B&W-nr. 07.0667, d.d. 19 juni 2007 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Intrekken toetsingskader reserves en voorzieningen BESLUITEN Behoudens advies van de commissie OWZ 1. Het B&W besluit 07.0406 van 24 april 2007 in te trekken. 2. Bijgaande brief aan de gemeenteraad vast te stellen waarin wordt meegedeeld dat het toetsingskader reserves en voorzieningen, raadsvoorstelnr. 07.0051, wordt ingetrokken. - Samenvatting (verschijnt in persbriefing) Het toetsingskader reserves en voorzieningen waarmee het college heeft ingestemd wordt ingetrokken en betrokken bij de samenstelling van het beleidskader reserves en voorzieningen, zoals dat voor eind 2007 is gepland.
De Raad van de gemeente Leiden Datum 12 juni 2007 Contactpersoon G. Heijnen Ons kenmerk Doorkiesnummer 5066 Onderwerp Toetsingskader reserves en voorzieningen Geachte Raad, Gemiddeld éénmaal per drie á vier jaar vindt doorlichting plaats van de reserves en voorzieningen. Begin dit jaar heeft aanvankelijk een toets plaatsgevonden op basis van het bestaande beleidskader. Het resultaat van deze toets gaf aanleiding tot aanscherping van het huidige beleidskader om de doorlichting evenwichtig te kunnen verrichten. Op basis van dit aangescherpte beleidskader heeft de doorlichting opnieuw plaatsgevonden. Vervolgens is besloten de raad eerst een besluit te laten nemen over het aangescherpte beleidskader. Dit heeft inmiddels geleid tot behandeling van dit beleidskader in de raadscommissie FW van april. Ten tijde van deze behandeling hadden wij nog niet ingestemd met het doorlichtingresultaat op basis van dit beleidskader. Vervolgens gaven opmerkingen van de accountant en onze bevindingen aanleiding het aanvankelijke doorlichtingresultaat te wijzigen. De accountant was van mening dat de wijzigingen in de voorzieningen in de jaarrekening moesten worden opgenomen. Een verplichting dient immers in de jaarrekening de juiste omvang weer te geven. Het resultaat van de doorlichting was dat een aantal voorzieningen konden worden geschrapt c.q. verlaagd. Los van het aangescherpte beleidskader had dit al deel van de rekening moeten zijn. Deze wijzigingen leiden achteraf tot de conclusie dat het toetsingskader niet direct noodzakelijk was om tot dit doorlichtingresultaat te komen. Dit blijkt ook uit het doorlichtingresultaat dat wij hierbij voor vaststelling aanbieden. Achteraf kan worden geconcludeerd dat de knip tussen toetsingskader en doorlichting onhandig is geweest. Dit wil niet zeggen dat aanscherping van het beleidskader niet meer noodzakelijk is. Het aangescherpte beleidskader is vooral van nut bij afwegingen in het kader van nieuwe reserves en voorzieningen (b.v. voldoen aan minimale omvang).
Conclusie: Het resultaat van de doorlichting kan gehandhaafd blijven, ook als het concepttoetsingskader reserves en voorzieningen betrokken wordt bij het nieuwe beleidskader reserves en voorzieningen, zoals dat gepland is voor eind 2007 of zoveel later als de wijzigingen BBV beschikbaar komen. Ons voorstel is dan ook de door te voeren wijzigingen te betrekken bij het nieuwe beleidskader. Vooruitlopend hierop willen wij graag de vragen beantwoorden die door de commissieleden over het toetsingskader zijn gesteld. Deze treft u aan in de bijlage. Het voorstel toetsingskader reserves en voorzieningen trekken wij hierbij in. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,
Vragen commissie FW op het voorstel aanscherping beleidskader reserves en voorzieningen 1. Relatie post onvoorzien/ concernreserve nader toelichten Een toereikende post onvoorzien biedt de mogelijkheid incidenteel uitzettingen op te vangen. Daardoor is het mogelijk reserves te schrappen. Voor activiteiten als een referendum of evenementen is het dan niet meer noodzakelijk een reserve in stand te houden. Om een reserve aan te spreken is een raadsvoorstel noodzakelijk. Dat is ook van toepassing op het inzetten van de post voor onvoorziene uitgaven. Een achtervang op de post voor onvoorziene uitgaven is noodzakelijk om grote uitgaven op te kunnen vangen. 2. Clusteren van voorzieningen, reserves toestaan. Waarom? Clusteren van reserves of van voorzieningen is toegestaan. Vormen van reserves en voorzieningen betreft eigen gemeentebeleid. Het is mogelijk om per object of voor een aantal objecten een voorziening te creëren. Een gecombineerde voorziening heeft tot voordeel dat b.v. een overschrijding op de geplande kosten van een object binnen de voorziening gecompenseerd kan worden door een onderschrijding op een ander object. Voor cultuur kunnen diverse, veelal kleine, reserves worden gecreëerd. Er kan ook volstaan worden met één algemene reserve cultuur. Dit biedt wat meer mogelijkheden in de uitvoering, geheel binnen de kaders die dan hierover worden afgesproken. Ook dit leidt tot minder administratieve rompslomp. 3. Wat is het effect op de doorlichting als dit beleidskader niet wordt vastgesteld? Bij niet vaststellen van het beleidskader is het effect op de doorlichting nihil, zoals wij hiervoor hebben aangegeven. De aanpassingen hebben meer betrekking op nieuw te openen reserves en voorzieningen. 4. Is het wel mogelijk om geen voorziening te openen bij het hebben van een verplichting < 100.000? Volgens artikel 44 van het BBV worden voorzieningen gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. Volgens artikel 49 worden onder de vlottende passiva verplichtingen opgenomen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen. Posten als schulden (balanspost crediteuren) en transitoria (artikel 49) vallen niet onder het begrip voorzieningen, omdat daarbij geen onzekerheid bestaat over de omvang en het tijdstip van opeisbaar worden van de schuld of over de omvang en het tijdstip van het ontstaan van de last. De vraag heeft betrekking op artikel 44, lid a en b. Voor lid c is het voorstel de hierop betrekking hebbende onderhoudsvoorzieningen te handhaven, ook als deze kleiner uitvallen dan 100.000.
