Geachte cliënt Bijgaand ontvangt u van ons een onderdeel van het onlangs opgestelde J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES werkprotocol. Dit onderdeel betreft de hoofdstukken van het protocol waarin belangrijke zaken staan voor onze klanten en de manier waarop zij gegevens dienen aan te leveren. Wij doen u bijgaand toekomen de hoofdstukken: 5 Aanlevering administratie 6 Verwerking administratie 7 Loonadministratie 8 Aangifte BTW en LH 9 Aangifte IB en PVV 16 Informatieverstrekking derden 17 Slot Wij verzoeken u deze hoofdstukken zo goed mogelijk door te lezen en de punten waar u kan medewerken aan een zo goed en zo juist mogelijke verwerking van de administratie en de belastingaangiften. Zo correct mogelijk na te streven. De manier van aanlevering van bescheiden zijn van essentieel belang voor een goede en juiste verwerking van de administraties. Bij aanleveringen op een andere wijze dan beschreven in het protocol houdt J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES zich het recht voor administraties te weigeren. Achter dit protocol treft u een Machtiging voor het indienen van de aangiften alsmede voor het voeren van correspondentie met de fiscus naar aanleiding van de aangiften en de belastingaanslagen. Het is van belang dat u deze machtiging zo snel mogelijk ondertekent en aan ons retourneert omdat wij door overheidsmaatregelen geen aangiften en correspondentie meer kunnen uitvoeren zonder machtiging van de klant. Het opgestelde protocol dient de kwaliteit van ons product te waarborgen, de organisatie transparanter te maken en duidelijk te zijn voor onze klanten. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u met een ieder binnen onze organisatie contact opnemen. Met vriendelijke groet J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES uw administratie op locatie
5. Aanlevering administraties De aanlevering van de administratie dient in een ordner te gebeuren waarbij er, door gebruik van tabbladen, een scheiding is aangebracht tussen de verkoopfacturen, inkoopfacturen, banken, kas en overige zaken. De verkoopfacturen dienen altijd opvolgend genummerd te zijn en bij elkaar te blijven achter het tabblad verkopen. De inkoopfacturen dienen samen met de overige bescheiden van betaling achter het bankafschrift geplaatst te worden. Achter het tabblad inkoopfacturen blijven alleen de onbetaalde facturen achter. Bij iedere aanlevering op een andere manier werkt dit kostenverhogend voor de klant omdat het ordenen en inruimen van een administratie tegen het gangbare uurtarief wordt gefactureerd. Bij herhaaldelijk aanleveren van een chaotisch te verwerken administratie wordt de klant door de manager verstaan gegeven dat hij beter iemand anders kan gaan zoeken voor de verwerking van zijn administratie. Iedere klant heeft de mogelijkheid haar administratie zelf in te boeken op het pakket waarmee J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES uw administratie op locatie werkt. De klant dient dit pakket zelf aan te schaffen. Hij wordt door J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES uw administratie op locatie begeleidt bij het opzetten van de administratie en dient periodiek de administratie elektronisch aan te leveren voor correcties. In bijzondere gevallen kan een boekhouder periodiek de klant bezoeken voor het controleren en corrigeren van de administratie. Dit laatste wordt zoveel mogelijk vermeden i.v.m. reistijdverlies. 