Programma van Eisen. Overdracht cliëntgegevens AWBZ - Wmo. Datum: 23 juni 2014 Versie: 1.5 Auteur: Martijn Mallie / Jan Schovers

Programma van Eisen Overdracht cliëntgegevens AWBZ - Wmo Datum: 23 juni 2014 Versie: 1.5 Auteur: Martijn Mallie / Jan Schovers

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 2 Inhoudsopgave 1. Inleiding -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1.1. Gehanteerd definities en afkortingen --------------------------------------------------------- 3 1.2. Documenthistorie ---------------------------------------------------------------------------------- 4 1.3. Distributielijst ---------------------------------------------------------------------------------------- 5 1.4. Contactgegevens ---------------------------------------------------------------------------------- 5 2. Startarchitectuur --------------------------------------------------------------------------------------------- 6 2.1. Inleiding ---------------------------------------------------------------------------------------------- 6 2.2. Gewenste einddoel -------------------------------------------------------------------------------- 6 2.3. Uitgangspunten ------------------------------------------------------------------------------------ 6 2.4. Hoe ziet het proces eruit? ----------------------------------------------------------------------- 7 2.5. Partijen en verantwoordelijkheden------------------------------------------------------------- 8 2.6. Schematische weergave ------------------------------------------------------------------------- 9 3. Programma van Eisen ----------------------------------------------------------------------------------- 10 3.1. Inleiding -------------------------------------------------------------------------------------------- 10 3.2. Verzamelen cliëntgegevens (selectie, gegevens, kwaliteit) --------------------------- 10 3.3. Beschikbaar stellen aan gemeenten (formaat, beveiliging) --------------------------- 12 3.4. Rapportage ---------------------------------------------------------------------------------------- 13 3.5. Helpdesk ------------------------------------------------------------------------------------------- 14 3.6. Vernietiging ---------------------------------------------------------------------------------------- 14 4. Selectiecriteria --------------------------------------------------------------------------------------------- 15 4.1. Algemeen ------------------------------------------------------------------------------------------ 15 4.2. Selectiecriteria voor het CIZ ------------------------------------------------------------------- 15 4.3. Selectiecriteria voor -------------------------------------------------------------------- 16 4.4. Zorg waarvan gegevensoverdracht niet mogelijk is ------------------------------------- 16 5. Gegevensset ------------------------------------------------------------------------------------------------ 18 5.1. Bestandsbeschrijving --------------------------------------------------------------------------- 18 5.2. Centrumgemeenten ----------------------------------------------------------------------------- 20 5.3. Bestandsbenaming ------------------------------------------------------------------------------ 20 5.4. Toelichtende beschrijving ---------------------------------------------------------------------- 21 6. Openstaande punten ------------------------------------------------------------------------------------- 22

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 3 1. Inleiding Dit document beschrijft het programma van eisen voor de (onderdelen van de) technische oplossing ten behoeve van de overdracht van cliëntgegevens van de AWBZ naar de Wmo. Oftewel de gegevensoverdracht van CIZ en zorgkantoren naar de gemeenten in het kader van de overheveling van zorg vanuit de AWBZ naar de Wmo. In hoofdstuk 2 wordt de startarchitectuur beschreven met als belangrijkste onderdelen: Hoe ziet het proces eruit en welke rol vervullen de partijen? Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 het Programma van Eisen voor CIZ, en CAK behandeld. In hoofdstuk 4 staan de selectiecriteria benoemd en hoofdstuk 5 beschrijft de gegevensset. Tenslotte zijn in hoofdstuk 6 de openstaande punten opgenomen. Dit document is tot stand gekomen op basis van de input van ZN (en zorgkantoren), CIZ, en CAK. De uitwerking van de procesgang en gegevensset is met gemeenten geverifieerd. NOOT: De projectgroep GO heeft het Programma van Eisen voor de overdracht van cliëntgegevens AWBZ Wmo vastgesteld. Onder voorbehoud van de definitieve vaststelling van deze documenten door de directies en/of bestuurders van de betrokken organisaties van de leden van de projectgroep vindt alvast publicatie plaats. 1.1. Gehanteerd definities en afkortingen AWBZ BSN CAK CIZ-indicatie Cliënt ERAI Functie GBA Indicatiebesluit Peildatum PGB Vecozo Wmo ZIN Zvw ZZP Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Burgerservicenummer Centraal Administratie Kantoor Zie Indicatiebesluit Verzekerde als bedoeld in artikel 5 en artikel 5b van de AWBZ die op grond van een CIZ-indicatie zijn aanspraak op AWBZ-zorg realiseert. Experiment regelarme instellingen. Experimenteren met minder regels (bijv. zorg leveren zonder indicatie) De soort zorg waarop de cliënt op grond van het indicatiebesluit aanspraak kan maken Gemeentelijke basisregistratie personen Een door het CIZ afgegeven besluit waarin staat op welke AWBZ-zorg de cliënt aanspraak kan maken Datum waarom de selectie plaatsvindt Persoonsgebonden budget Het beveiligde communicatiepunt voor ketenpartners in de zorg Het landelijk informatiecentrum van de zorgverzekeraars Wet Maatschappelijke Ondersteuning Zorg in natura Zorgverzekeringswet Zorgzwaartepakket

