uw gegevens, uw contactgegevens, uw opvangadressen, eventueel uw huisgenoten, uw documenten en uw gegevens voor de marktplaats in te zien en te beheren. Klik in het menu op 'Organisaties' om de gegevens van het gastouderbureau te bekijken waarbij u bent aangesloten. Klik in het menu op 'Gezinnen' om de gegevens van de gezinnen van uw oppaskinderen te bekijken. Tevens vindt u hier een lijst met de verjaardagen van uw oppaskinderen en hun ouders/verzorgers. Klik in het menu op 'Registraties' om uren en/of extra kosten te registreren en een overzicht te zien van alle registraties. Klik in het menu op 'Facturen' om een kopie van uw ontvangen facturen te bekijken. Klik in het menu op 'Betalingen' om de actuele status te zien van de ontvangen betalingen, om uw jaaroverzicht te bekijken, om uw kostenposten bij te werken of een fiscale berekening te maken. Klik in het menu op 'Informatie' om de door uw organisatie en Opvangapp beschikbaar gestelde informatie te bekijken Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 4
2 Inloggen Klik op de volgende link: https://www.opvangapp.nl/users/sign_in U krijgt vervolgens onderstaand scherm in beeld. Mocht dit niet lukken, kopieert u de volledige link en plakt u die in de adresbalk van uw internetbrowser. Let op: Het is belangrijk dat u gebruik maakt van een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan het slotje in de adresbalk. Vul bij 'E-mail' het juiste mailadres in. Vul bij 'Wachtwoord' het wachtwoord in dat bij het ingevulde mailadres hoort. Vink 'Onthoud me' aan om deze gegevens op te slaan, zodat u de volgende keer automatisch ingelogd wordt. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 5
3 Wachtwoord vergeten? Indien u het wachtwoord bent vergeten, klik dan op de knop 'Wachtwoord vergeten?' Vul bij 'E-mail' het juiste mailadres in Klik op de knop 'Zend me instructies hoe mijn wachtwoord te resetten'. U ontvangt deze instructies op het opgegeven mailadres. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 6
4 Startpagina Zodra u bent ingelogd, ziet u onder andere de gegevens van het gastouderbureau waarbij u bent aangesloten. Bent u bij meerdere gastouderbureaus aangesloten, dan maakt u eerst de keuze voor welk gastouderbureau u de gegevens wenst te bekijken. Mochten de gegevens van het gastouderbureau onjuist zijn, neemt u contact met ons op telefoonnummer 0413-870063 of mailadres info@kiss4kids.nl. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 7
5 Wachtwoord aanpassen Klik in de rechter bovenhoek op het poppetje, waardoor een extra menu verschijnt. Klik op 'Mijn accounts'. Klik bij Logingegevens op de knop 'Bewerk'. Vul bij 'Wachtwoord' uw gewenste wachtwoord in. Vul bij 'Wachtwoord bevestigen' nogmaals uw gewenste wachtwoord in. Klik op de knop 'Login bewaren' om uw wachtwoord te wijzigen. Klik op de knop 'Beheer dit account' om terug te keren naar alle menu-items. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 8
6 Ondersteuning Uw vragen, problemen en/of opmerkingen over het gebruik van Opvangapp kunt u via uw login aan Opvangapp of uw organisatie voorleggen. Klik in de rechter bovenhoek op het poppetje, waardoor een extra menu verschijnt. Klik op 'Ondersteuning' om onderstaand scherm te openen. Selecteer de organisatie aan wie u uw vraag, probleem en/of opmerking wenst voor te leggen. Omschrijf uw vraag, probleem en/of opmerking. Druk op de knop 'Versturen' om ondersteuning van de gewenste organisatie te vragen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 9
7 Algemene functionaliteit 7.1 Het menu Aan de linkerzijde in het scherm vindt u het menu. Dit menu is standaard ingeklapt, waardoor u per menu-item enkel icoontjes ziet (zie linker plaatje). U klikt op het bovenste icoontje met de drie liggende streepjes om het menu open te klikken en een beschrijving per menu-item te zien (zie rechter plaatje). Klik op het logo van OpvangApp om terug te keren naar de startpagina. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 10
