*IN15.01449 * IN15.01449 RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering: 23 SEPTEMBER 2015 Samenvatting U heeft op 22 april 2015 de raads- en commissieleden A. Ok, F. van Dijk, J. Harmsen en N. Niebuur-Sluiter verzocht om een tijdelijke werkgroep te vormen met als opdracht Het opstellen van de onderzoeksvragen en - opdracht P&O beleid en hiermee terug te komen naar de raad. De werkgroep legt daartoe de navolgende onderzoeksvragen en - opdracht P&O beleid voor aan de gemeenteraad ter besluitvorming. De werkgroep heeft verschillende vragen opgesteld onderverdeeld in drie categorieën: 1. Verleden 2. Verleden tot heden 3. Heden en toekomst De werkgroep gaat er vanuit dat feitelijke vragen schriftelijk afgehandeld kunnen worden door de organisatie. De antwoorden op deze feitelijke vragen zijn onderdeel van het totaalonderzoek. De omvang van de opdracht richting het onderzoeksbureau kan hiermee verminderd worden. Na het opstellen van de onderzoeksvragen en -opdracht heeft de werkgroep voor u gezocht naar mogelijk geschikte onderzoeksbureaus. De werkgroep heeft na een kwalitatieve en kwantitatieve afweging, in afstemming met de griffier, besloten een drietal onderzoeksbureaus/personen te vragen een offerte uit te schrijven en deze te bespreken. Naar aanleiding van de offertes, en de gesprekken gevoerd met deze drie partijen acht de P&O Werkgroep zich in staat een keuze te maken. Raadsvoorstel I. De onderzoeksvragen en opdracht zoals opgesteld door de P&O Werkgroep vast te stellen; II. De P&O werkgroep het mandaat te geven de onderzoeksopdracht te gunnen; III. Het budget/krediet 18.000,- beschikbaar te stellen en te dekken uit de algemene reserve; IV. De tijdelijke P&O werkgroep aan te stellen als begeleider van het proces tijdens onderzoek. Waarom naar de raad U heeft op 22 april 2015 de raads- en commissieleden A. Ok, F. van Dijk, J. Harmsen en N. Niebuur-Sluiter verzocht om een tijdelijke werkgroep te vormen met als opdracht: Het opstellen van de onderzoeksvragen en - opdracht P&O beleid. Het raadsvoorstel en besluit zijn opgesteld door de P&O werkgroep. Hiermee is dit voorstel niet via de reguliere weg behandeld, en ook niet behandeld in het college. De P&O Werkgroep heeft in opdracht van de raad rechtstreeks gerapporteerd aan de raad. Pagina 1 van 6
Inleiding Nederland is een democratische rechtsstaat. Dat begrip draagt uitdrukkelijk het element van integriteit in zich. Een overheid kan niet én rechtsstaat zijn én niet integer. Een niet-integere overheid kan de rechtsorde niet handhaven. De overheid is óf wel óf niet integer. Een beetje integer kan niet. En met de integriteit van de overheid valt of staat het bestuur; aantasting van de integriteit van de overheid betekent niet minder dan dat de overheid het vertrouwen van de burgers verliest. En zónder dat vertrouwen van de burger kan de democratie niet. Dan is er geen democratie meer. Dat is een beklemmend beeld. De verantwoordelijkheid voor het waarborgen van de integriteit van het Openbaar Bestuur deel ik met u. Wie de integriteit laat aantasten, tast het vertrouwen van de burger in het bestuur, en daarmee de democratie in haar wortels aan. Quote Ien Dales PvdA De gemeenteraad van Zevenaar heeft raadsbreed uitgesproken behoefte te hebben aan meer inzicht in de inrichting van de P&O processen ten behoeve van waarborgen van een gedegen en veilig werknemersklimaat naar aanleiding van recente uitspraken van de Centrale Raad van Beroep in een aantal beroepszaken tussen de gemeente Zevenaar en oud-medewerkers. Door de Centrale Raad van Beroep is vastgesteld dat het college tekort is geschoten in haar zorgplicht jegens haar oud-medewerkers en dat er fouten zijn gemaakt gedurende het proces, zijnde de niet gerechtelijke procedures. De gemeenteraad van Zevenaar is