arverslag nuari 2015 - december 2015 De Zwanenhoeve Boerderijnummer: 261 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg
Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij: De Zwanenhoeve Adres: De Langeweg 14 Postcode: 4762RB Woonplaats: Zevenbergen Provincie: Noord-Brabant Land: Nederland Website: E-mailadres: m.anceaux@zuidwester.org Gegevens 1e contactpersoon Naam: Marco Anceaux Adres: Westerschelde 14 Postcode: 3241PA Woonplaats: Middelharnis Land: Nederland Telefoonnummer: 0187 89 8888 Mobiel nummer: 0683799430 E-mailadres: m.anceaux@zuidwester.org arverslag opgesteld door: Yanick van gastel Datum laatste wijziging Overige betrokkenen: Cindy Dielemans 19-5-2016 12:17 2
Het algemene beeld van het afgelopen jaar De Zwanenhoeve is een zorgboerderij in Noord Brabant die valt onder stichting Zuidwester. Stichting Zuidwester beschikt over een HKZ certificaat gehandicapte zorg, HKZ certificaat cliënt/patient veiligheid en een certificaat kwaliteits waarborg zorgboerderijen. Op het terrein van de Zwanenhoeve bevinden zich naast de dagbesteding ook twee woningen. Het certificaat beperkt zich tot de dagbestedings locatie. In 2015 hebben zich de volgende bijzonderheden voorgedaan: In de maand februari is er een tweede nieuwe woning geopend met 6 appartementen voor cliënten die meer zelfstandig willen wonen. Het voorjaar bracht ons 5 lammeren. N.a.v. de moeizame aflammer periode in 2014 is er voor gekozen om dit jaar samen te werken met een naburige schapenboer die m.b.t. het aflammeren meer expertise in huis heeft. In 2016 zal het aflammeren weer plaats vinden op de Zwanenhoeve. Om het aflammeren beter te laten verlopen zal er een camera in de stal worden geplaatst zodat we op afstand de schapen kunnen observeren. Dit jaar hebben we na een proefperiode van een jaar besloten om verder te gaan met het afmesten van een drietal varkens. Uit de evaluatie bleek dat deze dieren zeker een grote meerwaarde hebben voor onze boerderij. In het jaar 2015 is de bouw van een nieuw kippenhok gerealiseerd door en met cliënten, medewerkers en vrijwilligers van de Zwanenhoeve. Met een nieuw en groter kippenhok konden we het aantal kippen uitbreiden naar 16 stuks. In november 2015 zijn we gestart met een nieuw project, de bouw van een verrijdbare schapenstal. Eveneens samen met cliënten, vrijwilligers en medewerkers van de Zwanenhoeve. De Zwanenhoeve beschikt over een verwerkings keuken, dit jaar konden we investeren m.b.t. de inriching waardoor we met proffesionele materialen een meer overzichtelijke werkomgeving hebben gecreeërd. Zoals voorgaande jaren was ook dit jaar de 'doe dag' van de gemeente Moerdijk een groot succes. In de vergaderingen voor en met de cliënten hebben we getracht meer inhoudelijke gespreksonderwerpen aan bod te laten komen. Helaas is dit onvoldoende tot ontwikkeling gekomen. Met ondersteuning van de cliënt vertrouwens persoon willen wij hier in 2016 verder vervolg aan geven. 3
Het vertrek van een zeer ervaren medewerker en de tijdelijke afwezigheid van een tweede ervaren medewerker tegelijkertijd, maakte dat de continuiteit, kwaliteit van zorg en de communicatie onder druk kwam te staan in met name het laatste kwartaal van 2015. Maar ook kwam het inwerken van nieuwe medewerkers en tijdelijke medewerkers ( tijdelijk vaste inval kracht) moeizaam op gang. De ervaring heeft ons geleerd om bij vertrek van ervaren mensen al dan niet tijdelijk, gebruik te maken van extra inzet van eigen vaste medewerkers met ervaring. In het jaar 2016 verwachten wij dat we met de nieuwe medewerkers weer een betere kwaliteit van zorg kunnen bieden. Ook de clienten van de Zwanenhoeve hebben aangegeven deze periode als niet prettig te hebben ervaren. Begeleiders en clienten zijn regelmatig met elkaar in gesprek gegaan zowel in de groep als individueel. Hierbij was de ondersteuning van de cliënt ervaringdeskundige waardevol. In gesprekken met