Jaarverslag borging SIS 2015 21 april 2016 Het jaarverslag is besproken in de Managementraad Bevolkingszorg op 21 april 2016 en door de accounthouder SIS vastgesteld. Sjan Martens Programmamanager SIS
Inhoud 1 Inleiding 2 Uitgevoerde activiteiten 2.1 Basiskennis SIS 2.2 SIS-oefeningen 2.3 SIS-inzetten 2.4 Werkwijze van SIS 2.5 Informatiesysteem 2.6 Communicatie 3 Financieel overzicht Bijlagen 1 Organisatie en overleg 2 Documenten 3 Communicatieberichten 4 Overzicht van inzetten en oefeningen 5 Aanbevelingen van evaluaties 2
1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag borging SIS 2015. In dit verslag wordt aan de Managementraad Bevolkingszorg verantwoording afgelegd over de activiteiten die in 2015 door het IFV zijn uitgevoerd om de slachtofferinformatiesystematiek (SIS) te borgen. Er is veel gebeurd. In de basiskennis SIS is de vereenvoudiging van het werkproces van SIS doorgevoerd. Samen met veiligheidsregio s zijn drie SISoefeningen gehouden. SIS is daadwerkelijk ingezet op 20 februari bij de brand seniorenflat Nijmegen en op 3 augustus bij het kraanongeval Alphen aan den Rijn. Functionarissen met een rol bij SIS hebben van opleidingen, oefeningen en inzetten geleerd en een beter beeld gekregen hoe SIS werkt. De werkwijze van SIS is doorontwikkeld. Begin 2015 is het werkproces van de backoffice beschreven. Een zorgpunt is het informatiesysteem SVIS. Aansluitend op het werkproces is vanaf maart door GGD Amsterdam gewerkt aan een nieuwe versie. Naar verwachting wordt deze versie in februari 2016 opgeleverd. Verder is de naam Verwantencontact 088 269 00 00 gekozen om tijdens een SIS-inzet naar burgers duidelijk en eenduidig te communiceren. 2. Uitgevoerde activiteiten In dit hoofdstuk zijn de uitgevoerde activiteiten in 2015 weergegeven. 2.1 Basiskennis SIS De basiskennis SIS is bestemd voor alle functionarissen met een rol bij SIS en andere sleutelfunctionarissen van de regionale crisisorganisatie. De basiskennis is via e-learning voor iedereen toegankelijk en kan in circa 30 minuten doorlopen worden. De e-learning bevat ook een zelftoets om te checken of men de basiskennis beheerst. Animatie SIS in beeld Voor de introductie van de werkwijze van SIS is in januari de animatie SIS in beeld gemaakt. Update basiskennis SIS De basiskennis SIS is drie keer bijgesteld. In februari zijn kleine wijzigingen doorgevoerd (versie 1.1). In juli is een vernieuwde versie uitgebracht (versie 2.0). De naam Verwantencontact is doorgevoerd en het werkproces van SIS is vereenvoudigd (wijziging inzetopdracht, minder SIS-functionarissen, duidelijkheid over het informeren van verwanten). De nieuwe versie is vooraf getest bij de regionale SIS-coördinatoren. 3
In november zijn opnieuw kleine wijzigingen doorgevoerd en is de regionale inkleuring van 13 veiligheidsregio s aan de basiskennis toegevoegd (versie 2.1). Casus SIS the movie Voor functionarissen die hun kennis over SIS willen opfrissen is een casus ontwikkeld. De casus is gebaseerd op de film SIS the movie en is in juli online gezet. 2.2 SIS-oefeningen Voor het samenspel tussen de functionarissen in de frontoffice, de backoffice en de regionale crisisorganisatie zijn drie SIS-oefeningen gehouden. De oefeningen zijn geëvalueerd en over elke oefening is een evaluatieverslag opgesteld. Ook hebben enkele veiligheidsregio s eigen oefeningen gehouden met de landelijke voorziening SIS in de responscel. SIS-oefening Kennemerland Het scenario van de SIS-oefening op 13 mei betrof een brand in een vliegtuig dat net geland was op Schiphol. Aan de oefening deden ruim 70 functionarissen mee van veiligheidsregio Kennemerland, Amsterdam Airport Schiphol, Transavia en de landelijke voorziening SIS. Ook deden ruim 70 figuranten mee in de rol van passagier en verwant. SIS-oefening Brabant-Noord De SIS-oefening op 19 mei maakte onderdeel uit van de systeemoefening van veiligheidsregio Brabant-Noord. Het scenario betrof