8 Mijn gegevens Onder dit menu-item kunt u uw persoonlijke gegevens, uw contactgegevens, uw opvangadressen, eventueel uw huisgenoten, uw documenten en uw gegevens voor de marktplaats inzien en beheren. 8.1 Persoonlijke gegevens Klik in het menu op 'Mijn gegevens' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm kunt u uw persoonsgegevens bekijken, aanpassen en/of aanvullen. Vult u alle gegevens zo volledig mogelijk in. De meisjesnaam vult u in indien deze afwijkt van uw huidige achternaam, bijvoorbeeld doordat u getrouwd bent. Bij geboorte heette u bijvoorbeeld De Jong en nu Janssen de Jong, dan is uw meisjesnaam De Jong en vult u dat als volgt in: Voor het invullen van de geboortedatum gebruikt u de volgende notatie: dd-mm-jjjj. Het BurgerServiceNummer (BSN) hebben wij nodig voor de verplichte uitwisseling van de gegevens met de Belastingdienst in verband met de kinderopvangtoeslag. U vindt dit nummer bijvoorbeeld op uw rijbewijs of zorgpas. Bij het rekeningnummer vult u uw IBAN in. IBAN bestaat in Nederland uit 18 tekens. Het is uw huidige rekeningnummer vooraf gegaan door de landcode, een controlegetal, letters die uw bank aanduiden en een aanvulling met nullen. U vindt deze code op uw bankpas, uw rekeningafschriften of bij internetbankieren. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 11
8.1.1 Persoonlijke gegevens bewerken Klik op de juiste regel, indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn. Vul de juiste gegevens in. Druk op de knop 'Wijzigingen opslaan' om de aanpassingen op te slaan. Indien u op 'Annuleren' klikt, worden uw wijzigingen niet verwerkt. 8.1.2 Marktplaats U kunt aangeven of u graag op de Marktplaats van De Gastoudercentrale getoond wilt worden, zodat ouders eenvoudig via uw gastouderbureau met u in contact kunnen komen. Uw gastouderbureau bepaalt vervolgens of uw gegevens op de marktplaats van De Gastoudercentrale geplaatst kunnen worden voor uw beschikbare opvangdagen. Klik bij 'Gegevens op de marktplaats van De Gastoudercentrale weergeven' om aan te geven dat u op de marktplaats getoond wilt worden. Wijzig het antwoord naar 'In aanvraag'. Druk op de knop 'Wijzigingen opslaan' om de aanpassingen op te slaan. Indien u op 'Annuleren' klikt, worden uw wijzigingen niet verwerkt. Let op: vul als u op de marktplaats getoond wil worden, ook het stukje 'Over...' en de tabbladen 'Thuissituatie', 'Opleidingen', 'Opvangervaring' en 'Opvangvoorkeur' in. Uw antwoorden zijn op de marktplaats voor iedereen zichtbaar. 8.2 Contactgegevens Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Contactgegevens' om onderstaand scherm te openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 12
In dit scherm kunt u uw contactgegevens bekijken, aanpassen en/of aanvullen. Vult u alle gegevens zo volledig mogelijk in. Indien u als zelfstandige gastouder staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, kunt u uw bedrijfsnaam en KvK-nummer invullen. 8.2.1 Contactgegevens bewerken Klik op de juiste regel, indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn. Vul de juiste gegevens in. Druk op de knop 'Wijzigingen opslaan' om de aanpassingen op te slaan. Indien u op 'Annuleren' klikt, worden uw wijzigingen niet verwerkt. 8.3 Opvangadressen Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Opvangadressen' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u de opvangadressen waarmee u in het Landelijk Register Kinderopvang en peuterzalen geregistreerd staat bij dit gastouderbureau. Let op: Controleer goed of dit uw juiste opvangadressen zijn. Deze gegevens zijn van belang bij de urenregistratie, de facturatie en de verplichte uitwisseling van deze gegevens met de Belastingdienst. De uren dienen namelijk op het juiste opvangadres geregistreerd en gefactureerd te worden in verband met de kinderopvangtoeslag. Neem contact op met uw gastouderbureau indien deze gegevens niet correct zijn. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 13
