Samenvatting Onderzoeksrapportage Werkkostenregeling (WKR) Status: definitief Datum: 25 november 2014 Auteur: Rob Hulsen OSGMetrium Advies B.V. Postbus 47 5491 SZ Sint-Oedenrode 0413-480888 www.osgmetrium.nl sintoedenrode@osgmetrium.nl
Inhoudsopgave 1. WKR... 3 2. AANPAK... 4 3. MANAGEMENTSAMENVATTING... 4 3.1 MANAGEMENTSAMENVATTING... 4 3.2 AANBEVELINGEN... 5 3.3 INVENTARISATIE VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN BIJ O2A5... 6 3.4 ARBEIDSVOORWAARDEN EN CAO PO 2014... 7 3.5 FISCALE OPTIMALISATIE VAN HUIDIGE REGELGEVING NAAR WKR... 7 BIJLAGE I Schema uitkomsten WKR-keuzes O2A5. 7 Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 2/10
1. WKR De Werkkostenregeling (afgekort WKR) vervangt alle bestaande fiscale regels voor vergoedingen aan werknemers. De werkgever kan door deze regeling maximaal 1,2 % (verwacht peil 2015) 1 van de totale fiscale loonsom (loon voor berekening loonheffing), ook wel de zogenaamde vrije ruimte genoemd, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Over het bedrag boven de 1,2% (verwacht peil 2015) van de totale fiscale loonsom betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kan de werkgever bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken omdat deze vergoedingen of verstrekkingen niet tot het loon behoren en/of door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. Het voormelde percentage van de vrije ruimte kan ieder jaar wijzigen. Voorbeelden van verschillende categorieën vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen aan werknemers zijn kerstpakketten, personeelsuitjes, fietsregeling, cursussen, telefoonvergoedingen, reiskosten, arbovoorzieningen, consumpties, et cetera. De WKR is een complexe materie waarin onderscheid van begrippen voorkomen als vergoedingen, verstrekkingen, het loonbegrip, vrijstellingen, vrije ruimte en eigen waarderingsregels. Bij de overgang hiertoe bestaan voordelen, nadelen, kansen maar ook risico s. Wat is het voordeel van de nieuwe regelgeving voor de werkgever: een vast percentage van de fiscale loonsom onbelast vergoeden en verstrekken; hoeft minder rekening te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: de werkgever heeft meer vrijheid om arbeidsvoorwaarden beter af te stemmen op de eigen situatie voor nu en in de toekomst; hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in de loonadministratie te registreren; De toepassing van de WKR kan echter niet altijd gunstig zijn: een werkgever kan snel boven de drempel voor toepassing van de eindheffing van 80% geraken. Deze eindheffing zijn directe kosten voor de werkgever. Hiernaast zal de overgang op de WKR ook een grote impact hebben op de administratie van de werkgever: het is noodzakelijk dat de inrichting van financiële en loonadministratie worden aangepast daar waar het gaat om een registratie van vergoedingen en verstrekkingen welke aan de vrije ruimte toebedeeld moeten worden dan wel een verschuiving tussen beide administraties. Daarnaast moeten boekingen juist geborgd worden; de werkgever denkt na het actualiseren van het arbeidsvoorwaardenbeleid vanaf het moment van ingang van de WKR. Denk daarbij vooral aan de eventuele cafetariaregeling. De werkgever zal moeten inschatten wat de vrije ruimte is en of dit voldoende financiële ruimte biedt voor het beleid dat de werkgever wil voeren. 1 In het Belastingplan 2015 is het percentage van 1,2% voorgesteld. In 2014 is dit 1,5%. Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 3/10
