Functiebeschrijving Medewerker Informatie en Rapportage (samenvatting) Doel: Is verantwoordelijk voor juiste en tijdige factuurregistratie, structureren informatievoorziening afdeling en rapportage(s) t.b.v. het in stand houden en verbeteren van de kwaliteit van het bestaande woningbezit. Input: wat heb ik nodig? Competenties Communicatie; Formuleren; Rapporteren; Analyseren; Discipline; Kwaliteit leveren; Stressbestendigheid; Samenwerken en overleggen; Applicatievaardigheden. Accuratesse Integriteit, discretie, geheimhouding Functie-eisen MBO opleiding op financieel-administratief gebied (bedrijfsadministratie). Bij voorkeur kennis van Bouwkunde Specifieke kennis /ervaring Schriftelijk rapporteren Registreren en verwerken technische en financiële gegevens Werken met bedrijfs- en kantoorapplicaties Throughput: wat doe ik? (resultaatgebieden) Administratie Planmatig onderhoud Verzorgen van communicatie Informatie en rapportage Procesbeheersing eigen functie Output: wat levert het op? (resultaat per gebied) Facturen van planmatig onderhoudsprojecten en planmatig contractonderhoud zijn tijdig en correct verwerkt volgens vastgestelde procedures. Voorafgaand aan het doorzetten van een factuur binnen Vastgoed is deze gecontroleerd op beschikbaarheid van het budget. Informatie over onderhoud die relevant is voor externe en interne relaties is tijdig en correct aangeboden. Gegevens voor managementinformatie en evaluaties zijn tijdig verzameld, verwerkt, geanalyseerd en gerapporteerd. Gegevens zijn correct en actueel. Heeft actie ondernomen om achterstallige informatie te verkrijgen. Eigen werkzaamheden zijn transparant en navolgbaar en desgevraagd correct en tijdig gedocumenteerd en gerapporteerd. De voortgang van de werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid is gewaarborgd. Met in- en externe belanghebbenden is tijdig, volledig en correct gecommuniceerd over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden. Op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies zijn up-to-date gehouden, op correcte wijze toegepast en doelmatig. Verbetermogelijkheden in de eigen werkprocessen en bijbehorende procedures en werkinstructies zijn aangegeven. Standplaats: werkgebied UWOON Indeling: F Functiebeschrijving Medewerker Informatie & rapportage; versie 18 10 2013, vastgesteld 05 11 2013; Pagina 1 van 6
Functiebeschrijving Medewerker Informatie en Rapportage Doel Is verantwoordelijk voor juiste en tijdige factuurregistratie, structureren informatievoorziening afdeling en rapportage(s) t.b.v. het in stand houden en verbeteren van de kwaliteit van het bestaande woningbezit. Plaats in de organisatie Directeur-bestuurder Manager Vastgoed Vestigingsmanager Ermelo/Elburg; Vestigingsmanager Harderwijk; Manager Bedrijfsvoering; Hoofd Bestuursdiensten; Controller Conceptontwikkelaar; Secretaresse Vastgoed Teamleider Bedrijfsbureau Vastgoed T eamleider Vastgoed Medewerker Informatie & Rapportage Medewerker Bedrijfsbureau Vastgoed Medewerker Bedrijfsbureau Vastgoed & Projectadministratie Administrateur Projecten De Medewerker Informatie en Rapportage is verantwoording verschuldigd aan de Teamleider Bedrijfsbureau Vastgoed. Resultaatgebieden Administratie Planmatig onderhoud 1. Realiseert de registratie en verwerking van facturen van planmatig onderhoudsprojecten en planmatig contractonderhoud. Resultaat: Facturen van planmatig onderhoudsprojecten en planmatig contractonderhoud zijn tijdig en correct verwerkt volgens vastgestelde procedures. Voorafgaande aan het doorzetten van een factuur binnen Vastgoed is deze gecontroleerd op beschikbaarheid van het budget. Verzorgen van communicatie 1. Verzorgt de informatieoverdracht naar overige functionarissen binnen Vastgoed, Vestigingen en afdeling Communicatie. Functiebeschrijving Medewerker Informatie & rapportage; versie 18 10 2013, vastgesteld 05 11 2013; Pagina 2 van 6
