Instellingen backoffice Jack Plus Instellingen backoffice Jack Plus Bedrijfsgegevens: Deze zijn in te geven via "Bestand>Parameters>Boekingsparameters": Rekeningschema: Het rekeningschema kan ingevoerd worden via Boekhouding / Basisgegevens / Rekeningschema:
Het rekeningschema zoals dit gebruikt gaat worden, dient ingevoerd te worden. Er zijn verschillende rekening types waar uit gekozen kan worden. Ook kan er aangegeven worden of er BTW gebruikt wordt bij een rekeningnummer. Bij de debiteuren en crediteurenrekeningen kan aangegeven worden, dat er een OP (openstaande post) toegekend dient te worden. Dit gebeurt door het veld OP-rekening aan te vinken. Indien er rechtstreeks op het grootboek geboekt wordt (bij overige inkoop- en verkoopfacturen) kan een OP-nummer ingegeven worden, deze post verschijnt dan ook op de openstaande postenlijst en indien de betaling later gedaan wordt, kan dat op dit OP-nummer weer "afgeletterd" worden. Boekhoudkundige parameters: Debiteuren en Crediteurenreeks In Jack krijgt iedere Crediteur EN iedere Debiteur een apart klantnummer en Debiteurennummer (grootboekrekeningnummer) waarop geboekt wordt. Meestal worden de klantnummers en de debiteurennummers aan elkaar gelijk gehouden. De reeks waarbinnen de Debiteuren en Crediteuren vallen (grootboek) kan zelf aangegeven worden. De reeks grootboekrekeningen van de Debiteuren en Crediteuren kan aangegeven worden via de Boekhouding / Basisgegevens / Boekhoudkundige parameters. Op het tabblad "Rek/D Rek/C":
Er staat een verzamelrekening en daarachter de reeks grootboekrekeningen. De 1 e reeks is voor de "gewone" debiteuren, de 2 e reeks is eventueel voor de overige debiteuren. Op de verzamelrekening wordt niet daadwerkelijk geboekt, maar is alleen als informatie op te vragen. Op het moment dat er een Debiteur en of Crediteur aangemaakt wordt, krijgt deze automatisch een Debiteurenrekeningnummer toegekend aan de hand van deze ingevoerde reeks. Dit geldt voor zowel de Debiteuren als de Crediteuren. Kijk dus goed welke reeks en eventuele verzamelrekeningen hier ingevoerd wordt! Boekhoudkundige parameters: Basisopties / Balansrekeningen In het 1 e scherm van de boekhoudkundige paramaters, Basisopties, worden de boekjaren aangegeven. In deze jaren kan "gewerkt" worden. Het is mogelijk om deze jaren aan te passen, indien dit gedaan wordt, dienen de saldi her berekend te worden. Ook worden in dit scherm de Balansrekeningen ingevoerd en een Verschillenrekening. Deze balansrekeningen worden gebruikt als tegenrekening om de beginbalans in te voeren. Alles wat hierop geboekt wordt, wordt meegenomen in de beginbalans van de andere (tegen) rekening. Het veld: Lengte rekeningnummer x cijfers is bedoeld voor een subtotaal. Op sommige lijsten (bv de Saldilijsten) wordt na iedere Rekeninggroep een subtotaal gegeven.
Het eind van een Rekeninggroep wordt berekend aan de hand van deze ingegeven grootte. Lengte 4 wil zeggen: dat na ieder duizendtal een subtotaal gegeven wordt (1000 = 4 )(dus na 0999, na 1999, na 2999, etc.). Boekhoudkundige parameters: Klanten Commissie; Hierin worden de rekeningnummers gekoppeld die betrekking hebben op de commissie voor de klant, indien er commissie gegeven wordt op de boeking aan de klant. Gewijzigde boeking; Ook is er een rekeningnummer gekoppeld, wat gebruikt wordt voor het "omboeken" van een boeking, wat gedaan kan worden via Boeking / Boeking annuleren. Dit nummer wordt als tussenrekening gebruikt om klantbetalingen mee over te nemen naar de nieuwe boeking. Boekhoudkundige parameters: Touroperator Op het tabblad "Touroperator" worden de "standaard rekeningnummers" aangegeven. Deze rekeningen kunnen worden opgehaald/voorgesteld, bij het aanmaken van een (nieuwe) touroperator. Bij het aanmaken van de touroperators dient ook een crediteurenrekening gekoppeld te worden. Het systeem kan ook een rekeningnummer voorstellen, dat gebeurt dan aan de hand van deze ingevoerde rekeningnummers.
