Minder regels, beter doen nader bekeken periode juni 2006-december 2008 Hof van Twente steeds harder op weg naar minder regels en een betere dienstverlening! Gemeente Hof van Twente Juni 2006-december 2008 1
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding.p. 2 2. Organisatiebrede barometer Minder regels, beter doen p.3 3. Toelichting op een aantal afgeronde initiatieven p.4 4. Plannen 2009..p. 8 5. Slotwoord.p.10 2
1. INLEIDING Op 26 juni 2007 heeft het college besloten de aandacht voor het schrappen van regels en het streven naar een betere dienstverlening gestructureerd te gaan oppakken. Aanleiding daarvoor is de doelstelling uit het collegeprogramma 2006-2010 Vernieuwend doen, o.a. inhoudende de wens van de gemeenteraad en het college de regels te verminderen, de dienstverlening te verbeteren en gemeentelijke producten te digitaliseren. Het college heeft aangegeven de regels te willen verminderen en hiermee tevens de administratieve lastendruk van de burger te verminderen en op die manier mee te willen werken aan een daadkrachtige, slagvaardige lokale overheid. Het bestuur heeft, om de doelstellingen te realiseren, besloten over te gaan naar een duurzame werkwijze. Daarbij is niet gekozen voor een extern bureau die rapport over de te nemen maatregelen. Ook is niet gekozen voor een eenmalige projectgroep. Het streven naar Minder regels, beter doen maakt deel uit van het reguliere werk van de afdelingen, waarover jaarlijks wordt gerapporteerd aan college en raad in de bestuursrapportages, het jaarverslag en middels een jaarlijkse dereguleringsbarometer in juni. Om de voortgang te bewaken, dienen afdelingen jaarlijks minimaal twee initiatieven op het gebied van Minder regels, beter doen te realiseren. Sinds de start van deze bestuursperiode is veel gebeurd onder de noemer Minder regels, beter doen, getuige de reeds uitgebrachte rapportages van juni 2007 en juni 2008. Daarbij hebben natuurlijk de expositie in juni van het museum voor overbodig beleid en de bijdrage van cabaretier André Manuel gezorgd voor extra inspiratie. Sinds juni afgelopen jaar zijn er weer een aantal initiatieven opgenomen in de barometer. De deregulering van de Algemeen Plaatselijke Verordening is daarvan een goed voorbeeld. Ook maken wij sinds oktober 2007 deel uit van de Interbestuurlijke Taskforce Vermindering Regeldruk Gemeenten. Wij zijn een zogenaamde pioniergemeente. Dit uit zich in de omstandigheid dat wij in een landelijke werkgroep hebben gewerkt aan het begrijpelijker maken van een aantal formulieren, hetgeen in 2009 zal worden geïmplementeerd. Ook is de landelijke projectgroep mediation na de zomervakantie in 2008 van start gegaan. Concreet houdt dit in dat de landelijke project ons lokale project mediation ondersteunt en wij vanuit ons lokale project landelijk input en kennis kunnen brengen. De deelname aan de pionierwerkgroep uitgaan van vertrouwen bij vermindering regeldruk van het ministerie van BZK heeft geleid tot een inspirerende bijeenkomst afgelopen november, waarbij wethouder Sijbom aanwezig was. De idee van uitgaan van vertrouwen heeft tot nog toe o.a. geleid tot de wijze van slimme en efficiënte handhaving als opgenomen in het handhavingsbeleid en voorts tot het nader onderzoeken van het Heerenveens model bouwtoezicht en de baliebouwvergunning. Daarover in 2009 meer. De gemeenteraad heeft het college verzocht meer inzicht te verschaffen in de gevolgen van de reeds gerealiseerde initiatieven. Deze rapportage heeft tot doel een licht te schijnen op de gevolgen van Minder regels, beter doen voor de burger en/of bedrijven. Leiden de initiatieven tot een vermindering van administratieve lasten voor de burger en het bedrijf en in hoeverre? Is de (digitale) dienstverlening van de gemeente verbeterd? Wat staat er in 2009 op stapel? Deze rapportage zal uitgaan van een individueel niveau waarbij de administratieve lastenverlichting zo veel mogelijk wordt verwoord in de legesbesparing, de besparing van tijd en het verschil in het aantal afgegeven vergunningen voor Minder regels, beter doen en erna. 3
