Gebruikershandleiding FinXS Versie: 4.5 Datum: 1-11-2014 FinXS B.V. Goudsesingel 84 3011 KD Rotterdam Telefoon 010-3007838 E-mail info@finxs.nl 1
Inhoudsopgave Inhoud 1. Algemeen... 4 1.1 Inloggen in FinXS... 4 1.2 Het hoofdmenu van FinXS... 4 2. Facturen uploaden... 5 2.1 Inscannen... 5 2.2 Uploaden... 5 2.3 Uploaden met email... 9 3. Factuurstromen... 10 3.1 Algemeen... 10 3.2 Het behandelen van facturen... 12 3.2.1 Overzicht knoppen... 12 3.2.2 Controleren... 12 3.2.3 Coderen... 14 3.2.4 Fiatteren... 19 3.4 Het facturenregister... 21 4. Financiële administratie... 22 4.1 Onderhoud stamgegevens... 22 4.2 Dagelijkse boekingen... 22 4.2.1 Kasmutaties / bankmutaties (handmatig)... 22 4.2.2 Memoriaalmutaties... 24 4.2.3 Bankmutaties (elektronisch inlezen)... 24 4.3 Vaste boekingen... 27 4.3.1 Betaalbaar stellen inkoopfacturen... 30 4.3.2 Maken van verkoopfacturen... 36 4.3.3 Importeren grootboekmutaties... 39 4.4 Afsluiten periode/boekjaar... 42 5. Rapportages... 44 5.1 Kolommenbalans en grootboek... 44 5.2 Debiteuren... 44 5.3 Crediteuren... 44 5.4 Omzetbelasting (BTW)... 44 2
6. Module Vaste Activa... 45 6.1 Aanmaken (activeren) van een vast actief... 45 6.2 (periodiek) afschrijven van een vast actief... 49 6.3 Afvoeren (De-activeren) van een vast actief... 50 3
1. Algemeen 1.1 Inloggen in FinXS Inloggen op de portal van FinXS gaat als volgt. U gaat naar de website www.finxs.nl. Hier klikt u op Login. Onderstaand inlogscherm wordt geopend. U vult hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klikt op. Mocht u onverhoopt uw wachtwoord vergeten zijn, dan kunt u klikken op wachtwoord vergeten. U moet dan uw e-mail adres opgeven, indien dat bekend is ontvangt u binnen enkele minuten een nieuw wachtwoord via uw e-mail. 1.2 Het hoofdmenu van FinXS Nadat u bent ingelogd op de portal van FinXS komt u terecht in het hoofdmenu. Vanuit het hoofdmenu kunt u naar de verschillende onderdelen van FinXS. Rechts bovenin heeft u een aantal mogelijkheden: Hoofdmenu; terug naar het hoofdscherm van de portal. Documentatie; hier vind u handleidingen en andere documentatie met betrekking tot FinXS. Profiel aanpassen; hier kunt u uw wachtwoord aanpassen. Support; u kunt hier uw supportvragen aan de helpdesk stellen. Tevens is hier een overzicht te vinden van uw uitstaande supportvragen. Uitloggen; FinXS verlaten, u gaat terug naar het inlogscherm. 4
2. Facturen uploaden U kunt alle inkoop- en verkoopfacturen uploaden naar FinXS. Dit hoofdstuk beschrijft hoe facturen geüpload kunnen worden. 2.1 Inscannen De meeste facturen zullen nog per post binnen komen. Om deze facturen digitaal in de administratie te verwerken, moeten ze ingescand worden. De meeste scanners zijn geschikt om facturen in te scannen. De minimale vereisten voor een scanner zijn: Verwerking van scans naar het bestandsformaat: tif of pdf. Verwerking op minimaal 300 dpi. Daarnaast is het aan te raden om gebruik te maken van een scanner die meerdere pagina s tegelijk kan scannen. Het is niet noodzakelijk om elke factuur apart te scannen en te uploaden, er kunnen meerdere facturen tegelijk ingescand worden. Deze facturen moeten wel bestemd zijn voor één ad- ministratie. Inkoop- en verkoopfacturen moeten apart ingescand worden (dus niet samen in één pakket). Tips bij het inscannen van de facturen: Verwijder alle nietjes; Let er op dat dubbelzijdige pagina s juist ingescand worden. ( Tip: facturen splitsen in een stapel dubbelzijdige en enkelzijdige facturen en deze vervolgens in aparte stapels inscannen); Facturen die uit meerdere pagina s bestaan, dienen vervolg pagina s te worden voorzien van het stempel InvoiceIN Bijlage. TIP: De ingescande facturen kunt u in één map of doos bewaren. 2.2 Uploaden De ingescande facturen kunnen nu geüpload worden naar FinXS. Hiervoor gaat u naar de portal van FinXS, waar u inlogt met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U komt vervolgens in het volgende hoofdmenu terecht: In het hoofdscherm kiest u voor facturen uploaden. 5
In het volgende scherm kunt u kiezen of het inkoop- of verkoopfacturen betreft. In het volgende scherm ziet u een overzicht van de bestanden die u al eerder geüpload heeft: Om facturen toe te voegen klikt u op de upload knop: U komt nu in het uploadscherm. In de dropdownbox kunt u een bedrijf selecteren (alleen van toepassing als u voor meerdere administraties facturen kan uploaden) en een kostenplaats (alleen als het bedrijf kostenplaatsen heeft). Kies de te uploaden bestanden door op [selecteer bestanden] klikken. 6
U kunt één of meerdere bestanden selecteren. Als de selectie gemaakt is klikt u op [Openen]. U krijgt nu een overzicht van de geselecteerde bestanden: U kunt bestanden toevoegen door opnieuw op [selecteer bestanden] te klikken, of verwijderen door op het rode minnetje achter het bestand te klikken. Als de selectie klaar is klikt u op [upload bestanden], de bestanden worden nu geüpload, als een bestand succesvol ontvangen is, verschijnt er een groen goedteken voor het bestand. Na een korte tijd worden bestanden die goed ontvangen zijn uit deze lijst verwijderd. Klik op terug om naar het overzicht terug te keren. In het overzicht kunt u met de overige knoppen: [Alle bestanden selecteren] [Selectie ongedaan maken] [Filter op bestandsnaam] [Terug naar het beginscherm] [Geselecteerde bestanden verwijderen] [Lijst sorteren op veldnaam] 7
Door op een bestandsnaam te klikken krijgt u het onderstaand overzicht: Hier kunt u zien wat de bestandsnaam is die aan factuurstromen is doorgegeven. U kunt het bestand ook openen (bekijken) of downloaden. 8
2.3 Uploaden met email Het is ook mogelijk bestanden via e-mail te uploaden. De instellingen hiervoor vind u rechts bovenin het scherm onder de link: Profiel. Onderstaand scherm wordt geopend: Elke administratie heeft zijn eigen upload e-mailadres. Bedrijven kunnen er voor kiezen dit mail adres wel of niet beschikbaar te maken als mogelijkheid om facturen te uploaden. In uw profiel zien u een overzicht van de bedrijven waarvoor u facturen kunt uploaden. In bovenstaand voorbeeld kan Co Deeren facturen uploaden voor demonstratiebedrijf. Het e-mailadres hiervoor is: demo@upload.tstacc.finxs.nl. Het onderwerpveld van de email moet beginnen met verkoop of inkoop om aan te geven om wat voor soort factuur het gaat. Maakt de betreffende organisatie ook gebruik van kostenplaatsen dan moet de kostenplaatscode als eerste vermeld worden. De kostenplaatscodes staan dan ook in het overzicht. Geldige onderwerpen zijn dan bijvoorbeeld: Aan: demo@upload.tstacc.finxs.nl, Onderwerp: 0003 inkoop Aan: demo@upload.tstacc.finxs.nl, Onderwerp: 0002 verkoop De factuur zelf moet als pdf of tiff bijlage meegestuurd worden. In de whitelist staan e-mailadressen waarvandaan email geaccepteerd wordt. U kunt e-mailadressen toevoegen door op het groene plusje te klikken en verwijderen door op het rode minnetje te klikken. 9
3. Factuurstromen Dit hoofdstuk beschrijft hoe de facturen in de financiële administratie terecht komen. 3.1 Algemeen Nadat de ingescande facturen door FinXS zijn verwerkt komen deze terecht in de inbox van de geautoriseerde medewerker. De medewerker die de facturen moet behandelen, krijgt een melding per e- mail dat (nieuwe) facturen klaarstaan. De regelmaat en wanneer een e-mail verstuurd wordt is per gebruiker in te stellen. U kunt dit vinden bij factuurstromen / opties. Om de facturen te behandelen kiest u in het hoofdmenu voor factuurstromen. Het volgende scherm wordt geopend: Onder de knop opties kunt u instellen of, en met welke regelmaat, er e-mail gestuurd moet worden dat er facturen klaarstaan in de inbox. 10
