Handleiding Incura Verzekeringen, overeenkomsten en prestaties bij de patiënt 2012 Incura Fysio Pagina 1 / 31
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Uitgangspunten... 3 2 Verzekeringen... 4 2.1 Nieuw verzekeringspakket aanmaken... 4 2.2 Verzekeringspakketten overhalen via COV... 6 3 Prestatiecodes in het dossier... 8 3.1 Hoe worden prestaties aangemaakt en op Factureerbaar gezet?... 9 3.2 Prestaties verwijderen... 10 3.3 Standaard eerste en tweede prestatiecodes instellen... 10 3.4 Verstekwaarden op de behandelepisode... 11 4 Overeenkomsten... 16 4.1 Een overeenkomst maken, rekening houdend met chronisch/niet chronisch... 16 4.2 Afleiden middels de overeenkomstregels... 18 4.3 Overeenkomstregels aanvullen of aanpassen... 20 4.4 Vervangen van overeenkomstregels... 21 4.5 Indicatiecodes... 22 4.6 Indicatiecodes volgens verstekwaarden op de behandelepisode... 23 5 Checklist om een behandeling te kunnen factureren... 25 6 De debiteurrelatie van de patiënt... 26 7 Aanvullende tips en overwegingen... 29 8 Contact... 30 8.1 Zelfhulp en handleidingen... 30 9 Versie-informatie... 31 2012 Incura Fysio Pagina 2 / 31
1 Inleiding Middels deze handleiding wordt toegelicht hoe het financiële component van uw zorgverlening terugkomt in het patiëntdossier, hoe verzekeringsgegevens dienen te worden vastgelegd en het gebruik van overeenkomsten de brug slaat tussen de prestatiecodes en de facturatie. Na het doorlopen van deze handleiding bent u bekend met 1. waar u in het patiëntdossier kunt aangeven hoe de patiënt is verzekerd. 2. weet u waar u de prestatiecodes kunt vinden en deze op factureerbaar kunt zetten. 3. ten einde deze codes middels deze overeenkomsten gefactureerd te krijgen naar de verzekeraar of de patiënt. (in die volgorde!) Let op! Incura is in structuur anders opgebouwd dan de software waar u wellicht vertrouwd mee bent zoals bijvoorbeeld RAAM of Fysior stelt u zich daarom open voor een geheel andere denkwijze. Er zijn zeker parallellen te vinden in programmatuur van Incura in vergelijking met de hiervoor genoemde administratiepakketten, maar wees eveneens gewaarschuwd voor nieuwe uitgangspunten. Om dat gedachtepatroon vast los te schudden: declareren heet in Incura Financieel factureren. 1.1 Uitgangspunten Uitgangspunten in dit document zijn: Verzekeringsgegevens worden per pakket geregistreerd, zoals die door de COV worden aangereikt. Gevolg is onder meer dat de basisverzekering en aanvullende verzekering gescheiden worden weergegeven. Per patiënt kunnen op een specifieke peildatum 0 of 1 basisverzekeringen zijn geregistreerd in Incura. Met andere woorden: er is maximaal één lopende basisverzekering tegelijk. Per patiënt kunnen op een specifieke peildatum 0 of meer aanvullende verzekeringen zijn geregistreerd. Met andere woorden: er kan sprake zijn van meerdere lopende aanvullende verzekeringen tegelijk. De aanwezigheid van relevante vergoedingen binnen een verzekeringspakket bepaalt of een overeenkomst al dan niet kan worden aangemaakt. Bijvoorbeeld: tandartsverzekeringen bevatten in de regel géén relevante vergoedingen. Het kunnen aangeven dat een verzekeringspakket relevante vergoedingen bevat wordt onderhouden via Dashboard > Beheer > Financieel > Verzekeringspakketten. 2012 Incura Fysio Pagina 3 / 31
2 Verzekeringen Binnen Incura zijn er twee methodes om van de verzekeringen de verzekeringspakketten te registreren: 1. Door handmatig een verzekeringspakket aan te maken vanuit de patiëntgegevens. 2. Middels het uitvoeren van de COV. 2.1 Nieuw verzekeringspakket aanmaken Indien er te weinig gegevens over de patiënt bekend zijn om een COV te kunnen uitvoeren, dan is handmatige registratie eveneens een mogelijkheid. Let op: dit gaat alleen op voor de patiënten waarvoor de COV niet mogelijk is/géén pakketinformatie ophaalt. Figuur 1: Verzekeringenoverzicht Ga in Incura vanuit het patiëntdossier naar Patiëntgegevens > Verzekeringen. U treft een overzicht aan van verzekeringspakketten. 1. Klik op de knop 'Nieuw'. Een detailscherm verschijnt waarin u de pakketgegevens kunt opgeven (zie figuur 2). 2012 Incura Fysio Pagina 4 / 31
