Point2Share handleiding functioneel beheer SP2013 11 juni 2014 Wat is Point2Share? SharePoint 2013 app versie 1.7.5 Met Point2Share kunt u eenvoudig deelnemen aan vergaderingen die zijn georganiseerd binnen uw bedrijf. U maakt daarbij gebruik van uw ipad voor de actuele informatie van de vergadering. U beschikt altijd over de juiste informatie als tijdstip, locatie, agenda en de juiste versie van de documenten die horen bij de vergadering. Point2Share geeft u deze informatie ongeacht tijdstip of locatie. Dit document geeft een technische beschrijving van Point2Share gericht op SharePoint 2013 beheerders. Inleiding Als functioneel beheerder van SharePoint 2013 bent u verantwoordelijk voor o.a. het beheren van Point2Share overlegorganen binnen uw organisatie. Dit document geeft u een handvat voor het aanmaken en beheren van deze overlegorganen. Begrippenlijst: Overlegorgaan Een overlegorgaan is een door de organisatie bepaalde groep mensen die samenwerken en gezamenlijke vergaderingen bijwonen, zoals bijv. de directie of een MT. Binnen een organisatie is het secretariaat van die groep mensen verantwoordelijk voor het inplannen en beschikbaar stellen van vergaderingen aan deze vergaderdeelnemers. Op intranetomgevingen van organisaties worden overlegorganen vaak gepresenteerd als sites of sitecollecties. Back office Beheeromgeving van Point2Share waarin het secretariaat voor een overlegorgaan de vergadering aanmaakt en beheert. App Waar in dit document wordt gesproken over app wordt bedoeld een SharePoint 2013 app, niet te verwarren met een tablet app. De SharePoint app van Point2Share bevat de back office van Point2Share. App instantie Een (Point2Share) app instantie is een overlegorgaan specifieke plek voor vergadering data als documenten en agendapunten. Voor elk overlegorgaan kan maar 1 app instantie bestaan. Een app instantie is in feite de back office van een overlegorgaan. Security groups Een security group is een technisch begrip voor een een verzameling SharePoint accounts welke dezelfde rechten hebben. Deze verzameling kan worden toegekend aan een Teamsite binnen SharePoint. Bij het aanmaken van een nieuwe teamsite in SharePoint worden standaard de volgende verzamelingen aangemaakt waarbinnen account kunnen worden opgenomen; Eigenaren (een verzameling accounts met rechten op de teamsite voor beheer taken) Leden (een verzameling accounts met rechten om informatie toe te voegen aan een teamsite en deze te mogen wijzigen) Bezoekers (een verzameling accounts met rechten om informatie van de teamsite enkel te mogen consumeren) Wat heeft u nodig? U bent verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van Point2Share aan een overlegorgaan. Hiervoor dient u een (Point2Share) app instantie te maken. Dit doet u met een browser binnen uw intranet omgeving. VX Company raadt Internet Explorer versie 10 browser aan. Bro wser versie IE8, IE9 en IE11 plus Chrome en Firefox zijn wel compatibel met de Point2Share oplossing. Uw beheeraccount dient tenant admin te zijn en daarnaast ook 'site owner' rechten hebben op de betreffende overlegorgaan site, om app instanties aan te mogen maken. NB Vanwege het gebruik van de User Profile Service binnen de Point2Share app is het noodzakelijk dat het account als tenant admin geregistreerd staat. Navigeren naar het juiste overlegorgaan (overleggroep / -structuur) De stappen die u moet uitvoeren voor het beschikbaar stellen van de Point2Share backoffice is afhankelijk van de inrichting van uw bedrijfsintranet. In deze paragraaf wordt een voorbeeld gegeven van een veel voorkomende inrichting van een bedrijfsintranet. Eventuele afwijkingen hierin m.b.t. uw eigen organisatie kunt u bespreken met de functioneel beheerder van uw organisatie. 2 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
