Handleiding Jaarwerk Wanneer te gebruiken? - Ná het afronden van de administratie (declaraties en boekhouding) 2010 - Ná het updaten naar versie 2.3.26.0 - Vóór het aanpassen van de tarieven 2011 en UZOVI codes 2011 2011 Raam Medische Software B.V. 1
In RAAM heeft u de mogelijkheid om aan het einde van het jaar collectief zittingseries en eventuele machtigingen te beëindigen. Daarna kunt u de beëindigde zittingserie, een nieuwe zittingserie en eventuele machtiging(en) met ingang van het nieuwe jaar weer openen. Voor het aanmaken van nieuwe zittingsseries kunt u ervoor kiezen om aan deze nieuwe serie de verzekering van de patiënt te koppelen. Nieuw in 2011 is dat u ook de zorgmodule kunt kopiëren naar de nieuwe serie! Deze functie kunt u toepassen voor: 1. Het sluiten en starten van zittingsseries per 1 januari 2. Het sluiten en starten van machtigingen per 1 januari Deze handleiding is bedoeld voor afsluiting van het jaar 2010. De functie is later eventueel ook te gebruiken voor het bijwerken van andere jaren. Met openstaand jaar wordt bedoeld het jaar waarvan de zittingsseries en machtigingen van het ene jaar in het andere jaar doorlopen. U kunt als volgt te werk gaan: TIPS VOORAF - Maak bij aanvang een back-up en noem deze bijvoorbeeld 2010 niet afgesloten - Voer alle handelingen in deze handleiding uit. - Maak aan het eind opnieuw een back-up en noem deze bijvoorbeeld 2010 afgesloten. Bewaar deze back-up op een cd of USB stick/externe schijf. Maak eventueel een back-up en noem deze bijvoorbeeld 2011 start. U kunt deze gebruiken als back-up om de administratie van het nieuwe jaar mee te starten 2011 Raam Medische Software B.V. 2
Stap 1: Controleer vooraf of RAAM door alle gebruikers is afgesloten! Stap 2: De rechthebbende kan via: Beheer > Systeembeheer > Rechtenbeheer een vinkje plaatsen bij 'Jaarwerk' en 'Jaarafsluiting zittingseries'. (Afbeelding 1) Afbeelding 1 2011 Raam Medische Software B.V. 3
Stap 3: Vervolgens gaat u naar Beheer > Jaarwerk > Jaarafsluiting zittingseries (Afbeelding 2) Afbeelding 2 Stap 4: Maak een back-up (indien u dit nog niet gedaan heeft) en controleer zonodig nogmaals of alle gebruikers RAAM hebben afgesloten! (Afbeelding 3) Afbeelding 3 2011 Raam Medische Software B.V. 4
Stap 5: Selecteer de series en machtigingen die u wenst af te sluiten en eventueel nieuw te heropenen en stel in op welke wijze dit moet gebeuren. (Afbeelding 4) Afbeelding 4 De bovenstaande patienten en zittingseries in de selectie worden getoond omdat: - de einddatum van de zittingsserie in 2011 ligt of - de einddatum van de zittingsserie 31-12-2011 is - de einddatum van de zittingsserie niet is ingevuld LET OP: * De behandelstatus die op de serie is vermeld speelt voor dit overzicht dus geen rol bij het bepalen of de serie open staat. Het kan dus zijn dat de behandelstatus bijvoorbeeld wel op Voltooid staat maar dat op basis van de einddatum de serie toch hier als openstaand wordt vermeld. * U kunt uw selecties oplopend en aflopend sorteren met alle kolommen door op de kolomkop te klikken. U kunt de selectie omdraaien door nogmaals op de kolomkop te klikken. * Per patiënt/serie kunt u maar 1 keer een serie/machtigingswijziging per jaar doorvoeren. Dat wil zeggen dat als u op "Doorvoeren" klikt de aangevinkte wijzigingen definitief zijn gemaakt en niet meer te corrigeren zijn. Dit kan dan alleen handmatig op de Patiëntenkaart. Als het hier fout mocht gaan kunt u de back-up terug zetten. 2011 Raam Medische Software B.V. 5
