Tien tips voor slim (her)huisvesten Whitepaper
Tien tips voor slim (her)huisvesten Veel kantoorruimtes staan op dit moment leeg, wat tot lagere huren en hogere incentives leidt. Huurders verwachten daarvan maximaal te kunnen profiteren op het moment dat hun huurovereenkomst afloopt. Het feit dat er veel aanbod is maakt dit aanbod niet zonder meer ook geschikt voor iedere organisatie. Vaak zijn er nog renovatieprojecten nodig om een gebouw geschikt te maken voor (duurzame) huisvesting. Daarnaast geldt dat nieuwbouw momenteel schaars is. Voor goede maatwerkoplossingen is een langer zoek-/onderhandeltraject vereist. Dit geldt ook voor organisaties die willen heronderhandelen over de huidige huisvestingscondities. Wilt u maximaal profiteren van de kansen in de markt om uw huisvestingssituatie te optimaliseren? Begin dan op tijd met de voorbereidingen en bedenk vooraf goed wat uw organisatie echt nodig heeft om beter te functioneren. Bij nieuwe manieren van werken vergt het goed vaststellen van de huisvestingsbehoefte doorgaans meer tijd dan organisaties zich vooraf realiseren. Voorkom teleurstellingen achteraf en begin daarom twee tot drie jaar voor expiratie van een huurcontract al met nadenken over relevante aspecten die bijdragen aan het beter en/of goedkoper huisvesten van uw organisatie. Hierna volgen tien tips voor het slim (her)huisvesten van organisaties. Tip 1: Denk na over de toekomstige functie van uw kantoor Dankzij de huidige ICT-hulpmiddelen kunnen veel medewerkers werken waar en wanneer ze willen. Door medewerkers de vrijheid te geven om hun eigen werk in te richten op basis van resultaatafspraken, kiezen zij voor die werkplek die op dat moment voor hen het meest productief is. Medewerkers kiezen dan lang niet altijd voor de werkplek op kantoor, maar werken ook thuis, onderweg of bij een klant. Hierdoor stijgt de productiviteit en bovendien gaat doorgaans de behoefte aan kantoorruimte omlaag. Het karakter van het kantoor verandert van een ruimte waar alleen maar gewerkt wordt (werkfunctie) naar een ruimte waar vooral het ontmoeten wordt gestimuleerd en gefaciliteerd. (ontmoetingsfunctie). Ruimten als het bedrijfsrestaurant, informele zithoeken en dergelijke, die voorheen vaak een deel van de dag leegstonden, worden daardoor veel intensiever gebruikt. Door nog minder Intensief gebruik van de werkvloeren ontstaan besparingsmogelijkheden. Probeer deze effecten in te schatten om een goed beeld te krijgen van de toekomstige ruimtebehoefte. Neem dit mee in de huuronderhandeling of bij de keuze van nieuwe huisvesting. Om een idee van dit effect te geven: het aantal werkplekken per medewerker (flexfactor) kan afhankelijk van de werkprocessen afnemen van 1,0 naar 0,8 tot soms 0,6 werkplek per persoon. 02 07
Mensen laten werken waar en wanneer zij dat willen, leidt tot minder mensen op kantoor, tot een lagere huisvestingsbehoefte en een hogere productiviteit. Tip 2: Maak alternatieven voor autovervoer aantrekkelijker Medewerkers die kunnen werken waar en wanneer zij dat willen, maken een bewustere keuze hoe en op welk moment zij willen reizen. Bewuster reizen betekent minder tijdverlies, betere voorspelbaarheid van reistijd en meer reiscomfort. Dat hoeft niet altijd reizen per auto te betekenen. Minder reizen per auto leidt tot lagere reiskosten en minder luchtvervuiling (reductie CO2-uitstoot). Houd bij de keuze voor een nieuwe locatie daarom ook rekening met de ligging van de nieuwe locatie ten opzichte van het openbaar vervoer of zelfs het fietspadennet, zodat ook werkelijk een andere keuze dan die voor de auto mogelijk is. De bereikbaarheid heeft effect op het aantal mensen dat met de auto naar kantoor reist en dus ook op de behoefte aan parkeerplaatsen. Verhuizen kan dan leiden tot een afwijkende parkeernorm (parkeerplaats/m² VVO) van de huidige locatie. Minder reizen per auto leidt tot lagere reiskosten, minder luchtvervuiling (reductie CO2-uitstoot) en minder parkeerproblemen. Tip 3: Optimaliseer ruimtegebruik en stoot leegstand af In veel traditionele kantoren zijn de algemene ruimten monofunctioneel (dus uitsluitend bestemd voor lunchen, vergaderen of trainingen etc.) en is de werkplek juist multifunctioneel in gebruik (dus voor zowel telefoneren, archiveren en overleg als geconcentreerd werken etc.). Het is slimmer om dit om te draaien: maak algemene ruimten multifunctioneel zodat bijvoorbeeld de