2. Stelt teksten op voor projectinformatiefolders en legt deze ter redactie tijdig voor aan de afdeling Communicatie. 3. Levert bijdrage aan het samenstellen van artikelen voor het bewonersblad met betrekking tot planmatig onderhoud en realiseert de informatieoverdracht hierover aan de afdeling Communicatie. Resultaat: Informatie over onderhoud die relevant is voor externe en interne relaties is tijdig en correct aangeboden. Informatie en rapportage Managementinformatie 1. Realiseert de managementinformatie voor projecten en planmatig onderhoud. 2. Draagt bij aan het opstellen van de structuur voor de managementrapportage. 3. Levert een bijdrage aan het jaarverslag van de afdeling op aanwijzing van de Teamleider. 4. Realiseert het opstellen en de bundeling van het cijfermatige en tekstuele deel van de managementrapportage van de afdeling. Evaluaties 5. Verzorgt bewonersenquêtes ten behoeve van evaluaties van projecten planmatig onderhoud; verwerkt gegevens van de enquêtes volgens vastgestelde procedures; rapporteert gegevens aan bij evaluatie betrokken functionarissen. 6. Verwerkt gegevens van evaluaties van aannemers in daarvoor bestemde documenten conform vastgestelde voorschriften. Zorgt dat deze toegankelijk zijn voor daartoe bevoegden. Resultaat: Gegevens voor managementinformatie en evaluaties zijn tijdig verzameld, verwerkt, geanalyseerd en gerapporteerd en gegevens zijn correct en actueel. Heeft actie ondernomen om achterstallige informatie te verkrijgen. Procesbeheersing eigen functie 1. Zorgt ervoor dat eigen werkzaamheden transparant en navolgbaar zijn. Draagt desgevraagd zorg voor documentatie en rapportage van eigen werkzaamheden. 2. Draagt bij aan de continuering van eigen werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid. 3. Communiceert met in- en externe belanghebbenden over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden 4. Draagt bij aan onderhoud en optimalisatie van op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies; past deze op correcte wijze toe. Resultaat: Eigen werkzaamheden zijn transparant en navolgbaar en desgevraagd correct en tijdig gedocumenteerd en gerapporteerd. De voortgang van de werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid is gewaarborgd. Met in- en externe belanghebbenden is tijdig, volledig en correct gecommuniceerd over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden. Op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies zijn up-to-date gehouden, op correcte wijze toegepast en doelmatig. Verbetermogelijkheden in de eigen werkprocessen en bijbehorende procedures en werkinstructies zijn aangegeven. Algemeen 1. Levert de benodigde informatie aan t.b.v. diverse rapportages. 2. Toetst mede op bruikbaarheid inzake nieuwe softwarereleases binnen zijn/haar vakgebied. 3. Draagt in algemene zin bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. 4. Neemt desgevraagd door leidinggevende zitting in werkgroepen ook als die niet de eigen verantwoordelijkheidsgebieden betreffen. 5. Vervangt en ondersteunt collega s. 6. Verricht uiteenlopende uitvoerende werkzaamheden op de afdeling bij piekbelasting. Functiebeschrijving Medewerker Informatie & rapportage; versie 18 10 2013, vastgesteld 05 11 2013; Pagina 3 van 6
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 1. Voldoen aan de doelstelling van de functie. 2. Kennis bijhouden. Contacten Interne contacten met medewerkers op de eigen en andere afdelingen zijn gericht op een correcte en vlotte informatie-uitwisseling. Ze zijn van belang voor de voortgang van het eigen werk en dat van anderen. Externe contacten (fabrikanten, kenniscentra, overheidsinstellingen) zijn wekelijks van aard en gericht op informatie-uitwisseling Functie-eisen Kennis Voor de functie is de volgende achtergrond van belang MBO opleiding op financieel-administratief gebied (bedrijfsadministratie). Kennis van schriftelijk rapporteren Kennis van en ervaring met registreren en verwerken van technische en financiële gegevens Ervaring in het werken met bedrijfs- en kantoorapplicaties Kennis van de interne organisatie Bij voorkeur kennis van Bouwkunde Daarnaast moeten op de volgende velden ontwikkelingen worden bijhouden Registratie van (financiële) gegevens Relevante Bedrijfs- en kantoorapplicaties Kennis van de interne werkprocessen. Functiespecifieke Competenties Competenties Communicatie, Formuleren en rapporteren. Analyseren Voor het kunnen vertalen van gegevens naar consequenties voor begroting en budgetten Discipline Voor het voortdurend correct toepassen van bestaande procedures en systemen Kwaliteit leveren Stressbestendigheid Voor het kunnen hanteren van deadlines en verstoringen van werkproces. Omschrijving Rapporteert nauwkeurig en volledig en brengt een logische, heldere structuur aan in rapportages, verslagen en/of documentatie; formuleert vlot en bondig; hanteert correcte spelling en grammatica; presenteert informatie op een aantrekkelijke en boeiende wijze en stemt zichzelf goed af op de ontvanger(s); past jargon/terminologie aan op het niveau van de ander. Laat anderen uitspreken; vraagt door en vat samen om te toetsen of de