ZORG ZONDER REGELS Mensen een mooie dag bezorgen Beschrijving van een experiment om de zorg te ontbureaucratiseren met als doel om een grotere bijdrage te leveren aan het welbevinden van zeer oude mensen en zorgverleners de passie in hun werk terug te geven VERSIE 2.5 / 8-6-2011
EEN VISIE Onze regelgeving zegt : voedingsproducten op datum bewaren, het liefst gestickerd in de koelkast en 2 x per dag temperaturen. Mevrouw De Boer van 92 zou zeggen: je kunt toch proeven, je kunt het zien en je ruikt het toch als het eten bedorven is? Ik zal u in een paar zinnen vertellen hoe dat werkt. Een verzorgende brengt mevrouw De Boer elke avond een appeltje op een bordje met een mesje erbij. Dat doet haar namelijk denken aan hoe ze vroeger met haar man s avonds voor het naar bed gaan samen een appeltje schilden. Mevrouw De Boer laat het laatste stukje appel liggen. Een andere verzorgende komt s avonds langs en neemt dat stukje mee. Het is immers niet-afgedekt voedsel en volgens de regels moet het in de prullenbak. Mevrouw De Boer denkt de volgende ochtend. waar is mijn stukje appel gebleven... het verschrompelde stukje appel zou haar goed smaken. Bovendien heeft mevrouw De Boer de oorlog meegemaakt. En honger gekend. Daarom zal zij zelf nooit eten weggooien. Bron: toespraak van de bestuurder van De Hoven, mw. J.H. Nijlunsing ter gelegenheid van de Eerste Paal voor t Loug in Delfzijl, 14 januari 2011 Regels zijn er niet voor niets. Zeker wanneer organisaties een zware maatschappelijke verantwoordelijkheid hebben en daartoe de beschikking hebben over publieke gelden, is er een noodzaak om heldere en ondubbelzinnige afspraken te maken tussen overheid en bijvoorbeeld zorgorganisaties. Die afspraken zijn gevat in regels. Regels leiden tot normen. Normen leiden tot registraties en die registraties leiden tot beoordelingen. Beoordelingen op basis waarvan zorgorganisaties budgetkortingen kunnen worden opgelegd of anderszins met sancties geconfronteerd kunnen worden. Wij van De Hoven zeggen niet dat er geen regels moeten zijn. We zeggen niet dat we ons willen onttrekken aan transparantie in onze belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid. We zeggen wel dat het anders kan. Wanneer we gaan praten over bureaucratie ontmoeten we een opvallende eensgezindheid. Bestuurders van zorginstellingen, politici, vertegenwoordigers van uitvoeringsorganen en niet in de laatste plaats zorgverleners en cliënten, hun familie en vertegenwoordigende organen.iedereen beaamt dat de bureaucratie in de (ouderen)zorg is doorgeschoten. Het bovenstaande voorbeeld van mevrouw De Boer vertelt bovendien, dat er in de basis iets mis is met de doorgeschoten regelgeving. Regels zijn oorspronkelijk bedoeld om de kwaliteit van zorg te borgen. Maar wat is die kwaliteit? Of beter gezegd: wie bepaalt wat kwaliteit is? Wat heeft mevrouw De Boer aan HACCP richtlijnen (die voorschrijven dat haar appeltje niet ongedekt mag blijven staan) als zij zelf de verantwoordelijkheid wil en kan nemen over de eetbaarheid van haar appeltje? Bij mevrouw De Boer zijn we niet alleen voorbijgegaan aan haar zelfbeschikking over het wel of niet eten van een stukje appel, maar hebben we ook haar waarden niet voldoende gerespecteerd door zomaar eten weg te gooien. Stichting De Hoven Pagina 1
Veel regelgeving is gebaseerd op het beeld dat beleidsmakers en managers hebben van kwaliteit. Dat beeld is echter zelden gekoppeld aan het welbevinden van cliënten en aan de manier waarop zij zelf de geboden kwaliteit ervaren. Dat blijkt ook uit het onderzoek van Prof.dr. J.P.J. Slaets. Professor Slaets is hoogleraar Ouderengeneeskunde en verbonden aan het UMCG. Tevens is hij lid van het Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO) en coördinator van het Nationaal Ouderen Programma (NPO). Hij laat zien hoe zeer deze voor iedere leeftijd van andere factoren afhankelijk is. Hij baseert zich daarvoor onder