Figuur 2: Verzekering detailscherm 2. Kies uit de lijst Zorgverzekeraar de UZOVI-codes van de verzekeraar waarbij de patiënt meent verzekerd te zijn. 3. Klik vervolgens de lijst van pakketten open en kies een pakket bij deze verzekeraar. 4. Bij 'Type' wordt nu automatisch gevuld of dit een 'Basis' of een 'Aavullend' pakket betreft. 5. Vraag de patiënt naar zijn of haar inschrijfnummer of laat dit veld open, indien onbekend. Dit is geen verplicht veld. Alleen de velden met een rode asterisk (*) erachter zijn verplicht. 6. Geef ten slotte een begindatum op en desgewenst een einddatum. De einddatum mag ook open gelaten worden. 7. Het hokje bij COV laat u leeg. 8. Klik op 'Bewaar'. Indien er geen pakketten achter Pakket worden getoond, dan betekent dit dat deze verzekeraar nog geen verzekeringspakket in de stamgegevens heeft staan. Verzekeringspakketten kunnen op de volgende manier worden vervolledigd: Met het draaien van de diverse COV controles verspreid over Incura. Verzekeringspakketen die nog niet bekend zijn, worden op die manier direct in de stamgegevens aangevuld. Met het verversen van de verzekeringspakketten vanuit Zorgvergoeding.com (indien u daar een abonnement voor heeft lopen). Deze optie is te vinden via Dashboard > Beheer > Financieel > Verzekeringspakketten. Door verzekeringspakketten handmatig aan te leggen via Dashboard > Beheer > Financieel > Verzekeringspakketten. 2012 Incura Fysio Pagina 5 / 31
2.2 Verzekeringspakketten overhalen via COV De meest eenvoudige en vooral de meest voor de hand liggende methode om verzekeringspakketten in het patiëntdossier bekend te maken, is door ze via de COV in te lezen. Ga in Incura vanuit het patiëntdossier naar Patiëntgegevens > Verzekeringen. U treft een overzicht aan van verzekeringspakketten (zie figuur 1 eerder in deze handleiding). Helemaal rechts tussen de twee oranje balken ziet u wat de hoogste peildatum van de COV is (zie figuur 3) boven de knop van de COV. Figuur 3: Hoogste peildatum COV 1. Klik rechtsboven in op de onderste oranje balk op het knopje 'COV' indien u nu een COV wenst te doen. 2. Een pop-up verschijnt. De COV is nu bezig de patiënt- en verzekeringsgegevens die bij deze patiënt in Incura bekend zijn te vergelijken met de gegevens van VECOZO. Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: a. Er worden geen verschillen gevonden tussen de beide gegevenssets. De volgende pop-up verschijnt bovenop de eerste: Figuur 4: COV geen verschillen Er is geen verdere actie verreist. Blijkbaar kloppen de gegevens uit uw patiëntdossier met hoe deze bekend zijn bij VECOZO. U kunt de pop-up sluiten waarin wordt gemeld dat er geen verschillen zijn en u kunt ook het COV-scherm sluiten. 2012 Incura Fysio Pagina 6 / 31
b. De gegevens uit het patiëntdossier wijken af met die van VECOZO. In dit geval zullen er velden rood gemarkeerd zijn op de verschillenlijst. Het is aan u de keuze deze verschillen over te nemen en te accepteren of de verschillen te negeren. In de eerste situatie kiest u voor 'Overnemen & Accepteren', in de tweede voor 'Annuleren'. Figuur 5: COV met verschillen Het is tevens mogelijk om slechts een deel van de verschillen over te nemen. In dat geval haalt u het vinkje weg bij het gegeven dat u niet wenst over te nemen en klikt u alsnog op 'Overnemen & Accepteren'. Bij een eerstvolgende COV, zullen deze verschillen automatisch worden genegeerd. In beide gevallen keert u terug naar uw patiëntdossier. 2012 Incura Fysio Pagina 7 / 31
3 Prestatiecodes in het dossier Wanneer u bekend bent met de verzekeringspakketten in Incura (zie hoofdstuk 2), zult u willen weten hoe u de prestatiecodes in het dossier vastlegt en deze middels de facturatie worden verwerkt. Prestaties worden in Incura automatisch gekoppeld aan de facturatie. Nauwkeurige registratie van deze codes is daarom van essentieel belang. We nemen u mee naar het patiëntdossier en laten zien waar u deze gegevens kunt onderhouden. Figuur 6: Prestaties in het behandeljournaal Open een patiëntdossier in Incura. 1. Klik links in de mappenstructuur op de gewenste episode. 2. Klik op het behandeljournaal van deze episode. 3. Dubbelklik op de journaalregel waar de prestatie van moet worden onderhouden om naar het detailscherm navigeren. 4. Geheel onderin dit detailscherm treft u nu een lijst met prestaties aan (zie figuur 6). (Het is ook mogelijk dat hier slechts één of nog helemaal geen prestaties aanwezig zijn) 2012 Incura Fysio Pagina 8 / 31