een botsing van een personentrein met een goederentrein. SIS-oefening Zuid-Holland Zuid Het scenario van de SIS-oefening op 2 november betrof een aanvaring tussen twee schepen op de Noord bij Alblasserdam. Vanuit Zuid-Holland Zuid deden functionarissen bevolkingszorg en de regionale sectie geneeskundige zorg mee. Oefeningen met SIS in de responscel In vier veiligheidsregio s is een bijdrage geleverd aan een eigen regionale oefening met de landelijke voorziening SIS in de responscel. Het betrof de veiligheidsregio s Flevoland en Gooi en Vechtstreek (9, 10 en 11 juni), veiligheidsregio Zeeland (23 september) en veiligheidsregio Fryslân (20 november). Op basis van deze ervaringen wordt in 2016 een publicatie uitgebracht om veiligheidsregio s te stimuleren om in eigen regionale oefeningen SIS-elementen via de responscel in te bouwen. Planning Het was de bedoeling om op 21 maart met veiligheidsregio IJsselland en attractiepark Slagharen een SIS-oefening te houden. De oefening was al 4
voorbereid, maar werd op het laatste moment afgelast omdat het attractiepark er toch vanaf zag. Voor 2016 is met de volgende veiligheidsregio s afgesproken om een oefening te organiseren: Brabant-Zuidoost, Fryslân, Gelderland-Midden en Noord- en Oost- Gelderland. 2.3 SIS-inzetten In 2015 is SIS twee keer ingezet. Beide inzetten zijn geëvalueerd aan de hand van door de deelnemers ingevulde vragenlijsten. De bevindingen zijn in de reguliere SIS-overleggen besproken. Brand seniorenflat Nijmegen Op 20 februari heeft veiligheidsregio Gelderland-Zuid het LOCC om 7:00 uur gebeld om SIS te activeren. De frontoffice heeft 133 zoekvragen geregistreerd. Er waren 16 gewonden in ziekenhuizen. De backoffice kwam tot 6 matches en heeft 6 verwanten geïnformeerd. De SIS-inzet duurde ruim zeven uur. Kraanongeval Alphen aan den Rijn Op 3 augustus heeft veiligheidsregio Hollands-Midden het LOCC om 18:05 gebeld om SIS te activeren. De frontoffice heeft 2 zoekvragen geregistreerd. Pas op het eind van de avond bleek dat er geen slachtoffers en gewonden waren. Matching en informeren verwanten waren daarom niet aan de orde. 2.4 Werkwijze van SIS In 2015 is de werkwijze van SIS verder doorontwikkeld. Er zijn werksessies gehouden om het werkproces in kaart te brengen, er zijn trainingen en een netwerkdag georganiseerd om de werkwijze met elkaar te delen. Verder is het toetsingskader bijgesteld. Doorontwikkeling werkproces Voor de doorontwikkeling van het werkproces van SIS zijn drie werksessies gehouden. Een werksessie voor het opstellen van een format voor de SIS-rapportages aan de regio (13 januari). Wat betreft de inzetopdracht werd geconcludeerd dat het activeren van het LOCC door de regio als inzetopdracht kan fungeren. Twee werksessies om het werkproces van de backoffice te beschrijven (10 februari en 19 februari). De beschrijving vormde de input voor het programma van eisen aan de nieuwe versie van het informatiesysteem voor SIS. Aan deze werksessies hebben enkele direct betrokken functionarissen deelgenomen. De resultaten zijn daarna besproken en vastgesteld in de werkgroep borging SIS. 5
Trainingen Voor een op elkaar ingespeelde landelijke voorziening SIS is het belangrijk dat alle functionarissen de werkwijze van SIS kennen. Hiervoor zijn drie trainingen gehouden (4 maart, 11 maart en 16 april). In totaal hebben 25 functionarissen deelgenomen (6 teamleiders,13 liaisons GHOR, 4 politiemedewerkers en 2 medewerkers ANWB). Netwerkdag regionale SIS-coördinatoren Op 30 april 2015 is de eerste landelijke netwerkdag van regionale SIScoördinatoren gehouden. Deze dag is samen met de klankbordgroep SIScoördinatoren georganiseerd. Tijdens de netwerkdag hebben de aanwezigen met elkaar kennis gemaakt en ervaringen uitgewisseld. Er waren 17 regionale SIScoördinatoren aanwezig. Zorgmail Voor het verzenden van slachtoffergegevens van ziekenhuizen van de regionale secties GHOR naar de backoffice SIS is een beveiligde emailverbinding tot stand gekomen via Zorgmail. Deze wordt in 2016 getest. Aansluiting op LCMS De beheersorganisatie SIS heeft in maart 2015 bij de secretaris van het Netwerk Netcentrisch Werken een verzoek ingediend om teamleiders SIS te autoriseren voor het raadplegen van LCMS tijdens een inzet van SIS. Dit verzoek is nog in behandeling. 