6. Verwerking administraties De verwerking van de administraties dient volgens een strikte procedure te gaan zodat iedere werknemer en klant weet waar hij aan toe is. Verwerking dient strikt plaats te vinden op volgorde van binnenkomst. Geen enkele werknemer is bevoegd hier een uitzondering op toe te passen. Slechts de manager van dienst kan bij hoge uitzondering een volgorde wijziging aanbrengen. Na voltooiing van deze opdracht van de manager van dienst wordt direct weer de normale werkwijze opgepakt, verwerking op volgorde van binnenkomst. Boekingen dienen plaats te vinden volgens een vast rekeningschema (Bijlage B). Hier mag onder geen enkele voorwaarde zonder overeenstemming in het wekelijkse werkoverleg van worden afgeweken. Iedere branche dient op dezelfde wijze volgens dezelfde grootboekrekeningen verwerkt te worden zodat er een grote vorm van eenduidigheid ontstaat. De enige afwijking in deze is mogelijk als de klant zelf boekt volgens een eigen rekeningschema. Wat binnen J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES geboekt wordt dient volgens de logica van het J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES rekeningschema verwerkt moeten worden zodat iedere branchegenoot als het ware exacte kopieën zijn waar alleen de cijfermatige inhoud van afwijkt.. Het boeken van een administratie dient eveneens volgens een vaste procedure plaats te vinden. De vaste volgorde van boeken is: - Verkoop boekstukken - Banken en/of giro s - Kas - Openstaande inkoopfacturen. - Memoriaal
Verkoopboekstukken De verkoopboekstukken worden altijd op datumvolgorde geboekt. Een verkoopboekstuk dient te voldoen aan de volgende eisen: - factuurdatum - factuurnummer - naam adres woonplaats van de verkoper - naam adres woonplaats van de afnemer - Kamer van koophandelnummer - BTW nummer - Prijs - BTW berekening of vermelding BTW verlegd - BTW nummer afnemer bij internationale levering of dienst. Mocht een verkoopfactuur niet aan bovenstaande eisen voldoen dan dient de klant hierover direct geïnformeerd te worden. Met direct informeren wordt in deze bedoeld na het boeken van de aangeleverde administratie. Banken en of giro s De banken en of giro s worden geboekt vanaf de afschriften op datum volgorde. Achter ieder afschrift dienen de boekstukken (facturen en bonnen) gevoegd te worden behalve de verkoopfacturen die opvolgorde achter het tabblad verkopen dienen te blijven. Bij het boeken dient zo min mogelijk gebruik gemaakte te worden van de grootboekrekening Vraagposten Bij sommige onduidelijke boekingen is dit onvermijdelijk. In dat geval dient direct de klant gevraagd te worden waar bepaalde posten betrekking op hebben. Met direct informeren wordt in deze eveneens bedoeld na het boeken van de aangeleverde administratie. Mochten er in het uitzonderlijke geval veel vraagposten zijn dan dient de klant schriftelijk om opheldering te worden verzocht. Hiervan dient een melding geplaatst te worden in de persoonlijk file Outlook / Taken, zodat in de gaten gehouden kan worden of de klant tijdig reageert. Mocht er na een week nog geen reactie zijn binnengekomen dan dient de klant hierover telefonisch benaderd te worden. De telefonische benadering dient iedere week plaats te vinden totdat er afdoende antwoord is gegeven om de vraagposten te boeken dan wel de ontbrekende gegevens aangeleverd zijn. Kas De kas wordt altijd geboekt na de banken en giro s. De kas dient op datumvolgorde bijvoorkeur vanuit een kasboek geboekt te worden. De kas kan nooit negatief lopen. Voor het boeken van de kans dient het grootboek kruisposten nagekeken te worden om te controleren of alle bankopnames opgenomen zijn in het kasboek. Loopt de kas hierna negatief dan dient er op de datum van het negatief lopen een privé storting of storting van de DGA (bij bv s) in de kas geboekt te worden. De klant dient hierover geïnformeerd te worden. Met betrekking tot eventuele vraagposten geldt in deze dezelfde procedure als reeds opgenomen onder Banken en Giro s. Openstaande inkoopfacturen Inkoopfacturen zijn de verkoopfacturen van leveranciers van onze klanten en dienen derhalve aan dezelfde eisen te voldoen als de verkoopfacturen van onze klanten alleen dan van uit het oogpunt van de leverancier.
