Klachtenreglement Ongewenste Omgangsvormen

Transcriptie

1 Klachtenreglement Ongewenste Omgangsvormen Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam regeling Citeertitel Besloten door Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Onderwerp Gemeente Schiedam Klachtenreglement Ongewenste Omgangsvormen Klachtenreglement Ongewenste Omgangsvormen college van burgemeester en wethouders Klachtenreglement Ongewenste Omgangsvormen Opmerkingen m.b.t. de regeling Grondslagen 1. Arbeidsomstandighedenwet, art. 4, lid 2 Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) 1. Geen Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht Betreft Ontstaansbron: datum ondertekening; bron bekendmaking nieuwe regeling B&W Besluitenlijst Inwerkingtreding: datum ondertekening; bron bekendmaking B&W Besluitenlijst Voorstel gemeenteraad Onbekend 1

2 Geconsolideerde tekst van de regeling Het college der gemeente Schiedam; Op voordracht van burgemeester en wethouders van Gelet op artikel 4, lid 2 van de Arbeidsomstandighedenwet 1998; besluit: vast te stellen het volgende reglement met betrekking tot de behandeling van klachten inzake ongewenste omgangsvormen: Begripsomschrijvingen Artikel 1 Begripsomschrijving In deze regeling wordt verstaan onder: a. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam; b. medewerker: een ieder die werkzaam is of tot uiterlijk twee jaar voor indiening van een klacht is geweest bij de gemeente Schiedam met uitzondering van het onderwijspersoneel; c. ongewenste omgangsvormen:elke handeling, gedraging of feitelijkheid bij of in verband met de arbeid, die een ander kwetst of redelijkerwijs kan kwetsen. De handeling, gedraging of feitelijkheid is van zodanige aard dat het de waardigheid en/of lichamelijke integriteit van de medewerker aantast; d. klager: de medewerker die zich wendt tot de vertrouwenspersoon, dan wel een klacht inzake ongewenste omgangsvormen indient bij de klachtencommissie; e. aangeklaagde: de medewerker tegen wie de klacht inzake ongewenste omgangsvormen is gericht; f. vertrouwenspersoon: de door het college benoemde functionaris tot opvang en ondersteuning van klager; g. klachtencommissie: de door het college ingestelde commissie tot behandeling van klachten inzake ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon Artikel 2 Benoeming 1. Het college benoemt één of meer interne en/of externe vertrouwenspersonen voor klachten inzake ongewenste omgangsvormen. 2. De benoeming geschiedt voor interne vertrouwenspersonen in beginsel voor onbepaalde tijd, doch ten hoogste voor de duur van het dienstverband. 3. De duur van de benoeming voor externe vertrouwenspersonen wordt vastgesteld in een overeenkomst tussen de inlenende gemeente en de organisatie waarvan de vertrouwenspersoon wordt betrokken. 2