8.4 Huisgenoten Let op: Dit menu-item is alleen voor u beschikbaar, indien er huisgenoten voor u staan ingevuld. Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Huisgenoten' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u de personen die als uw huisgenoot zijn ingevuld. Alle volwassen personen die bij u in huis wonen, dienen in het bezit te zijn van een Verklaring Omtrent het Gedrag. 8.5 Thuissituatie Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Thuissituatie' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u vragen met betrekking tot de thuissituatie die u in kunt vullen als u op de Marktplaats van De Gastoudercentrale getoond wilt worden. Uw antwoorden helpen de ouders die op zoek zijn naar een gastouder, een geschikte gastouder te vinden. De antwoorden die u op deze vragen geeft, zijn voor iedereen zichtbaar zodra u op de Marktplaats staat. Let op: onder uw login kunt u zelf de aanvraag bij uw gastouderbureau doen om uw gegevens op de Marktplaats te plaatsen, zie paragraaf 8.1.2. 8.5.1 Vragen thuissituatie bewerken Klik op de juiste regel, indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn. Vul de juiste gegevens in of selecteer het juiste antwoord. Druk op de knop 'Wijzigingen opslaan' om de aanpassingen op te slaan. Indien u op 'Annuleren' klikt, worden uw wijzigingen niet verwerkt. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 14
8.6 Opleidingen Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Opleidingen' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u vragen met betrekking tot uw genoten opleidingen die u in kunt vullen als u op de Marktplaats van De Gastoudercentrale getoond wilt worden. Uw antwoorden helpen de ouders die op zoek zijn naar een gastouder, een geschikte gastouder te vinden. De antwoorden die u op deze vragen geeft, zijn voor iedereen zichtbaar zodra u op de Marktplaats staat. Let op: onder uw login kunt u zelf de aanvraag bij uw gastouderbureau doen om uw gegevens op de Marktplaats te plaatsen, zie paragraaf 8.1.2. 8.6.1 Vragen opleidingen bewerken Klik op de juiste regel, indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn. Vul de juiste gegevens in of selecteer het juiste antwoord. Druk op de knop 'Wijzigingen opslaan' om de aanpassingen op te slaan. Indien u op 'Annuleren' klikt, worden uw wijzigingen niet verwerkt. 8.7 Opvangervaring Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Opvangervaring' om onderstaand scherm te openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 15
In dit scherm ziet u vragen met betrekking tot uw opvangervaring die u in kunt vullen als u op de Marktplaats van De Gastoudercentrale getoond wilt worden. Uw antwoorden helpen de ouders die op zoek zijn naar een gastouder, een geschikte gastouder te vinden. De antwoorden die u op deze vragen geeft, zijn voor iedereen zichtbaar zodra u op de Marktplaats staat. Let op: onder uw login kunt u zelf de aanvraag bij uw gastouderbureau doen om uw gegevens op de Marktplaats te plaatsen, zie paragraaf 8.1.2. 8.7.1 Vragen opvangervaring bewerken Klik op de juiste regel, indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn. Vul de juiste gegevens in of selecteer het juiste antwoord. Druk op de knop 'Wijzigingen opslaan' om de aanpassingen op te slaan. Indien u op 'Annuleren' klikt, worden uw wijzigingen niet verwerkt. 8.8 Opvangvoorkeur Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Opvangvoorkeur' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u vragen met betrekking tot uw opvangvoorkeur die u in kunt vullen als u op de Marktplaats van De Gastoudercentrale getoond wilt worden. Uw antwoorden helpen de ouders die op zoek zijn naar een gastouder, een geschikte gastouder te vinden. De antwoorden die u op deze vragen geeft, zijn voor iedereen zichtbaar zodra u op de Marktplaats staat. Let op: onder uw login kunt u zelf de aanvraag bij uw gastouderbureau doen om uw gegevens op de Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 16
