Secretariaatsverslag (door: Ina van der Schaaf) Jaarverslag VAV over het jaar 2014 ( Bij de Algemene Ledenvergadering, 20 mei 2015) Algemene Leden Vergadering 29-05-2015 De ALV 2015 is aangekondigd in de Start-Nieuwsbrief van april 2015 en op de website van VAV. De notulen van de ALV van 28-05-2014 zijn gepubliceerd in de Start-Nieuwsbrief en op de website van VAV. Daarnaast zijn deze notulen, ter inzage beschikbaar in het clubhuis. In ons clubgebouw is de aankondiging voor deze ALV ca. 2 weken voorafgaande aan de vergadering aangeplakt. Bestuurssamenstelling in 2014: Voorzitter: Saskia van de Graaf Penningmeester: Sjaak van Kooten Secretaris: Ina van der Schaaf Operationele aansturing: Jan Hendriks (aftredend) Accommodatiebeheer: Leo Lansbergen Vrijwilligersbeleid: Albert van Kooten Sponsorwerving: Jim van de Borg (aftredend) Bestuurslid algemeen: vacature. Assistent van de penningmeester voor ledenadministratie: Yvonne van Welding-van den Berg. Vergaderingen Het bestuur heeft in het jaar 2014, 9 x een algemene bestuursvergadering gehouden. De Algemene Ledenvergadering in 2014 heeft op 28 mei 2014 plaatsgevonden. Het overleg met trainers en bestuur heeft in 2014 1 x plaats gevonden. Er zijn twee keer bijeenkomsten geweest met de trainers met betrekking tot de financiële situatie. Op 26 november 2014 is een Dankjewel avond georganiseerd voor de actieve vrijwilligers van VAV. Daarbij waren ca.30 vrijwilligers aanwezig. Daarnaast hebben de bestuursleden voor hun taakgebied veel interne en externe contacten onderhouden. Administratieve organisatie In 2014 is de integratie van de VAV website en de Start-Nieuwsbrief in AllUnited gerealiseerd. De contributie wordt per 2014 zoveel mogelijk via automatische incasso geïnd. Verdere ondersteuning De Thuiswedstrijden werden georganiseerd door de Wedstrijd Organisatie Commissie ( o.l.v. Karel van Dijk) en het Wedstrijdsecretariaat onder leiding van Lieuwe Jousma en Jorine Teunis. ( zie jaarverslag 2014 WOC) 1 Veenendaalse Atletiek Vereniging
Communicatie. In 2014 is met maandelijkse frequentie, twaalf keer een digitale nieuwsbrief uitgegeven. De redactie van deze Start Nieuwsbrief werd gedaan door Leo Lansbergen. Ook in 2014 werd de website van VAV beheerd door Freek Willemink. De site wordt hoog frequent voorzien van zo veel mogelijk actuele informatie. Daarnaast vindt men daar alle verenigingsinformatie en kan men de Statuten en Huishoudelijk Reglement van VAV inzien en afnemen (downloaden). In januari 2014 is de vernieuwde website van start gegaan. Vrijwilligers. Een groot aantal actieve leden leveren elk jaar een onmisbare, vrijwillige bijdrage aan diverse activiteiten. Zij houden daarmee de vereniging draaiende. In 2014 waren in totaal meer dan 120 vrijwilligers actief bij de volgende activiteiten: Kantinedienst / -Onderhoud v.d. accommodatie (klusploeg) / -Wedstrijden ( jureren) / -Jeugdactiviteiten / Scholierenveldloop/ - Speciale evenementen zoals de BVC cross, Snelwandel-clinic, etc. Het vinden van vrijwilligers voor een vrijwilligerscommissie is moeilijk. De plannen liggen klaar. Accommodatie: In 2014 zijn de kantinediensten uitgevoerd door José en Wim Sterkenburg als vaste bezetting, met toerbeurt assistentie van een aantal vrijwilligers. De vaste medewerkers ontvangen hiervoor een vrijwilligersvergoeding. De schoonmaak wordt, ook tegen vergoeding, gedaan door een tweetal niet leden. Buitenschoolse Opvang in onze accommodatie. BSO-organisatie KMN Kind & Co maakt gebruik van de accommodatie op maandag, dinsdag en donderdag van 14:00 uur tot 18:30 uur en tijdens de schoolvakanties hele dagen, incl. woensdag. VAV ontvangt hiervoor een vergoeding. Technisch onderhoud van de accommodatie. Zowel de opstallen als het omliggende terrein zijn ook in 2014 onderhouden door een vaste technische groep van zes (6) vrijwilligers. Zij verzorgen de (bouw-) technische conditie van het gehele clubhuis en doen onderhoud aan het buitenterrein, inclusief de atletiek installaties en materialen. Voorts zijn in 2014, in opdracht