In 5 stappen naar een leuke (vergader-) groep Gratis e-boek In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep door Carla van den Bos Vergaderen doe je zo! Vergaderen doe je zo! is een project van 12organise Julianastraat 11 6707 DA Wageningen www.vergaderendoejezo.nl contact@vergaderendoejezo.nl 06-20809676 1 KvK 09181890 BTW-nummer NL169087876B01 rekening NL36 INGB0004700089
Inhoudsopgave Voorwoord 3 Wat voor groep wil je zijn? 4 Stap 1. Zorg voor een duidelijke structuur 5 Stap 2. Leer elkaar beter kennen 6 Stap 3. Begrijp de groepsprocessen 7 Stap 4. Geef ruimte aan emoties 9 Stap 5. Evalueer regelmatig 11 Nawoord 12 2
Voorwoord Welkom bij dit gratis e-boek In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep. Al jaren help ik met Vergaderen doe je zo! organisaties bij vergaderen. Dit gaat over communicatie of groepsprocessen of de combinatie ervan. Meestal kom ik ergens als er problemen zijn of als de vergaderingen niet soepel verlopen. Altijd probeer ik manieren te geven om met meer plezier te vergaderen en meer energie uit je vergaderingen te krijgen. Een vergadering is een middel om met elkaar te overleggen, te commiceren. Daar hoor je met enthousiasme, en vol energie om weer verder met je werk te gaan, uit te komen. Helaas is vaak het tegendeel het geval: vergaderen levert weinig op en kost veel tijd en energie. Dit e-boek geeft je meer inzicht in de groepsprocessen en geeft je handvatten om een leuke vergadergroep te creëren. Hierdoor werk en vergader je met meer plezier, is het inspireerder èn krijg je meer resultaten. Kijk naar je medegroepsgenoten, leer ze kennen, weet hoe groepsprocessen werken en voel de sfeer in je groep, in je vergadering. Bedenk hoe je het zou willen hebben en werk eraan om dit te bereiken. Ik wens je veel plezier en een leuke (vergader)groep! Met hartelijke groet, Carla van den Bos Vergaderen doe je zo! ps Extra bij dit gratis e-boek krijg je een abonnement op de 2-wekelijkse VergaderSter met inspirerende tips en interessante informatie over vergaderen. 3
In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep Wat voor groep willen jullie zijn? Wat zie je als je naar de groepen hieronder kijkt? Wat zijn de verschillen? Wat voor groep willen jullie zijn? In de rest van dit e-boekje zie je hoe je dit kunt bereiken. 4
Stap 1. Zorg voor een duidelijke structuur Een duidelijke structuur in je vergadering krijg je door aandacht te besteden aan de volgende drie punten: a. Zorg dat het doel van je bijeenkomst duidelijk is. Zet het doel erbij op de uitnodiging voor je vergadering. Zet ook bij elk agendapunt het doel en hoeveel tijd je ervoor ingepland hebt. Is er geen doel? Kom dan niet bij elkaar om te vergaderen! Je kunt dan de tijd beter besteden aan een sociaal gebeuren met elkaar of voor een evaluatie. b. Kijk goed naar de samenstelling van de groep. Wie is voor jouw doel nodig om bij je bijeenkomst te zijn? Hoe is de groep opgebouwd? Mis je deelnemers met bepaalde eigenschappen die je belangrijk vindt? Mis je kennis? Stuur dus ook in de samenstelling van je groep. c. Heb grip op de bijeenkomst. Zorg voor: * een goede voorbereiding van alle deelnemers, * een goede agenda, * een goede tijdsplanning, * een goede voorzitter, * een goede verslaglegging. Wil je meer over de structuur weten? Ik heb er veel artikelen over geschreven. De meesten vind je op de website van Vergaderen Doe Je Zo! 5
Stap 2. Leer elkaar beter kennen Hoe beter je elkaar kent hoe makkelijker je samenwerkt en hoe meer er uit komt. Dit lijkt een open deur. Toch gebeurt er (te) weinig mee in groepen. Het is pas geleden onderzocht door Lise van Oortmerssen voor haar proefschrift. Uit dit promotieonderzoek blijkt dat een toename van vertrouwen tijdens vergaderingen niet alleen leidt tot meer openheid en makkelijkere reacties op elkaar van de deelnemers, maar ook in een ander ritme in de gesprekken en discussies. Dus stuur er op dat jullie elkaar beter leren kennen. Dat kan je doen door: a. Ruimte en tijd in te ruimen vóór de bijeenkomst om samen koffie/thee te drinken. b. Interesse in elkaar te stimuleren. Bouw het vertrouwen en betrokkenheid bij elkaar op. Kijk wat je gemeen hebt met een andere deelnemer aan je vergadering. Een leuk begin van je vergadering is deze werkvorm: iedereen legt een hand op