3 3. De vertrouwenspersoon is verantwoording over de verrichte werkzaamheden verschuldigd aan het college, middels een jaarverslag. 4. Het college kan een vertrouwenspersoon, al dan niet op zijn/haar verzoek, ontheffen uit de functie van vertrouwenspersoon. 5. De vertrouwenspersoon mag niet direct betrokken zijn of zijn geweest bij de ongewenste omgangsvormen waarover de klacht is ingediend. In dat geval vindt zo nodig tijdelijke ontheffing uit de functie van vertrouwenspersoon plaats. Artikel 3 Taak Een vertrouwenspersoon heeft tot taak de medewerker die zich met klachten inzake ongewenste omgangsvormen tot hem/haar wendt te ondersteunen en te adviseren. Taakdelen van de vertrouwenspersoon in dit verband zijn: a. het fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers, die met ongewenste omgangsvormen worden geconfronteerd; b. het op verzoek ondernemen van actie gericht op het zoeken naar een oplossing, bijvoorbeeld in de vorm van het bevorderen van overleg ter voorkoming of bestrijding van ongewenste omgangsvormen; c. het adviseren omtrent de mogelijkheid en wenselijkheid tot het indienen van een klacht inzake ongewenste omgangsvormen bij de klachtencommissie; d. het behulpzaam zijn bij de indiening van een klacht inzake ongewenste omgangsvormen bij de klachtencommissie en de begeleiding in het traject dat daarop volgt; e. een schriftelijk ingediende klacht gericht aan de klachtencommissie overeenkomstig artikel 11 door te sturen naar de klachtencommissie; f. het doorverwijzen naar externe hulpverleningsinstanties; g. het opvangen en verlenen van de nazorg van medewerkers die met ongewenste omgangsvormen zijn geconfronteerd; h. het signaleren en adviseren over knelpunten in de uitvoering van het beleid inzake ongewenste omgangsvormen en het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden ter voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen; i. het registreren van de aard en de omvang van de klachten inzake ongewenste omgangsvormen; j. het opstellen van het jaarverslag inzake meldingen en klachten met betrekking tot ongewenste omgangsvormen alsmede de wijze waarop de vertrouwenspersoon zijn/haar taak heeft uitgeoefend. Artikel 4 Actie ondernemen De vertrouwenspersoon onderneemt met betrekking tot een klacht inzake ongewenste omgangsvormen alleen actie indien de klager hiermee instemt, bijzondere omstandigheden daargelaten. Artikel 5 Faciliteiten en rechtspositie 1. De vertrouwenspersoon wordt naar redelijkheid alle faciliteiten geboden om zijn/haar taak op een goede manier te kunnen vervullen. 2. Het college draagt er zorg voor dat de vertrouwenspersoon niet uit hoofde van zijn/haar functie wordt benadeeld in zijn/haar rechtspositie. Artikel 6 Verschoningsrecht Aan de vertrouwenspersoon komt het verschoningsrecht toe. Artikel 7 In- en externendeskundigen De vertrouwenspersoon wordt naar behoefte ondersteund en begeleid door een of meerdere inof externendeskundigen op het gebied van ongewenste omgangsvormen. 3

4 Klachtencommissie Artikel 8 Samenstelling commissie 1. De klachtencommissie van de gemeente Schiedam bestaat uit drie leden: a. de voorzitter, een directielid of het hoofd P&O van de gemeente Gouda; b. een deskundige op het gebied van arbeids- en/of ambtenarenrecht van de gemeente Gouda; c. de vertrouwenspersoon van de gemeente Gouda. 2. Indien een of meerdere leden niet beschikbaar zijn kunnen als plaatsvervanger: a. voor de voorzitter een directielid of het hoofd P&O van de gemeente Vlaardingen; b. voor de deskundige op het gebied van arbeids- en/of ambtenarenrecht een deskundige op het gebied van arbeids- en/of ambtenarenrecht van de gemeente Vlaardingen; en c voor de vertrouwenspersoon, een vertrouwenspersoon van de gemeente Vlaardingen benoemd worden. 3. In de klachtencommissie heeft ten minste één vrouw en één man zitting. 4. De voorzitter en leden van de klachtencommissie worden door de wethouder die belast is met personele aangelegenheden namens het college benoemd voor de duur van behandeling van een klacht. Van deze benoeming doet de wethouder zo spoedig mogelijk mededeling aan het college. 5. De klachtencommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, die wordt aangewezen door de voorzitter en is een medewerker van de afdeling P&O waar de voorzitter werkzaam is. Artikel 9 Taak commissie 1. De klachtencommissie heeft tot taak de klacht met betrekking tot ongewenste omgangsvormen te onderzoeken en het college omtrent de afdoening te adviseren. 2. De klachtencommissie kan het college, voor zover het belang van het onderzoek dat vordert, adviseren tussentijdse maatregelen te nemen. Artikel 10 Klager 1. De medewerker die met ongewenste omgangsvormen wordt geconfronteerd kan zich laten vertegenwoordigen door de vertrouwenspersoon of via de vertrouwenspersoon een klacht indienen bij de klachtencommissie. 2. Een klacht inzake ongewenste omgangsvormen is ontvankelijk, wanneer het in de macht van het college ligt om ter zake maatregelen te nemen. 3. Anonieme klachten inzake ongewenste omgangsvormen worden niet in behandeling genomen. 4. Klager kan zich bij het indienen van de klacht en tijdens de hoorzitting(en) laten bijstaan door de vertrouwenspersoon. Voorts kunnen klager en aangeklaagde zich tijdens de klachtenprocedure laten bijstaan door een raadsman of raadsvrouw. Artikel 11 Indienen klacht 1. Een klacht dient schriftelijk in gesloten envelop via de vertrouwenspersoon te worden ingediend aan de klachtencommissie en bevat: a. een (summiere) omschrijving van de confrontatie met ongewenste omgangsvormen; b. de naam van de aangeklaagde of de namen van de aangeklaagden; c. de beschrijving van de door klager ondernomen stappen. 4