2.5 Informatiesysteem Tijdens oefeningen en inzetten van SIS werd duidelijk dat het informatiesysteem SVIS veel mankementen vertoont. De matching door de politie in de backoffice moet daarom tot nu toe handmatig gebeuren. Het systeem is niet in staat is het hele werkproces van SIS adequaat te ondersteunen en levert nog niet de noodzakelijke rapportages op. In 2015 is veel aandacht besteed aan het ontwikkelen van een nieuwe versie van het informatiesysteem van SIS. In maart 2015 is aan GGD Amsterdam opdracht gegeven om een nieuwe versie te ontwikkelen. De gebruikersgroep is drie keer (8 juli, 13 augustus, 25 augustus) bijeengekomen om testversies te bespreken. De testversies voldoen niet aan de gestelde eisen. De programmamanager SIS heeft steeds bilateraal overleg gevoerd met GGD Amsterdam en heeft na elke testversie de verbeterpunten doorgegeven. Naar verwachting wordt de nieuwe versie in februari 2016 opgeleverd. De problemen met SVIS zijn besproken in het Portefeuillehoudersoverleg Informatievoorziening van 10 juli en in het Accounthoudersoverleg van de Managementraad Bevolkingszorg van 3 december. Het ontbreken van een adequaat informatiesysteem voor SIS is risicovol en werkt bovendien 6
demotiverend voor degenen die er gebruik van moeten maken. Ook zijn er zorgen over de kwetsbaarheid van het applicatiebeheer door GGD Amsterdam wat betreft professionaliteit, kwaliteit en continuïteit. Daarom staat het IFV op het standpunt dat gekozen moet worden voor het ontwikkelen van een nieuw informatiesysteem en een andere leverancier met aantoonbare ervaring in het ontwikkelen en beheren van kritische applicaties. Begin 2016 wordt de besluitvorming om te komen tot een adequaat informatiesysteem voor SIS verder opgepakt. 2.6 Communicatie Voor een succesvolle inzet van SIS moeten de veiligheidsregio s er goed mee kunnen werken én de burger moet weten wat hij/zij aan SIS heeft. Verwantencontact 088 269 00 00 Naar aanleiding van de signalen dat de naam ANWB-verwanteninformatie voor de burger verwarrend is, is een advies opgesteld over een nieuwe naam. Dit advies is in een schriftelijke ronde door de accounthouder SIS voorgelegd aan de leden van het LOCB en de Managementraad Bevolkingszorg. Vanaf april is als nieuwe naam Verwantencontact 088 269 00 00 gehanteerd. Ook is er een apart icoon ontwikkeld voor de herkenbaarheid naar de burger. Communicatietoolkit Voor de invoering van de nieuwe naam is een communicatietoolkit voor de veiligheidsregio s ontwikkeld, bestaande uit standaard communicatieberichten, een vraag- en antwoordlijst en een toelichting voor de communicatieadviseurs. Website verwantencontact.nl Daarnaast is voor burgers die tijdens een inzet van SIS achtergrondinformatie willen de website verwantencontact.nl ontwikkeld. De regionale crisisorganisatie kan burgers naar deze website doorverwijzen. De website wordt begin 2016 gelanceerd. Communicatieberichten en presentaties In 2015 zijn de momenten met attentiewaarde benut om SIS via allerlei berichten onder de aandacht te brengen van veiligheidsregio s, samenwerkingspartners en stakeholders. Ook hebben de leden van de reguliere SIS-overleggen en de programmamanager SIS tijdens verschillende bijeenkomsten een toelichting gegeven over de werkwijze van SIS. Zie voor een overzicht bijlage 3. Kennisdossier SIS Met ingang van februari 2015 is de website www.snellerinformatieslachtoffer.nl niet meer in gebruik. Via het kennisdossier SIS bij Infopunt Veiligheid zijn publicaties en video s voor iedereen toegankelijk. Het kennisdossier is steeds bijgehouden. Vanzelfsprekend heeft de programmamanager SIS ook vele vragen vanuit de veiligheidsregio beantwoord. 7
