Informatisering van de Spoedeisende Hulp E.care ED Productvoorstelling 1
E.care ED: volledige controle over de spoedeisende hulp De eisen die aan het personeel van de spoedeisende hulp wordt gesteld, worden steeds hoger. De patiënt van vandaag is mondiger en verwacht kwaliteit en snelheid in de dienstverlening. Dit betekent dat artsen en verplegend personeel snel en gemakkelijk over alle nodige informatie moet kunnen beschikken, ook van andere afdelingen, administratie of labo. Bovendien willen ze in elke fase van het behandelingsproces de volledige controle behouden. De overheid tracht de gezondheidszorg te stroomlijnen en eist uitgebreide rapporten en statistieken alvorens subsidies uit te keren. De normen die gesteld worden zijn nieuw en strenger. En de economische realiteit dwingt een ziekenhuis tot een perfecte registratie van verbruikte medicatie en diensten. Duidelijke doelstellingen, efficiënte uitwerking Uit een lange en doorgedreven behoefte-analyse distilleerden we uw vraag : Geef de spoedeisende hulp een gebruiksvriendelijk hulpmiddel : - om de kwaliteit van het proces te bewaken - om informatie te verstrekken over patiënten, behandelingen en medicatie - om het registreren van wachttijden en verbruik mogelijk te maken - om de noodzakelijke documenten voor patiënt, arts, ziekenhuis en ministerie gemakkelijk te kunnen creëren - om wettelijk vereiste rapportering te genereren - om op meer rendabele manier de afdeling te runnen E.care ED voldoet aan volgende algemene normen die we ons voor de onwikkeling oplegden: - Het pakket is toegankelijk voor niet-informatici. E.care ED is gebruiksvriendelijk, visueel en praktisch. U bent nooit verder dan 2 kliks verwijderd van de informatie die u wenst. - E.care maakt gebruik van spitstechnologie die voldoet aan industry standards (.NET framework, MS SQL, MS Reporting Services). - Omdat draadloze verbindingen en het gebruik van pencomputers tot de mogelijkheden behoort, wordt typwerk zo veel mogelijk vermeden en is E.care ED zelfs bruikbaar zonder toetsenbord. - E.care ED is een pakket dat autonoom op de afdeling kan draaien, maar dat perfect gekoppeld kan worden aan het centraal systeem van het ziekenhuis of op een intelligente en transparante wijze kan communiceren met andere departementele servers (labo, RX, administratie, enz.) Alle IT-standaarden en toonaangevende communicatietalen, waaronder HL7, worden ondersteund. - De informatie en informatiestroom is beveiligd, van toegang tot het systeem via SmartCard tot de elektronische handtekening. - E.care ED is klaar voor de toepassing van nieuwe technologiën zoals spraakherkenning of automatisch voorraadbeheer. - Door gebruik te maken van MS Reporting Services ontsluit E.care ED alle informatie in de vorm van periodieke rapportering, ad hoc rapportering of een web-view, en dit alles op maat van wie de informatie wenst: van een overzicht over de actuele situatie tot statistische rapportering als basis voor beleidsbeslissingen. 2
De modules Vanaf de opname tot het ontslag van de patiënt, worden op eenvoudige wijze en met inbegrip van timing alle handelingen, onderzoeken, aanvragen enz. geregistreerd. Gedurende heel het traject is er oog voor de registratie van gegevens die later zullen moeten gerapporteerd worden aan de overheid of aan het ziekenhuis. Een volledige historiek is met één klik opvraagbaar en de belangrijkste gegevens met betrekking tot het zorgproces worden onmiddellijk inzichtelijk via het dispatchscherm. Doorheen de verschillende modules wordt altijd het principe gehanteerd dat registratie gebeurt in functie van het zorgproces, niet in functie van de rapportering. Het rapport is het gevolg van een goede registratie. Registratie mag niet het gevolg zijn van een nieuw rapport. Het cockpitscherm De verpleging krijgt een visueel overzicht van de dienst en ziet onmiddellijk wie zich waar bevindt. Elke patiënt krijgt een statusbalk waarop met het gebruik van kleuren, afhankelijk van welk traject hij zal doorlopen, duidelijk te zien is in welke status en op welke plaats de patiënt zich bevindt. Pas als de statusbalk volledig groen is, kan het dossier afgesloten worden en weet men zeker dat alles (ook de registratie van medicatie of het afprinten van de nodige documenten) in orde is. De urgentie waarmee de patiënt dient behandeld te worden, is duidelijk zichtbaar, 3