andere op onderzoek naar het geluk dat mensen van verschillende leeftijdsgroepen ervaren. De grafiek laat zien, dat geluk van alle leeftijden is. Sterker nog, het gevoel van geluk varieert nauwelijks tijdens een leven van 80 jaar. Waar wel variatie in zit, zijn de factoren die bepalend zijn voor geluk. Daar waar de gemiddelde 40-jarige gelukkig van wordt hoeft voor een 91-jarige helemaal geen geluksfactor te zijn. We moeten daarom niet automatisch de geluksfactoren van onze generatie vertalen naar het geluk van zeer oude mensen. Als iemand zijn leven lang nog nooit aan sport gedaan heeft, dan zal hij of zij bewegen en sport niet ineens als geluksfactor gaan ervaren op 87-jarige leeftijd. De essentie van goede zorg en ondersteuning is, dat je als zorgverlener op zoek gaat naar de bronnen van welbevinden op individueel niveau. Wat zorgt er voor dat iemand op hoge leeftijd, met grote fysieke en/of geestelijke beperkingen, zo veel mogelijk verder kan gaan met het leven zoals hij of zij dat gewend was? Op deze manier zorg en ondersteuning verlenen vraagt om een heel andere benadering. Het vraagt om écht in gesprek gaan met mensen, weten te achterhalen waar in het verleden de bronnen van welbevinden lagen, deze kunnen vertalen naar interventies van zorg en ondersteuning. Het vraagt een veel grotere focus op stimuleren van positief welbevinden (aandacht en aangename activiteiten), daar waar nu de nadruk bijna geheel ligt op het voorkomen van negatief welbevinden (de minimale basisbehoeften, zoals veiligheid, hygiëne, verzorging). De hiervoor genoemde bureaucratie is geheel gericht op het voorkomen van negatief welbevinden. En daarom staat die bureaucratie ons in de weg om zorg en ondersteuning te bieden die gebaseerd is op waarden, op het positieve welbevinden van onze cliënten. Stichting De Hoven Pagina 2
8.10 uur: Mevrouw Jansen moet naar het toilet. Ze wil het zelf proberen en heeft een hekel aan bellen voor hulp. Met de rollator lukt het haar om in het toilet te komen. Ze houdt zich met beide handen stevig vast aan haar rollator. De deur achter haar dichtdoen lukt niet, maar dat maakt niet uit, denkt ze; ik ben hier tenslotte op mijn eigen kamer. Na veel moeite met de broek zit ze eindelijk. Ze is blij en trots dat het haar gelukt is. Dan hoort ze een klop op de deur en er staat ook al iemand binnen. Goedemorgen mevrouw Jansen, wat doet u nu?! U moet toch even bellen, dat mag u niet zelf hoor. Stel dat u valt, dan zitten wij er mee. Nou ja, blijft u maar even zitten, dan was ik u wel op het toilet. Bron: Hoofd zorg, Viskenij te Baflo Zorgverlening anno 2011 is uitgekleed tot het uitvoeren van handelingen. Voor bronnen van welbevinden als aandacht, activiteit, het ophalen van herinneringen is weinig ruimte meer. Dit heeft ons inziens niet primair te maken met beperkte budgetten. Maar wel met enorme druk op risicobeheersing. Als zorginstelling moeten wij ons op vele manieren en aan verschillende instellingen verantwoorden. Dat gebeurt door allerlei controlesystemen als CQ-index, HKZ, Normen voor verantwoorde Zorg, AO/IC. Deze systemen zijn stuk voor stuk gericht op risicobeheersing en ook allemaal output gericht. Een zorginstelling die niet voldoet aan bepaalde normen loopt risico op een budgetkorting en daarmee op een neerwaartse spiraal in de bedrijfsvoering (minder geld is minder mensen, is nog meer risico, is een grotere kans op slechte output, enzovoorts). De druk op het management om te sturen op die normen is daarmee erg groot en de druk van het management op uitvoerend personeel om risico s te voorkomen idem. Risico s die thuis bestaan en gewoon onderdeel zijn van het dagelijks leven, mogen niet meer bestaan als mensen naar een verzorgings- of verpleeghuis gaan. We pleiten er niet voor om alle risicopreventie dan maar los te laten; mensen gaan immers niet voor niets naar een beschermde woonomgeving. Echter waar risicobeheersing de