van mening dat de P&O processen dusdanig ingericht dienen te zijn dat uitvoering en beleid ziet op een veilig werknemersklimaat, uitvoering van werkgeverszorgplicht en een open cultuur tussen werkgever en werknemers. Dit mede om het noodzakelijke kritisch vermogen van de organisatie te kunnen waarborgen. Raadsbreed is uitgesproken dat herhaling onwenselijk is van de door de CRvB geconstateerde omissies en dat het personeelsbeleid voldoende waarborgen dient te bieden om dit in de toekomst te voorkomen. Aanleiding Aanleiding voor het opstellen van de onderzoeksvragen zijn een aantal geschillen die de gemeente Zevenaar in het verleden heeft gehad en op dit moment nog heeft. Tot op heden is de gemeenteraad hierover, op hoofdlijnen, geïnformeerd door het college van B&W. Dit omdat het personeelsbeleid primair de bevoegdheid en verantwoordelijk van het college van B&W is. De gemeenteraad houdt echter haar controlerende taak op het handelen van het college van B&W. De gemeenteraad acht het echter onwenselijk om haar eigen instrumenten in eerste instantie aan te wenden voor een onderzoek naar het personeelsbeleid, mede omdat het personeelsbeleid een interne aangelegenheid is. De gemeenteraad dient waar het kan openbaar te handelen en terughoudend te zijn met niet voor de burger openbare onderzoeken. Opdracht en doelstelling De gemeenteraad wenst haar controlerende taak uit te oefenen door middel van een onderzoek naar het P&O beleid. De gemeenteraad heeft daartoe uitgesproken een onafhankelijk onderzoek uit te voeren. De gemeenteraad heeft voorts uitgesproken het onderzoek van de Centrale Raad van Beroep niet over te willen doen, echter de raad wenst meer informatie te krijgen met betrekking tot het in het verleden gevoerde beleid en de daaruit te trekken lessen voor te toekomst. De raad wenst geïnformeerd worden over het huidige P&O beleid, werkprocessen en waarborgen om arbeidsconflicten gedegen en zorgvuldig af te handelen. De gemeenteraad is zich ervan bewust dat arbeidsconflicten zich binnen elke organisatie voordoen. Pagina 2 van 6
Diverse fracties hebben uitgesproken: - het onderzoek in 3 fasen te willen indelen, te weten: waarheidsvinding (hoe heeft dit kunnen gebeuren), wat is er veranderd in de afgelopen tien jaren en welke waarborgen kent het beleid en tot slot eventuele aanbevelingen op het huidig P&O beleid; - dat de gemeenteraad is geïnformeerd op hoofdlijnen en behoefte te hebben aan meer achtergrondinformatie met de focus op het heden en de toekomst. In het verleden is door het college een enquête gehouden onder de werknemers (MTO). Nagegaan zal worden welk beeld, de gehouden personeelsenquêtes van de organisatie geven en in hoeverre dat beeld bijstelling behoeft. Naast deze opdracht is de P&O Werkgroep op zoek gegaan naar partijen die invulling zouden kunnen geven aan deze onderzoeksopdracht. Zij heeft gesproken met drie partijen. Het voeren van deze gesprekken gaat verder dan de opdracht van de gemeenteraad beschreven in de motie van 22 april 2015 richting de P&O Werkgroep. Desondanks heeft de P&O Werkgroep ervoor gekozen de opdracht af te ronden en in zijn volledigheid, inclusief uitvoering en kosten te presenteren aan de raad. Dit vanuit zorgvuldigheid, volledigheid en voortvarendheid. Hoofdvraag/opdracht Centraal staat de vraag of het huidige P&O beleid van onze gemeente voldoende waarborgen bevat voor een veilig werknemersklimaat, en voor het vervullen van haar zorgplicht als werkgever. De gemeenteraad wenst door middel van deze hoofdvraag terug te blikken en het personeelsbeleid te toetsen op duurzaamheid en kwaliteit. Daarbij nemen de waarborgen voor de werknemers een centrale plaats in. Met het oog op de doelstelling van de gemeenteraad wordt de centrale vraag opgedeeld in verschillende deelvragen