Rekenkamercommissie Hoeksche Waard Onderzoek naar methode, resultaat en ontwikkelkansen beheer openbare buitenruimte in de gemeente Korendijk 27 november 2013
Colofon Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Hoeksche Waard Project: Onderzoek beheerorganisatie Contactpersoon: Dhr. D. Ensberg Dhr. G. Gijzendorffen Senior Adviseur: Remko Kamstra Projectleider: Arjan de Bruin Auteurs: Remko Kamstra Arjan de Bruin Rob Roodbol Datum: 27 november 2013 Adviseurs voor buitenruimte en organisatie
Inhoudsopgave 1 Doel en uitgangspunten 9 1.1 Doelstelling 9 1.2 Vraagstelling 9 1.3 Onderzoeksvragen 9 1.4 Begrippen en afbakening 10 1.5 Onderzoeksmethoden 11 2 Normenkader 13 3 De huidige situatie 15 3.1 Gegevens openbare ruimte 15 3.2 Opbouw en werkzaamheden afdeling 16 3.3 Beeldkwaliteit 18 4 Bevindingen 20 4.1 Ambities en kaders 20 4.2 Uitvoeringskosten 21 4.3 Prestaties en processen 25 4.4 Klachten en meldingen 27 4.5 Raadsbetrokkenheid 28 5 Conclusies 30 5.1 Onderzoeksvraag 1 30 5.2 Onderzoeksvraag 2 30 5.3 Onderzoeksvraag 3 31 5.4 Onderzoeksvraag 4 31 5.5 Onderzoeksvraag 5 32 Bijlagen 33 5 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
Inleiding In het kader van de verkenning van het onderzoeksprogramma door de Rekenkamercommissie van de Hoeksche Waard (RCHW) is aan alle vijf gemeenteraden van de Hoeksche Waard gevraagd om onderwerpen voor het onderzoeksprogramma 2013 te noemen. Door vier (Cromstrijen, Binnenmaas, Korendijk en Strijen) van de vijf gemeenten is het beheer van de openbare ruimte als onderwerp benoemd. Daardoor is besloten om onderzoek naar beheer van de openbare ruimte op te nemen in het programma van 2013. Het onderzoek beperkt zich tot het beheer van de openbare ruimte door de gemeenten zelf, ofwel het beheer in de woonkernen. Het doel van het onderzoek is om inzicht te geven in de doeltreffendheid van het huidige beheer van de openbare ruimte van de gemeenten in de Hoeksche Waard en de efficiency daarvan. Dit inzicht levert, zo nodig en mogelijk, verbeterpunten voor de toekomst op, zodat de door de raad beoogde doelen en (maatschappelijke) effecten (nog) beter bereikt kunnen worden. Op basis van de bevindingen en de aanbevelingen zal de RCHW een advies aan de gemeenteraad en het bestuur uitbrengen om zo een constructieve bijdrage te leveren. 6 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
Leeswijzer Onderdeel van het rapport Doel en uitgangspunten Toelichting Hoofdstuk 1 Na de inleiding wordt in dit hoofdstuk beschreven wat de doelstelling en afbakening van het onderzoek is. Normenkader Hoofdstuk 2 Hierin staan de normen beschreven voor het onderzoeken en toetsen van de doeltreffendheid en efficiency van de beheerorganisatie. De huidige situatie Hoofdstuk 3 geeft inzicht in de huidige situatie, verdeeld naar de gegevens van de gemeente, de organisatie en de kwaliteit van de openbare ruimte. Bevindingen Hoofdstuk 4 geeft een uitwerking van de bevindingen, gerangschikt naar de normen uit het normenkader uit hoofdstuk 2. Conclusies Het onderzoeksdeel wordt afgesloten met hoofdstuk 5 waarin de conclusies zijn beschreven. Dit betreft de beantwoording van de onderzoeksvragen. N.B. Op basis van de bevindingen van alle vijf gemeenten van de Hoeksche Waard is een aparte beschouwing opgesteld waarin bij intensivering van de samenwerking tussen de afzonderlijke beheersafdelingen de gevolgen en voordelen van opschaling worden toegelicht. 7 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
8 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
1 Doel en uitgangspunten 1.1 Doelstelling Het onderzoek geeft de RCHW inzicht in de doeltreffendheid van het huidige beheer van de openbare ruimte van de gemeenten in de Hoeksche Waard en de efficiëntie daarvan. Dit inzicht levert mogelijke verbeterpunten voor de toekomst op, zodat de door de raden beoogde doelen en (maatschappelijke) effecten (nog) beter bereikt worden. 1.2 Vraagstelling Om de doelstelling te bereiken, gaat de RCHW van de volgende vraagstelling uit: Hoe kan het beheer van de openbare ruimte zowel in de uitvoering als met betrekking tot de uitvoeringsorganisatie verder worden geoptimaliseerd met betrekking tot doelmatigheid, kwaliteit, efficiency en dienstverlening aan de burger? 1.3 Onderzoeksvragen De probleemstelling is vertaald in de volgende onderzoeksvragen: 1. Zijn er door de gemeenten voldoende actuele kaders vastgesteld voor de sturing op de gewenste kwaliteit van het beheer van de openbare ruimte en is het budget per gemeente toereikend? 2. Welke prestaties en middelen worden op het vlak van het beheer van de openbare ruimte onderscheiden, welke omvang hebben deze en hoe verhoudt zich dit tot landelijke best practices en/of beschikbare normen cq benchmarks? 3. Functioneert de beheerorganisatie effectief en efficiënt mede in relatie tot zelf doen en/of uitbesteden? 4. Wordt gestuurd op het leveren van kwaliteit, tijdige dienstverlening en burgertevredenheid bijvoorbeeld op basis van een klachten- en meldingensysteem? 9 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
5. Voelen de leden van de raad zich in voldoende mate geïnformeerd over de (kwaliteit) van de uitvoering van het beheer om adequaat te kunnen reageren op signalen van burgers? 1.4 Begrippen en afbakening Het onderzoek moet bijdragen aan het lerend vermogen van gemeenteraden, colleges en ambtelijke organisaties ten aanzien van het beleid en beheer van de openbare ruimte en de uitvoering daarvan. Het onderzoek is geen vergelijkend onderzoek tussen de vijf gemeenten in de Hoeksche Waard. Echter, daar waar een vergelijking relevante inzichten kan bieden, zal de rekenkamercommissie deze vergelijking (laten) uitvoeren om zo lering voor de toekomst te formuleren. Dit onderzoek hanteert het begrip openbare buitenruimte in relatie tot een adequaat beheer dat daarbij wenselijk is. In dit onderzoek wordt onder de definitie openbare buitenruimte het volgende verstaan: De buitenruimte die voor iedereen toegankelijk is. Het betreft de wegen, parken, pleinen en dergelijke. Het is een plaats waar een groot deel van het publieke leven zich afspeelt. Deze definitie is het uitgangspunt van dit onderzoek. Dit onderzoek omvat de planmatige onderdelen van het regulier onderhoud van de openbare ruimte die gerelateerd zijn aan het in stand houden van de beeldkwaliteit. Hierbij denkend aan de beheerdisciplines groen, meubilair, reiniging, verharding en incidentele werkzaamheden zoals evenementen en servicewerkzaamheden. Door de landelijke ligging van de Hoeksche Waard, is veel buitengebied aanwezig. Echter, dit onderzoek richt zich alleen op het beheerareaal binnen de bebouwde kom, zoals aangegeven in de figuur. 10 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
Voor het onderzoek is onderscheid gemaakt in de volgende gebiedstypen: Centrum: Wat beheer betreft, vraagt een centrum een intensiever onderhoud dan bijvoorbeeld een buitengebied. Daarnaast wordt het veelal intensiever gebruikt en is daarmee een belangrijk gebied binnen een gemeente. Hoofdwegen: Dit betreffen de doorgaande wegen en hoofdaders door de bebouwde kom en zijn veelal de eerste indruk van de gemeente. Woongebied: de leefomgeving van de bewoners moet aansluiten bij het woongenot van de burger. De inrichting geeft iedere wijk een eigen gezicht, waardoor de bewoner zich ermee verbonden voelt en waarde hecht aan de wijk. Bedrijventerrein: de functie is van groot belang en moet met name wat inrichting betreft bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Een goede bereikbaarheid en parkeergelegenheid zijn belangrijke pijlers. Aankleding rondom sportvelden: Het beheer van de sportvelden wordt gedeeltelijk meegenomen in dit onderzoek, namelijk de entrees, parkeerplaatsen, afvalbakken en aankledend en afschermend groen. De sportvelden zelf zijn dermate technisch en specifiek in het onderhoud en wordt daarom niet meegenomen in dit onderzoek. 1.5 Onderzoeksmethoden In het onderzoek ligt de nadruk op de verhouding tussen prestaties en activiteiten enerzijds en de hiervoor ingezette middelen anderzijds. Tevens wordt bekeken in hoeverre het eindresultaat in overeenstemming is met de doelstellingen, verwachtingen en definities. 11 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
Gedurende het onderzoek zijn de beleidskaders, de organisatie en aansturing van het werk buiten en de kosten-budgetvergelijking (beschikbare middelen) getoetst en uitgewerkt. Deze verschillende onderdelen zijn in afbeelding schematisch weergegeven. Hierbij heeft de gebruiker (bewoner of bezoeker van de gemeente) ook indirect invloed en een mening. Deze drie onderdelen moeten in balans zijn om het gewenste beeld buiten te kunnen realiseren. Afbeelding Voor dit RCHW onderzoek is de relatie tussen de onderdelen beleid, middelen en organisatie nader onderzocht in het kader van de bedrijfsprocessen. Hiervoor hebben interviews met diverse verantwoordelijken binnen de gemeente plaatsgevonden en zijn documenten ingezien en besproken. Specifiek is de volgende onderzoeksmethode gehanteerd: Bureau analyse Op basis van de beschikbare informatie en documenten van de gemeente, zijn de gegevens die in relatie staan tot de beheerorganisatie en de kwaliteit van de openbare buitenruimte geanalyseerd. Een beoordeling en bespreking van verschillende (indien aanwezige) bedrijfsprocessen heeft plaatsgevonden, zoals; jaarprogrammering, organisatorische gegevens, opdrachtverlening, klachten en meldingen. Aandachtspunten van de bureau analyse zijn: status, kwaliteitsuitgangspunten, visie op beheer en organisatie, relaties en de wijze van aansturing van de organisatie. Interviews In navolging op de bureau analyse hebben vraaggesprekken plaats gevonden op alle niveaus in de organisatie; bestuur, management, beleidsmedewerkers, beheerders en rekenkamercommissie. De kern van deze gesprekken is het proces van bedrijfsvoering, waarbij de volgende onderwerpen aan bod zijn komen; werkwijze buitendienst, geleverde producten, aansturing, planning en controle, inzet medewerkers, meetresultaten, informatievoorziening, in- en externe communicatie en de visie op beheer en de inrichting van de openbare buitenruimte. Benchmark De eenheidsprijzen van de gemeentelijke begroting zijn vergeleken met de landelijke eenheidsprijzen en ervaringsgetallen (benchmarking). Dit geeft inzicht in de benodigde middelen vanuit de begroting tegenover de 12 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
landelijke kengetallen en ervaringen. Positieve en negatieve uitschieters zijn hiermee eenvoudig inzichtelijk te maken. Op basis van landelijke kengetallen is de verhouding tussen hoeveelheid openbare ruimte per inwoner en de verhouding groen versus verharding beoordeeld. Toetsing en verslaglegging Met het afronden van bovengenoemde stappen is er zicht op de relatie tussen prijs, kwaliteit, organisatie, werkwijze en huidig beleid en grip op de verhouding kwaliteit en kosten en de onderlinge relaties uit de beheerdriehoek. De resultaten, bevindingen en conclusies van het gehele onderzoek zijn verwerkt in deze rapportage. 2 Normenkader Voor het rekenkameronderzoek is het normenkader vastgesteld dat de leidraad vormt om inzicht te krijgen in de effectiviteit van het huidige beheer van de openbare ruimte van de gemeenten in de Hoeksche Waard en de efficiency daarvan. Voor dit onderzoek betreft dat het volgende kader: 1. De ambitie en kaders voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte per gemeente zijn actueel, vastgesteld door de gemeenteraad en worden door de ambtelijke organisatie actief uitgevoerd en nagestreefd. 2. De uitvoeringskosten voor het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte zijn met betrekking tot de relevante onderwerpen toereikend (conform landelijke benchmark), herkenbaar en herleidbaar in de begroting opgebouwd en worden jaarlijks op basis van een adequate verantwoording getoetst en geactualiseerd. 3. De prestaties die de ambtelijke organisatie moet leveren zijn inzichtelijk en vastgelegd (voor zowel inzet derden alsook eigen dienst). 13 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