lunchruimte buiten lunchtijd gebruikt kan worden voor overleg en kortverblijf-werk met een goede kop koffie en maak werkplekken juist specifiek geschikt voor het soort werk dat gedaan moet worden, bijvoorbeeld voor samenwerken, telefoneren of geconcentreerd werken. De medewerker kan dan kiezen waar hij op dat moment het liefst werkt en ontmoet onderweg collega s. Hierdoor ontstaat meer dynamiek in het gebouw, medewerkers wisselen van werkplek en de leegstand van zowel algemene ruimten als werkplekken daalt. Het gemiddelde ruimtegebruik kan op deze manier in de praktijk al snel dalen van ca. 21 m² (verhuurbaar) vloeroppervlak naar ca. 16 m². De ruimte die vrijkomt is in de huidige markt met veel leegstand doorgaans lastig af te stoten. Het is daarom zaak ruim voor het expireren van een huurcontract de mogelijkheden te onderzoeken om de bespaarde ruimte terug te geven aan de verhuurder of om te verhuizen naar beter passende kantoorruimte. Het aanbieden van activiteitgerelateerde compacte werkplekken en het multifunctioneel gebruiken van algemene ruimten kan leiden tot een forse afname van het gemiddelde ruimtegebruik. 03 07
Het aangaan van een nieuw huurcontract biedt de mogelijkheid om de bespaarde ruimte daadwerkelijk af te stoten. Tip 4: Ontwerp van binnen naar buiten en beschouw de totale gebruikskosten In de praktijk kiezen organisaties vaak eerst een gebouw en passen daar vervolgens de organisatie in. De vastgoedmarkt is inmiddels op deze werkwijze ingesteld. Wij adviseren echter om van binnen naar buiten te ontwerpen. Bepaal eerst het optimale huisvestingsconcept en de gewenste uitstraling die past bij het DNA van uw organisatie en start pas daarna uw zoektocht naar gebouwen. Daarbij dient een beoordeling op zowel de volledige kosten als de kwaliteit inzicht te geven in het beste huisvestingsscenario. Maak de kosten van verschillende huisvestingsalternatieven netto contant over de gebruiksperiode. Neem daarbij naast de kosten voor het optimaal inrichten van het gebouw, ook de kosten die gelden tijdens de gebruiksperiode in beschouwing. Alleen een vergelijking van de totale investerings- en gebruikskosten over de nieuwe huurperiode in relatie tot de gewenste huisvesting geeft objectief inzicht in de beste keuze voor uw organisatie. Tip 5: Vraag een verhuurder om duurzame kantoorruimte Duurzaamheidsmaatregelen kunnen belangrijk zijn voor uw organisatie, uit MVOoverwegingen, maar ook om de energiekosten te verlagen. Ingrijpende aanpassingen laat u bij voorbaat uitvoeren voordat u een nieuwe huisvestingssituatie betrekt. Ook is het verstandig om ruim voor de opzegdatum van een huurcontract na te denken over de punten waarop uw organisatie wil verduurzamen en hoe dit in het huidige gebouw of in de markt realiseerbaar is. Een verhuurder is doorgaans eerder bereid maatregelen te bekostigen die de waarde van het vastgoed ten goede komen dan een korting op de huurprijs te geven. Probeer tijdens een renovatieperiode huurverlaging te bedingen of in elk geval extra schuifruimte kosteloos te mogen gebruiken. Realiseer u dat in een standaard ROZ-huurcontract (AV art 14.4) is opgenomen dat een verhuurder niet verplicht is om een huurder enige compensatie te bieden tijdens een renovatie. Het aflopen van een contract is daarom een goed moment om over deze algemene voorwaarde te onderhandelen. Door energiebesparende maatregelen in de huurcontractonderhandelingen te betrekken, kan de totale besparing voor uw organisatie toenemen en uw werkomgeving verduurzamen. Tip 6: Denk op tijd na over beëindigen en vernieuwen van facilitaire contracten Denk voorafgaand aan een verhuizing goed na over de verbetermogelijkheden van de facilitaire dienstverlening in relatie tot de aangepaste of nieuwe huisvestingssituatie. Organisaties zetten onder tijdsdruk contracten met bestaande 04 07