2. BAROMETER 2006-2008 MINDER REGELS BETER DOEN * Digitale belastingbalie * Vereenvoudigde toetsing tijdelijke gebruiksvergunningen/ meldingen bij locaties kleiner dan 400 m2 * Meerjarige subsidietermijn * Minder externe adviesaanvragen bij standaard APV-vergunningen * Verruiming van de automatische incassomogelijkheden * Versnelde toekenning aanvraag collectief vervoer bij 75 plussers * Vierjaarlijkse i.p.v. jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bijstandsuitkering * 20 digitale producten via DIGID * Woz taxatieverslag online opvragen * Halfjaarlijkse verplichting indiening inkomstenbriefjes * Verbeterde visuele communicatie omtrent infrastructurele plannen * Aanpassing Verordening bijzondere bijstand en Verordening participatiefonds; koppeling gegevens leidt tot vermindering administratieve lastendruk * Verruiming sneltoetscriteria in Welstandsnota * Beperking kapvergunningplicht in omvang en soort bomen * Uitbreiding meldings- en terugkoppellingsmogelijkheden openbaar groen/infrastructuur * Vermindering indieningvereisten: o.a. KvK uittreksel * Trouwen op een aan te vragen locatie * Digitaal Trouwloket * Gebruik mogelijkheden (pre) mediation * Vereenvoudiging bestemmingsplanvoorschriften * Geen ontheffingsplicht meer zondagsopenstelling Delden * Mensen informeren over rechten op andere sociale voorzieningen * Start digitaal bedrijvenloket * Meldingensysteem openbaar groen * Gecoördineerde evenementenvergunningverlening * Geen differentiatie tarieven toeristenbelasting * Voorbereiding deregulering APV conform VNG model * Project vermindering administratieve lasten bedrijven met voucherregeling Senter Novem Minder regels, beter doen Dereguleringsbarometer Periode voorjaar 2006- december 2008 4
3. TOELICHTING Uit de barometer, ziend op de periode voorjaar 2006 tot heden, blijkt dat er een flink aantal initiatieven is gerealiseerd die ofwel zien op minder regels ofwel op beter doen. In onderstaande aandacht voor een aantal van die initiatieven en de gevolgen voor de burger en/of de ondernemer. Burgers Digitaal trouwloket Sinds april 2008 bestaat het digitale trouwloket op www.hofvantwente.nl. In het digitale trouwloket wordt alle informatie over het huwelijk en het geregistreerd partnerschap gebundeld. Iedereen met trouwplannen kan 24 uur per dag de trouwlocaties bekijken, kennismaken met de trouwambtenaren of bijvoorbeeld de benodigde uittreksels regelen. Ook kunnen de gemeentelijke trouwlocaties op virtuele wijze worden ingezien, waarbij inzage in beschikbaarheid en reservering mogelijk zijn via de website. Daarnaast is het sinds 1 maart 2008 mogelijk om een aanvraag te doen om te trouwen op elke willekeurige locatie. Van die mogelijkheid is tot op heden 22 keer gebruik gemaakt, hetgeen laat zien dat het voorziet in een behoefte. Kapvergunning Sinds 2006 is het aantal soorten bomen dat vergunningvrij gekapt mag worden vergroot en de diameter op 1,3 meter hoogte, is verruimd van 20 cm. naar 40 cm. Dit houdt in dat er minder kapvergunningen dienen te worden aangevraagd aangezien het kapverbod is beperkt. Bedrijven Handelsregister