Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 Aanwezige GMR-kandidaten Christel Baeten - Multatuli, ouder Rob van Beek - De Waterkant, personeel Paul Beke - Multatuli, personeel Malène Duijst - Meidoorn, ouder Marjon Eygensteyn - Leonardo da Vinci, personeel Wilfred van Gerrevink - Kinkerbuurt, personeel Maaike Oost Lievense - Brede School Zeeheldenbuurt, personeel John Linssen - Joop Westerweel, personeel Madeleine Schoute - Annie MG Schmidt, personeel Kees Steeman - Rosa Boekdrukker, ouder Judith van Stipriaan - Het Winterkoninkje, personeel Caroline Vonk - Corantijn, ouder Overige aanwezigen Ineke ten Hertog - adjunct-algemeen directeur Arnold Klomp - extern adviseur René Peeters - algemeen directeur Afwezig Marjolein Klijzing - Narcis Querido, personeel Frans Larooi - Bos en Lommer, personeel Roger Tonnard - Het Winterkoninkje, ouder Betsy Wahlen - Leonardo da Vinci, ouder Verslag Pauline de Jong - Thea Willemsen Secretariaatsbureau (TWS) Agenda 1. Opening en vaststelling agenda 2. Vaststellen verslag van 13 december 2007 3. Mededelingen 4. Rondvraag 5. Speciale functies in de GMR 6. Verslaglegging GMR-vergadering 7. Conceptbestuursbegroting 2008 8. Zorgplan WSNS West 2008-2009 9. Faciliteiten voor de GMR 10. Bijeenkomsten voorbereidingsgroep 11. Rondvraag en sluiting 1. Opening en vaststelling agenda Arnold Klomp treedt op als voorzitter en opent de vergadering om 19.30 uur. De presentielijst wordt door alle aanwezigen getekend. Dat is van belang vanwege de vergoedingen. De voorzitter meldt dat Roger Tonnard, Marjolein Klijzing en Betsy Wahlen zich hebben afgemeld. Ook Frans Larooi heeft zich afgemeld. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 pagina 1 van 7
2. Vaststellen verslag van 13 december 2007 Tekstueel: Pagina 3; Kees Steeman was afwezig, maar hij had zich wel aangemeld voor de voorbereidingsgroep (VBG). Pagina 6; Caroline Vonk merkt op dat op de laatste regel veiligheid zou moeten worden vervangen door vertrouwelijkheid. De voorzitter zegt dat veiligheid in dit geval de lading beter dekt. Naar aanleiding van: Pagina 4; Caroline Vonk had zich ook aangemeld voor de VBG, maar is daar vervolgens niet voor uitgenodigd. De voorzitter zegt dat zij per ongeluk niet is uitgenodigd. Bij dezen worden Kees Steeman en Caroline Vonk alsnog aan de VBG toegevoegd. Pagina 5 punt 6; Caroline Vonk vraagt of er ook een oplossing is voor het probleem van het gebrek aan overzicht bij de directies. In het verslag staat alleen dat het probleem in de werkgroep Financiën is besproken. René Peeters zal hier later op terugkomen. 3. Mededelingen De VBG deelt mee dat Madeleine Schoute voor de volgende vergadering een notitie zal aanleveren over het glasvezelnet. In de agenda zijn enkele mededelingen van de algemene directie opgenomen die voor kennisgeving worden aangenomen. 4. Rondvraag De voorzitter wijst erop dat in de vorige vergadering is aangegeven dat sommige leden er behoefte aan hebben ervaringen met andere scholen uit te wisselen of om vragen aan andere scholen voor te kunnen leggen. Deze rondvraag is daarvoor bedoeld. Eventueel kunnen punten, die nu naar voren worden gebracht, aan de agenda worden toegevoegd. Madeleine Schoute vraagt of er bijvoorbeeld op het gebied van de ICT een werkgroep bestaat. René Peeters zegt dat er vanuit de directies vier werkgroepen zijn geïnstalleerd. Hij kan zich voorstellen dat ook de ICT ers bij elkaar zullen worden gebracht wanneer daar aanleiding voor is. In het strategisch beleidsplan zal worden aangegeven dat er aandacht moet komen voor een groot project in het kader van de ICT. Daar zou een dergelijke werkgroep een rol in kunnen spelen. Malène Duijst is als ouder gekozen als vertegenwoordiger voor de Meidoorn. Nu heeft zich een andere ouder gemeld bij de school. Hij heeft zich echter niet via de officiële kanalen kandidaat gesteld. Hij had echter kunnen weten wat de officiële procedure daarvoor was. Malène Duijst vraagt om een kopie van een brief waarin de procedure staat vermeld, zodat zij hem hierover kan benaderen. John Linssen geeft haar een kopie van de betreffende brief. John Linssen zegt dat veel scholen nog niet beschikken over MR-gelden. Hij wil graag weten om wat voor bedragen het gaat. De voorzitter zegt dat het ervan afhangt wat hierover is afgesproken. René Peeters zegt dat er een percentageverdeling wordt toegepast. Wat betreft de MR wordt de regeling in de CAO gevolgd. Er worden overigens geen gelden overgemaakt, maar er worden op schoolniveau budgetten vastgesteld. René Peeters zal nagaan of er voor de Joop Westerweel en eventuele andere scholen inderdaad nog geen budget is vastgesteld. Paul Beke vraagt of er op het moment van de overdracht nog MR-gelden over waren en of deze dan ook zijn overgedragen. René Peeters merkt op dat de officiële afrekening tot 1 augustus 2007 uiterlijk op 1 maart 2008 moet zijn afgehandeld. Op dit moment is daarover dus nog niet alles bekend. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 pagina 2 van 7
5. Specifieke functies in de GMR De voorzitter wijst erop dat hierover een voorstel van de VBG is rondgestuurd. Er is gesproken met Malène Duijst en Betsy Wahlen voor de functie van respectievelijk voorzitter en ambtelijk secretaris. Beide kandidaten zijn zeer enthousiast. In de VBG is afgesproken dat zij voorlopig aan de slag zullen gaan en dat hun functioneren na een aantal maanden zal worden geëvalueerd en dat dan zal worden bekeken of de GMR met deze kandidaten zal doorgaan. De VBG was blij verrast dat zich later nog een kandidaat voor de functie van voorzitter heeft aangemeld. Er heeft zich bovendien een externe kandidaat gemeld. De voorzitter merkt hierover op dat er in eerste instantie uit de zittende leden een voorzitter zal worden gekozen. Caroline Vonk voelde zich nogal overvallen door het voorstel van de VBG. Zij dacht dat er in de GMR eerst nog zou worden gesproken over de profielen en dat er daarna pas over personen zou worden gesproken. De voorzitter vindt het uitstekend om nog een keer over het profiel van met name de voorzitter te praten. Als er nu nieuwe taken worden toegevoegd zal daar nog geen besluit over worden genomen. Dat zal dan op de volgende vergadering terug moeten komen. Kees Steeman zegt dat hij de vorige keer niet aanwezig was en dat hij in het verslag niet had kunnen lezen dat er zich al twee kandidaten hadden aangemeld. In het verslag stond juist een oproep aan kandidaten om zich voor deze functies te melden. De voorzitter zegt dat tijdens de vorige vergadering wel duidelijk was geworden dat beide kandidaten grote interesse toonden. Caroline Vonk merkt op dat de profielschets van de voorzitter vooral ingaat op de taken tijdens de vergaderingen. Buiten de vergaderingen dient de voorzitter echter ook allerlei zaken te regelen. Zo is de voorzitter het aanspreekpunt voor de directie. Ook moet de voorzitter de structuur voor de organisatie bedenken. De voorzitter beaamt dat dit soort zaken niet in de profielschets zijn opgenomen. Hij vindt echter dat een deel van deze taken bij de VBG zou moeten liggen. In deze groep vervult de secretaris de spilfunctie. Caroline Vonk vindt het op zich prima wanneer de VBG zich met dergelijke zaken bezighoudt, maar zij vindt dat er één persoon verantwoordelijk zou moeten zijn. De voorzitter stelt voor om de voorzitter van de GMR tevens voorzitter te maken van de VBG. Hij is verder bereid om de profielschets aan te passen naar aanleiding van de gemaakte opmerkingen. Madeleine Schoute merkt op dat zij het delen van de verantwoordelijkheid door de leden van de VBG juist wel goed vindt. De voorzitter wijst erop dat er door ervaring in het verleden voor is gekozen om de verantwoordelijkheid bij een groepje personen te leggen, omdat er nogal eens mutaties optreden. Hij benadrukt dat de VBG geen besluiten neemt maar uitsluitend zorgt voor de voortgang. Kees Steeman kent de andere kandidaten niet. Hij vindt echter dat er naar de kwaliteiten van alle kandidaten gekeken zou moeten worden. Hij heeft zich heel bewust aangemeld als kandidaat voor het voorzitterschap. Caroline Vonk stelt voor om Kees Steeman en Malène Duijst op te nemen in de VBG. Later kan dan worden beslist wie de voorzitter wordt. Kees Steeman vindt dit een goed idee. Hij stelt voor dat beide voorzitterskandidaten beurtelings zullen optreden als voorzitter tijdens de GMRvergaderingen. Arnold Klomp zal de profielschets van de voorzitter enigszins aanpassen. Beide voorzitterskandidaten en de kandidaat voor de functie van ambtelijk secretaris zullen zitting nemen in de VBG. De VBG zal voor de volgende vergadering een nieuw voorstel opstellen over de procedure voor het benoemen van de functionarissen. 