STANDHOUDERSHANDBOEK

STANDHOUDERSHANDBOEK Het Motor Event van Noord Oost Nederland Vrijdag, zaterdag en zondag 22 t/m 24 januari 2016

2

3 Almelo, januari 2016 Beste exposant, U gaat exposeren op de MotorExpo Assen. Voor een optimaal resultaat van uw deelname is het belangrijk dat u deze beurs goed voorbereidt. Als beursorganisatie helpen wij u daar graag bij. Deze standhouders informatie bevat alle gegevens die van belang zijn voor u als deelnemer aan de Motor Expo. Wij verzoeken u daarom vriendelijk deze standhoudersinformatie zorgvuldig door te nemen en te bewaren. Hebt u na het lezen van de informatie nog vragen? Neemt u dan gerust contact met ons op. Hopende op een prettige samenwerking, wensen wij u alvast een goede voorbereiding en een succesvolle beurs. Met vriendelijke groet, Expo Management en TT Hall Exploitatie

4 INHOUDSOPGAVE: Belangrijke telefoonnummers blz. 5 Beursdata en openingstijden blz. 6 Op- en afbouwdagen blz. 7 Deadlines blz. 8 Adres en bereikbaarheid TT Hall blz. 9 Logistiek en parkeren blz. 10 Plattegrond blz. 11 Technische specificaties blz. 12 Standbouw blz. 13 Bewaking en verzekering blz. 15 Catering blz. 15 Regels voor activiteiten blz. 16 Waarschuwing Expo Guide/ Fair Guide blz. 17

5 BELANGRIJKE TELEFOONNUMMERS Organisatie MotorExpo Assen Expo Management (voor en na de beurs) 0546-54 68 20 Niek Asbroek 06-83 44 48 45 TT Hall Assen Algemeen 0592 30 40 80 TT Hall Assen Catering Catering Bos & Bos (Ilona Jensema) 050-525 33 26

6 BEURSDATA EN OPENINGSTIJDEN Beursdata Vrijdag 22, zaterdag 23 en zondag 24 januari 2016 Openingstijden bezoekers Vrijdag 22 januari 18.00u tot 22.00u Zaterdag 23 januari 10.00u tot 18.00u Zondag 24 januari 10.00u tot 18.00u Openingstijden exposanten Vrijdag 22 januari 17.00u tot 22.00u Zaterdag 23 januari 09.00u tot 18.00u Zondag 24 januari 09.00u tot 18.00u Let op: de beursvloer is op de bovenstaande tijden alléén toegankelijk via de hoofdingang. Standhouders dienen minimaal 30 minuten voor aanvang aanwezig te zijn.

7 OP- EN AFBOUWTIJDEN Opbouwdagen Woensdag 20 januari 12.00u tot 17.00u Donderdag 21 januari 08.00u tot 17.00u Vrijdag 22 januari 08.00u tot 16.00u Attentie: Standhouders welke gebruik maken van de standbouw van Expo Management kunnen de stand donderdag 21 januari vanaf 08.00u inrichten. Afbouwtijden Zondag 24 januari 18.00u tot 22.00u Maandag 25 januari 08.00u tot 17.00u Attentie: Standhouders welke gebruik maken van standbouw van Expo Management dienen direct na afloop van de beurs alle materialen van de wanden en frieslijsten te verwijderen. Wanden, frieslijsten en vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat te worden opgeleverd. Eventuele schade wordt aan u doorberekend.

8 DEADLINES Voor de MotorExpo Assen kunt u bij ons diverse (standbouw)materialen en voorzieningen bestellen. Het liefst ontvangen wij uw bestellingen zo spoedig mogelijk, u kunt deze echter nog tot uiterlijk 8 dagen voor aanvang van de beurs aan ons doorgeven. Veel deelnemers wachten tot het laatste moment met het (bij)bestellen van standmateriaal of vragen slechts enkele uren voor de beurs nog om een verandering. Dit legt veel extra werkdruk op de beursorganisatie en het technisch personeel. Soms is het onvermijdelijk en in dat geval helpen wij u graag om alles in orde te krijgen voordat de beurs begint. Maar we willen de onevenredige extra werkdruk en ook de extra kosten die wij moeten maken om aan de laatste wensen tegemoet te komen, wat beperken. Daarom berekenen wij over elke bestelling die na vrijdag 15 januari wordt doorgegeven, een toeslag van 25%. MotorExpo Assen biedt u de gelegenheid om gratis uw persberichten en bedrijfsinformatie op de website www.motorexpo-assen.nl te plaatsen. De informatie blijft beschikbaar tot de volgende editie. Het aanleveren van uw digitale informatie kan tot en met vrijdag 15 januari. De beursplattegrond en de deelnemerslijst worden verspreid naar diverse media. De gegevens worden zo zorgvuldig mogelijk zoals bij ons bekend, doorgegeven. Voor eventuele onjuistheden die nadien worden aangebracht zijn wij niet aansprakelijk.