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 4 1.2. Documenthistorie Versie Datum Auteur Aanpassingen 0.5 16-12-2013 Martijn Mallie Eerste concept 0.6 18-12-2013 Jan Schovers Bijlage 1 en 2 toegevoegd (vanaf versie is dit hoofdstuk 5 en 6. 0.7 19-12-2013 Martijn Mallie n.a.v. projectoverleg 0.8 31-12-2013 Jan Schovers n.a.v. overleggen met zorgkantoren 0.9 13-01-2014 Jan Schovers Commentaar verwerkt van ZN,, CIZ, VWS en DFZ. 0.92 28-01-2014 Jan Schovers Commentaar verwerkt van CZ, Achmea, VGZ en CIZ 0.93 28-01-2014 Martijn Mallie Kleine aanpassingen 0.94 06-02-2014 Jan Schovers n.a.v. issueoverleg en commentaar van De Friesland, Menzis, VGZ en CZ 1.0 12-03-2014 Jan Schovers en Martijn Mallie 1.1 14-04-2014 Jan Schovers en Martijn Mallie N.a.v. bespreking met zorgkantoren en projectteam overleg Aangepast n.a.v. nieuwe informatie, afspraken en RfC s 1.2 23-04-2014 Martijn Mallie Aangepast n.a.v. opmerkingen op versie 1.1 1.3 24-04-2014 Martijn Mallie Aangepast n.a.v. projectoverleg op 24-4-2014 1.4 19-05-2014 Bob Ranzijn In 5.1.1 M/C van veld Indicatie vervoer gecorrigeerd van M naar C. In 5.1.1 in Nr. 18 de verwijzing naar rubriek 0810 gewijzigd naar rubriek 0809. In 5.1.3 M/C van veld Functiecode gecorrigeerd van M naar C. 1.5 23-06-2014 Martijn Mallie In 5.1.2. extra rubriek toegevoegd: debet/credit. Overige rubrieken zijn opgeschoven.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 5 1.3. Distributielijst Versie Datum Aan Doel 0.6 18-12-2013 Projectteam GO (Jan Schovers, Marijke Ploegman, Minke Smit, Annemieke de Rooij. Liesbeth den Hartigh) Review 0.7 19-12-2013 Jan Schovers T.b.v. aanvullingen 0.8 2-01-2014 Projectteam GO Impactanalyse maken 0.8 6-01-2014 ZN Deelproject WLZ (Johan Boonstra) en contactpersonen zorgkantoren decentralisatie begeleiding Afstemming 0.93 29-01-2014 Projectoverleg GO Vaststelling t.b.v. impactanalyses CIZ en 1.0 12-03-2014 ZN-BCVU Projectoverleg GO Ter vaststelling 1.1 16-04-2014 Projectteam GO Afstemming 1.2 23-04-2014 Projectteam GO Afstemming 1.3 24-04-2014 Projectteam GO Finale review 1.4 19-05-2014 Projectteam GO Review (2) aanpassingen 1.5 23-06-2014 Projectteam GO Review aanpassingen 1.4. Contactgegevens Voor vragen en/of opmerkingen over dit document kunt u contact opnemen met: Martijn Mallie 06 133 109 65 Martijn.Mallie@arteriaconsulting.nl Jan Schovers 06 215 727 94 j.schovers@zn.nl

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 6 2. Startarchitectuur 2.1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft het gewenste einddoel, de uitgangspunten en de beoogde wijze waarop het proces vormgegeven zou moeten gaan worden. 2.2. Gewenste einddoel De individuele gemeenten zijn vanaf 1 juli 2014 in staat om over de gegevens van de AWBZ cliënten, die overgaan naar de Wmo, te beschikken zodanig dat (bron: Projectplan GO): Alle betreffende AWBZ-cliënten aan de juiste gemeente zijn toegewezen. De gemeente over de gedefinieerde set van cliëntgegevens kan beschikken. De gemeente de set van gegevens kan interpreteren. De gemeenten in geval van technische en vragen over de toelichting ondersteuning kunnen krijgen. De privacy van de cliëntgegevens conform de kaders van de wetgeving is gewaarborgd. De beveiliging van de cliëntgegevens vanuit de centrale voorziening op adequate wijze is geregeld. De gegevensoverdracht voor cliënten soepel is verlopen. 2.3. Uitgangspunten De belangrijkste uitgangspunten betreffen: De toestemming tot gegevensoverdracht is wettelijk verankerd. Hiervoor is het niet nodig vooraf toestemming van de cliënt te verkrijgen. De cliënt wordt via VWS wel geïnformeerd over de gegevensoverdracht. Selectie van de gegevens voor de overdracht is niet mogelijk vanuit alleen de prestatiecode. De selectie moet vanuit de aanspraak (indicatie) plaatsvinden. Alleen cliënten met een door het CIZ afgegeven indicatiebesluit met een aanspraak op een AWBZ-functie voor zorg die per 1 januari 2015 wordt overgeheveld van de AWBZ naar de WMO, worden in de gegevensoverdracht betrokken. Indicaties afgegeven door andere partijen zoals BJZ blijft buiten beschouwing in deze overdracht De cliënt moet zelf zorgdragen voor overdracht van gegevens naar de gemeenten indien de cliënt met een lichte ZZP indicatie op basis van de overgangsregeling na 1 januari 2015 kiest voor extramurale zorg. In de gegevensoverdracht moeten minimaal de volgende gegevens zijn opgenomen: Cliënt identificerende gegevens; Gegevens over de geïndiceerde aanspraak; Gegevens over de geleverde zorg; Gegevens van de zorgaanbieder. De overdracht van gegevens over de geleverde zorg heeft betrekking op: Zorg in natura (ZIN) en Persoonsgebonden budget (PGB). Declaratiegegevens over zorg die in het buitenland wordt genoten, worden niet landelijk vastgelegd en kunnen daarom niet worden overgedragen. In de cliëntgegevens worden alleen die gegevens opgenomen, waarvoor de gemeenten vanaf 1 januari 2015 vanuit de Wmo een maatwerkvoorziening moeten aanbieden. Indien een cliënt dus AWBZ zorg ontvangt waarvan een deel naar de Wmo en een ander deel naar

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 7 Zvw overgaat, dan ontvangt de gemeente alleen de indicatie- en declaratiegegevens van de Wmo zorg en niet van de Zvw zorg. De gemeente is verantwoordelijk voor: het verifiëren van de contactgegevens van de cliënt, voorafgaand aan het opnemen van contact met betreffende cliënt; het tijdig aanleveren van gegevens t.b.v. autorisatie (mede afhankelijk van gekozen beveiligingsoplossing). Vanuit dit project wordt er geen functionaliteit aan de gemeenten beschikbaar gesteld voor het inlezen/inzien van de ter beschikbaar gestelde bestanden. Voor gemeenten uit regionale samenwerkingen wordt geen specifieke functionaliteit beschikbaar gesteld om voor meerdere gemeenten tegelijkertijd informatie op te halen. De wijze waarop de overdracht naar de Wmo in de eigen systemen van de zorgkantoren en de ketenpartners verwerkt worden valt buiten dit project. Hierover zullen onder regie van ZN en CVZ landelijke, uniforme ketenafspraken gemaakt worden. Op deze wijze wordt de kwaliteit gewaarborgd van de AZR gegevens bij zorgkantoor en zorgaanbieders. Vanuit dit project ontvangen de zorgkantoren wel bestanden met gegevens van hun cliënten die naar de Wmo overgedragen worden. Alle aanvragen zorg met een ingangsdatum in 2014, worden door het CIZ behandeld en genomen besluiten worden doorgestuurd naar de zorgkantoren. Ook al worden de aanvragen in 2015 ingediend. Nadat vanuit dit project de laatste gegevensoverdracht heeft plaatsgevonden, zullen de zorgkantoren bij nog ontvangen geïndiceerde zorg over 2014 zelf een overdracht naar de gemeenten moeten doen indien de zorg doorloopt in 2015. 