3 Financieel overzicht In het navolgende schema zijn de kosten van de borging SIS in 2015 weergegeven. Voor de borging van SIS was in 2015 een bedrag van 432.000,- beschikbaar. De totale uitgaven in 2015 bedroegen 431.400,-. Activiteiten in 2015 ten laste van borgingsbudget Begroot 2015 in Uitgaven 2015 in 1 Opleiden Account YouDipity en hosting e-learning 4.750 4.750,00 Ontwerpkosten bijstellen e-learning basiskennis en 24.200 15.537,61 casuïstiek, publicatie reader basiskennis Netwerkdag SIS-coördinatoren 5.000 776,50 2 Oefenen Support SIS-oefeningen en inzet extern callcenter 67.445 46.289,10 Evaluaties van oefeningen 18.330 14.567,20 3 Informatiesysteem Doorontwikkeling SVIS 12.100 44.336,82 4 Communicatie Communicatieadviseur IFV en vormgever IFV 8.280 5.909,75 Communicatiemateriaal: drukkosten en foto s - 1.527,02 Verwantencontact: naam, icoon, website - 15.064,95 5 Organisatie: contracten met partners Frontoffice SIS, ANWB 96.800 96.800,00 Backoffice SIS, Nationale Politie 66.300 65.000,00 GGD Amsterdam: hosting, licenties en piket 13.131 12.873,19 Piketvergoeding teamleiders SIS 22.700 22.700,00 Correctie piketvergoeding teamleiders SIS 2014-7.064,80 Abonnement Zorgmail en implementatie 1.059 2.649,30 6 Organisatie: programmamanagement Programmamanager SIS, IFV 76.540 72.666,00 Vergaderkosten locaties en catering 2.000 2.257,61 Handling IFV 13.345 14.759,47 Totaal borging SIS 431.980 431.399,72 Toelichting De kosten voor oefenen vallen lager uit dan begroot, omdat er minder oefeningen zijn gehouden. De kosten voor doorontwikkeling SVIS zijn hoger uitgevallen dan begroot, omdat een nieuwe versie ontwikkeld moest worden. De kosten voor communicatie zijn hoger dan begroot vanwege het ontwikkelen en invoeren van de naam Verwantencontact. Kosten SIS-inzetten De kosten voor de twee SIS-inzetten komen niet ten laste van het borgingsbudget. Deze kosten zijn betaald door de betreffende gemeenten. De kosten voor de SISinzet in Nijmegen bedroegen 2.415,- en de voor de SIS- inzet in Alpen aan den Rijn 1.449,-. 8
Restpuntenbudget Naast de jaarlijkse bijdrage van de veiligheidsregio s is er een restpuntenbudget voor SIS. Op 30 oktober 2014 heeft de Managementraad Bevolkingszorg het restpuntenbudget van 212.846,- ingesteld. Dit budget is overgebleven van het eerste borgingsjaar 2014. Op 13 mei 2015 heeft de Managementraad Bevolkingszorg besloten om het positieve resultaat van de projectfase, te weten 44.088,- toe te voegen aan het restpuntenbudget. Met deze toevoeging bedraagt het restpuntenbudget 256.934,-. Daarna heeft een kleine correctie plaatsgevonden, waardoor het restpuntenbudget 257.051,- bedraagt. Activiteiten in 2015 ten laste van het restpuntenbudget Uitgaven in 1 Pilot SVIS Nafase veiligheidsregio s RR, Twente en Hollands 8.569,95 Midden 2 Afronden surplusproject 15.433,92 3 Inrichten backoffice SIS in Driebergen 26.000,00 4 Trainingen werkwijze SIS en beschrijven werkproces 23.538,77 5 Handling IFV 2.931,66 Totaal besteed in 2015 76.474,30 In 2015 is 76.474,30 besteed ten laste van het restpuntenbudget. Per 1 januari 2016 bedraagt het restpuntenbudget 180.576,70. 9
Bijlagen 1 Organisatie en overleg 2 Documenten 3 Communicatieberichten en presentaties 4 Overzicht van inzetten en oefeningen 5 Aanbevelingen van evaluaties 10