Marktplaats te plaatsen, zie paragraaf 8.1.2. 8.8.1 Vragen opvangvoorkeur bewerken Klik op de juiste regel, indien er gegevens ontbreken of onjuist zijn. Vul de juiste gegevens in of selecteer het juiste antwoord. Druk op de knop 'Wijzigingen opslaan' om de aanpassingen op te slaan. Indien u op 'Annuleren' klikt, worden uw wijzigingen niet verwerkt. 8.9 Documenten Let op: Dit menu-item is alleen voor u beschikbaar, indien er documenten aan u zijn gekoppeld. Klik in het menu bij 'Mijn gegevens' op 'Documenten' om onderstaand scherm te openen. Klik op een document om details van het document te bekijken. Klik eventueel op de beschrijving om de toegevoegde scan te bekijken. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 17
9 Organisatie Onder dit menu-item ziet u de gegevens van het gastouderbureau waarbij u bent aangesloten. Mocht dit onjuist zijn, neemt u contact met ons op telefoonnummer 0413-870063 of mailadres info@kiss4kids.nl. Klik in het menu op 'Organisatie' om onderstaand scherm te openen. Let op: bent u bij meerdere gastouderbureaus aangesloten, dan ziet u onder dit menu-item het gastouderbureau waarvan u momenteel het account aan het bekijken bent. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 18
10 Contracten Onder dit menu-item ziet u enkele basisgegevens van uw contract(en) of contractvoorstel(len) staan. 10.1 Lijst met contracten Klik in het menu op 'Contracten' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u een lijst van alle contracten en/of contractvoorstellen die het gastouderbureau voor u heeft ingevoerd. 10.2 Details contracten Klik in het menu bij 'Contracten' op het contractnummer of klik in de lijst met contracten op het contractnummer om onderstaand scherm te openen. Op deze tabbladen staan de gegevens van het betreffende contract. Op het tabblad 'Algemeen' ziet u enkele basisgegevens van het contract of contractvoorstel staan. Op de overige tabbladen ziet u enkele basisgegevens van de personen die onderdeel zijn van het contract of contractvoorstel. Op het tabblad 'Ouders' ziet u bijvoorbeeld de contactgegevens van de ouder(s)/verzorger(s) van uw oppaskinderen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 19
11 Gezinnen Onder dit menu-item kunt u de gegevens inzien van de gezinnen waarmee u een contract heeft. Tevens vindt u hier een lijst met de verjaardagen van uw oppaskinderen en hun ouders/verzorgers. 11.1 Lijst met gezinnen Klik in het menu op 'Gezinnen' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u enkele basisgegevens van de gezinnen van uw oppaskinderen. Door op de naam van het gezin te klikken, worden de details van het gezin geopend. 11.1.1 Details gezin Klik in de lijst met gezinnen op de naam van een gezin om onderstaand scherm te openen. Op de overige tabbladen vindt u de basisgegevens van de ouders, de kinderen en de contactpersonen van het gezin. 11.2 Ouders Klik in het menu bij 'Gezinnen' op 'Ouders' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u de contactgegevens van de ouder(s)/verzorger(s) van uw oppaskind(eren). 11.2.1 Details ouders Klik in de lijst met ouders op de naam van een ouder/verzorger om onderstaand scherm te openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 20
Op de overige tabbladen ziet u enkele basisgegevens van de personen die met deze ouder verbonden zijn. 11.3 Kinderen Klik in het menu bij 'Gezinnen' op 'Kinderen' om onderstaand scherm te openen. In dit scherm ziet u enkele basisgegevens van uw oppaskind(eren). 11.3.1 Details kinderen Klik in de lijst met kinderen op de naam van een kind om onderstaand scherm te openen. Op de overige tabbladen ziet u enkele basisgegevens van de personen die met het kind verbonden zijn. 11.4 Verjaardagen Klik in het menu bij 'Gezinnen' op 'Verjaardagen' om onderstaand scherm te openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 21