en op kosten van Sportservice Veenendaal, reparaties uitgevoerd aan de baan en werpsectoren. Deze reparaties zijn deels uitgevoerd door derden, waarna de Atletiekunie de baan heeft goedgekeurd voor het houden van officiële wedstrijden. Ledenaantal: VAV telde per 31-12.2014, 660 leden. Per januari 2014 is VAV overgegaan naar automatische incasso van de contributie. Het is nu mogelijk om het ledenbestand goed bij te houden, mits de trainers een reguliere controle binnen hun groep uitvoeren. Trainers: Per december 2014, kent VAV in totaal 47 trainers, waarvan 9 gediplomeerde hoofdtrainers en 37 ( deels gediplomeerde ) assistent trainers. De wedstrijdatletiek werd in 2014 gecoordineerd door Hans Veldhuis. Er zijn (nog) geen coördinatoren voor de loopafdeling en recreatieafdeling. VAV heeft ook een groep VB (Verstandelijk Beperkten) sporters, die getraind /begeleid wordt door Claudia van Offeren. Een aantal trainers was, onder leiding van Vera Hulsegge, actief bij de begeleiding van opstartgroepen. Evenementen: In 2014 zijn diverse evenementen georganiseerd en ten uitvoer gebracht. 2
Op de baan zijn door de Wedstrijd Organisatie Commissie en het Wedstrijdsecretariaat een aantal wedstrijden georganiseerd onder de deskundige leiding van ons jurycorps en andere vrijwilligers. VAV heeft in 2014 ook weer geparticipeerd in het S(c)oolrunning project, waaraan een groot aantal leerlingen uit het vervolgonderwijs deelnemen. Op 1 oktober 2014 is op de VAV accommodatie weer de Scholierenveldloop gehouden. Aan dit sportpromotie evenement werd deelgenomen door zo n 600 leerlingen van de Veenendaalse basisscholen. Ook was VAV actief in de BVC- crossen en jurering bij de 1/2 marathon van Renswoude op 1 november 2014. Op 30 augustus 2014 werd op de VAV accommodatie weer de jaarlijkse, landelijke Snelwandeldag gehouden. Deze keer ook weer met deelname van internationale toppers uit o.a. Ierland, Duitsland en België. Op 13 september 2014 is de finale van de pupillencompetitie georganiseerd door VAV. Externe samenwerking: Er is een gesprek geweest met Jeroen Straathof, regiomanager van de AtletiekUnie. Gesproken is over het beleidsplan van VAV, dat vanwege de goede kwaliteit als voorbeeld dient voor andere verenigingen. Uiteraard is ook gesproken over de financiële situatie van de Vereniging. Verslag sponsorcommissie (door: Andries Klumpenaar) Toen in de winter van 2013 door Jim van der Borg de VAV sponsorcommissie werd gestart, was het al snel duidelijk dat beeldcommunicatie een belangrijk onderdeel zou worden bij sponsoractiviteiten. Sponsoren vragen terecht een wederdienst voor hun sponsorbijdrage in de vorm van zichtbare publicatie. Als sponsorcommissie hebben wij daar al direct een serieuze invulling aan gegeven. Publicatie diverse media. Voor publicatie van onze sponsoren maken we gebruik van diverse media, zoals: publicatie door middel van borden langs de baan, op deuren in het clubgebouw en in de regionale of plaatselijke kranten of ander drukwerk. Verder digitaal op de VAV website, Nieuwsbrief, Facebook en Narrowcasting in de kantine. Categorieën sponsoring. Onze sponsoren hebben we in diverse categorieën in gedeeld. t.w.: Hoofd-, bord-, doek-, banier-, kantinedeur-, nieuwsbriefsponsor, BusinessFriends4VAV en FamilFriends4VAV. Bord, doek en banier. Deze groep sponsoren heeft aan de VAV baan een sponsorbord, banier of doek. Verder worden zij op onze VAV website bij bord en banier sponsoren in beeld gebracht met hun bedrijfslogo en een foto met de directie bij hun bord. Een korte bedrijfsbeschrijving met doorlink naar de bedrijfswebsite en Facebook maakt de publicatie compleet. BussinesFriends4VAV. Deze groep heeft in de VAV kantine een sponsorbord, met naamvermelding van het bedrijf. Ook worden zij op onze VAV website bij BussinesFriends4VAV in beeld gebracht met hun bedrijfslogo en een korte bedrijfsbeschrijving met doorlink naar de bedrijfswebsite en Facebook. FamilyFriends4VAV. Bij VAV mogen we ons verheugen in een groep enthousiaste leden die een extra bijdrage