Bijlage 1 Organisatie en overleg In deze bijlage wordt ingegaan op de reguliere SIS-overleggen die in 2015 hebben plaatsgevonden. Per overleg is de samenstelling weergegeven. Opdrachtgever-opdrachtnemer overleg Het opdrachtgever-opdrachtnemer overleg is in 2015 twee keer bijeengekomen (16 april en 30 oktober). De programmamanager SIS heeft een aantal keren bilateraal overleg gehad met de accounthouder SIS over de voorbereiding van notities en bijeenkomsten (13 februari, 16 maart en 7 oktober). Deelnemers: Alexander Meijer, gemeentesecretaris de Ronde Venen, accounthouder SIS namens de Managementraad Bevolkingszorg tot en met februari 2015 Gerald de Haan, gemeentesecretaris Almelo, accounthouder SIS namens de Managementraad Bevolkingszorg vanaf maart 2015 tot en met november 2015 Arjan Korthout, gemeentesecretaris Maassluis, accounthouder SIS namens de Managementraad Bevolkingszorg vanaf december 2015 Wim Papperse, directeur bedrijfsvoering IFV Sjan Martens, programmamanager SIS Werkgroep Borging SIS De werkgroep borging SIS is drie keer bijeengekomen (2 april, 9 juni en 1 oktober). In dit overleg stond de doorontwikkeling van de werkwijze van SIS centraal en de verbetering van het informatiesysteem. Deelnemers: Arie de Bruijn, LTFO Alice Hogen Esch, ANWB-Alarmcentrale Werner Leenders, Nationale Politie tot 1 oktober 2015 René Letsch, GGD GHOR Nederland Sjan Martens, programmamanager SIS Susan van Petten, regionale SIS-coördinator Gelderland-Zuid Cees Punter, Nationale Politie vanaf 1 oktober 2015 Fanny de Swarte, LOCC Alex van Wamelen, LTFO Een of twee teamleiders SIS per toerbeurt Klankbordgroep SIS-coördinatoren De klankbordgroep SIS-coördinatoren is drie keer bijeengekomen (18 maart, 16 juni en 6 oktober). Gesprekspunten waren met name: de nieuwe naam Verwantencontact, de actualisering van de basiskennis SIS, de voorbereiding van de netwerkdag SIS-coördinatoren, de bekendheid van SIS en de communicatie naar de veiligheidsregio s. 11
Deelnemers: Mirjam Eelssema-Bosman, regionale SIS-coördinator Groningen Sjan Martens, programmamanager SIS Irene Mokkink, regionale SIS-coördinator Kennemerland Susan van Petten, regionale SIS-coördinator Gelderland-Zuid Bas Peute, regionale SIS-coördinator Brabant-Zuidoost Evert van de Pol, regionale SIS-coördinator Hollands Midden Overleg teamleiders SIS De teamleiders SIS zijn drie keer bijeengekomen om ervaringen van oefeningen en incidenten te delen en de eigen rol te professionaliseren (14 maart, 24 juni en 13 oktober). Deelnemers: Annelies Barrett, veiligheidsregio Twente Sjan Martens, programmamanager SIS Mathijs Paf, externe adviseur tot 1 mei 2015 Jan Poelstra, veiligheidsregio Brabant-Noord Demian Stokebrand, externe adviseur Tineke Tenten, veiligheidsregio Gelderland-Midden vanaf 1 mei 2015 Ellen Thus, veiligheidsregio Gelderland-Zuid Bert Verwoert, veiligheidsregio Gelderland-Midden Change Advisory Board SVIS In 2015 heeft de programmamanager SIS regelmatig contact gehad met de contactpersonen van veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en GGD Amsterdam over de problemen met SVIS en de ontwikkeling van de nieuwe versie van het informatiesysteem. Deelnemers: Sjan Martens, programmamanager SIS René van Sprang, adviseur onderzoek en ontwikkeling, veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland als medegebruiker Michiel Hauptmeijer, hoofd applicatieontwikkeling en beheer GGD Amsterdam als beheerder Gebruikersgroep SVIS De gebruikersgroep is drie keer bijeengekomen om testversies van het informatiesysteem te bespreken (8 juli, 13 augustus en 25 augustus). Deelnemers: Arie de Bruijn, LTFO Alice Hogen Esch, ANWB -Alarmcentrale Sjan Martens, programmamanager SIS Sandra Thomassen, veiligheidsregio Gelderland-Midden Ellen Thus, veiligheidsregio Gelderland-Zuid Alex van Wamelen, LTFO 12
Contactpersonen SIS-partners De contactpersonen van de SIS-partners zijn: Peter Graafland, teamchef Landelijk Forensisch Service Centrum, accounthouder SIS vanuit LTFO Ype Schat, directeur Publieke Gezondheid Gelderland Midden, accounthouder SIS namens GGD GHOR Nederland Arend Bosker, manager Service Development ANWB-Alarmcentrale Regionale SIS-coördinatoren In elke veiligheidsregio is er een regionale SIS-coördinator die in de koude situatie fungeert als aanspreekpunt over SIS. De SIS-coördinatoren (per 31 december 2015) zijn: Amsterdam-Amstelland René van Sprang Brabant-Noord Jan Poelstra Brabant-Zuidoost