9 ADRES EN BEREIKBAARHEID TT HALL TT Hall Assen Adres: De Haar 11 9405 TE Assen Tel: 0592-304 080 Fax: 0592-304 081 info@tt-hall.nl www.tt-hall.nl Route: De TT Hall ligt op het terrein naast het TT Circuit Assen. Vanaf de A28 geven ANWB-borden u de richting naar het circuit en de TT Hall aan. Kijk voor een uitgebreide routebeschrijving op www.tt-hall.nl. Raadpleeg 0900-9292 voor informatie over het openbaar vervoer.

10 LOGISTIEK EN PARKEREN Deuren Op de eerdergenoemde op- en afbouwtijden zullen de belangrijkste toegangsdeuren van de hal geopend zijn voor het aanleveren van materialen. Is er een deur gesloten? Belt u dan het algemene nummer van de TT Hall. (0592-30 40 80) Vlak voor-, tijdens- en na openingstijd zijn andere deuren dan de hoofdingang niet bedoeld voor in- en uitloop. Deze zullen dan ook gesloten zijn. Alleen op deze manier blijft de vloer overzichtelijk en kan diefstal worden voorkomen. De deuren en nooduitgangen zijn elektrisch vergrendeld. Alleen bij een noodalarm gaan deze automatisch open. Naast elke deur zit een noodknop. Bij misbruik van deze noodknop wordt u een boete van 500,- in rekening gebracht i.v.m. het laten uitrukken van de hulpdiensten en het resetten van het systeem. Hal betreden met auto s/ vrachtwagens etc. Nadat op vrijdagmiddag de vloerbedekking in de gangpaden is gelegd, is het verboden de hal nog met auto s te betreden. Dan is het niet meer mogelijk om groot materiaal aan te leveren. Alleen de kleine toegangsdeuren zijn dan geopend. Na 17.00u kunt u alleen via de hoofdingang naar binnen op vertoon van een standhouderskaart. Hebt u groot of zwaar materiaal? Wacht dan niet tot de laatste opbouwdag! Het is dan onmogelijk om tussen de stands door te manoeuvreren. Dit materiaal krijgt van ons altijd voorrang om zo vroeg mogelijk op te bouwen. Neem daarom bij twijfel contact met ons op. Zorg er ook voor dat uw standbouwer, transporteur en eventueel uw leverancier op de hoogte zijn van deze informatie.

Gebruik van heftruck Tijdens de op- en afbouw zijn er minimaal twee heftrucks met chauffeur aanwezig om u te helpen bij het laden en lossen van uw goederen. Deze service is geheel kosteloos. Daar tegenover staat wel dat u geen heftruck op een bepaald tijdstip kunt reserveren of claimen. U mag de chauffeurs zelf aanspreken en vragen u te helpen of u belt met het algemene nummer van de TT Hall, om uw verzoek door te geven. Houdt u hierbij rekening met een korte wachttijd. 11 Goederen laten bezorgen U bent vrij om bijvoorbeeld bestellingen van drukwerk bij de TT Hall te laten bezorgen. Wij als organisatie nemen echter geen pakketten aan die voor u bestemd zijn. U dient uw leverancier/ transporteur/ koerier een juiste omschrijving te geven van waar zij u (en uw stand) kunnen vinden of bereiken op de beursvloer. Parkeren Het parkeren tijdens de Motor Expo Assen is alleen gratis voor exposanten. Uw standhouderskaart is tevens uw parkeerkaart. PLATTEGROND Bijgesloten vindt u de beursplattegrond en een deelnemerslijst. Uw standnummer in de deelnemerslijst correspondeert met uw stand op de plattegrond. Eén vakje op de plattegrond is 1m². Wij verzoeken u vriendelijk uw standoppervlakte te controleren om vervelende situaties op bij de opbouw te voorkomen.