a. Hierbij is aantoonbaar getoetst op efficiëntie en doelmatigheid; b. Er wordt gewerkt op basis van uitvoeringsplannen, contracten en planningen; c. Er vindt kwaliteitsbeoordeling en monitoren van resultaten van de eigen prestaties (eigen uitvoering) plaats; d. Er vindt toezicht en directievoering op het resultaat van derden plaats; 4. Het proces rondom klachten en meldingen functioneert in de praktijk. De reactietermijn, taken en verantwoordelijkheden zijn benoemd en worden nageleefd. Er vinden analyses plaats over de burgertevredenheid. 5. De raad wordt voldoende geïnformeerd over de actuele situatie, ambitie en kaders van het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte. De leden van de raad kunnen adequaat reageren op burgers. 14 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
3 De huidige situatie Dit hoofdstuk geeft inzicht in de huidige situatie van de gemeente. We rangschikken dit naar: de gegevens van de openbare ruimte, de opbouw van de organisatie en de huidige kwaliteit van de openbare ruimte. 3.1 Gegevens openbare ruimte Onderstaande tabel geeft een vergelijking tussen de opbouw van de gemeente tegenover de gemiddelde, landelijke waarden. Dit geeft een beeld van de grootte van de gemeente ten opzichte van andere gemeenten in Nederland en de ruimte die de bewoners hebben. Basisgegevens Gemiddelde Korendijk Aantal inwoners 40.134 10.788 Oppervlakte gemeente (km²) 81,25 100,48 Bevolkingsdichtheid Zuid-Holland (inwoners/ km²) 500 139 Tabel: landelijke kengetallen versus gemeente Uit bovenstaande gegevens blijkt dat de gemeente in vergelijking met het gemiddelde in Zuid-Holland, een gemeente is met een lage bevolkingsdichtheid. Bewoners hebben hiermee relatief veel ruimte (groen, natuur, agrarisch gebied) in de nabije omgeving. Beheergroep Eenheid Areaal gemeente Bomen stuks 3184 Bosplantsoen are 321 Sierplantsoen are 389 Gras are 3791,5 Asfaltverharding are 1.065 Elementenverharding are 3.597 Halfverharding are 80 Tabel: verdeling groen en verharding in de gemeente De areaalgegevens in de tabel zijn door de gemeente aangeleverd. De tabel geeft de verdeling groen en verharding weer in de gemeente. Het areaal groen, de bomen uitgezonderd, is met 4.502 are ongeveer gelijk 15 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
aan het areaal verharding van 4.742 are. Deze verhouding is gelijk aan een stedelijk gebied met dorps karakter. 3.2 Opbouw en werkzaamheden afdeling De afdeling Ontwikkeling en Beheer is verantwoordelijk voor het dagelijks uitvoerend onderhoud van de openbare buitenruimte in de gemeente. Onder deze afdeling vallen ook de medewerkers van de eigen uitvoerende dienst/buitendienst. De afdeling bestaat op dit moment uit 24 personen (totaal 23,69 fte). Onderstaande figuur geeft de gehele organisatiestructuur weer van de ambtelijke organisatie waar de afdeling onderdeel vanuit maakt. Afbeelding: Organisatieschema gemeente Het aantal aan de openbare ruimte toe te rekenen fte s bedraagt: 4 fte binnendienst (inclusief de werkleider buitendienst), (3 keer schaal 8 en 2 keer 0.5 fte (=1 fte) schaal 10). 8,5 fte buitendienst: (3 keer begraafplaatsteam op schaal 5, 5 keer plantsoenteam op schaal 4 en 1 keer serviceteam op schaal 5). 16 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk Aandachtspunt hierbij is dat alle 8,5 fte naast hun vakteam ook ingezet worden voor algemeen voorkomende werkzaamheden en het verlenen van hand- en spandiensten. De gemeente besteedt daarnaast diverse werkzaamheden uit. De uitbestede werkzaamheden betreffen: Gedeeltelijk onderhoud openbaar groen; Maaiwerkzaamheden; Klein onderhoud asfalt- en elementenverharding; Straatreiniging en zwerfafval; Openbare verlichting; Diverse inhuur machines en diensten; Planmatig onderhoud wegen;
17 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
3.3 Beeldkwaliteit Op basis van in totaal 24 schaalbalken van de CROW (Nederlands normeninstituut) is door Cyber op 6 juni 2013 een onafhankelijke kwaliteitsmeting in de gehele openbare ruimte van de gemeente uitgevoerd. Figuur: Schaalbalk CROW De schaalbalken van de CROW vormen een instrumentarium waarmee de beeldkwaliteit van de openbare buitenruimte kan worden gemeten. Een schaalbalk is een reeks van vijf beelden, waarin in aflopende mate de beeldkwaliteit is vastgelegd. De schaalbalken geven aan welk beeldresultaat wordt geleverd. Het hoogste kwaliteitsniveau is aangeduid met A+ (nieuw) en het laagste met een D (onveilig en achterstallig). In de figuur is een schaalbalk weergegeven, die de marge aangeeft waarbinnen graffiti en aanplakbiljetten op meubilair aanwezig mag zijn. De gemeten beeldkwaliteit is een momentopname en kan veranderen door verschillende invloeden. Denk daarbij aan toename onkruidgroei door gunstige weersomstandigheden of zwerfvuil bij evenementen. Het navolgende resultaat is uit de meting gekomen. In deze tabel wordt met de donkere kleur de gemiddelde kwaliteit weergegeven en met de lichte kleur de opvallendheden en/of afwijkingen. Kwaliteitsniveau A+ A B C D Groen Meubilair Reiniging Verharding snoeitoestand sier- en bosplantsoen overgroei beplanting langs gras / verh. snoeitoestand haag kale plekken beplanting staat boom onkruid in beplanting en boomspiegels graslengte gazon staat afvalbak staat bank staat borden en dragers staat palen staat speelvoorzieningen staat openbare verlichting vullingsgraad afvalbak graffiti en aanplakbiljetten zwerfvuil groen zwerfvuil verharding onkruid op verharding en rond obst. veegvuil in goten uitwerpselen verharding en boomsp. drijfvuil in water staat asfaltverharding staat elementenverharding wortelopdruk staat belijning en markering De Nota Beheer Openbare Ruimte geeft een kader, namelijk minimaal een gemiddelde kwaliteit(b). In de figuur is met de rode lijnen de nagestreefde/te verwachten kwaliteit aangegeven. Omdat het 18 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