leveren onder de naam FamilyFriends. Net als bij de boven omschreven groep hebben zij in de VAV kantine een sponsorbord, met naamvermelding. Daarnaast is er op de VAV site plaats in geruimd onder Familyvriends. En brengen we ze in beeld in Facebook. Kantinedeur en Nieuwsbrief. Ook een kantine deur en een digitale nieuwsbrief zijn interessante plaatsen dan wel mediadragers geschikt voor een sponsoring. Zo is er een sponsor die zijn naam op de kantine deur heeft laten zetten. De nieuwsbrief wordt door veel leden bekeken vandaar dat ook deze gesponsord wordt. De naam van de sponsor prijkt nu onderaan in de Nieuwsbrief. 3
Verder tonen we de twee sponsoren ook op de website en op Facebook. Al onze sponsoren digitaal in beeld. Naast publicatie op de website tonen we al onze sponsoren, al dan niet met een foto en logo op de VAV Narrowcasting. Deze bestaat uit 2 TV schermen in de VAV kantine. Band met onze sponsoren versterken. We denken de band met onze sponsoren te versterken door jaarlijks 1 of meerdere sponsorbijeenkomsten te organiseren, waarbij de nadruk ligt op elkaar ontmoeten en zaken delen. We brengen deze bijeenkomsten ook in beeld met foto s die we van hen tijdens de bijeenkomsten of in hun bedrijf maken, waarbij ze worden gedeeld en doorgestuurd. Milestones: - Plm. 100 sponsoren (inc. business friends) - Groot Vodafone evenement - Hoogvliet VAV foto verzamelmap - Facebook van 89 likes naar bijna 500 likes gestuwd - Veel 'natura' sponsoring bewerkstelligd, denk aan scherm kantine, hoogspringmat, catering, narrowcasting, sponsorendag, kassalade kantine, etc. - Indicatieve sponsorinkomsten van de afgelopen anderhalf jaar: 23.500 directe inkomsten en 8000 'natura' inkomsten. Jaarverslag Jeugd Activiteiten Commissie (JAC) (door: Claudia van Offeren) De Jeugd Activiteiten Commissie (JAC) heeft ook het afgelopen jaar weer activiteiten voor de jeugd verzorgd. Enkele voorbeelden van jaarlijks terugkomende activiteiten zijn onder andere het Sinterklaasfeest, de ouderkinddag en het kamp. Dit jaar was het kamp een groot succes met een vossenjacht en het steppen op de hei. Ook bij de ouderkinddag was veel animo. Er deden in totaal ruim 50 ouders en kinderen enthousiast mee met onder andere kogelslingeren, verspringen, hindernisloop en de duurloop. Zo door het jaar heen organiseert de JAC nog losse activiteiten als een bingo etc. Helaas is het soms lastig voldoende begeleiding te vinden bij alle activiteiten. De JAC zoekt nog enkele vrijwilligers die de JAC enthousiast kunnen versterken. Jaarverslag WOC (door: Lieuwe Jousma) Op 2 december 2014 heeft de WOC haar jaarvergadering gehouden. Voor deze vergadering waren uitgenodigd de leden van het wedstrijdsecretariaat, jury coördinator, wedstrijdleiders, trainers, scheidsrechters en starters. Daar wij vanaf eind 2013 een iets andere weg in zijn ingeslagen op verzoek van o.a. de hierboven vermelde aanwezigen werden de onderstaande georganiseerde wedstrijden geëvalueerd. Openingswedstrijd 29 maart 198 deelnemers Avondwedstrijd lange afstand 4 april 16 deelnemers CD competitie ` 10 mei 334 deelnemers Instuifwedstrijd 31 mei 81 deelnemers VB wedstrijd 21 juni gecanceld Zomerwedstrijd 5 juli 278 deelnemers 5 e internationale snelwandeldag 30 augustus 30 deelnemers Pupillencompetitie finale 13 september 337 deelnemers Clubkampioenschappen 3-4 oktober 126 deelnemers 4
De avond- en instuifwedstrijd leverden te weinig deelnemers op. Dit was te verwachten daar meerdere omliggende verenigingen al jaren deze wedstrijden organiseren. Wel waren de deelnemende atleten zeer enthousiast over de onderdelen o.a. kogelslingeren en polsstokhoogspringen en de gezelligheid bij onze vereniging. Een lange adem (ook financieel) is nodig om hier tussen te komen. Gezien de inkomsten uit de overige wedstrijden is dit geen probleem volgens het wedstrijdsecretariaat. Een goede stap is gezet. De VB wedstrijd is gecanceld i.v.m. te weinig deelnemers. Het verzoek is om toch nog een keer te proberen de VBers naar Veenendaal te halen. In overleg