Bas Peute Drenthe Jacco Rodermond Flevoland Tim Vermeulen en Esther van der Heijden Fryslân Annegien de Vries Gelderland-Midden Tineke Tenten Gelderland-Zuid Susan van Petten Gooi en Vechtstreek Tim Vermeulen en Esther van der Heijden Groningen Mirjam Eelssema-Bosman Haaglanden Sandra van der Burg Hollands Midden Evert van de Pol IJsselland Anita Dijkslag Kennemerland Irene Mokkink en Dick Nieuweboer Limburg-Noord David de Vries Midden- en West-Brabant Rogier Gottmer Noord-Holland Noord Cees Kersten Noord- en Oost-Gelderland Pieter Bosveld Rotterdam-Rijnmond Sabine Reinerie Twente Kim Nijland en Nicole Teesink-Veldhuis Utrecht Marijke in den Eng en Cees van Vliet Zaanstreek-Waterland Inge Marijnissen Zeeland Ab de Feijter Zuid-Holland Zuid Rob Snijders en Remco Schellevis Zuid-Limburg Bianca Janssen Bij een inzet van SIS Voor een inzet van SIS is een pool van 6 teamleiders SIS op hardpiket beschikbaar. Ook is er een pool van 12 liaisons geneeskundige zorg via kanspiket. De backoffice politie werkt met een groep van 6 coördinatoren en een groep van circa 30 politiemedewerkers. De frontoffice kent een pool van 6 coördinatoren en circa 100 telefonisten. Verder is het LOCC 24 uur per dag bereikbaar om op verzoek van de veiligheidsregio de landelijke voorziening SIS te activeren. 13
Bijlage 2 Documenten In deze bijlage zijn de documenten opgenomen die in 2015 zijn uitgebracht. Ook is vermeld welke overzichten steeds actueel worden gehouden. Algemeen Jaarverslag borging SIS 2014, Sjan Martens, IFV 12 februari 2015 Voorstel nieuwe naam verwantennummer, Sjan Martens, IFV 16 maart 2015 Onderzoek icoon Verwantencontact 088 269 00 00, Studio Het Mes 30 maart 2015 Handleiding gebruik icoon Verwantencontact 088 269 00 00, Studio Het Mes 1 mei 2015 Communicatietoolkit Verwantencontact, Sjan Martens, IFV 11 mei 2015 Notitie Rapport MH 17 passagiersinformatie en de raakvlakken met SIS, Sjan Martens, IFV 6 november 2015 Jaarplan borging SIS 2016, Sjan Martens, IFV 8 december 2015 Basiskennis SIS Basiskennis SIS, update versie 1.1, Sjan Martens, IFV 12 februari 2015 Basiskennis SIS, nieuwe versie 2.0, Sjan Martens, IFV 13 juli 2015 Basiskennis SIS, update versie 2.1, Sjan Martens, IFV 30 november 2015 Reader Basiskennis SIS, versie 2.1, IFV december 2015 Werkwijze SIS Format voortgangsrapportage SIS, Sjan Martens, IFV 2 april 2015 Werkproces backoffice SIS, Heide Gramser en Sjan Martens, IFV 17 april 2015 Piketprocedure teamleiders SIS, Sjan Martens, IFV 28 juli 2015 Checklist teamleider SIS, Sjan Martens, IFV 17 november 2015 Notitie: Komen tot een adequaat informatiesysteem voor SIS, Gerald de Haan en Wim Papperse, IFV 19 november 2015 Alarmeringsprocedure SIS, LOCC 1 december 2015 Memo: Invoeren slachtoffergegevens van ziekenhuizen in backoffice SIS, Sjan Martens, IFV 10 december 2015 SIS-inzetten Brand seniorenflat Nijmegen op 20 februari 2015, aandachtspunten voor de werkwijze van SIS. Interne notitie. Sjan Martens, IFV 4 maart 2015 Evaluatieverslag SIS-inzet kraanongeval Alphen aan den Rijn op 3 augustus 2015. Interne notitie. Sjan Martens, IFV 29 september 2015 SIS-oefening Kennemerland Draaiboek oefening Sister Act Evaluatieverslag SIS-oefening Sister Act van Veiligheidsregio Kennemerland op 13 mei 2015, Annemarie Breur en Sjan Martens, 24 juni 2015 14
SIS-oefening Brabant-Noord Draaiboek SIS-oefening Brabant-Noord De Wissel Evaluatieverslag SIS-oefening De Wissel van Veiligheidsregio Brabant-Noord op 19 mei 2015, Kees Verkade en Jeroen Willems, 30 juli 2015 SIS-oefening Zuid-Holland Zuid Draaiboek SIS-oefening Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid Evaluatieverslag SIS-oefening van Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid op 2 november 2015, Annemarie Breur en Sjan Martens, 26 november 2015 Actueel gehouden overzichten Deelname van landelijke SIS-functionarissen aan inzetten en oefeningen Piketrooster teamleiders SIS Ordners aanwezig in Driebergen voor de backoffice SIS Inhoud: invulpresentielijst, relevante telefoonnummers/emailadressen, inloggegevens, standaardagenda en contactgegevens van teamleiders SIS en liaisons GHOR 15