beleidskader uit de nota BOR niet is gestoeld op landelijke CROW normen, hebben we vanuit Cyber Adviseurs een zo betrouwbaar mogelijke vertaling gemaakt van gemeente beleid naar een ambitie op basis van CROW normen. De rode lijnen in bovenstaande grafiek geven een beleidsambitie op CROW normen aan van een lage A tot B kwaliteit. De kwaliteit van de verhardingen ligt op een gemiddeld niveau maar toont zichtbaar een wisselend en onrustig beeld. Tijdens de visuele quickscan door Cyber Adviseurs kwam naar voren dat er naast hogere scores (A niveau) ook regelmatig C scores zichtbaar zijn (zie bovenstaande tabel). C scores duiden op forse achterstanden in onderhoud. De ambitie voor het groen is specifieker omschreven dan voor de overige onderdelen. Voor de centra en begraafplaatsen wordt een hogere kwaliteit nagestreefd, A kwaliteit in plaats van B kwaliteit. Dit is echter voor wat betreft het centrumgebied uit de meting niet zichtbaar naar voren gekomen, de kwaliteit is hier gelijk aan de overige gebieden in de gemeente. Het aanwezige meubilair toont verzorgd en voldoet ruim aan de ambitie. Er zijn geen achterstanden zichtbaar. Omdat geen beschreven ambitie beschikbaar is, heeft de ambtelijke organisatie er zelf voor gekozen om de gemiddelde ambitie voor de totale openbare ruimte uit andere beleidsplannen als uitgangspunt te nemen. Het dorpse karakter met betrokken bewoners zorgt ervoor dat het onderdeel reiniging op een opvallend hoger niveau ligt dan de andere onderdelen. Het beeld in de gemeente voldoet ruim aan de ambitie en ligt op onderdelen aanzienlijk hoger. Ondanks het feit dat de gemiddelde kwaliteit hoger dan de ambitie is, zien we grote verschillen in kwaliteit tussen de beheergroepen groen, verharding, meubilair en reiniging. Het eindplaatje oogt daarmee niet uniform en integraal. 19 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
4 Bevindingen In dit hoofdstuk bevindingen spiegelen we de gestelde normen aan de huidige situatie in de gemeente. 4.1 Ambities en kaders Norm 1: De ambitie en kaders voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte zijn actueel, schriftelijk vastgelegd en worden door de ambtelijke organisatie actief toegepast en nagestreefd. In de overkoepelende kadernota 2008 is als doelstelling aangegeven dat de kwaliteit van het onderhoud van de openbare ruimte (wegen en groen) van een minimaal gemiddeld niveau is, hetgeen globaal overeenkomt met het beeldkwaliteitsniveau laag A niveau tot B niveau van de CROW. De actuele stand van zaken is dat de kwaliteit buiten gemiddeld genomen aan deze ambitie voldoet. Door bezuinigingen en een tekort aan budget op wegbeheer kan de bestuurlijk vastgelegde kwaliteit, gelet op de normberekeningen, de komende jaren niet volledig worden gerealiseerd. Het gevolg hiervan is, zoals de gemeente aangeeft: budgetsturing in plaats van kwaliteitsturing. In de praktijk betekent dit dat de budgetten bepalend zijn en de raad de gevolgen van een dalende kwaliteit van wegen accepteert. De doelstellingen van de gemeente met betrekking tot de visie op kwaliteit is vastgelegd in verschillende beleids- en onderhoudsplannen. De doelstellingen die van toepassing zijn op het beheer van de openbare ruimte zijn als volgt geformuleerd: 20 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk Groen: Diverse beleids- en beheerstukken bepalen het kader voor het beheer en onderhoud van het onderdeel groen. Hoofdzakelijk beschrijven deze stukken de gewenste kwaliteit en de wijze waarop
werkzaamheden plaatsvinden. De beschreven kwaliteit is specifiek gericht op gebiedstypen, waarbij een verdeling in A en B niveau is gemaakt. Voor de centrumgebieden en begraafplaatsen wordt een hogere kwaliteit nagestreefd. Verhardingen: Voor verhardingen zijn eveneens diverse stukken die het beheer en onderhoud sturen. Hierin wordt niet op basis van beeldkwaliteit maar op basis van technische kwaliteit de uitvoering gestuurd. Uit de Nota Beheer Openbare Ruimte blijkt dat onvoldoende middelen beschikbaar zijn voor het uitvoeren van alle maatregelen zoals genoemd in het wegenbeheersplan 2008-2012. Citaat pagina 8 Nota Beheer Openbare Ruimte:\ Zoals eerder vermeld zijn wij als gevolg van een gedetailleerde wegvakindeling geconfronteerd met een hoger benodigd onderhoudsbudget (gemiddeld 205.520 per jaar) dan wat er jaarlijks beschikbaar is (gemiddeld 130.000 per jaar). We beschikken dus over onvoldoende financiële middelen om alle maatregelen zoals genoemd in het wegenbeheersplan 2008-2012 uit te kunnen voeren. Tijdens de begrotingsbesprekingen voor de voorbereiding van de begroting 2009 is met het college afgesproken dat we voor 2009 accepteren dat we onvoldoende budget beschikbaar hebben om het (achterstallig) onderhoud uitgevoerd te krijgen. Dit betekent in de eerste planjaren 2008 en 2009 al een forse achterstand op de uit te voeren maatregelen. Tot op heden zijn de budgetten ook na 2009 niet verhoogd. Daarnaast is vanuit de onlangs uitgevoerde weginspectie naar voren gekomen dat er 18,75% R min-min (CROW niveau D) en 4,74 % R min (CROW niveau C) aangetroffen is. Dit betekent dat in bijna 1/5 deel van het areaal achterstallig onderhoud voor komt. Deze gegevens verwerkt de gemeente in het nieuwe beheerplan. Meubilair: Voor het straatmeubilair is geen beleid of beheer bekend. Het beheer en onderhoud van de onderdelen borden en dragers, speelvoorzieningen en openbare verlichting is gebaseerd op technische eisen/beoordelingen. Bij navraag tijdens de interviews is het ontbreken van beleid bevestigd. Reiniging: Voor dit onderdeel is geen specifiek beleid of beheer, deels valt het onder het onderdeel Groen. De aanwezige stukken beschrijven geen budgetten of kwaliteitseisen hiervoor. Bij navraag tijdens de interviews is het ontbreken van beleid bevestigd. 4.2 Uitvoeringskosten Norm 2: 21 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
