beeld: Jan de Koning. Financieel-administratieve ondersteuning Hulp voor de penningmeester - KNVB District West II 1
De KNVB en de studenten van de Hogeschool Rotterdam (cluster HES Financieel Management) willen graag uw vereniging ondersteunen op financieel-administratief gebied. HES Financieel Management verzorgt de opleidingen Accountancy, Bedrijfseconomie, Fiscale Economie en Financial Services Management. Binnen de Hogeschool Rotterdam is Outside in, Inside out (OIIO) een belangrijk speerpunt. Het houdt in dat de Hogeschool herkenbaar aanwezig wil zijn in het district West II. De Hogeschool kan u steunen met de kennis die zij in huis heeft. Waarom zou u geen gebruik maken van de kennis en vaardigheden van de studenten en waarom zouden de studenten slechts in de collegebanken leren?
HOE WERKT HET? De Hogeschool Rotterdam en de KNVB bieden u de mogelijkheid om één of meer studenten bij uw vereniging te plaatsen om uw penningmeester te assisteren. De studenten krijgen voor de werkzaamheden die zij bij uw vereniging verrichten studiepunten. Om deze studiepunten te verdienen moeten de studenten zich per studiepunt bijna 30 uur voor uw vereniging inzetten. De inzet van de studenten is daarom niet vrijblijvend! Aan de andere kant wordt van uw vereniging ook een optimale medewerking verwacht. De studenten bevinden zich in de eindfase van hun opleiding en hebben dus kennis van zaken. De kwaliteit van het werk van de studenten wordt in de gaten gehouden door de vakdocenten van de Hogeschool Rotterdam. ORGANISATIE VAN DE WERKZAAMHEDEN U bepaalt zelf welke werkzaamheden precies verricht moeten worden. De organisatie van de werkzaamheden bepaalt u in onderling overleg met de studenten. Op de club, thuis of ergens anders, u kunt het zelf bepalen. Hierna schetsen wij voor u de ondersteuningsmogelijkheden. OPSTELLEN FINANCIEEL JAARVERSLAG Ieder seizoen is uw vereniging wettelijk verplicht om een financieel jaarverslag te maken. Nu kan het natuurlijk zijn dat uw vereniging hier om verschillende redenen moeite mee heeft. Denkt u bijvoorbeeld aan tijdgebrek of het hebben van onvoldoende financiële kennis. U loopt daarom tegen problemen aan. U kunt dan een beroep doen op de studenten van de Hogeschool Rotterdam. Zij weten precies hoe een degelijk jaarverslag in elkaar gezet moet worden. VERHOGING WINSTPERCENTAGE KANTINE U weet als geen ander dat de kantine de financiële levensader van uw vereniging is. Toch heeft u het gevoel dat u niet het maximale rendement uit uw kantine haalt. Het valt voor veel verenigingen tegenwoordig niet mee om de eindjes aan elkaar vast te knopen en het zou dus bijzonder welkom zijn als u meer geld uit uw kantine kunt halen.
Bovendien kijkt de fiscus over uw schouder mee. Als de belastingdienst uw vereniging komt controleren en constateert dat uw winstmarge lager ligt dan 100% dan kunt een fikse BTW-naheffing krijgen. De schade beloopt dan al snel vele duizenden euro s. Redenen genoeg dus om de kantine-organisatie eens kritisch tegen het licht te houden. BTW-AANGIFTE De BTW-administratie van uw vereniging bijhouden is een tijdrovende klus. Bovendien gelden er vaak speciale regels voor sportverenigingen waar u goed van op de hoogte moet zijn om niet de fout in te gaan. De expertise van de studenten van de Hogeschool Rotterdam zorgt ervoor dat de BTW-aangiftes correct verlopen. CONTRIBUTIE-INNING De contributies zijn een belangrijke inkomstenbron voor uw vereniging. Toch wordt u geconfronteerd met leden die om de een of andere reden niet aan hun verplichtingen willen voldoen. Hierdoor lijdt uw vereniging schade. Het kost u een hoop tijd en moeite (en ergernis) om te proberen toch alle contributies binnen te halen. U komt terecht in het tijdrovende traject van incassobureaus en in laatste instantie gerechtelijke uitspraken. De studenten van de Hogeschool kunnen u helpen om de organisatie van de contributies zo op te zetten dat uw vereniging het geld binnen krijgt waar zij recht op heeft. LOONAANGIFTE Veel verenigingen hebben mensen in dienst en dienen dus bij de Belastingdienst loonaangifte te doen. Het doen van loonaangifte is aan vele regeltjes gebonden en bovendien kort geleden door de Belastingdienst geautomatiseerd. Als de loonaangifte niet tijdig plaatsvindt loopt uw vereniging grote kans om een boete opgelegd te krijgen. De studenten van de Hogeschool Rotterdam zorgen ervoor dat uw loonaangiftes tijdig en correct plaatsvinden. UITVOEREN KASCONTROLE Bij het financieel jaarverslag hoort een verklaring van de kascommissie. De kascommissie controleert of het bestuur van de vereniging een solide financieel beleid heeft gevoerd en of het door de penningmeester gemaakte verslag een getrouw beeld geeft van de financiële situatie van de vereniging. Het valt vaak niet mee om vrijwilligers te vinden om deze belangrijke taak te verrichten. Bovendien vraagt een goede kascontrole enige kennis van financiële zaken. De studenten van de Hogeschool Rotterdam hebben deze kennis en zijn graag bereid uw vereniging
hiermee te helpen. OMZETTEN ADMINISTRATIE NAAR KNVB-FORMAT De KNVB heeft de verenigingen de afgelopen seizoenen nadrukkelijk verzocht over te gaan naar het rekeningschema van de KNVB. Inmiddels is bijna driekwart van alle verenigingen in West II overgegaan op het rekeningschema van de KNVB. Hierdoor kan de KNVB belangrijke financiële kengetallen destilleren op gemeentelijk-, regionaal- en districtsniveau. De aldus verkregen informatie gebruiken wij om verenigingen op maat te ondersteunen. Daarnaast gebruiken wij deze informatie voor onderhandelingen met overheden op verschillende niveaus. Het KNVB-rekeningschema wordt binnenkort verplicht, eigen financiële verslagen worden niet meer geaccepteerd. Indien uw administratie nog niet is ingericht conform het rekeningschema van de KNVB dan wordt het dus hoog tijd dit te doen. SPECIFIEK PROBLEEM Uw vereniging heeft een specifiek financieel/administratief probleem en u weet niet hoe u dit moet oplossen. U kunt uw probleem aan de afdeling Ondersteuning Clubbesturen voorleggen. In overleg met de Hogeschool en uw vereniging wordt bekeken hoe studenten u behulpzaam kunnen zijn bij het oplossen van het probleem. COMBINATIE VAN WERKZAAMHEDEN Er zijn verschillende soorten werkzaamheden waarbij u wel wat deskundige hulp zou kunnen gebruiken. Hierboven hebben wij er al enkele beschreven. Studenten kunnen u assisteren op deze terreinen. U bepaalt in onderling overleg met de studenten welke werkzaamheden gedaan moeten worden. GEHEIMHOUDING VERZEKERD Als vereniging wilt u niet dat er allerlei details over uw financiële huishouding naar buiten komen. De studenten zijn, net als in hun latere beroepspraktijk,gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Om de geheimhouding te verzekeren wordt er een overeenkomst ondertekend. INSCHRIJVEN Het enige dat u hoeft te doen is het bijgevoegde inschrijfformulier in te vullen. Heeft u geen inschrijfformulier? Stuur een e-mail naar west2-oc@knvb.nl en u ontvangt het inschrijfformulier digitaal. De dienstverlening van de studenten is gratis! MEER WETEN? Voor vragen over de samenwerking tussen de KNVB en de Hogeschool Rotterdam kunt u contact opnemen met de afdeling Ondersteuning Clubbesturen van de KNVB West II (telefoon: 010 286 21 29, e-mail: west2-oc@knvb.nl).
KNVB District West II Leningradplaats 13-15, 3066 SG Rotterdam Postbus 8200,3009 AE Rotterdam Telefoon 010 286 21 11 Fax 010 286 21 10 E-mail west2@knvb.nl Website www.knvb.nl