6. Verslaglegging GMR-vergadering De voorzitter zegt dat de verslagen op zich goed zijn. Dergelijke verslagen zijn nodig om te weten wat de overwegingen waren om tot bepaalde besluiten te komen. Het voorstel van de VBG is dat er op basis van het verslag door de notulist een korte besluitenlijst zal worden opgesteld. De VBG zal aan de hand van het verslag en de besluitenlijst een doorlopende actiepuntenlijst bijhouden. Tevens zorgt de VBG er voor dat er een publieksvriendelijk verslag wordt gemaakt. De voorzitter merkt op dat de ambtelijk secretaris dergelijke taken vervolgens zal gaan uitvoeren. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 pagina 3 van 7
Hij stelt vast dat de GMR dit voorstel overneemt. Kees Steeman vraagt of op de website van AWBR de publieksversie kan worden opgenomen. René Peeters zegt dat de directie op dit moment bezig is om deze website te ontwikkelen. De verslagen van de GMR kunnen daar zeker worden opgezet. Er kan zelfs een besloten gedeelte worden gecreëerd waar alleen de leden toegang toe hebben. De site zal naar verwachting binnen een maand gereed zijn. 7. Conceptbestuursbegroting 2008 De voorzitter zegt dat de GMR heeft besloten dit agendapunt niet voor te bereiden. De bedoeling is dat de directie eventueel een korte toelichting geeft en dat de leden vragen stellen aan de directie. Daarna zal de werkgroep Financiën zich over de begroting buigen en een advies opstellen voor de GMR. Daarna zal het stuk in de GMR worden behandeld. René Peeters wijst erop dat een begroting onder normale omstandigheden voor 1 november aan de stadsdelen wordt aangeboden. Dat deze begroting zo laat gereed is gekomen, komt omdat het gaat om een nieuwe organisatie. Hij merkt op dat het toch een grote prestatie is dat het stuk er nu al ligt. Het bevat echter nog wel een aantal onzekerheden. Er is daarbij overigens geen sprake van fundamentele onzekerheden. De organisatie staat er financieel op zich goed voor. Dagelijks komen er nieuwe gegevens binnen die in de begroting moeten worden verwerkt. Het nu voorliggende concept is dus in feite al weer achterhaald. René Peeters wijst er allereerst op dat de cijfers voor personeel en materieel soms bij elkaar moeten worden opgeteld om het totale bedrag op pagina 1 te krijgen. Een van de onzekerheden komt voort uit het feit dat nog niet alle beschikkingen van de stadsdelen zijn ontvangen. Toch is er onder het kopje gemeentelijke bijdragen onder overige personele baten een bedrag van 700.000 ingeboekt. De verwachting is namelijk dat dit bedrag ook daadwerkelijk zal binnenkomen. Een andere onzekerheid is dat is geconstateerd dat de gebouwen groter zijn dan verwacht. Er is 8000 m² meer oppervlak in gebruik dan dat er inkomsten tegenover staan. Op basis van deze constatering is onder het kopje gemeentelijke bijdragen voor vergoeding materiële lasten een bedrag van 270.000 opgenomen. Dit is echter een risico. Het bedrag is toch ingeboekt omdat bij de overdracht is geregeld dat wanneer zich dit soort zaken zouden voordoen, daarover onderhandeld zou kunnen worden. Daarnaast wordt een onzekerheid gevormd door het feit dat de leerlingenprognose, die is gemaakt tot 2010, niet strookt met de werkelijkheid. Dit heeft consequenties voor de begroting. Ook hierop kunnen de stadsdelen worden aangesproken. René Peeters merkt op dat de begroting nu al heel snel aan de GMR is voorgelegd. Het bestuur heeft de begroting pas gisterenavond besproken. Het bestuur heeft besloten om de begroting formeel goed te keuren. De begroting zal met enkele wijzigingen naar de stadsdelen worden gestuurd. De directie zal in een begeleidend schrijven wijzen op de onzekerheden