1. 2. Navigeer met uw browser naar de organisatie intranetomgeving (bijvoorbeeld https://intranet.uworganisatie.nl) Navigeer naar uw organisatieonderdeel waarvoor u Point2Share beschikbaar wilt stellen. (mogelijk heeft uw organisatie een structuur dat afdelingen zijn ondergebracht onder de kop samenwerken) Instellen rechten voor Point2Share voor een overlegorgaan Voordat uw een instantie van de Point2Share app toevoegt aan een overlegorgaan op uw intranetomgeving dient u te zorgen dat het betreffende overlegorgaan (site / sitecollectie) de juiste rechtenstructuur heeft. In veel organisaties bevatten sites 'security groups', zoals 'site owners', 'site members' en 'site visitors'. Aan deze 'security groups' zijn gebruiker accounts gekoppeld. Een Point2Share app instantie maakt gebruik van deze 'security groups'. Dat kunnen bestaande 'security groups' zijn (owners, members of visitors) of nieuw aan te maken 'security groups' (bijvoorbeeld 'secretariaat<overlegorgaannaam>' en 'vergaderleden<overlegorgaannaam>'). VX Company adviseert voor Point2Share op de betreffende overlegorgaan site specifieke Point2Share 'security groups' aan te maken. Aanmaken Point2Share app instantie voor een overlegorgaan Zodra u vanuit de organisatie een verzoek heeft gekregen om voor een overlegorgaan Point2Share beschikbaar te stellen, navigeert u met uw browser naar de overlegorgaan teamsite (zie boven). In onderstaand voorbeeld is het betreffende overlegorgaan 'Directie'. Verifiëren of de rechten op de site van het betreffende overlegorgaan goed zijn ingesteld. Autorisaties In het voorbeeld staat vermeld welke gebruiker accounts lid zijn van het secretariaat en welke gebruiker accounts vergaderleden zijn. 3 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
4 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Break Door als functioneel beheerder te klikken op het tandwiel icoon rechts bovenin kun u de security groups van de site beheren en desnoods specifieke security groups aanmaken voor gebruik met Point2Share. Klik hiervoor op Site instellingen; en vervolgens op Gebruikers en machtigingen > Personen en groepen Toevoegen nieuwe 'securitygroup' tbv Secretariaat en vergaderleden In het scherm Personen en groepen Kunt u door te klikken op de meer link en vervolgens op de Nieuwe groep knop om een nieuwe 'security group' toevoegen aan de overlegorgaan site. In onderstaande voorbeeld zijn de security groups Secretariaat en Vergaderleden al toegevoegd (zie rode pijltjes). 5 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Toevoegen gebruikers aan groepen Om aan een nieuwe of al bestaande groep, gebruikers toe te voegen klikt u op de betreffende groepsnaam en vervolgens op de knop nieuwe gebruiker toevoegen. Point2Share app instantie toevoegen aan site van overlegorgaan 6 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Om een app instantie te maken klikt u op de link Inhoud van de site Vervolgens klikt u op het icoon Voeg een app toe Kies voor app Point2Share 7 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Daarna dient u de app te 'vertrouwen'. Deze vraag krijgt u omdat de betreffende instantie van de app gebruikersinformatie ophaalt van de site waarop deze zal zijn gehost (de overlegorgaan site). Het betreft informatie over namen van gebruikers voor weergave van secretariaatleden en vergaderleden in de app. 8 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Nadat de app is toegevoegd, dit kan enkele minuten duren, zal de app beschikbaar zijn op de betreffende overlegorgaan site. Mogelijk is deze niet direct zichtbaar in de menustructuur. U kunt dan op de pagina of in de menustructuur van uw overlegorgaan site een verwijzing naar de app instantie aanmaken. In het voorbeeld hieronder is een grote afbeelding van het logo opgenomen met een verwijzing naar de Point2Share app(instantie) voor het betreffende overlegorgaan. 9 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
10 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Break Configureren Point2Share app instantie De laatste stap voor een functioneel beheerder is het toewijzen van de juiste security groups aan de app instantie voor het betreffende overlegorgaan. Dit doet u door zelf de app instantie te benaderen. Het volgende scherm zal worden getoond: U kiest vervolgens de juiste security group voor het secretariaat en bezoekers (de vergaderleden van het overlegorgaan). Vervolgens klikt u op Configureer en daarna op Ok. U komt nu op de geconfigureerde app instantie en de namen van de betreffende personen uit de rechtengroepen worden getoond aan de rechterkant onder het kopjes 'Secretariaat' en 'Standaard' genodigden. Bij wijzigingen in samenstelling van de personen in de groep zal secretariaat zich bij u melden voor het wijzigen van deze samenstelling. Inlichten Secretariaat Vervolgens licht u de leden uit de secretariaat security group in over het beschikbaar zijn van de Point2Share back office in het betreffende overlegorgaan. 11 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT