Programmasponsors: Inleiding In dit wordt uiteengezet hoe we tot nauwere regionale samenwerking kunnen komen op het gebied van binnen de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag (MRDH). Op 1 maart 2012 hebben de deelnemende gemeenten binnen de MRDH elkaar gevonden op het gebied van intensivering van regionale samenwerking. Bij deze bijeenkomst bleek al snel dat de voordelen zitten in kwaliteitsverbetering, inzet en delen van elkaars kennis en ervaring, beter benutten van elkaars capaciteit, het opvangen van toekomstige krapte op de arbeidsmarkt en aantrekkelijk blijven als werkgever voor jong talent. Alle aanwezige leidinggevenden gaven aan dat deze groep uitgebreid diende te worden met vertegenwoordigers van de in het gebied opererende Waterschappen. Bij de volgende bijeenkomst van 31 mei 2012 is het concept programmavoorstel besproken en goedgekeurd. Verder is de wens uitgesproken om in september/oktober 2012 in te stemmen met een programmadocument (inclusief financiële paragraaf) en bijbehorende intentieverklaring. In de bijeenkomst van december 2012, moeten programmasponsors het programmadocument vaststellen en de bijbehorende intentieverklaring tekenen. Alle deelnemende gemeenten staan financieel onder druk en moeten reducties op hun capaciteit doorvoeren. Zo ook voor de afdelingen die zich met bezig houden. Wat de gemeenten en waterschappen binnen de MRDH met elkaar delen dat zij allen de kennis en capaciteit in huis dienen te hebben om als goed opdrachtgever naar de markt te kunnen optreden en hun bestuur als adviseur hierin te ondersteunen. Dit met als doel een gelijkwaardige gesprekspartner te worden met partijen in de markt. De gemeenten en waterschappen binnen de MRDH kunnen elkaar hierin ondersteunen en samenwerken als trusted partner. 1
Er wordt een gemeenschappelijk programma uitgewerkt. Naast een visie en doelen, worden ook een aantal sporen benoemd waar langs de regionale samenwerking vorm gegeven kan worden. Binnen dit programma zijn deze sporen leidraad voor het benoemen van activiteiten en projecten die de regionale samenwerking ondersteund en verder ontwikkeld. Regionale samenwerking komt niet vanzelf tot stand. Er moet worden geinvesteerd in het proces dat leidt tot samenwerken. Elkaar leren kennen en begrijpen is de basis voor waardering en vertrouwen en dat leidt weer tot het elkaar iets gunnen in een samenwerking. Gekozen is voor een netwerkbenadering waarbij elke gemeente en waterschap binnen het samenwerkingsverband vrijwillig meedoet met behoud van eigen verantwoordelijkheden. Vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Daarom wordt ingezet om te komen tot een intentieverklaring en een gezamelijk programma. Onwikkeling gezamenlijk programma In deze tijd van financiele crisis moet de overheid krimpen, zo ook de afdelingen die zich bezig houden met. Willen we de kwaliteit en omvang van deze diensten op peil houden, zullen we om ons heen moeten kijken en ligt regionale samenwerking van publieke diensten voor de hand. Regionale samenwerking biedt de mogelijkheid om kennis en capaciteit te delen en elkaar zo te versterken. Hiermee kunnen we de adviserende rol aan onze bestuurlijke opdrachtgever versterken en zo een onderscheidende rol voor deze gemeenten en waterschappen waarmaken. Met de ontwikkeling van een gezamenlijk programma voor Ingenieursdiensten en Projectmanagement wordt een proces doorlopen dat kan leiden tot intensieve samenwerking. Na een verkenning hebben een aantal initiatienemers met een gezamenlijk Ambitie, de aanzet gegeven voor een programma voor regionale samenwerking. Dit programmavoorstel geeft een samenvatting van de gezamelijke Visie en Doelen van deze Metropoolregio samenwerking. Verder gaat het in langs welke sporen de deelnemende gemeenten en waterschappen deze doelen willen behalen. Deze samenwerking wordt gezien als een groeiproces, waar een balans gezocht wordt naar de afweging van de afzonderlijk te formuleren belangen van de deelnemers en gezamenlijk te behalen korte en middellange termijn resultaten waarmee de gezamenlijk opgestelde visie en doelen van deze regionale samenwerking wordt ondersteund en ontwikkeld. Het proces om te