De uitvoeringskosten voor het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte zijn toereikend (conform benchmark), herkenbaar en herleidbaar in de begroting opgebouwd en worden jaarlijks getoetst en geactualiseerd. Voor het onderzoek is een financiële vergelijking gemaakt tussen de beschikbare middelen uit de gemeentelijke begroting en hetgeen conform het beleid theoretisch berekend nodig is. Dit is gedaan op basis van benchmarkgegevens en ervaringscijfers die bij Cyber bekend zijn vanuit het eigen kostenmodel Impact. Het uurtarief van de eigen dienst bepaalt uiteraard in grote mate het beschikbare budget. De gemeente hanteert voor privaatrechtelijke dienstverlening een basisuurtarief naar schaal van de medewerkers. Dit door het college vastgestelde uurtarief is gebaseerd op de regionale tarieven voor onderlinge inhuur van gemeentelijke personeel. Voor de begroting zelf wordt gebruik gemaakt van een rekenkundig uurtarief waarbij via een opslag het saldo van de kostenplaatsen op basis van de direct productieve uren wordt toegerekend aan kostendragers. In de begroting 2013 is dit rekenkundig uurtarief berekend op 47,81, te weten 40,50 basistarief + 7,31 opslag. Onderstaande tabellen geven de vergelijking weer tussen de eenheidsprijzen uit de begroting en de landelijke eenheidsprijzen, gebaseerd op de benchmarkgegevens. Impact Regulier onderhoud A-kwaliteit Marge Beheerdiscipline Eenheid Areaal Eenheidsprijs Marge Totaalbedrag Min Max Min Max GROEN are 4501 72,1 96,3 320.000 430.000 MEUBILAIR stuk 3210 46,7 51,7 150.000 170.000 REINIGING are 9243 13,4 25,2 120.000 230.000 VERHARDINGEN are 4742 66,3 97,1 310.000 460.000 SUBTOTAAL 900.000 1.290.000 Impact Vervangingsonderhoud Beheerdiscipline Eenheid Areaal A-kwaliteit Marge Marge Totaalbedrag Eenheidsprijs Min Max Min Max GROEN are 4501 23,0 25,3 100.000 110.000 MEUBILAIR stuk 3210 72,5 76,3 230.000 240.000 REINIGING are 9243 VERHARDINGEN are 4742 71,6 157,8 340.000 750.000 SUBTOTAAL 670.000 1.100.000 TOTAAL 1.570.000 2.390.000 Tabellen: Benchmarkgegevens A kwaliteit specifiek voor de gemeente 22 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
Impact Regulier onderhoud Beheerdiscipline Eenheid Areaal Tabellen: Benchmarkgegevens B kwaliteit specifiek voor de gemeente B-kwaliteit Min Max Min Max GROEN are 4501 50,8 74,4 230.000 330.000 MEUBILAIR stuk 3210 34,7 39,8 110.000 130.000 REINIGING are 9243 6,3 12,7 60.000 120.000 VERHARDINGEN are 4742 47,0 77,5 220.000 370.000 SUBTOTAAL 620.000 950.000 Impact Vervangingsonderhoud Beheerdiscipline Eenheid Areaal Marge Eenheidsprijs Marge Eenheidsprijs Marge Totaalbedrag B-kwaliteit Marge Totaalbedrag Min Max Min Max GROEN are 4501 19,4 21,0 90.000 90.000 MEUBILAIR stuk 3210 58,5 61,8 190.000 200.000 REINIGING are 9243 VERHARDINGEN are 4742 63,5 114,9 300.000 540.000 SUBTOTAAL 580.000 830.000 TOTAAL 1.200.000 1.780.000 Gemeentelijke begroting 2013 Beheerdiscipline Eenheid Areaal Regulier onderhoud Vervangings onderhoud Eenheids prijs Totaal bedrag GROEN are 4501 781.155 66.006 188,24 847.161 MEUBILAIR stuk 3210 43.350 29.700 22,76 73.050 REINIGING are 9243 75.600-8,18 75.600 VERHARDINGEN are 4742 239.100-50,42 239.100 TOTAAL 1.139.205 95.706 1.234.911 Tabel: Begrotingsoverzicht naar gegevens verstrekt door de gemeente Een overzicht met de beschikbare budgetten per discipline is aangeleverd, maar de opbouw sluit niet helemaal aan op de praktijk en beheergroepen. Ook is een begrotingstabel met de diverse kostenplaatsen vanuit de (producten)begroting van de gemeente aanwezig. Groen: Voor het groen is ruim te veel budget aanwezig ten opzichte van een beleidsambitie van kwaliteit B. Op basis van benchmarkgegevens en normen zou een budget van maximaal 420.000 benodigd zijn (regulier onderhoud + vervanging) tegen een beschikbaar budget van bijna 850.000. Meubilair: Voor het aanwezige meubilair is daarentegen zeer weinig budget aanwezig en zou in theorie de huidige kwaliteit niet gerealiseerd kunnen worden. Reiniging: Het beschikbaar budget zit met 75.000 tegen de ondergrens aan van het berekende budget van 60.000 tot 120.000 voor een niveau B. Toch is de buitenruimte schoon en voldoet het niveau ruim aan 23 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
de ambitie. Tijdens de interviews is hiervoor de verklaring afgegeven dat de werkwijze en instelling van de RAD dusdanig is dat men meer levert dan contractueel is afgesproken. Het motto van de RAD hierbij is: schoon werk leveren. Naast het uitbestede vegen van verhardingen aan de RAD wordt een deel van de reiniging uitgevoerd door het eigen personeel (zwerfvuil en legen afvalbakken). Verharding: Het beschikbaar budget is niet toereikend om op B kwaliteit het onderhoud te verrichten. De minimumgrens voor het reguliere onderhoud is op basis van benchmarkgegevens en normen 220.000 tegenover een beschikbaar budget van 240.000. Dit budget is dus toereikend voor de ondergrens van een B kwaliteit. Daarnaast is echter geen structureel vervangingsbudget beschikbaar, terwijl vanuit de normen minimaal 300.000 aan budget nodig zou zijn. Werken zonder vervangingsbudget kan, indien bijvoorbeeld de methode van rationeel wegbeheer wordt toegepast. In dit geval wordt uitgegaan van een eeuwig durende constructie die telkens opgelapt wordt. Het reguliere budget moet dan echter vele malen hoger moeten zijn. De gemeente geeft aan dat er de afgelopen jaren wel planmatig onderhoud aan de verhardingen is uitgevoerd, maar dat de budgetten niet toereikend waren om al het noodzakelijk onderhoud uit te voeren. Wel wordt vanuit de rioolvervangingen zoveel mogelijk geprobeerd om werk met werk te maken en de vervangingen aan wegen en groen vanuit dit budget te co-financieren. De beoordeling (quickscan visuele kwaliteit) van de buitenruimte door Cyber Adviseurs en de resultaten uit de gemeentelijke weginspectie laten zien dat de financiële tekorten zichtbaar worden in de kwaliteit buiten. Met name de eigen weginspectie laat een fors percentage aan C en D scores (D allen uit weginspectie gemeente) zien. Bij niveau D is er voor de verkeersveiligheid direct risico. In ruim18% van de meetlocaties van de weginspectie bleek dit het geval te zijn. 24 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk De afgelopen jaren is structureel bezuinigd. In totaliteit is er tot 2013 79.000,- bezuinigd op het uitvoeringsbudget voor het openbaar groen. De ambtelijke organisatie heeft zelf voorstellen ingediend voor bezuinigingen, waar de raad mee akkoord is gegaan, namelijk: Knotwilgen weghalen Omvormingen heesters naar gras Minder inhuur derden 25% van het areaal omgevormd naar ecologisch (goedkoper)beheer Daarnaast is er bezuinigd op het personeel, hetgeen niet in het voornoemde bedrag is opgenomen.