zijn onderstaande wedstrijden voor 2015 gepland Openingswedstrijd 28 maart CD competitie ` 18 april Avondwedstrijd lange afstand 24 april Pupillencompetitie 2 e wedstrijd 23 mei Instuifwedstrijd 20 juni Zomerwedstrijd 4 juli 6 e internationale snelwandeldag 5 sept VB wedstrijd 5 sept vanaf 13.00 uur Clubkampioenschappen 2 en 3 oktober Een mooi wedstrijdprogramma voor 2015, waarmee het wedstrijdsecretariaat en de jury coördinator aan de slag kunnen. Jaarverslag 2014 wedstrijdsecretariaat (WS) (door: Lieuwe Jousma) Het wedstrijdsecretariaat heeft het wedstrijdprogramma zoals voorgesteld door de WOC overgenomen. Een druk programma waar de nodige uren in gaan zitten. Er is een stap in de goede richting gezet voor aanmelding van atleten via onze website. Automatische terugmelding voor bevestiging van inschrijving en betaling via Ideal is de volgende stap. Het jaar 2014 was succesvol met 1400 deelnemers, een record, maar het heeft wel zijn sporen nagelaten. Met de geplande veranderingen qua automatisering hopen wij dat de wedstrijdsecretarissen in de toekomst worden ontlast. Daarnaast is het wedstrijdsecretariaat tijdens de wedstrijden onderbezet. Wij zijn nog opzoek naar 2 vrijwilligers die precies en snel zijn in het verwerken van uitslagen op de computer. De pupillenfinale was onze topwedstrijd het afgelopen jaar, het aantal deelnemers overtrof alles en de ploegenpresentatie inclusief brassband was magnifiek, een echt feestje tijdens ons 65 e jarig bestaan. Om een zo groot mogelijk deelnemersveld te kunnen krijgen proberen wij voor de grotere wedstrijden elektronische tijdwaarneming (ET) in te huren, echter is gebleken dat er te weinig ET installaties zijn in Nederland t.o.v. wedstrijden, dit baart ons zorgen. Het nieuwe wedstrijdprogramma voor 2015 is al weer gemaakt door de WOC dus met het aanmelden en voorbereiden van de wedstrijden voor 2015 kan weer worden begonnen. 5
Jaarverslag 2014 vertrouwenscontactpersonen (door: Ton Valkenburg) Wat gebeurde er in 2014 met betrekking tot het aandachtsgebied ongewenste omgangsvormen? Het afgelopen jaar kwamen er geen officiële meldingen binnen. In het afgelopen jaar hebben de VCP-en een paar keer vergaderd. Onze werkzaamheden over het jaar 2013 werden naar het bestuur van VAV verantwoord in de vorm van een schriftelijk jaarverslag. De plannen m.b.t. vormgeving binnen VAV van het programma van het NOC/NSF Naar een veiliger sportklimaat hebben tot op heden geen gestalte gekregen. Aangezien ook de Atletiekunie zich eraan heeft geconformeerd om dit onderwerp binnen de aangesloten verenigingen onder de aandacht te brengen, zal dit onderwerp in 2015 zeker aandacht dienen te krijgen. In 2014 zijn de website gegevens over vertrouwenscontactpersonen bijgewerkt. In de Start Nieuwsbrief van VAV werd een artikel gepubliceerd over ongewenste intimidatie. Op 25 september is afscheid genomen van Marcel ten Velde, met dankwoorden voor zijn inzet, betrokkenheid en in bepaalde gevallen zijn voortrekkersfunctie. Op genoemde datum nam Tanja Muller zijn taak over. Tanja heeft zich nader voorgesteld in de Start Nieuwsbrief van de VAV. Plannen voor 2015 Zoals hiervoor al aangegeven zal er werk moeten worden gemaakt van het programma Naar een veiliger sportklimaat. Aan de hand van een presentatie die beschikbaar is van het NOC/NSF zullen één of meer voorlichtingssessies worden gehouden. Een en ander zal in overleg met het bestuur moeten worden uitgevoerd. Beleidsnotities en reglementen m.b.t. het onderwerp seksuele intimidatie die binnen VAV van kracht zijn dienen een update te krijgen. In 2015 zal moeten worden nagegaan hoe het fenomeen van de vertrouwenscontactpersonen binnen de VAV wat meer aandacht kan krijgen. Een bespreking van de VCP s met de (hulp) trainers is hierbij een van de mogelijkheden. Hanneke Brilman en Ton Valkenburg hebben aan het bestuur te kennen gegeven dat zij de behoefte voelen om in 2015 het stokje aan nieuwe krachten over te dragen. In overleg met het bestuur zal worden bezien hoe dat vorm dient te krijgen. 6