Inkoopfacturen die in de boekingsperiode betaald worden, worden achter de bank of giroafschriften gevoegd dan wel in de kas verwerk. De aan het eind van de boekingsperiode nog openstaande facturen worden in het Inkoopboek geboekt als crediteurenpost. Op deze inkoopfactuur dient duidelijk vermeldt te worden dat deze reeds in het inkoopboek geboekt is door vermelding van de letters CR in de rechterbovenhoek vervolgens dient deze voorzien te worden van het inkoopnummer achter de letters CR. Op deze wijze wordt voorkomen dat bij een volgende aanlevering, dus bij betaling, de factuur dubbel geboekt wordt. Memoriaal Het memoriaal wordt gebruikt voor boeking van de loonadministratie en incidentele boekingen. Daarom wordt het memoriaal altijd als laatste geboekt. Na verwerking van de administratie dient iedereen na te gaan of betreffende klant personeel op de loonlijst heeft staan en of de loonjournaalpost over de verwerkte periode is geboekt. Mocht deze niet geboekt zijn dan dient deze opgevraagd te worden bij de loonadministrateur. Het is van essentieel belang voor de juistheid van de cijfers dat in iedere verwerkte periode ook de loonjournaalposten geboekt zijn. Daarnaast dient het memoriaal gebruikt te worden voor correctieboekingen zoals afboeking debiteuren en of crediteuren alsmede opboekingen van leasecontracten, transitorische posten en afschrijvingen en correcties. 7. Loonadministratie De loonadministratie wordt altijd uitgevoerd door de loonadministrateur of zijn plaatsvervanger. Nooit door een ander. De boekhouders dienen wel in de loonadministratie te kunnen kijken en loonstroken te kunnen uitprinten doch zullen nooit boekingen, berekeningen en correcties uitvoeren. Om een loonadministratie te kunnen starten dient er een volledig ingevuld werkgeversformulier aanwezig te zijn (Bijlage C). Voor iedere werknemer dient er een volledig ingevuld werknemersformulier aanwezig te zijn (Bijlage D) alsmede kopie geldig legitimatiebewijs en kopie arbeidsovereenkomst. Werknemers dienen minimaal één dag voor aanvang werkzaamheden aangemeld te zijn bij J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES uw administratie op locatie i.v.m. de eerste dag meldingen. Correcties en aanpassingen cq. wijzigingen in de loonadministratie dienen altijd voor de 20 e van de maand doorgemeld te zijn. De loonadministratie dient tussen de 21 e en de 25 e van de maand verwerkt te worden zodat iedere klant tijdig over zijn salarisstroken kan beschikken. 8. Aangifte BTW en LH. De BTW en LH aangifteformulieren worden verzameld op een centraalpunt. De boekhouder die dat centrale punt onder beheer heeft dient er voor zorg te dragen dat de aangiften ruim op tijd worden aangeleverd bij diegene die de aangifte indient dan wel ruim op tijd aan te geven dat de indiening vermoedelijk niet tijdig kan plaatsvinden. De BTW aangiften dienen ingevoerd en verzonden te worden via een centraalpunt onder de verantwoording van één persoon. Zodra een administratie volledig verwerkt is dient de opstelling voor de BTW gemaakt te worden door de boekhouder die de administratie verwerkt heeft. Deze legt de aangifte met berekening direct na verwerking administratie bij de persoon die de aangifte indient (over het algemeen de manager).
Na controle en verzending wordt direct de aangifte uitgedraaid en met begeleidend schrijven aangaande de uitkomst naar de klant verzonden. De Loonheffingaangiften worden elektronisch ingediend door de loonadministrateur aan de hand van de verwerkte loonadministratie. De loonheffingaangiften zijn in tegenstelling tot de BTW aangiften te aller tijden maand of vierweken aangiften. De loonheffingaangifte heeft altijd betrekking op de voorgaande maand en dient voor verwerking van de nieuwe loonadministratie verwerkt te worden, dus voor de 20 e van de maand. Na controle en verzending wordt direct de aangifte uitgedraaid en met begeleidend schrijven aangaande de uitkomst naar de klant verzonden. 9. Aangifte IB en PVV Na voltooiing van de jaarrekening en aanbieding aan cliënt kan de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting van desbetreffend jaar worden samengesteld. Aangifte IB Bij de opstelling van de IB aangifte hebben we buiten de jaarrekening eveneens een hoop privé bescheiden nodig. Jaarlijks wordt er voor de IB aangifte particulieren een vragenlijst opgesteld die er voor zorg moet dragen dat wij alle relevant zijnde stukken binnen krijgen om de aangifte zo goed mogelijk te kunnen opstellen. Bij het doorspreken van de jaarrekening dient ter voorbereiding van de IB aangifte deze vragenlijst ook met de zakelijke klanten te worden doorgenomen zodat het ontbreken van stukken en zeker van stukken waarvan wij niet op de hoogte zijn, vermeden wordt en de aangifte zo goed mogelijk (elektronisch) verzonden wordt aan de fiscus. Bij opstelling van de IB aangifte voor ondernemers dient de gehele jaarrekening te worden overgetikt in het jaarrekeningenbestand dat onderdeel uitmaakt van het aangifte programma. Voor het verzenden van de aangifte dient de klant officieel akkoord te gaan met de aangifte. Daar het niet te doen is iedere aangifte voor verzending ook nog met cliënt door te spreken is het raadzaam om bij het doorspreken van de jaarrekening en de vragenlijst IB de cliënt een machtiging te laten tekenen voor het indienen van de aangiften. (Bijlage E) Aangifte Vennootschapsbelasting In tegenstelling tot de IB aangifte hebben we bij de vennootschapsbelasting aangifte aan de jaarrekening genoeg. Bij de vennootschapsbelastingaangifte dient eveneens de gehele jaarrekening te worden overgetikt aan het aangiftebestand en dient er goed opgelet te worden dat alle relevante vragen binnen het aangiftebestand correct beantwoord worden. Deze vragen hebben voornamelijk betrekking op fiscale eenheden, vervreemdingen en verkrijgen van vermogen alsmede samenstelling en wisselingen van het aandelenkapitaal en verliesverrekeningen. Ook voor de verendingen van deze aangifte is toestemming of een machtiging van de klant nodig.
