Informatie computergebruik bij FSW. Uitgegeven door: Helpdesk DIOS 1B01,naast de servicedesk Pieter de la Court gebouw Wassenaarseweg 52 Leiden Datum: Maart 2006 Openingstijden: maandag t/m vrijdag 09:00 17:00 Helpdesk@fsw.leidenuniv.nl 071-5278000
Inhoudsopgave Inhoudsopgave...1 1. Uw computeraccount...3 2. Uw gebruikersprofiel...3 2.1. E-mail...3 2.1.1. De instellingen van uw mailbox...3 2.1.2. Persoonlijke contacten...4 2.1.3. Automatische handtekening: Signatures...4 2.1.4. Spam...6 2.1.5. Beperkte mailbox grootte...6 2.2. Geïnstalleerde programma s...6 2.3. Geïnstalleerde printers...7 2.4. Bureaublad-indeling en snelkoppelingen...7 2.4.1. Verwijzing van My Documents...7 2.4.2. Iconen op de desktop...7 2.4.3. Iconen op de taskbar: Quick Launch Toolbar...8 2.5. Standaard instellingen van Word...8 2.5.1. Briefpapier...8 2.6. Favorieten in Internet Explorer...9 3. Bestanden opslaan...9 3.1. Centraal opslaan...9 3.2. Beperkte grootte P-schijf...9 3.3. Extra ruimte...9 4. Thuis werken: Terminal Server...10-1 -
- 2 -
1. Uw computeraccount Het besturingssysteem dat bij FSW gebruikt wordt is Windows XP. Wanneer u een aanstelling heeft gekregen kunt u een computeraccount aanvragen. Het account is persoonlijk en beveiligd met een (door u opgegeven) wachtwoord. Alleen uzelf mag gebruik maken van dit account. Met dit account krijgt u toegang tot: een persoonlijke netwerkschijf P-schijf afdelingsnetwerkschijven O- en Q-schijf een facultaire mailbox gebruikersnaam@fsw.leidenuniv.nl @iclon.leidenuniv.nl @plato.nl @ascleiden.nl toegang tot printers \\fswprs01\ Wanneer uw account is aangemaakt ontvangt u een email waarin de belangrijkste profiel instellingen beschreven staan. In dit document vind u hier ook informatie over. Via het departement krijgt u een werkplek met PC toegewezen. Wanneer u hierop aanlogt voor de eerste keer moet een gebruikersprofiel aangemaakt worden. 2. Uw gebruikersprofiel Iedere gebruiker werkt met eigen, persoonlijke instellingen. Wanneer een nieuwe PC wordt afgeleverd is het profiel van de vaste gebruiker al ingesteld. Als u voor het eerst op een (andere) PC inlogt dan krijgt u een leeg profiel. Dit houdt in dat u alle instellingen zelf nog moet doen. U kunt dit zelf instellen met behulp van de onderstaande werkinstructies, de instructies uit de e-mail, of als u hulp wilt, contact opnemen met de helpdesk om dit voor u te doen. 2.1. E-mail Met Outlook maakt u optimaal gebruik van onze Microsoft Exchange Mailserver. Hierbij krijgt u toegang tot de Global Address List (GAL) waarin de mailadressen van alle gebruikers van FSW staan. U kunt het mailadres van uw collega op achternaam opzoeken. De functies van Outlook gecombineerd met de mailserver zijn onder andere: Uw autoreply aan- of uitzetten. Het inzicht geven in uw agenda door collega s; u bepaalt zelf wie wat mag zien en of iemand anders voor u een afspraak in uw agenda mag zetten. Afspraken maken met behulp van de agenda en E-mail; bijvoorbeeld een uitnodiging voor het bijwonen van een vergadering wordt per mail verzonden, bij acceptatie wordt de afspraak automatisch in ieders agenda vastgelegd Uw mail uitlezen via een internet browser (Outlook Web Access): http://webmail.fsw.leidenuniv.nl. U kunt Outlook alleen gebruiken op een PC binnen het Pieter de la Court gebouw. Uw mail uitlezen via Remote Desktop (zie 5). 2.1.1. De instellingen van uw mailbox Alle berichten en mappen van deze mailbox staan op de mailserver en kunt u ook via Outlook Web Access bereiken. Als u Outlook voor het eerst opstart wordt uw persoonlijke mailbox automatisch geïnstalleerd. In sommige gevallen start er eerst een wizzard op waarin u nog instellingen moet doen. Instellingen in Outlook Server type Server naam User name Microsoft Exchange Server fswexc01.fsw.leidenuniv.nl uw gebruikersnaam - 3 -
2.1.2. Persoonlijke contacten Uw persoonlijke contacts staan in uw mailbox zodat u ze van een andere PC of via Outlook Web Access kunt opzoeken. Dit kunt u snel zien door het adresboek te openen (ctrl+shift+b) en het 'show names from the:' veld te wijzigen naar Contacts. Standaard staat de Global Adress List als adresboek ingesteld. Als u uw persoonlijke contacten als standaard adresboek wilt gebruiken doet u dit via het hoofdmenu van Outlook met Tools Addressbook vervolgens in het Addressbook via Tools Options Selecteer bij Show this address list first Contacts. Selecteer in het onderste gedeelte uw Contacts en klik op de knop rechts om deze bovenaan uw lijst te zetten. 2.1.3. Automatische handtekening: Signatures U kunt uw eigen handtekening zetten onder uw nieuw te versturen berichten. Het menu van signatures vind u via Tools, Options, Mail Format. De handtekening wordt opgeslagen op C:\Documents and Settings\{gebruikersnaam}\Application Data\Microsoft\Signatures\. U kunt deze met de windows verkenner verplaatsen naar uw P-schijf. - 4 -
Een bestaand signature-bestand koppelen: Klik op Signatures Klik op New Kies een naam bij 1. Kies Use this file as a template bij 2. Klik op Browse Navigeer naar uw tekstbestand en kies select Een nieuw signature-bestand maken: Klik op Signatures Klik op New Kies een naam bij 1. Kies Start with a blank signature bij 2. Klik op Next Typ hier uw automatische handtekening. Met Advanced Edit kunt u uw tekst opmaken. Klik op Finish Klik tweemaal op OK. - 5 -
2.1.4. Spam Alle mail wordt centraal gescand op Spam. Als u meer wilt weten over wat Spam is en hoe u het kunt voorkomen ga dan naar onze site. Het is ook mogelijk zelf uw Spam berichten bij te houden met behulp van de Personal Message Manager. Neem voor het aanvragen contact op met onze helpdesk. De Personal Message Manager stelt u, als gebruiker in staat om zelf te controleren wat er door de Spamfilter wordt tegen gehouden en dit eventueel te verwijderen of alsnog door te laten. De webinterface is zeer compact en overzichtelijk. Samen met een klein aantal instellingen is het makkelijk een overzicht te krijgen van de aan u gerichte geblokkeerde email. Het is tevens mogelijk om een persoonlijke lijst van veilig aangemerkte e-mail adressen bij te houden. 2.1.5. Beperkte mailbox grootte De grootte van uw mailbox is beperkt tot 225 MB. Wij raden u aan om uw mailbox zo schoon mogelijk te houden. Houdt hiervoor de mappen Deleted items en Sent items zo leeg mogelijk. 2.2. Geïnstalleerde programma s De faculteit gebruikt gelicenseerde programma s. Elke standaard computer wordt geïnstalleerd met dezelfde programma s. Mocht u een programma nodig hebben die er niet op staat dan kunt u contact opnemen met de helpdesk. Voor sommige programma s moet u een licentie bestellen. Hieraan zijn dan kosten verbonden. Voor een overzicht kunt u op onze site kijken. De programma's waarmee elke standaard PC wordt uitgerust zijn 1. Office (Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint, Photo Editor) 2. SPSS 3. ZipCentral 4. Workpace (anti-rsi programma) 5. Acrobat Reader 6. PDF Creator 7. Euroglot (vertaalprogramma) 8. Mediaplayer + Codec pack 9. Symantec Antivirus Client Deze virusscanner wordt centraal beheerd door de DIOS zodat u er niet meer zelf voor hoeft te zorgen dat deze up-to-date is. Door de