medewerkers wordt duidelijk dat er een gestructureerd introductie-en of inwerkprogramma nodig is. Het jaar 2016 starten we met een training comminicatie en samenwerking van de keerzijde hierbij zijn de medewerkers van dagbesteding en wonen betrokken. Medewerkers geven in de training aan dat er behoefte is aan verbinding, tussen de twee woningen en de dagbesteding op de Zwanenhoeve. Medewerkers spreken af dat er minimnaal 2 keer per jaar tussen de woningen en de dagbesteding een vergadering wordt georganiseert. In het afgelopen jaar is er een start gemaakt met opzetten van een regionale clientenraad. Wij hopen dan ook dat in 2016 de regionale clientenraad een feit zal zijn. Het opzetten is in samenwerking met LSR en twee clientervaringsdeskundige. De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers Er is dit jaar één deelnemer vertrokken. Er zijn twee nieuwe deelnemers op de Zwanenhoeve gekomen. Scholing en ontwikkeling De cliënt ervaringsdeskundige heeft dit jaar voor het eerst een goldstein training gegeven. Deze training was voor de cliënten een nieuwe ervaring, onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn: Hoe kun je een onderwerp bespreken, nee zeggen, luisteren, omgaan met 4
kritiek. Op de Zwanenhoeve is er dmv rollenspellen vooral geoefend hoe je diverse onderwerpen kunt bespreken. Cliënten met een licht verstandelijke beperking zijn over het algemeen goed in staat om in de vergaderingen of individueel hun onderwerpen bespreekbaar te maken. Conclusie is dat de training voor enkele van de cliënten zeker een meerwaarde is. Cliënten hebben aangegeven dat zij verder geen behoefte hebben aan een vervolg van deze training. Echter voor het jaar 2016 verdient het de aanbeveling dat er vanuit de begeleiders aandacht blijft voor de groepsdynamica en de sociale vaardigheden van cliënten. Waarbij er rekening wordt gehouden met ieders mogelijkheden. In samenspraak met het team en vervolgens met cliënten bespreken of er alsnog behoefte is aan een vervolg. Dit kan als bespreekpunt aan de orde komen in de clienten vergadering van juni 2016 op de eerste dinsdag in de maand. Het is daarbij belangrijk dat er over de training goede informatie gegeven wordt en dat cliënten kunnen benoemen wat zij m.b.t. bovenstaande onderwerpen nog willen leren. Mogelijk kunnen er andere mogelijkheden of wensen m.b.t. sociale vaardigheden en scholing worden besproken. Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? Medewerkers hebben de verplichte opleidingen BHV, Medicijnen en wet BIG behaald. 5
Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Cliënt is weggelopen Mediactie fout Cliënt is meerdere keren weggelopen Besproken met ouders, persoonlijkbegeleider en vervolgens cliënt. Besproken in team vergadering. functionaris medicatie neemt contact op met dagbest. voor verbetering. Acties worden genomen. In deze casus zijn de teamleider, leidinggevede betrokken. Besproken met wettelijk vertegenwoordiger, persoonlijkbegeleider. Advies ingewonnen bij medewerker kwaliteit. Het advies en de te nemen acties zijn besproken en uitgezet. PRI is herzien en aangepast. Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Agressie cliënten onderling Agressie verbale en fysieke confrontaties tussen cliënten. Besproken met betrokken cliënten, Melding is besproken met teamleider en leidinggevende over de te nemen acties. o.a. extra inzet personeel. Cliënt uit de situatie gehaald. Cliënt is uiteindelijk elders binnen de organisatie ( stichting zuidwester) gaan wonen. Na overleg met teamleider en team hebben diverse interventies plaatsgevonden. O.a. gesprekken en afspraken met cliënt, ouders, aanpassen van werkdagen, begin 2016 is er een gedragsdeskundige betrokken bij het team en cliënt. Nee Zijn er meldingen van klachten? Nee Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Zorgplan bespreking individueel, er is minimaal met iedereen één keer geevalueerd dit jaar, dit betreft 17 evaluaties. Conclusie: # Terugkoppeling van cliënt doelen/leervragen in medewerkers/team vergadering. # Checken bij elkaar of de gevraagde doelen haalbaar zijn binnen een Nee 6
