Doc-it-Easy Import in Briljant www.wolterskluwer.be/business-software
Doc-it-Easy 1
Nuttige informatie Service Center, professionals @ your service 1-2-3 Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze 1-2-3 Support portal op www.wolterskluwer.be/business-software/nl. Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Wolters Kluwer opvolgen voor al uw producten. Ga naar www.wolterskluwer.be/business-software/nl. Klik rechts boven op deze pagina op Login, geef uw klantnummer en paswoord in en klik op Aanmelden. Klik vervolgens op de link 1-2-3 Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. MyFAQ Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van www.wolterskluwer.be/business-software/nl, kunt u een antwoord vinden op de meest gestelde vragen van de door u gebruikte programma's. U krijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven via Login) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten: MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. 1-2-3 Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven). Qfor Wolters Kluwer is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op www.qfor.org. Doc-it-Easy 2
Inhoudsopgave NUTTIGE INFORMATIE... 2 INHOUDSOPGAVE... 3 DOC-IT-EASY IMPORT... 4 MONITORING... 4 IMPORT UBL... 6 Briljant... 6 Instelling in Centraal dossierbeheer... 6 Inlezen Aankopen via UBL (nieuwe methode)... 7 Inlezen Aan- en Verkopen via UBL via de UBL-Import Wizard... 8 Doc-it-Easy 3
Doc-it-Easy import Er werd bij u een installatie gedaan zodat u de documenten uit Doc-it-Easy kunt importeren in uw boekhoudpakket. Deze installatie bevat: - Een adapter op de server - Een monitoring op een werkpost Via de monitoring worden de documenten voor alle gekoppelde dossiers gedownload naar uw server. De documenten worden opgeslagen als UBL-bestanden in de map cloudbox onder de map kluwerdata op de server. De documenten kunnen nadien ingelezen worden in uw boekhoudpakket via de UBL-import. Opgelet : Om de documenten te downloaden, moet de werkpost waarop de monitoring werd geïnstalleerd, aan staan. Info : Naar klanten toe kunnen UBL s enkel gebruikt worden naar ondernemingen met een geldig ondernemingsnummer. Voor de import in de boekhouding wordt dit echter uitgebreid naar alle aan- en verkoopdocumenten. Monitoring Rechts onderaan uw scherm kunt u de icoon voor de monitoring oproepen. Door hierop te klikken wordt de monitoring gestart en krijgt u een overzicht van de gedownloade documenten. Doc-it-Easy 4
Indien u dit venster sluit via het kruisje zal de monitoring continu blijven lopen en alle documenten meteen downloaden. Indien u dit venster sluit via file exit wordt de monitoring afgesloten en zal deze weer gestart worden op aanvraag, zoals hierboven beschreven. De gedownloade bestanden vindt u terug in de map \kluwerdata\cloudbox op de server. Per dossier wordt een map aangemaakt. Per type document wordt een aparte submap aangemaakt. Doc-it-Easy 5
Import UBL Eenmaal de documenten in uw Kluwerdata map werden opgeslagen, kunnen deze worden ingelezen in uw boekhoudpakket. Briljant Instelling in Centraal dossierbeheer In het Centraal dossierbeheer zult u, voor elk dossier waarin u UBL-Import wilt gebruiken, op het tabblad Beheer, het veld Importeren van facturen via moeten aanvinken bij UBL en Importeren naar op Briljant Account moeten zetten. Doc-it-Easy 6
Inlezen Aankopen via UBL (nieuwe methode) Sinds de versie 400 is het mogelijk om aankoopfacturen in te lezen via Ingeven Aankoopfacturen In de hoofding kunt u via rechtermuisklik of via CTRL-F7 opteren voor inlezen elektronische facturen waarna u de directory kunt selecteren waar de UBL-bestanden voor de aankopen werden opgeslagen. Doc-it-Easy 7
Inlezen Aan- en Verkopen via UBL via de UBL-Import Wizard Voor het importeren van aankoop- en verkoopdocumenten gaat u in Briljant Account naar Bestandslocatie Extra, Inlezen, UBL De wizard toont u eerst een welkomstscherm. Nadat u op Volgende klikt, wordt het scherm weergegeven waar u de locatie van het UBL-bestand selecteert. Ofwel selecteert u een volledige map (optie Bestandslocatie): alle UBL-bestanden die zich in deze map bevinden, zullen worden geïmporteerd. Ofwel kiest u één enkel bestand. Dagboeken Het volgende scherm laat u toe het boekjaar, de boekhoudperiode, de btw-periode en de dagboeken te bepalen waarin u wilt boeken. De Wizard zal het huidig boekjaar en de huidige boekperiode voorstellen (u kunt enkel de niet afgesloten boekjaren selecteren). Let op: De code boekjaar wordt niet overgenomen als Jaar. De Wizard stelt de einddatum voor als boekjaar. Doc-it-Easy 8
Default stelt de Wizard deze dagboeken voor die als standaard staan ingesteld in Briljant Account via Instellingen, Account, tabblad Dagboeken. U kunt deze instellingen aanpassen. U kunt kiezen voor de optie Verwerking in groep. Hierdoor zult u niet telkens moeten bevestigen in het bevestigingsscherm maar zullen alle documenten (= de documenten zonder waarschuwingen of fouten) direct worden doorgeboekt. Wanneer u een map met meerdere documenten gaat importeren, moet u zeker zijn dat al deze documenten met deze instellingen doorgeboekt mogen worden. De keuzes die u in dit scherm maakt, zijn immers definitief eens u de verwerking start. Doc-it-Easy 9