op de PC ingestelde beveiliging is het niet mogelijk zelf programma's te installeren. U kunt contact opnemen met de helpdesk om programma s voor u te laten installeren. Wij vragen wel dat u kan aantonen dat u een licentie voor het programma heeft. Let wel op! De DIOS installeert alleen officieel aangeschafte programmatuur met bijbehorende licenties. Daarnaast is het ook mogelijk om Freeware programma s te laten installeren. Dit zijn programma s die gratis te downloaden zijn. Trial (probeer) software (Shareware) wordt niet geïnstalleerd. In veel gevallen is het nodig dat u hierbij aanwezig bent omdat uw profiel ook aangepast moet worden. - 6 -
2.3. Geïnstalleerde printers Wanneer u voor het eerst inlogt op een PC zijn er nog geen printers geïnstalleerd.. Installatie printer Ga naar Start en vervolgens naar RUN. Type vervolgens in het venster:\\fswprs01 en druk vervolgens op OK. Dubbelklik in het overzicht op de dichtstbijzijnde printer. Als u altijd op deze printer wilt printen ga dan in het printerscherm naar Printer, Set as Default. Sluit het printerscherm. 2.4. Bureaublad-indeling en snelkoppelingen Uw desktop bestaat uit snelkoppelingen. Snelkoppelingen zijn verwijzingen naar programma's of bestanden die in werkelijkheid op een andere locatie staan opgeslagen. Op die manier hoeft u niet helemaal naar de echte locatie (bijvoorbeeld C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\winword.exe) maar kunt u gewoon direct vanaf het bureaublad een programma opstarten. Ook My Documents is een snelkoppeling en verwijst dus naar een andere locatie, in dit geval P:\My Documents. U kunt deze dus direct openen. 2.4.1. Verwijzing van My Documents De snelkoppeling My Documents verwijst standaard naar P:\My Documents. Dit betekent dat als u iets opslaat in My Documents dit automatisch op uw persoonlijke schijf bewaard wordt. 2.4.2. Iconen op de desktop De iconen op de desktop verschillen ook per gebruiker, en dus per profiel. Als u iconen mist op uw desktop dan staat het vaak wel in het startmenu. Als u met de rechtermuisknop een programma sleept naar uw desktop verschijnt het volgende menu (als u de knop loslaat): Als u voor Copy Here kiest (weer met uw linkermuisknop) wordt het programma op uw desktop geplaatst. U kunt deze snelkoppelingen ook slepen naar de Quick Launch Toolbar. - 7 -
2.4.3. Iconen op de taskbar: Quick Launch Toolbar Door middel van de Quick Launch Toolbar kunt u snel programma s opstarten. Aanzetten van de Quick Launch Toolbar Klik met rechts op een leeg stuk van de taakbalk Kies in het onderstaande menu voor Toolbars, Quick Launch. De taakbalk verandert naar. U kunt nu de snelkoppelingen uit het startmenu kopiëren naar de Quick Launch Toolbar. Zet Lock the Taskbar uit. 2.5. Standaard instellingen van Word Ook de instellingen van Word maken deel uit van uw profiel. Deze instellingen gelden alleen bij nieuw aangemaakte documenten. Oude documenten blijven hun eigen instellingen houden zoals de opmaak van het document en de pagina-instelling. Instellingen die afhankelijk zijn van uw profiel zijn: Pagina instellingen Templates (briefpapier van uw afdeling of sectie) 2.5.1. Briefpapier Het gebruik van briefpapier is een instelling van File, Page Setup van het document. De instelling van de briefpapier-lades staat standaard goed bij het gebruik van de templates op de Océ printers. Als u uw eigen brieven maakt kunt u in het kader lezen hoe u kunt uitprinten op briefpapier. Briefpapier aanzetten Ga naar Tools, Options Ga naar File Locations Dubbelklik op Workgroup Templates Navigeer naar O:\{uw sectie of afdeling}\templates Klik op OK Klik op OK - 8 -