5 2. De vertrouwenspersoon stuurt de gesloten envelop binnen vijf werkdagen door aan de voorzitter van de klachtencommissie. 3. De eventuele schriftelijke stukken die betrekking hebben op de ondernomen stappen worden aan de klachtencommissie overgelegd. Artikel 12 Bevestiging De ambtelijk secretaris bevestigt aan degene die de klacht heeft ingediend terstond de ontvangst daarvan, onder mededeling van de datum waarop de klacht is ontvangen. Artikel 13 Ontvankelijkheid klacht 1. De klachtencommissie beslist binnen twee weken nadat een klacht inzake ongewenste omgangsvormen is binnengekomen bij de klachtencommissie of de klacht ontvankelijk is en doet daaromtrent mededeling aan de klager. 2. Indien de klacht ontvankelijk wordt verklaard en in behandeling wordt genomen, stelt de klachtencommissie de aangeklaagde in de gelegenheid kennis te nemen van de inhoud van de klacht. Artikel 14 Horen 1. De klachtencommissie hoort de klager en de aangeklaagde afzonderlijk. 2. Daarnaast kan de klachtencommissie ook anderen horen, al dan niet op verzoek van klager of aangeklaagde. 3. Iedere medewerker die in het kader van het onderzoek wordt gehoord, is verplicht te verschijnen. 4. Indien de klachtencommissie dat voor het onderzoek noodzakelijk acht, stelt zij een onderzoek ter plaatse in. 5. Van elke hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Dit wordt ter ondertekening aan degene die gehoord is voor akkoord, al dan niet voorzien van kanttekeningen, voorgelegd. 6. De zittingen van de klachtencommissie zijn niet openbaar. Artikel 15 Rapportage aan college 1. De klachtencommissie brengt, zo mogelijk, binnen zes weken na ontvangst van de klacht inzake ongewenste omgangsvormen een schriftelijke rapportage uit aan het college. Daarbij kan zij het college een advies geven omtrent een eventueel te nemen maatregel en/of sanctie. Zij kan het college ook aanbevelingen doen die gericht zijn op het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen op de desbetreffende werkplek of in het desbetreffende organisatieonderdeel. 2. De klachtencommissie geeft in haar schriftelijke rapportage een gemotiveerd oordeel over de gegrondheid dan wel ongegrondheid van de klacht. 3. De klachtencommissie voegt bij haar rapportage de verslagen van de gehouden hoorzittingen. 4. Indien de rapportage niet binnen de termijn als bedoeld in het eerste lid aan het college kan worden uitgebracht, stelt de klachtencommissie de klager en de aangeklaagde daarvan in kennis. Zij noemt daarbij een redelijke termijn waarbinnen de rapportage en het advies te verwachten zijn. Artikel 16 Besluit college 1. Het college streeft er naar binnen twee weken na ontvangst van de rapportage en het advies van de klachtencommissie een besluit te nemen. Uiterlijk na vier weken dient het besluit genomen te zijn. 5