Afhankelijk van de factuursoort die u wilt behandelen, kiest u voor inkoopfacturen of verkoopfacturen. Het vervolgscherm wat geopend wordt, is voor inkoop- en verkoopfacturen gelijk. Onderstaand een voorbeeld van het scherm voor inkoopfacturen. U krijgt alleen de facturen zien waarvoor u iets kunt / moet doen. De kolom status geeft aan wat er gedaan moet worden. In bovenstaand voorbeeld moeten de facturen door de ingelogde gebruiker gecodeerd worden. Het inkoop-, verkoopfacturen scherm bestaat uit 3 tabbladen: Inbox: Hier staan alle inkoop- of verkoopfacturen welke door de ingelogde medewerker verwerkt kunnen worden. Persoonlijk Archief: Hier staan alle facturen die de medewerker behandeld heeft. Register: Hierin staan alle facturen (ongeacht de status van de workflow), van alle bedrijven waarop medewerker rechten heeft. De standaard statussen van de facturen binnen FinXS Binnen FinXS zijn de volgende statussen te onderscheiden: Controleren Goedkeuring van de factuur, mag de factuur geboekt worden? Coderen Toekennen grootboekrekening en eventuele aanpassing van de factuurgegevens (bijvoorbeeld betalingsconditie, vervaldatum) Fiatteren Goedkeuren van de codering Vervallen Factuur is onjuist en is uit de factuurstroom gehaald Afgehandeld De factuur is verwerkt in de financiële administratie Boeken De factuur is niet verwerkt in de financiële administratie De workflow is per bedrijf en per factuursoort (inkoop/verkoop) uit te breiden en in te richten. De weergegeven facturen in de inbox is afhankelijk van de rechten van de ingelogde medewerker. Bijvoorbeeld een medewerker die aangewezen is om de facturen te coderen, krijgt in zijn inbox alleen de facturen te zien met de status coderen. Wanneer hij deze status heeft verwerkt, gaat de factuur door naar de volgende status, bijvoorbeeld fiatteren, en wordt de factuur zichtbaar in de inbox van de medewerker die kan fiatteren. 11
3.2 Het behandelen van facturen Deze paragraaf beschrijft de verschillende statussen in FinXS. Afhankelijk van de inrichting van de workflow heeft u met een bepaalde status te maken. 3.2.1 Overzicht knoppen Onderstaand een overzicht van de knoppen die gebuikt worden bij de verwerking van de inkoop- en verkoopfacturen. Terug naar vorig scherm Alles selecteren Selectie ongedaan maken Open geselecteerde facturen Exporteer huidige weergave naar Excel Factuur toewijzen Toewijzing ongedaan maken Factuur laten vervallen Printen Versturen per e-mail Vorige pagina Volgende pagina Toon boekregels Goedkeuren en doorzetten Annuleren 3.2.2 Controleren In uw inbox staan facturen klaar die door u gecontroleerd moeten worden. U kunt meerdere factu- ren selecteren welke gecontroleerd moeten worden. Dit kunt u doen door ze apart aan te vinken, maar u kunt ook gebruik maken van de filters. U geeft bijvoorbeeld aan dat u alle facturen van KPN wilt controleren, door in het veld crediteur KPN te zetten, vervolgens klikt u op de knop alles selecteren. ( Tip: wilt u zoeken op twee of meer waarden dan kunt u deze met een komma scheiden, bijvoorbeeld in het veld status kunt u zoeken op coderen en fiatteren door in te geven: cod,fiat ) Het controleren van facturen kunt u op twee manieren doen: 1. Per factuur 2. Meerdere facturen in één keer (batchgewijs) Per factuur controleren Nadat u de facturen heeft geselecteerd, klikt u op de knop open geselecteerde facturen. De facturen worden geopend en u kunt per factuur controleren of deze facturen door mogen naar de verwerking in de administratie. In de status controleren heeft u een aantal mogelijkheden: 1. De factuur is akkoord; 12
2. De factuur is akkoord, maar u wilt een opmerking bij de factuur plaatsen voor de volgende persoon in de workflow; 3. U heeft een vraag over de factuur; 4. De factuur moet vervallen. Factuur akkoord U klikt in dit geval op de knop. Opmerking U heeft een opmerking bij de factuur voor de volgende persoon in de workflow. U kunt de opmerking plaatsen in het veld opmerkingen en vervolgens kiezen voor doorzetten. Onderstaand een voorbeeld van het opmerkingenveld. Vraag U heeft een vraag over de factuur. U klikt op het tabblad vragen. In het selectieveld aan kunt u de persoon kiezen aan wie u de vraag wilt stellen. En formuleert de vraag en klikt op stel vraag. In bovenstaand voorbeeld komt de vraag bij Frans Fiat terecht. Wanneer hij de vraag naar tevredenheid heeft beantwoord, kunt u klikken op opgelost. Hierna kunt u de factuur doorzetten. Vervallen U kunt de factuur laten vervallen door links bovenin onder acties te klikken op de knop vervallen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn, wanneer er een factuur tussen zit die niet voor het bedrijf bestemd is. De factuur krijgt dan de factuurstatus vervallen. U kunt hem nog terugvinden in het register, maar hij is niet beschikbaar voor de financiële administratie. Batchgewijs controleren U kunt meerdere facturen in één keer controleren en doorzetten naar de volgende fase. U maakt een selectie van de facturen en klikt op de knop toon boekregels. Het volgende scherm wordt geopend: 13
U kunt nu nog een willekeurige factuur openen die u nog nader wilt bekijken, door op de factuur te klikken. Wanneer u alle geselecteerde facturen akkoord vindt, klikt u op. Door op het kruisje te klikken komt u terug in het vorige scherm en worden de facturen niet doorgezet (de batchgewijze controle wordt geannuleerd). 3.2.3 Coderen In uw inbox staan de facturen klaar die door u gecodeerd kunnen worden. In een aantal stappen worden de facturen gecodeerd. Toewijzen facturen Het kan zijn dat er meerdere gebruikers de mogelijkheid hebben om facturen te coderen. Het is daarom van belang om de facturen die u wilt coderen aan uzelf toe te wijzen (u beveiligt hiermee dat een andere gebruiker de factuur kan gaan coderen). U maakt hiervoor eerst een selectie van de facturen die gecodeerd moeten worden. Dit kunt u doen door ze apart aan te vinken, maar u kunt ook gebruik maken van de filters. U geeft bijvoorbeeld aan dat u alle facturen van Vodafone wilt controleren, door in het veld crediteur Vodafone in te toetsen. Vervolgens klikt u op de knop alles selecteren. U kunt de facturen aan uzelf toewijzen door te klikken op de knop factuur toewijzen. De facturen zijn in bovenstaand voorbeeld toegewezen aan Co Deeren en kunnen niet door een andere medewerker gecodeerd worden. U kunt de toewijzing indien nodig ongedaan maken door te klikken op de knop toewijzing ongedaan maken. Nadat u de facturen heeft geselecteerd en toegewezen klikt u op de knop open geselecteerde facturen. Controleren eigenschappen factuur De scansoftware van FinXS heeft verschillende eigenschappen van de factuur herkend en vastgelegd. Deze kenmerken kunt u terug vinden in het rechter deel van het scherm. Als u een breed beeldscherm heeft zal FinXS automatisch de layout aanpassen om optimaal gebruik te maken van de ruimte op het scherm. 14
In de voorbeelden gaan we uit van een standaard monitor: De originele factuur is aan de linkerzijde te zien. De originele factuur kunt u vergroten door met de muis over de factuur te bewegen. Het gebied waar de muis is word vergroot weergegeven. Indien een factuur uit meerdere pagina s bestaat dan kunt u hier doorheen bladeren met behulp van de pijlen onder pagina (bovenin). Het is van belang om de verschillende eigenschappen van de factuur te controleren en waar nodig aan te vullen. Onderstaand een overzicht van de verschillende eigenschappen: Crediteur De scansoftware leest op de factuur het bankrekeningnummer van de crediteur en zoekt naar deze gegevens in de administratie. Wanneer de software het rekeningnummer niet kan vinden op de factuur dan zal dit veld leeg blijven. U kunt dan de juiste crediteur selecteren door te klikken op de knop (naast het veld naam). U kunt ook (een deel van) de naam van de crediteur invoeren, u ziet dan een lijstje van crediteuren die in aanmerking komen. Overigens verschijnt deze lijst pas na drie karakters of meer. Wanneer de crediteur niet bekend is in de administratie, dan zal deze aangemaakt moeten worden in de financiële administratie (onderhoud / crediteuren). Wij verwijzen u hiervoor naar hoofdstuk 4.1. 15