eigenheid én zelfbeschikking van cliënten aantast is wat ons betreft die risicobeheersing doorgeschoten. De MIC 1 -registratie is er niet voor niks. Je moet als organisatie willen weten wat er fout gaat, om zelf ook te kunnen afspreken welke verbeteringen je gaat aanbrengen. Maar registraties als MIC zijn een eigen leven gaan leiden. De buitenwereld beoordeelt een zorginstelling op de output van registraties. En dus is een MIC iets dat je moet voorkomen, want het kan uiteindelijk leiden tot budgetkorting. Met als gevolg dat de verzorgende tegen mevrouw Jansen zegt: doet u alstublieft niets dat bij ons voor gedoe zorgt. 1 Melding Incidenten Cliënten Stichting De Hoven Pagina 3
Regelmatig ontstaat deining in de zorgsector, omdat er bij een instelling misstanden zijn geconstateerd. De vraag die daarbij te weinig gesteld wordt is: is er sprake van daadwerkelijk laakbaar of nalatig handelen? Of is er sprake van projectie van de eigen wensen, noden, behoeften op de praktijk van de zorgverlening. Een duidelijk voorbeeld is het douchen. Onze generatie vindt het normaal en zeer wenselijk om iedere dag te kunnen douchen. Met enige afschuw lezen we dan dat in instelling X de bewoners maar één keer per week doucht. Maar een groot gedeelte van onze bewoners is niet opgegroeid met de vanzelfsprekendheid van warm en stromend water. Als de heer Brandsma zijn hele leven alleen op zaterdag heeft gedoucht, wat is dan de reden om hem bij verhuizing naar het verzorgingshuis te vertellen dat hij dagelijks onder de douche moet? Is het niet zo dat we dat als zorginstelling dan opnemen in het zorgplan omdat we bang zijn voor negatieve berichten uit de samenleving? En daarmee voorbij gaan aan de wil en de eigenheid van de heer Brandsma? Medewerkers en management van De Hoven denken dat het anders kan. Geef zorgverleners hun verantwoordelijkheden terug. Laat de interactie tussen cliënt, familie en zorgverlener invulling geven aan de laatste fase van het leven van mensen, waarbij het welbevinden het uitgangspunt is voor wonen, welzijn en zorg. Laat medewerkers, ongeacht of het om een arts, een keukenmedewerker of een verpleegkundige gaat, werken vanuit de kernwaarden die iedere zorgverlener kent en koestert. Met als doel: mensen een mooie dag bezorgen. Het hoeft allemaal niet zo ingewikkeld. De Hoven gaat een experiment starten met de naam Zorg Zonder Regels. Op drie afdelingen worden voor een bepaalde periode de dwingende werking van protocollen, regels, beschreven processen en registraties stopgezet. Uitgangspunt voor het project is de gedachte dat bureaucratie en regelgeving nu vaak in de weg staan van aandacht voor de cliënt en zijn of haar wensen en behoeften. Mede daarom hebben deze bureaucratie en regelgeving een negatieve invloed op de betrokkenheid van de medewerker met de cliënt. Doel van het project is aantonen dat het terugdringen van bureaucratie en regelgeving leidt tot meer aandacht voor de wensen en behoeften van cliënten en daarmee een positieve invloed heeft op hun welbevinden. Het project is geslaagd wanneer blijkt dat het terugdringen van bureaucratie en regelgeving leidt tot meer passie, betrokkenheid en aandacht van medewerkers voor cliënten en dat dit een positief effect heeft op het welbevinden van deze cliënten. Randvoorwaarden zijn dat de basiskwaliteit van de zorg op orde blijft en dat het terugdringen van bureaucratie en regelgeving een positief of minimaal gelijk effect heeft op de bedrijfsvoering. Doel Zorg Zonder Regels: Primair doel: Aantonen dat minder bureaucratie en regelgeving leidt tot meer aandacht voor de behoeften van cliënten en daarmee hun welbevinden bevordert Secundaire doelen: Aantonen dat minder bureaucratie en regelgeving de betrokkenheid van zorgverleners met cliënten terugbrengt bij de zorgverleners Stichting De Hoven Pagina 4