6 2. Het besluit (met de rapportage van de klachtencommissie) wordt terstond aan de klager en de aangeklaagde toegezonden. Een afschrift van het besluit wordt aan de klachtencommissie toegezonden. 4. Indien het college niet besluit overeenkomstig het advies van de klachtencommissie doet zij dit bij gemotiveerd besluit. Artikel 17 Registratie klachten 1. De secretaris van de klachtencommissie houdt de registratie bij van de bij de klachtencommissie ingediende en in behandeling zijnde klachten inzake ongewenste omgangsvormen en de behandeling ervan. Slechts de leden van de klachtencommissie hebben inzage in de dossiers. 2. Na afhandeling van een klacht draagt de secretaris van de klachtencommissie het daarbij behorende dossier over aan het hoofd P&O van de gemeente waarop de klacht betrekking heeft. 3. Het hoofd P&O vernietigt vijf jaar na afhandeling van de klacht het desbetreffende dossier. Artikel 18 Jaarverslag commissie 1. De klachtencommissie brengt, indien in enig jaar een of meerdere klachten zijn behandeld, middels een jaarverslag verslag uit aan het college. De klachtencommissie brengt verslag uit van het aantal en de aard van de bij haar ingediende klachten inzake ongewenste omgangsvormen en de inhoud van haar adviezen. 2. In het verslag mogen geen tot personen herleidbare gegevens worden opgenomen. 3. Het college zendt dit verslag aan de directie en de ondernemingsraad toe. Artikel 19 Geheimhoudingsplicht De leden van de klachtencommissie en degenen die door de klachtencommissie worden gehoord hebben de plicht tot geheimhouding van hetgeen hun als zodanig over de persoon van klager en aangeklaagde ter kennis is gekomen. Artikel 20 (Tussentijdse) beëindiging procedure Klager kan op ieder moment de klachtencommissie verzoeken de klachtenprocedure te beëindigen. Artikel 21 Benadeling rechtspositie De klager, vertrouwenspersoon en de interne deskundigen zoals bedoeld in artikel 7 van dit reglement mogen niet wegens het indienen van een klacht of uit hoofde van hun functie als vertrouwenspersoon of als deskundige benadeeld worden in hun rechtspositie. Artikel 22 Benodigde faciliteiten Het college biedt de klachtencommissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken. Slotbepalingen Artikel 23 Beschikbaar stellen medewerkers 6

7 1. De gemeente draagt op verzoek van de gemeente Waddinxveen zorg voor het beschikbaar stellen van medewerkers voor de klachtencommissie van die gemeente, op een zelfde wijze en samenstelling als aangegeven in artikel Als de gemeente een of meerdere leden voor de klachtencommissie niet beschikbaar kan stellen, dan neemt zij contact op met de gemeente Gouda om tot een volledige samenstelling te komen van de klachtencommissie voor de gemeente Waddinxveen. 3. Over de definitieve samenstelling van de klachtencommissie wordt terstond mededeling gedaan aan de gemeente Waddinxveen. Deze mededeling bevat in ieder geval de volgende gegevens: naam; en functie; van de leden van de klachtencommissie en er wordt mededeling gedaan welke medewerker zal optreden als ambtelijk secretaris. 4. De gemeente Schiedam draagt zorg voor levering van plaatsvervangende leden voor de klachtencommissie van de gemeente Waddinxveen, op een zelfde wijze en samenstelling zoals aangegeven in artikel De gemeente Schiedam zal als zij niet meer wil voldoen aan het gestelde in de leden 1 en 2, de betreffende gemeenten hiervan schriftelijk op de hoogte stellen. De gemeente Schiedam zal tot maximaal 1 jaar na deze schriftelijke mededeling haar medewerking verlenen aan verzoeken zoals gesteld in de leden 1 en 2. Artikel De Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen wordt ingetrokken. 2. Dit reglement kan worden aangehaald als Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen. Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 27 juli 2007 Het college van burgemeester en wethouders, De secretaris, de burgemeester, P.J. Buytels R. Scheeres 7

8 8