Het veld kostenplaats is alleen beschikbaar als er kostenplaatsen zijn voor de administratie. Hier wordt de kostenplaats getoond welke is opgegeven bij het uploaden. De kostenplaats kan hier aangepast worden. De kostenplaats die hier getoond wordt, wordt niet doorgegeven aan de administratiesoftware maar slechts gebruikt om de kostenplaats van de boekregel voor te stellen. De velden Bankrekening, IBAN en BTW nummer worden gevuld vanuit de administratie gegevens. Als de waarde uit de administratie niet overeenkomt met de herkende waarde op de factuur wordt de achtergrondkleur oranje. Door met de muis over het veld te gaan, wordt de herkende waarde op de factuur getoond. Zie onderstaande afbeelding. Factuurnummer Wordt door de scansoftware afgelezen van de factuur, maar kan nog aangepast worden. Factuurdatum Wordt door de scansoftware afgelezen van de factuur, maar kan nog aangepast worden. Als de factuurdatum aangepast wordt, worden ook betaaldatum en boekdatum opnieuw berekend en aangepast. Betaaldatum De betaaldatum wordt automatisch berekend aan de hand van de betalingscondities welke bij de crediteur zijn aangegeven (bij de stamgegevens in de administratie). Bijvoorbeeld een betalingsconditie van 30 dagen, dan wordt de betaaldatum berekend op factuurdatum + 30 dagen. Het ingeven van de juiste betaaldatum is van belang voor het genereren van juiste betaaladvieslijsten, wanneer facturen betaalbaar gesteld worden via FinXS. De datum wordt eventueel opnieuw berekend door het veld leeg te maken. Boekdatum De scansoftware vult hier dezelfde datum is als de factuurdatum. De boekdatum is de datum waarop de kosten geboekt worden. Hiermee kunt u er voor zorgen dat bijvoorbeeld de huurkosten van januari 2013, die gefactureerd zijn met factuurdatum 15 december 2012 geboekt worden in 2013. U voert dat in: Factuurdatum: 15-12-2012 Boekdatum: 01-01-2013 Betalingskenmerk De scansoftware zal hier standaard als betalingskenmerk het factuurnummer weergeven Tenzij er een apart betalingskenmerk op de factuur staat. Het kenmerk kan aangepast worden en mag uit maximaal 16 karakters bestaan. Aantal periodes Hier kunt u aangeven over hoeveel periodes de factuur verdeeld moet worden. (bijvoorbeeld het verdelen van een jaarabonnement over 12 periodes). De kosten worden dan gelijkmatig verdeeld over de juiste perioden. De software rekent het aantal periodes uit vanaf de boekdatum. Bedragen Worden door de scansoftware afgelezen van de factuur, maar kunnen nog aangepast worden. Als de som van bedrag ex btw en het btw bedrag gelijk is aan het totaal bedrag wordt de achtergrondkleur van het totaal bedrag groen, als de optelling niet klopt wordt de achtergrondkleur rood. 16
Door op één van de rekenmachientjes achter een veld te klikken, wordt de waarde uitgerekend op basis van de waarden in de overige velden. ( Tip: in bedragvelden kunnen ook eenvoudige berekeningen uitgevoerd worden: bijvoor- beeld 100*1.21 zal resulteren in 121,00 ) Status Hier wordt weergeven wat de huidige workflowstatus is, en of en zo ja aan wie de factuur is toegewezen. Als de factuur een status heeft de aanpasbaar is, dan moet de factuur toegewe- zen worden zodat maar één persoon tegelijk de factuur kan wijzigen. 17
Coderen en profileren van de factuur In het onderste gedeelte van het scherm kunt u aangeven op welke grootboekrekening de factuur geboekt moet worden. De grootboekrekening kan per crediteur vastgelegd worden in een profiel. Nog geen profiel aanwezig Wanneer er voor de crediteur nog geen profiel aanwezig is, dan zal het coderingsscherm leeg zijn. U kunt naast het veld grootboek klikken op het icoon. Om de juiste grootboekrekening op te zoeken. U kunt meerdere boekingsregels toevoegen met behulp van het icoon, indien de factuur op verschillende kostenrekeningen geboekt moet worden. U kunt dit profiel vastleggen door te klikken op profiel bewaren. Voor de volgende factuur van Vodafone zal dan dit profiel voorgesteld worden. In het profiel worden de volgende velden vastgelegd: - Aantal periodes (zie eigenschappen) - Grootboekrekening(en) - Omschrijving boekingsregel (nieuw) profiel aanwezig Wanneer u net een nieuw profiel heeft aangemaakt, dan zal voor de volgende factuur van de betreffende crediteur het veld profiel toepassen zichtbaar zijn. Zie onderstaande figuur. Wanneer u op de knop profiel toepassen klikt zal het profiel weergegeven worden. U kunt het profiel vervolgens wijzigen (of verwijderen). Zie hiervoor onderstaande beschrijving bij profiel aanpassen. Profiel toepassen Wanneer er voor de crediteur reeds een profiel aanwezig is, worden de boekingsregels direct weergegeven. Zie onderstaand: U kunt nu eventueel de omschrijving en de bedragen nog aanpassen. De profilering kunt u aanpassen met de knop profiel aanpassen. Alle facturen zullen vanaf dat moment volgens het nieuwe profiel voorgesteld worden. Om een profiel te verwijderen kunt u de knop profiel verwijderen gebruiken, het profiel voor de huidig crediteur wordt dan verwijderd. 18
Vragen / opmerkingen over de factuur U kunt bij de factuur vragen en opmerkingen maken. Opmerking U heeft een opmerking bij de factuur voor de volgende persoon in de workflow. U kunt de opmerking plaatsen in het veld opmerkingen. Onderstaand een voorbeeld van het opmerkingenveld. Vraag U heeft een vraag over de factuur. U klikt op het tabblad vragen. In het selectieveld aan kunt u de persoon kiezen aan wie u de vraag wilt stellen. En formuleert de vraag en klikt op stel vraag. In bovenstaand voorbeeld komt de vraag bij Frans Fiat terecht. Wanneer hij de vraag naar tevredenheid heeft beantwoord kunt u klikken op opgelost. Hierna kunt u de factuur verder coderen en doorzetten. Vervallen U kunt de factuur laten vervallen door bovenin onder acties te klikken op de knop vervallen Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer er een factuur tussen zit die niet voor het bedrijf bestemd is. De factuur krijgt dan de factuurstatus vervallen. U kunt hem nog terugvinden in het register, maar hij is niet beschikbaar voor de financiële administratie. Doorzetten factuur Nadat de factuur in zijn geheel gecodeerd is kan hij doorgezet worden naar de volgende fase / status in de workflow. U klikt hiervoor op de knop doorzetten. 3.2.4 Fiatteren In uw inbox staan de facturen klaar die gefiatteerd moeten worden. Na fiattering worden de facturen definitief verwerkt in de financiële administratie. U kunt met behulp van de filters een selectie maken van de facturen die u wilt gaan fiatteren. Vervolgens heeft u twee mogelijkheden om te fiatteren: 1. Per factuur 2. Meerdere facturen in één keer (batchgewijs) Per factuur fiatteren Nadat u de facturen heeft geselecteerd klikt u op de knop open geselecteerde facturen. De facturen worden geopend en u kunt per factuur controleren of deze facturen door mogen naar de verwerking in de administratie. In de status fiatteren heeft u een aantal mogelijkheden: 19
1. De factuur en boeking is akkoord; 2. De factuur is onjuist gecodeerd; 3. De factuur moet vervallen. Factuur akkoord U klikt in dit geval op de knop De factuur is onjuist gecodeerd De factuur is onjuist gecodeerd. U moet dan de factuur terugzetten naar de codeerder. Dit doet u door te klikken op de knop Terug zetten U bent vervolgens verplicht om een opmerking te plaatsen, zodat de codeerder weet wat er aangepast moet worden. Vervallen U kunt de factuur laten vervallen door bovenin onder acties te klikken op de knop vervallen Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer er een factuur tussen zit die niet voor het bedrijf bestemd is. De factuur krijgt dan de factuurstatus vervallen. U kunt hem nog terugvinden in het register, maar hij is niet beschikbaar voor de financiële administratie. Batchgewijs controleren U kunt meerdere facturen in één keer fiatteren en doorzetten naar de financiële administratie. U maakt een selectie van de facturen en klikt op de knop toon boekregels Het volgende scherm wordt geopend: U kunt nu nog een willekeurige factuur openen die u nog nader wilt bekijken, door op de factuur te klikken. Wanneer u alle geselecteerde facturen akkoord vindt klikt u op Door op het kruisje te klikken komt u terug in het vorige scherm en worden de facturen niet gefiatteerd. 20