In dit scherm kunt u de verjaardagen van uw huidige oppaskinderen en de ouders/verzorgers bekijken. Automatisch worden in dit scherm de personen zichtbaar die de komende maand jarig zijn. De personen die worden weergegeven, hebben met u een contract én hebben van uw gastouderbureau de status 'Actief' gekregen. Zodra u op de naam van één van de personen klikt, gaat u naar de details van die persoon (zie paragrafen 11.2.1 en 11.3.1). Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 22
12 Registraties Onder dit menu-item kunt u uren en/of extra kosten registreren voor uw oppaskinderen en een overzicht zien van alle registraties. Klik in het menu op 'Registratie' om onderstaand scherm te openen. Let op: Extra kosten registreren is alleen mogelijk, indien uw gastouderbureau dit beschikbaar stelt. U ziet in dit scherm de afgelopen 12 maanden staan, dus 'apr' is in dit geval april 2014 en 'mar' maart 2015. Met de weergave kunt u ook 3, 6 of 12 maanden selecteren. Aan de icoontjes in dit scherm, kunt u zien wat de status van de registratie in de betreffende maand is: 1. Plusje: U heeft voor het kind in de betreffende maand nog geen registratie. 2. Een half ingekleurd bolletje: U heeft voor het kind in de betreffende maand nog een open registratie. U heeft bijvoorbeeld uren geregistreerd, maar nog niet ingediend. 3. Vinkje: U heeft voor het kind in de betreffende maand een registratie ingediend. 4. Driehoek met uitroepteken: U kunt voor dit kind op dit moment geen uren registreren. Neem contact op met het gastouderbureau als dit wel nodig is. 5. Leeg vakje: U heeft voor het kind in de betreffende maand geen contract, dus u kunt voor deze combinatie geen uren en/of extra kosten registreren. Klik op het betreffende icoontje om de registratie te openen. 12.1 Registratie toevoegen Klik in het scherm 'Registraties' (het scherm met de icoontjes) bij de juiste maand op het kind waarvoor u uren en/of extra kosten wenst te registreren op het icoontje met het 'plusje'. Heeft u één opvangadres, dan opent u rechtstreeks de registratie (ga naar paragraaf 12.2). Heeft u meerdere opvangadressen, dan maakt u eerst een keuze welke registratie u wenst te openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 23
Selecteer het opvangadres waar de opvang heeft plaatsgevonden. Klik op de knop 'Maandregistratie aanmaken'. Let op: Alleen voor kinderen met een ondertekend contract kunt u uren en/of extra kosten registreren. 12.2 Registreren Zodra u voor een kind, een maand en een opvangadres heeft gekozen, krijgt u onderstaand scherm in beeld. In dit scherm ziet u het overzicht van de registratie met daarin alle weekdagen van de gekozen periode. In dit scherm heeft u de volgende opties: Neem rooster over; gepland opvangrooster overnemen (12.2.1) meerdere dagen tegelijk dezelfde opvanguren registreren (12.2.2) per dag opvanguren registreren (12.2.3) opvanguren bewerken (12.2.4) meerdere dagen tegelijk dezelfde extra kosten registreren (12.2.5) per dag extra kosten registreren (12.2.6) extra kosten bewerken (12.2.7) meerdere dagen tegelijk registratie verwijderen (12.2.8) opvangadres bewerken (12.2.9) registratie indienen (12.2.10) registratie van een ander kind overnemen (12.2.11) maandregistratie verwijderen (12.2.12) Let op: Wanneer u uren en/of extra kosten wilt registreren maar nog niet wilt indienen, volgt u de stappen in paragrafen 12.2.1 t/m 12.2.9. Daarna mag u uitloggen. Alle geregistreerde uren en/of extra kosten blijven opgeslagen. De volgende keer dat u inlogt, kunt u via het eerste scherm in hoofdstuk 12 ('Registraties', het scherm met de icoontjes) terugkeren naar een reeds eerder gestarte registratie en deze verder afmaken. 12.2.1 Gepland opvangrooster overnemen Wanneer in het contract een weekrooster is ingevuld, worden deze geplande opvanguren in het Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 24