2. Aanpak O2A5 heeft eigen expertise en de expertise van OSGMetrium Advies ingezet om de effecten van de overgang naar de WKR te onderzoeken, keuzes te maken en besluiten te nemen. Concreet betekende dit: a) Cijfermatige inventarisatie van huidige arbeidsvoorwaarden onder de WKR: het bekijken van welke vergoedingen en verstrekkingen er zijn en wat op dit moment aan eindheffing wordt betaald. Hiervoor is het jaar 2013 gebruikt; b) Fiscale optimalisatie: het kritisch beoordelen van vergoedingen en verstrekkingen of er mogelijkheden zijn om die anders in te delen omdat zij financieel gunstiger voor de werkgever zijn c.q. geen wijziging tot gevolg hebben voor het bruto-nettotraject voor de werknemer ten opzichte van de huidige situatie; c) Het beoordelen van de consequenties van de huidige cafetariaregelingen; d) Bespreken van het advies aan de hand van een op te stellen onderzoeksrapportage met aanbevelingen; e) Voorlichting aan PGMR; f) Het beoordelen en creëren van arbeidsvoorwaarden. Hierbij is van belang dat de huidige afspraken tussen werkgever en werknemer, al dan niet in een verworven recht, niet automatisch veranderen bij het wijzigen in de WKR. Daarnaast is de PGMR een belangrijke schakel in het instemmingsrecht; g) Begeleiding met de implementatie van de WKR en nazorg. Het tijdpad van het bovenstaande traject is door OSGMetrium met O2A5 afgestemd. Het resultaat daarvan is dat O2A5 op basis van de huidige fiscale wetgeving per 1 januari 2015 verplicht overgaat op de toepassing van de WKR. 3. Managementsamenvatting 3.1 Managementsamenvatting Het is financieel voordeliger voor O2A5 om per 1 januari 2015 over te stappen op de WKR. De uitgevoerde analyse is gebaseerd op het jaar 2013. Uit die analyse blijkt dat inclusief de gekozen fiscale optimalisatie en een bufferruimte er in de vrije ruimte ruim 23.000 (op basis van 1,2%) beschikbaar blijft voor het creëren of wijzigen van arbeidsvoorwaarden buiten de CAO-PO. Een aantal aanbevelingen is in paragraaf 3.2 vermeld waarmee rekening gehouden dient te worden voor de benutting van de vrije ruimte. Het totale fiscale loon over het jaar 2013 en de daaruit berekende vrije ruimte inclusief fiscale optimalisatie en exclusief bufferruimte is als volgt: Jaar Fiscale loonsom wg Bedrag vrije ruimte Benutting Restant 2013 obv 1,2% 10.443.648 125.324 89.697 35.627 De cijfermatige opstelling op basis van een forfaitpercentage van 1,2% is derhalve als volgt: vrije ruimte 1,2% (peiljaar 2015) exclusief fiscale optimalisatie 125.324,00 vergoedingen/verstrekkingen in de vrije ruimte 54.983,00 -/- cafetariaregelingen 23.710,00 -/- nog te besteden vrije ruimte 46.631,00 voorgestelde fiscale optimalisatie 11.004,00 -/- minimum noodzakelijke vrije ruimte 10% x 125.324 12.532,00 -/- nog beschikbaar voor fiscale optimalisatie 23.095,00 Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 4/10
Als leidraad wordt aangehouden om een bedrag van 10% van de vrije ruimte als grens te nemen voor onvoorziene benutting. Dit bedrag is bij O2A5 12.532 (op basis van 1,2%). De beschikbare vrije ruimte na fiscale optimalisatie is daarmee met 23.095 (op basis van 1,2%) ruim voldoende. Wij hebben, om de beschikbare vrije ruimte meer te benutten, een aantal mogelijkheden en aanbevelingen besproken. Wij noemen dit fiscale optimalisatie. De mogelijkheden zijn: a) Dienstreizen: De huidige fiscale onbelaste norm is 0,19 per kilometer. Het bovenmatig deel tot 0,28 is een bruto bedrag waarover de werknemer loonheffingen betaalt en daarvan netto dus minder overhoudt. Bij de overgang van de WKR is het de bedoeling het bovenmatig deel netto te gaan vergoeden. Werknemers houden daarmee dus netto meer over per kilometer en de kosten van de werkgever blijven beperkt tot 0,28 per kilometer. -> Deze fiscale optimalisatie past O2A5 in het jaar 2015 toe. b) Vergoedingen voor Dag van de Leraar: In de huidige situatie wordt de vergoeding Dag van de Leraar bruto uitgekeerd, waardoor de werknemer over de vergoeding loonheffing betaalt. Bij overgang naar de WKR is er de mogelijkheid om de vergoeding Dag van de Leraar (deels) netto te vergoeden, waardoor werknemers dus netto meer vergoed krijgen. Overigens blijft in deze situatie de uitkering, zoals de CAO voorschrijft, nog altijd een uitkering in het kader van het: a. Besluit ziekte en arbeidsongeschiktheid voor onderwijspersoneel primair onderwijs; b. Jaarinkomen ABP. -> Deze fiscale optimalisatie passen wij toe mits in augustus/september 2015 blijkt dat er een voldoende bedrag aan vrije ruimte per eind 2015 over zou zijn. Een mogelijkheid die wel is beoordeeld maar vanwege