3.4 Het facturenregister Bij de factuurstromen (inkoop- en verkoopfacturen) heeft iedereen de mogelijkheid om het register in te zien. Hierin staan alle facturen, ongeacht de status van de workflow (van alle administraties waarop de ingelogde medewerker rechten heeft). Hierin kunt u met behulp van filters facturen opzoeken en nagaan wat de status is van een factuur. 21
4. Financiële administratie 4.1 Onderhoud stamgegevens In het menu Onderhoud kunnen diverse stamgegevens onderhouden worden. Dagboeken Grootboekrekeningen (rekeningschema) Debiteuren (stamgegevens) Crediteuren (stamgegevens) Kostendragers (kostenplaatsen) Factuurcodes Banken 4.2 Dagelijkse boekingen In het menu onder Dagboeken kunt u uw dagelijkse boekingen maken. Het gaat hier om de volgende boekingen: Kasmutaties Bankmutaties (Handmatig en elektronisch inlezen) Memoriaalmutaties 4.2.1 Kasmutaties / bankmutaties (handmatig) In het menu onder dagboeken selecteert u de functie Kas/Bank/Memoriaal. U maakt vervolgens een nieuw boekstuk aan door te klikken op, of rechts onder Acties voor Nieuwe boeking voor Kas/Bank/Giro. In het veld wat geopend wordt moeten de volgende gegevens ingevoerd worden: Dagboek: Hier selecteert u het juiste dagboek waarvoor u een boeking wilt maken. Boekdatum: U kunt hier de datum van het afschrift invoeren. Saldi: het saldo oud wordt automatisch ingevuld zodra u het boekstuk opslaat, het saldo nieuw moet u invoeren. Door op te klikken wordt het te boeken bedrag getoond. Na het invoeren van bovenstaande gegevens kunt u het boekstuk opslaan door te kiezen voor opslaan naar lijst. U vindt nu onder de lijst met boekstukken de zojuist aangemaakte bankmutatie. U moet nu de mutaties van de bank boeken, hierbij heeft u de keuze uit de volgende soorten mutaties: Memoriaal Debiteuren Crediteuren Memoriaal gebruikt u voor alle mutaties die niet op een openstaande post afgeboekt moeten worden, maar rechtstreeks op een grootboekrekening. Bijvoorbeeld een kruispost of bankkosten. Wanneer het boekstuk een kasmutatie betreft dan kunt u hier ook de omzet registreren. U selecteert onder Acties nieuw om een nieuwe memoriaalregel aan te maken. 22
Wanneer er uit de boekregel van het soort memoriaal BTW uit de regel gehaald moet worden, dan dient in het veld BTW-registratie de BTW-code en het Land ingevoerd te worden: Het bedrag wat u invoert is dus altijd inclusief BTW. Om een openstaande post van een debiteur of een crediteur af te boeken kiest u rechts onder shortcuts voor debiteuren of crediteuren. U kunt nu de openstaande post selecteren en boeken. U heeft de keuze uit de volgende acties: Factuur geheel boeken: Het volledige bedrag wordt als betaling / ontvangst geboekt; Factuur gespecificeerd boeken: Er wordt een deel van het bedrag betaald / ontvangen, u kunt hier de hoogte van het bedrag aangeven. Het is ook mogelijk om hier een voorschot te boeken, bijvoorbeeld wanneer de factuur nog niet is geboekt. De betaling / ontvangst wordt dan op de betreffende crediteur / debiteur als voorschot geregistreerd. De onderste drie acties bij crediteuren moet u gebruiken wanneer u de betalingen van facturen klaarzet / genereert vanuit de financiële administratie (betaalbaar stellen). Nadat de boeking in evenwicht is (te boeken bedrag is nul) kan het boekstuk gereedgemeld worden, waarna u de boeking in het grootboek kunt verwerken. 23
Het verwerken van de boekstukken kunt u doen bij de functie verwerken dagmutaties. 4.2.2 Memoriaalmutaties In het menu onder dagboeken selecteert u de functie Kas/Bank/Memoriaal. U maakt vervolgens een nieuw boekstuk aan door te klikken op, of rechts onder Acties voor Nieuwe boeking voor Kas/Bank/Giro. In het veld wat geopend wordt moeten de volgende gegevens ingevoerd worden: Dagboek: Hier selecteert u het juiste dagboek waarvoor u een boeking wilt maken (memoriaal). Boekdatum: U voert hier de datum van de boeking in. Na het invoeren van bovenstaande gegevens kunt u het boekstuk opslaan door te kiezen voor opslaan naar lijst. U vindt nu onder de lijst met boekstukken de zojuist aangemaakte memoriaalmutatie. U kunt nu de boekregels boeken, door onder shortcuts de juiste soort mutatie te kiezen, hierbij heeft u de keuze uit de volgende soorten mutaties: Memoriaal Debiteuren Crediteuren Nadat de boeking in evenwicht is (te boeken bedrag is nul) kan het boekstuk gereedgemeld worden, waarna u de boeking in het grootboek kunt verwerken. Het verwerken van de boekstukken kunt u doen bij de functie verwerken dagmutaties. 4.2.3 Bankmutaties (elektronisch inlezen) Om bankmutaties sneller te verwerken kunt u er voor kiezen om niet te wachten tot de bankafschriften per post verschijnen, maar kunt u, wanneer u maar wilt (bijvoorbeeld wekelijks) uw mutaties 24
inlezen. Hiervoor kunt u vanuit uw internetbankieren een bestand aanmaken en downloaden. Dit bestand kunt u vervolgens inlezen in de financiële administratie. Op de FinXS portal treft u onder documentatie een separate beschrijving waar u dit bestand in internetbankieren kunt vinden. Onderstaand treft u een beschrijving hoe deze bestanden ingelezen kunnen worden in de financiële administratie. Aanpassen instellingen bank Wanneer u voor de eerste keer uw bankmutaties gaat inlezen is het belangrijk om de instellingen van de bank in de financiële administratie na te kijken. U gaat hiervoor in het menu naar onderhoud / banken binnenland. De instellingen bij het onderdeel elektronische afschriften moeten als volgt ingesteld worden: Inlezen mutaties In het menu onder dagboeken selecteert u de functie Inlezen elektronische bankafschrift. Bij bestand uploaden kunt u het gedownloade afschrift van de bank opzoeken. Vervolgens kiest u voor starten. Het bestand wordt nu ingelezen. Er wordt een verslag per e-mail verstuurd naar het ingegeven e- mailadres. Hierin vindt u in excel een overzicht van de mutaties van het betreffende afschrift. Afhankelijk van de gegevens die bij de mutaties op het bankafschrift zijn vermeld zal het systeem automatisch bankregels koppelen aan bijvoorbeeld de juiste verkoopfactuur. Transacties die niet automatisch gekoppeld kunnen worden moeten handmatig op de juiste plek gekoppeld worden. Zie hiervoor de beschrijving koppelen transactieregels. Koppelen transactieregels U kunt nu via de functie elektronische bankafschriften de transactieregels van het ingelezen afschrift terugvinden. Wanneer u deze functie opent ziet u altijd de afschriften waarvan nog transactieregels gekoppeld moeten worden. Middels de filterknop kunt u ook verwerkte bankafschriften bekijken om bijvoorbeeld te zien waar een specifieke transactie op geboekt is. 25
