UNIT4 Personeel & Salaris De oplossing die voor u werkt
UNIT4 Personeel & Salaris De oplossing die voor u werkt Organisaties hebben steeds meer behoefte aan een HR business partner: een partij die meedenkt en prestaties helpt te verbeteren. Om een goede invulling aan deze nieuwe rol te geven, is meer tijd en inzicht nodig. Dat kunnen ze bewerkstelligen door administratieve HR- en salarisprocessen te automatiseren en optimaliseren. UNIT4 Personeel & Salaris helpt daarbij. UNIT4 Personeel & Salaris is een complete oplossing die de HR organisatie, medewerkers en managers faciliteert hun werk zo goed en efficiënt mogelijk te doen. Met deze flexibele, innovatieve oplossing kunt u desgewenst taken uitbesteden, zonder de regie uit handen te geven. Bovendien voldoet u gegarandeerd aan de actuele regelgeving. Kortom, met UNIT4 Personeel & Salaris houdt u zich bezig met waar u goed in bent, of wilt worden. UNIT4 Personeel & Salaris, een flexibele cloud oplossing die altijd past bij uw ambitie. Efficiënt Met UNIT4 Personeel & Salaris krijgt de HR-organisatie op verschillende fronten een kwaliteitsimpuls. In de eerste plaats maakt u de HR-administratie efficiënter: alle medewerkersgegevens zijn eenduidig en centraal opgeslagen. Daarnaast kunnen medewerkers en managers zelf via selfservice hun (persoonlijke) gegevens beheren. Dat scheelt veel administratief werk en verhoogt de kwaliteit van de HR-dienstverlening. Uiteraard bepaalt u wie toegang heeft tot welke gegevens. Betrokkenheid Met de selfservice-tools voor medewerkers en managers zijn zij zelf verantwoordelijk voor hun gegevens en taken. Zo vergroot u de betrokkenheid bij de organisatie. Bovendien kunnen managers met de rapportagefunctionaliteit in Management Self Service zelf analyses maken. Gemak UNIT4 Personeel & Salaris maakt het u en uw medewerkers zo makkelijk mogelijk. Door de heldere structuur van het HR-portaal vinden medewerkers eenvoudig hun weg. Bovendien is de oplossing beschikbaar via de cloud. Iedereen in de organisatie heeft altijd en overal toegang tot relevante informatie. Ook op hun mobiele telefoon en tablet. Kostenefficiënt De oplossing sluit goed aan op andere administratieve software. Kiest u voor UNIT4 Personeel & Salaris dan profiteert u van meer flexibiliteit. Het is mogelijk capaciteit en functionaliteit op- en af te schalen wanneer u wilt. En doordat de oplossing cloud based is, behoren forse investeringen in hardware en security tot het verleden. Kwaliteit van informatie De kwaliteit van informatie verbetert door slimme automatisering. En door medewerkers te betrekken in de processen, minimaliseert het aantal administratieve fouten. Bovendien gebeurt de gegevensinvoer aan de bron en worden gegevens centraal opgeslagen. Daarmee heeft iedereen toegang tot de juiste informatie. Laat UNIT4 Personeel & Salaris voor u werken? In deze brochure leest u alles over deze oplossing: over de onderdelen, de verschillende vormen en de voordelen. 2/7
Over UNIT4 Personeel & Salaris UNIT4 Personeel & Salaris Online De technologische ontwikkelingen bieden nieuwe kansen voor HR & salarisdienstverlening: met slimme automatisering kunt u de HR- en salarisadministratie efficiënter inrichten. Dat vraagt om innovatieve software aangevuld met de juiste kennis en ervaring: kennis van werkprocessen en van mensen. Want het zijn uiteindelijk de medewerkers die het verschil Management Self Service Inzage en muteren gegevens Accorderen Rapportages Inzage digitaal dossier Pro-forma berekeningen Invoeren periodemutaties Invoeren personeelsmutaties Digitaal dossier Employee Self Service Inzage en muteren eigen gegevens Inzage in verlof Indienen verlofaanvragen Indienen declaraties Digitale loonstrook en jaaropgaven Inzage in onderdelen digitaal dossier Mijn collega s en smoelenboek SELFSERVICE PORTAL UNIT4 Mobile HR App maken door efficiënt en gemakkelijk met de oplossing te werken. UNIT4 Personeel & Salaris UNIT4 heeft jarenlange ervaring in het begeleiden van organisaties bij het realiseren van verbeteringen. De producten en diensten van UNIT4 zijn hierop afgestemd. Dat geldt ook voor UNIT4 Personeel & Salaris. Deze oplossing bestaat uit drie onderdelen: UNIT4 Personeel & Salaris UNIT4 Personeel & Salaris Online UNIT4 MobileHR UNIT4 Personeel & Salaris legt het fundament voor de HR- en salarisadministratie. Afhankelijk van de ambitie kunt u het volledige salarisverwerkingsproces uitbesteden of onderdelen daarvan aan UNIT4 HR Solutions overdragen. HR-administratie Medewerkers informatie Partner, kinderen en contactpersonen