Handleiding My.tentoo voor flexwerkers en freelancers
Algemeen In deze handleiding leggen wij je stap voor stap uit wat de mogelijkheden zijn met my.tentoo voor zodat je snel aan de slag kunt. Ga naar de website: my.tentoo.nl Maak je voor de eerste keer gebruik van my.tentoo, dan klik je de optie Aanmelden my.tentoo aan. Vervolgens vul je jouw BSN-nummer (sofinummer) in. Je krijgt nu de volgende melding: `Je bent geregistreerd als my.tentoo gebruiker'. Per e-mail ontvang je binnen enkele minuten je inloggegevens, waarmee je toegang krijgt tot je persoonlijke my.tentoo. Als je geen e-mail met inloggegevens hebt ontvangen, kan het zijn dat wij geen/onjuist e-mailadres van je geregistreerd hebben staan. Neem contact op met de Servicedesk (020 420 20 70) om dit te verifiëren. Algemene Voorwaarden Als je voor de eerste keer inlogt, verschijnt eenmalig onderstaand scherm. Hierin staan de Algemene Voorwaarden. Zodra je deze gelezen hebt en akkoord bent, scroll je naar beneden en vink je het vakje aan voor akkoord. 2
Wachtwoord wijzigen Vervolgens moet je gelijk je wachtwoord wijzigen. Je zelfgekozen wachtwoord moet bestaan uit een combinatie van letters, cijfers en tekens (bijvoorbeeld: voorbeeld1! of voorbeeld9+). Het minimum aantal karakters voor het wachtwoord is 8 en het maximum aantal karakters is 15. Nadat je het wachtwoord hebt gewijzigd, verschijnt het welkomstscherm met alle keuzemogelijkheden. Hier vind je altijd de laatste updates van my.tentoo en eventuele mededelingen van Tentoo. Je beschikt nu over alle functionaliteiten van my.tentoo, Persoonlijke gegevens Het menu Persoonlijke gegevens bestaat uit de volgende onderdelen: Persoonlijke gegevens Bij de optie Persoonlijke gegevens vind je je persoonlijke gegevens zoals deze bij ons bekend zijn. Een aantal van deze gegevens kun je zelf wijzigen. Registratieformulier Wanneer je je hebt aangemeld via onze website staat je registratieformulier hier digitaal opgeslagen. Wachtwoord wijzigen Bij de optie Wachtwoord wijzigen kun je het wachtwoord wijzigen naar een wachtwoord naar keuze. Als je het wachtwoord wilt wijzigen, houd er dan rekening mee dat je wachtwoord uit minimaal zes letters, één getal en een leesteken moet bestaan. Bijvoorbeeld tentoo1! of vo0rbee!d. Instellingen Bij Instellingen heb je de mogelijkheid om de instellingen voor het invoeren van een werkbriefje aan te passen. Je kunt hier onder andere kiezen hoe je de datum en de tijdsduur wilt aangeven. 3
Groepsleden Via de optie groepsleden kun je freelancers en flexwerkers een verzoek sturen om je toestemming te geven dat je werkbriefjes voor hen kan invoeren. Voor meer informatie hierover verwijzen wij je naar de handleiding voor Uitnodiging groepsleden en Accepteren uitnodiging. Werkbriefjes Het menu Werkbriefjes heeft twee mogelijkheden (Overzicht en Invoeren): Overzicht Hierin worden alle werkbriefjes en de status weergegeven. De volgende statusmogelijkheden zijn er: - accorderen: het werkbriefje moet nog door je worden goedgekeurd en verzonden aan Tentoo - accorderen opdrachtgever: het werkbriefje is door je opgesteld en de opdrachtgever moet het nog accorderen - nog niet verzonden: het werkbriefje is door je opgesteld, maar nog niet aan de opdrachtgever verzonden om te accorderen - nog niet verwerkt: het werkbriefje moet nog door de opdrachtgever worden geaccordeerd of is naar Tentoo verstuurd, maar moet nog worden verwerkt - in behandeling het werkbriefje is ontvangen en in behandeling genomen - gefactureerd: het werkbriefje is aan de opdrachtgever gefactureerd - uitbetaald: het werkbriefje is aan je uitbetaald - uitgesteld: het werkbriefje is verwerkt tot een factuur, alleen kunnen we je nog niet uitbetalen omdat je bijvoorbeeld nog niet (volledig) staat ingeschreven - vervallen hieraan kunnen diverse redenen ten grondslag liggen. Als je niet zelfstandig het werkbriefje verwijderd hebt, neem dan contact op met onze Servicedesk voor meer informatie. Invoeren Werkbriefjes kunnen door je worden ingevoerd en ter goedkeuring aan de opdrachtgever worden gestuurd. De opdrachtgever accordeert (digitaal) vervolgens het werkbriefje en verstuurt het aan ons. Werkbriefjes bewerken Het is mogelijk om werkbriefjes te wijzigen of te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer je deze onjuist hebt ingevoerd. Verwijderen en bewerken kan alleen als het briefje nog niet voor akkoord is doorgestuurd aan Tentoo. Wanneer je een werkbriefje wijzigt, wordt het oude werkbriefje verwijderd en komt er een nieuw werkbriefje voor in de plaats. Tentoo kan alleen het nieuwe werkbriefje verwerken. Voor wijzigen of verwijderen van het werkbriefje dubbelklik je op de regel van het betreffende werkbriefje en vervolgens kies je Bewerken. Let op! Voor artiesten is het mogelijk om de gageverklaring in te vullen via het my.tentoo werkbriefje. Dit betekent dat er niet meer een aparte gageverklaring opgestuurd hoeft te worden naar Tentoo. 4
Voorbeeld werkbriefjes overzicht: Loonstroken Bij het menu Loonstroken is het mogelijk om je loonstroken digitaal te bekijken. Door de periode te selecteren waarvan je de loonstrook wilt zien, worden de verschillende loonstroken in die periode weergegeven. De periode geeft de maand aan waarin de uitbetaling heeft plaatsgevonden, het volgnummer en het nummer van het salarisstrookje in de betreffende maand. In onderstaand voorbeeld zijn er in de maand oktober (periode 10) 3 loonstroken vervaardigd (volgnummer 0001, 0002 en 0003). Jaaropgaven De jaaropgaven vanaf 2008 kunt je, als je in dat kalenderjaar uitbetaald bent, hier inzien. Heb je een jaaropgave van 2007 of eerder nodig, dan kun je deze aanvragen via Aanvragen. 5
Opdrachtgevers De optie Opdrachtgevers geeft een totaaloverzicht van alle opdrachtgevers voor wie je werkzaam bent (geweest). Als je op een opdrachtgever klikt in het overzicht vind je een detailoverzicht met de gegevens van de opdrachtgever. Hier kun je ook de gegevens van je contactpersoon inzien of wijzigen. Aanvragen Bij het menu Aanvragen is het mogelijk om een jaaropgave of loonberekening aan te vragen. De aanvragen worden vervolgens per post of e-mail aan je verstuurd. 6
Ziekmeldingen Onder het tabblad Ziek- en betermeldingen meld je jezelf ziek en/of beter. Daarnaast vind je hier een totaaloverzicht van al je ziek- en betermeldingen. Verzekeringen Bij de optie Verzekeringen is het mogelijk om je verzekeringen direct in te zien bij Delta Lloyd, aan te passen en eventueel ook nieuwe verzekeringen aan te vragen. Let op: Als je onder de werkmaatschappij Flexolutions valt kun je hier alleen informatie over nieuwe verzekeringen aanvragen. Het scherm ziet er als volgt uit: Wij wensen je veel gemak met my.tentoo! 7