overzicht van de registratie weergegeven. Klik op de knop 'Neem rooster over' om alle geplande opvanguren te registreren. Let op: Alleen dagen waarop nog geen uren staan geregistreerd, worden overgenomen uit het geplande opvangrooster. In het overzicht van de registratie zijn nu de geplande opvanguren geregistreerd. 12.2.2 Meerdere dagen tegelijk dezelfde opvanguren registreren Selecteer alle dagen waarop dezelfde opvangtijden geregistreerd dienen te worden. Klik rechtsboven op de knop met het klokje bij 'Meerdere dagen:' om voor de geselecteerde dagen dezelfde opvangtijd in te voeren. Vul de juiste begin- en eindtijd in van de opvang op de betreffende datum. Klik op de groene 'plus'-knop om meerdere tijdsblokken voor dezelfde dagen te registreren. Klik op de knop 'Toevoegen' om de uren op te slaan. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin de opgegeven opvangtijden zijn opgeslagen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 25
12.2.3 Per dag opvanguren registreren Klik achteraan de regel op de knop met het klokje om voor de betreffende datum uren te registreren. Vul de juiste begin- en eindtijd in van de opvang op de betreffende datum. Klik op de groene 'plus'-knop om meerdere tijdsblokken voor dezelfde dag te registreren. Klik op de knop 'Toevoegen' om de uren op te slaan. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin de opgegeven opvangtijden zijn opgeslagen. 12.2.4 Opvanguren bewerken Klik op de 'Bewerken'-knop bij reeds ingevulde opvangtijden om de opvangtijden te bewerken of te verwijderen. Wijzig de begin- en/of eindtijd en klik op de knop 'Bewerken' om de tijdregistratie aan te passen. Klik op de knop 'Verwijderen' om de registratie te wissen. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin de geregistreerde opvanguren zijn aangepast. 12.2.5 Meerdere dagen tegelijk dezelfde extra kosten registreren Wanneer het gastouderbureau extra kostenposten, zoals luiers en maaltijden, heeft vastgesteld, kunt u deze kosten bij de ouders van de oppaskinderen in rekening brengen. Deze kosten kunnen alleen geregistreerd en gefactureerd worden wanneer uw gastouderbureau hiervoor heeft gekozen. Selecteer alle dagen waarop dezelfde extra kosten geregistreerd dienen te worden. Klik rechtsboven op de knop met het euro-teken bij 'Meerdere dagen:' om voor de geselecteerde dagen dezelfde extra kosten in te voeren. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 26
Selecteer de kostenpost die u wenst te registreren. Wijzig, indien mogelijk en nodig, de stukprijs. Vul het aantal in dat u per geselecteerde dag voor deze kostenpost wenst te registeren. Klik op de knop 'Toevoegen' om de extra kosten te registreren. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin de opgegeven extra kosten zijn opgeslagen. 12.2.6 Per dag extra kosten registreren Klik achteraan de regel op de knop met het euro-teken om voor de betreffende datum extra kosten te registreren. Selecteer de kostenpost die u wenst te registreren. Wijzig, indien mogelijk en nodig, de stukprijs. Vul het aantal in dat u voor deze kostenpost wenst te registeren. Klik op de knop 'Toevoegen' om de extra kosten te registreren. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin de opgegeven extra kosten zijn opgeslagen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 27
12.2.7 Extra kosten bewerken Klik op de 'Bewerken'-knop bij reeds ingevulde extra kosten om de kostenpost te bewerken of te verwijderen. Wijzig de extra kosten en klik op de knop 'Bewerken' om de kostenpost aan te passen. Klik op de knop 'Verwijderen' om de kostenpost te wissen en terug te keren naar het overzicht van de registratie waarin de extra kosten zijn aangepast. 12.2.8 Meerdere dagen tegelijk registratie verwijderen Selecteer alle dagen waarvan u de registraties wenst te verwijderen. Klik rechtsboven op de knop met de prullenbak bij 'Meerdere dagen:' om voor de geselecteerde dagen zowel de geregistreerde uren als de extra kosten te verwijderen. Druk op de knop 'Verwijderen' om te bevestigen dat u de genoemde registraties wilt wissen. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin de registraties zijn verwijderd. 12.2.9 Opvangadres bewerken Wanneer bij u meerdere opvangadressen staan ingevuld én niet voor alle adressen reeds een registratie voor de betreffende maand is aangemaakt, kunt u in het overzicht van de registratie het opvangadres van de maandregistratie wijzigen. Klik op de knop 'Bewerk adres'. Selecteer bij 'Nieuw adres' het opvangadres waar de opvang heeft plaatsgevonden. Klik op de knop 'Wijzig adres' om het opvangadres van de registratie te wijzigen. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin het opvangadres is aangepast. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 28
12.2.10 Registratie indienen Klik op de knop 'Indienen' zodra u klaar bent met het registeren van de uren en/of extra kosten. De geregistreerde uren/extra kosten worden dan ingediend bij het gastouderbureau. De ouder ontvangt per mail een overzicht van de registratie. Let op: Na het indienen van de registratie kunt u de uren en/of extra kosten voor dit kind niet meer aanpassen. U keert terug in het overzicht van de registratie, waarin u ziet dat de geregistreerde uren en/of extra kosten zijn ingediend en u geen aanpassingen meer kunt doen. 12.2.11 Registratie van een ander kind overnemen Wanneer een registratie voor één kind is gedaan, is het mogelijk om voor een ander kind binnen het gezin dezelfde registratie over te nemen. U herhaalt de stappen in de paragrafen 12.2.1 en 12.2.2. In het overzicht van de registratie bij het volgende kind is dan de knop 'Overnemen registratie.' zichtbaar. Klik op de knop 'Overnemen registratie (naam kind)' om de uren en de eventuele extra kosten van het eerder geregistreerde kind ook te registreren voor dit kind. Let op: Na het overnemen van de uren/extra kosten van een eerder geregistreerd kind moet u de registratie nog wel indienen. 12.2.12 Maandregistratie verwijderen Klik op de knop 'Verwijderen' om een open registratie van een kind volledig te verwijderen. Bevestig dat de registratie inclusief eventueel alle geregistreerde uren en/of extra kosten verwijderd mag worden. Die actie kan niet ongedaan worden gemaakt. 12.3 Overzicht Registraties Klik in het menu op 'Registraties' om terug te keren naar het eerste scherm van hoofdstuk 12 ('Registraties', het scherm met de icoontjes) en om een overzicht te zien van alle registraties. Zodra u voor een kind uren en/of extra kosten heeft ingediend, ziet u een vinkje bij de betreffende maand. Wanneer u enkel uren en/of extra kosten heeft geregistreerd maar nog niet heeft ingediend, ziet u een half ingekleurd bolletje. Klik op het 'half ingekleurde bolletje' om de registratie verder te bewerken of op het 'vinkje' om een ingediende registratie in te zien. Heeft u één opvangadres, dan opent u rechtstreeks de registratie (zie paragraaf 12.2). Heeft u meerdere opvangadressen, dan maakt u eerst een keuze welke registratie u wenst te openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 29
Klik op de 'Bewerken'-knop achteraan de regel om de registratie met het juiste opvangadres te openen (zie paragraaf 12.2). Klik op de knop 'Voeg gastouder registratie toe' om voor één van uw andere opvangadressen een registratie toe te voegen (zie paragraaf 12.1). 12.4 Lijst Klik in het menu bij 'Registratie' op 'Lijst' om onderstaand scherm te openen. Er wordt een overzicht geopend van reeds aangemaakte registraties. Door op de naam van het oppaskind te klikken, kan de registratie bewerkt worden wanneer deze nog niet is ingediend (zie paragraaf 12.2). Let op: Het is niet mogelijk om vanuit deze lijst een nieuwe registratie toe te voegen. Lees paragraaf 12.1 hoe dit wel mogelijk is. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 30