leveranciers vaak door, waarbij ze dan slechts de omvang aanpassen. Maar de nieuwe situatie is vaak in meerdere opzichten anders dan de oude; niet alleen qua omvang, waardoor het kiezen voor een andere leverancier dan een betere keuze kan zijn. De benadering van gasten en personeel wenst u bijvoorbeeld wellicht meer eigentijds te maken in een nieuw huisvestingsconcept. En als besloten wordt de lunchruimte ook als werkruimte te gaan inzetten, vraagt dat doorgaans ook een andere invulling van de dienstverlening. Professionalisering van facilitaire diensten biedt de mogelijkheid om kwaliteitsverbetering en kostenbesparingen te realiseren, al dan niet door het uitbesteden van werkzaamheden. Op tijd nadenken over een goede sourcingstrategie maakt dat de nieuwe huisvesting vanaf dag één beter functioneert. Tip 7: Omschrijf gewenste services in een servicelevel agreement Veel huurders realiseren zich onvoldoende dat zij volkomen vrij zijn in het maken van afspraken over de services die de verhuurder levert. In een standaard ROZcontract is er ruimte voor een opsomming van de services die de verhuurder levert voor een bepaald voorschotbedrag aan servicekosten, maar er ontbreekt doorgaans een omschrijving van de kwaliteit en frequentie daarvan. Over acceptabele responstijden en welke boetes gelden bij het niet nakomen van afspraken is niets in het standaardmodelcontract opgenomen. Ook de snelheid waarmee de eindafrekening dient plaats te vinden en de afwijking die het voorschotbedrag mag hebben van de werkelijk in rekening gebrachte kosten worden in zo n contract vaak niet duidelijk benoemd, terwijl het stuk voor stuk aandachtspunten zijn die veel ellende achteraf kunnen voorkomen. Stel tegelijk met de huurovereenkomst een servicelevel agreement voor de services op, zoals u dat in feite ook doet bij de overige facilitaire diensten die u zelf inhuurt. Tip 8: Onderhandel over meer dan prijs en korting Wanneer u goede huisvesting zoekt tegen minimale kosten dan gaan onderhandelingen niet alleen over de (huur)prijs en eenmalige kortingen (incentives). 05 07
Onderhandelingen dienen ook te gaan over zaken als: flexibiliteit breakopties recht van onderverhuur wederopleveringsverplichtingen naamsaanduiding teruggave van ruimte receptiediensten bij gedeelde verhuur openingstijden minimale overlast bij onderhoudswerkzaamheden reactietijd bij gebreken et cetera. Als u deze onderhandelingen via een makelaar verlopen, bedenk dan goed welk belang de makelaar dient. Is hij ingehuurd door de verhuurder of is de verhuurder voor hem een potentiële opdrachtgever, wees dan alert of schakel uw eigen adviseur in. Stel een huurdersvriendelijke huurovereenkomst op die maximaal aansluit bij de wensen van uw organisatie op langere termijn. Tip 9: Richt voor een eventuele verhuizing een informatiesysteem in Om de business case sluitend te krijgen, stellen organisaties voorafgaand aan de keuze voor nieuwe huisvesting vaak bepaalde uitgangspunten vast waarop ze kunnen sturen. Om de performance van huisvesting goed te kunnen bewaken, is het van belang om de juiste informatie over de huisvesting te verzamelen en te verwerken in een informatiesysteem. Bij een verhuizing of renovatie krijgt u van verschillende partijen op verschillende momenten veel informatie. Denk aan garantieverklaringen, meetstaten, verzekeringen, gebruiksaanwijzingen, een sleutelplan, bewegwijzering, revisietekeningen van installaties, vergunningen, constructietekeningen, indelingstekeningen enz. Een verhuizing is een goed moment om al deze informatie te verwerken in een informatiesysteem. De aanschaf en inrichting van dit systeem dient u vooraf al te regelen. 06 07
Tip 10: Maak van een verhuizing een positieve ervaring! Laten we niet vergeten dat u het aflopen van het huurcontract vooral wilt benutten voor het optimaliseren van uw huisvestingssituatie. Aanpassingen in de bestaande huisvesting of verhuizen naar een ander gebouw(deel) gaan vaak gepaard met een veranderingsproces. Een succesvol veranderingsproces is een kwestie van goed voorbereiden en vooral goed en tijdig communiceren. Communicatie richting medewerkers gaat niet alleen over informeren, maar veel meer over inspireren en meenemen in het proces. Aangepaste of nieuwe huisvesting kan voor iedereen een verbetering opleveren. Het is goed om dat in de communicatie samen vast te stellen en te benadrukken. Duidelijk maken op welke punten de oude situatie niet voldoet onderbouwt bijvoorbeeld direct de voordelen van de nieuwe situatie. Medewerkers begeleiden en coachen bij veranderingen zorgt voor acceptatie en leidt tot meer werkplezier en een betere performance van uw organisatie. Dit geldt ook voor aangepaste of nieuwe vormen van werken. Auteurs Rick Steinmann, Managing partner huisvesting Jan Pieter Klep, Senior consultant huisvesting Hospitality Consultants Smallepad 13-15, Amersfoort 033-462 55 55 www.hospitalityconsultants.nl info@hospitalityconsultants.nl 07 07