2.4. Hoe ziet het proces eruit? 2.4.1. Proces CIZ Het CIZ is verantwoordelijk voor de selectie van cliënten. Op basis van de afgegeven indicatiebesluiten kan het CIZ de betreffende cliënten selecteren. Vooraf voert het CIZ eerste een GBA check uit en past hierop zijn gegevens aan. Aangezien indicatiebesluiten meerdere jaren geldig zijn, zijn de adresgegevens van de cliënten niet altijd meer actueel. Om twee redenen is het valideren van de cliëntgegevens aan het GBA noodzakelijk, namelijk: Voor de allocatie van cliënten aan de juiste gemeente; Ter voorkoming van de overdracht van gegevens van overleden cliënten. Op basis van de selectie van de cliënten wordt een bestand samengesteld met een selectie van de gegevens van de betreffende cliënt. Dit bestand wordt aangeboden aan. CIZ Selecteren cliënten Actualiseren adresgegevens cliënten Selecteren indicatiegegevens Aanbieden CIZ-bestand

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 8 2.4.2. Proces Aanlevering voor gemeenten is verantwoordelijk voor de selectie van de declaratie en PGB gegevens van de cliënten. Op basis van het bestand met indicatiegegevens van het CIZ kan de declaratie en PGB gegevens aanvullen. Tevens kan op basis van de via het CIZ verkregen gegevens van de cliënt een gegevensbestand per gemeente aanmaken. Deze bestanden wordt aan het CAK aangeboden. Selecteren declaratiegegevens Aanvullen CIZ-bestand Alloceren cliënten per gemeente Aanbieden -bestand Aanlevering voor zorgkantoren is verantwoordelijk voor het aanleveren aan de zorgkantoren van bestanden met overgedragen cliëntgegevens per zorgkantoor. De identificerende gegevens, indicatiegegevens, declaratiegegevens en PGB gegevens worden op basis van de zorgkantoorcode in bestanden beschikbaar gesteld aan de zorgkantoren. 2.4.3. Proces CAK Het CAK is verantwoordelijk voor de uitlevering van het bestand aan de betreffende gemeente via het beveiligde portaal van het CAK. Het CAK heeft geen inhoudelijke verantwoordelijkheid in de uitlevering. Dit betekent dat er geen inhoudelijke controles meer door het CAK plaatsvinden. CAK Inlezen -bestand Klaarzetten bestand per gemeente Uitleveren bestand 2.5. Partijen en verantwoordelijkheden Partij Verantwoordelijkheid CIZ Selecteren cliënten op basis van indicatiebesluit. Schonen en actualiseren adresgegevens van de cliënten op basis van GBA check. Selecteren gegevens van indicatiebesluit. Tweedelijns helpdesk voor vragen over indicatiebestanden. Selecteren declaratie en PGB gegevens van cliënten. Alloceren cliënten aan juiste gemeenten (op basis van CIZ gegevens). Uitgebreide bestandsbeschrijving en toelichting maken voor gemeenten in overleg met CIZ en Zorgkantoren. Uitvoeren kwaliteitstoets op de gegevens (input). Rapporteren over tijdigheid aanlevering QA en PGB gegevens door zorgkantoren. Beschikbaar stellen overgedragen gegevens per zorgkantoor. Zorgkantoren Tijdige en maandelijkse aanlevering declaratiegegevens ZIN aan. Tijdige en maandelijks aanlevering PGB gegevens aan.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 9 Beoordelen uitval n.a.v. kwaliteitscontrole en beantwoording vragen. Tweedelijns helpdesk voor vragen over declaraties en PGB. Communicatie met de gemeenten indien na de laatste gegevensoverdracht nog met terugwerkende kracht over te hevelen aanspraken worden toegekend. Verantwoordelijk voor de juiste vulling van de PGB bestanden (inclusief toegekend budget per functie). CAK Verantwoordelijk voor communicatie naar cliënten (buiten scope project). Informatiepunt voor cliënten (buiten scope project). Inrichting eerstelijnshelpdesk. Uitleveren van bestanden aan gemeenten via beveiligd portaal. Rapporteren over uitlevering aan gemeenten. Printen en versturen informatiebrief van VWS aan cliënten over de overdracht van de gegevens aan de gemeenten. (buiten scope project). VWS Overall verantwoordelijk voor communicatie. Vaststellen van de uiteindelijke selectiecriteria (hoofdstuk 4). Communicatie met zorgaanbieders over hun rol in de gegevensoverdracht Wmo. Vaststellen informatiebrief over overdracht voor cliënten. Gemeente Uitvoeren GBA-controle voor wettelijke vertegenwoordiging. Uitvoeren GBA-controle voor actuele status (overleden). Accepteren overgedragen cliënten. Indien nodig dragen zij zelf zorg voor het op papier her-routeren van de gegevens naar een andere gemeente (bijv. bij verhuizing). Beveiliging van de via het CAK portaal beschikbaar gestelde gegevensbestanden. Zorgaanbieders Gegevensoverdracht aan gemeenten in die gevallen dat zij naar de Wmo over te hevelen zorg verlenen, waarvoor het CIZ geen indicatiebesluit heeft afgegeven. 2.6. Schematische weergave Schematisch ziet de procesgang er als volgt uit:

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 10 3. Programma van Eisen 3.1. Inleiding Het programma van eisen wordt opgebouwd uit de volgende onderdelen: Verzamelen cliëntgegevens (selectie, gegevens, kwaliteit); Beschikbaar stellen aan gemeenten; Rapportage; Helpdesk; Vernietiging. 3.2. Verzamelen cliëntgegevens (selectie, gegevens, kwaliteit) Eis Omschrijving Voor: I.1 Identificatie Een cliënt wordt geïdentificeerd met het BSN. CIZ, Zonder BSN vindt geen overdracht plaats. S.1 Selectie Als een cliënt WEL een indicatiebesluit met een geldige CIZ aanspraak van het CIZ heeft, wordt de cliënt geselecteerd op basis van de volgende selectiecriteria: Alle geldige aanspraken conform de uitgangspunten, per peildatum (= datum selectie) 1 ; Grondslag bij de betreffende aanspraak In paragraaf 4.2 is de nadere uitwerking van de selectiecriteria opgenomen. S.2 Selectie Als een cliënt GEEN indicatiebesluit heeft, maar voor deze klant wel zorg gedeclareerd wordt, dan wordt voor deze cliënt geen gegevens overgedragen. Nader uitgewerkt in paragraaf 4.3 en 4.4. S.3 Selectie Voor cliënten met een beschermde status bij CIZ CIZ worden geen gegevens overgedragen.. S6 Selectie Cliënten die zorg ontvangen via Centrumgemeenten voor maatschappelijke opvang en verslavingsbeleid, CIZ, en CAK worden apart geselecteerd en via apart bestand overgedragen aan en CAK (N.B. deze eis was onderdeel van S.3). S.4 Selectie Peildatum is de datum die geldt als uitgangspunt voor CIZ de selectie van cliënten (gelijk aan de vastgestelde selectiedatum - zie eis G9), waarbij tevens geldt dat de cliënt 18 jaar of ouder moet zijn op 1 januari 2015. S.5 Selectie Lopende aanvragen worden niet meegenomen in de selectie. CIZ G.1 Gegevens De gegevensset cliëntgegevens bestaat uit drie bestanden: Identificerende en aanspraakgegevens; Declaratiegegevens; PGB gegevens. CIZ,, CAK 1 Binnen een indicatiebesluit kan een functie meerdere keren voorkomen met een verschillende omvang, deze kunnen niet gelijktijdig actief zijn.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 11 G.2 Gegevens Een voor de selectie in aanmerking komende cliënt moet worden gecontroleerd op het attribuut Datum overlijden in het GBA. Indien dit attribuut een waarde bevat die wijst op overlijden, dan dienen geen gegevens voor deze cliënt te worden overgedragen. G.3 Gegevens Het bestand met identificerende en indicatiegegevens moet een actuele gemeente van inschrijving bevatten, de gemeentecode. De actuele gemeentecode moet zijn verkregen door een validatie van alle over te dragen cliënten met GBA. G.4 Gegevens Alle bestanden met cliëntgegevens moeten per individuele gemeente op basis van de door het CIZ in het bestand vermelde actuele gemeente code (gemeente van inschrijving) worden samengesteld. G.5 Gegevens In de gegevensset van drie bestanden zit van een cliënt altijd één of meerdere records met identificerende en aanspraakgegevens en 0 of meer records met declaratiegegevens en/of PGB gegevens. G.6 Gegevens De gegevens van een cliënt kunnen uit hoofde van een indicatiebesluit meerdere aanspraken bevatten. Voor een cliënt kunnen er dus meerdere identificerende en aanspraak records voorkomen. G.7 Gegevens Declaratieregels worden geselecteerd vanaf 01-01- 2014 en kunnen dus meerdere malen voorkomen en afkomstig zijn van meerdere zorgkantoren. G.8 Gegevens In de drie bestanden met de over te dragen gegevens zijn het BSN en de functie of ZZP (bij beschermd wonen) de gemeenschappelijke velden. G.9 Gegevens De bestanden met de cliëntgegevens worden vier keer beschikbaar gesteld in de periode 1 juli 2014 1 maart 2015. De selectiedata worden nader bepaald. G.10 Gegevens Voor de selectie van de declaratie en PGB gegevens wordt gebruik gemaakt van de met peildatum van het opstarten selectieproces van cliënten bij het CIZ. G.11 Gegevens Het proces van selecteren cliënten (start CIZ) tot het beschikbaar stellen van het bestand met cliëntgegevens aan de gemeenten (via portaal CAK) kent een maximale totale doorlooptijd van 10 werkdagen. G.12 Gegevens Zorgkantoren moeten waarborgen dat zij de door hen verwerkte declaratiegegevens ZIN en PGB tijdig bij aanleveren. Met tijdig wordt hier bedoeld binnen 30 dagen na verwerking van de gegevens door de zorgkantoren. G.13 Gegevens Indien in de testfase problemen met de kwaliteit van het bestand met cliëntgegevens duidelijk worden, dient dit bij de bron van de gegevens te worden opgelost. (Zorgkantoren voor declaratie dienen te voldoen aan de Vecozo controles en PGB gegevens aan de notitie hierover en het CIZ voor de identificerende en indicatie gegevens aan de AZR specificaties), tenzij gegronde redenen voor een andere aanpak kunnen CIZ CIZ CIZ en CIZ en CIZ, en CAK CIZ, en CAK Zorgkantoren Zorgkantoren en CIZ

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 12 worden aangetoond. Hiervoor is de RFC procedure van toepassing. G.14 Gegevens De declaratiegegevens dienen betrekking te hebben op de periode 1-1-2014 tot peildatum. G.15 Gegevens Notatie datumvelden altijd eejjmmdd CIZ en 3.3. Beschikbaar stellen aan gemeenten (formaat, beveiliging) Eis Omschrijving Voor U.1 Uitlevering De bestandsuitwisseling geschiedt op basis van.csv formaat met als scheidingsteken de pipeline ( ). Bij de bestandsuitwisseling tussen CIZ en wordt het bestand met identificerende gegevens en indicatiegegevens nog uitgebreid met een voorloop- en sluitrecord; over dit laatste maken de betreffende partijen zelf inhoudelijke afspraken. CIZ, en CAK U.2 Uitlevering De cliëntgegevens worden als drie afzonderlijke bestanden uitgeleverd. Bestand met identificerende en indicatiegegevens; Bestand met declaratiegegevens (ZIN); Bestand met PGB gegevens. De gemeente moet zelf de drie verschillende bestanden die ze ontvangen op cliëntniveau koppelen. U.3 Uitlevering Het bestand met cliëntgegevens voor beschermd wonen/ribw (ZZP GGZ-C) dient afzonderlijk te worden uitgeleverd. Deze bestanden moet de gemeenten overdragen aan de centrumgemeenten U.4 Uitlevering Er wordt geen bestand per individuele cliënt uitgeleverd. Een individuele cliënt kan één of meerdere malen voorkomen in één, twee of alle drie bestanden met cliëntgegevens. U.5 Uitlevering De bestanden met cliëntgegevens worden iedere uitlevering in z n geheel uitgeleverd. Er worden geen mutatiebestanden uitgeleverd. U.6 Uitlevering De bestanden met cliëntgegevens worden iedere uitlevering in z n geheel uitgeleverd. Bij het beschikbaar stellen van een nieuw bestand wordt het voorgaande bestand niet vervangen. U.7 Uitlevering De bestanden met cliëntgegevens hebben per uitlevering een specifieke naam (uitlevering 1, 2, 3 of 4). Dit is uitgewerkt in paragraaf 5.3. U.8 Uitlevering Voor iedere gebruikte code in het bestand met cliëntgegevens dient tevens een codetabel te worden uitgeleverd met een beschrijving van de codes en waar eventuele codelijsten gevonden kunnen worden. U.9 Uitlevering Een gemeente heeft slechts toegang tot het bestand met cliëntgegevens van de cliënten ingeschreven bij deze gemeente. en CAK CIZ, en CAK CIZ en CIZ en CAK CIZ en CIZ en CAK

