Bestek 2016/HFB/OO/32830 Raamovereenkomst consultancy m.b.t. o.a. technisch onderhoud, bouwkundige en/of technische conditiebepaling en energieaudits. Vragen en antwoorden Op p. 12 en 13 worden bij de kwalitatieve selectiecriteria attesten gevraagd van extern gevolgde opleidingen. Hierbij worden de volgende randvoorwaarden gesteld: o Attesten van min. 3 dagen gevolgde opleiding tussen 1/01/2013 en 31/12/2015 o Elke persoon die voor het uitvoeren van de opdracht zal worden ingezet, dient deze attesten te kunnen voorleggen. Hierbij stellen wij ons de vraag of het volgen van de beschreven opleiding vóór 1/01/2013 in combinatie met aantoonbare werkervaring in het domein in tussentijd, als gelijkwaardig wordt beschouwd. Mogen we met andere woorden ook meer senior profielen toevoegen aan het team die de nodige opleidingen (bv. voor conditiebepalingen) vroeger reeds gevolgd hebben, maar die in tussentijd wel reeds meerdere opdrachten uitvoerden? In de volgende tekst op pag. 12 en 13 van het bestek 2.1.2 KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 EN 72 KB PLAATSING) De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: Beschikken over minstens drie (3) referenties van uitgevoerde opdrachten betreffende de opmaak van een bestek voor een onderhoudscontract, drie (3) referenties betreffende de uitvoering van een NEN2767 audit, en drie (3) referenties betreffende de uitvoering van een energieaudit. Allen uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar en elk voor een bedrag van minstens 5.000 excl. BTW. Onder bedrag wordt verstaan het door de klant goedgekeurde bedrag dat werd aangerekend voor de opdracht, voor één of meerdere gebouwen of sites. De opdrachten zijn uitgevoerd voor minstens 3 verschillende instanties. Beschikken over attesten van extern gevolgde opleidingen m.b.t.: o het uitvoeren van NEN2767 audits of conditiebepalingen op basis van een gelijkaardige norm voor elke persoon die voor het uitvoeren van dergelijke audits zal worden ingezet in het kader van deze opdracht, en met een minimum van 3 dagen gedurende de periode 1/01/2013 t.e.m. 31/12/2015 voor elke persoon. o het uitvoeren van energieaudits voor elke persoon die voor het uitvoeren van dergelijke audits zal worden ingezet in het kader van deze opdracht, en met een minimum van 3 dagen gedurende de periode 1/01/2013 t.e.m. 31/12/2015 voor elke persoon. 1
De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: Stuk 6: De opgave van 9 (negen) referentie opdrachten. De referenties zijn maximum 3 jaar geleden besteld. Minimaal te vermelden per opdracht: naam klant, adres site, omschrijving opdracht, factuurbedrag excl. BTW, datum bestelling opdracht. Bijhorend: toelichting per referentie gestaafd door getuigschriften van goede uitvoering en afgeleverd door de bestellende publiek-rechterlijke instanties. De opdrachten zijn uitgevoerd in bestaande gebouwen voor minstens 3 verschillende instanties. Stuk 7 : Attesten van extern gevolgde opleidingen m.b.t. : o het uitvoeren van NEN2767 audits of conditiebepalingen op basis van een gelijkaardige norm voor elke persoon die voor het uitvoeren van dergelijke audits zal worden ingezet in het kader van deze opdracht, en met een minimum van 3 dagen gedurende de periode 1/01/2013 t.e.m. 31/12/2015 voor elke persoon. o het uitvoeren van energieaudits voor elke persoon die voor het uitvoeren van dergelijke audits zal worden ingezet in het kader van deze opdracht, en met een minimum van 3 dagen gedurende de periode 1/01/2013 t.e.m. 31/12/2015 voor elke persoon. Het volgen van een opleiding m.b.t. bv. de werking van warmtepompen, een BEO-veld, betonkernactivering