zoals die hiervoor zijn genoemd en onderhandelingen daarover aankondigen. De voorzitter zegt dat de GMR weinig kan doen als het bestuur al jarenlang de middelen op een bepaalde manier inzet. Wanneer het echter gaat om nieuw beleid heeft de GMR de kans om zich er meer mee te bemoeien. Hij zal ten behoeve van de werkgroep Financiën op 7 februari een korte cursus geven over de mogelijkheden die de GMR in dezen heeft. René Peeters zegt dat de GMR ook kan aangeven hoe hij in de toekomst de begroting aangeleverd wil krijgen. Ten behoeve van de GMR is er dit keer een zeer uitgebreide toelichting bijgevoegd. Hij wijst erop dat de begroting vanwege de tijdsdruk wel voor 1 februari aan de stadsdelen zal worden toegestuurd. De voorzitter merkt op dat vanwege de tijdsdruk er deze keer geen ruimte is voor de officiële procedure. Hij stelt voor om nu alleen korte vragen te stellen. Caroline Vonk vraagt wat de rol van de GMR is. René Peeters zegt dat de GMR moet adviseren. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 pagina 4 van 7
John Linssen merkt op dat op pagina 7 van de begroting onder 4430, 4560, 4570 en 4800 dezelfde bedragen worden genoemd. René Peeters zegt dat dat komt omdat deze bedragen aan percentages zijn gekoppeld. Dat is terug te vinden in de verdeling van het P&A-budget. Kees Steeman vraagt of er onder de opgevoerde overige ICT-kosten geld is gereserveerd voor het glasvezelnet. René Peeters zegt dat dat inderdaad het geval is. Er is 20% bovenschools gereserveerd speciaal bedoeld voor het glasvezelnet. Kees Steeman vraagt of de scholen minder geld krijgen voor ICT dan in de voorgaande jaren. René Peeters zegt dat de scholen 20% minder krijgen. 8. Zorgplan WSNS West 2008-2009 De voorzitter zegt dat dit punt uitgebreid is besproken in de VBG. Daarbij is erover nagedacht of het zinvol is om de behandeling van dit punt voor te bereiden en of het zinvol is om daarbij samen te werken met andere GMR en. Paul Beke heeft ten behoeve van deze vergadering heel kort op papier gezet wat het zorgplan precies inhoudt. Judith van Stipriaan merkt op dat in het vergaderschema een aantal stukken is genoemd, dat al in vergaderingen van november en december vorig jaar had moeten worden behandeld. Bovendien staat in dit schema de behandeling van het zorgplan gepland op deze vergadering. Zij heeft geen van de hiervoor genoemde stukken ontvangen. Ineke ten Hertog zegt dat de stukken bij de data voor de vergaderingen zijn gezet, terwijl het op dat moment nog niet bekend was wanneer deze stukken daadwerkelijk beschikbaar zouden zijn. Ineke ten Hertog zal nakijken of de stukken, die vorig jaar al hadden moeten worden behandeld, al beschikbaar zijn. Het zorgplan is op dit moment nog niet beschikbaar, maar kan wel elk moment binnenkomen. Zij wijst erop dat er voldoende tijd is om het zorgplan te behandelen. Er is daarvoor een stappenplan opgesteld. John Linssen is van mening dat er waarschijnlijk niet veel aan het plan zal veranderen. De voorzitter vindt dat geen goed uitgangspunt. De GMR moet er alles aan willen doen om te sturen. Malène Duijst wijst erop dat de volgende vergadering is gepland op 14 februari. Het zorgplan zal er dan dus ruim voor die datum moeten zijn. Kees Steeman zegt dat de VBG twee weken voor deze vergadering bij elkaar komt. Daarvoor zou er dan al een advies moeten liggen van de werkgroep Zorg. De voorzitter stelt vast dat dat dus onmogelijk is. Hij zegt dat de behandeling van het plan dan een maand zal moeten worden uitgesteld. Kees Steeman zegt dat de VBG wel zo snel mogelijk moet weten wanneer het plan beschikbaar komt, zodat daar bij de planning rekening mee kan worden gehouden. René Peeters stelt voor om een beleidsmedewerker aan te stellen om dit traject te bewaken. Meer kan de directie in dezen niet doen. Ineke ten Hertog wijst op de voorlichtingsavond over het zorgplan op 18 februari die is bedoeld voor alle GMR en. Ineke ten Hertog zal zowel het stappenplan als de uitnodiging voor de voorlichtingsavond aan iedereen toesturen. John Linssen wijst op de site www.viaamsterdam.nl waar het zorgplan 2007 is te zien en waar allerlei andere interessante informatie over de zorg is te vinden. De voorzitter constateert dat er een werkgroep zorg wordt samengesteld. Deze werkgroep zal de voorlichtingsavond bezoeken en zal een advies voorbereiden voor de GMR. Ineke ten Hertog wijst op het aanbod van de directie om een gesprek te voeren met deze werkgroep over het zorgplan. 8. Faciliteiten De VBG heeft hiervoor een voorstel rondgestuurd. De voorzitter zegt dat de voorgestelde bedragen vooral zijn bedoeld als basis. Als er meer moet gebeuren zal dat meer gaan kosten. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 pagina 5 van 7