krimp buiten beschouwing is gelaten: c) de privé telefoonvergoedingen, die nu behoren tot de vrije ruimte, omzetten in een terbeschikkingstelling van een smartphone/mobiele telefoon vanuit de werkgever aan werknemers. Het bedrag aan telefoonvergoedingen beloopt een totaal bedrag van 2.051 in het jaar 2013. Bij ter beschikking stellingen gaat het bedrag uit de vrije ruimte en wordt die toebedeeld aan gerichte vrijstellingen omdat aangenomen wordt dat deze ter beschikking stelling voor minimaal 90% zakelijk wordt gebruikt. -> Deze passen wij niet toe omdat het bedrag marginaal is. Ter beschikking stellingen zouden leiden tot meerkosten voor O2A5. 3.2 Aanbevelingen Met O2A5 zijn de volgende aanbevelingen van OSGMetrium besproken bij de overstap naar de WKR: a) hoe ziet de formatie eruit in de toekomst? Wat gaat dat betekenen voor uw totale fiscale loonsom? Het loon voor vervangers in loondienst telt mee in de berekening van de totale fiscale loonsom. Door de daling van de formatie zal uw vrije ruimte afnemen; b) hoeveel werknemers gaan in de komende jaren gebruik maken van de fietsregeling en de regeling voor de vakbondscontributie. Wij zien bij beide cafetariaregelingen het beeld dat de in de jaren 2011 tot en met 2013 de bedragen afwijkend zijn; c) leg in de arbeidsvoorwaarden de nieuwe eisen van bijvoorbeeld de fietsregeling en andere aanvullende arbeidsvoorwaarden vast aangezien de eisen in de huidige fiscale wetgeving vervallen zodra de WKR wordt toegepast; d) wellicht zijn er in het aankomende jaar andere materiële bedragen in vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die worden verwacht. Die kunnen dan eenmalig uw vrije Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 5/10
ruimte dermate beïnvloeden dat dit substantieel afwijkt van andere jaren. Hierdoor kan de berekende vrije ruimte op basis van het jaar 2013 worden beïnvloed; e) onze aanbeveling is dit onderzoek (of een samenvatting daarvan) voor te leggen aan de PGMR. De overgang naar de WKR is voor werknemers niet nadelig. Maar er kunnen in de toekomst wel veranderingen optreden door een gewijzigde fiscaliteit of in de CAO-PO. Het is daarbij ons advies aan te geven dat de vereisten van bijvoorbeeld de fietsregeling komen te vervallen en dat deze opnieuw moeten worden vastgelegd in secundaire arbeidsvoorwaarden, dit vereist een instemmingsbevoegdheid van de PGMR; f) bekijk of er mogelijkheden zijn in kader van goed werkgeverschap om het onbenutte deel van de vrije ruimte invulling te geven door cafetariaregelingen in te voeren/ uit te breiden; g) het is aan te bevelen personeelsfeesten, recepties en jubileumvieringen zoveel mogelijk te laten plaatsvinden op school. Alleen dan zijn deze kosten onbelast en hebben ze geen invloed op de vrije ruimte; h) ontwikkelingen in fiscale wet en CAO-regelgeving kan zorgen voor aanpassing van keuzes in fiscale optimalisatie. Van belang is in ieder geval voldoende financiële ruimte te houden in de benutting van de vrije ruimte. Indien O2A5 aan de slag gaat met de WKR: a) wij raden aan om binnen O2A5 goed duidelijk te hebben onder welke rubriek de vergoedingen en verstrekkingen vallen: is bijvoorbeeld een vrijstelling van toepassing of valt het onder de vrije ruimte? Dit omdat het goed in de administratie verwerkt moet worden. b) uit de mutaties die door O2A5 aan OSGMetrium worden aangeleverd, moet blijken of sprake is van een vergoeding of verstrekking die onder de vrije ruimte valt. Dit kan worden aangegeven met een projectnummer, grootboekrekening(en) of kostendrager(s), afhankelijk van de applicatie waarmee wordt gewerkt; c) mocht de vrije ruimte helemaal benut worden en een overschot ontstaan, raden wij u aan om contact op te nemen met OSGMetrium. Dan kunnen wij gezamenlijk bekijken of het noodzakelijk en mogelijk is om vergoedingen en/of verstrekkingen anders te omschrijven dan wel te belasten bij de werknemer of eventueel vergoedingen en verstrekkingen via een personeelvereniging te laten verlopen; d) leg vast welke vergoedingen en/of verstrekkingen u wilt