Verplaatsen bestanden U kunt op het volgende scherm bepalen wat u wilt doen met de verwerkte UBL-bestanden. Er is een onderscheid tussen het inlezen bij succes en het inlezen bij fouten. Zowel als de verwerking succesvol was, als wanneer er zich een fout heeft voorgedaan, kunt u kiezen tussen de optie om de bestanden te verplaatsen of te laten staan. Bij succesvolle verwerking hebt u ook de mogelijkheid om de bestanden te wissen. Indien u zeker bent van uw instellingen kiest u voor Volgende. Daardoor komt u in een volgend scherm Start verwerking waar u bevestigt door op Start verwerking te klikken. Indien u een bestand importeert waarbij de klant/leverancier nog niet bestaat in Briljant Account of waarvan het ondernemingsnummer of naam en adresgegevens niet zijn teruggevonden, dan zult u een overzicht krijgen van de reeds bestaande klanten/leveranciers in Briljant Account en zult u moeten kiezen tussen Creëer nieuwe klant/leverancier en Link (om te koppelen met een bestaande klant/leverancier). Doc-it-Easy 10
Daarna komt u in het document verwerkingsscherm terecht waar u kunt bevestigen. Doc-it-Easy 11
Document verwerkingsscherm Indien u de optie Verwerking in groep niet hebt aangevinkt, zal de Wizard u voor elk document een bevestiging vragen. In het document verwerkingsscherm kunt u nog een beperkt aantal aanpassingen maken vooraleer het document wordt doorgestuurd naar de aankopen/verkopen van Briljant Account. U krijgt tevens een preview te zien van de factuur of creditnota in kwestie. Wijzigbare velden bij aankopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw-percentage en btwrooster (hangt af van de grootboekrekening). De optie CN positief boeken verschijnt bij een aankoop naast het veld Document soort indien u een aankoopcreditnota importeert. Wijzigbare velden bij verkopen: datum, vervaldatum, uw referentie, onze referentie, OGM, koers (enkel bij vreemde valuta), grootboekrekening, VatCode, btw. Eventuele foutmeldingen of waarschuwingen verschijnen in het kader onderaan. Indien u bij de import van een map met meerdere documenten op annuleren klikt, zal de import van het huidige document geannuleerd worden maar ook alle volgende documenten van de selectie zullen daardoor geannuleerd worden. De reeds bevestigde documenten blijven bevestigd en zullen zijn doorgeboekt naar Briljant Account. Gebruik bij voorkeur batchverwerking om dit te voorkomen. Indien het afdrukvoorbeeld (pdf-formaat) bovenop het document verwerkingsscherm wordt geopend i.p.v. naast het document verwerkingsscherm, dan krijgt u bij het doorboeken naar Briljant Account de melding op het statusrapport dat de pdf al in gebruik is door een andere toepassing. Het document zal in Briljant Account opgenomen worden, maar indien u kiest voor Open bijlage in de ingave aankopen/verkopen, dan zal er weer een foutmelding zijn. U moet daarom het volgende instellen in Adobe Reader: Kies Bewerken (Edit) Voorkeuren (Preferences) - Internet, selecteer pdf-weergave in browser (Display PDF in browser) en klik OK. Werkt u met versie XI van Adobe Reader, dan moet u de volgende weg te volgen: Kies Bewerken (Edit) Voorkeuren (Preferences) Internet, klik op de link uw browser configureren zodat pdfdocumenten in een Adobe-product worden weergegeven. Daar vindt u de instructies over hoe uw browser te configureren. Doc-it-Easy 12
Statusrapport Nadat het verwerkingsscherm wordt afgesloten door te bevestigen of te annuleren, zal het volgende en laatste scherm van de UBL-wizard verschijnen. Hier kunt u het statusrapport opvragen door op de knop Afdrukken rapport te klikken. Daarin wordt weergegeven hoeveel documenten geïmporteerd werden en hoeveel aan- en/of verkoopdocumenten er succesvol werden geïmporteerd. Eventuele fouten en/of waarschuwingen worden ook afgedrukt. De geïmporteerde documenten kunt u oproepen, consulteren, verwijderen, afdrukken,... o.a. via het menu Dagboeken, Aankopen/Verkopen in Briljant Account. Indien u een geïmporteerd document oproept in de ingave van de aan- of verkopen, hebt u de mogelijkheid om de bijlage te openen via de knop Documenten of via Ctrl + Shift + D. Alle geïmporteerde documenten worden opgeslagen in een digitaal archief en worden voorzien van een stempel met documentnummer. Het digitale archief bevindt zich op de volgende locatie: Aankoopfacturen C:\kluwerdata\FinFisc\Office\dossiers\9999999\DOCUMENT\BBH\FLEV2013\AK\ Verkoopfacturen C:\kluwerdata\FinFisc\Office\dossiers\9999999\DOCUMENT\BBH\FKLA2013\VK\ Doc-it-Easy 13
Standaard zal het programma de grootboekrekeningen gebruiken die staan ingesteld via Instellingen, Account, tabblad Rekeningen. Via Instellingen, Basisbestanden, tabblad Kluwer Exchange: link rek hebt u de mogelijkheid om de grootboekrekening aan te passen en dit per klant/leverancier en per product. De volgende keer dat u opnieuw gaat importeren zal het programma rekening houden met deze aanpassingen. Via Instellingen, Basisbestanden, tabblad Kluwer Exchange: link kla/lev kunt u de relaties van klanten en leveranciers aanpassen. Doc-it-Easy 14