13 Facturen Onder dit menu-item kunt u een kopie van uw ontvangen facturen zien. Klik in het menu op 'Facturen' om onderstaand scherm te openen. In dit overzicht ziet u de basisgegevens van de uw facturen. 13.1 Kopiefactuur Klik achteraan de regel op de knop 'Downloaden' om een kopie van de betreffende factuur te bekijken of af te drukken. 13.2 Details factuur Klik op het factuurnummer om de details van de factuur in te zien. In dit scherm ziet u een samenvatting van de factuur. Door rechts op Download te klikken, kunt u de factuur openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 31
14 Betalingen Onder dit menu-item kunt u de status van de betalingen en uw jaaroverzicht inzien, uw kostenoverzicht bijhouden en het fiscale overzicht inzien. Klik in het menu op 'Betalingen' om onderstaand scherm te openen. Via de jaarselectie kunt u de overzichten van andere jaren bekijken. 14.1 Facturen en betalingen Op dit tabblad ziet u de facturen die het gastouderbureau voor u gemaakt heeft, gesplitst per gezin. Bovenin ziet u een samenvatting van alle ouders, welke bedragen er gefactureerd zijn en hoe de betaalstatus van deze gezinnen is. Bij 'Facturen boekjaar 2014' ziet u per gezin de details van alle facturen die de opvang van 2014 betreffen. Bij 'Betalingen kalenderjaar 2014' ziet u alle betalingen die Stichting Derdengelden Gastouderopvang aan u gedaan heeft in 2014. U ziet de mutaties zoals deze op de bankrekening van Stichting Derdengelden Gastouderopvang zichtbaar zijn. De betalingen en facturen worden dagelijks (op werkdagen) in de ochtend bijgewerkt. 14.2 Jaaroverzicht Op dit tabblad ziet u een overzicht van het betreffende jaar. Dit overzicht wordt bijgewerkt, zodra er een nieuwe factuur in het overzicht 'Facturen en betalingen' wordt toegevoegd. Dit overzicht kunt u na afloop van het jaar gebruiken voor het bekijken van uw inkomsten. Tevens ontvangt u per mail een jaaropgave. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 32
14.3 Kostenoverzicht Op dit tabblad kunt u uw gemaakte kosten voor uw werkzaamheden als gastouder bijhouden. Bij de belastingaangifte mag u deze kosten namelijk opvoeren als aftrekpost. Door deze aftrekpost kan het bedrag dat u aan belasting en premie moet betalen aanzienlijk verlaagd worden. De gemaakte kosten moeten echter wel aannemelijk zijn voor de Belastingdienst en desgevraagd door u kunnen worden onderbouwd. Het is daarom belangrijk zoveel mogelijk bewijsstukken zoals facturen en kassabonnen te bewaren. Mede gelet op bovenstaande zijn de kosten in de berekening waar mogelijk gebaseerd op Nibudtarieven. 14.4 Fiscaal overzicht Op dit tabblad kunt u doorklikken naar de fiscale rekenmodule. In deze module kunt u het te betalen belastingbedrag en premiebedragen berekenen op basis van de inkomsten- en onkostengegevens die in het systeem bekend zijn. De inkomsten uit gastouderopvang en de servicefee wordt ingevuld aan de hand van de ontvangen facturen en de geregistreerde onkosten aan de hand van het kostenoverzicht (zie paragraaf 14.3). Verder dient u uw overige inkomsten, zoals bruto loon, pensioen, AOW, zelf in te voeren. In dit overzicht kunt u berekenen wat het zou betekenen als u gebruik kunt maken van zelfstandigenaftrek, startersaftrek en MKB-winstvrijstelling. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet u aan verschillende voorwaarden voldoen. Doordat uw gastouderbureau samenwerkt met De Gastoudercentrale voldoet u reeds aan een belangrijk deel van de voorwaarden, bespreek dit eventueel verder met uw gastouderbureau. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 33
15 Informatie Onder dit menu-item kunt u de informatie terugvinden die door uw organisatie en Opvangapp beschikbaar zijn gesteld. Een voorbeeld hiervan is deze handleiding. Klik in het menu op 'Informatie' om onderstaand scherm te openen. Klik op de naam van het document om het betreffende document in een nieuw tabblad te openen. Handleiding Opvangapp Gastouder (versie 20160311) 34