Bovenstaande bezuinigingen zijn bovenop de reeds aanwezige tekorten doorgevoerd. 4.3 Prestaties en processen Norm 3: De prestaties die de ambtelijke organisatie moet leveren zijn inzichtelijk en vastgelegd (voor zowel inzet derden alsook eigen dienst). a) Hierbij is aantoonbaar getoetst op efficiëntie en doelmatigheid; b) Er wordt gewerkt op basis van uitvoeringsplannen, contracten en planningen, c) Er vindt kwaliteitsbeoordeling en monitoren van resultaten van de eigen prestaties (eigen uitvoering) plaats, d) Er vindt toezicht en directievoering op het resultaat van derden plaats. Visie en ambitie Uit de Nota Beheer Openbare Ruimte uit 2009 blijkt dat de visie en ambitie is gesteld op een beeldkwaliteitsniveau (op output). Dit is echter niet direct terug te vinden in de opdrachten, daar deze op frequentie en regie worden aanbesteed (op input). De kwaliteitsniveaus komen deels terug, zoals in het maaibestek, maar ook dit is nog afgestemd op een frequentie met een nagestreefd kwaliteitsbeeld (kwaliteitsniveau B met een frequentie van 24 keer). Een duidelijke opdracht richting de eigen dienst ontbreekt. De werkzaamheden van de eigen dienst zijn ook niet beschreven in het rapport Notitie Buitendienst Korendijk 2013. Dit stuk geeft uitsluitend voorbeelden van werkzaamheden die worden uitbesteed. Motie In oktober 2012 is een motie aangenomen door de gemeenteraad, die heeft geleid tot het rapport/notitie buitendienst 2013. Hierin vallen enkele stellingen op, zoals: Onkruidbestrijding verhardingen kunnen we zelf goedkoper en flexibeler dan de markt Werk wat je kan plannen en specificeren besteden we uit Goed gemotiveerde dienst kan concurrentie markt uitstekend aan Uitbesteden lijkt in het begin goed, maar is na aantal jaren opmerkelijk duurder door meerwerk prijzen uurloon aannemer ligt tussen 35 en 45 euro verlagen onderhoudsniveau plantsoenen levert geen geld op, want we hebben omgevormd en dat heeft al geld opgeleverd 25 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
De notitie buitendienst 2013 met bovengenoemde uitspraken is ambtelijk opgesteld en zijn geaccordeerd door het college. De gemeenteraad heeft met de notitie ingestemd. Als Adviesbureau twijfelen we ernstig aan de haalbaarheid van de in de uitspraken opgenomen aannames. In de notitie zijn de uitspraken en stellingen nauwelijks tot niet onderbouwd. Een korte toelichting: Uit de doorrekeningen voor groen blijkt dat de gemeente fors meer budget uitgeeft aan groenonderhoud dan rekenkundig nodig is (benchmark met normgetallen). Alleen al vanuit deze doorrekening zijn alle bovengenoemde stellingen te weerleggen. Het gestelde uurloon van een aannemer tussen de 35 en 45 is geen correcte weergave van de werkelijkheid. De afgelopen jaren liggen de uurlonen van groenaannemers tussen de 28 en 35. De stelling werk dat we kunnen plannen en specificeren besteden we uit komt niet overeen met de huidige situatie in Korendijk. De eigen dienst voert bijvoorbeeld veel plantsoenwerk als schoffelen en snoeien uit. Dit is zeer planmatig werk en is uitstekend te specificeren in capaciteitsnormen. Het wil echter niet zeggen dat dit werk dus uitbesteed moet worden. We constateren in dit geval alleen dat de situatie niet overeen komt met de stelling. De stelling: Een goed gemotiveerde dienst kan concurrentie markt uitstekend aan is een gevoelsuitspraak. Ook bij een marktpartij werkt normaliter goed gemotiveerd personeel. Een goede motivatie alleen is echter bij zowel een aannemer als een gemeente geen garantie voor een marktconcurrerende uitvoering. Hiervoor is een bedrijfsmatige manier van werken de basisvoorwaarde. Organisatie Voor de uitvoerende medewerkers zijn functieomschrijvingen met competenties aanwezig. Ook procedures met betrekking tot werkwijze en reglementen zijn aangeleverd, evenals een jaarplan van de afdeling, waarin de taken en verantwoordelijkheden van de gehele afdeling zijn benoemd. Voor groen is door de afdeling aangegeven dat de kwaliteit van groen erg wisselt door het jaar heen. Dit geeft aan dat er op input gestuurd en gewerkt wordt (op aanwijzing van de voorman of werkleider en inzet is afhankelijk van de beschikbare capaciteit op dat moment) en niet output of beeldgestuurd. 26 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk Voor groen zijn in het beleidsplan urenlijsten gemaakt op basis van normen en beeldkwaliteit. Ondanks dat dit plan de basis is voor de uitvoering, wordt er door de uitvoering niet tot nauwelijks mee gewerkt. Daarbij valt op dat de frequenties per werkhandeling onvoldoende
overeen komen met de beeldkwaliteit die ervoor staat. Wij hebben hiervoor de werkhandelingen (hoe vaak verricht je een bepaalde handeling) uit het gemeentelijke plan vergeleken met de landelijke standaard werkhandelingen per kwaliteitsniveau. In 2012 werden gewerkte uren in geringe mate verantwoord waardoor een goede vergelijking tussen begrote uren en werkelijke uren over dit jaar niet gemaakt kan worden. In 2012 miste er zelfs 3.000 uur in de urenstaten. Deze uren staan voor een besteding van 143.430 (3000 uur x 47,81) en kunnen achteraf niet verklaard worden. Begin 2013 is mede hierdoor het administratieve proces rond de urenverantwoording van de buitendienst aangepast waarmee de organisatie zichzelf volledigheid en juistheid van informatie als doel stelt. Informatiebeheer De gemeente beschikt over een beheersysteem met actuele areaalgegevens voor de onderdelen riolering, groen en verhardingen/civiel. Monitoring De gemeente heeft op papier niets vastgelegd over haar wijze van monitoren van de kwaliteit van de openbare ruimte. Uit de gesprekken blijkt dat monitoring wel plaatsvindt. De werkleider van de buitendienst is is belast met het bewaken en bijsturen van de kwaliteit van de openbare ruimte. Deze kwaliteitsmonitoring vindt niet op basis van landelijke normeringen plaats. De werkleider bepaalt naar eigen inzicht en methode de kwaliteit buiten, maar voert geen meting uit conform een landelijk beproefde en vast gestelde (CROW)methode. 4.4 Klachten en meldingen Norm 4: Het proces rondom klachten en meldingen functioneert in de praktijk. De reactietermijn, taken en verantwoordelijkheden zijn benoemd en worden nageleefd. Er vinden analyses plaats over de burgertevredenheid. Binnen het aanwezige klachten en meldingensysteem in de gemeente, worden alle klachten en meldingen bijgehouden. In het jaar 2012 zijn in totaal 534 meldingen via formulier internet, service meldnummer en servicebalie gedaan. Er zijn in Nederland geen officiële normen beschikbaar voor het aantal meldingen. De vraag, wanneer is het aantal meldingen te veel, is hiermee niet vanuit normen te beantwoorden. Gemeenten bepalen veelal zelf op basis van trendgegevens (toenameafname registreren) of ze op de goede weg zijn. 27 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