Malène Duijst vraagt of de vergoeding alleen geldt voor de GMR-vergaderingen of ook voor vergaderingen van werkgroepen. Arnold Klomp zegt dat als er door iemand structureel meer moet worden gedaan daar iets voor moet worden geregeld. Als een werkgroep bijvoorbeeld ziet aankomen dat er meerdere vergaderingen nodig zijn dan zal hiervoor een extra budget moeten worden aangevraagd. Kees Steeman vraagt of er voldoende geld in de begroting zit. René Peeters beaamt dat. Vanwege de schaalgrootte is er een ruim budget voorhanden. De voorzitter zegt dat het aan het begin altijd iets meer zal kosten dan wanneer de organisatie soepel loopt. Hij zegt dat er ook voor scholing geld zal moeten worden uitgetrokken. Malène Duijst vraagt hoe het moet als een personeelslid ver over de 60 uur heen gaat. De voorzitter zegt dat ook daarvoor geldt dat men dat kan zien aankomen en dat er dan een aanvullend budget voor moet worden geregeld. Hij wijst erop dat een activiteitenplan belangrijk is om een inschatting te kunnen maken van het aantal uren dat nodig is. 9. Bijeenkomsten voorbereidingsgroep De VBG wordt nu gevormd door Paul Beke, Marjolein Klijzing, Madeleine Schoute, Caroline Vonk, Betsy Wahlen, Malène Duijst, Kees Steeman, Arnold Klomp en Ineke ten Hertog. De voorzitter zegt dat deze groep nu zo groot is dat het niet erg is als er iemand niet aanwezig kan zijn. In de agenda is een datumvoorstel opgenomen voor vergaderingen van de VBG. Caroline Vonk meldt dat zij op donderdagen verhinderd is. Aangezien de andere VBG-leden wel op 31 januari aanwezig kunnen zijn, stelt de voorzitter voor om de overige data tijdens die vergadering vast te stellen. Hij zal telefonisch contact houden met Caroline Vonk. 10. Rondvraag en sluiting Wilfred van Gerrevink vraagt of er een herziene versie komt van de adreslijst. Ineke ten Hertog zal een herziene versie rondsturen. Madeleine Schoute wijst nogmaals op gmr@amgs.net. Via dat adres kunnen berichten worden gepost die dan automatisch bij alle leden terechtkomen. De voorzitter zegt dat de werkgroep Financiën nu bestaat uit Caroline Vonk en John Linssen. Voor deze werkgroep zal op 7 februari een korte cursus over de begroting worden gegeven. Kees Steeman, Madeleine Schoute en Paul Beke zijn ook geïnteresseerd in deze voorlichtingscursus. Zij hebben echter geen behoefte om in de werkgroep zitting te nemen. De voorzitter zegt dat de werkgroep Onderwijs/Zorg nu bestaat uit Judith van Stipriaan, Paul Beke, Marjolein Klijzing, Malène Duijst en Wilfred van Gerrevink. Deze werkgroep zal bij elkaar komen zodra het zorgplan beschikbaar komt. De voorzitter wil deze vergadering graag evalueren. Hij zegt dat de spontaniteit soms lastig is. Daardoor praten af en toe verschillende mensen door elkaar en wordt er niet goed meer naar elkaar geluisterd. Hij verzoekt voortaan om en om te praten. Dat is ook makkelijker voor de verslaglegging. De voorzitter sluit om 21.40 uur de vergadering. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 pagina 6 van 7
Besluitenlijst bij verslag GMR van AWBR d.d. 17 januari 2008 Alle kandidaten voor GMR-functies nemen zitting in VBG. Aan het verslag wordt de besluitenlijst toegevoegd. VBG houdt een doorlopende actielijst bij. VBG zorgt voor een publieksvriendelijke versie van het verslag. Voorstel van VBG inzake faciliteiten wordt aangenomen. Er is een werkgroep financiën en een werkgroep zorg opgericht. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Amsterdam West Binnen de Ring 17 januari 2008 pagina 7 van 7