of andere energie gerelateerde onderwerpen wordt ook aanzien als een opleiding in het kader van het uitvoeren van energieaudits. De attesten dienen te zijn opgemaakt door de opleidingsinstantie en vermelden minimaal : o de naam van de persoon die de opleiding volgde o het voorwerp van de opleiding o de duur van de opleiding o de data van de opleiding mag de datum 1/01/2013 vervangen worden door 1/01/2011. Bovendien worden aantoonbare relevante bedrijfs- of beursbezoeken gelijkgeschakeld met extern gevolgde opleidingen. Als relevant wordt bv. beschouwd een bedrijfs- of beursbezoek m.b.t. onderhoud van technische of bouwkundige elementen (voor wat betreft de NEN audits) of een bedrijfs- of beursbezoek m.b.t. energetische aspecten van technische of bouwkundige elementen (voor wat betreft de bijkomende dienstverlening voor energieaudits). De inschrijver toont deze bezoeken aan door een verklaring op erewoord met opgave van : o de naam van de persoon die het bedrijfs- of beursbezoek volgde o het voorwerp van het bedrijfs- of beursbezoek o de duur van het bezoek o de data van het bezoek Bovenstaande schuingedrukte tekst werd ook reeds als terechtwijzend bericht gepubliceerd op 23/08/2016. 2
Wat is de vermoedelijke omvang van de werken? In het overzicht staan vermoedelijke hoeveelheden ingevuld voor de verschillende deeltaken. Veel van deze zijn gesteld op 1 om hiervoor ook een prijs te krijgen. Zijn deze getallen enigszins realistisch om de totale werkbelasting voor de volledige duurtijd van het raamcontract in te schatten? Op pag. 7 van het bestek staat vermeld : In de inventaris zijn er vermoedelijke hoeveelheden opgenomen. Dit houdt in dat het mogelijk is dat niet de totaliteit van de diensten is uitgevoerd na beëindiging van deze overeenkomst. Dit kan onder geen enkele voorwaarde aanleiding geven tot schadevergoeding ten voordele van de dienstverlener. En op pag. 10 : De vermoedelijke afnamehoeveelheden opgenomen in de inventaris geven slechts een aanduiding voor de uit te voeren diensten gedurende de volledige looptijd van de raamovereenkomst. Het sluiten van de opdracht op basis van dit bestek geeft de opdrachtnemer geen exclusiviteitsrecht. De aanbestedende overheid kan gedurende de duur van de opdracht prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door andere opdrachtnemers of door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan in dat geval geen aanspraak maken op enige vergoeding. En op pag. 16 : Aangezien het hier om een raamcontract gaat, kunnen er geen exacte hoeveelheden worden opgegeven. De vermoedelijke afnamehoeveelheden opgenomen in de inventaris geven een aanduiding voor de uit te voeren diensten gedurende een periode van 4 jaar. Uiteraard zullen slechts de hoeveelheden volgens de behoeften afgenomen worden. De inschrijver zal zich in geen geval kunnen beroepen op enige schadevergoeding indien de opgegeven hoeveelheden niet worden verwerkt gedurende de opgegeven periode. Het is zeer moeilijk, zo niet onmogelijk, om een juiste afname in te schatten. Niettemin werd getracht om in de meetstaat zo realistische mogelijke vermoedelijke hoeveelheden op te nemen. De vermoedelijke hoeveelheden waar 1 werd opgegeven, werden alleszins niet op deze waarde ingesteld louter om hiervoor ook een prijs te krijgen. Waar zijn de meeste van jullie gebouwen geografisch gelegen? Veelal in Brussel of voornamelijk verspreid over de verschillende provincies? Op pag. 36 van het bestek staat vermeld : De adressen van de gebouwen / gebouwsites worden voor elke afname meegedeeld in de bestelbrief. De adressen bevinden zich in het Vlaams en Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Uitzonderlijk kan een beroep worden gedaan op de opdrachtnemer voor prestaties in het buitenland. Voor buitenlandse prestaties worden de aantoonbare verplaatsings- en verblijfskosten apart vergoed. De diensten zullen hoofdzakelijk plaats vinden in gebouwen die in gebruik zijn. 3