De gemeente Korendijk presenteert jaarlijks de meldingen in een memo. Uit de memo van 2012 blijkt dat het aantal meldingen van 2011 naar 2012 is gedaald van 635 meldingen naar 534 meldingen. Langjarige trendfiguren zijn door de gemeente niet gemaakt. De gemeente analyseert vooral waar meldingen vandaan komen. De analyses richten zich minder op meerjarige analyses/trends en op het voorkomen van meldingen in de toekomst. Op operationeel niveau worden wel maatregelen getroffen, zo blijkt uit onderstaand citaat dat vanaf 2011 vaker huisbezoek gedaan wordt door de werkleider buitendienst. Men zoekt hiermee het directe contact met de burger vaker op. Citaat pagina 3 samenvatting meldingen 2012 gemeente Korendijk: Meldingen die regelmatig terug komen zijn o.a. storing riolering, gladheidbestrijding en over het groen/maaien. Het betreft hier vaak meldingen en geen klachten, betreffende de hondenuitwerpselen dit zijn wel klachten. Moeilijk is aan te geven waarom er het ene jaar meer meldingen zijn dat het andere jaar, vaak heeft het met het weer te maken. Bijvoorbeeld staan er in een bepaalde week snoeiwerkzaamheden gepland en kunnen deze niet worden uitgevoerd door het slechte weer. Dan krijg je zodra het weer beter wordt vragen over wanneer de gemeente gaat snoeien. Na schriftelijke klachten vindt sinds 2010/2011 steeds vaker een huisbezoek plaats door de werkleider van Buitendienst. Op die manier worden veel zaken direct opgelost of worden afspraken gemaakt over toekomstige oplossingen, wanneer wij bijvoorbeeld de hoogwerker inzetten enz. Belangrijke mededelingen zoals bij de eerste sneeuwval (informatie over gladheidbestrijding) of wegen/straten die tijdelijk worden afgesloten, worden op onze website geplaatst zodat onze burgers goed worden geïnformeerd. Sinds de winter van 2010/2011 zet de gemeente bij hevige sneeuwval een sneeuwschuiver in. Er zijn geen gegevens bekend over de burgertevredenheid in de gemeente. Tijdens de interviews geven de ambtelijke organisatie en de geïnterviewde raadsleden aan dat de burger redelijk tevreden is, maar waaruit dit blijkt is niet bekend. Inzicht in burgertevredenheid is hiermee vooral op gevoel en op persoonlijk contact met de burger gebaseerd. 28 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk 4.5 Raadsbetrokkenheid Norm 5: De raad is voldoende op de hoogte met betrekking tot de actuele situatie, ambitie en kaders van het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte en kan adequaat reageren op burgers.
De vertegenwoordiging van de gemeenteraad heeft aangegeven op de hoogte te zijn van de beleidskeuzes met betrekking tot de openbare ruimte. Men is tot op een redelijk detailniveau bekend met gemaakte keuzes. Ook is de raad goed bekend met het rapport/notitie buitendienst 2013, als gevolg van de eigen ingediende motie. Over het resultaat buiten, de kwaliteit van de openbare ruimte, is men over het algemeen tevreden. 29 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
5 Conclusies De conclusies zijn gebaseerd op de beantwoording van de volgende onderzoeksvragen: 5.1 Onderzoeksvraag 1 Zijn er door de gemeente voldoende actuele kaders vastgesteld voor de sturing op de gewenste kwaliteit van het beheer van de openbare ruimte en is het budget toereikend? Voor groen en wegen is actueel beleid aanwezig. Voor meubilair en reiniging ontbreekt dit. Het beleid voor groen is nauwelijks geïmplementeerd, wat terug te zien is in de werkwijze van de eigen dienst (traditioneel en input gericht) en de contracten met derden. Het beeld buiten voldoet wel aan de ambitie van een B kwaliteit, dit is echter vooral een gevolg van de bestaande en de vertrouwde werkwijze. Met andere woorden: het beeld is afgestemd op de kwaliteit die er reeds jaar en dag aanwezig is. Een differentiatie in kwaliteit tussen centra, bijzondere plekken en woonwijken is echter niet gerealiseerd, mede door het continueren van de bestaande werkwijze. Voor groen is er ruim te veel budget beschikbaar, voor verhardingen ruim te weinig (zie ook beantwoording onderzoeksvraag 2). De ambities voor groen en verhardingen zijn hiermee niet in verhouding tot het beschikbare budget. 5.2 Onderzoeksvraag 2 Welke prestaties en middelen worden op het vlak van het beheer van de openbare ruimte onderscheiden, welke omvang hebben deze en hoe verhoudt dit zich tot landelijke best practices en/of beschikbare normen cq benchmarks? 30 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk De prestaties en middelen in de gemeente zijn voor het uitbestede werk goed inzichtelijk. De prestaties en kosten van de eigen uitvoering zijn
alleen in totaliteit inzichtelijk, maar niet gespecificeerd naar beheertaken als schoffelen, beplanting en knippen van hagen. Een groot deel van de werkzaamheden van de eigen buitendienst heeft betrekking op groenonderhoud. Juist op dit onderdeel doet zich een groot vraagpunt voor en is er reden tot zorg. Het budget op groen (budget is inclusief kosten uren eigen dienst) overschrijdt fors het berekende en vanuit landelijke normen benodigde budget. Op het onderdeel verhardingen is de situatie tegenovergesteld. Hier is een alarmerend tekort aan financiële middelen hetgeen ook zichtbaar is in de kwaliteit van wegen. Zowel voor groen als verhardingen is vanuit bovenstaande analyse te stellen dat de budgetten zich niet verhouden tot landelijk beschikbare normen en benchmarks. Voor groen is er ruim te veel budget beschikbaar, voor verhardingen ruim te weinig. 5.3 Onderzoeksvraag 3 Functioneert de beheerorganisatie effectief en efficiënt mede in relatie tot zelf doen en/of uitbesteden? Kijkend naar de eigen uitvoerende dienst beantwoorden we deze onderzoeksvraag negatief. De eigen dienst voert veel groenwerkzaamheden uit, en juist op dit onderdeel toont de doorrekening aan dat er ruim te veel budget beschikbaar is ten opzichte van de kwaliteit van de openbare ruimte. Ook als we de werkzaamheden van de eigen dienst met betrekking tot reinigingstaken en meubilair bekijken, blijken er net als bij groen aandachtspunten te zijn. 5.4 Onderzoeksvraag 4 Wordt gestuurd op het leveren van kwaliteit, tijdige dienstverlening en burgertevredenheid bijvoorbeeld op basis van een klachten- en meldingensysteem? De gemeente heeft een goed werkend meldsysteem en de processen rondom klachten en meldingen zijn goed en lean ingericht. Mede door de eigen buitendienst is men zeer bekend in de eigen dorpen, is er veel direct contact met de burger en wordt de servicegerichtheid van de eigen medewerkers gewaardeerd. De gemeente gaat bewust om met meldingen registratie- behandeling en afhandeling. 31 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