tafel, met de vingers gespreid. Om beurten vertel je iets over jezelf. Als iemand anders dit ook heeft doet zij/hij een vinger onder de hand. Als bij iemand alle vingers onder zijn/ haar hand liggen is het klaar. c. Leuke, ontspannende activiteiten te organiseren naast het (zakelijke) vergaderen. Zorg hierbij voor regelmaat. Hoe duidelijker het is wanneer zo n sociaal gebeuren is hoe meer mensen er rekening mee houden, het plannen en dus kunnen komen. Voorbeelden zijn: regelmatig een borrel, een jaarlijks uitje, elke week een half uur iets samen doen of maandelijkse een lunch. Er zijn veel andere mogelijkheden. Kijk wat bij jullie past. 6
Stap 3. Begrijp de groepsprocessen In je groep zijn alle mensen verschillend, wat betreft karakter, kennis, ervaring, achtergrond en mogelijkheden. Om een leuke groep te krijgen moet je hier rekening mee houden en erop sturen dat iedereen zoveel mogelijk tot zijn/haar recht komt. Je wilt immers dat iedereen al deze aspecten van zichzelf gebruikt in jouw groep. Bedenk wat voor groep je wilt zijn. Theorie over groepsprocessen In deze stap ga ik kort in op verschillende theorieën over groepsprocessen. Wil je er meer over weten? Op internet kan je meer vinden. Ik heb linken opgenomen hieronder. Wat is een groep? Een groep is een verzameling van individuen die onderling van elkaar afhankelijk zijn, omdat ze allemaal hetzelfde doel hebben. Naast dit gezamenlijke doel is er altijd een sociaal en/of emotioneel aspect. Waarom vorm je een groep: a. Met een groep kan je meer bereiken dan alleen. b. Om mee te doen met wat binnen de groep gebeurt. Het geeft richting, identiteit en status om bij een groep te horen. De fasen van een groep De ontwikkeling van een groep volgens de theorie van Tuckman. Hij onderscheidt 5 fasen of stadia in de ontwikkeling van groepen en teams: 1. Vormen/ ontstaan van de groep. De leden nemen een afwachtende houding aan. Er is nog geen groepsgevoel en de individuele posities en rollen zijn nog niet ingenomen. 2. Conflict-fase. In deze fase proberen de leden hun positie in de groep in te nemen. Dit leidt tot een strijd wanneer ideeën van de teamleden met elkaar op gespannen voet staan. 3. Norm of standaarden-fase. De regels en methodes van samenwerking worden bepaald. De gemeenschappelijke teamdoelen vastgelegd en gedeeld. De belangrijke en minder belangrijke rollen zijn gedefinieerd. Er kan een start worden gemaakt met samenwerking 4. Prestatie-fase. De groep wordt een team. Teamleden vullen elkaar aan. Er wordt harmonieus gewerkt naar het gemeenschappelijke teamdoel. 5. Uit elkaar gaan/ de afscheidsfase. Het doel is behaald en het team valt uiteen. 7
De stadia komen niet altijd na elkaar. Vooral fase 3 en 4 gebeuren tegelijk. In de beginfasen hebben sociaal-emotionele taken de overhand, in de laatste fasen de taakgerichte taken. Is jouw groep een beginnende groep? Een groep die zich prettig bij elkaar vindt? Een groep die afscheid neemt? Rollen binnen een groep Over de verschillende rollen in een groep zijn veel theorieën. In dit e-boek haal ik alleen die van Belbin en De Bono aan. De theorie van Beldin is gebaseerd op het idee dat ieder mens handelt vanuit basisbehoeften: doen (georganiseerde aanpak), denken (analyseren), willen (presteren) en voelen (persoonlijk contact). Een teamrol wordt niet aan één persoon toebedeeld. Een persoon kan meerdere rollen vervullen. Een team is pas succesvol als er een gevarieerde samenstellen van de teamrollen is. Belangrijk is dat iedereen doet waar hij/zij goed in is. De Bono ziet 6 verschillende perspectieven/karakters van mensen. Op basis daarvan reageren ze. Hij maakt het beeldend door te werken met 6 Denkhoeden. In workshops gebruik ik dit vaak. Op deze theorie is ook Het Grote VergaderSpel van Vergaderen Doe Je Zo! gebaseerd. Welke rollen zie je in jouw groep? Hou ook rekening met: Macht Er is in elke groep sprake van machtsverschillen. Bijvoorbeeld door je positie, je deskundigheid, je persoonlijkheid, de informatie die je hebt of door de middelen die je hebt. Het is goed om dat te onderkennen en te bedenken hoe je macht meer kunt delen in je groep, zodat de rol van alle deelnemers gelijkwaardig(er) is. Betrokkenheid, vertrouwen in elkaar en verantwoordelijkheid Hoe groter de betrokkenheid van een persoon bij de groep, bij de onderwerpen waar jullie mee bezig zijn is, hoe meer verantwoordelijkheid hij/zij gaat nemen. Natuurlijk moet je hierbij rekening houden met de mogelijkheden die iemand heeft. Een goede groep is betrokken bij elkaar en bij de onderwerpen waar de groep voor gevormd is. Respect voor elkaar Het spreekt eigenlijk voor zich dat je elkaar moet respecteren, naar elkaar moet luisteren en ieder in waarde moet laten. 8