ander begrepen wordt. Verkrijgen van herkennen van belangrijke informatie, deze scheiden in hoofd en bijzaken; verbanden kunnen leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van verschijnselen, zoeken naar ter zake doende gegevens. Het beeld complementeren en vastleggen. Zich toegewijd gedragen volgens de gevestigde regels, gedragscodes, procedures, protocollen, voorschriften en procedures van de organisatie. Bij twijfel aan de juistheid, de toepasbaarheid of de doelmatigheid daarvan, bevestiging en onderbouwing zoeken bij de juiste bron. Hanteert duidelijke kwaliteits- en productiviteitsnormen waaraan het werk moet voldoen; is er sterk op gericht de afgesproken kwaliteit en productiviteit te halen; voert hiervoor de taken consistent en systematisch uit; houdt nauwkeurig in de gaten of de afgesproken kwaliteits- en productiviteitsniveaus gerealiseerd worden. Blijft stabiel presteren onder druk of spanning en weet daarbij de eigen gevoelens voldoende onder controle te houden; houdt een positieve kijk op zaken, ook bij grote druk of tegenslagen; gaat constructief om met kritiek; kent de eigen grenzen en geeft aan wanneer deze te vaak of te ver overschreden worden; bewaart een gezond evenwicht tussen werk en privé. Functiebeschrijving Medewerker Informatie & rapportage; versie 18 10 2013, vastgesteld 05 11 2013; Pagina 4 van 6
Samenwerken en overleggen Applicatievaardigheden. Voor het optimaal gebruiken van beschikbare applicaties Accuratesse Tbv van volledige en correcte rapportages Integriteit, discretie, geheimhouding Raadpleegt en betrekt anderen bij het nemen van beslissingen en/of het uitvoeren van taken; overlegt tijdig en regelmatig met anderen en informeert hen voldoende; heeft oog voor de ruimte van de ander en streeft naar haalbare afspraken; stelt zich in de samenwerking openhartig en oprecht op; waardeert openlijk de bijdrage van anderen; bevordert de samenwerking en de teamgeest in een groep en past zich waar nodig aan de groep aan. Zich verdiepen in de mogelijkheden van in gebruik zijnde applicaties. De mogelijkheden van applicaties kunnen gebruiken voor het verhogen van de efficiëntie van eigen werkprocessen en/of overdracht van informatie. Anderen kunnen wijzen op efficiënte gebruiksmogelijkheden van applicaties. Bijhouden van kennis van in gebruik zijnde applicaties en oefenen in het gebruik van applicaties. Het leveren van werk waarin, ook als het gedetailleerd werk betreft, geen fouten voorkomen. Werkt secuur en reageert direct corrigerend als er iets wat betreft de kwaliteit iets niet goed is gegaan. Houd zich aan afspraken of overlegt wanneer daar van wordt afgeweken. Heeft een systeem voor vasthouden van informatie. Heeft oog voor routines en procedures. Besteedt aandacht aan inhoud en vormgeving van een product voor aflevering. Werkt nauwkeurig. Werkt een complexe taak volledig af Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben. Geheimhouding is vereist bij nog niet openbaar beleid of voornemens en budgetten Standplaats: Werkgebied UWOON Functiebeschrijving Medewerker Informatie & rapportage; versie 18 10 2013, vastgesteld 05 11 2013; Pagina 5 van 6
Indeling Cats: F Indelingsbesluit Datum: 5 november 2013 Afdeling: Vastgoedbeheer Functiebenaming Medewerker Informatie en Rapportage Functiefamilie Algemeen Karakteristiek Besluit Opmerkingen Typering F De functie betreft verscheidene en gevarieerde taken op een Heterogeniteit vakgebied. De voor de functie vereiste kennis is ruim MBO, aangevuld Kennis met specifiek op de functie gerichte kennis. Zelfstandigheid F De functionaris is gebonden aan procedures en richtlijnen. De Zelfstandigheid werkaanpak en vormgeving zijn vastgelegd in procedures en richtlijnen. Contacten intern Interne contacten zijn gericht op informatie-uitwisseling. Ze zijn van Leidinggeven belang voor de voortgang van de werkzaamheden. Afbreukrisico E Fouten of onzorgvuldigheden kunnen o.a. leiden tot tijdverlies en Afbreukrisico irritaties. Externe contacten zijn gericht op informatie-uitwisseling. Contacten extern Discretie is vereist bij bedrijfsgegevens. Speciale eisen Fysieke aspecten F Niet onderscheidend beschreven. Eindoordeel F Toepassing van de 2 uit 3 regel resulteert in een indeling op niveau F. De functie betreft verscheidene en gevarieerde taken op een vakgebied. Routinematige zaken komen voor; de werkzaamheden bestrijken gevarieerde onderwerpen. Functiebeschrijving Medewerker Informatie & rapportage; versie 18 10 2013, vastgesteld 05 11 2013; Pagina 6 van 6