3.1 Hoe worden prestaties aangemaakt en op Factureerbaar gezet? In het detailscherm van het journaalregel kunt u nieuwe prestaties toevoegen door op 'Nieuw' te klikken (zie figuur 7). Bij het invoeren van prestaties kunt u ook aangeven of deze direct Factureerbaar moet zijn. Hiermee bepaalt u of deze prestatie al in de facturatie aan Vecozo of aan de patiënt mag worden aangeboden of dat u hem liever nog even op Niet factureerbaar laat staan. In het laatste geval wordt de prestatie niet in het facturatieproces meegenomen. Standaard staat de prestatie op status Factureerbaar, al is het mogelijk om daar via de beheerzijde van Incura van af te wijken. Figuur 7: Nieuwe prestaties invoeren. Op deze manier kunt u zoveel prestaties aan één zitting toevoegen als u zelf zou willen. Prestatiecodes worden aan de beheerzijde van Incura onderhouden ( Dashboard > Stamgegevens > Financieel > Prestaties ). Mist u een prestatiecode in het selectielijstje achter Prestatie uit figuur 7 dan betekent dit dat deze prestatie nog niet in uw stamgegevens van Incura bekend zijn. NB: deze detailinformatie m.b.t. de reeds aanwezige prestaties zijn ook te benaderen vanuit de afspraak in de agenda. Daar kunt u eveneens extra prestaties toevoegen. 2012 Incura Fysio Pagina 9 / 31
3.2 Prestaties verwijderen Verwijderen van prestaties is eveneens mogelijk vanuit het detailscherm van de journaalregel. Selecteer de betreffende prestatie uit het lijstje met codes en klik op de knop Verwijderen (zie figuur 8). Figuur 8: Prestaties verwijderen 3.3 Standaard eerste en tweede prestatiecodes instellen Het is tevens mogelijk de episodes, bij aanmaak van de eerste zittingen, automatisch gevuld te laten worden met standaard eerste en tweede prestatiecodes. Deze kunnen worden beheerd door de admin-gebruiker in het beheer van Incura. Wanneer u een eerste en tweede afspraak met de klant hebt gemaakt binnen de episode dan zult u direct de vooraf door u ingestelde prestatie in het detailscherm van de behandeling zien verschijnen. Om de standaard te wijzigen gaat u onder het admin-account vanuit het Dashboard naar Beheer > Instellingen > Praktijkinstellingen > dubbelklik op de praktijk AGB om naar het detailscherm te navigeren. 2012 Incura Fysio Pagina 10 / 31
1. Klik op de knop 'Wijzigen'. 2. Kies de gewenste standaard prestatiecodes vanuit de lijsten bij: a. Standaard prestatiecode 1e behandeling DTF. b. Standaard prestatiecode 1e behandeling verwijzing. c. Standaard prestatiecode 2e en volgende behandeling. 3. Klik op de knop Bewaren. Figuur 9: Standaard eerste en tweede prestatiecodes via praktijkinstellingen 3.4 Verstekwaarden op de behandelepisode Er zijn tal van situaties te bedenken waarin de standaard prestatiecodes, die voor de tweede en volgende behandeling automatisch wordt gegenereerd, niet meer wenselijk zijn om verder op door te behandelen; de gezondheid van de patiënt verslechterd bijvoorbeeld, zodat er aan huis moet worden behandeld. Prestatiecode 1001 is dan het logische gevolg. Een dergelijk voorbeeld is gegeven 2012 Incura Fysio Pagina 11 / 31
in figuur 10, waarin vanaf behandeling 25-04-2012 de prestatiecode 1001 is geworden. Figuur 10: Patiënt wordt verder behandeld aan huis In zo n geval kunt u van de standaard instellingen afwijken door op het niveau van de behandelepisode aan te geven dat u niet langer automatisch code 1000, maar code 1001 gegenereerd wilt zien worden zodra een volgende behandeling wordt ingepland. Dit worden de zogenaamde verstekwaarden genoemd. 2012 Incura Fysio Pagina 12 / 31
Figuur 11: Verstekwaarden opgeven op de behandelepisode Om de verstekwaarden op een behandelepisode in te stellen gaat u naar het hoofdgegeven van de episode. Klikt u om daar te komen links in het dossier op de naam van de episode, bijvoorbeeld 01-01-2012 CVA en volg de volgende stappen: 1. Klik in het onderste deelvenster onder het kopje Standaard prestatiecode(s) 2 e en volgende behandeling op de knop Nieuw. 2. Een popup verschijnt zoals getoond in figuur 11. 3. Selecteert u vervolgens in het lijstje achter Prestatie de gewenste prestatiecode waarvan u wilt dat deze automatisch verschijnt zodra u een nieuwe afspraak inplant. 4. U heeft tevens de optie om bij het veld Aantal een waarde op te geven. Let op: gebruik dit alleen als u wilt dat het tarief dat toebehoort aan een bepaalde prestatiecode vaker dan eens moet worden berekend. Dit is niet het aantal behandelingen dat u nog van plan bent te geven, maar de vermenigvuldigingsfactor van de prestatiecode. 5. Klik op de knop Bewaar. 6. Het resultaat moet er ongeveer uitzien zoals getoond in figuur 12. 2012 Incura Fysio Pagina 13 / 31