VOORAF: BELANGRIJK: Maak eerst een back-up en lees deze handleiding eerst helemaal zorgvuldig door! Over elke serie kan maar 1 x een beslissing genomen worden wat u ermee wilt doen. 1. Selecteer eerst het jaar dat moet worden afgesloten. 2. Selecteer per nieuw aan te maken serie: a. Of u de zorgmodule wilt kopiëren naar de nieuwe serie. i. Voor Fysio: DTF ii. Voor Fysio met LIPZ: LIPZ iii. Voor Oefentherapie met LIPZ: LIPZ iv. PSY-ELP: ROEP v. PSY-DBC: DSM vi. Mensendieck/Cesar: DTO b. Het aantal zittingen per serie. c. De gewenste einddatum van de serie. d. Wilt u de particuliere verzekering wel/niet vervangen door de zorgverzekeraar van de patiënt? Optie c. is in het geval dat (bijvoorbeeld) de patiënt de eerste 9 zittingen via de zorgverzekeraar declareerde en vervolgens via de particuliere factuur (10 en +) verder behandeld wordt. Bij zowel het "Herstarten" als het "Aanmaken" van de nieuwe serie heeft u de optie opnieuw de zittingen 1 t/m 9 naar de verzekeraar te sturen. 4. Kies vervolgens wat er moet gebeuren met de nieuw te maken machtiging: a. Neemt u de verstekwaarden van de verzekering over; b. Neemt u de waarden over van de afgesloten machtiging; AAN DE SLAG: U kunt ervoor kiezen om voor de SERIES van patiënt tot patiënt of voor alle patienten gelijk (alles aan, alles uit ) de serie(s) : o te herstarten of niet te herstarten óf o afsluiten én aanmaken óf o alleen afsluiten U kunt ervoor kiezen om voor de MACHTIGINGEN van patiënt tot patiënt of voor alle patienten gelijk (alles aan, alles uit ) de machtiging(en) : o te herstarten of niet te herstarten óf o afsluiten én aanmaken óf o alleen afsluiten 2011 Raam Medische Software B.V. 6
Herstarten: Herstarten wil zeggen dat u op dezelfde zittingsserie blijft doorbehandelen in het nieuwe jaar, maar dat het aantal zittingen per 1 januari 2011 op de waarde komt te staan die u onder "Gewenst aantal toegestane zittingen per jaar" heeft ingevuld. - Als u een serie "herstart" kunt u niet de "serie" of machtiging "afsluiten". - Als u een serie "herstart" kunt u de "machtiging" "afsluiten" en kunt u ervoor kiezen een nieuwe machtiging aan te maken. - Als u een serie "herstart" kunt u niet vervolgens een nieuwe "serie" "aanmaken". - Als u een serie "herstart" kunt u wel een nieuwe "machtiging" "aanmaken". Let op: Als u op een serie op "Afsluiten" klikt kunt u óf de serie "Herstarten" óf een serie opnieuw aanmaken óf, als de patiënt uit is behandeld, een nieuwe serie "aan te maken" Het is niet mogelijk een nieuwe serie of machtiging aan te maken zonder de oude eerst af te sluiten! U klikt op "Doorvoeren" als u uw gemaakte keuzes definitief wilt maken. Indien u naar de Patiëntenkaart gaat zult u het resultaat zien voor de betreffende patiënten. Het kan zijn dat u op de Patiëntenkaart eerst nog op de knop Verversen (rechtsboven) moet klikken om de nieuwe situatie te bekijken. Vragen? Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u kontakt opnemen met de RAAM helpdesk. Telefonisch: 088-946 2273 Maandag tot en met donderdag van 9u tot 2Ou Vrijdag van 9u tot 18u Met vriendelijke groet, RAAM Helpdesk 2011 Raam Medische Software B.V. 7