komen tot gemeenschappelijk doelen begint met het inventariseren van standpunten, belangen en meningen van alle deelnemers die op vrijwillige basis mee doen met dit programma. Verder moet een overzicht gemaakt worden van alle aannames, implicaties, concequenties, mogelijke probleemgebieden die bij de inventarisatie naar boven komen. Om de daaruit geformuleerde doelen te halen zijn een drietal trajecten uitgewerkt, te weten: Kennis, Vorm en Samenwerken. Kennis - het Netwerk Spoor Het in kaart brengen van de aanwezige kennis en beschikbare capaciteit binnen de MRDH en de ontwikkeling van kennisnetwerken binnen de MRDH als ook naar andere regionale publieke (Provincie en RWS) en private partners (Ingenieurs- en Adviesbureaus). 2
Vorm - het Proces Spoor Het voortdurend aandacht geven aan de vorm en het te volgen proces waarin de wens tot versterking van de samenwerking vormgegeven gaat worden. Samenwerken - het Operationele Spoor Inzichtelijk maken op welke manier (aard en omvang) we al samenwerken en op welke programma s (projecten en activiteiten) we de samenwerking in de regio willen versterken en uitbreiden. De regionale samenwerking moet energie en enthousiasme veroorzaken bij de medewerkers van de deelnemers. Het is daarom wenselijk dat de regionale samenwerking resultaten oplevert en er vanaf het begin aandacht moet zijn voor initiatieven en projecten die tot Quick Wins leiden. Visie Regionale samenwerking op gebied van is een netwerk van publike diensten die door inzet van hun gezamelijke kennis en capaciteit een waarde toevoeging betekenen voor burgers, bedrijven en bestuur van de deelnemers binnen de Metropoolregio RDH met als doel de rol van overheidsopdrachtgever te versterken. Hoofddoel Het hoofddoel van de regionale samenwerking op gebied van Ingenieursdiensten en Projectmanagement binnen de Metropoolregio RDH is het ontwikkelen van vertrouwen tussen de deelnemers zodat zij kunnen samenwerken als Trusted Partner door inzet van gezamelijke kennis en capaciteit. 3
Kennis In dit netwerk spoor gaat het om het in kaart brengen van de aanwezige kennis en capaciteit binnen de MRDH, de ontwikkeling van de interne kennisnetwerken binnen de MRDH, en de externe netwerken naar andere regionale publieke (Provincie, RWS en ProRail) en private partners (Ingenieurs- en Adviesbureaus). In kaart brengen van de gezamelijke kennis en capaciteit binnen de MRDH-deelnemers. - Het ontwikkelen van een kennismatrix (kennisgebieden met normering) voor de MRDHdeelnemers. - Het in kaart brengen van de aanwezige kennis en capaciteit binnen de MRDH-deelnemers. - Het toegankelijk maken van deze kennis en capaciteit voor andere deelnemers binnen de MRDH-deelnemers. De ontwikkeling van kennisnetwerken - Het in kaart brengen van de bestaande kennisnetwerken tussen de MRDH-deelnemers. - Het in kaart brengen van de bestaande kennisnetwerken met andere publieke partners (Provincie, RWS en ProRail). - Het in kaart brengen van de bestaande kennisnetwerken met private partners (Advies- en Ingenieursbureaus). - Het bekend maken van deze bestaande kennisnetwerken aan de andere deelnemers binnen het netwerk. - Het initiëren van nieuwe netwerken die aansluiten op de kennisdomeinen van de MRDHdeelnemers. Vorm In het proces spoor zal er voortdurend aandacht worden gegeven aan de vorm en het te volgen proces waarin de wens tot samenwerking vormgegeven gaat worden. Uitgangspunten daarbij zijn: De geformuleerde visie van de ontwikkelde samenwerking binnen de MRDH-deelnemers. De door elk van de MRDH-deelnemers afzonderlijk geformuleerde belangen bij de samenwerking (en het af te leiden gezamelijke, complementaire en tegengestelde belang). De samenwerking binnen de MRDH-deelnemers moet worden opgevat als een groeiproces. De samenwerking van de MRDH-deelnemers moet energie en enthousiasme veroorzaken bij degenen die daarin deelnemen. Zij moeten zich vanuit elk van de MRDH-deelnemers daartoe gestimuleerd voelen, zonder daarbij vrijblijvendheid te introduceren. Invoeren van strippenkaart voor kleine adviesklussen. Voorwaarden scheppen binnen het aankoopbeleid om binnen de MRDH-deelnemers makkelijker onderling samen te werken. Om voortdurend aandacht te geven aan het proces van samenwerking binnen de MRDH-deelnemers is het noodzakelijk lichte sturing toe te voegen. De MRDH-deelnemers zijn zich ervan bewust dat gedurende het opstartjaar van de versterkte samenwerking binnen de MRDH-deelnerms er sprake 4