Uitwerking doelstelling Relatie tussen bureaucratie en welbevinden Individueel welbevinden wordt door veel factoren bepaald. Binnen intramurale instellingen beïnvloeden zorglevers het welbevinden van de cliënten. Zij doen dat door te reageren op de behoeften van cliënten, in de vorm van directe interactie (bejegening, hulpvaardigheid, begrip), het ondersteunen van de eigen regie of het overnemen van regie en in het aanbod van voorzieningen en activiteiten (eten, ontspanning, sociale activiteiten, woonplezier). De mate waarin zorgverleners kunnen reageren op deze behoeften hangt af van hun betrokkenheid en de ruimte die regelgeving, beschreven protocollen en administratief werk laten voor eigen verantwoordelijkheid en handelingsperspectief. In de dagelijkse praktijk blijken veel zorgverleners ontmoedigd door de dicterende rol van regels, voorgeschreven handelingen en de hoeveelheid administratief werk. Dit leidt bij veel zorgverleners tot het gevoel dat regels nauwelijks of zelfs helemaal niet bijdragen aan de directe kwaliteit van zorg. Vaak begrijpen cliënten ook niet waarom zorgverleners door administratief werk, regels en processen verhinderd worden te reageren op hun behoeften. De cliënten ervaren hierdoor minder betrokkenheid en aandacht van zorgverleners. Het project is geslaagd wanneer zorgverleners door het terugdringen van bureaucratie en regelgeving meer aandacht kunnen schenken aan behoeften van cliënten en het welbevinden van deze cliënten daardoor toeneemt. Daarbij is De Hoven zich er van bewust dat welbevinden ook door nog door andere factoren wordt beïnvloed. Wisselwerking project en organisatiecultuur In de voorbereiding werd door medewerkers benadrukt dat de dwingende werking van regels en bureaucratie gemakkelijk is, in de zin dat er minder een beroep gedaan wordt op samenwerking, eigen verantwoordelijkheid en gezond verstand. In de afgelopen twee decennia is er ook een bepaalde gewenning opgetreden bij medewerkers om zo strak volgens procedures en protocollen te werken. Het loslaten van de bureaucratie vraagt dan ook meer dan alleen het aanspreken van andere competenties. Competenties kunnen alleen gedijen wanneer de organisatiecultuur dat mogelijk maakt. Cultuur wordt hier gedefinieerd als het gedrag van medewerkers in de organisatie dat voortkomt uit gewoonten, veronderstellingen en waarden. Slechts voor een deel kan het management van De Hoven die gemeenschappelijke waarden beïnvloeden en voor een nog kleiner deel de gemeenschappelijke gewoonten. Het project Zorg Zonder Regels heeft nodig én zal er toe leiden, dat medewerkers binnen een team bewust en actief aan de slag gaan Wat hebben mevrouw De Boer, mevrouw Jansen en de heer Brandsma voor belang bij dit project? Wat betekent het succes van Zorg Zonder Regels nu werkelijk voor de cliënten? Allereerst wordt concreet en werkelijk vanuit de cliënt invulling gegeven van het begrip Belevingsgerichte Zorg. Zorg Zonder Regels betekent dat we niet vanuit regelsystemen de klantvraag gaan definiëren, maar vanuit de individuele beleving van wat aangenaam, nodig en gewenst is. Succes van het project is dat methoden en (gespreks)technieken beschikbaar komen die aantoonbaar bijdragen aan het welbevinden van cliënten. Bij succes van Zorg Zonder Regels wordt zichtbaar dat zorgverleners meer tijd en aandacht hebben voor de behoeften van cliënten wanneer zij minder tijd aan administratie en bureaucratie hoeven te besteden. Dan kunnen juist die dingen weer gedaan worden waar steeds minder tijd voor is gekomen: een wandeling maken, in kleine wensen voorzien, gewoon een praatje maken. Zorg Zonder Regels gaat er voor zorgen dat de passie weer terugkomt bij de zorgverleners. Die passie heeft een positief effect op het welbevinden van cliënten. Hoe vaak hoor je niet maar het ligt niet aan de zusters hoor, die hebben het al zo druk. Bij een blije medewerkers heeft de cliënt minder bezwaar om een beroep te doen op die medewerker. Stichting De Hoven Pagina 5