behandelen als eindheffingsloon en wilt onderbrengen in de vrije ruimte. De inhoud van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen kan jaarlijks vóór 1 januari worden aangepast voor het daaropvolgende kalenderjaar. U kunt hiermede dus uw eventuele aanpassingen in het personeelsbeleid effectueren in de WKR. 3.3 Inventarisatie vergoedingen en verstrekkingen bij O2A5 In de uitgebreide onderzoeksrapportage zijn gedetailleerd alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen aan fiscaal en CAO-onderzoek onderworpen geweest. Bij de vergoedingen zijn tevens beloningen opgenomen die in aanmerking kunnen komen tot benutting in de vrije ruimte. Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 6/10
De volgende vergoedingen komen in het jaar 2013 voor bij O2A5: a) reiskosten woning-werk; b) dienstreizen; c) openbaar vervoer vergoedingen; d) periodieke CAO-toelagen; e) onkostenvergoedingen; f) telefoonvergoedingen; g) ambtsjubileumgratificaties; h) vakbondscontributies; i) fietsregelingen; j) Dag van de Leraar; k) vrijwilligersvergoedingen. De volgende verstrekkingen komen in het jaar 2013 voor bij O2A5: a) cursussen; b) kosten van ambtsjubilea en afscheid op locatie of op school; c) boeketten; d) maaltijden en consumpties; e) representatiegeschenken; f) kerstpakketten; g) geschenken en bonnen in het kader van lief en leed. De volgende voorzieningen en ter beschikking stellingen komen voor bij O2A5: a) arbodienstverlening op basis van het ziekteverzuimbeleid; b) telefoon; c) laptops. 3.4 Arbeidsvoorwaarden en CAO PO 2013 De CAO PO 2014 geeft aan werkgevers en werknemers inzicht in de arbeidsvoorwaarden. In bijlage I geven wij weer wat in de CAO PO 2013 2 is geregeld omtrent beloningen, vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen en voor zover voorkomend bij O2A5. Tevens wordt vermeld hoe de fiscale regelgeving daaromtrent nu is geregeld. 3.5 Fiscale optimalisatie van huidige regelgeving naar WKR Bijlage I geeft het totaalbeeld weer wat de fiscale optimalisatie is van de CAO regelgeving en de vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen die niet via de CAO gegeven zijn. Daarnaast wordt de benutting van de vrije ruimte weergegeven. 2 Eind juni 2014 is het onderhandelaarsakkoord van de CAO PO 2014/2015 gepresenteerd. De CAO-teksten zouden eind november 2014 worden gepubliceerd. In dit document verwijzen wij nog naar de CAO PO 2013. Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 7/10
BIJLAGE I SCHEMA UITKOMSTEN WKR-KEUZES O2A5 VERGOEDINGEN, VERSTREKKINGEN EN TER BESCHIKKING STELLINGEN PER 2015 Legenda: wg=werkgever, wn=werknemer Paragraaf Huidige wetgeving Wetgeving loonbelasting onder WKR en Effect vrije ruimte bij Onderz. rapportage Omschrijving loonbelasting en toepassing bij O2A5 (voorgestelde) toepassing bij O2A5 en financieel voordeel voorgestelde keuze in 4.1 Woning-werkverkeer Netto 0,19 per km op basis van - (CAO-art.7.3) tabellen CAO PO 2013. Salderingsregeling van Salderingsregeling is geen eindheffingsloon en blijft van toepassing. Nettovergoeding toepassing. 0,19 per km blijft. Geen voordeel wg en wn. 4.1 Dienstreizen Netto-vergoeding 0,28 per km. Wijziging 9.274 4.8 4.18 (CAO-art.7.5) 0,09-deel is brutoloon. Wg heeft werkgeverslasten boven dit Netto vergoeding per km wordt 0,28. Wg kiest voor toepassing eindheffingsloon. bedrag, wn betaalt loonheffingen. Financieel voordeel wn, voordeel wg ivm besparing werkgeverslasten ( 1.385) 4.12 Netto toelage VOG Onbelaste vergoeding 671 (CAO-art.3.1) Werkgever kiest voor toepassing eindheffingsloon dan kan de VOG onbelast worden vergoed. Geen financieel voordeel wg en wn. 4.3 Dag van de Leraar Bruto-nominale uitkering Mogelijke wijziging - (CAO-art.6.14c) Nog niet fiscaal geoptimaliseerd. Bedrag in 2013 is 51.499. Wg kan opteren voor deel als eindheffingsloon, een deel van de nominale uitkering wordt daarmee netto. Financieel voordeel wn en wg. Voordeel wg 15% van bedrag dat behoort tot het eindheffingsloon. Wg kan in augustus/september 2015 beslissen hoe hiermee om te gaan.