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 13 U.10 Uitlevering Het bestand met cliëntgegevens dient vanaf 1 juli 2014 binnen 10 werkdagen na publicatie van de Wmo in de Staatscourant voor uitlevering beschikbaar zijn. 2 U.11 Uitlevering De aan de gemeenten overgedragen cliëntgegevens zijn voor de zorgkantoren via het portaal beschikbaar per zorgkantoor. Dit is het zorgkantoor zoals dat in de declaratiegegevens staat. Als er geen declaratie is dan het zorgkantoor zoals dat staat in de identificerende en indicatiegegevens. Deze gegevens worden eveneens binnen 2 weken na ter beschikking stelling aan gemeenten ook aan de zorgkantoren ter beschikking gesteld. U.12 Uitlevering Er wordt aan de gemeenten een beschrijving ter beschikking gesteld, waarin naast de gegevens uit U.8, ook beschreven staat welke zorg wel en niet is overgeheveld en het gevolg van keuzes. Zie paragraaf 5.4 voor de onderwerpen. U.13 Uitlevering Er is een check op volledigheid van ophalen alle bestanden door de gemeenten. U.14 Uitlevering Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor opslag en gebruik van hun eigen gedownloade bestanden, om zo analyses te kunnen maken. B.1 Beveiliging De uitlevering van het bestand met cliëntgegevens dient plaats te vinden middels een beveiligde portaalomgeving. B.2 Beveiliging De beveiligde portaalomgeving moet bestaan uit een username/password beveiliging en additionele beveiligingsmaatregelen. Voor de additionele beveiligingsmaatregelen kunnen verschillende invullingen worden voorgesteld. B.3 Beveiliging De uitleverende partij dient een certificering te kunnen overleggen van het beveiligingsniveau van de beveiligde portaalomgeving. CIZ, en CAK CAK Gemeenten CIZ, en CAK CAK CAK 3.4. Rapportage Eis Omschrijving Voor R.1 Rapportage Per overdrachtsmoment (dus van CIZ naar en van naar CAK) dient een rapportage voor de CIZ en ontvangende partij te worden opgesteld omwille van het waarborgen van de volledigheid. Deze rapportages dienen minimaal te bevatten: Aantal unieke cliënten per bestand; Aantal records per bestand; Aantal bestanden. R.2 Rapportage Bij uitlevering van de gegevens dient tevens een overzicht bij te leveren met de laatste 2 Publicatie van de WMO staat gepland voor 1 juli 2014. Hierin staat de wettelijke verankering van de gegevensoverdracht door de zorgkantoren en het CIZ. Er moeten maatregelen genomen worden om het testen van de gegevensuitwisseling voor deze publicatiedatum mogelijk te maken.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 14 import/aanleverdatum vanuit de individuele zorgkantoren voor ZIN en PGB. R.3 Rapportage Over de uitlevering van de bestanden met cliëntgegevens aan gemeenten dient het CAK een rapportage te maken met minimaal: Het aantal unieke cliënten in de uitgeleverde bestanden (te halen uit rapportages van CIZ en ); Het aantal records in de uitgeleverde bestanden (te halen uit rapportages van CIZ en ); Het aantal uitgeleverde bestanden; Het aantal niet uitgeleverde bestanden (Met reden van niet uitleveren); Het aantal gemeenten dat een bestand heeft opgevraagd. R.4 Rapportage De rapportage R.2 en R.3 worden direct ter beschikking gesteld aan de projectleider van dit project. Wordt verder uitgewerkt in draaiboek. CAK 3.5. Helpdesk Eis Omschrijving Voor: H.1 Helpdesk Er dient een eerstelijns helpdeskfunctie te zijn waar CAK gemeenten terecht kunnen met vragen over de voorziening waar de gegevens kunnen worden gedownload. H.2 Helpdesk De helpdeskfunctie is op kantooruren tussen 8:30u en CAK 17:00 telefonisch bereikbaar en via mail. H.3 Helpdesk De medewerkers moeten telefonisch in staat zijn de CAK medewerker met het gebruik van de applicatie te ondersteunen. Inhoudelijke vragen over de gegevens kunnen via een tweedelijnshelpdeskfunctie worden afgehandeld. H.4 Helpdesk De eerstelijnshelpdesk dient een ticketing systeem te CAK hebben, waarin de calls worden bijgehouden. Ook moet zichtbaar zijn hoeveel gesprekken er aan de tweedelijns helpdesk worden doorgegeven. H.5 Helpdesk De tweedelijnshelpdesk hoeft niet ad hoc beschikbaar te zijn, maar moet in ieder geval uiterlijk de volgende werkdag contact opnemen met de indiener. CIZ en zorgkantoren? H.6 Helpdesk De helpdeskfunctie mag worden uitbesteed CAK 3.6. Vernietiging Eis Omschrijving Voor V.1 Vernietiging De bestanden met cliëntgegevens die uit hoofde van dit project worden samengesteld, dienen op verzoek bij de organisaties te worden vernietigd na afloop van het project. Dit zal nog nader worden uitgewerkt. Voor de bronbestanden op basis waarvan deze bestanden voor gegevensoverdracht zijn samengesteld gelden de wettelijke bewaartermijnen. CIZ, en CAK