zal zijn van aanloopproblemen, die van de programmasponsors en programmamanager extra volharding vergen. Samenwerken De deelnemers binnen de MDRH werken al enige tijd samen. Onder dit operationeel spoor willen we inzichtelijk maken op welke manier (aard en omvang) we al samenwerken en hoe we deze operationele samenwerking in de regio willen versterken. Van de projecten naar aard en omvang waarop we de afgelopen jaren hebben samengewerkt (past performance). Te komen tot een wijze van samenwerken en optreden van de samenwerking binnen de MRDHgemeenten voor zowel binnen het eigen stedelijk bedieningsgebied als de regio, waarin elk van de MRDH-deelnemers actief zijn. Initieren van regionale sammenwerkingsprojecten en Quick Wins. Prioriteiten 2012 1. Kennis Uitwerken van kennisboom voor Metropoolregio RDH. Inzicht krijgen van aanwezige kennis/capaciteit. Deze kennis/capaciteit toegankelijk maken door beschikbaar stellen van een portal. 2. Vorm Voortdurend aandacht geven aan het proces voor samenwerking. uitwerken en toewerken naar een intentieverklaring van programmasponsors. Uitwerken van samenwerkingsvorm en komen tot afspraken hiervoor. 3. Samenwerken Mogelijk maken om makkelijker diensten van partners binnen het netwerk in te nemen. Stimuleren van deelnemers om te komen met initiatieven / projecten voor kennisuitwisseling (Quick Wins). 5
Planning 2012 1. Start met initiatiefnemers Den Haag en Rotterdam januari 2012 2. Uitwerken gezamenlijke ambitie Kopgroep met Delft, Den Haag, Rotterdam, Spijkenisse, Vlaardingen, Westland en Zoetermeer maart 2012 3. Kennismakingsbijeenkomst MRDH 24 deelnemers en 17 gemeenten 1 maart 2012 4. Uitwerken concept programma Capelle aan den IJssel, Delft, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen en Westland mei 2012 5. 2 e Bijeenkomst MRDH terugkoppeling Concept Programma en afspraken maken over een plan van aanpak 31 mei 2012 6. Uitwerken van en Intentieverklaring Delft, Krimpen aan den IJssel, Rotterdam juni/juli/augustus 2012 7. 3 e Bijeenkomst MRDH, Intentieverklaring en Samenwerkingsvorm 11 oktober 2012 8. Voorbereiding 4 e bijeenkomst MRDH en voortgang proces regionale samenwerking oktober/december 2012 9. 4 e Bijeenkomst MRDH Tekenen van Intentieverklaring december 2012 6
Acties / Shortlist / Quick Wins Om de samenwerking van de MRDH-gemeenten dieper te kunnen verankeren in elk van de organisaties is het wenselijk dat er snel resultaten worden bereikt uit de samenwerking. Voorgesteld wordt dat de MRDH-gemeenten zich richten op: - In kaart brengen van de binnen de MRDH aanwezige capaciteit (flexibele schil) om in te zetten bij (advies) projecten binnen de deelnemende gemeenten. - Gezamenlijk ontwikkelen en uitwisselen van kennis over nieuwe contractvormen. - Het verdienmodel en de juridische/contractuele kwesties bij uitwisseling van capaciteit (en de tarieven). - Makelaarsfunctie: uitwisseling van capaciteit tussen de IB s (bij elkaar brengen van vraag en aanbod van functies, projecten, etc). - Gezamenlijk ontwikkeling van een leidraad voor programma- en projectmanagement. - Kennisuitwisseling en training op gebied van projectmanagent. Benutten van elkaars expertise op het begeleiden van PSU s. - Organiseren van projectreviews en audits. - Uitwisselingsprogramma voor collega s bij de MRDH-gemeenten. - Beschikbaar stellen van Flexwerkplekken. - Elkaar uitnodigen voor workshops en seminars. - Gemeenschappelijk aanbestedingsbeleid en toepassen van past performance (loopt al via Leiden, Gouda, Delft, Den Haag, Zoetermeer en Rotterdam). - Verkennen van de mogelijkheid om de Regionale Uitvoeringsdiensten Diensten bij de samenwerking te betrekken. - Burgerparticipatie. - Herstructurering bedrijventerreinen / RHOB / Roulatie projectleiders. - Rivierzones / Rivierenland. - Financiering/verhaal plankosten en kosten bouw- en woonrijpmaken bij sloop/nieuwbouw van huurcomplexen corporaties. - Ontwerpen met composietmaterialen. 7