Kamer van Koophandel online Hof van Twente maakt sinds maart 2008 gebruik van het Handelsregister online van de KvK. Dit houdt in dat ondernemers geen uittreksel meer hoeven in te leveren bij de aanvraag van vergunningen zoals de marktvergunning, drank- en horecavergunning of parkeervergunning. Ondernemers besparen tijd en geld als zij geen uittreksel meer hoeven aan te leveren, omdat wij zelf een digitaal uittreksel uit het Handelsregister halen. Naar schatting scheelt dit ongeveer 50 euro aan kosten per aanvraag. Geen ontheffingsplicht zondagopenstelling Delden Sinds juli 2007 is de Verordening Winkeltijden gewijzigd vastgesteld, waarbij is bepaald dat het verbod om op zondag open te zijn, is vrijgesteld voor winkeliers in het centrum Delden gelet op het toeristische karakter van die kern. Dit houdt in dat winkeliers niet meer een ontheffing hoeven aan te vragen ten behoeve van openstelling. In 2006 zijn 26 ontheffingen verleend aan winkeliers in het centrumgebied van Delden. In 2005 waren dit er 17. Deze ontheffingsaanvragen zijn met de aanpassing van de verordening "weggevallen". Dit brengt een vermindering van de administratieve lasten met zich mee. Ook levert het een (geringe) kostenbesparing op aan leges, namelijk 10,40 euro per aanvraag. Digitaal ondernemersloket Op onze website staat ook een ondernemersloket. Hierin wordt informatie gegeven over de bedrijfscontactfunctionaris, de mogelijke vestigingslocaties, de gemeentelijke producten voor ondernemers etcetera. Op deze manier worden ondernemers sneller wegwijs gemaakt binnen de gemeentelijke organisatie en de producten die men nodig heeft voor de bedrijfsactiviteiten. De gang naar het gemeentehuis zal meermalen bespaard kunnen worden. 5
Burgers & bedrijven Digitale belastingbalie Met de invoering van de digitale belastingbalie is het mogelijk, met behulp van DiGiD, om online je taxatieverslag op te vragen, de belastingaanslagen en WOZ beschikkingen te bekijken, online bezwaar in te dienen, online automatische incasso aanvragen, gegevens te wijzigen en te stoppen, online een betalingsregeling aan te vragen, online een aanvraag kwijtschelding in te dienen en het online betalen van openstaand saldo. Tevens kan de burger digitaal zien of en welk deel van de aanslag al betaald is. De administratieve lastenverlichting bestaat erin dat veel vanuit huis kan worden geregeld. De gang naar het gemeentehuis wordt bespaard. Aantal DigiD producten De aandacht voor onze digitale dienstverlening wordt steeds groter. Gevolg hiervan is dat wij o.a. momenteel twintig DiGiD producten op onze website hebben. In 2008 (peildatum 17 november 2008) is 110 maal gebruik gemaakt van onze DiGiD producten via de website. Om deze tendens te stimuleren is in de programmabegroting opgenomen dat in 2009 het aantal DiGiD producten van 20 naar 30 producten zal worden uitgebreid opdat het gebruiken van de DiGiD mogelijkheden meer gemeengoed gaat worden. Gedereguleerde APV Op 25 november 2008 is een gedereguleerde APV vastgesteld door de raad welke per 1 januari 2009 in werking zal treden. In deze APV is de mogelijkheid opgenomen alle vergunningen voor onbepaalde tijd te verlenen. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een ondernemer niet jaarlijks een ventvergunning hoeft aan te vragen. Concrete keuzes hierover zullen in 2009 worden gemaakt. In Hof van Twente hoeft een liefdadigheidsinstelling niet jaarlijks een collectevergunning aan te vragen, indien voldaan aan een aantal voorwaarden. Deze keus is reeds gemaakt. Deze aanpassing van de APV leidt tot een aanzienlijke administratieve lastenverlichting. Dienstverleningactiviteiten zijn door de vaststelling van de APV niet meer vergunningplichtig. Hierbij kan geacht worden aan activiteiten van gidsen, schoenpoetsers etcetera. Met de vaststelling van de APV is tevens de terrasvergunningplicht afgeschaft. Terrassen zullen vallen onder algemene regels. In Hof van Twente zijn in totaal 25 terrasvergunningen verleend. In de toekomst hoeft men, indien men een terras in gebruik wil nemen, geen vergunning meer aan te vragen. Leges à 52,58 euro zijn verleden tijd. Ook levert de vervanging van de vergunningplicht door een meldingsplicht bij kleine evenementen een administratieve lastenverlichting op. Op jaarbasis gaat dit ongeveer om 35 vergunningen. Ook hoeven geen leges te worden betaald à 15,80 euro per aanvraag. Premediation In 2008 (peildatum 29 december 2008) zijn er 126 bezwaarschriften ingediend. Van dat aantal zijn 20 bezwaarschriften óf voor de hoorzitting van de commissie bezwaarschriften ófwel tijdens de hoorzitting ingetrokken als gevolg van overleg (premediation). Gebleken is dat het praten met bezwaarmakers vaak kan leiden tot het wegnemen van bezwaren. Om het inzetten van mediationvaardigheden verder te ontwikkelen, zal in 2009 een pilot starten in het primaire proces. Medewerkers V&H en WIZ zullen op het gebied van het weigeren bouwaanvragen, bouwaanvragen die strijd op leveren met het bestemmingsplan en afwijzingen Wmo aanvragen huishoudelijke hulp, getraind worden in het inzetten van mediationvaardigheden. Gedurende de pilot wordt er gemonitored en na afloop zal een evaluatie plaatsvinden, mede met behulp van enquêtes voor zowel de benaderde burgers als de betreffende medewerker. Doel is om uiteindelijk de vaardigheden breder in de organisatie in te zetten, waarbij de bezwaarfase zeker ook meer aandacht zal krijgen. 6
Bezwaarafhandeling & klachtafhandeling Hof van Twente heeft zich in 2008 ook meer concreet tot doel gesteld de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn af te handelen 1 en de klachten over gedragingen namens of door het bestuursorgaan sneller en professioneler te behandelen 2. Beide doelen komen voort uit de bestuurlijke en politieke visie dat de dienstverlening verbeterd dient te worden. Ten aanzien van de bezwaarbehandeling is in januari 2009 een tijdschema vastgesteld waaraan de afdelingen en het secretariaat van de commissie bezwaarschriften zich hebben gecommitteerd met het doel de termijnen te bewaken en waar mogelijk te verkorten. De commissie bezwaarschriften, kamer ruimtelijke zaken, zal daarbij standaard tweemaal per maand een hoorzitting houden gelet op de termijnen. Uiteraard zal de frequentie worden verminderd indien er ofwel minder bezwaarschriften worden ontvangen ofwel wanneer de ingezette mediationvaardigheden tot een goede oplossing leiden en een advies van de commissie onnodig blijkt. Wat betreft klachten zal vanaf 2009 een nieuw proces worden geïmplementeerd waarbij registratie van de klachten, herkenning van de klachten en een snellere en een meer zorgvuldige afhandeling centraal staan. Om dit te realiseren is een klachtcoördinator aangesteld die de registratie en het proces in de gaten gaat houden en de klachtbehandelaars adviseert. Gebruiksbesluit / gebruiksvergunningen Per 1 november 2008 is het Besluit brandveilig gebruik bouwwerken (Gebruiksbesluit) in werking getreden. Met de inwerkingtreding komt een eind aan onnodige verschillen tussen plaatselijke bouwverordeningen en zijn de regels landelijk geüniformeerd. Daarnaast wil VROM met de uniformering ook het aantal gebruiksvergunningplichtige bouwwerken fors verminderen, met 80%. Ook schelen de nieuwe regels het bedrijfsleven ruim 26 miljoen euro aan administratieve lasten en 6,4 miljoen euro aan leges. Dit zijn landelijke cijfers. 1 Motie gemeenteraad d.d. 30 september 2008 2 Rapport Boos op de gemeente..! van de rekenkamercommissie, door de raad op 2 september 2008 vastgesteld 7