12 TECHNISCHE SPECIFICATIES Maximale afmetingen Afmeting grootste deur: 5m breed x 5,1m hoog Spanthoogte hoogste punt: 11m hoog Spanthoogte laagste punt: 8,5m hoog Maximale bouwhoogte hal: 8m hoog Maximale bouwhoogte foyer: 4,5 m hoog Elektra- en wateraanvoer Technische voorzieningen worden van bovenuit de hal aangevoerd. U hoeft geen rekening te houden met een puttenplan. Water en elektra kunnen op elk gewenst punt naar beneden worden gehaald, mits op tijd besteld.

13 STANDBOUW Om uw bedrijf goed te kunnen presenteren hebt u standbouw nodig. Dit kunt u huren bij Expo Management of via uw eigen standbouwer laten leveren. Alleen een presentatiewand met wat spotjes is niet voldoende. Hiermee kunt u enkel uw stand mooi inrichten. U hebt echter ook scheidingswanden nodig. Eigen standbouw Indien u gebruik maakt van de diensten van een standbouwer, is het van groot belang dat deze met alle ins- en outs van de beurs bekend is. Stuur het bedrijf daarom altijd een kopie van alle deelnemersinformatie die u van ons ontvangt. Zo komen u en uw standbouwer niet voor verrassingen te staan. Uw standbouwer kan geen bestellingen bij ons plaatsen, die dient u zelf aan ons door te geven. Wanneer de scheidingswanden van uw stand hoger zijn dan 2.50m, dient u t.b.v. uw buren ook de achterzijde van deze wand netjes af te werken. Het is hierbij niet toegestaan logo s of andere bedrijfsuitingen op deze kant van de wand te zetten. Deelnemers met een eiland of kopstand komen soms wandruimte te kort. Extra wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te trekken. Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd met een uitzicht op een blinde wand. Ook gaat zo het open karakter van uw stand verloren en mist u de bezoekers die aan deze zijde van uw stand passeren. Het is dan ook beter binnen uw stand een zuil van wanden te creëren.

Standaard standbouw van Expo Management Bij een standaard stand zijn de wanden, de frieslijst, een keukenafscheiding en de vloerbedekking (antraciet) inbegrepen. De keukenafscheiding, voorzien van een afsluitbare deur, wordt altijd in een hoek van de stand geplaatst. Heeft u een andere voorkeur, geef dit dan middels een schets door aan de organisatie. Bij een standaard stand zijn ook voldoende duospots inbegrepen voor de verlichting in uw stand. De kosten voor de stroomaansluiting zijn echter niet inbegrepen. 14 Het is niet toegestaan in de wanden te boren of te spijkeren. Het beste is om materialen op te hangen met draden en kleine haken die u aan de bovenzijde van de wand bevestigd. Ook dubbelzijdig tape kan hiervoor worden gebruikt, mits deze geen resten achterlaat. Een naamsvermelding op de frieslijst is niet inbegrepen. Direct na afloop van de beurs dienen alle materialen van de wanden en frieslijsten verwijderd te zijn. Wanden, frieslijsten en vloerbedekking dienen uiteraard schoon en in oorspronkelijke staat te worden opgeleverd. Vuile wanden (bijvoorbeeld door dubbelzijdig tape) moeten wij helaas als schade aan u in rekening brengen. Direct na afloop van de beurs wordt gestart met de afbouw van de stands. Let er daarom op dat u alle (waardevolle) spullen uit de afsluitbare ruimte verwijdert. De ruimtes worden namelijk afgebroken óók als hier nog spullen in zijn opgeslagen. Laat de sleutel van de berging achter in het slot van de deur of geeft de af bij de organisatie. STANDINRICHTING Wist u dat u het complete meubelassortiment kunt bekijken en bestellen op www.standmeubilair.nl?