Bijlage 3 Communicatieberichten en presentaties Communicatieberichten In 2015 zijn de volgende communicatieberichten uitgebracht: Bericht Jaarplan SIS 2015 vastgesteld. In Fysieke Veiligheid.Nieuws van 15 januari 2015 en in Nieuwsbrief RB&W publieke veiligheid van 9 januari 2015 Bericht SIS ingezet bij grote brand seniorenflat Nijmegen. In Fysieke Veiligheid.Nieuws van 26 februari 2015 Factsheet SIS ingezet bij brand seniorenflat Nijmegen, maart 2015 Bericht Evaluatie inzet SIS bij brand seniorencomplex Nijmegen. In Fysieke Veiligheid.Nieuws van 30 april 2015 Twee berichten in De Veiligheidsregio, digitale uitgave mei 2015. Een bericht over de inzet bij brand seniorenflat Nijmegen en een bericht over de nieuwe naam Verwantencontact Brief over de nieuwe naam Verwantencontact, 8 juni 2015. Verstuurd naar alle functionarissen van de partners van SIS, veiligheidsregio s en stakeholders Communicatietoolkit Verwantencontact 088 269 00 00, juni 2015. Verstuurd naar alle regionale SIS-coördinatoren en deelnemers aan de reguliere SISoverleggen Interview met Gerald de Haan Inzet SIS wordt vanzelfsprekend in De Veiligheidsregio, digitale uitgave juli 2015 Interview met Gerald de Haan Inzetten van SIS wordt vanzelfsprekend in het vakblad Burgerzaken en Recht van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken nummer 4, 28 augustus 2015 Bericht SIS ingezet bij kraanongeval Alphen aan den Rijn, 4 augustus 2015 Factsheet SIS ingezet bij kraanongeval in Alphen aan den Rijn, augustus 2015 Factsheet Wat is SIS, december 2015 Tweets In 2015 is verschillende keren een tweet verstuurd vanuit SIS bij het uitbrengen van emailberichten en nieuwsberichten SIS in de media In het Magazine ibestuur van 26 juni 2015 is het artikel ICT vergeten, rampenbestrijding op de schop verschenen. Het artikel gaat in op de problemen met SVIS Presentaties en toelichting De leden van de reguliere SIS-overleggen en de programmamanager SIS hebben tijdens verschillende bijeenkomsten een toelichting gegeven op de werkwijze van SIS. Hier volgt een selectie van de presentaties. Op 8 januari heeft programmamanager SIS een toelichting gegeven op de netwerkbijeenkomst Bevolkingszorg van veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid. Circa 18 officieren van dienst bevolkingszorg en adviseurs rampenbestrijding 16
Op 17 februari heeft Fanny de Swarte voor de medewerkers van LOCC een workshop gegeven Op 29 april heeft Fanny de Swarte bij de opleiding evenementencoördinatoren van de Politieacademie een presentatie verzorgd Op 10 juni heeft Susan van Petten een presentatie verzorgd voor professionals in Acute Zorgregio Oost. Circa 130 deelnemers: ambulance verpleegkundigen, verpleegkundigen SEH en -IC, artsen en calamiteitenadviseurs Op 17 september heeft Hans Peijen een toelichting gegeven voor het actiecentrum GHOR van Veiligheidsregio Utrecht Op 23 september heeft programmamanager SIS tijdens de burgemeestersconferentie van Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland in Putten SIS gepresenteerd Op 23 september heeft Susan van Petten een presentatie gegeven tijdens het Nationale overleg hoofden veiligheidsbureau Op 24 september hebben Susan van Petten en Mirjam Eelssema-Bosman twee workshops gegeven op de netwerkdag van officieren van dienst bevolkingszorg in Rotterdam. Circa 60 deelnemers Op 28 oktober is er een netwerkbijeenkomst geweest van liaisons GHOR en de programmamanager SIS Op 6 november hebben Jan Poelstra en de programmamanager SIS een workshop gegeven op de netwerkdag Bevolkingszorg in Veiligheidsregio Brabant-Noord. Er waren 8 deelnemers Op 9 december heeft Alex van Wamelen een presentatie gegeven aan de piketfunctionarissen LOCC over de werkzaamheden van LTFO en SIS Afstemming met ministerie VenJ Op 22 januari 2015 heeft de programmanager SIS met medewerkers van de afdeling Veiligheidsregio s van de NCTV gesproken over de werkwijze van SIS en de mogelijkheid om SIS in te zetten tijdens landelijke incidenten. Op 19 maart 2015 heeft een vervolgoverleg plaatsgevonden tussen de afdeling NCC (I. Schuitemaker), contactpersoon LOCC (F. de Swarte) en de programmamanager SIS. Naar aanleiding van het evaluatierapport over de MH 17 van de Onderzoeksraad voor Veiligheid is in januari 2016 een volgend gesprek gepland. 17