Figuur 12: Standaard prestatiecodes doorvoeren op alle nog niet gefactureerde behandelingen Onderin het deelvenster ziet u nu de standaard prestatiecode 1001, Zitting fysiotherapie inclusief toeslag uitbehandeling, met een aantal van 1. In de knoppenbalk van dat deelvenster ziet nu opeens: Klikt u op die rode tekst dan krijgt u de mogelijkheid om ook de reeds gegeven behandelingen (die nog niet zijn gefactureerd) van de oude code om te zetten naar 1001. Dit kan handig zijn in situaties dat u juist niet halverwege de behandelepisode wilt overstappen op een andere code - zoals in het gegeven voorbeeld van de patiënt die ineens aan huis moet worden behandeld maar wanneer u midden in de episode besluit om met terugwerkende kracht eerder geregistreerde codes eveneens te willen aanpassen. 2012 Incura Fysio Pagina 14 / 31
Figuur 13: Eerder gegeven behandelingen met code 1000 In figuur 13 ziet u zo n situatie waarin vanaf een bepaalde datum aan huis wordt behandeld. Had het echter de bedoeling geweest om al vanaf 27-02-2012 op code 1001 te behandelen, dan had u bij het opgegeven van de verstekwaarde op de tekst Wijzigingen doorvoeren op de bestaande behandelingen kunnen klikken. In dat geval hadden alle codes 1000 van 27-02-2012 t/m 18-04-2012 met terugwerkende kracht omgezet geworden naar 1001. Let op: het met terugwerkende kracht omzetten van geregistreerde prestatiecodes kan alleen voor behandelingen die nog niet zijn gefactureerd. 2012 Incura Fysio Pagina 15 / 31
4 Overeenkomsten Wanneer de verzekeringspakketten eenmaal bekend zijn gemaakt in het patiëntdossier (zie hoofdstuk 2) dan kunnen de overeenkomsten worden aangelegd. Overeenkomsten zijn financiële afleidmechanismen die op geautomatiseerde wijze bepalen of in de episode geregistreerde prestatiecodes nog binnen de beschikbare verzekeringspakketten worden vergoed. Het is een complexe systematiek, bestaande uit overeenkomstregels, die u veel werk uit handen moet nemen. Des te belangrijker is het, goed begrip te krijgen van hoe deze overeenkomsten in elkaar steken. Nogmaals: sta open voor een geheel andere filosofie dan u mogelijkerwijs gewend bent vanuit uw eigen administratiesoftware. U zult zien dat wanneer u eenmaal bekend bent met de overeenkomsten, u hiermee een krachtig mechanisme in handen heeft dat u veel werk zal besparen. Waarop is een overeenkomst gebaseerd? Iedere keer dat u voor een behandelepisode een nieuwe overeenkomst aanmaakt, wordt deze opgebouwd al naar gelang de volgende informatie in het dossier is opgenomen: Verzekeringspakketten: te vinden onder Patiëntgegevens > Overeenkomsten, te actualiseren middels de knop COV. Begin- en einddatum van de behandelepisode: bepaalt de geldigheid van de overeenkomst. Diagnosecode: moet zijn ingevuld op het Analyse-formulier in het Zorgpad. Indicatie chronisch Ja/Nee: moet zijn ingevuld op het Analyse-formulier in het Zorgpad. De leeftijd van de patiënt: in combinatie met de chroniciteit wordt op basis hiervan bepaald of er vanuit de aanvullende- of basispakketten wordt vergoed. Machtigingen: indien aanwezig verschijnt er achter de diagnosecode in de overeenkomst een paraplu-icoontje ( ) waarop u kunt doorklikken voor meer informatie. Let op: als er achter op de overeenkomst achter de velden Diagnosecode en Chronisch géén informatie is gevuld, moeten alle alarmbellen gaan rinkelen, want dan wordt er met die gegevens geen rekening gehouden. Zo n situatie treedt op wanneer u eerst een overeenkomst aanmaakt en in latere instantie pas het Analyse-formulier invult. In paragraaf 4.4 kunt u terugvinden hoe u de overeenkomst kunt actualiseren wanneer deze informatie wel is bijgewerkt. 4.1 Een overeenkomst maken, rekening houdend met chronisch/niet chronisch De meest rechttoe rechtaan methode om een overeenkomst bij een episode bekend te maken is door de volgende route te volgen: 1. Ga in het patiëntdossier naar Patiëntgegevens > Overeenkomsten. 2. Klik op knop Nieuw. 3. Indien er meerdere episodes aanwezig zijn binnen het patiëntdossier dan volgt er vooraf nog een pop-up waar u de juiste episode kan selecteren (zie figuur 14). 2012 Incura Fysio Pagina 16 / 31
