Optimale inzetbaarheid van medewerkers (binnen specialistische zorg aan complexe cliënten) Anja Quist, clustermanager Idris 19-6-2013
Inhoud Workshop Wie is Idris? Project Personele planning: Deelproject Werving en Selectie Deelproject Planning en Flex Wat ging er mis? Hoe is de stand van zaken na een half jaar? Vragen
Wie is Idris + = IDRIS is divisie binnen de Amarantgroep
Wie is Idris? Zorg aan Licht Verstandelijk Gehandicapten met forse complexe gedragsproblemen 24 uurs zorg, dagbesteding, ambulante begeleiding in heel Brabant Doelgroep is ingedeeld in zorgsystemen Cliënten kennen een Zorgzwaartepakket 7 vaak met meerzorg Meerzorg wordt voor korte periode toegekend
Wie is Idris? Enkele cijfers: Idris verleent zorg aan ruim 600 cliënten Idris kent ruim 800 medewerkers Continu Vacatures Doorstroom van ongeveer 60 dienstverbanden per jaar Verzuim van ruim 10%
Personele planning Doel: Planning van medewerkers zodanig organiseren en optimaliseren, dat Idris voldoende competente en vitale medewerkers heeft voor haar doelgroep cliënten
Hoe zijn we aan de slag gegaan? Deelproject Werving en Selectie Deelproject Planning en Flex Link project samenwerkend leren selectie Samenwerkend leren planning
Deelproject Werving en Selectie Wat willen we? Oriëntatie extern Vaste procedure Werving en Selectie Gebruik van testen Vaste selectie commissie Inwerkprogramma s Scholingsprogramma Eenduidige procedure voor alle zorgsystemen binnen Idris
Deelproject Werving en Selectie Wat willen we? Bewaken van personele formatie en werving. Goede doorloop in procedure en afstemming met andere partijen als academie, planner, P&O. Goed werkend systeem Eigen consulent Werving en Selectie
Deelproject Planning en Flex Wat willen we? Centraal roosteren uitbouwen incl. flex inzet Coördinator voor centraal roosteren Uitbreiding van roosteraars Visie op personeel en inzet Correcte procedure en inrichting over planning en flexinzet Invulling geven aan Jus en Jaarplanning Gezonde planning zonder te korten
Deelproject Planning en Flex Wat willen we? Inspelen op wisselend budget (meerzorg) Eigen flexpool voor Idris Tarief berekening voor flex, wat kosten ze Goed werkend systeem met bijpassende modules Tevreden medewerkers
Deelproject Werving en Selectie op 1 januari 2013
Deelproject Werving en Selectie op 1 januari 2013 Vaste procedure voor externe kandidaten per zorgsysteem. 2 eigen consulenten werving en selectie Consulenten bewaken proces Vaste selectiecommissie per zorgsysteem P&O heeft weer een rol in de selectieprocedure Testen van medewerkers is onderdeel van de procedure Goede doorlooptijd in procedure en afstemming met andere partijen. Alle expertise van betrokken afdelingen wordt ingezet
Deelproject Planning en Flex 1 januari 2013 Planbureau Idris, Coördinator,11 roosteraars en een controller Visie op personeel en flexibele inzet Eigen Flexpool ingedeeld in 3 doelgroepen Flexibele capaciteit van 15% per voorziening Flexmedewerker Idris kent twee gradaties binnen de flexpool Idris Planbureau voorziet managers van cijfers en advies Gebruik roosterboom
Wat ging er mis?
Wat ging er mis? Weerstand binnen de organisatie De ondernemingsraad Weerstand binnen andere afdelingen Beperkte mogelijkheden Vertraging in start systemen
Stand van zaken na een half jaar werving en selectie Alle onderdelen van Idris werken volgens deze procedure Doorlooptijd is nog te lang, door volle agenda s Meer inzicht in gesprekken, hoe deze gevoerd worden Ruimte maken voor afwijkingen in procedure Expertise van betrokkenen wordt goed ingezet Terugkoppeling en communicatie met voorzieningen kan beter
Stand van zaken na een half jaar Er waren ruim 15 openstaande vacatures binnen Idris 18+ Meer dan 50 testen afgenomen bij kandidaten Meer dan 270 reactie op de vacatures Meer dan 105 kandidaten zijn meegenomen in de procedure Meer dan 50 gesprekken zijn er gevoerd Tot nu toe zijn er 14 kandidaten aangenomen
Stand van zaken na een half jaar Planning en Flex ¾ van de voorzieningen wordt geroosterd door het planbureau door 11 roosteraars 4 planners zijn betrokken bij de inzet van de flex medewerkers De pool van flexmedewerkers groeit gestaag Flexmodule werkt Webaccess hopen we deze zomer te starten voor de flexmedewerkers Vaste procedure voor planning en flex binnen heel Idris
Stand van zaken na een half jaar Planning en Flex 40% van de aanvragen kunnen we met eigen pool oplossen Rooster worden minimaal 2 mnd vooruit gepland, streven is 3 mnd vooruit Jaarplanning krijgt steeds meer vorm en er zijn afspraken over directe en indirecte zorg uren 50% van begrotingen werkt met een flexibele schil
Ter afronding