net als de overschrijding van vooropgezette tijdslimieten. Naast de wachtkamer, zijn ook de externe diensten waar een patiënt zich kan bevinden visueel voorgesteld en krijgt de zorgverlener ook een overzicht van patiënten die de afdeling fysiek al verlaten hebben, maar waarvan het dossier nog niet vervolledigd is. Ook patiënten die nog niet aanwezig zijn maar wel werden aangekondigd door de huisarts of ambulance, kunnen al geregistreerd worden in de prehospitale wachtkamer van waar ze bij aankomst onmiddellijk verplaatst worden naar de behandelkamer of shockroom. Het basisscherm In het basisscherm vinden we in de eerste plaats alle personalia van de patiënt. De relevante gegevens die te maken hebben met de aard van de opname, kunnen er worden geregistreerd op het ogenblik dat de gegevens beschikbaar worden. Op een eenvoudige wijze kunnen opmerkingen die gerelateerd zijn aan de opname worden ingegeven en ook speciale opmerking die belangrijk zijn voor toekomstige opnames, kan men hier kwijt (denk bv. aan een vermoeden van mishandeling of aan geweldpleging op de afdeling). Bepaalde terugkerende opmerkingen kunnen in lijsten gedefinieerd worden, zodat er later ook statistisch onderzoek op mogelijk wordt. Triage E.care heeft geen opinie over de zin van Triage, noch over de te gebruiken triagemethodiek. In E.care ED zijn wel de verschillende methodieken mogelijk, gaande van een eenvoudige keuze tussen 5 urgentiegraden zonder meer, tot het gebruik van genormeerde systemen zoals het MTS (Manchester-model) of het ESI (Bostonmodel). Ook het implementeren van een zelf ontwikkelde methodiek op basis van een beslissingsboom behoort tot de mogelijkheden. Triage heeft alles te maken met timestamping. Omdat E.care ED alle registratietijden, prestaties en uitvoerders netjes registreert, is niet enkel een melding bij overschrijding van doeltijden, maar ook het opstellen van gedetailleerde rapporten een logisch gevolg. 4
Opdrachten Deze module, ook wel zorglijst genoemd, maakt het gebruik van keuzelijsten en het geven van (verpleegkundige) opdrachten erg eenvoudig. Ook de frequentie en de tijdsintervallen kunnen worden meegegeven. Bij het afwerken van een opdracht is, waar nodig, een rapporteringstool voorzien. Ook deze zorgopdrachten worden zichtbaar in de statusbalk van de patiënt. Ze zijn niet enkel een herinnering voor de verpleegkundige maar maken een gestructureerde werkplanning mogelijk doordat men gelijksoortige taken bij verschillende patiënten gebundeld kan uitvoeren. Klinische registratie Onder klinische registratie zit zowel de medische en de verpleegkundige verslaglegging als de diagnosestelling vervat. E.care ED implementeert zo goed mogelijk de bestaande onderzoeks- en verslagleggingsmethode. Deze verschilt sterk van ziekenhuis tot ziekenhuis maar is als volgt op te delen: - vrij schrijfveld (gebruikt door de arts of ingevuld via dictafoon) - voorgedefinieerde verslagen (templates), eventueel te wijzigen of aan te vullen - aangeboden checklists - beslissingsboom met meerdere niveaus, eventueel gekoppeld aan opdrachten of clinical pathways. Elk van de bovenstaande methodieken of een combinatie ervan kan men gebruiken binnen E.care ED. De rubricering van de verslaglegging maakt de rapportering en een structurele gegevensoverdracht naar andere systemen eenvoudig. 5