Figuur 14: Overeenkomsten behandelepisode selecteren 4. Indien in het Zorgpad reeds een Analyse formulier aanwezig is waar achter de indicatie staat aangegeven of deze chronisch of niet chronisch is, dan wordt die waarde automatisch overgenomen in de overeenkomst. Anders verschijnt eerst de volgende pop-up: Figuur 15: Chronisch / niet-chronisch? Indien deze vraagstelling verschijnt, kunt u beter eerst het Analyse-formulier invullen om vervolgens de handelingen uit te voeren die staan benoemd in paragraaf 4.4. 5. Een overeenkomst wordt aangemaakt waarbij als begindatum de begindatum van episode wordt gebruikt. De einddatum blijft standaard leeg. 2012 Incura Fysio Pagina 17 / 31
Figuur 16: Overeenkomst met overeenkomstregels 6. De overeenkomst met de overeenkomstregels worden op het scherm getoond. Om te bevestigen dat de gegevens kloppen en om de overeenkomst actief te maken in dit patiëntdossier dient nog wel op Bewaar te worden gedrukt. 7. De overeenkomst, met de daarin opgenomen condities, is nu gekoppeld aan de geselecteerde episode. 4.2 Afleiden middels de overeenkomstregels Als resultaat van het aanmaken van een overeenkomst zien we een aantal overeenkomstregels verschijnen die op prioriteit zijn genummerd. De systematiek werkt zo dat wanneer er eenmaal op prestatiecodes wordt gedeclareerd, Incura kijkt naar de overeenkomstregels die daar tegenover staan. Op volgorde van prioriteit van het laagste naar het hoogste nummer worden de afzonderlijke overeenkomstregels doorlopen om te zien door wie de prestatie betaald zal worden. Uitgaande van een situatie dat een chronische patiënt van 18 jaar of ouder zowel aanvullend als basis is verzekerd, kan er in het gegeven voorbeeld uit onderstaand figuur uit drie regels worden geput. 2012 Incura Fysio Pagina 18 / 31
Figuur 17: Voorbeeld overeenkomstregels Casus #1 Vergoed vanuit aanvullend: Voor een prestatiecode die bij de tweede behandeling is uitgevoerd wordt bij overeenkomstregel met prio 1 geconcludeerd dat er pas vanuit de basisverzekering wordt vergoed vanaf behandeling 21. wordt bij overeenkomstregel met prio 2 een match gevonden; de aanvullende verzekering vergoed (in dit voorbeeld) vanaf de eerste behandeling. Het limiet aantal behandelingen staat op 4. De tweede wordt dus vergoed door de verzekeraar waarvoor de patiënt een aanvullend pakket heeft lopen. wordt naar de overeenkomstregel met prio 3 niet eens gekeken. De match is reeds gevonden in de tweede overeenkomstregel. Casus #2 Vergoed vanuit basis: Voor een prestatiecode die bij de 21e behandeling is uitgevoerd wordt bij overeenkomstregel met prio 1 geconcludeerd dat er vanuit de basisverzekering wordt vergoed vanaf behandeling 21. Aangezien dit de 21 e behandeling betreft wordt er niet verder gezocht, een match is gevonden. wordt naar de overeenkomstregel met prio 2 niet gekeken. De match is reeds gevonden in de eerste overeenkomstregel. wordt naar de overeenkomstregel met prio 3 niet gekeken. De match is reeds gevonden in de eerste overeenkomstregel. Casus #3 De patiënt betaalt de rekening zelf: Voor een prestatiecode die bij de vierde behandeling is uitgevoerd, maar waarvoor de patiënt een totaalbedrag binnen dit pakket bereikt van E 325,- wordt bij overeenkomstregel met prio 1 geconcludeerd dat er pas vanuit de basisverzekering wordt vergoed vanaf behandeling 21. wordt bij overeenkomstregel met prio 2 geconcludeerd dat er tot en met de vierde behandeling wordt vergoed mits het totaal besteed bedrag E 250,- of lager is. E 350,- overschrijdt dat limiet, zodat er niet meer uit het aanvullend pakket vergoed mag worden. wordt de rekening naar de zelfbetaler gestuurd, omdat overeenkomstregel met prio 3 hier als vangnet fungeert. Eerdere overeenkomstregels in het afleidproces hebben niet tot condities geleid waarbinnen de verzekeraar de rekening betaald, zodat de patiënt de rekening zelf betaalt. Bovenstaand is slechts een basaal scenario dat een grove werking moet vormen van de praktijksituaties dat vele variaties zal kennen. Meer op de praktijk toegespitste casussen zullen mettertijd worden uitgewerkt in een apart handleidingdocument. Om toch een houvast te kunnen 2012 Incura Fysio Pagina 19 / 31