4. PLANNEN 2009 Voor 2009 hebben we weer een en ander op stapel staan. Hieronder volgt een greep uit de afdelingsplannen 2009. Afdeling Algemene Zaken De afdeling algemene zaken stelt zich tot doel een substantiële bijdrage aan het project decentrale Regelgeving te leveren. De doelstellingen van het project decentrale regelgeving zijn: - het voor burgers en bedrijven in onderlinge samenhang aanbieden van de lokale regelgeving; - Decentrale regelgeving rechtsgeldig bekendmaken via elektronische publicatie; - realiseren van een betere dienstverlening aan burgers; - realiseren van een efficiëntere interne organisatie; - correcte toepassing van decentrale regelgeving te bevorderen. De doelstellingen sluiten aan bij de minimale eisen, die stichting ICTU (Advies Overheid.nl) stelt aan deelname aan het project. Na oplevering van het project staan op de website van de gemeente Hof van Twente gestructureerd alle gemeentelijke algemeen verbindende voorschriften die ingevolge art. 139 Gemeentewet in het Hofweekblad moeten worden opgenomen. Met daarbij verwijzingen naar grondslagen, gedelegeerde regelgeving, het besluit en de publicatie in Hofweekblad, volgens het door het Project Decentrale Regelgeving gehanteerde IPM Decentrale Regelgeving, te consolideren vanaf uiterlijk 1 januari 2009 (als startpunt voor de opbouw van het historisch bestand), voorzien van metadata ten behoeve van de zoekfunctie en daarmee straks bereikbaar via http://decentraleregelgeving.overheid.nl. Voorts zal de afdeling Algemene Zaken in 2009 een groot deel van haar formulieren vereenvoudigen en waar nodig ontsluiten via DiGiD. In het kader van een goede informatieverschaffing zal in 2009 de folder bezwaar en beroep worden aangepast zodat die makkelijker leesbaar wordt en zal worden uitgebreid met meer informatie over de procedures. Uiteraard is dit een voorbeeld van goede communicatie. Algemene zaken zal in 2009 factor C versterken in de organisatie. Afdeling Facilitaire Zaken De afdeling facilitaire zaken zal het elektronische dossier meer gaan uitbreiden op toepassingsmogelijkheden. De digitale dienstverlening zal daarmee op een hoger niveau worden getild. Afdeling Publiekszaken In het kader van de Wet samenhangende besluiten, welke is geïntegreerd in de Algemene wet bestuursrecht (en zal vervallen bij inwerkingtreding van de Wabo), hebben bestuursorganen de inspanningsverplichting om burgers en bedrijven te informeren over alle producten die nodig zijn bij een bepaalde activiteit. Zo dient iemand die een bijstandsuitkering aanvraagt te worden geïnformeerd over eventuele andere rechten op voorzieningen. Iemand die een drank- en horecavergunning aanvraagt, dient geïnformeerd te worden over de kansspelautomatenvergunning, ontheffingsmogelijkheid sluitingsuur etcetera. Deze informatie dient zowel mondeling als schriftelijk te worden gegeven. Bij Publiekszaken zal de mondelinge informatie meer vorm krijgen door het maken van een publieksbrochure, waarbij veel voorkomende activiteiten worden benoemd en de daarbij horende gemeentelijke, provinciale en landelijke producten. Wat betreft de digitale dienstverlening zal het aantal DigiD producten worden uitgebreid. In het eerste kwartaal van 2009 zal het doorgeven van een verhuizing mogelijk zijn via DiGiD. Hierdoor hoeven mensen niet meer de gang naar het gemeentehuis te maken. 8