Om de nog te koppelen transacties te koppelen selecteert u het afschrift door een vinkje in het vakje te zetten. Vervolgens kunt u rechts onder shortcuts doorzoomen naar de transactieregels. U kunt nu de transactieregels koppelen door een regel te selecteren en deze vervolgens middels shortcuts (of acties) op de juiste wijze te koppelen. Onderstaand een beschrijving van de verschillende mogelijkheden: 1. Shortcut Debiteuren: De transactie betreft een ontvangst van een verkoopfactuur. Middels de filterknop kan op verschillende eigenschappen gezocht worden (debiteurnummer / factuurnummer). Het is ook mogelijk om een voorschot te boeken (rechts onder acties), wanneer de factuur nog niet in de administratie is verwerkt. 2. Shortcut Crediteuren: De transactie betreft een betaling van een inkoopfactuur. Middels de filterknop kan op verschillende eigenschappen gezocht worden (crediteurnummer / factuurnummer). Het is ook mogelijk om een voorschot te boeken (rechts onder acties), wanneer de factuur nog niet in de administratie is verwerkt. 3. Shortcut memoriaal: De transactie heeft geen betrekking op een inkoop- of verkoopfactuur en moet rechtstreeks op het grootboek geboekt worden (bijvoorbeeld bankkosten). Voor memoriaaltransacties welke regelmatig terugkeren (bijvoorbeeld bankkosten, salarissen) kunnen matchregels aangemaakt worden! Betaalbatches / incassobatches registreren Wanneer de betalingen van inkoopfacturen gedaan worden middels betaalbestanden welke via de financiële administratie gegenereerd worden, dan kunnen deze betaalbatches als volgt gekoppeld worden: Selecteer de transactieregel waarin een betaalbatch wordt afgeschreven. Vervolgens selecteert u rechts onder acties. U kunt nu de betaalbatch selecteren. Alle posten in deze betaalbatch zullen nu afgeletterd worden. Het kan zijn dat een betaling uit een betaalbatch niet gelukt is (stornering). Je kunt dan middels de knop de betaling storneren zodat deze opnieuw opgenomen kan worden in een betaalrun. Ontvangsten van facturen welke middels een incassobestand uit de financiële administratie zijn verwerkt kunnen op een soortgelijke wijze als bij betaalbestanden gekoppeld worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de actieknoppen en. Matchregels Transactieregels van het type memoriaal die regelmatig terugkomen kunt u automatisch op de juiste wijze laten boeken. Hiervoor kunt u gebruik maken van matchregels. Wanneer u transactie selecteert kunt u rechts onder Acties kiezen voor. U kunt nu de regels voor matching vastleggen. Er is sprake van een match als alle trefwoorden voorkomen in de tekst of betaalreferentie van de transactieregel. Indien de matchregel resulteert in een match, wordt de transactieregel gekoppeld aan het grootboekrekeningnummer wat ingegeven is bij de matchregel. Bij de matchregel kan onder verklaring een vaste omschrijving ingevoerd worden welke op het grootboek wordt overgenomen. Wanneer in dit veld niets wordt ingevoerd, wordt bij matching de omschrijving van de transactie overgenomen. 26
Nadat een matchregel is aangemaakt kunt u middels de knop de regel toe laten passen op het reeds ingelezen afschrift. Voor nieuwe afschriften zal bij inlezen automatisch bekeken worden of de matchregels toegepast kunnen worden. Verwerken elektronische bankafschriften Alle gekoppelde transactieregels worden automatisch gereedgemeld. Het verwerken van de afschriften naar het dagboek gebeurt middels de functie Verwerken Elektronische Bankafschriften. Selecteer de bank welke verwerkt moet worden. Vervolgens kunt u een specifieke datum selecteren, dit hoeft echter niet. Indien u de instellingen als bovenstaand laat staan zullen alle gereed gemelde afschriften verwerkt worden. Verwerken dagmutaties De mutaties worden definitief geboekt in het grootboek nadat de functie verwerken dagmutaties is uitgevoerd. 4.3 Vaste boekingen In het menu onder Vaste boekingen is het mogelijk om periodieke / vaste boekingen vast te leggen en te verwerken. Hierbij wordt een onderscheidt gemaakt tussen periodieke posten, transitoriaposten en automatische verdelingen. Periodieke posten Deze functie wordt gebruikt voor boekingen die met enige regelmaat terugkeren. Bijvoorbeeld afschrijvingen. Eenmalig inrichten In de administratie moet het dagboek peri actief staan. Ga hiervoor naar onderhoud / dagboeken. Indien de dagboekcode peri niet zichtbaar is, filter het overzicht dan op Actief: nee (zie onderstaand). 27
Selecteer het dagboek peri en zet een vinkje bij actief. Maken van een periodieke post Ga naar de functie periodieke posten en selecteer onder acties nieuw. Selecteer het dagboek waarin de boeking verwerkt moet worden (peri), en geef een omschrijving van de boeking mee. Zie onderstaand voorbeeld: Ga vervolgens via shortcuts naar boekingen. Hier kunt u de boekingsregels vastleggen. De gehele periodieke boeking moet in evenwicht zijn om deze te kunnen verwerken. Zie onderstaand voorbeeld: 28
Middels de functie Overzicht periodieke posten kan een overzicht in excel geprint worden van de gemaakte posten. Voor het verwerken van een periodieke post start u de functie verwerken periodieke posten. U kunt hier aangeven in waar de periodieke post geboekt moet worden: - Boekjaar - Periode - Boekdatum Nadat u deze posten heeft verwerkt moeten deze definitief naar het grootboek verwerkt worden middels de functie verwerken dagmutaties. Deze functie kunt u vinden in het menu onder verwerken mutaties. Het is dus mogelijk om dezelfde periodieke post in verschillende periodes te verwerken. Belangrijk: Indien het niet gewenst is om de periodieke post nogmaals in een volgende periode te verwerken dan dient deze verwijderd te worden!! Transitoriaposten Met behulp van deze functie is het mogelijk om posten tijdelijk te boeken in de administratie. Deze boekingen worden geboekt in een periode en in de volgende periode automatisch tegen geboekt. Deze functie is met name prettig wanneer er periodieke rapportages worden gemaakt. Eenmalig inrichten In de administratie moet het dagboek tran actief staan. Ga hiervoor naar onderhoud / dagboeken. Indien de dagboekcode tran niet zichtbaar is, filter het overzicht dan op Actief: nee. Met het bewerken van het dagboek kan de functie weer op actief gezet worden. Maken van een transitoriapost Ga naar de functie transitoriaposten en selecteer onder acties nieuw. Selecteer het dagboek waarin de boeking verwerkt moet worden (peri), en geef een omschrijving van de boeking mee. Zie onderstaand voorbeeld: Ga vervolgens via shortcuts naar boekingen. Hier kunt u de boekingsregels vastleggen. De gehele periodieke boeking moet in evenwicht zijn om deze te kunnen verwerken. Zie onderstaand voorbeeld: 29
Middels de functie Overzicht transitoriaposten kan een overzicht in excel geprint worden van de gemaakte posten. Voor het verwerken van een periodieke post start u de functie verwerken transitoriaposten. U kunt hier aangeven in waar de transitoriapost geboekt moet worden: - Boekjaar - Periode - Boekdatum Nadat u deze posten heeft verwerkt moeten deze definitief naar het grootboek verwerkt worden middels de functie verwerken dagmutaties. Deze functie kunt u vinden in het menu onder verwerken mutaties. Het systeem maakt bij een transitoriapost automatisch een tegenboeking in de volgende periode. Deze boeking wordt gemaakt op het moment dat de dagmutaties worden verwerkt. Het is dus mogelijk om dezelfde transitoriapost in verschillende periodes te verwerken. Belangrijk: Indien het niet gewenst is om de transitoriapost nogmaals in een volgende periode te verwerken dan dient deze verwijderd te worden!! Automatische verdelingen Met behulp van deze functie is het mogelijk om een automatische verdeling op te stellen. Een automatische verdeling kan worden omschreven als een (periodieke) verdeling van gemaakte kosten over een aantal grootboekrekeningen. Een voorbeeld: bedrijf B is maandelijks een bepaald bedrag aan loonkosten kwijt. Dit bedrag wordt in zijn geheel geboekt op de bijbehorende grootboekrekening. Het bedrijf wil de loonkosten echter verder onderverdelen, en wel in kosten aan vaste krachten en kosten aan inhuurkrachten. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een automatische verdeling, waarbij precies kan worden vastgelegd welk deel van de loonkosten moet worden geboekt op de grootboekrekening voor vaste krachten en welk deel op de grootboekrekening voor inhuurkrachten. Overigens wordt de verdeling pas verwerkt in het grootboek door middel van de functie Verwerken Automatische Verdelingen. Door middel van de knop Regels is het mogelijk om gedefinieerde kosten daadwerkelijk te verdelen over verdelingsregels/grootboekrekeningen. 4.3.1 Betaalbaar stellen inkoopfacturen Vanuit de financiële administratie kan een betaalstaat gemaakt worden en een bestand (clieop) wat geïmporteerd kan worden in de bank. Deze werkwijze heeft een aantal voordelen: 30