geven hoe de overeenkomstregels luisteren naar de algehele afspraken van de verzekeraars, volgt hier een schema waar de overeenkomsten binnen in Incura op zijn gestoeld: Schema indicatiecode (situatie 2012) 18+ <18 Chronisch Chr. Niet chronisch Chronisch Chr. Niet chronisch (Borst) 2e (Borst) 2e KFT Overig >= 21 1 alle BV alle 2 alle V BV V - V 3 V - - 1-18 BV 4 1-9 BV 5 10-18 BV 1-20* 8 AV alle 9 18+ 18+ AV * Opmerkingen: 1. voor specifieke verzekeraars (bv Menzis) wordt ook gedeclareerd als er geen AV aanwezig 2. indien in 2011 de dekking van de basisverzekering al was begonnen (dus als minimaal 12 behandelingen zijn ontvangen in 2011), dan mag in 2012 verder gedeclareerd worden onder indicatiecode 1. AV = Aanvullende verzekering BV = Basisverzekering Overtuig uzelf ervan dat bovenstaande materie u duidelijk is. U zult er in de praktijk dagelijks mee worden geconfronteerd. 4.3 Overeenkomstregels aanvullen of aanpassen Voor een aantal overeenkomstregels zal de behoefte bestaan de condities ervan te kunnen aanvullen of aanpassen. Om de afleidcondities aan te passen moet u op de betreffende overeenkomstregel dubbelklikken. Als resultaat verschijnt een popup-scherm dat het detailscherm vormt van de overeenkomstregel. In dit scherm kunt u diverse aanpassingen maken waaronder de vanafbehandeling, het limiet voor het aantal behandelingen waarbinnen wordt vergoed, het limietbedrag en de indicatiecode. Vergeet niet op de knop Bewaar te klikken voordat u dit scherm verlaat. 2012 Incura Fysio Pagina 20 / 31
Figuur 18: Overeenkomstregel detailscherm 4.4 Vervangen van overeenkomstregels In voorkomende gevallen zal het nodig zijn de overeenkomst even opnieuw aan te maken. Dit komt bijvoorbeeld voor wanneer er wijzigingen zijn doorgevoerd binnen de verzekeringspakketten of wanneer van chronische indicatie gewisseld moet worden. 1. Om de overeenkomstregels te vervangen klikt u simpelweg op de knop Vervang regels (zie figuur 19). 2012 Incura Fysio Pagina 21 / 31
Figuur 19: Vervangen van overeenkomstregels 2. Vervolgens zal een popup verschijnen waar u wordt gevraagd of u zeker bent dat de overeenkomstregels verwijderd mogen worden. Let op! eerder aangepaste afleidcondities zullen verloren gaan! Figuur 20: Beslissingsvraag of regels verwijderd mogen worden 3. Klikt u hier op Ja dan wordt opnieuw beoordeeld of in het Analyse formulier binnen het Zorgpad/map Formulieren is aangegeven of de episode een chronische indicatie bevat. Is dat niet het geval dan wordt u opnieuw gevraagd of dat zo is. 4. Na het beantwoorden van die vraag wordt de overeenkomst opnieuw opgebouwd. Let op: Het is niet mogelijk de overeenkomst te vervangen indien er reeds behandelingen zijn gefactureerd. 4.5 Indicatiecodes De indicatiecodes worden in de overeenkomst opgenomen met name op basis van de standaard prestatiecodes (zie ook paragraaf 3.3). In het geval van algemene fysiotherapie zijn indicatiecodes zoals 001, 008 en 009 vertrouwde codes om terug te zien in de overeenkomst, afhankelijk van de leeftijd van de patiënt en chroniciteit van de behandelepisode (lees hier meer over in paragraaf 4.2 schema indicatiecode). Zie ook figuur 21. 2012 Incura Fysio Pagina 22 / 31
Figuur 21: Indicatiecodes op de overeenkomst Voert u echter een praktijk voor kinderfysiotherapie dan geldt voor u dat u de indicatiecodes 004 en 005 wilt terugzien in de overeenkomst. Ook dit wordt verzorgd op basis van de standaardprestatiecodes die op praktijkniveau kunnen worden ingesteld (Beheer > Instellingen > Praktijkinstellingen). De trend is dat we in de toekomst ook andere indicatiecodes - zoals bijvoorbeeld indicatiecode 010 (urine-incontinentie 18 jaar en ouder) zo zullen opnemen in Incura dat deze bij aanmaak van de overeenkomst automatisch in de overeenkomstregels worden verwerkt, mits de overeenkomstige standaardprestatiecodes bij de praktijkinstellingen zijn onderhouden. Voorlopig zult u nu dus nog zelf de overeenkomstregels moeten aanpassen indien de indicatiecodes die u wenst te gebruiken niet in het volgende rijtje vallen: 001, 004, 005, 008, 009. 4.6 Indicatiecodes volgens verstekwaarden op de behandelepisode 2012 Incura Fysio Pagina 23 / 31