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 15 4. Selectiecriteria 4.1. Algemeen Op 14 januari 2014 is het voorstel van wet en regels inzake Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 naar de Tweede Kamer gestuurd. Hierin is geregeld dat de gemeenten vanaf 1 januari 2015 op grond van de nieuwe Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) verantwoordelijk zijn voor het verlenen van ondersteuning bij cliënten met een AWBZ aanspraak voor extramurale begeleiding (incl. vervoer) en een klein deel van de persoonlijke verzorging aan huis (alleen indien er geen sprake is van somatische aandoening of primaire medische problematiek), kortdurend verblijf en beschermd wonen/ribw. De aanspraken in de AWBZ vervallen op 1 januari 2015. Tegelijk worden gemeenten via de Wmo verantwoordelijk voor (continuering van) hulp en ondersteuning aan hun burgers. De cliënten die dit betreffen worden geselecteerd op basis van de in de volgende paragraaf opgesomde selectiecriteria. Deze selectiecriteria worden in twee aparte notities nader uitgewerkt door CIZ en. Deze notities maken na accordering door het projectteam GO onderdeel uit van dit programma van eisen. 4.2. Selectiecriteria voor het CIZ Het CIZ voert op basis van onderstaande criteria een selectie uit op basis van de indicatiebesluiten die op 1 januari 2015 nog een of meer geldende aanspraken bevatten. 4.2.1. Nadere uitwerking Eis S.1. Van selectie worden uitgesloten: Kinderen die op 1 januari 2015 nog geen 18 jaar zijn; Cliënten met een aanspraak op verblijf conform artikel 9 van het besluit zorgaanspraken AWBZ. Dit omvat: verblijf in een instelling met samenhangende zorg waarbij de verzekerde meer dan drie etmalen per week daarop is aangewezen; de echtgenoot van een persoon met een somatische of psychogeriatrische aandoening of beperking die op grond van een indicatiebesluit als bedoeld in het Zorgindicatiebesluit in een instelling verblijft. Cliënten met extramurale palliatieve zorg. Zij gaan over naar de Zvw 3 Cliënten die alleen AWBZ-vervangende mantelzorg ontvangen. Zij ontvangen geen professionele zorg, maar ontvangen op basis van hun indicatie wel een mantelzorgcompliment. Aanvragen waarvoor (nog) geen indicatiebesluit is afgegeven, bijv. openstaande aanvragen. Selectie van de over te dragen cliënten: Begeleiding Cliënten met een indicatie voor de functies begeleiding (functiecode 81 en 82) Persoonlijke verzorging Cliënten met de functie persoonlijke verzorging (functie code 31) en; naast de functie PV geen geïndiceerde functie VP hebben, maar wel; een grondslag psychiatrische aandoening, psychische stoornis (grondslag 4 3) hebben of; 3 In de bestanden bij CIZ is dit zichtbaar gemaakt door een vinkje bij het gegevenselement PTZ 4 De dominante grondslag is leidend. We negeren de secondaire grondslag.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 16 een verstandelijke handicapt (grondslag 5) hebben of; een zintuiglijke handicap (grondslag 6) hebben. Beschermd wonen RIBW Cliënten met een indicatie voor ZZP GGZ-C 5 Kortdurende verblijf Cliënten met een functie kortdurende verblijf (71). 6 Vervoer Bij cliënten die hiervoor geselecteerd zijn met een indicatie voor de functies begeleiding wordt vermeld of de cliënt geïndiceerd is voor vervoer. De gegevens van de selecteerde cliënten worden conform de in hoofdstuk 5 gedefinieerde gegevensset verzameld. 4.3. Selectiecriteria voor levert bij elke BSN die ze ontvangt van het CIZ alleen de declaratiegegevens vanaf 1-1- 2014, die samenhangen met de door het CIZ geselecteerde functies voor die cliënt. Declaratie en PGB gegevens van cliënten die in haar database heeft, maar waarvan geen cliënt gegevens van het CIZ heeft ontvangen, worden niet geselecteerd voor overdracht. 4.4. Zorg waarvan gegevensoverdracht niet mogelijk is Voor de hieronder vermelde onderwerpen moet de gegevensoverdracht op een andere wijze plaatsvinden dan in dit programma van eisen vermeld is. In deze gevallen zijn bij het CIZ en niet de juiste gegevens aanwezig om de selectie te kunnen toepassen. Experimenten regelarme instellingen (ERAI) met zogenaamde pakketindicaties en standaard indicaties. Experimenten regelarme instellingen richten zich onder andere op het versimpelen van de indicatie, registratie en verantwoording. Een deel van de ERAI gericht op vereenvoudiging van de indicatiestelling leveren problemen op voor de overdracht. Bij Buurtzorg 7, Icare en Zorgboog wordt dit bijvoorbeeld gedaan door te werken met 1 product tegen 1 standaard tarief. De functies verzorging, verpleging en begeleiding zijn daarbij verpakt in één functie verpleging, zowel bij indicatie als declaratie. De geïndiceerde functie zegt dus helemaal niets meer over het feit welke zorg nu daadwerkelijk ingezet gaat worden bij de cliënt. In deze gevallen maar ook bij experimenten waarbij is afgesproken dat het CIZ geen indicatiebesluit hoeft af te geven, zal de gegevensoverdracht door de zorgaanbieders zelf moet worden gedaan. Doventolkzorg De doventolkzorg in de AWBZ wordt uitgevoerd door Menzis. Menzis zal samen met VWS en de VNG nader uit te werken wat er moet worden geregeld voor de gegevensoverdracht rond de doventolk en de ZG begeleiding. Dit valt buiten de in dit programma van eisen geregelde overdracht. 5 Overdracht van cliënten met ZZP GGZ C is niet waterdicht. In de RIBW zitten ook cliënten met een sectorvreemd ZZP. Cliënten met en ZZP GGZ C pakket wonen ook in niet RIBW instellingen zoals verzorgings- of verpleeghuizen Met VWS is afgesproken om bij de overdracht alleen uit te gaan van de indicatie die de cliënt heeft. Alle cliënten met een ZZP GGZ-C worden dus overgedragen. 6 Indien er naast het logeren extramurale prestaties worden gedeclareerd, dan moet dit worden gedaan op basis van de functie 71. Dat moet worden aangegeven in de declaratieregel. In de thuissituatie zal op de functie 31, 41, etc worden gedeclareerd. 7 Buurtzorg verleent ook zorg waarvoor (bijv. in het verleden) door het CIZ een reguliere indicatiestelling is afgegeven. Deze cliënten gaan wel mee in de overdracht.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 17 Indicatievrije zorg. Er gaan geen indicatievrije prestaties over naar de WMO. Lumpsum vergoeding aan zorgaanbieder, zoals de inloopfunctie. Deze zorg wordt niet geïndiceerd en niet op cliëntniveau gedeclareerd. De aanbieder kan in meerdere gemeenten actief zijn. De zorgaanbieder moet zorgdragen voor overdracht van cliënten en/of afspraken naar gemeenten. Cliënten met een beschermde status bij het CIZ worden niet in de selectie meegenomen. Het CIZ markeert deze personen in het systeem omdat het communiceren van de gegevens niet in het belang van de persoon is (soms levensbedreigend).