De factuur hoeft maar één keer ingevoerd te worden (alleen in de financiële administratie); Bankrekeningen en betaalwijzen van crediteuren worden op één plek inzichtelijk bijgehouden; Een betaaladvieslijst kan automatisch worden gegenereerd, het doorbladeren van facturen om te bepalen welke wanneer betaald moet worden is niet meer nodig; Facturen kunnen direct verwerkt worden in de financiële administratie, ongeacht zijn of ze betaald zijn of niet. Inrichting stamgegevens Wanneer betaalbaar gesteld wordt via de financiële administratie is het belangrijk om de stamgegevens van de crediteuren secuur in te richten. De volgende stamgegevens moeten ingevuld zijn: Betalingsconditie Hier geeft u aan binnen hoeveel dagen een factuur betaald moet worden. Betaalwijze Hier geeft u aan op welke wijze een factuur betaald moet worden, u heeft keuze uit de volgende mogelijkheden: - Automatische incasso - Betaling (binnenland) - Betaling (buitenland) - Reeds betaald (via kas of pin) Standaard rekening Hier geeft u aan op welke bankrekening de betaling plaats moet vinden. Opnemen in automatische betaalprocedure Wanneer u bij de betaalwijze aangeeft dat het een binnenlandse of buitenlandse betaling betreft moet u dit vakje aanvinken. Wanneer het vakje niet aangevinkt is, zullen facturen van deze crediteur niet meegenomen worden in de betaaladvieslijst. Facturen verzameld betalen Wanneer er meerdere facturen betaald moeten worden aan de betreffende crediteur, kan de betaling aan de crediteur verzameld worden. In het clieop bestand komt dan één bedrag voor meerdere facturen. Indien dit wenselijk is moet het vakje aangevinkt worden. Genereren betaaladvieslijst U kunt op elk moment een betaaladvieslijst genereren en aanpassen. De facturen worden pas aangemerkt als betaling onderweg wanneer het clieop bestand voor de bank is aangemaakt. Voor het genereren van de betaaldvieslijst gaat u in de financiele administratie naar het menu Betalingen. Voor een betaling aan een Nederlandse crediteur kiest u voor Betalen binnenland. Het volgende menu wordt uitgeklapt: 31
U kiest voor de functie Aanmaken Betaaladvies. Er wordt een scherm geopend met als kop Openstaande posten. Klik op het filtericoon om een selectie te maken. In de filter geeft u het volgende aan: - Sorteren weergave op crediteurnummer of zoeknaam crediteur - Betaaldwijze, kies hier voor betalingen binnenland (bin) - Vervaldatum, afhankelijk van de selectie die u wilt maken, geeft u hier een vervaldatum aan. Om vervolgens het scherm te verversen klikt u op Er wordt een voorstel getoond van de crediteuren die op basis van de selectie betaald moeten worden. U kunt nu alle facturen in één keer selecteren door op het bovenste vakje te klikken, of per factuur aangeven of de factuur betaald moet worden. Nadat u een selectie heeft gemaakt kiest u onder Acties voor wel/niet opnemen. De facturen worden nu opgenomen voor betaling. Zie onderstaand scherm: Om de betaalbaargestelde facturen te zien op scherm, kunt u in de filter kiezen voor de status opgenomen. U krijgt dan alleen de facturen te zie die zijn opgenomen voor betaling. 32
U kunt nu een overzicht van de betaaladvieslijst printen naar excel of pdf en versturen naar de persoon die de betalingen moet accorderen. U gaat hiervoor naar de functie Overzicht betaaladvies (binnenland). Het kan zijn dat er na accordering nog facturen toegevoegd / verwijderd moeten worden uit de betaaladvieslijst. U kunt dan weer naar de functie aanmaken betaaladvies (Binnenland) en hier facturen toevoegen / verwijderen. Wanneer de juiste facturen zijn geselecteerd voor betaling kunt u verder naar de functie betaalbaarstellen betaaladvies (binnenland). Betaalstellen betaaldadvies (binnenland) Klik op de functie om het onderstaande scherm te openen. Klik op om een betaaladvies betaalbaar te stellen. Bij bankcode kunt u selecteren van welke bank de facturen in het betaaladvies moeten worden betaald. De betaaldatum is de datum waarop de openstaande posten moeten worden betaald. Deze datum wordt meegegeven in het betaalbestand (clieop). Het is dus ook mogelijk om een betaaladvies in de toekomst te genereren en klaar te zetten in de bank(bijvoorbeeld in vakantieperioden). Vervolgens kiest u voor opslaan en naar lijst. 33
Vervolgens kunt u de betaalbaargestelde posten koppelen aan de bank, ga hiervoor onder de shotcuts naar betaalbaar gestelde posten. In het volgende scherm wat opent kunt u kieze onder Acties (rechtsbovenin) voor Betaaladvies crediteuren. Het betaaladvies wordt nu geopend en u kunt nu rechts onder acties kiezen voor Alle openstaande posten toevoegen. Vervolgens kunt u onder Acties kiezen voor Terug naar Betaalbaargestelde openstaande posten. Vervolgens kunt u onder Acties kiezen voor Terug naar Betaalbaarstellingen. De betaalbaarstelling moet nu gefiatteerd worden. Dit kunt u doen door onder Acties te kiezen voor (De)fiatteren. Er komt vervolgens in het veld Datum fiattering een datum te staan. Zie onderstaand. 34
U kunt nu verder naar de functie aanmaken betaalbestand (binnenland). Aanmaken betaalbestand (binnenland) U klikt de functie aanmaken betaalbestand (binnenland) aan. Het volgende scherm wordt geopend: Bij uitvoerselectie kan aangegeven worden waar het bestand naartoe gestuurd moet worden. Belangrijk is om hier het juiste e-mailadres in te voeren! U kunt bij bank kiezen naar welke bank het betaalbestand verstuurd moet worden. De overige velden worden nu automatisch gevuld. Indien gewenst kunt u nu de verwerkingsdatum aanpassen. De gewenste verwerkingsdatum is de datum waarop de betaling moet worden verwerkt. Dit is in principe de betaaldatum die is opgegeven bij de ingegeven betaalbaarstelling. De verwerkingsdatum mag maximaal 30 dagen na de aanmaakdatum liggen. Vervolgens klikt u op starten. Het clieop bestand wordt nu per e-mail verstuurd naar het opgegeven e-mailadres. Het clieopbestand kan nu ingelezen worden in de bank (telebankieren of internetbankieren). Voor de werkwijze van importeren verwijzen wij u naar de handleiding van uw bank. 35
4.3.2 Maken van verkoopfacturen Binnen FinXS is het mogelijk om verkoopfacturen te maken en direct te verwerken in de financiële administratie. Hiervoor is in de financiële administratie de module maken verkoopfacturen benodigd. U gaat hiervoor naar de financiële administratie en kiest in het menu voor maken verkoopfacturen. Nieuwe factuur, basisgegevens Selecteer de functie verkoopfacturen (onverwerkt) en klik rechts onder acties op nieuw : Er wordt een nieuw scherm geopend waarin u verschillende gegevens in moet voeren: Identificatie Hierin wordt automatisch weergegeven in welk dagboek de factuur wordt geboekt en voor welk bedrijf er een factuur wordt gemaakt. Periode Hier geeft u de factuurdatum aan en kunt u eventueel de boekdatum van de factuur wijzigen (standaard is de boekdatum gelijk aan de factuurdatum). Betrokkenen Selecteer hier de debiteur waarvoor u een factuur wilt genereren. (De naam van de contactpersoon en de aanhef van de contactpersoon worden standaard vanuit de stamgegevens van de debiteur ingevuld) Factuurgegevens U kunt bij aanheftekst en slottekst een tekst meegeven (niet verplicht). De betalingsconditie wordt bepaald op basis van de stamgegevens van de betreffende debiteur. Het veld referentie kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld een periode (oktober / 4 e kwartaal), of een ander willekeurig gegeven. De referentie wordt bovenin de factuur vermeld. Contactpersoon is de contactpersoon van uw eigen onderneming. U kunt hier tevens aangeven of deze factuur opgenomen moet worden in een incassobestand en of deze factuur aangemaand moet worden (indien nodig). 36