Afdeling Vergunning & Handhaving Deze afdeling zal in 2009 de mogelijkheden voor de balie- of klaar-terwijl-u-wachtvergunning onderzoeken. Hierbij kan gedacht worden aan de lichte bouwvergunningen, de sloopvergunningen en bepaalde APV vergunningen. Van belang hierbij is het vertrouwen dat het bestuur in de burger zal geven. Mocht straks een baliebouwvergunning worden afgegeven aan de balie, scheelt dat aanzienlijk in de administratieve lastendruk en levert dit een tijdsbesparing op. De in eind 2008 ingestelde werkgroep zal in maart 2009 over de mogelijkheden rapporteren waarbij wordt ingezet op implementatie in het voorjaar van 2009. Wat betreft handhaving zal op grond van het integraal handhavingsprogramma 2009 het principe van slim handhaven worden geïmplementeerd. Door integraal te handhaven (dus de milieu inspecteur, de bouwinspecteur, de politie etcetera, houden gezamenlijk controle). Dit levert een lastenverlichting op voor bedrijven en burgers. Afdeling Openbare Werken Deze afdeling zal zorgen voor de implementatie van factor C bij al haar projecten. Doel is de burger zo vroeg mogelijk en uitgebreid mogelijk te informeren over op handen zijnde openbare werken. Daarbij zal de website een belangrijker communicatiemiddel zijn. Afdeling Ruimtelijke en Economische Zaken Deze afdeling neemt deel aan een regionaal project inzake administratieve lastenverlichting voor bedrijven. Een extern bureau zal 19 gemeentelijke producten doorlichten en naar verwachting in de loop van 2009 een dereguleringsadvies opstellen. Wat betreft ruimtelijke ordening, zullen de planvoorschriften van het bestemmingsplan buitengebied worden herijkt met als doel dat de gewenste ontwikkelen zoveel mogelijk bij recht zijn toegestaan. Gevolg hiervan is dat er minder ontheffings/wijzigingsprocedures hoeven te worden doorlopen. Afdeling Financiële Zaken Deze afdeling zal het gebruik van de Digitale Belastingbalie in 2009 verder onder de aandacht brengen onder de burgers. 9
5. SLOTWOORD Zoals uit bovenstaande blijkt, zijn wij actief bezig met het bedenken en implementeren van vernieuwende initiatieven met het doel regels te schrappen en de dienstverlening te verbeteren. Een belangrijk hulpmiddel vanaf 2009 bij het meten van de gevolgen van die initiatieven, zal de productie agenda zijn. Middels een inzichtelijke registratie van gemeentelijke producten kan op SMART wijze worden beoordeeld welke gevolgen de initiatieven hebben. Het ligt dan ook in de verwachting dat de jaarlijkse voortgangsrapportage naast het overzicht van het aantal ontplooide initiatieven een vollediger overzicht biedt van de gevolgen daarvan. Bij het streven naar minder regels, beter doen zij verder opgemerkt dat het niet alleen van belang is dat de burgers en de bedrijven minder tijd en geld kwijt zijn met de bureaucratie, maar ook om de beleving ervan. Wij kunnen als gemeentelijke overheid onze dienstverlening verbeteren en regels willen schrappen, wij zijn daarbij wel een overheid die optreedt voor het algemeen belang. Servicegerichtheid en het nastreven van het algemene belang staan soms op gespannen voet. Zo willen wij de veiligheid garanderen en tegelijkertijd controles verminderen of het op voorhand verlenen van bouwvergunningen. Daarbij is het concept vertrouwen heel belangrijk. De zelfredzaamheid van de burger speelt ook zeker een rol. De balans in al die belangen zal steeds onderwerp van aandacht zijn bij het doorvoeren van Minder regels, beter doen in onze praktijk. 10