Art. 2.3.3 Vorm en inhoud offerte: onder stuk 12 stelt u dat het inzetten van onderaannemers alleen toegelaten is voor de posten prestaties in regie expertise bouwkunde, bouwkundige audit en ondersteuning bij prospectie. Onder art. 2.3.4 Voordracht van onderaannemers stelt u dat het inzetten van onderaannemers alleen toegelaten is voor de posten prestaties in regie expertise bouwkunde, bouwkundige audit, ondersteuning bij prospectie, meetapparatuur en metingen, meetcampagnes, trendings en uitbreiding meetcampagne. We vinden deze laatste omschrijving ook terug onder punt 3.1.4 voordracht van onderaannemers. We veronderstellen dat deze laatste omschrijving de correcte is. OK? Dat klopt. De laatste omschrijving, dus met inbegrip van Meetapparatuur en Metingen, meetcampagnes, trendings en uitbreiding meetcampagne is de correcte. Art. 2.4.4 Prijsherziening: er wordt een herziening voorzien volgens Agoria. Mogen we er van uit gaan dat de tabel landsgemiddelde dient gebruikt te worden? Wij vinden dat niet terug in de tekst. Inderdaad. Art. 3.4.1 Straffen: we lezen dat het totale bedrag beperkt wordt tot 20% van de weerhouden inschrijvingssom op jaarbasis. Dat lijkt ons zeer veel. Deze weerhouden inschrijvingssom is te spreiden over 3,5 (of max. 4) jaar en er is geen garantie dat deze totale som ooit zal besteld worden. Ons lijkt een maximale straf van 10% op het in het lopende jaar bestelde bedrag aannemelijker en ook meer in relatie tot de opdracht. Onder artikel 3.4.1. Straffen (art. 45 KB uitvoering) staat op pag. 29 van het bestek vermeld : Het totale bedrag van de straffen wordt beperkt tot 20% van de weerhouden inschrijvingssom op jaarbasis. Deze tekst mag vervangen worden door : Het totale bedrag van de straffen dat tijdens een kalenderjaar kan worden aangerekend, wordt beperkt tot 10% van het in dit kalenderjaar bestelde bedrag aan opdrachten. Na het einde van elk kalenderjaar wordt er dus nagegaan of het totale bedrag aan eventuele toegepaste straffen tijdens het voorbije kalenderjaar dit maximale bedrag niet overschrijdt en wordt er desgevallend een correctie toegepast. Art. 14: regeltechnische audit: u spreekt van een sjabloon dat zal ter beschikking gesteld worden. Is het mogelijk dit nu al te krijgen zodat we de hoeveelheid werk exact kunnen inschatten? 4
Er staat vermeld : De regeltechnische audit wordt aangeleverd met volgende lay-out: beknopt beschrijvend rapport voorzien van resultatentabel (stappenplan) in Excel en een actielijsttabel in Excel (van beiden wordt het sjabloon aangeleverd door het Agentschap Facilitair Bedrijf). M.b.t. het beknopt beschrijvend rapport wordt verwezen naar de minimale lijst van op te nemen punten vermeld onder punt 1 t.e.m. 7.4 op dezelfde pagina. In bijlage is een voorbeelddocument opgenomen van een resultatentabel van een potentieelscan. Dezelfde werkwijze kan toegepast worden voor een resultatentabel van een regeltechnische audit. Het betreft dus een overzicht van de mogelijke maatregelen die naar voren komen uit de analyse, met vermelding van o.a. besparingspotentieel, kost, terugverdientijd, In bijlage is eveneens een voorbeelddocument van een actielijsttabel van een energieaudit opgenomen. Dezelfde werkwijze kan toegepast worden voor een actielijsttabel van een regeltechnische audit. Het betreft dus een