2 Ten aanzien van b is van toepassing dat deze risico s in de risicoparagraaf zijn opgenomen, waarvan de omvang van het weerstandsvermogen is afgeleid. Ten aanzien van a, maar ook in voorkomende gevallen b, geldt dat met de uitzetting in de begroting voor het nieuwe jaar rekening gehouden kan worden dan wel bij begrotingswijziging ten laste van onvoorzien (met achtervang algemene reserve) aan de begroting kan worden toegevoegd. Problemen van die omvang kunnen in het begrotingsproces worden opgevangen, zonder dat daarvoor voorzieningen worden gecreëerd. 5. Kan relatie jaarrekening met doorlichting reserves en voorzieningen worden verduidelijkt? De jaarrekening dient de juiste omvang van de verplichtingen te vermelden. De accountant had de concept-nota over de doorlichting opgevraagd en kwam tot de conclusie dat het resultaat van de doorlichting voorzieningen in de jaarrekening verwerkt moest worden om tot een goed-keurende verklaring te kunnen komen. Indien dit niet zou plaatsvinden was de tolerantiegrens overschreden. Voor reserves is dit niet van toepassing; het zijn immers geen verplichtingen. 6. Waarop is 1 miljoen achtervang op post voor onvoorziene uitgaven gebaseerd? Er ligt geen onderbouwing aan ten grondslag. Ruwweg kan gesteld worden dat met een referendum en in hetzelfde jaar nog een groot extra (dus niet begroot) evenement al een fors beslag op dit bedrag zou kunnen plaatsvinden. Vervolgens zou dan bij begroting of rekening aanvulling van de reserve noodzakelijk zijn om deze weer op niveau te brengen. Vraag is of dit dan direct kan plaatsvinden gegeven de beschikbare middelen. Dit was reden om een bedrag van 1 mln aan te houden. Zoals bij de doorlichting aangegeven zal bij de begroting 2008 worden bezien of op basis van de nieuwe risico-inventarisatie een deel van het bij de begroting 2007 berekende weerstands-vermogen van 10 mln kan worden ingezet als concernreserve vrije ruimte ten behoeve van een eventuele aanvulling (via begrotingswijziging) van de post voor onvoorziene uitgaven in de begroting. 7. Wat zijn de consequenties van het hebben van een maximale omvang van het bestedingsplafond van 100.000? Bedoeld wordt dat de bestedingen per saldo hoger moeten zijn dan 100.000 om een reserve of voorziening in te kunnen stellen. Niet de met de reserve of voorziening beoogde doelstelling staat ter discussie. Met minder administratieve rompslomp kan bij clustering van kleine reserves of via onvoorzien dezelfde doelstelling worden bereikt. Het voordeel is bovendien dat de middelen van de betreffende reserve vrijvallen. 8. Verdient het niet meer aanbeveling van de doorlichting een continu proces te maken? Met de stellingname van de accountant, die wij geheel onderschrijven, wordt in ieder geval de doorlichting van de voorzieningen een vast onderdeel bij de opmaak van de jaarrekening. Bovendien geeft het resultaat van de doorlichting aanleiding frequenter aandacht te schenken aan de gemeentelijke spaargelden. Jaarlijkse doorlichting van de reserves zal in de budgetcyclus worden ingepast. 9. Wijziging BBV. Wat zijn de consequenties hiervan? De consequenties van de nog vast te stellen wijzigingen van het BBV zijn dat t.z.t. de te besteden middelen niet meer als voorziening op de balans zijn terug te vinden maar als nog te betalen post. Dit is dan van toepassing op alle rijksgelden waarop een terugbetalingsverplichting rust. We betrekken dit bij het nieuwe beleidskader reserves en voorzieningen, er van uitgaande dat de wijzigingen van het BBV dan zijn vastgesteld.