Andere documenten uitprinten op briefpapier Zorg dat u de juiste printer geselecteerd heeft via File, Print Ga naar File, Page Setup, Paper. Selecteer voor Océ printers Tray 3 voor briefpapier. Of voor briefpapier bij andere printers de juiste bak. Klik op OK. Klik niet op Default, dan worden alle documenten op briefpapier uitgeprint. 2.6. Favorieten in Internet Explorer De instellingen van uw internet browser, zijn ook afhankelijk van uw profiel. Uw Favorieten staan dus lokaal op de PC opgeslagen. U kunt deze dus niet vanaf een andere PC of thuis bereiken. 3. Bestanden opslaan 3.1. Centraal opslaan U kunt gebruik maken van drie netwerkschijven die worden gekoppeld bij het inloggen: De P-schijf is uw persoonlijke schijf waar u alleen zelf bij kunt komen. De O-schijf is een netwerkschijf waarop u bestanden kunt delen binnen uw departement en/of sectie. De Q-schijf is een inter-departementale schijf die bedoeld is voor projecten die niet onder een specifiek departement vallen. De DIOS scant deze schijven op virussen en maakt periodieke backups van alles wat hier opgeslagen wordt. Verder kunt u vanaf elke andere PC in het Pieter de la Court gebouw, inclusief de Terminal Server (zie 5), deze gegevens bereiken. 3.2. Beperkte grootte P-schijf U kunt maximaal 500MB aan bestanden opslaan op de P-schijf. Mocht u meer ruimte nodig hebben dan kunt u dit aanvragen bij de helpdesk. 3.3. Extra ruimte Als u meer ruimte nodig heeft dan de 500MB van de P-schijf en de O- en Q-schijf dan kunt u twee dingen doen: 1. Vraag bij de helpdesk of u toegang krijgt tot de Y-schijf (10GB) a. U heeft alleen zelf toegang tot deze schijf. b. De Y-schijf is bedoeld voor onveranderlijke en volumineuze data bijvoorbeeld: Experimenteer data Video of audio data Backups Outlook archieven (pst bestanden) waarin niets meer verandert. - 9 -
c. U kunt deze schijf vanaf elke PC binnen FSW benaderen d. Er wordt geen backup gemaakt van deze schijf. 2. Controleer of de computer waar u achter werkt een F-schijf heeft. a. Iedereen die op de PC inlogt kan bij deze gegevens. b. De F-schijf is vrij te gebruiken voor alle typen data. c. U kunt alleen maar bij deze gegevens op de PC waar de F-schijf bij hoort. d. Er wordt geen backup gemaakt van deze gegevens. Als de schijf crasht bent u de gegevens op F kwijt. De gegevens op F worden bij vervanging van de PC niet overgezet naar de nieuwe PC. 4. Thuis werken: Terminal Server De Terminal Server biedt de mogelijkheid om van buiten de FSW toegang te krijgen tot de netwerkschijven (O-, P- en Q-schijf) en enkele van de meest gebruikte applicaties: Outlook, Internet Explorer, Word en Excel. Thuis, of op een andere locatie, logt u vanaf uw PC met behulp van een speciaal programma (de Terminal Server Client) in op de Terminal Server die binnen de FSW staat. Het is mogelijk om de lokale schijven zoals de harde schijf op uw persoonlijke PC te koppelen. U kunt uw bestanden van uw persoonlijke PC/harde schijf kopiëren naar de O-, P- of Q-schijf en andersom. Het is niet mogelijk om de harde schijf van uw werkplek-pc te koppelen. Het is wel mogelijk om lokaal geïnstalleerde printers van uw persoonlijke PC te koppelen zodat u thuis op uw eigen printers kan printen vanaf de netwerkschijven. De verbinding wordt verboken nadat u 30 minuten niets doet. Wanneer u uitgelogd bent wordt de sessie nog 15 minuten bewaard. Voor de aanvraag van deze dienst moet u zich melden bij de Helpdesk. Voor meer informatie over de terminal server kunt u op onze site verder lezen. - 10 -