4.3 Onkostenvergoeding Onkostenvergoedingen zijn onbelast voor zover aantoonbaar is welke kosten worden bestreden. 4.3 Telefoonvergoeding Telefoonvergoedingen betreffen 10 per maand voor bepaalde 4.3 Fietsregeling (CAO-art.7.8) 4.3 Vakbondscontributie (CAO-art.7.7) functies. In bruto-nettotraject 749 inclusief BTW, netto vergoeding van accessoires maximaal 82 aan accessoires, eventuele fietsverzekering aparte netto vergoeding. In bruto-nettotraject variabel bedrag. Indien werkgever kiest voor toepassing eindheffingsloon kunnen de onkosten vergoedingen en dienstreizen volledig netto worden vergoed. Referteperiode 3 maanden blijft van belang. Wg bespaart werkgeverslasten en loopt geen risico meer op eventuele naheffing. Een deel van de onkostenvergoeding kan betrekking hebben op dienstreizen (< 0,19 per km); dit deel hoeft dan niet in de vrije ruimte. Indien werkgever kiest voor toepassing eindheffingsloon kunnen de telefoonvergoedingen volledig netto worden vergoed. Referteperiode 3 maanden blijft van belang. Wg bespaart werkgeverslasten en loopt geen risico meer op eventuele naheffing. Verstrekkingen blijven onbelast. Let op: de fietsregeling heeft een dubbel effect in de vrije ruimte omdat door het bruto-nettotraject het fiscaal loon op werkgeversniveau daalt! Let op: fluctuaties van fietsregeling in de jaren 2010 t/m 2013 die de benutting van de vrije ruimte beïnvloeden en waarvoor een buffer noodzakelijk is. Let op: de vakbondscontributie heeft een dubbel effect in de vrije ruimte omdat door het bruto-nettotraject het fiscaal loon op werkgeversniveau daalt! Let op: fluctuaties van vakbondscontributie in de jaren 2011 t/m 2013 die de benutting van 10.200 2.051 9.949 13.761 Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 9/10
4.7 4.12 4.8 4.12 4.14 4.17 4.9 4.12 4.16 4.17 Professionele ontwikkeling Personeelsuitjes/ Feesten/diners/lunches /maaltijden met consumptief karakter Attentieregeling Onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Onbelast tot een totaal bedrag van 454 incl. BTW per medewerker per jaar, wel verbonden aan voorwaarden ivm deelname Uitkeringen uit lief & leed kunnen belast zijn, mogen onder andere het maximum van 70 per jaar niet overschrijden. Over geschenken en cadeaubonnen betaalt werkgever bij overschrijding van maximaal 70 per jaar 45% eindheffing. 4.12 Kerstpakketten Onbelast tot maximaal 70 per medewerker per jaar. Werkgever betaalt 20% eindheffing over bedrag als extra werkgeverslast. de vrije ruimte beïnvloeden en waarvoor een buffer noodzakelijk is. Behoren in de WKR tot gerichte vrijstellingen voor zover gekoppeld aan professionele ontwikkeling. In een incidenteel geval zijn kosten toebedeeld aan de vrije ruimte. Uitjes en feesten op externe locaties, voor zover niet gekoppeld aan professionele ontwikkeling, kiest wg voor toepassing eindheffingsloon. Geen nadeel of voordeel wn. Wijziging Attenties > 25 incl. BTW vrije ruimte. Attenties bij persoonlijke gelegenheden < 25 incl. BTW niet in vrije ruimte. Indien werkgever kiest voor eindheffingsloon, dan hoeft de werkgever geen eindheffing van 20% meer te betalen voor zover de drempel van de vrije ruimte niet wordt overschreden. 65 18.552 Fictieve besparing wg per jaar ntb Geen gevolgen voor werknemers. 25.174 Wijziging Het bedrag is ongelimiteerd. Indien werkgever kiest voor eindheffingsloon, dan hoeft de werkgever geen eindheffing van 20% meer te betalen voor zover de drempel van de vrije ruimte niet wordt overschreden. Geen gevolgen voor werknemers. Totaal benutting vrije ruimte obv jaar 2013 inclusief fiscale optimalisatie 89.697 Samenvatting onderzoeksrapportage WKR O2A5 PGMR definitief pagina 10/10