Nieuwe factuur, factuurregels Nadat de basisgegevens van de factuur zijn aangemaakt ga je middels shortcuts naar de factuurregels. Rechts in het scherm bij Acties kan middels nieuw een nieuwe factuurregel vastgelegd worden. De volgende gegevens kunnen worden vastgelegd: Regelnummer (= opvolgend nummeren), bepaald bij meerdere factuurregels de volgorde waarin de regels worden weergegeven op de factuur. Bedrijf (= automatisch het bedrijf waarin is ingelogd) Factuurcode, kan apart worden aangemaakt, hierin worden default vastgelegd: o Factuurcode (= numeriek getal gebruiken, wordt afgedrukt op de factuur) o Omschrijving (= omschrijving van de factuuurcode) o Eenheid (= keuzelijst, bijvoorbeeld maand/uren/kwartaal) o Verkooptarief (=bedrag exclusief BTW) o BTW-code (= selecteer de juiste BTW code) o Grootboekrekening (= geef de juiste grootboekrekening waarop de omzet geboekt moet worden) o Factuurtekst (= tekst die op de factuur wordt afgedrukt) Aantal / Verkooptarief (= aantal eenheden / verkoopbedrag per eenheid) Verkoopbedrag (= bedrag exclusief BTW, dit hoeft alleen ingevuld te worden indien er geen gebruik wordt gemaakt van een factuurcode ) Factuurtekst (= tekst die op de factuur wordt afgedrukt) BTW-code (= selecteer de juiste BTW code) Controle ingevoerde conceptfacturen: Middels deze functie kan de boeking van de verkoopfactuur gecontroleerd worden. In een exceloverzicht wordt weergegeven hoe de facturen financieel verwerkt worden. In dit overzicht is alleen te zien op welke omzetrekening de factuur geboekt wordt en of er sprake is van btw hoog/laag/geen. Conceptfacturen afdrukken: Dit kan middels de functie Afdrukken conceptfacturen. Wanneer een conceptfactuur nog gewijzigd / aangevuld moet worden kan dit gedaan worden bij de functie verkoopfacturen (onverwerkt). De facturen die nog niet gereedgemeld zijn kunnen nog bewerkt worden. Verwerken verkoopfacturen: Nadat bovenstaande controles zijn uitgevoerd en eventuele wijzigingen zijn gedaan kunnen de conceptfacturen gereedgemeld worden. Je gaat hiervoor naar de functie verkoopfacturen (onverwerkt). 37
Klik vervolgens op wel/niet alle concepten gereedmelden. De status van de facturen komt dan te staan op gereed. Vervolgens gaat u naar de functie afdrukken facturen, volg de stappen in het scherm en klik op starten. De facturen worden nu definitief gemaakt / afgedrukt. De facturen komen terecht in de documenteninbox, vanuit hier kunnen ze geopend worden en afgedrukt worden op papier. Meerdere facturen worden als één document weergegeven in de documenteninbox. Om de facturen te verwerken in de administratie gaat u naar de functie Verwerken facturen. De facturen zijn nu verwerkt en terug te vinden bij de openstaande posten debiteuren. 38
4.3.3 Importeren grootboekmutaties Met behulp van de grootboekinterface is het mogelijk om grootboekmutaties / journaalposten te importeren. Het gaat om journaalposten (memoriaalboekingen) waarbij geen btw is gemoeid. Een goed voorbeeld waarvoor deze functie gebruikt kan worden is het importeren van een loonjournaalpost. De interface is op excel gebaseerd. Het is dus mogelijk om vanuit elk salarispakket wat journaalposten naar excel kan exporteren, deze te importeren in de financiele administratie van FinXS. Importeren loonjournaalpost uit Loket Eenmalig inrichten in de financiële administratie Maak een memoriaaldagboek aan, waarbij de dagboekcode numeriek is (bijvoorbeeld 999). Het kan zijn dat het dagboek reeds is aangemaakt. Exporteren vanuit het pakket Loket Belangrijk: Zorg er voor dat in het salarisverwerkingspakket alle grootboekrekeningen op de juiste wijze zijn ingevoerd. De grootboekrekeningen moeten overeenkomen met het rekeningschema in de administratie. Ga naar Loket en open de betreffende cliënt. Ga naar salarisverwerking. Kies voor verloningsruns goedgekeurd Selecteer de run waarvoor u een journaalpost wilt maken Kies nu linksboven voor journaal ulsa 39
Selecteer nu uit het middelste blok de optie Journaal per run (wanneer de salarissen nog gesplitst worden naar kostenplaatsen kunt u kiezen voor de optie journaal per run per verdelingseenheid ) In het volgende scherm kun je een aantal gegevens meegeven voor de export. Zie onderstaand voorbeeld, de variabelen die u hier invult zullen meegegeven worden in het export bestand. Klik vervolgens op toon overzicht. Het CSV bestand kunt u nu opslaan of openen.+ 40
Bewerken importbestand / sjabloon Voor een import vanuit het pakket Loket is een sjabloon beschikbaar. Dit sjabloon kunt u opvragen bij de applicatiebeheerder. Het sjabloon bestaat ui twee tabbladen. In het tabblad export LOKET kunt u het geëxporteerde bestand kopiëren. Vervolgens gaat u naar het 1 e tabblad Report. U kopieert regel 4 naar beneden, totdat er 0 regels verschijnen bij de dagboekcode / grootboekrekening / bedragen. Sla het bestand op en ga naar de financiële administratie Importeren in de financiële administratie Start de functie inlezen interface grootboek (vascii) op. U kunt deze in het menu vinden onder importeren journaalposten. U klikt op bestand uploaden en zoekt het bestand op. Vervolgens klikt u op starten. Het bestand wordt ingelezen. In de documenteninbox verschijnt een verslag van de import. Open dit verslag om te kijken of de import correct is. Eventuele fouten moeten opgelost worden in het bestand, waarna het bestand opnieuw kan worden ingelezen. Het bestand is juist ingelezen als in het import verslag het volgende staat: 41
Bij de functie informatie interface grootboek (iascii) kunt u nu de onverwerkte geïmporteerde journaalpostregels terugvinden. Met de functie schonen interface grootboek (vschgi) kunnen deze regels, indien gewenst, verwijderd worden. Met de functie verwerken interface grootboek (vextve) moeten de mutaties verwerkt worden naar het dagboek. Hiervan wordt een verwerkingsverslag naar de documenteninbox verstuurd. Indien er geen fouten staan in het tabblad dan is de journaalpost correct verwerkt naar het dagboek. Om de journaalpost definitief te verwerken naar het grootboek moet middels de functie verwerken dagmutaties het dagboek (999) verwerkt worden. 4.4 Afsluiten periode/boekjaar Om het boekjaar definitief af te kunnen sluiten is het belangrijk dat alle dagmutaties verwerkt zijn. U kunt dit controleren door het overzicht dagmutaties te genereren. Nog te verwerken dagmutaties kunt u verwerken met de functie verwerken dagmutaties (vdgafs). U kunt nu middels de functie periodeafsluiting (vafjrp) het jaar gaan afsluiten. Deze functie kunt u ook gebruiken voor het sluiten van een periode. Wanneer u geen gebruik maakt van periodeafsluiting dan kunt u in één keer alle periodes afsluiten middels het vinkje alle nog niet afgesloten periodes afsluiten. Wanneer u het vinkje aan laat staan bij alleen controles uitvoeren, dan wordt de periode / het jaar niet afgesloten. Het starten van de jaarafsluiting is onomkeerbaar. Het is niet mogelijk om een jaarafsluiting terug te draaien 42
Nadat het boekjaar is afgesloten kunt u de btw-grootboekrekeningen automatisch op nul laten stellen. Hiervoor gebruikt u de functie nulstellen beginsaldo btw-rekeningen (vbtwnl). U kunt eerst een overzicht maken welke grootboekrekeningen en bedragen er op nul gesteld worden. Dit kunt u doen door bij de optie verwerken geen vinkje te zetten. Nadat deze functie is verwerkt, moeten de dagmutaties van het gekozen dagboek nog definitief verwerkt worden. 43