16. Informatieverstrekking aan derden Er zijn veel instanties die met en zonder toestemming van de klant contact met ons opnemen om bescheiden van de klant bij ons op te vragen. De meest voorkomende zijn verzekeraars, banken, hypotheekverstrekkers, onderzoeksbureaus, toeleveranciers e.d. Het is nooit en te nimmer toegestaan informatie te verstrekken zonder de uitdrukkelijke toestemming van de klant. De toestemming van de klant dient geregistreerd te worden zodat wij ons altijd kunnen beroepen op deze toestemming. Bij het verstrekken van informatie aan derde dient slechts die informatie verstrekt te worden waarom gevraagd is en waar de klant toestemming voor heeft verleend. Wil de instantie hierna aanvullende informatie dan dient er wederom toestemming te worden gevraagd aan de cliënt voor de verstrekking van de aanvullende informatie. 17. Slot Dit protocol is opgesteld om de organisatie en de werkwijze van het product J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES uw administratie op locatie vat te leggen en persoonsonafhankelijk te maken. De werkwijze en de voortvloeingen daaruit dient niet de persoon maar het merk aan te bevelen. Hierdoor is iedereen vervangbaar zonder dat het product daaronder hoeft te lijden. Ik realiseer me goed dat dit protocol een tijdsopname is en continue aan veranderingen onderhevig is. Niet zo zeer door wetswijzigingen want die vallen onder de vakbekwaamheid van het personeel en het management en vallen buiten het protocol maar meer in de aanscherping, verfijning en verbetering van de werkwijze. Het management dient er op toe te zien dat al dit soort veranderingen worden aangepast in dit protocol en dat deze bespreekbaar worden gemaakt in het werkoverleg. Een ieder die werkzaam is binnen de organisatie dient te werken volgens dit protocol. Beloningen en sancties zijn onlosmakelijk verbonden met de werkwijze volgens dit protocol buiten de ontwikkeling van de vakbekwaamheid. Het protocol als zodanig is geen geheimschrift. Klanten en samenwerkende organisaties mogen gerust weten dat er een protocol waar volgens gewerkt moet worden en waar niet vanaf geweken mag worden zonder uitdrukkelijke toestemming van het management en na behandeling in de werkbespreking. Vanaf heden is J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES uw administratie op locatie dit protocol en niet de personen die er werken dan wel de aandelen in handen hebben.
M A C H T I G I N G De Ondergetekende: Bedrijfsnaam: Naam vertegenwoordiger Adres: Postcode en woonplaats Sofi-nummer bedrijf Sofi-nummer privé Machtigt door ondertekening van dit formulier J.D.SCHOUTEN ADMINISTRATIE & ADVIES uw administratie op locatie Om namens haar/hem onderstaande aan zijn/haar administratie verbonden werkzaamheden uit te voeren aan de hand van de aangeleverde bescheiden en gaat bij voorbaat akkoord met de inhoud van deze uit te voeren werkzaamheden. Tevens gaat de ondertekenaar akkoord met het indienen van aangiften op basis van schatting ter voorkoming van boetes indien ondergetekende door voor hem/haar moverende redenen de benodigde bescheiden niet kan aanleveren. Hier kunnen echter door ondertekenaar nimmer rechten aan worden ontleend. De machtiging betreft de volgende werkzaamheden: - indiening aangifte BTW - indiening aangifte Loonheffing - indiening aangifte Inkomstenbelasting - indiening aangifte Vennootschapsbelasting - Correspondentie aangaande BTW aanslagen - Correspondentie aangaande loonheffing aanslagen - Correspondentie aangaande Inkomstenbelastingaanslagen - Correspondentie aangaande Vennootschapbelasting aanslagen - Overige correspondentie met Belastingdienst, UWV, Pensioenfonds en andere door wet en regelgeving gerelateerde organisaties. Aldus ondertekend d.d... Plaats. HANDTEKENING Naam