# Clienten zijn over het algemeen tevreden op de Zwanenhoeve. # De gestelde doelen zijn niet altijd haalbaar? We zien dat medewerkers in de verschillende werkgebieden onvoldoende op de hoogte zijn van de leerdoelen, waardoor deze soms niet gerealiseerd worden. Het evalueren in een kleine setting maakt dat cliënten makkelijker onderwerpen ter tafel brengen. Maandelijks cliënten vergadering met alle clienten van de dagbesteding. Deze wordt overigens goed bezocht door cliënten. # Wij zien dat er ook praktische zaken ter tafel komen die betrekking hebben op de werkzaamheden, clienten hebben veel ideeën en zijn inventief. # Anderzijds zien we vaak dezelfde onderwerpen ter tafel komen. # Cliënten meer het gevoel geven dat de vergadering er is voor de clienten. cliënt vertrouwenspersoon is twee keer met clienten in gesprek gegaan afgelopen jaar met behulp van gesprekskaartjes/kwaliteitenspel. Ervaringsdeskundige heeft ook dit jaar het tevredenheidsonderzoek uitgezet. Er zijn 18 formulieren uitgegeven en we mochten er 18 terugontvangen. Belangrijkste conclusie's: # Het is niet prettig als iedereen zich met elkaar bemoeit. # De periode waarbij één client probelemen had was niet leuk, heeft men als niet prettig ervaren. Belangrijkste tips: bepaald werkgebied. # Kunnen we met bepaalde doelen/leervragen in groepjes werken. Dit bespreken in teamvergadering van juni 2016 Bijv. zijn er meerdere cliënten met dezelfde vraag en kun je dit bundelen. Bijv. het doel ik wil leren schoffelen in een groepje realiseren. # Liever wat minder doelen die wel haalbaar zijn. # Maandelijks een terugkoppeling van de cliënten vergadering in medewerkers vergadering. Als vast onderwerp op agenda plaatsen. # D.m.v. gesprekskaartjes met verschillende onderwerpen cliënt vergaderingen uitdagender maken. # D.m.v. gesprekskaartjes andere onderwerpen introduceren. # Clienten maken vooraf samen een agenda. # Cliënten die dit leuk vinden kunnen om de beurt voorzitter zijn. # Bovenstaande voorstellen bespreken in de vergadering van Juni 2016. # Terugkoppeling van deze bijeenkomsten naar medewerkers vergadering. # Uitnodigen van client vertrouwens persoon in de team vergadering van augustus 2016. Dit tbv de afstemming en evaluatie. Zie ook bovenstaande. # In client vergaderingen aandacht besteden aan de omgang met elkaar, over in gesprek gaan, benoemen wat we zien. # In samenwerking met client vertouwens persoon team en ervaringsdeskundige bepalen wat we dit jaar aan training of gesprekken kunnen inzetten/goldstein, zie ook onder het item algemeen. # Afspraken met het team hoe we clienten aanspreken indien zij zich Nee Nee Nee 7
# Beter begrijpen, luisteren, regelen, opletten. # Meer op het opruimen letten # Dat er meer te doen is in de pauzes. wekelijks maken we op maandagmorgen met alle clienten een rondje door de tuin. Clienten worden betrokken, krijgen inspraak in de verdeling van het werk, worden meegenomen in het werk, zien het groeien van de tuin. De ervaring heeft ons geleerd dat deze manier goed bevalt, vooral ook omdat meer duidelijk wordt wat we verwachten, wat er te doen staat mbt de werkzaamheden. Clienten zijn meer gemotiveerd en betrokken. met elkaar bemoeien. # In cliënten vergadering huisregels/omgangsvormen met elkaar bespreken. Maandelijk één onderwerp bespreken. # Wekelijks op woensdag samen met clienten en begeleiders opruimen. # Activiteiten voor in de pauzes inventariseren en samenstellen met met de cliënten voor zomer en winter. # Elk half jaar evalueren in teamvergadering. Nee Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) In de missie en visie van stichting zuidwester staat de vrijheid van de cliënt centraal/ cliënt staat in zijn kracht. Dit kan betekenen dat een cliënt keuzes kan maken die niet altijd wenselijk zijn/niet altijd goed uitpakken. In het laatste jaar van dit kwartaal hebben zich meerdere incidenten voorgedaan, weglopen en agressie. Samenwerking met diverse instanties heeft er voor gezorgt dat er uiteindelijk een betere woon en werk locatie is gerealiseerd voor deze cliënt. Samenwerkende partijen waren: GGZ, gedragsdeskundige Zuidwester, medewerker kwaliteit Zuidwester. Voor de Zwanenhoeve is het wenselijk om in de toekomst samen te werken met een vaste gedragsdeskundige. 