overzicht van de maatregelen die effectief worden aangepakt, met o.a. verwijzing naar de pagina van de audit waar deze maatregel besproken wordt, weergave van de acties die ondernomen dienen te worden alsook door wie en tegen wanneer, opgave van de besparing, Art. 15: potentieelscan: u spreekt van een sjabloon dat zal ter beschikking gesteld worden. Is het mogelijk dit nu al te krijgen zodat we de hoeveelheid werk exact kunnen inschatten? Er staat vermeld : De Potentieelscan wordt aangeleverd met volgende lay-out: beknopt beschrijvend rapport voorzien van resultatentabel in Excel (sjabloon aangeleverd door het Facilitair Bedrijf). M.b.t. het beknopt beschrijvend rapport wordt verwezen naar de beschrijving van de inhoud ervan op pagina 80 van het bestek. In bijlage is een voorbeelddocument opgenomen van een resultatentabel van een potentieelscan. Het betreft dus een overzicht van de mogelijke maatregelen die naar voren komen uit de analyse, met vermelding van o.a. besparingspotentieel, kost, terugverdientijd, P73. Na vraag bij de gebruikers of de instellingen aan de verwachtingen voldoen. Hoe? Dient dit via een enquête (online) te gebeuren? Het bestek vermeldt onder artikel 13 Energieaudit, punt 3 Beschrijving van de bestaande toestand, punt B. Verwarming : Eveneens dient er een navraag te gebeuren bij de gebruikers 5
van het gebouw, of de huidige instellingen voldoen aan de verwachtingen. Deze feedback dient te worden vergeleken met de comforteisen opgelegd door de besteller voor het desbetreffende gebouw. Opgelet: Deze navraag bij de gebruikers mag slechts gebeuren na de goedkeuring van de Facility Manager of Gebouwcoördinator. In tegenstelling tot wat werd vermeld, dient deze navraag niet rechtstreeks te gebeuren bij de gebruikers van het gebouw, maar bij de gebouwverantwoordelijke of technisch beheerder van het gebouw, en dit op basis van een vooraf met de aanbestedende overheid overeengekomen checklist. P74 Verlichting : voor welke ruimtes dient dit te gebeuren? Alle ruimtes? Enkel typeruimtes? Wanneer? s nachts? Zijn alle gebouwen/lokalen dan ook toegankelijk met begeleiding? Het bestek vermeldt onder artikel 13 Energieaudit, punt 3 Beschrijving van de bestaande toestand, punt F. Verlichting : Er dienen metingen te worden uitgevoerd van verlichtingssterkte (lux) en gelijkmatigheid in representatieve lokalen. Volgende zaken dienen te worden bekeken: lamptechnologie, efficiëntie armaturen, opstelling, intelligente sturing en controle op conformiteit met EN 12464. Alsook de bepaling van het totaal geïnstalleerd verlichtingsvermogen in W/m². De metingen dienen enkel te worden uitgevoerd in representatieve lokalen (typeruimtes) en worden uitgevoerd volgens EN12464 (indicatoren: verlichtingssterkte, uniformiteit, luminantie ). Al het benodigde materiaal wordt voorzien door de ontwerper (meettoestellen, statieven, ). De meting van lichtsterktes en uniformiteiten: elke meting gebeurt enkel met 100% kunstlicht! Dit in functie van het type van lokaal; de nodige afspraken voor metingen buiten de normale werkuren dienen te worden gemaakt met de lokale verantwoordelijke (gebouwverantwoordelijke, siteverantwoordelijke of hiërarchisch verantwoordelijke van de diensten die het gebouw benutten). Indien de medewerking van deze diensten niet kan verkregen worden, wordt de ontwerper geacht de leidend ambtenaar of diens gemachtigde te verwittigen. Het lichtmeting rapport wordt aangeleverd met volgende lay-out: een beknopt beschrijvend rapport voorzien van een tabel met alle meetpunten en gemeten waarden. Eveneens dient er op situatieplan de plaats van de meting worden aangeduid. 6