Stap 4. Geef ruimte aan emoties In workshops, en ook bij vergadering waar ik als adviseur bij zit, krijg ik vaak de vraag hoe je emoties in een vergadering een plaats geeft. Dit is belangrijk in de gezondheidszorg, maar ook bijvoorbeeld bij oudercommissies. Het is lastig, maar wel essentieel dat mensen kunnen praten over wat ze bij moeilijke agendapunten voelen. Ik raad je aan dit te plannen. Er zijn 2 manieren om emoties ruimte te geven: a. Je haalt de emoties uit je vergadering en geeft er buiten de vergadering ruimte voor. Je plant naast de vergadering een lunch of een borrel. Dan kunnen mensen hun hart luchten en praten over hun emoties. Voordelen: - Je hoeft het niet in je vergadering te bespreken - Tijdens het informeel samen zijn komen veel onderwerpen aan bod. - Het is goed voor de groepssfeer. Nadelen: - Het is informeel. Niet iedereen hoort wat alle anderen zeggen over een agendapunt. Je kunt dit ondervangen door ook tijdens het informele samenzijn een rondje te houden en te vragen of iedereen wil delen wat hij of zij voelt bij agendapunt x. - Het vraagt wel dat de twee zaken, zakelijk en emoties, goed te scheiden zijn. Vaak is dat niet mogelijk bij een agendapunt, omdat je de emotionele kant mee wilt wegen in je besluitvorming. 9
b. Je geeft ruimte voor emoties in je vergadering Je doet aan het begin van een agendapunt, waarvan je weet dat het een emotioneel punt is, een rondje waarbij mensen alleen vertellen wat ze erbij voelen en wat het met ze doet. Je gaat er niet over in discussie. Daarna ga je over naar de zakelijke kant van het punt. Voordeel: Iedereen in de groep uit zich over het punt. Iedereen hoort wat hij of zij te zeggen heeft. Nadelen: - Het kost vergadertijd. - Het is moeilijk om van het delen van emoties en gevoelens naar de zakelijk behandeling van het agendapunt te gaan en niet in te gaan op wat iemand voelt. Het vraagt strak voorzitten. Kies een manier die bij jou en bij jouw groep past. 10
Stap 5. Evalueer regelmatig Plan regelmatig een evaluatie. Stuur daarna bij en maak gebruik van wat er uit komt. Feedback is enorm waardevol. Richt je op wat je kunt verbeteren en sta open voor ideeën. Zet één of twee keer per jaar het agendapunt: hoe vinden we dat onze vergadering gaat op je agenda en ruim er tijd voor in. Bespreek systematisch: hoe vinden we in het algemeen dat de vergadering gaat? hoe gaat de voorbereiding? hoe vinden we de voorzitter? hoe vinden we de notulist? hoe vinden we de deelnemers aan de vergadering? hoe vinden we de betrokkenheid? hoe vinden we de besluitvorming? hoe vinden we de resultaten uit onze vergadering? - hoe vinden we de sfeer in de groep? - hoe gaan de groepsprocessen? Ga hier uitgebreid op in. Zorg dat iedereen aan het woord komt en alles kan verwoorden. Spreek daarna af wat je met je evaluatiepunten gaat doen. Kies bijvoorbeeld een paar punten die je snel wilt verbeteren en maak voor de rest een indeling in de tijd. Laat het terugkomen op je agenda. Kijk bij de volgende evaluatie wat er gedaan is met deze evaluatiepunten Gebruik bij je evaluatie eens een andere werkvorm dan het traditionele rondje. Ik help je graag iets passends en leuks te verzinnen. 11
Nawoord Je bent aan het einde gekomen van dit gratis e-boek. Ik hoop dat je met deze 5 stappen een leuke (vergader)groep krijgt. Wil je meer lezen of weten? Op mijn website: www.vergaderendoejezo.nl vind je zowel gratis als betaalde producten en diensten. Ik help je graag met advies over je vergadering, een training of workshop of begeleiding over langere tijd. Via mijn website kan je ook digitale cursussen en 1-uurs-trainingen over vergaderen kopen die je in je eigen tempo en op de plek die jij kiest doet. Heb je een vraag of wil je een afspraak maken? Neem dan contact met me op: contact@vergaderendoejezo.nl / 06 20809676. Met hartelijke groet, Carla van den Bos Vergaderen doe je zo! 12