welke gecategoriseerd zijn in verleden, verleden tot heden, en heden & toekomst. Bij de beantwoording van de vragen dient geen informatie verstrekt te worden betreffende individuele persoonsgegevens of informatie die te herleiden is naar individuen. De gemeenteraad ontvangt alleen geanonimiseerde gegevens. Daar waar vragen gesteld worden betreffende wie en verantwoordelijkheden volstaat functieomschrijving. Onderzoeksvragen Onderstaande onderzoeksvragen zijn ondersteunende vragen waarmee het onderzoeksbureau inzage krijgt in de denkrichtingen van de P&O Werkgroep. Deze vragen zijn niet uitputtend en beperkend bedoeld. 1. Verleden In de uitspraak van de centrale raad valt te lezen dat: Het college is in de volgende opzichten in zijn zorgplicht tekort geschoten: het niet verhinderen of begeleiden van de presentatie van het rapport en het nemen van afstand van de wijze van totstandkoming van het rapport en de daarop gebaseerde conclusies. De centrale vraag behelst: Hoe is het mogelijk geweest dat het college in zijn zorgplicht tekort is geschoten? Hoewel moeilijk te beantwoorden zullen onderstaande vragen bijdragen in het antwoord op de centrale vraag. a) Hoe is het mogelijk geweest dat het college niet heeft voldaan aan haar zorgplicht, heeft het personeelsbeleid daarin een rol gespeeld en heeft het college juiste uitvoering gegeven aan het toenmalige personeelsbeleid? b) Wat waren de waarborgen voor een veilig werknemersklimaat, de werkgeverszorgplicht en voor een onafhankelijke beoordeling van personeel, mede ter voorkoming van misbruik van posities en ter ondersteuning van integer handelen? c) Was het onthutsende beeld waarover de CRvB spreekt gekoppeld aan een specifieke situatie of was sprake van een standaard. Zijn, bijvoorbeeld vanuit de organisatie, eerder signalen geweest om een andere koers te varen? Pagina 3 van 6
d) Met welke opdracht zijn externe adviseurs op het gebied van P&O beleid ingehuurd? Geef per opdracht aan of dit via een collegebesluit is gegaan? e) Wie was verantwoordelijk voor het aanname en exit beleid van personeel en kon deze persoon overruled worden danwel om toelichting gevraagd worden? Is dit ook gebeurd? f) Zijn er momenten geweest om gelet op het totaal aan kosten een einde te maken aan het geschil? Wie nam daartoe het initiatief? g) Welke rol heeft de portefeuillehouder respectievelijk de gemeentesecretaris in het personeelsbeleid gehad en in het bijzonder in de betreffende kwesties die bij de CRvB hebben gediend? 2. Verleden tot heden a) Hoeveel arbeidsconflicten (welke geleid hebben tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst) hebben in de afgelopen 10 jaar gespeeld en hoe zijn deze afgehandeld? (graag een statistische benadering hanteren met een onderverdeling tussen rechtszaken, ontslag op staande voet en vaststellingsafspraken) Is het college altijd op de hoogte geweest van de (afgehandelde) arbeidsconflicten? Is, aan de hand van, kengetallen een vergelijking te maken met andere gemeenten? In welke gevallen is afgeweken van de standaarden in het ambtenarenrecht? b) In de jaarrekening van 2014 wordt aangegeven dat het werken met competenties is ingevoerd als onderdeel van de veranderingen in het personeelsbeleid. Welke ontwikkelingen en wijzigingen zijn nog meer doorgevoerd in de afgelopen periode? c) Wat zijn de geanonimiseerde uitkomsten (en eventuele conclusies en aanbevelingen vanuit afdeling P&O) van het MTO (Medewerkerstevredenheidsonderzoek)? Zijn in het verleden (afgelopen 10 jaar) medewerkerstevredenheidsonderzoeken geweest en hoe verhouden de resultaten daarvan zich tot het laatste onderzoek? d) Zevenaar heeft de verantwoordelijkheid laag in de organisatie gelegd. Is in het MTO gevraagd hoe medewerkers dat ervaren? e) Hoe is de afgelopen tien jaren de taakverdeling