Bijlage 4 Overzicht van inzetten en oefeningen In onderstaand schema is per veiligheidsregio aangeven of er een SIS-inzet of SIS-oefening heeft plaats gevonden. Veiligheidsregio SIS-inzet SIS-oefening Amsterdam-Amstelland Brabant-Noord 2015 Brabant-Zuidoost Drenthe Flevoland Fryslân Gelderland-Midden Gelderland-Zuid 2015 2014 Gooi en Vechtstreek Groningen 2014 Haaglanden Hollands Midden 2015 IJsselland Kennemerland 2015 Limburg-Noord Midden- en West-Brabant Noord-Holland Noord Noord- en Oost Gelderland Rotterdam-Rijnmond Twente 2014 2014 Utrecht Zaanstreek-Waterland Zeeland Zuid-Holland Zuid 2015 Zuid-Limburg 18
Bijlage 5. Aanbevelingen van evaluaties Hieronder volgt een overzicht van de aanbevelingen in de evaluatieverslagen van SIS-inzetten en SIS-oefeningen in 2015 en de stand van zaken eind 2015. Aanbevelingen SIS-inzet Nijmegen Stand 31 december 2015 1 Bekendheid met activering SIS bij Actiepunt in jaarplan 2016 bevoegde functionarissen verbeteren 2 Basisbezetting backoffice politie met LTFO opnieuw bekijken Afspraak over nieuwe basisbezetting is gemaakt 3 Verwachtingenmanagement frontoffice: in script voor telefonisten opnemen door wie en wanneer verwanten teruggebeld worden informatiesysteem 4 Rol regiopolitie bij opsporen van verwanten van slachtoffers in ziekenhuizen met de backoffice politie bespreken 5 Zorg dat een SVIS-deskundige tijdens een inzet op piket oproepbaar is, zolang SVIS niet gebruiksvriendelijk is 6 Regel de beschikbaarheid van email tijdens een SIS-inzet Aanbevelingen SIS-inzet Alphen ad Rijn 7 Houdt voor LOCC alarmeringsoefeningen op onaangekondigde momenten 8 Besteed in de trainingen van de backoffice SIS aandacht aan een zorgvuldige overdracht van openstaande zaken aan de regio bij beëindiging van een SIS-inzet Aanbevelingen SIS-oefeningen 2015 9 Ga na waarom alarmeringsprocedure niet goed verlopen is 10 Bekijk hoe de alarmeringsprocedure sneller doorlopen kan worden 11 Neem in alarmeringsprocedure op wie bepaalt welke liaisons geneeskundige zorg opkomen bij meerdere aanmeldingen 12 Maak afspraken over de capaciteit in de backoffice voor het invoeren van slachtoffergegevens van ziekenhuizen 13 Geef prioriteit aan een gebruiksvriendelijk informatiesysteem dat het werkproces adequaat ondersteunt 14 Bekijk of SIS de verwanten van ongedeerde slachtoffers en verminderd zelfredzame slachtoffers kan opsporen en informeren, wanneer deze slachtoffers hun verwant zelf niet kunnen bereiken 15 Besteed in trainingen aandacht aan de overdracht van openstaande zaken aan de regio bij de afschaling van SIS Script is bijgesteld en maakt onderdeel uit van de nieuwe versie Is besproken met de backoffice politie GGD Amsterdam kan hierin niet voorzien Is geregeld Is nog niet gebeurd. Wordt begin 2016 georganiseerd Wordt in 2016 in backofficetrainingen meegenomen Is besproken. Er is extra training gehouden bij LOCC Is aan de orde gekomen in de gehouden training bij LOCC Is geregeld. De piketfunctionaris LOCC bepaalt Afspraken gemaakt. De afspraken worden in 2016 geïmplementeerd In 2015 veel aandacht aan besteed. Bestuurlijke besluit (begin 2016) voorbereid SIS spoort zelf geen verwanten op. Als de regio de gegevens van deze slachtoffers doorgeeft, informeert SIS de verwanten die voor deze slachtoffers gebeld hebben Wordt in 2016 in backofficetrainingen meegenomen 19