In voorkomende gevallen zult u van de standaard prestatiecodes uit de praktijkinstellingen willen afwijken, omdat de patiënt bijvoorbeeld verslechterd en daardoor aan huis moet worden behandeld of omdat u de enige kinderfysiotherapeut(e) bent in een praktijk dat overwegend algemene fysiotherapie aanbiedt. In zo n situatie kunt u per behandelepisode middels de verstekwaarden prestatiecode opgeven die bij de patiëntspecifieke situatie passen. Hiermee regelt u in geval van bijvoorbeeld kinderfysiotherapie ook dat de indicatiecodes 004 en 005 zullen worden wanneer u daarna een overeenkomst aanmaakt. Zie ook paragraaf 3.4, waarin wordt uitgelegd hoe u de verstekwaarden opvoert. 2012 Incura Fysio Pagina 24 / 31
5 Checklist om een behandeling te kunnen factureren Om zeker te zijn dat u alles in het patiëntdossier heeft onderhouden om tot een juiste facturatie te komen, bieden wij u hieronder een overzicht van de benodigde handelingen. # Stapbeschrijving Opmerkingen 1. Is de patiënt chronisch/ niet chronisch? Geef dit dan in een zo vroeg mogelijk stadium aan in het Zorgpad op het Analyseformulier. Bij het maken van de overeenkomsten wordt hier anders om gevraagd 2. Registreer de verzekeringsgegevens van de patiënt Indien mogelijk met behulp van COV 3. Verwerk zoveel mogelijk verschillen middels het COV-scherm 4. Overtuig uzelf ervan dat er verzekeringspakketten in het patiëntdossier aanwezig zijn en de behandelingen binnen de geldigheid van die verzekeringspakketten vallen. 5. Voer de prestatiecode(s) in via het detailscherm van het behandeljournaal en beslis of u de prestatiecode(s) als Factureerbaar wilt aanmerken. 6. Maak een overeenkomst aan, rekening houdend met de chronische of niet chronische situatie van de episode. Vergewis u ervan dat u de juiste episode heeft geselecteerd indien er meerdere aanwezig zijn! 7. Controleer de overeenkomstregels. Pas of vul deze zo nodig aan. 8. Zijn er wijzigingen doorgevoerd in de samenstelling van het verzekeringspakket of is er een wisseling geweest tussen chronisch <> niet chronisch? Patiëntdossier > Patiëntgegevens > Verzekeringen Patiëntdossier > Episode > Behandeljournaal > betreffende journaalregel openklikken Patiëntdossier > Patiëntgegevens > Overeenkomsten Patiëntdossier > Patiëntgegevens > Overeenkomsten Vervang de overeenkomstregels met de knop Vervang regels (Patiëntdossier > Patiëntgegevens > Overeenkomsten) NB: eenmaal thuis in deze systematiek zal het u logischer overkomen om het vastleggen van overeenkomsten te laten vooraf gaan aan het registeren van de prestatiecodes. In die volgorde bent u uiteraard vrij. Wij hebben bovengenoemde volgorde slechts gehanteerd met de intentie de onderlinge afhankelijkheden begrijpbaar op u te laten overkomen. 2012 Incura Fysio Pagina 25 / 31
6 De debiteurrelatie van de patiënt Om aan de patiënt te kunnen factureren dient deze een debiteurrelatie te hebben. In Incura is iedere patiënt automatisch een debiteur. In het patiëntdossier vinden we deze relatie terug via Patiëntgegevens > Persoonsgegevens. Een deel van deze gegevens zijn vooraf ingevuld middels de globale instellingen. Deze instellingen vindt u via Dashboard > Instellingen > Globale instellingen (zie figuur 22). Figuur 22: Debiteurgegevens van de patiënt Een drietal settings kunnen op hoger niveau worden bepaald: 1. Standaard indienwijze patiënt. 2. Standaard factuursjabloon. 3. Standaard betaalmethode (waarbij nu alleen nog gekozen kan worden uit Papier en Vecozo ). Waar deze instellingen invloed op uitoefenen, legt zich het beste uit aan de hand van het patiëntdossier zelf. Ga naar de Patiënt > Patiëntgegevens > Persoonsgegevens. Helemaal onder in treffen we de Debiteurgegevens aan (zie figuur 23). 2012 Incura Fysio Pagina 26 / 31
Figuur 23: Debiteurgegevens van de patiënt In dit uitklapvenster kunnen de volgende gegevens van de patiënt worden vastgelegd: 1. Debiteurnummer: Dit is een uniek debiteurnummer dat wordt opgenomen in de debiteurentabel. Deze nummering wordt eenmalig vastgelegd zodra de patiënt wordt aangemaakt en kan niet worden aangepast. 2. Indienwijze: De indienwijze bepaalt op welke manier een factuur aan de patiënt wordt aangeboden. Standaard staat deze gevuld met de waarde zoals deze is opgegeven in de Globale instellingen. Op het ogenblik is Papier hier nog even de enige keuzemogelijkheid. In de toekomst gaat daar E-mail waarschijnlijk nog bij komen. 3. Factuursjabloon: Het factuursjabloon verwijst naar welke factuuropmaak er zal worden gekozen wanneer er gefactureerd wordt. Standaard staat deze gevuld met de waarde zoals deze is opgegeven in de Globale instellingen. Het aantal keuzeopties dat u hier aantreft wordt bepaalt door de aanwezigheid van de factuursjablonen die zijn gedefinieerd in Beheer > Correspondentie > Sjablonen die van het type Factuur zijn. 4. Betaalmethode: Hier kan de wijze van betaling worden bepaald. De standaard keuzeopties die u hier heeft zijn: a. Contant. b. Pin. c. Incasso. Kiezen voor deze optie betekent dat de velden naam bank en bankrekening verplicht zijn. d. Creditcard. e. Op rekening 8 dagen. f. Op rekening 14 dagen. 2012 Incura Fysio Pagina 27 / 31