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 18 5. Gegevensset In dit hoofdstuk wordt de gegevensset weergegeven zoals deze aan de gemeenten moeten worden uitgeleverd. De gegevensset wijkt op een aantal punten af van de gegevensset zoals die in eerdere rapporten genoemd staat. 5.1. Bestandsbeschrijving Hieronder is de bestandsbeschrijving weergegeven. Het bestand cliëntgegevens bestaat feitelijk uit meerdere bestanden. Dit is gedaan om de bestanden via het CSV formaat te kunnen uitleveren en voor de eenvoud van de verdere verwerking van de bestanden. De bestandsuitwisseling geschiedt op basis van.csv formaat met als scheidingsteken de pipeline ( ). Bij de bestandsuitwisseling tussen CIZ en wordt het bestand met identificerende gegevens en indicatiegegevens nog uitgebreid met een voorloop- en sluitrecord en is de naamgeving anders; de betreffende partijen maken hier zelf inhoudelijke afspraken over. Er zijn drie verschillende soorten bestanden. Bestand met identificerende en indicatiegegevens Door het CIZ aangemaakt op basis van de selectiecriteria beschreven in hoofdstuk 4. In het bestand kunnen van een cliënt meerdere functies voorkomen. De geïndiceerde zorgomvang wijkt dan af. Indien de cliënt in zorg is zullen er veelal ook declaratie of PGB gegevens van aanwezig zijn. Deze gegevens staan in de volgende twee bestanden. Indien geen declaratiegegevens gevonden worden, wil dat echter nog niet zeggen dat de cliënt niet in zorg is. Het kan zijn dat de declaratie nog niet ontvangen of verwerkt is of dat de PGB nog in de fase van beoordeling is. Daarnaast worden niet alle door de zorgkantoren vergoede zorg, op cliëntniveau gedeclareerd. Bestand met zorgconsumptiegegevens ZIN Door aangemaakt en bevat de declaratiegegevens zorg in natura (ZIN). De vulling vindt plaats op basis van de door het CIZ geselecteerde gegevens. Per combinatie BSN en geïndiceerde functie vanuit het CIZ bestand wordt gezocht naar bijbehorende declaratiegegevens met een gelijke combinatie van BSN. Er wordt geen record aangemaakt indien geen declaratierecord gevonden wordt. Bestand met PGB gegevens Door aangemaakt en bevat de PGB gegevens. De vulling vindt plaats op basis van de door het CIZ geselecteerde gegevens. Per combinatie BSN en geïndiceerde functie vanuit het CIZ bestand wordt gezocht naar bijbehorende PGB gegevens met een gelijke combinatie van BSN. Er wordt geen record aangemaakt indien geen PGB-record gevonden wordt. In de volgende paragrafen worden de gegevenselementen nader beschreven. Voor de technische bestandsbeschrijving wordt verwezen naar het document Overdracht cliëntgegevens AWBZ Wmo, Output bestanden, d.d. 24 april 2014 versie 1.0.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 19 5.1.1. Bestand CIZ identificerende en indicatiegegevens (Eén of meerdere records per BSN) Nr. Omschrijving M/C Format Toelichting 1 Kenmerk bericht M AN2 Altijd 01 2 Bron M AN3 Altijd CIZ 3 Gemeentecode M AN4 Gemeentecode van cliënt volgens GBA 4 Zorgkantoor M AN4 Zorgkantoor uit IO31 rubriek 0105 5 Burgerservicenummer M AN9 BSN uit IO31 rubriek 0203 6 Geïndiceerde functie C AN2 Functiecode uit IO31rubriek 0906 Gevuld indien rubriek 7 ZZP leeg 7 Geïndiceerde ZZP C AN3 ZZP code uit IO31 rubriek 2206 Gevuld indien rubriek 6 Functie leeg 8 Geïndiceerde zorgomvang M AN4 Klassen uit IO31 rubriek 0909 9 Indicatie vervoer C AN1 Vervoer uit IO31 rubriek 0912 10 Naam cliënt M AN25 Uit GBA volgens NAM195-NEN 11 Geboortedatum M AN8 Geboortedatum uit GBA check 12 Postcode huisadres GBA M AN6 Uit GBA volgens COD083-KPN 13 Huisnummer M AN5 Uit GBA volgens NUM030-NEN 14 Huisnummer toevoeging C AN6 Uit GBA volgens NUM079-NEN1 15 Eerste grondslag M AN2 Grondslag(1) uit IO31 rubriek 0807 16 Tweede grondslag C AN2 Grondslag(2) uit IO31 rubriek 0808 17 Indicatiebesluitnummer M AN9 Besluit uit IO31 uit rubriek 0805 18 Besluitdatum indicatie M AN8 Afgiftedatum uit IO31 rubriek 0809 19 Ingangsdatum functie/zzp M AN8 Ingangsdatum uit IO31 rubriek 0907/2207 20 Einddatum functie/zzp M AN8 Einddatum uit IO31 rubriek 0908/2208 21 Leveringsvorm M AN1 Leveringsvorm uit IO31 rubriek 0913 22 Regelvolgnummer M AN6 Regelvolgnummer bericht 23 Peildatum M AN8 Peildatum selectie 24 Aanmaakdatum M AN8 Aanmaakdatum bestand 5.1.2. Bestand zorgconsumptiegegevens ZIN (geen, één of meerdere records per BSN uit CIZ bestand) Nr. Omschrijving M/C Format Toelichting 1 Kenmerk bericht M AN2 Altijd 02 2 Bron M AN6 3 Gemeentecode M AN4 Uit rubriek 3 van bestand CIZ 4 Zorgkantoor N AN4 Zorgkantoor uit QA301 5 Burgerservicenummer M AN9 Volgens NUM312-GBA 6 Functiecode C AN2 Functiecode uit QA301 rubriek 410 Gevuld indien ZZP code leeg 7 ZZP code C AN3 ZZP code uit QA301 rubriek 411 Gevuld indien Functie leeg 8 Leveringsvorm M AN3 Vullen met ZIN 9 Prestatiecode C AN5 Prestatiecode uit QA301 rubriek 415 10 Begindatum prestatie M AN8 Begindatum uit QA301 rubriek 412 11 Einddatum prestatie M AN8 Einddatum uit QA301 rubriek 413 12 Geleverde zorgomvang 1 M AN4 Aantal prestaties uit QA301 rubriek 416

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 20 13 Geleverde zorgomvang 2 C AN2 Tijdseenheid uit QA301 rubriek 417 14 Indicatie debet/credit geleverde zorgomvang 1 M AN1 D/C, QA301, rubriek 0430 (COD043- VEKT) 15 AGB code zorgaanbieder M AN8 Zorgaanbieder 8 uit QA301 rubriek 418 16 Naam zorgaanbieder M AN25 Uit AGB register 17 Adres zorgaanbieder M AN24 Uit AGB register 18 Plaats M AN24 Uit AGB register 19 Regelvolgnummer M AN6 Regelvolgnummer bericht 20 Peildatum M AN8 Peildatum selectie 21 Aanmaakdatum M AN8 Aanmaakdatum bestand 5.1.3. Bestand PGB gegevens (geen, één of meerdere records per BSN uit CIZ bestand) Nr. Omschrijving M/C Format Toelichting 1 Kenmerk record M AN2 Altijd 03 2 Bron M AN6 Altijd 3 Gemeentecode M AN4 Uit rubriek 3 van bestand CIZ 4 Zorgkantoor M AN4 Zorgkantoor uit PGB bestand 5 Burgerservicenummer M AN9 Volgens NUM312-GBA 6 Functiecode C AN2 Uit PGB bestand rubriek 15 7 ZZP C AN3 ZZP code uit PGB bestand rubriek 7 8 Toegekend budget M AN8 Uit PGB bestand rubriek 19 9 Leveringsvorm M AN3 Vullen met PGB 10 Ingangsdatum functie M AN8 Uit PGB bestand rubriek 17 11 Einddatum functie M AN8 Uit PGB bestand rubriek 18 12 Regelvolgnummer M AN6 Regelvolgnummer bericht 13 Peildatum M AN8 Peildatum selectie 14 Aanmaakdatum M AN8 Aanmaakdatum bestand 5.2. Centrumgemeenten De centrumgemeenten maatschappelijke opvang worden materieel verantwoordelijk voor beschermd wonen. De regie voor plaatsing van cliënten ligt bij de centrumgemeenten. De gemeenten krijgen met de Wmo 2015 echter wel de verantwoordelijkheid voor beschermd wonen. De gegevens van deze cliënten moeten daarom in aparte bestanden worden overgedragen aan de gemeenten, het betreft de ZZP GGZ-c indicaties. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenten om de gegevens vervolgens over te dragen aan de centrumgemeenten. 5.3. Bestandsbenaming De bestanden worden als volgt van een bestandsnaam voorzien: Bestand identificerende en indicatiegegevens 68gemeentecode_G_uitlevernummer_IND_EEJJMMDD-HHMMSS.csv 68gemeentecode_C_uitlevernummer_IND_EEJJMMDD-HHMMSS.csv zorgkantoorcode_z_uitlevernummer_ind_eejjmmdd-hhmmss.csv 8 Dit is de uitvoerende/behandelende zorgaanbieder. Veelal is dit een instelling.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 21 Bestand zorgconsumptiegegevens ZIN 68gemeentecode_G_uitlevernummer_ZIN_EEJJMMDD-HHMMSS.csv 68gemeentecode_C_uitlevernummer_ZIN_EEJJMMDD-HHMMSS.csv zorgkantoorcode_z_uitlevernummer_zin_eejjmmdd-hhmmss.csv Bestand PGB gegevens 68gemeentecode_G_uitlevernummer_PGB_EEJJMMDD-HHMMSS.csv 68gemeentecode_C_uitlevernummer_PGB_EEJJMMDD-HHMMSS.csv zorgkantoorcode_z_uitlevernummer_pgb_eejjmmdd-hhmmss.csv Het uitlevernummer bestaat uit 2 posities (01, 02, 03, 04). De G staat voor gemeente zelf. De C staat voor bestand voor Centrumgemeente. 5.4. Toelichtende beschrijving Er wordt door een toelichtende beschrijving op de bestanden gemaakt waarin onder andere is opgenomen een beschrijving per veld en een toelichting op de gegevensset. Hierbij moeten ook de onderstaande punten door de zorgkantoren worden uitgewerkt en aan worden aangeleverd, om op te nemen in de toelichtende beschrijving. Bij toelichting benoemen welke factoren de betrouwbaarheid van de gegevensset beïnvloeden. Zo mogelijk % van onzekerheid in betrouwbaarheid van gegevens benoemen zodat juiste verwachtingen bij gemeenten over informatie ontstaan. Hierbij onderscheid maken in betrouwbaarheid indicatiegegevens en betrouwbaarheid declaratiegegevens. Aan de gemeenten moet gecommuniceerd worden dat de declaratiegegevens altijd achter lopen i.v.m. maandelijkse achteraf declaraties en de benodigde verwerkingstijd. Declaratiebestanden komen met periode van gemiddeld 1 maand vertraging binnen. Op peildatum draaien van een actueel indicatiebesluit kan dus in deel van (nieuwe) klanten geen declaratie gevonden worden, omdat er nog geen declaratie voor een klant is ingediend/beschikbaar is. Indien in het bestand geen declaratiegegevens aanwezig zijn, zal de gemeente tijdens het gesprek met de cliënt moeten toetsen of het klopt dat de cliënt niet in zorg is. Er kan geen financiële waarde wordt gehecht aan de gegevensoverdracht. Zorgkantoren hanteren voor bepaalde afspraken bijvoorbeeld een prestatiemix of romen gerealiseerd volume af. Dit wordt niet op cliëntniveau gecorrigeerd en zijn dus niet zichtbaar in de cliëntgegevens. Dit geldt ook voor afspraken over lumpsumvergoedingen. Ook hierover zijn bij de zorgkantoren geen cliëntgegevens beschikbaar. Lijst met zorgaanbieders maken waarvan gegevens als gevolg van ERAI niet aan gemeenten overgedragen kunnen worden. Er moet een overzicht van zorgaanbieders worden bijgevoegd van de situaties waarbij er aan zorgaanbieders lumpsum vergoedingen zijn verleend door zorg die naar de gemeenten overgaat. De gemeenten zijn dan in ieder geval op de hoogte welke aanbieders het betreft. Bij bovenregionaal proces moet bij vragen het zorgkantoor wat in het declaratieoverzicht staat worden benaderd en als er geen declaratie is het zorgkantoor zoals die bij de CIZ gegevens staat. Een cliënt kan gedurende het jaar overstappen van ZIN naar PGB. Aan de indicatiegegevens kan je dat niet afleiden. De gemeenten zien dan bij een cliënt zowel de ZIN declaratiegegevens en de PGB gegevens. In de beschrijving moet vermeld worden dat alleen de gegevens van cliënten met een GBA /RNI registratie zijn overgedragen. Dus geen gegevens van grensarbeiders etc.

Programma van Eisen Versie 1.5 Pagina 22 6. Openstaande punten Onderstaande punten zullen in een aparte notitie nader worden uitgewerkt. Buurtzorg, Icare, Zorgboog en andere ERAI experimenten VWS is project eigenaar en coördineert ERAI. De gemaakt regelarme afspraken conflicteren soms echter met de voorgenomen overhevelingen van de AWBZ aanspraken naar andere domeinen. Gegevensoverheveling moet dit in dit geval door de zorgaanbieders gedaan worden. VWS pakt dit op richting zorgaanbieders. Doventolkzorg De doventolkzorg in de AWBZ wordt uitgevoerd door Menzis. Menzis zal samen met VWS en de VNG nader uit te werken wat er moet worden geregeld voor de gegevensoverdracht rond de doventolk en de ZG begeleiding. Dit valt buiten de in dit programma van eisen geregelde overdracht. Standaardisatie bij gegevensaanlevering door zorgaanbieder. In een aantal gevallen is het niet mogelijk om de gegevensoverdracht naar de gemeenten plaats te laten vinden op de wijze zoals in dit programma van eisen is vastgesteld. In die gevallen moet de overdracht naar de gemeenten door de zorgaanbieders zelf worden geregeld, zoals dat ook voor de overdracht van de jeugd is bepaald. Vanuit de gemeenten is behoefte aan een standaard hiervoor. VWS moet hierover verder nog uitspraak doen. Nadere uitwerking Eerstelijns en tweedelijns helpdesk voor vragen van gemeenten over de bestanden en de toelichting De eerstelijns en tweedelijns helpdesk functie en de soort vragen die daar gesteld kunnen worden moet nog nader uitgewerkt worden. Projectgroep gaat dit nader uitwerken. Er moet een uniforme procedure komen voor de wijze van overdracht, indien er na de laatste gegevensoverdracht nog indicaties over 2014 worden toegekend die doorlopen in 2015. Projectgroep gaat dit nader uitwerken.