De gemeente heeft niet onderzocht wat de burgertevredenheid is en kan niet aangeven of haar jaarlijkse analyses en maatregelen/aanpak tot een daling of verhoging van burgertevreden leidt. 5.5 Onderzoeksvraag 5 Voelen de leden van de raad zich in voldoende mate geïnformeerd over de (kwaliteit) van de uitvoering van het beheer om adequaat te kunnen reageren op signalen van burgers? In oktober 2012 is een motie aangenomen door de gemeenteraad. Door de motie wilde de raad meer inzicht krijgen in de werkwijze en situatie bij de buitendienst. Als ambtelijke reactie hierop is het rapport buitendienst 2013 opgesteld. Uit de gesprekken met enkele raadsleden (zie lijst met geïnterviewde raadsleden in bijlage 2) blijkt dat het rapport buitendienst 2013 niet heeft geleid tot een positievere beeldvorming met betrekking tot de eigen beheer en onderhoudsorganisatie. Uitgangspunt van de raadsleden is dat de taak goed uitvoeren belangrijker is dan wie de uitvoering doet. Het hebben van eigen uitvoerende organisatie acht men hierin niet per definitie noodzakelijk. Verder geven raadsleden aan dat kansen in regionale samenwerking onvoldoende benut worden. Zo begrijpt men niet waarom bij gladheidbestrijding iedere gemeente stopt bij de eigen grenzen en dit niet gezamenlijk wordt opgepakt. Ook de verschillende omgang per gemeente met het uitbesteden van werk aan de WHW bedrijven roept vraagtekens op. Ondanks dat begraafplaatsen buiten de scope van dit onderzoek vallen, geven raadsleden aan grote twijfels te hebben bij de efficiëntie van de eigen begraafplaatsmedewerkers. Bovenstaande standpunten en vraagtekens van de geïnterviewde raadsleden geven aan dat zij kennelijk onvoldoende in gesprek zijn over de doelmatigheid van de uitvoering en/of dat er onvoldoende communicatie is over het gevoerde beleid. 32 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
Bijlagen Bijlage 1: Documentenlijst Bijlage 2: Interviews Bijlage 3: Systematiek beeldkwaliteit Bijlage 4: Toelichting grondslag Bijlage 5: Toelichting benchmark 33 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
Bijlage 1: Documentenlijst Aangeleverde documenten voor RCHW onderzoek Beleid en beheerplannen Bomenbeheerplan Bomenbeleidsplan Groenbeleid- en -beheerplan Nota beheer openbare ruimte Notitie buitendienst Korendijk Raadsbesluit nota beheer openbare ruimte Overzichten mbt organisatie en financiën Arealen Begrotingstabel Urenoverzicht + uurtarief Programmabegroting 2013 Overzicht materieel en afschrijvingstermijn Spelregels buitendienst Frequentiebestek maaien Overeenkomst City Tech OV Ruw gras maaiovereenkomst Onderhoudscontract WHW Overzicht en toelichting meldingen Presentatie service meldpunt Afdelingsplan beheer Functieomschrijvingen Organisatiestructuur 34 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
Bijlage 2: Interviews Geïnterviewde personen voor RCHW onderzoek De volgende personen zijn geïnterviewd wo 28 augustus gemeente Korendijk gesprek 1 financieel controller Ad Nachtzaam gesprek 2 management/leiding binnen- en buitendienst (max 2 personenen) Jaap Groeneweg en Kees Blaak gesprek 3 financieel controller (komt met antwoorden op vragen uit 1e gesprek Ad Nachtzaam om 9.00 uur) gesprek 4 verantwoordelijk wethouder(s) Willem Reijnierse gesprek 5 raad delegatie Raad Jelle Stelpstra (intern lid rekenkamercommissie), Johan Matze (voormalig lid rekenkamercommissie), Paul Boogaard 35 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
Bijlage 3: Systematiek beeldkwaliteit Landelijke standaard De schaalbalken van de CROW (landelijk normeninstituut) vormen een instrumentarium waarmee de beeldkwaliteit van de openbare buitenruimte kan worden gemeten. Een schaalbalk is een reeks van vijf beelden, waarin in aflopende mate de beeldkwaliteit is vastgelegd. De schaalbalken geven aan welke kwaliteitsbeelden bij het huidige beleid horen, oftewel welk beeldresultaat het huidige beleid oplevert. Het hoogste kwaliteitsbeeld is aangeduid met een A+ en het laagste met een D. In onderstaande figuur is een schaalbalk weergegeven, die de marge weergeeft waarbinnen onkruid in beplanting aanwezig mag zijn. Figuur 1.1: Voorbeeld schaalbalk De schaalbalken tonen naast de kwaliteitsbeelden ook een technische aanduiding en een populaire omschrijving, die dienen als ondersteuning en handreiking bij de beelden. De technische aspecten geven de beoordelaar enkele meetbare of te schatten parameters per beeld aan, aan de hand waarvan de visuele beoordeling van het betreffende beeld getoetst kan worden. 36 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk
Bijlage 4: Toelichting grondslag De grondsoort in Nederland verschilt van zand tot veen, met ieder geheel andere gedragingen. De invloed van grondsoorten ligt hoofdzakelijk bij de verhardingen en rioleringen. In gebieden die een stabiele zandgrond hebben waar van zetting nauwelijks sprake is, gaat de verharding 40 tot 60 jaar mee, zonder grote onderhoudsingrepen. Daar waar altijd inklinkende veengrond aanwezig is, ligt deze termijn aanzienlijk lager. Hier moet iedere 15 tot 20 jaar een ophoging van de wegen plaatsvinden. De grondsoort bepaald daarmee in hoge mate de marge in de eenheidsprijzen benchmark op het onderdeel verhardingen. In de Hoeksche Waard is de grondsoort van hoofdzakelijk zavel (zanderige klei) tot lichte klei en op enkele locaties veen (Strijen). Deze variatie is terug te zien in de marge van de benchmark. 37 Gemeente Korendijk 532107 / 27 november 2013
Bijlage 5: Toelichting benchmark 38 532107 / 27 november 2013 Gemeente Korendijk Opbouw eenheidsprijzen Totaal De openbare ruimte is grofweg in te delen in de categorie Verharding, Groen, Meubilair, Water en Civiele kunstwerken. De verhouding in arealen waarin de beheergroepen voorkomen bepaalt uiteindelijk de eenheidsprijs per categorie. Categorieën Onder de categorie Groen vallen de beheergroepen Bomen, Sierplantsoen, Bosplantsoen, Gazon en Ruw gras/bermen. Al deze beheergroepen hebben een andere eenheidsprijs, omdat ze allemaal anders onderhouden dienen te worden/een andere inspanning vragen. De mate van aanwezigheid van een bepaalde beheergroep heeft dus invloed op de totale eenheidsprijs van Groen. Beheergroepen Daarnaast hebben de beheergroepen binnen groen ook een marge. Ook dit komt door de opbouw van arealen. Sierplantsoen bestaat uit heesters, bodembedekkers, vaste planten etc. Al deze onderdelen hebben hun eigen eenheidsprijs en tezamen bepalen zij dus welke marge voor de categorie Sierplantsoen van toepassing is.