Dé combinatie van wetenschap en praktijk Jolande Verhulst Cursusleider Management voor AIOS Academie voor Medisch Specialisten, Zelfstandig adviseur en implementatiemanager gezondheidszorg Lid Raad van Toezicht SIG Oprichter & bestuurslid Stichting Appraisal & Assessment Oprichter & directeur Stichting Noord-Holland Verbindt
inhoud
Een (ziekenhuis)organisatie berust op een aantal fundamenten (Wijnen,Weggeman en Kor) Evenwichtig: elk element is even belangrijk Samenhangend wijzigen van 1 element heeft gevolgen voor de ander structuur, TVB strategie visie, koers organiseren Mgt stijl, stijl leidinggeven ESH model Linkje Heterogeen: elk element heeft formele en informele aspecten cultuur, normen waarden personeel, selectie, opleiding systemen, procedures
Opbouw van college 1. Missie / Visie 2. Blok Planning & Control 3. Blok Thema s/speerpunten 4. Focus efficiency / Doen! 5. Focus op indicatoren 6. Doen! Projectplan maken / bespreken opdracht.
Missie - Visie Strategie - Doel Missie waarom zijn wij hier Visie waarheen droom / gewenste situatie Doel wat meetbaar resultaat op vastgesteld moment Strategie hoe actie plan dat aangeeft hoe de doelen te bereiken
Hulpmiddelen SWOT
SWOT & 2020 Brief minister 2015 Jaar van Transparantie mrt 2015 NVZ rapportage Visie van NVZ op acute zorg - 2013 Visie document de medische specialist 2015-2012 Reaktie Schippers op rapport 2020-2012 RvZ Medisch Specialistische zorg 2020 2011 Werkgroep Breedveld: vanuit een stevige basis - 2009
Uitgangspunten visie NVZ Goede doelmatige zorg voor patiënt Brede benadering Optimale inrichting acute zorg in regio Verdere concentratie complexe acute zorg Elke patiënt op juiste plek door triage Altijd acute zorgvragen, ook zonder SEH Nauwe samenwerking betrokken partijen
Impact op SWOT?
Blok 2 Planning & Control Cyclus
Opdracht Nu de visie en missie bekend zijn, hoe ga je dit implementeren? Maak een stappenplan
Soorten plannen Strategie/beleidsplan: 4-5 jaar, open, geen begroting Ondernemingsplan: 4-5 jaar, zo specifiek mogelijk, meerjarenbegroting, hele onderneming Jaarplan/kaderbrief: 1 jaar, zo specifiek mogelijk, budget (alleen lasten) of begroting (combinatie lasten - opbrengsten) Projectplan: gespecificeerde termijn (maanden/jaren), zo specifiek mogelijk, budget Beleidscyclus: jaarlijks terugkerende cyclus waarin exploitatie resultaat, kaderbrief & begroting samengesteld wordt.
Planning & Control Basis: 4-jaren-plan April: kaderbrief RvB Aug: plan en begroting afdelingen Sept: plan en begroting clusters Nov: plan en begroting ziekenhuis Febr.: evaluatie afgelopen jaar Mrt: jaarverslag en jaarrekening Kwartaalrapportages - inhoudelijk/financieel Prestatie-indicatoren Herbezinning op strategie
Blok 3 Speerpunten
Voorbeeld twee kaderbrieven
Voorbeeld van een kaderbrief
Bron Thema s - 1 Wake up call America door Institute of Medicine: To Err is Human In Amerika overlijden 40.000 tot 100.000 onnodige medische slachtoffers per jaar en wordt het tienvoudige aan medische fouten gemaakt. Hiervan afgeleid zijn de Nederlandse aantallen op basis van bevolking ongeveer 30.000 medische fouten per jaar waarvan 3.000 doden 750 blijvend invaliden en 26.000 tijdelijk invaliden (korter dan 6 maanden)
4 layer approach 1. national focus: leadership, research, tools and protocols to enhance the knowledge about safety 2. identifying and learning from errors (VIM) 3. raising standards and expectations for improvements in safety 4!. creating safety systems inside health care organizations through the implementation of safe practices at the delivery level
1 2 3 3 4 5 6 7 8 9 10 Antibiotica profylaxe Niet pre-op ontharen OK OK - OK OK OK OK - - OK - 60% OK OK OK OK OK - OK OK OK OK OK 90% Normothermie OK - OK - OK OK OK - OK - OK 60 % Hygiene discipline OK OK OK OK - OK OK - OK OK OK 80 %
1 2 3 3 4 5 6 7 8 9 10 Antibiotica profylaxe Niet pre - op Ontharen OK OK - OK OK OK OK - - OK - 60% OK OK OK OK OK - OK OK OK OK OK 90% Normothermie OK - OK - OK OK OK - OK - OK 60 % Hygiene discipline OK OK OK OK - OK OK - OK OK OK 80 % 20%
Bron Thema s - 2 Wake up call America door Institute of Medicine: 1- To Err is Human - 1999 2 - Crossing the Quality Chasm - 2001 Trying harder will not work anymore Only redesign of our health care systems
6 Kwaliteitsdimensies / thema s Veilig Efficiënt Effectief Tijdig Voor iedereen gelijk Patiënt als partner
Beschikbare kennis & expertise door landelijke projectaanpak Sneller Beter 24 ziekenhuizen, vliegwiel kennis & voorbeeld functie ook logistiek VMS Veiligheidmanagement, 10 thema s Kennis & breed Zichtbare Zorg Transparantie 80% electieve zorg Indicatoren
Blok 4 Focus op Efficiency
Voorbeeld uit ZMC
Efficiency Neem in gedachte een werkproces dat meer gestroomlijnd kan worden Benoem 3 verbeterpunten Wie zijn betrokken/moeten geinformeerd worden? Wat kan morgen al ingang gezet worden?