Organogram Signaleringen en acties Lease auto administratie Smoelenboek Verzuimadministratie Verlofadministratie Opleidingen Loopbaanhistorie Functioneren en beoordelen Competentiemanagement Keuringen Vrije velden en regelingen Salarisadministratie Centrale inrichting Branche regelingen Bedrijfseigen regelingen Model werknemers Meerdere dienstverbanden Import van mutaties Flexibele periode verwerking Terugwerkende kracht mutaties Proefverloning Scenario verwerking en rapportage Controlemogelijkheden Communicatie met instanties Begroting HR & SALARISADMINISTRATIE Het selfservice portaal UNIT4 Personeel & Salaris Online wordt gebruikt door HRprofessionals, managers én medewerkers. In het portaal komt informatie op een eenvoudige en intuïtieve manier samen in één online omgeving. De eigen specifieke dashboards maakt het nog eenvoudiger om relevante informatie snel boven water te krijgen en de voortgang van aanvragen te volgen. Met UNIT4 MobileHR is informatie ook op een tablet en smartphone voor de medewerkers beschikbaar. In het overzicht vindt u de belangrijkste kenmerken en functionaliteiten. Rapportage en analyse Standaard rapportages Ad hoc rapportage en analyse Koppeling MS Office en automatische archivering 3/7
Tijdswinst door gestroomlijnde administratie voor de HR- en salaris professional De HR- en salarisadministratie is geen kernactiviteit, maar vraagt wel om maximale kwaliteit en continuïteit. U wilt niet te veel tijd kwijt zijn aan deze activiteiten. Hoe pakt u dat efficiënt aan? En dat zonder hoge kosten voor het voeren van een HR- en salarisadministratie? Met UNIT4 Personeel & Salaris hebt u geen omkijken naar uw administratie. Alle betrokkenen in de organisatie hebben inzicht in actuele HR- en salarisgegevens, rapportages, signaleringen en workflows. De uitgebreide functionaliteiten ondersteunen het totale proces van instroom tot aan uitstroom. Dat levert tijdswinst op: tijd om u te richten op de ontwikkeling van de organisatie. Salaris professionals beschikken met UNIT4 Personeel & Salaris over een flexibele en geavanceerde omgeving voor salarisverwerking: afgestemd op uw branche, meerdere bedrijven, keuze uit meerdere cao s, eenvoudig te onderhouden bedrijfseigen regelingen en loonmodellen, flexibele journalisering en loonkostenverdeling. De loonstroken en jaaropgaven zijn in een handomdraai beschikbaar in het digitale dossier voor de medewerker. Terugwerkende kracht mutaties zijn, mede door de unieke grafische periodeverwerking, eenvoudig door te voeren. Het verwerken van salarissen en het verantwoorden van deze gegevens naar de diverse instanties is een complex proces. Dit vraagt om betrouwbare software en specialistische kennis. Met UNIT4 Personeel & Salaris bieden wij u een flexibel dienstverleningsmodel waarmee het mogelijk is op ieder gewenst moment te switchen van zelf verlonen of dit deels of geheel uit te besteden. Continuïteit in salarisverwerking is hierdoor geborgd. 4/7
Vergroot de zelfwerkzaamheid in uw organisatie met UNIT4 Personeel & Salaris Online Voor managers Management Self Service (MSS) Managers willen overal en altijd inzicht in gegevens van hun medewerkers. Ze willen op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken zonder afhankelijk te zijn van de HR-administratie. Ook willen ze meer betrokken worden bij de uitvoering van HR-taken en beter geïnformeerd zijn over personele zaken die spelen op hun afdeling. Met MSS kunnen managers op elk gewenst moment declaraties en verlofaanvragen accorderen. Daarna wordt de goedgekeurde aanvraag automatisch in de salarisadministratie verwerkt. Tijdens het complete proces blijven zij op de hoogte van de status via een beveiligde webomgeving. Het HR-portaal opent een wereld aan mogelijkheden voor managers. Zo kunnen ze via deze online omgeving medewerkerdossiers raadplegen, rapportages uitdraaien en aanvragen goedkeuren. Medewerkergegevens zijn altijd inzichtelijk. Daardoor neemt het aantal ad hoc vragen af. Een ander voordeel is dat informatie eenmalig en aan de bron wordt vastgelegd. Iedereen heeft dus gegarandeerd toegang tot de juiste gegevens. Voor medewerkers Employee Self Service (ESS) Medewerkers willen hun persoonlijke gegevens eenvoudig inzien en updaten daar en wanneer zij dat willen. Ze willen hun eigen HR-dossier bekijken, waarbij u bepaalt welke onderdelen dit zijn. Met ESS is dat mogelijk. Alle gegevens zijn op een eenvoudige manier beschikbaar op laptop, tablet of smartphone. Daarbij is het digitale medewerkerdossier altijd goed beveiligd. Willen de medewerkers inzage in hun loopbaan en opleidingsgegevens? Ook dan biedt UNIT4 Personeel & Salaris Online uitkomst. Zijn deze gegevens niet meer actueel, dan kunnen medewerkers deze zelf corrigeren of aanvullen. Via ESS lezen ze ook afspraken over hun functioneren en het beoordelingsgesprek terug. 