5. Rapportages 5.1 Kolommenbalans en grootboek Bij rapportages / grootboek kunt u verschillende algemene rapportages vinden. Informatie kolommenbalans Hier wordt de kolommenbalans op het scherm getoond. Middels de filter kun je de gewenste periode selecteren. Middels shortcuts kun je doorklikken naar de historische mutaties van een specifieke grootboekrekening. Afhankelijk van de soort mutaties kun je weer doorklikken, waarbij je uiteindelijk de inkoop-/verkoopfactuur op kunt vragen. Het is ook mogelijk om deze kolommenbalans te exporteren naar excel of pdf. (De weergegeven kolommen in deze functie kunnen indien gewenst aangepast worden.) Rapport kolommenbalans Hiermee kunt u een rapport van de kolommenbalans afdrukken. De afdruk is altijd in excel formaat en komt terecht in uw documenten inbox. Rapport Proef- en saldibalans Hiermee kunt u een rapport van de kolommenbalans afdrukken. De afdruk is altijd in excel formaat en komt terecht in uw documenten inbox. Historische mutaties Hier kunt u de mutaties op grootboekrekeningen zien. Met behulp van de filter kunt u de weergegeven selectie aanpassen. Overzicht historie per rekening Maandrapportage 5.2 Debiteuren Openstaande posten Aanmaningen afdrukken Managementinformatie 5.3 Crediteuren Openstaande posten Aanmaningen afdrukken Managementinformatie 5.4 Omzetbelasting (BTW) 44
6. Module Vaste Activa Met deze module is het mogelijk om vaste activa te activeren en middels de financiële administratie af te schrijven over een bepaalde periode. Onderstaand een globaal overzicht hoe een vast actief in de financiële administratie is opgebouwd: Vaste Activa groep Bijvoorbeeld gebouwen, inventaris of vervoermiddelen Vaste Activa Bijvoorbeeld verbouwing 2010, computers, winkelinrichting Vaste Activa delen Bijvoorbeeld, plaatsing muur, computer werkplek 1, kassasysteem 6.1 Aanmaken (activeren) van een vast actief Wanneer u start met het werken met de Module Vaste Activa, moeten reeds bestaande activa aangemaakt worden in de activa lijst. Hierbij gaat u als volgt te werk. Corrigeren saldi op de balans naar tussenrekeningen Het saldo op de balans voor de activa die u wilt verwerken via de module Vaste Activa moet middels een memoriaalboeking overgeboekt worden naar tussenrekening activa (grootboekrekening 0005). Het gaat hierbij om de aanschafwaarde en de cumulatieve afschrijving. LET OP: nadat de vaste activa zijn ingericht dienen in het rekeningschema de grootboekrekeningen waarop Inrichten Vaste activa groepen Voor zover deze nog niet ingericht zijn dient u de Vaste activa groepen te bepalen en eventueel aan te maken. U kunt de groepen aanmaken bij Vaste activa / invoeren / vaste activa groepen (functie mvakgr). Hiervoor kunt u bijvoorbeeld de volgende onderverdeling aanhouden: - Gebouwen en terreinen - Inventaris - Vervoermiddelen Standaard is reeds aangemaakt groep 0120 Inventaris. Wanneer u een nieuwe groep aan wilt maken raden wij je aan om de groep inventaris te kopiëren met de knop De gemarkeerde grootboekrekeningen moeten dan na klonen aangepast worden: 45
Vaste activa bepalen en aanmaken Vervolgens kunt u de vaste activa aanmaken bij de functie Vaste activa (mvakti). Zoals eerder aangegeven bestaat een vast actief uit meerdere actiefdelen (of uit één deel). Hiermee kunt u bijvoorbeeld dezelfde type activa groeperen. Een voorbeeld hiervan is computers als vast actief, waaraan u als specifiek actiefdeel / delen een computer koppelt. Afschrijving vindt plaats per actiefdeel. Het aanmaken van een vast actief gaat als volgt: Na het opstarten van de functie kiest u voor nieuw (onder acties). U voert een omschrijving en een zoeknaam in en kiest voor opslaan naar lijst. Zie onderstaand voorbeeld: 46
Vaste activa delen aanmaken Aan een vast actief moet een actiefdeel gekoppeld worden. Vanuit de functie Vaste activa selecteert u het vast actief waarvoor u een deel wilt aanmaken en kiest rechts onder shortcuts voor vast actiefdelen. U kunt nu de gegevens van het specifieke actief aangeven. Wanneer het een actief is wat gekoppeld moet worden aan een inkoop, dienen de inkoopgegevens ingevoerd te worden. Bij de eerste opvoer is dit niet van toepassing. Belangrijk voor de juiste bepaling van de afschrijving zijn de volgende velden: - Startjaar afschrijving - Startperiode afschrijving - Afschrijfmethode (staat standaard op aanschafwaarde) - Looptijd (aantal periodes waarin afgeschreven moet worden) Onderstaand een voorbeeld van een ingevoerd actief bij eerste opvoer. De geel gemarkeerde velden moeten verplicht ingevoerd worden. Wanneer het een nieuwe investering in het boekjaar betreft, dienen de velden Crediteur en Inkoopfactuurnummer gevuld te worden door de juiste gegevens te selecteren. De inkoopfactuur wordt dan gekoppeld aan het actief (in FinXS dient de investering in de journaalpostregel op grootboekrekening 0005 gecodeerd te worden). 47
Nadat u alle actief delen heeft toegevoegd gaat u naar de functie Vast actiefdelen (mvadln). U vindt hier een overzicht van de actief delen met de status ingevoerd. U kunt nu na akkoord be- 48
vinding de actief delen fiatteren. Dit kunt u rechts onder shortcuts doen per deel (wel/niet fiatteren), of alles in één keer (wel/niet alles fiatteren). De status van de actief delen wijzigt nu naar gefiatteerd Het actief kan nu verwerkt worden naar het grootboek door de functie verwerken vaste activa naar balans (vaktyd) te draaien. De vast actiefdelen krijgen nu de status klaar voor activeren In het grootboek wordt de volgende boeking gemaakt ( dagboek actv ), na verwerking van de dagmutaties: 0006 Tijdelijke rekening activa Aan/ 0005 tussenrekening activa Ga nu naar Vaste activa / afschrijvingen / verwerken vaste activa (vvapaf). Hier kunt u de ingevoerde activa naar het grootboek verwerken. In het grootboek wordt de volgende boeking gemaakt ( dagboek actp ), na verwerking van de dagmutaties: 0120 inventaris Aan/ 0006 Tijdelijke rekening activa Vink in deze functie zelf aan wat er verwerkt moet worden. - Activeren voorlopige activa - Periodieke afschrijving - Desinvestering Na deze verwerking krijgen de actiefdelen de status actief en kan de afschrijving verwerkt worden. De verwerkingen worden definitief verwerkt naar het grootboek, na het draaien van de functie verwerken dagmutaties. Hierna zijn de boekingen terug te vinden bij de historische mutaties. 6.2 (periodiek) afschrijven van een vast actief De afschrijvingskosten worden automatisch berekend op basis van de gegevens bij de Vast Actiefdelen. Periodiek moet u deze afschrijvingen verwerken naar het grootboek. U gaat hiervoor naar Vaste Activa / Afschrijvingen / Verwerken Vaste Activa (vvapaf). Geef aan t/m welk jaar en t/m welke periode de afschrijvingen verwerkt moeten worden. En vink aan dat alleen de periodieke afschrijvingen verwerkt moeten worden. Zie onderstaand voorbeeld: 49
De afschrijvingen worden klaargezet in het dagboek actp. Na het verwerken van de dagmutaties van dit dagboek zijn de afschrijvingen verwerkt in het grootboek. 6.3 Afvoeren (De-activeren) van een vast actief Een vast actief wat verkocht wordt (gedesinvesteerd) moet als volgt verwerkt worden in de vaste activa module. De verkoopopbrengst (vanuit de verkoopfacturen) boeken op grootboekrekening 8900 (verkoop vaste activa). Afschrijving t/m de desinvesteringsperiode verwerken (of eventueel terugdraaien voor het betreffende actiefdeel) Vast actief deel desinvesteren Vast actief deel desinvesteren Bij de functie vast actiefdelen (mvadln) selecteert u het deel wat gedesinvesteerd wordt. Rechts onder shortcuts kiest u voor Desinvesteren. Met de knop nieuw kunt u een nieuwe desinvestering aanmaken. Hier vult u bij het desinvesteringsbedrag het bedrag exclusief BTW in (dit is het verkoopbedrag wat reed geboekt is op grootboekrekening 8900 (verkoop vaste activa). Vervolgens geeft u aan in welk jaar/periode de desinvestering plaatsvindt. Het boekresultaat wordt vervolgens automatisch berekend. Zie onderstaand voorbeeld: 50