Werkproces verbeteren Formuleer een SMART doelstelling Wat ga je hoe meten? Wie neem je op in het verbeterteam?
Lean Six Sigma Theory of Constraints
Lean Management Muri oneffenheid in de vraag Mura oneffenheid in proces Muda - zaken die geen waarde toevoegen elimineren op zoek naar verspillingen.. Ook Schippers is op zoek naar verspillingen www.verspillingindezorg.nl
Denk aan werkproces: Benoem double loop / triple loop learning Benoem laaghangend fruit Kaizen: check met met muda Maak aktielijst
Kotter 8 stappen
Borgen Focus op borgen Wat is dat?? Borgen betekent dat de (nieuwe) processen en activiteiten die voortkomen uit het verbeterings- of veranderingstraject op een vanzelfsprekende manier worden geïntegreerd in: * het professionele gedrag van de werknemer * de werkprocessen (routines), de methodieken en in de protocollen en beleid van de zorgorganisatie
Borgen voor morgen -valkuilen gebrek aan leiderschap veelvuldige personele wisselingen het ontbreken van goede randvoorwaarden het uitvoeren van het project gebrek aan eenduidigheid t.a.v. doelen, visie en strategie onvoldoende discipline, bijvoorbeeld door steeds weer met een nieuw project te starten zonder het eerste af te maken verslapping van de aandacht, bijvoorbeeld omdat er geen aandacht meer aan het project besteed wordt in de communicatie of in werkoverleggen ontbreken van kartrekkers het routine maken van een verandering
Blok 5 Focus op indicatoren
meta indicator
Blok 5 Focus op indicatoren Interne verbetering Externe verantwoording 3 typen indicatoren: - Proces - Uitkomst - Structuur
Proces indicator Denk aan werkproces wat je wilt verbeteren. Welke indicator zou hierbij horen? Hoe ga je dat meten? Wat moet je dus registreren?
Link naar site
Kwaliteitsvenster Link naar Antonius
Blok 6 Doen!
Project - definitie Een afgebakende hoeveelheid werk met een Begin- en eindtijd, dat Een resultaat moet opleveren Binnen een vast budget Buiten de staande organisatie
Project context analyse 8. Actoren kans 1. Projectkenmerken 7. Belendende projecten Extern Intern sterkte 2. Relatie met organisatie Strategie zwakte 6. Randvoorwaarden en vereisten 3. Kosten en opbrengsten bedreiging 5. Risico s 4. Plaatsbepaling
Bermuda driehoek van de primaire project stuurparameters Tijd organisatie draaikolk Geld Ambitie
Projectplan Inhoudsopgave Inleiding Analyse huidige situatie Gewenste situatie Doelstellingen Wanneer Succes? SMART Fasen, mijlpalen Projectinrichting Structuur Rollen Namen (leden, sponsor, opdrachtgever!) Begroting (activiteiten schema) Producten Risico s Randvoorwaarden Communicatieplan
Project kaart
Opbouw van college 1. Missie / Visie 2. Blok Planning & Control 3. Blok Thema s/speerpunten 4. Focus efficiency / Doen! 5. Focus op indicatoren 6. Doen! Projectplan maken / bespreken opdracht.
Dank Jolande.Verhulst@appraisal-assessment.nl Jolande.Verhulst@pro6.nu http://www.linkedin.com/pub/jolande-verhulst/1/40b/139