Crediteurrekeningnummer en optellen; Bij het genereren van een crediteurenrekeningnummer voor een touroperator wordt vanaf dit ingevoerde nummer gekeken en steeds opgehoogd voor de volgende touroperator. Een verkoop (omzet)- en inkooprekeningnummer; Deze worden voorgesteld bij het aanmaken van een nieuwe touroperator. Er kan per touroperator van afgeweken worden, indien de omzet en inkoop gesplitst dient te worden voor (bepaalde) touroperators. Winstrekeningen; Dit zijn de rekeningnummers die voorgesteld worden bij het aanmaken van een touroperator, welke gebruikt worden voor de ontvangen commissie van deze touroperator (Winstrekening 1 is commissie met 0% BTW, winstrekening 2 is commissie met 19% BTW en winstrekening 3 is commissie met 6% BTW). De cijfers die onder het kopje BTW staan, zijn de sleutelnummers van de BTWcodes, zodat het systeem weet naar welk rekeningnummer de BTW geboekt dient te worden. Verzamelbetaling; Het is mogelijk om bij het verwerken van de touroperator facturen een verzamelbetaling te doen. Daarvoor wordt dan deze rekening (als tussenrekening) gebruikt. Boekhoudkundige parameters: Overige rekeningen Bij deze parameters staat een rekeningnummer gekoppeld voor een CreditCard betaling. Het is mogelijk dat de klant rechtstreeks aan de touroperator betaald, meestal per creditcard, daarvoor wordt bij het factureren van de boeking dit rekeningnummer gebruikt. Dit rekeningnummer wordt gekoppeld bij Overige rekening 1. Boekingsparameters: Toeslagen Via Bestand / Parameters / Boekingsparameters kunnen onder het tabblad "Toeslagen" de extra kosten/toeslagen ingevoerd worden. Aan deze extra kosten/toeslagen wordt een grootboekrekeningnummer gekoppeld en kan er eventueel een bedrag aangegeven worden.
Deze toeslagen kunnen "geboekt" worden in de boeking bij het tabblad "Bedrag/Info". Boekingsparameters: Betaalcodes Via Bestand / Parameters / Boekingsparameters kunnen de betaalcodes aangemaakt worden op het tabblad "Betalingen". Aan de betaalcodes wordt een grootboekrekeningnummer gekoppeld.
Deze betaalcodes kunnen opgehaald worden bij de het invoeren van een klantenbetaling. Basisgegevens Touroperator: In de basisgegevens van de touroperator worden en zijn ook rekeningen gekoppeld. De crediteurenrekening van de touroperator; Dit wordt gebruikt bij het doorboeken van de inkoopfactuur. Evenals de Inkooprekeningen. De Sales rekening; deze wordt gebruikt voor de omzet van de boeking. Als de boeking door geboekt (gefactureerd) wordt dan wordt deze sales rekening daarvoor gebruikt. De winstrekeningen; zijn de rekeningnummers welke gebruikt worden voor de commissie welke ingegeven wordt bij het invoeren van de inkoopfactuur. Ook wordt er achter deze winstrekeningen een sleutelnummer gekoppeld, dit is voor de BTW rekeningen (zie BTW codes).
Er kan per touroperator afwijkende rekeningen ingegeven worden. Het crediteurenrekeningnummer moet uniek zijn per touroperator. De inkoop/omzet en winst rekeningen kunnen bij alle touroperators dezelfde zijn. Indien er een nieuwe touroperator aangemaakt wordt kan er gekozen worden voor " Standaard instellingen". De grootboekrekeningen zoals ze ingevoerd zijn in de boekhoudkundige parameters (Tabblad TO) worden dan overgenomen en ingevuld. Indien er rekeningnummers aangepast worden in de boekhoudkundige parameters, dienen de rekeningennummers, welke reeds ingegeven zijn bij de verschillende touroperators, wellicht ook aangepast worden. BTW codes: BTW tabel op omzet:
De sleutelnummers worden gebruikt/gekoppeld bij de winstrekeningen van de touroperator, het systeem weet dan, indien er BTW is, naar welk rekeningnummer dit geboekt dient te worden. BTW op kosten: Klantenparameters: In de klantenparameters (Bestand / Parameters / Klantenparameters) kan aangegeven worden vanaf welk klantnummer begonnen wordt bij het aanmaken van nieuwe klanten. Ook op de tabbladen Bedrijf / Reisbureau en Prospect kan een vanaf klantnummer ingegeven worden. Zo kan er eventueel, binnen de Debiteurenreeks, een splitsing aangegeven worden tussen bv Klanten en Bedrijven.
Applicatie parameters: Via Bestand / Parameters / Applicatieparameters wordt ingesteld wat de factuurdatum is, boekingsdatum en/of vertrekdatum. Deze instellingen, en de andere opties in de parameters, dienen gecontroleerd te worden, voordat er geboekt gaat worden.
Verzekeringen Mondial Assistance: De verzekeringsmaatschappij is als touroperator aangemaakt, met de code ELV (Alliance Uniglobe Assistance, voorheen Elvia), UNI (Unigarant) en/of EVM (Europeesche verzekeringsmaatschappij). Deze code dient gebruikt te worden bij het reserveren. Daarnaast dient in de basisgegevens van deze touroperators per type product ingesteld te zijn dat het een VS verzekering service en een Nederlandse versie betreft!
Er is aangegeven dat dit een verzekeringsservice is en de Nederlandse versie. Er kan aangegeven worden dat er geen inkoopverwerking TO is. Dit geeft aan dat er geen inkoopfactuur (per dossier) ontvangen wordt, anders blijft de te verwachten inkoop bij ieder dossier open staan. De afrekening van de verzekering dient handmatig geboekt te worden.