om oude gewoonten en waarden ter discussie te stellen en aan te passen. Met als doel om te werken aan het welbevinden van de cliënten en deze een mooie dag te bezorgen. Reikwijdte van het project In eerste aanleg wordt het experiment uitgevoerd in drie teams. Deze teams zijn geformeerd rond een bewonersgroep van 8 tot 10 cliënten. Naar schatting zijn er 60 medewerkers in uitvoerende zin betrokken. Bij succes van het project (dat wil zeggen: als bovengenoemde doelstellingen worden behaald) dan zal de werkwijze worden doorgetrokken naar andere teams binnen De Hoven. In totaal gaat het dan om 870 cliënten en 1.100 medewerkers. Ook wil De Hoven de resultaten, de opzet en de werkwijze graag delen met andere instellingen. TWEE ORGANISATIE Uiteraard betekent Zorg Zonder Regels niet dat er geen afspraken zijn. Maar deze werkafspraken ontstaan vanuit de genoemde kernwaarden en vooral vanuit de afspraken die met cliënten zijn gemaakt. Naar eigen inzicht en vanuit professionele creativiteit gaan de drie afdelingen vorm en inhoud geven aan de zorg- en dienstverlening. Afspraken en werkmethoden worden geleid door welbevinden, welzijn, veiligheid en gezondheid van de cliënten. Begeleiding van het experiment Dit experiment moet goed begeleid worden. Plat gezegd zijn in de loop der jaren pro-activiteit en zelfstandigheid meer en meer vervangen door het reactief zijn op regels en sancties. Het gezond verstand is lui gemaakt. Men kan dan ook niet verwachten dat alleen door het perspectief van Zorg Zonder Regels, medewerkers in de zorg ineens proactief worden. Vragen als hoe kom je er achter wat op individueel niveau bepalend is voor welbevinden en hoe weet je nu of dit experiment ook tot het beoogde doel heeft geleid zijn moeilijk te beantwoorden. Het experiment zal daarom goed begeleid worden. Mevrouw Dr. L. Meijering van de Rijksuniversiteit Groningen zal, onder supervisie van Prof.dr. I. Hütter, het experiment begeleiden middels een participatief onderzoek met zeer oude mensen, hun begeleiders en familieleden. Het onderzoek moet inzicht en mogelijke interventies opleveren waarmee cliënten, familie en zorgverlener/ondersteuner samen, vanuit de behoeften van de cliënten, invulling geven aan de ondersteuning. Vanuit het UMCG zal professor Slaets ondersteuning bieden waar het gaat om methoden en technieken om welbevinden te meten. Ook heeft professor Slaets cursussen ontwikkeld om groepen verzorgenden te scholen in het voeren van gesprekken over welbevinden. Het beoordelen of Zorg Zonder Regels een positief effect heeft op de beleving en de betrokkenheid van de zorgverleners zal deels vanuit De Hoven zelf en deels door een nog te bepalen externe partner worden gedaan. De insteek daarbij zal drieledig zijn: de betrokkenheid van de zorgverleners leidt tot een grotere focus op de behoeften van cliënten, heeft een positief effect op het welbevinden van de cliënten en het maakt De Hoven en de ouderenzorg in het algemeen een aantrekkelijker werkgever. We zijn ook in gesprek met een bedrijf dat zich bekwaamd heeft in het onderzoeken van het effect van ontbureaucratisering op de bedrijfsvoering. De begeleiding maakt het mogelijk om goed en objectief te kunnen aantonen of de doelstellingen gerealiseerd worden. En ook om het Stichting De Hoven Pagina 6
experiment geldigheid te laten krijgen voor de ouderenzorg in Nederland en niet alleen voor De Hoven. Dit zijn ook de redenen waarom wij de steun (zowel inhoudelijk, financieel als in termen van draagvlak) van zorgkantoor, Inspectiedienst en politiek nodig en noodzakelijk vinden. Publiciteit Er is inmiddels intern en extern veel belangstelling voor Zorg Zonder Regels. Daarom moeten we onze reactieve en proactieve publiciteit goed voor elkaar hebben. We zoeken en vinden ondersteuning bij het actief publiceren van het experiment, de voortgang en de resultaten. Intern doen we dat door middel van periodieke interviews met cliënten, familie, zorgverleners