24/7 eenvoudig toegankelijk Met ESS zijn loonstroken en jaaropgaven niet meer op papier nodig. Deze zijn digitaal beschikbaar en makkelijk opvraagbaar. Wilt u dat medewerkers zelf declaraties digitaal kunnen indienen, waarbij alle betrokkenen op de hoogte blijven van de voortgang van het proces? Ook dat kan. Bovendien hebben medewerkers met ESS continu inzicht in hun verlofsaldo en vragen ze hun vakantie aan wanneer dat hen uitkomt. UNIT4 MobileHR Toegang op smartphone en tablets Wilt u dat managers en medewerkers altijd hun gegevens kunnen inzien? Dan is UNIT4 MobileHR ideaal. Via deze app kunnen zij eenvoudig zelf veelvoorkomende activiteiten uitvoeren, zoals verlof aanvragen en de bereikbaarheidsgegevens van collega s opvragen. Daarnaast hebben zij inzage in hun eigen digitale loonstrook. Via de cloud altijd toegang tot relevante gegevens voor medewerkers en managers. 5/7
Onze beloften Continuïteit De HR- en salarisadministratie is altijd beschikbaar vanuit de cloud, waardoor u verzekerd bent van continuïteit. Daarbij hebt u geen omkijken naar beheertaken: de UNIT4-professionals verzorgen het complete IT-infrastructuurbeheer. Hierdoor beschikt u altijd over een toekomstbestendige IT-omgeving waarin uw data gegarandeerd beveiligd zijn. UNIT4 voert immers de updates, het onderhoud en de back-ups uit. Valt uw salarisadministrateur onverwacht uit, of wilt u onderdelen van het proces of de volledige salarisverwerking uitbesteden? Ook dat is mogelijk. Onze dienstverlening is ISAE 3402 type II gecertificeerd. Zo bent u verzekerd van continuïteit in het salarisverwerkingsproces zonder de regie uit handen te geven. Efficiency Met UNIT4 Personeel & Salaris richt u de HR-werkprocessen op een uniforme manier in en koppelt daar standaard taken en procedures aan. Daardoor verlopen processen sneller en zijn er minder handmatige controles nodig. Daarnaast legt u gegevens eenmalig vast aan de bron en worden mutaties na akkoord automatisch verwerkt. Deze digitalisering van werkprocessen maakt papieren documenten overbodig. Informatie is bovendien op ieder moment beschikbaar, waardoor het aantal ad hoc vragen afneemt. Een (kosten)efficiënte HR- en salarisadministratie is het resultaat. Met Management en Employee Selfservice creëert u nóg meer efficiency: alle medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun (persoonlijke) gegevens en daaraan gekoppelde taken, zoals verzuimmeldingen en verlofaanvragen. Uw HR-professionals plukken daar de vruchten van. Zij hebben meer tijd over voor andere HR-werkzaamheden terwijl de kwaliteit van de HR-dienstverlening toeneemt. Kwaliteit Doordat informatie inzichtelijk is voor managers en medewerkers verbetert de kwaliteit van gegevens. Alle medewerkers kunnen immers zelf gegevens invoeren of corrigeren. Digitalisering en de bijbehorende invoer- en volledigheidscontroles leiden bovendien tot minder fouten. De routinematige werkzaamheden zijn in de organisatie belegd en de uitzonderingen en complexe handelingen voeren uw professionals uit. Zo verbetert niet alleen uw dienstverlening, ook de HR-processen verlopen gestroomlijnd. En omdat managers en medewerkers in een overzichtelijke omgeving werken, zorgt dat bovendien voor meer klantvriendelijkheid en tevredenheid. Onder meer omdat ze automatisch een signaal ontvangen wanneer ze een taak moeten uitvoeren. Tot slot vergroot u de zelfredzaamheid van medewerkers. Zij hebben namelijk meer inzicht door de beschikbare informatie en kunnen veel HR-taken zelf uitvoeren. Het resultaat van onze beloften 1. U ontlast de HR-organisatie: er is meer tijd voor andere taken zoals organisatie- en medewerker ontwikkeling. 2. U creëert meer betrokkenheid: HR-professionals, managers en medewerkers hebben meer inzicht en worden met de selfservice-tools verantwoordelijk voor hun eigen gegevens. 3. U realiseert een betere, efficiëntere dienstverlening met ieder jaar oplopende besparingen als eindresultaat. 6/7
www.unit4.nl U4HRSolutions InnovatiefHRMnl Innovatief HRM Nederland >25.000 bedrijven in de Cloud UNIT4 HR Solutions B.V. Postbus 5005, 3502 JA Utrecht, Papendorpseweg 100, 3528 BJ Utrecht T 088 247 17 77 F 088 247 17 88 Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo T 074 245 54 44 W www.unit4.nl/hr-solutions E hrsolutions@unit4.com