8
Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie arlijks terugkerende acties (2015) Gerealiseerd Toelichten Opzetten bewonersraad en structuur er is in 2015 een start gemaakt met het opzetten van een regionale clienten raad. realisatie medio 2016 clienttevredenheidsonderzoek 2014 gerealiseerd Maandelijkse bewonersraad opzetten zie regionale clienten raad. Actualisatie van de RI&E voortgang in 2016 Oefening calamiteitenplan gerealiseerd, er is geoefend met medewerkers en clienten Evaluatie gesprekken met deelnemers dit realiseren wij tijdens de zorgplan bespreking. Tevredenheidonderzoek deelnemers gerealiseerd Functioneringsgesprekken gerealiseerd, mogelijk volgend jaar andere methode. Actualisatie BHV gerealiseerd Opstellen jaarverslag arverslag aangemaakt Verder uitwerken deskundigheids bevordering voor vrijwilligers. Cursus werving vrijwilligers door teamleider en een medewerker. afronden Niet afgerond, zie actie lijst 2016 moet weer worden opgepakt in 2016. hoe vertalen wij de cursus naar onze eigen locatie. Deelname doe dag gemeente moerdijk wegens groot succes hopen wij hier in 2016 weer aan deel te nemen. Beter en gebruiksvriendelijk jaaroverzicht ontwikkelen voor de tuin. werkt nu via out look. voor de clienten is er een beter taken overzicht gemaakt. Takenmatrix up to date maken zal in 2016 weer herzien worden en aangepast Acties vanuit kwaliteitssysteem Ervaringsdeskundigen gaan een eigen clientervaringsonderzoek houden het tevrdenheidsonderzoek is op verzoek van ervaringsdeskundigen aangepast. Dit nemen we in 2016 in gebruik. Acties vanuit evaluatie Bijdrage vanuit Zwanenhoeve aan regionale clientenraad zuidwester. er is in 2015 een start gemaakt, ervaringsdeskundigen van Zwanenhoeve zijn hierbij 9
betrokken Teambijeenkomsten Cursus Keerzijde gepland in 2015 en in januari 2016 gerealiseerd Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Het jaar 2015 was een onrustig jaar. Daardoor is de planning met name in het laatste kwartaal ondergeschikt geraakt. Doordat we een aantal zaken tijdig hebben opgepakt konden we de meeste zaken realiseren. enkele punten uit de actie lijst nemen we mee naar volgend jaar. Ook dit jaar zullen we tijdig starten met een aantal zaken. Daarnaast hebben we geleerd dat het belangrijk is om voor ons kleine en haalbare doelen te stellen. Hiervoor verwijs ik ook naar de actie lijst. # In functioneringsgesprekken kwam vooral aan de orde dat inzet van vaste medewerkers minder onrust brengt, daarnaast moet er een goed inwerk programma worden gemaakt. Zie ook onder algemeen. # Medewerkers over het algemeen meer willen werken dan hun contract op dit moment toelaat. # Men beter op de hoogte moet zijn van elkaars werkgebieden. Kijk over je werkgebied heen. M.b.t. onderstaande opmerking: Brandblus en EHBO middelen zijn ook in het jaar 2015 gecontroleerd. Doelstellingen voor het komende jaar Voor het komende jaar is het belangrijk dat er rust komt voor de cliënten en medewerkers. Zodat we zaken kunnen borgen/inbedden. Dit jaar zal er gestart worden met een zelfverantwoordelijk team. Met de komst van de nieuwe woning is ook gebleken dat de verbinding en samenwerking tussen de woningen en de dagbesteding aandacht vraagt. Medewerkers hebben gevraagt enkele teambijeenkomsten te organiseren tussen dagbesteding en woningen. Zie ook onder tab algemeen. Voor de