BEWAKING EN VERZEKERING Elke vorm van verzekering, tegen welk risico dan ook, is niet inbegrepen. U dient hier zelf zorg voor te dragen door een transport/ verblijfsverzekering af te sluiten. De TT Hal Assen is uitgerust met een modern beveiligingssysteem. Transport- en nooddeuren zijn elektrisch vergrendeld, er is camera toezicht en een geraffineerd alarmsysteem staat direct in verbinding met een meldkamer. Toch adviseren wij u nadrukkelijk kostbare spullen (vooral tijdens de drukke op- en afbouwtijden) veilig op te bergen of mee naar huis te nemen. 15 CATERING Bos & Bos Catering uit Groningen heeft de horeca exploitatie van de TT- Hall in handen. Bos & Bos Catering neemt binnenkort contact met u op over de cateringfaciliteiten. Hebt u specifieke wensen? Neem dan contact op met Ilona Jensema via 050-525 33 26 of ilonajensema@boscatering.nl

16 REGELS VOOR ACTIVITEITEN Alcohol Het schenken van alcohol kan een onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om er voor te zorgen dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen. Flyeren Het uitdelen van flyers of ander promotiemateriaal buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van de organisatie. Het is in alle gevallen verboden om buiten het complex van de TT Hall (bijvoorbeeld op de parkeerplaats) te flyeren. In dat geval zullen de schoonmaakkosten aan u in rekening worden gebracht. Geluidsoverlast Zorg ervoor dat andere standhouders geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Vooral geluidsoverlast kan erg storend zijn voor de omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Vraag bij twijfel eerst toestemming aan de organisatie. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Promotie buiten uw stand Reclame uitingen buiten uw stand zijn mogelijk, alleen in overleg met de organisatie. Voor meer informatie kunt het bestelformulier Buitenpromotie raadplegen.

WAARSCHUWING EXPO GUIDE EN FAIR GUIDE Expo Management ontvangt regelmatig vragen en klachten van exposanten naar aanleiding van een brief van het Oostenrijkse bedrijf Construct Data (Fair Guide) en over een bedrijf, genaamd Expo Guide uit Mexico met een adres in Frankrijk. 17 Expo Guide Dit bedrijf stuurt bedrijven een brief met een formulier om gegevens te corrigeren voor een vermelding in Expo Guide. Hierbij wordt soms ook de naam Expo Management genoemd om u de indruk te geven dat wij meewerken aan dit initiatief. Na ondertekening van de brief is men echter 3 jaar gebonden aan een jaarlijkse betaling van ruim 1.000,- per jaar. Een aanzienlijk bedrag, zeker voor een tegenprestatie die niet echt duidelijk wordt gemaakt. Fair Guide De brief van het Oostenrijkse bedrijf Construct Data, suggereert bedoeld te zijn om correcties door te geven op de vermelding in FAIR Guide en een registratie via fairguide.com om uw gegevens up to date te houden. Ook hier is men, na ondertekening van de brief, gebonden aan een jaarlijkse betaling van bijna 1.000,- voor een periode van 3 jaar. Of u, als exposant, gebruik wil maken van de mogelijkheid opgenomen te worden in Fair Guide of Expo Guide, kunnen wij natuurlijk niet voor u beslissen. Wij benadrukken echter, dat in Fair Guide en Expo Guide slechts de gegevens zijn opgenomen van die bedrijven, die zich al dan niet vrijwillig en tegen betaling hebben laten registreren. Om deze reden alleen al kan van een compleet en betrouwbaar bestand geen sprake zijn. Voor de volledigheid delen wij u mee, dat geen enkele sprake is van

samenwerking of verbondenheid tussen Expo Management en Construct Data en/ of Expo Guide. Wij vermoeden dat men uw adresgegevens uit oude beurscatalogi en beursgerelateerde websites van Expo Management, overneemt. Wij verzekeren u dat Expo Management op geen enkele wijze samenwerkt met de genoemde bedrijven en hen ook geen exposanten gegevens (heeft) verstrekt. 18 Wij hopen u hiermee van dienst te zijn geweest. Mocht u naar aanleiding hiervan vragen hebben, neemt u dan contact met ons op. Andere informatie kunt u vinden op: - www.stopecg.org/construct_data_fairguide.htm. of op de site van UFI (beursorganisatoren) - - www.ufi.org/pages/thetradefairsector/fairguide.asp en u kunt contact opnemen met Steunpunt Acquisitiefraude (landelijk meldpunt voor advertentiefraude en acquisitiefraude). - www.fraudemeldpunt.nl Namens; Expo-Management en TT Hall Exploitatie

19