g. Op rekening 30 dagen. Standaard staat deze gevuld met de waarde zoals deze is opgegeven in de Globale instellingen. De optie Vecozo is hier bewust uitgesloten. Via Beheer > Financieel > Betaalmethodes kunnen desgewenst nog meer methodes worden gedefinieerd. Zo kan eventueel worden afgeweken in de betalingstermijn. 5. Naam bank: Hier geeft u de naam van de bank van de patiënt op. Dit veld is verplicht indien betaalmethode = Incasso. 6. Bankrekening: Hier geeft u het bankrekeningnummer van de patiënt op. Dit veld is verplicht indien betaalmethode = Incasso. 7. Geblokkeerd: is een indicatie die aan- en uitgezet kan worden door de gebruiker, waardoor deze patiënt respectievelijk niet en wel als debiteur kan worden gekozen bij het factureren. 8. Niet aanmanen: is een indicatie die aan- en uitgezet kan worden door de gebruiker. De nieuwe waarde wordt doorgegeven aan Incura boekhouding, zodat daar bekend is of een patiënt al dan niet aangemaand moet worden i.g.v. een achterstallige betaling. Doorgaans zult u hier nauwelijks onderhoud aan hebben. Enkel in individuele gevallen wanneer u voor specifieke patiënten wenst dat hun debiteurgegevens afwijken, zult u mutaties moeten verrichten in dit scherm. 2012 Incura Fysio Pagina 28 / 31
7 Aanvullende tips en overwegingen In dit onderdeel voorzien wij u nog graag van enkele wetenswaardigheden dit in het licht van de onderwerpen verzekeringen, prestaties en overeenkomsten van toepassing zijn. Het aangeven dat een patiënt chronisch / niet chronisch is op het analysformulier is een verstandig beginpunt alvorens de overeenkomsten aan te maken. Immers, de overeenkomsten zullen u anders vragen welke van de twee situaties op de episode van toepassing zullen zijn. Feit: U kunt altijd terugkomen op het al dan niet chronisch zijn van de episode. Dit betekent wel dat u de overeenkomstregels van de patiënt zult moeten vervangen door op de knop Vervang regels te klikken. Meer dan één aanvullend verzekeringspakket geeft geen problemen in het afleidproces bij de overeenkomsten. Weet wel dat verzekeringspakketten met een hoger prioriteitnummer (eerste kolom in de overeenkomst) buiten beschouwing worden gelaten als een overeenkomstregel hoger op de lijst al tot vergoeding leidt. Overeenkomsten mogen ook op een later moment worden aangemaakt. U kunt een patiënt een x-aantal keren zien voordat u besluit de overeenkomst in het dossier te verzorgen, zolang dit maar gebeurt voordat u gaat factureren. Het Analyseformulier wordt bewust niet bijgewerkt indien er bij de overeenkomst de vraag wordt gesteld of de episode chronisch of niet chronisch is. Dit heeft te maken met functiescheiding. In de overeenkomstregels wordt gesproken over limieten. Weet dat voor de limieten geldt dat we altijd te maken hebben met een OF-situatie: er is OF een limietbedrag OF een limiet aantal zittingen, een combinatie van deze twee limieten komt niet voor. Overeenkomsten moeten in principe altijd met de patiënt worden doorgesproken. 2012 Incura Fysio Pagina 29 / 31
8 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: 088-946 2255 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk 8.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door de volgende link te volgen: http://support.incura.nl/ of door vanuit Incura bovenin op te klikken. U kunt daar terecht voor: De meeste actuele handleidingen. Veel gestelde vragen. Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan. Het contactformulier voor vragen over Incura. 2012 Incura Fysio Pagina 30 / 31
9 Versie-informatie Datum versie Gedane aanpassing(en) 12.12.2011 Initiële Handleiding 16.08.2012 Paragraaf 3.4 Verstekwaarden toegevoegd Paragraaf 4.5 Indicatiecodes toegevoegd Paragraaf 4.6 Indicatiecodes volgens verstekwaarden op de behandelepisode toegevoegd Werking KFT indicatiecodes 004, 005 bijgewerkt. 2012 Incura Fysio Pagina 31 / 31