geweest tussen portefeuillehouder, hoofd P & O en gemeentesecretaris met betrekking tot de gehanteerde werkprocessen inzake arbeidsconflicten? Hoe werd/wordt onafhankelijke toetsing van besluiten gewaarborgd? f) De voormalige portefeuillehouder heeft in de commissievergadering van 9 april 2015 uitgesproken dat een onderzoek met betrekking tot het functioneren van een medewerker nooit ter kennis is gebracht van het college van B&W. Is dit een gebruikelijke werkwijze ten aanzien van personeelszaken? Zo nee, wat waren de redenen om af te wijken van de gebruikelijke werkwijze? Zo ja, zijn de overige collegeleden juist geïnformeerd over de totstandkoming van dergelijke rapporten en de inhoud van die rapporten? g) Wat zijn de vijf grootste leermomenten geweest de afgelopen 10 jaar met betrekking tot P&O beleid, en welke wijzigingen in het P&O beleid hebben dit met zich meegebracht en zijn doorgevoerd? 3. Heden & Toekomst a) Wordt bij het constateren van een arbeidsconflict of een mogelijk arbeidsconflict met meerdere mensen het dossier besproken (niet alleen leidinggevende)? b) Wordt altijd het twee paar ogen principe gehanteerd bij het vaststellen van het functioneren en het beoordelen van werknemers? c) Wat is de procedure/protocol indien een medewerker, volgens het oordeel van de leidinggevende, niet of onvoldoende functioneert. d) Wordt, bij een arbeidsconflict waarbij onoverkomelijke verschillen ontstaan tussen werkgever en werknemer, voorafgaand aan het nemen van onomkeerbare beslissingen inzake de arbeidsrelatie, het advies ingewonnen van een arbeidsjurist (intern of extern)? e) Betreffende de aanwezige (externe) vertrouwenspersoon: Wordt de beschikbaarheid van de vertrouwenspersoon actief gecommuniceerd binnen de organisatie? (bij indiensttreding, gedurende dienstverband) f) De overheid als werkgever heeft een verzwaarde zorgplicht ten aanzien van haar werknemers ten opzichte van een reguliere werkgever. Op welke wijze wordt invulling gegeven aan deze zorgplicht en is verdere verbetering nodig? g) Hoe is het aspect lerende organisatie ondervangen binnen het P&O beleid en de uitvoering daarvan? Pagina 4 van 6
h) Op welke manier wordt ruimte en vorm gegeven binnen de organisatie aan het geven van feedback met betrekking tot het functioneren van de wethouders? i) Ervaart de OR dat zij zich voldoende kan profileren binnen de organisatie en hoe gaat het college om met de adviezen van de OR? Wordt de OR breed gesteund door de organisatie en waaruit blijkt dit? Voelt de OR zich vrij om zich te wensen tot de gemeenteraad? Aanbevelingen Na de beantwoording van de hoofd- en deelonderzoeksvragen en de bevindingen van het onderzoeksbureau zal het onderzoek afgesloten worden met concrete aanbevelingen. Deze aanbevelingen vloeien onder andere voort uit de antwoorden op de deelvragen enerzijds en anderzijds op bevindingen van het onderzoeksbureau die niet direct gerelateerd zijn aan de onderzoeksvragen, immers de wens van de gemeenteraad is te komen tot een toekomstbestendige en robuuste organisatie met een veilig werknemersklimaat, voldoende waarborgen voor werknemers en open cultuur tussen de werkgever en werknemer. Daarbij kunnen de bevindingen van het onderzoeksbureau van belang zijn. Haalbaarheid Tijdens de raadsvergadering van 22 april 2015 heeft het college toegezegd alle medewerking te verlenen die de raad wenst. De beweegredenen voor dit onderzoek zijn omschreven onder het kopje aanleiding. De haalbaarheid van dit onderzoek gericht op het verleden, kan stuiten op praktische beperkingen, onderzoek wordt gedaan naar een langer tijdsverloop. Het personeelsbestand heeft in de afgelopen jaren diverse ontwikkelingen meegemaakt, waaronder het managementniveau. De gemeenteraad heeft aangegeven dat voldoende kennis aanwezig