en de projectgroep. Deze interviews worden dan gepubliceerd op het intranet en YouTube (uiteraard na toestemming). Ook zullen we lokale, regionale en landelijke pers benaderen voor aandacht aan Zorg Zonder Regels. Voor nu wordt vastgesteld, dat de communicatie met pers in principe door de bestuurder wordt gevoerd en dat het secretariaat van de bestuurder alles omtrent communicatie met pers coördineert en organiseert. De interne communicatie en de communicatie met stakeholders (Zorgkantoor, Inspectiedienst, subsidiërende organisaties) wordt in principe gevoerd door de projectleider. Het experiment in uitvoering Het experiment is in vier fasen te verdelen: 1. Ideevorming en draagvlak 2. Praktische voorbereiding 3. Uitvoering 4. Evaluatie en vervolgacties Fase 1 (november 2010 februari 2011) begon met het schrijven van een startdocument. Hierin werd een vrij globaal idee, bij wijze van spreken geboren aan de keukentafel, concreet genoeg gemaakt om te bespreken binnen De Hoven en met stakeholders. In januari heeft de directie van De Hoven een positief besluit genomen over dit startdocument. In fase 1 zijn velen enthousiast gemaakt over het experiment en is ook duidelijk geworden dat de impact van dit onderzoek bijzonder groot kan zijn. De Hoven is een middelgrote organisatie met nauwelijks financiële ruimte en in de eerste fase is ook duidelijk geworden dat externe fondsen nodig zijn om het experiment, inclusief alle onderzoeken die uitgevoerd worden, te kunnen financieren. Fase 2 (februari mei 2011) is gestart op de Leidinggevendendag van De Hoven op 18 februari 2011, gevolgd door een startbijeenkomst op 22 februari, waarbij o.a. vertegenwoordigers van Zorgkantoor Menzis, Ondernemingsraad, Cliëntenraad, de Medische Dienst en ook onderzoekster dr. L.B. Meijering aanwezig waren. Het doel van deze bijeenkomst was om een gedeeld en voor iedereen herkenbaar beeld te krijgen van het experiment en de doelstelling. Dit beeld is tevens gedeeld met professor Slaets en op 10 maart kreeg de directie van De Hoven de gelegenheid om met Tweede Kamerleden van de VVD en PVV te praten over Zorg Zonder Regels. In de week van 14 maart starten de zeepkistbijeenkomsten op alle locaties van De Hoven, om teams te enthousiasmeren voor deelname aan het experiment. Dat enthousiasmeren lijkt overigens bij voorbaat al nauwelijks nodig. De kunst is om niet voor te schrijven aan welke criteria deze teams moeten voldoen, maar om ze dat zelf Stichting De Hoven Pagina 7
te laten bedenken op basis van de uitgangspunten van Zorg Zonder Regels en zelf ook te bedenken hoe ze zich presenteren en de jury te overtuigen. Het is ook zaak om niet per sé een topteam te kiezen en daarmee de kans op succes bij voorbaat te vergroten. Want wat zegt dat succes vervolgens over de uitdraagbaarheid van Zorg Zonder Regels? Wel is het vooraf helder dat om als team geschikt te zijn voor Zorg Zonder Regels, het team de basis op orde moet hebben, er voldoende samengewerkt wordt in het team en een intrinsieke wil moet tonen en hebben om volgens het concept te werken. Tijdens fase 2 wordt ook hard gewerkt aan het werven van fondsen. Zo zal getracht worden om fondsen aan te spreken bij ZonmW en de provincie en tracht De Hoven om ook Zorgkantoor en het Ministerie van VWS het experiment financieel te laten ondersteunen. In de voorbereidingsfase zal een mindmap 2 worden gemaakt. Deze mindmap moet laten zien: welke kernwaarden essentieel zullen zijn in de interactie tussen cliënten, familie en zorgverleners waar dilemma s ontstaan (Bijvoorbeeld: hoe bewaken we kwaliteit? In het eerder genoemde voorbeeld: wat als mevrouw Jansen valt en haar heup breekt? Wat betekent Zorg Zonder Regels voor afdelingen die hun bestaan ontlenen aan die regels?) Welk randvoorwaarden zullen wel hard moeten worden gemaakt (hoe gaan we om met beperkte financiële middelen? Met fysieke ruimte en personeel?) Welke