dagbesteding zijn onderstaande doelen belangrijk. # Elke maand in de teamvergadering een werkgebied bespreken, het betreft: tuin, dieren, verwerking, winkel weverij, creatieve. # Maandelijks doelen clienten/ leervragen bespreken in team vergadering, zie voorgaande tab en actielijst. # Het opstellen van een inwerk programma / introductiemap voor nieuwe medewerkers, zie tab algemeen en actielijst. # m.b.t. clientscholing willen we dit jaar starten met eenvoudige en korte lesprogramma's voor cliënten over tuin en dieren. cliënten kunnen voor deze korte cursussen een certificaat behalen. Zie ook actielijst. 10
# Meer inhoud aan cliënt vergaderingen, met behulp van ervaringsdeskundige en client vertrouwens persoon, gesprekskaartjes. Zie voorgaande tab en actielijst. # Eventueel een vervolg op de goldstein training,zie actielijst 11
Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: De Zwanenhoeve Datum: mei 2016 Boerderijnummer: 261 ar: van 01-01-2016 tot 31-12-2016 Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijke Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum arlijks terugkerende acties (2016) Actualisatie van de RI&E Team/regiomanager 01-01-2016 31-12-2016 02-02-2016 Oefening calamiteitenplan Evaluatie gesprekken met deelnemers Teamaandachtsfunctionaris/ preventie medewerker. medewerkers dagbesteding, gekoppeld aan het zorgplan 01-02-2016 31-12-2016 01-01-2016 31-12-2016 Tevredenheidonderzoek deelnemers team 01-02-2016 31-12-2016 Functioneringsgesprekken zorgmanager/medewerkers dagbesteding 01-02-2016 31-12-2016 Actualisatie BHV ploegleider BHV 01-01-2016 31-12-2016 Opstellen jaarverslag Team/zorgmanager 01-11-2016 31-12-2016 Deskundigheids bevordering vrijwilligers team aandachtsfunctionaris 02-02-2016 31-12-2016 verbetering procedure zorgplannen team/regiomanager 02-02-2016 31-12-2016 Zooönozen check team/aandachts functionaris 02-02-2016 01-04-2016 01-01-2016 31-01-2016 Takenmatrix herzien en aanpassen medewerkers 01-03-2016 01-04-2016 draaiboek jaarfeesten realiseren medewerkers 01-01-2016 01-03-2016 deelname cursussen m.b.t. de dieren aangeboden door ZLTO medewerkers 01-01-2016 31-12-2016 realisatie regionale clienten raad regiomanager 01-01-2016 01-06-2016 meer kwaliteit op inhoud in de clienten vergaderingen gebruik van gesprekskaartjes medewerkers 01-03-2016 31-12-2016 12
Inkopen gedragsdeskundigen, onderzoeken wat mogelijk is. scholing medewerkers realiseren naast de verplichte scholing Regiomanager 01-02-2016 31-12-2016 medewerkers 01-02-2013 01-04-2016 scholing clienten over tuin en dieren medewerkers 01-01-2016 31-12-2016 beleid vrijwilligers herzien n.a.v. de cursus teamleider/medewerkers 01-02-2016 01-04-2016 minimaal twee keer overleg met de teams van wonen en dagbesteding teams 12-02-2016 31-12-2016 zuidwester breed cliënt ervarings onderzoek medewerker 01-01-2016 31-12-2016 01-01-2016 Zoönozen certificaat verlengen? zie ook in deze rij de Zoönozencheck. Brandblusaparaten en EHBO middelen controleren. maandelijks clienten vergadering eerste dinsdag van de maand. Inwerkmap en introductie programma opstellen voor nieuwe medewerkers. clienten kunnen een Zwanenhoeve certificaat halen binnen de werkgebieden tuin en dieren. Gekoppeld aan de doelen uit het zorgplan, en scholing. Client vertrouwens persoon maakt met het team een inhoudelijke planning, vervolgens inplannen wanneer zij komt. januari, mei,sept,dec eerste dinsdag van de maand gekopopeld aan cliënten vergadering een inspraak moment. medewerker 01-01-2016 01-05-2016 01-01-2016 Preventie medewerker 01-01-2016 31-12-2016 01-01-2016 medewerkers 01-01-2016 31-12-2016 medewerkers met ondersteunende diensten zuidwester. 01-01-2016 31-12-2016 medewerkers 01-01-2016 31-12-2016 cliënt vertrouwens persoon, medewerkers 01-01-2016 31-12-2016 medewerkers 01-01-2016 31-12-2016 13
Controle machines medewerkers 01-01-2016 31-12-2016 14
Opmerkingen bijlage(n) NVT 15