is binnen de organisatie en het managementteam om dit onderzoek haalbaar te maken. Volledige medewerking van de organisatie is onderdeel van het slagen van dit onderzoek. Het verstrekken van informatie ten behoeve van het deskresearch is essentieel. Onderzoekers hebben ook aangegeven interviews te willen doen met verschillende medewerkers. Informatie verstrekt tijdens deze interviews zal geanonimiseerd verwerkt worden. Medewerking aan deze interviews geschiedt op vrijwillige basis. Onderzoeksbureaus Drie onderzoeksbureaus zijn uitgenodigd een offerte uit te schrijven en in gesprek te gaan met de P&O Werkgroep. Het voeren van deze gesprekken gaat verder dan de opdracht van de gemeenteraad beschreven in de motie van 22 april 2015 richting de P&O Werkgroep. Desondanks heeft de P&O Werkgroep ervoor gekozen de opdracht af te ronden en in zijn volledigheid, inclusief uitvoering en kosten te presenteren aan de raad. Dit vanuit zorgvuldigheid, volledigheid, voortvarendheid. De informatie van de onderzoeksbureaus zal vertrouwelijk ter inzage liggen in de leeskamer. Tijdens de vertrouwelijke gesprekken met de verschillende bureaus is gesproken over hoe zij de onderzoeksvragen opdracht interpreteren en willen uitvoeren. De aangegeven aanpak is starten met oriëntatie en deskresearch, daarnaast het voeren van gesprekken/interviews, een enquête, analyse en conceptrapportage, hoor en wederhoor (is de informatie correct verwerkt?), definitieve rapportage en aanbevelingen voor de toekomst. Alle bureaus zijn zich terdege bewust van de gevoelige aard van het onderzoek en dat deze uitgevoerd dient te worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en diepgang. De gespreksverslagen van vertrouwelijke gesprekken/interviews worden niet openbaar en niet opvraagbaar via de Wob procedure en zullen ook niet beschikbaar gesteld worden aan raad. Hiervoor is gekozen om de vertrouwelijkheid te garanderen. Informatie verstrekt tijdens deze interviews zal geanonimiseerd verwerkt worden. Alle onderzoeksbureaus hebben aangegeven dat voor het slagen van het onderzoek het essentieel is dat een vertegenwoordiging van de raad beschikbaar is als gesprekspartner. Hierdoor kan snel geschakeld worden, tussenevaluaties plaatsvinden en de onderzoeker kan direct sparren met deze vertegenwoordiging. Daarnaast stellen de onderzoekers ter overweging om te rapporteren aan deze vertegenwoordiging waarna aanbevelingen gedaan worden richting de raad. Een belangrijk argument en bespreekpunt voor de P&O Werkgroep tijdens deze gesprekken is onafhankelijkheid. Hoe wordt de onafhankelijkheid van de onderzoeker gewaarborgd? Hier is tijdens de gesprekken veel nadruk op gelegd en uitvoerig besproken. Pagina 5 van 6
Naar aanleiding van de gevoerde gesprekken acht de P&O Werkgroep zich in staat op basis van de volgende argumenten: deskundigheid onderzoeker, zorgvuldigheid, vertaling opdracht naar praktijk, onafhankelijkheid, toegankelijkheid onderzoeker en kosten de opdracht te gunnen. Communicatie De onderzoeker voert regelmatig tussenevaluaties met vertegenwoordigers van de raad. De definitieve rapportage inclusief conclusies en aanbevelingen worden gepresenteerd aan de gemeenteraad. Kosten, baten en dekking De werkzaamheden omvatten deskresearch, interviews, conceptrapportage, hoor en wederhoor, tussenevaluaties, definitieve rapportage en presentatie. De kosten van dit onderzoek zijn niet voorzien en dientengevolge niet begroot voor 2015. De P&O Werkgroep P&O stelt voor de kosten a 18.000 te dekken uit de algemene middelen. P&O Werkgroep: Dhr. A. Ok; Dhr. F. van Dijk; Mevr. J. Harmsen; Mevr. N. Niebuur-Sluiter. Portefeuillehouder Datum b&w Nummer b&w-advies Behandelend ambtenaar/afdeling Telefoon Behandeling in raadscommissie Mw. T. van der Werf Middelen Pagina 6 van 6