Ook de methodiek van diagnosestelling verschilt van ziekenhuis tot ziekenhuis. E.care ED biedt elke arts zijn shortlist van meest gestelde diagnoses, gekoppeld aan ICD9, ICD10 (en voor België RIZIV-code). Er wordt ook een zoekmachine aangeboden om rechtstreeks in de ICD9 of ICD10 codes te zoeken, volledig met synoniemenlijst en aangevuld met diagnoses voor kleine traumatologie. Voor Nederland is ook de berekening van de DBC beschikbaar. Technische onderzoeken Op een visuele wijze (aanduiding op een corpus) wordt de aanvraag van medische beeldvorming, maar ook van andere onderzoeken, zeer eenvoudig. Soort onderzoek, urgentie ervan, opmerkingen en zelfs grafische aanduidingen zijn door één klik te registreren. Na de evaluatie door de urgentiearts kan het zorgproces worden verder gezet. Nadien volgt een vergelijk tussen de voorlopige diagnose en het finale protocol. Wie de herkenbaarheid van bestaande aanvraagdocumenten prefereert, kiest de onderzoeken uit een lijst. Lab Ook de aanvraag van laboratoriumonderzoek is zo eenvoudig mogelijk gemaakt: de gebruikte lijst van onderzoeken wordt eenvoudigweg overgenomen in E.care ED en de aanvrager kan onderzoek per onderzoek aanduiden of sets defiëren van verschillende onderzoeken. Door een koppeling met het labsysteem wordt het hele proces via de statusbalk van de patiënt inzichtelijk en wordt de controle van printer of resultatenviewer overbodig. De arts wordt verwittigd bij het publiceren van het 6
eerste tussenresultaat. Dit is vooral in een urgente setting van groot belang. Wanneer bepaalde tijdslimieten binnen dit proces overschreden worden (bv omdat een bloedstaal niet tot in het lab geraakt), volgt er ook een melding. Medicatie E.care ED bevat een medicatiemodule die toediening op de spoedafdeling en ook het voorschrijven voor een zorgafdeling of thuis bevat. Er kan waar nodig geput worden uit de departementele apotheek, de ziekenhuisapotheek of het nationaal bestand van medicatie. Alle info over medicatie kan beschikbaar gesteld worden (toedieningstabellen, nevenwerkingen, toedieningsinstructies,.) Bij toediening (of stopzetting) kan de verpleegkundige het aantal toegediende eenheden registreren. Ook hier kunnen combinaties gedefinieerd worden (automatisch registreren van infuus of definiëren van bepaalde cocktails). Hiermee wordt een oplossing gegeven voor het feit dat juist de registratie van toebehoren te wensen overlaat. Documenten Op de dienst spoedgevallen worden tal van documenten aangemaakt en ingevuld. Om deze administratieve rompslomp te vereenvoudigen, biedt E.care ED de mogelijkheid om deze documenten in het programma te integreren. Een document opgemaakt in MS Word wordt ingelezen als E.care-sjabloon. Vervolgens wordt het aangevuld met tags : dit zijn verwijzingen naar informatie afkomstig uit de database. Deze documenten worden aan de zorgverlener op de juiste wijze ter beschikking gesteld: in lijstvorm, gekoppeld aan een bepaalde knop of zelfs automatisch gegenereerd bij bepaalde actie (zoals het verlaten van de afdeling of de aanvraag van een onderzoek) en het document wordt opgemaakt. Indien nodig wordt de brief vervolledigd en/of elektronisch getekend en dan geprint of digitaal verstuurd. Documenten blijven bij het dossier bewaard in.doc- of pdf-formaat. Pure tijdswinst en een verhoging van de kwaliteit zijn het gevolg. Prestaties Onder deze module krijgt men een overzicht van de automatisch geregistreerde prestaties (consult, toeslag, toediening medicatie, uitgevoerde onderzoeken,.) en kan men uit keuzelijsten nog andere prestaties of gebruikte materialen kiezen. Deze worden dan, afhankelijk van de ziekenhuisregels, wel of niet doorgestuurd naar tarificatie. Scanmodule The paperless office is in veel ziekenhuizen nog een verre droom. Andere ziekenhuizen kiezen er bewust voor om bepaalde documenten te behouden. E.care respecteert de verschillende visies hieromtrent en biedt met E.care ED de mogelijkheid om de hardcopy documenten toch te integreren in het elektronisch dossier. Documenten worden voorzien van een barcode (op het document of etiketten geprint) en de door E.care ontwikkelde scanmodule zorgt ervoor dat alle documenten zeer snel en in batch elektronisch aan het dossier worden toegevoegd. Hierna kunnen ze geraadpleegd en eventueel opnieuw geprint worden, maar de zoektocht naar geklasseerde documenten is voorbij. 7