vaardigheden worden van medewerkers gevraagd? Welke organisatorische vraagstukken zullen ontstaan? De mindmap zal deze vragen specifieker maken en vervolgens beantwoorden op een praktijkgerichte manier. Na de mindmap wordt een simulatiedag georganiseerd. In deze simulatie staat een afdeling met 7 of 8 (gesimuleerde) cliënten en een team medewerkers centraal. Vanuit de opbrengsten van de mindmap maken de medewerkers afspraken met de cliënten en met collega s en wordt de ondersteuning van de cliënten georganiseerd. Uiteraard vinden in de simulatie allerlei onverwachtse gebeurtenissen plaats, die medewerkers, cliënten, familie en organisatie uitnodigen om effectief te handelen, zonder terug te kunnen vallen op protocollen, procedures en regels. Van de simulatie worden filmopnames gemaakt en er wordt in verhalende zin een verslag gemaakt. Alle betrokken actoren komen na de simulatie aan het woord en vertellen welke inzichten de simulatie heeft gegeven. Inzichten die van belang zijn voor het starten van het experiment. In de voorbereiding zal ook nadrukkelijk worden stilgestaan bij het omgaan met fouten en incidenten. Het is niet dat het experiment zal leiden tot meer risico en fouten. Juist niet. Maar het is wel een experiment dat de nadruk legt op gewoon verder gaan met je leven. En net als in het normale leven kan er wel eens iets mis gaan. Te verwachten is echter dat vele ogen het experiment zullen volgen en daar zullen ook argusogen bij zitten. En dus moeten we zorgen voor volstrekte transparantie en ook voorbereid zijn op maatschappelijk meekijken. In deze fase zal het ook duidelijk worden om welke regels, procedures en registraties het vooral gaat. Er zullen regels zijn waarvan duidelijk wordt dat ze geen aantoonbare bijdrage leveren aan het welbevinden van de cliënten; ook niet in indirecte zin. Dit kunnen regels zijn die door controlerende en toezichthoudende instellingen zijn opgelegd, maar ook regels die De Hoven zelf heeft bedacht. Er zullen ook regels die in de basis als nuttig en zinvol worden ervaren, maar die 2 Mindmapping is een compleet managementgereedschap dat resultaten van complexe processen efficiënt in beeld brengt, waarbij gedragsaspecten op een praktische en natuurlijke wijze ingevoegd kunnen worden. Bovendien is deze werkwijze heel geschikt om een aantal belangrijke managementcompetenties zichtbaar te maken en optimaal te benutten. Stichting De Hoven Pagina 8
als regelsysteem zijn doorgeschoten door bijvoorbeeld veel te gedetailleerde procedures, uitvoerige formulieren en overtrokken maatregelen om risico s te beperken. De vraag en om welke regels gaat het dan precies? is al vaak gesteld in het kader van Zorg Zonder Regels. Maar het zou nou juist net het verkeerde signaal zijn om dat vooraf te gaan bedenken. Het experiment moet immers duidelijk maken welke regels een relatie hebben met welbevinden en hoe die regels van invloed zijn. Fase 3 (juni 2011 februari 2012) is de uitvoering van het experiment, dat een half jaar duurt. De startdatum is van een aantal factoren afhankelijk, onder meer de beschikbaarheid van fondsen en de voorbereidingen van de deelnemende teams. De verwachting op dit moment is om begin mei te starten met fase 3. Het onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) zal iets eerder beginnen, omdat er ook in dit onderzoek een oriëntatiefase zit. En ook zal voor aanvang van het experiment een nulmeting gedaan worden voor wat betreft het welbevinden van de cliëntengroep. Het onderzoek naar de invloed van Zorg Zonder Regels op de bedrijfsvoering zal parallel lopen aan de andere onderzoeken Hiermee wordt bedoelt dat wel tijdens hetzelfde tijdspad wordt gemeten, maar niet de uitvoering van het experiment wordt beïnvloed. Datzelfde geldt voor het onderzoek naar de beleving van de medewerkers. Tijdens fase 3 zal maandelijks een tussenevaluatie plaatsvinden. Fase 4 (maart 2012 april 2012) hierin vindt de evaluatie van het experiment plaats. In deze fase wordt duidelijk of het loslaten van de bureaucratie inderdaad een positief effect heeft op het welbevinden van onze cliënten, op passie van de zorgverleners en op de bedrijfsvoering van de instelling. Interne organisatie Organisatie uitvoering Opdrachtgever: bestuurder De Hoven Projectgroep Onderzoeksteam bedrijfsvoering Team 1: Professor Slaets, onderzoekers UMCG Team 2: Begeleidingsgroep (Clientenraad, OR, Zorgkantoor, Medische Dienst) Hoofd Zorg + teamleden Hoofd Zorg + teamleden Onderzoeksteam beleving personeel Dr. L.B. Meijering en onderzoeksteam RUG Stichting De Hoven Pagina 9
Samenstelling Projectgroep: Projectleiding: de heer drs. A. Enter (directeur Regio Oost) Secretariaat: mevrouw E. Westerman (directiesecretaresse) Beleidsondersteuning: de heer drs. H.J. Braaksma (extern) Fondsen en subsidies: mevrouw R. Budde (medewerker inkoop) De projectgroep koppelt doorlopend de voortgang van het project terug aan de Opdrachtgever. Samenstelling Begeleidingsgroep: De heer M. Bosma: De heer J. Mossel: Mevrouw S. Slump: De heer professor dr. J.P.J. Slaets: Mevrouw dr. L.B. Meijering: Mevrouw professor dr. I. Hütter: De heer drs. N. Asefi: De heer A.J. Rollema: Mevrouw M. Mulder: Mevrouw K. Schepel: Zorgkantoor Menzis Centrale Cliëntenraad Ondernemingsraad UMCG RUG RUG Verpleeghuisarts Locatiemanager Hoofd Zorg Hoofd Zorg Stichting De Hoven Pagina 10
DRIE FINANCIERINGSBEHOEFTE 1. Participatief onderzoek door RUG Inzet personeel interventie, reiskosten. Er is een offerte van Dr. Meijering, op basis van 944 uur inzet tijdens het experiment. Totale kosten 44.427 2. Onderzoek UMCG (progressie welbevinden) Nulmeting, metingen tijdens onderzoek, evaluatie, reiskosten, rapportage. Er is nog geen offerte opgevraagd. Vooralsnog gaan we uit van een gelijk aantal uren (en dus benodigde financiering) als voor het RUG-onderzoek; 45.000 3. Onderzoek naar effect Zorg Zonder Regels op bedrijfsvoering Nulmeting, metingen tijdens onderzoek, evaluatie, reiskosten, rapportage. Er is nog geen uitgewerkte offerte, raming is benodigde inzet onderzoeksbureau van 80 uur à 120,00 per uur = 9.600 exclusief BTW en rapportage. Totaal raming is 14.000 4. Onderzoek naar effect Zorg Zonder Regels op beleving zorgverleners Nulmeting, metingen tijdens onderzoek, evaluatie, reiskosten, rapportage. De Hoven zal een deel zelf onderzoeken. Raming van het overige deel: volgen van circa 20 medewerkers, à 3 uur per medewerker = 60 uur à 80,00 per uur = 4.800; inclusief BTW en rapportagekosten is de raming 8.000 5. Kosten opleiding en begeleiding medewerkers Scholing in gesprekken over welbevinden, begeleiding in die gesprekken. Scholing 20 medewerker en leidinggevenden. Kosten per medewerker 500 = 10.000 t.b.v. scholingskosten 6. Kosten inhuur expertise Mindmap, simulatie, beleidsondersteuning in projectgroep. Mindmap en simulatie: inclusief voorbereiding en uitwerking 32 uur à 120,00 per uur = (incl. BTW en rapportage) 5.000. Inhuur beleidsondersteuning: 72 uur à 135,00 per uur (incl BTW) = 9.720. Totaal 14.720. 7. Kosten improductief personeel tijdens experiment Uren inzet eigen personeel in voorbereiding, eigen onderzoek, evaluaties, extra inzet tijdens opstartfase. We rekenen alleen inzet uren die onttrokken worden aan het primair proces: Voorbereiding en evaluatiesessies: 50 uur x 20 medewerkers = 1.000 uur Scholing: 18 uur x 20 medewerkers = 360 uur Extra inzet opstartfase: 10 fte in maand 1,5 fte in maand 2 = 2340 uur Personeelskosten per uur (inclusief sociale lasten) 21,44 x 3700 = 79.328 Financieringsbehoefte Zorg Zonder Regels 1. Onderzoek RUG 44.427 2. Onderzoek UMCG 45.000 3. Onderzoek bedrijfsvoering 14.000 4. Onderzoek zorgverleners 8.000 5. Kosten opleiding en begeleiding medewerkers 10.000 6. Kosten inhuur expertise 14.720 7. Kosten improductief personeel 79.328 Totaal 215.475 Stichting De Hoven Pagina 11