Rekenkamercommissie Hoeksche Waard Kwaliteit beheer openbare ruimte

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Hoeksche Waard Kwaliteit beheer openbare ruimte Onderzoek naar methode, resultaat en ontwikkelkansen beheer openbare buitenruimte in de gemeente Cromstrijen 27 november 2013

2

3

4 Colofon Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Hoeksche Waard Project: Onderzoek beheerorganisatie Contactpersoon: Dhr. D. Ensberg Dhr. G. Gijzendorffen Senior Adviseur: Remko Kamstra Projectleider: Arjan de Bruin Auteurs: Remko Kamstra Arjan de Bruin Rob Roodbol Datum: 27 november 2013 Adviseurs voor buitenruimte en organisatie

5 Inhoudsopgave 1 Doel en uitgangspunten Doelstelling Vraagstelling Onderzoeksvragen Begrippen en afbakening Onderzoeksmethoden 11 2 Normenkader 13 3 De huidige situatie Gegevens openbare ruimte Opbouw en werkzaamheden afdeling B&O Beeldkwaliteit 17 4 Bevindingen Ambities en kaders Uitvoeringskosten Prestaties en processen Klachten en meldingen Raadsbetrokkenheid 27 5 Conclusies Onderzoeksvraag Onderzoeksvraag Onderzoeksvraag Onderzoeksvraag Onderzoeksvraag Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

6 / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

7 Inleiding In het kader van de verkenning van het onderzoeksprogramma door de Rekenkamercommissie van de Hoeksche Waard (RCHW) is aan alle vijf gemeenteraden van de Hoeksche Waard gevraagd om onderwerpen voor het onderzoeksprogramma 2013 te noemen. Door vier (Cromstrijen, Binnenmaas, Korendijk en Strijen) van de vijf gemeenten is het beheer van de openbare ruimte als onderwerp benoemd. Daardoor is besloten om onderzoek naar beheer van de openbare ruimte op te nemen in het programma van Het onderzoek beperkt zich tot het beheer van de openbare ruimte door de gemeenten zelf, ofwel het beheer in de woonkernen. Het doel van het onderzoek is om inzicht te geven in de doeltreffendheid van het huidige beheer van de openbare ruimte van de gemeenten in de Hoeksche Waard en de efficiency daarvan. Dit inzicht levert, zo nodig en mogelijk, verbeterpunten voor de toekomst op, zodat de door de raad beoogde doelen en (maatschappelijke) effecten (nog) beter bereikt kunnen worden. Op basis van de bevindingen en de aanbevelingen zal de RCHW een advies aan de gemeenteraad en het bestuur uitbrengen om zo een constructieve bijdrage te leveren. 7 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

8 Leeswijzer Onderdeel van het rapport Doel en uitgangspunten Toelichting Hoofdstuk 1 Na de inleiding wordt in dit hoofdstuk beschreven wat de doelstelling en afbakening van het onderzoek is. Normenkader Hoofdstuk 2 Hierin staan de normen beschreven voor het onderzoeken en toetsen van de doeltreffendheid en efficiency van de beheerorganisatie. De huidige situatie Hoofdstuk 3 geeft inzicht in de huidige situatie, verdeeld naar de gegevens van de gemeente, de organisatie en de kwaliteit van de openbare ruimte. Bevindingen Hoofdstuk 4 geeft een uitwerking van de bevindingen, gerangschikt naar de normen uit het normenkader uit hoofdstuk 2. Conclusies Het onderzoeksdeel wordt afgesloten met hoofdstuk 5 waarin de conclusies zijn beschreven. Dit betreft de beantwoording van de onderzoeksvragen. N.B. Op basis van de bevindingen van alle vijf gemeenten van de Hoeksche Waard is een aparte beschouwing opgesteld waarin bij intensivering van de samenwerking tussen de afzonderlijke beheersafdelingen de gevolgen en voordelen van opschaling worden toegelicht / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

9 1 Doel en uitgangspunten 1.1 Doelstelling Het onderzoek geeft de RCHW inzicht in de doeltreffendheid van het huidige beheer van de openbare ruimte van de gemeenten in de Hoeksche Waard en de efficiëntie daarvan. Dit inzicht levert mogelijke verbeterpunten voor de toekomst op, zodat de door de raden beoogde doelen en (maatschappelijke) effecten (nog) beter bereikt worden. 1.2 Vraagstelling Om de doelstelling te bereiken, gaat de RCHW van de volgende vraagstelling uit: Hoe kan het beheer van de openbare ruimte zowel in de uitvoering als met betrekking tot de uitvoeringsorganisatie verder worden geoptimaliseerd in het kader van doelmatigheid, kwaliteit, efficiency en dienstverlening aan de burger? 1.3 Onderzoeksvragen De probleemstelling is vertaald in de volgende onderzoeksvragen: 1. Zijn er door de gemeenten voldoende actuele kaders vastgesteld voor de sturing op de gewenste kwaliteit van het beheer van de openbare ruimte en is het budget per gemeente toereikend? 2. Welke prestaties en middelen worden op het vlak van het beheer van de openbare ruimte onderscheiden, welke omvang hebben deze en hoe verhoudt zich dit tot landelijke best practices en/of beschikbare normen cq benchmarks? 3. Functioneert de beheerorganisatie effectief en efficiënt mede in relatie tot zelf doen en/of uitbesteden? 4. Wordt gestuurd op het leveren van kwaliteit, tijdige dienstverlening en burgertevredenheid bijvoorbeeld op basis van een klachten- en meldingensysteem? 5. Voelen de leden van de raad zich in voldoende mate geïnformeerd over de (kwaliteit) van de uitvoering van het beheer om adequaat te kunnen reageren op signalen van burgers? 9 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

10 1.4 Begrippen en afbakening Het onderzoek moet bijdragen aan het lerend vermogen van gemeenteraden, colleges en ambtelijke organisaties ten aanzien van het beleid en beheer van de openbare ruimte en de uitvoering daarvan. Het onderzoek is geen vergelijkend onderzoek tussen de vijf gemeenten in de Hoeksche Waard. Echter, daar waar een vergelijking relevante inzichten kan bieden, zal de rekenkamercommissie deze vergelijking (laten) uitvoeren om zo lering voor de toekomst te formuleren. Dit onderzoek hanteert het begrip openbare buitenruimte in relatie tot een adequaat beheer dat daarbij wenselijk is. In dit onderzoek wordt onder de definitie openbare buitenruimte het volgende verstaan: Openbare ruimte is de buitenruimte die voor iedereen toegankelijk is. Het betreft de wegen, parken, pleinen en dergelijke. Het is een plaats waar een groot deel van het publieke leven zich afspeelt. Deze definitie is het uitgangspunt van dit onderzoek. Dit onderzoek omvat de planmatige onderdelen van het regulier onderhoud van de openbare ruimte die gerelateerd zijn aan het in stand houden van de beeldkwaliteit. Hierbij denkend aan de beheerdisciplines groen, meubilair, reiniging, verharding en incidentele werkzaamheden zoals evenementen en servicewerkzaamheden. Door de landelijke ligging van de Hoeksche Waard, is veel buitengebied aanwezig. Echter, dit onderzoek richt zich alleen op het beheerareaal binnen de bebouwde kom, zoals aangegeven in onderstaande figuur / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen Voor het onderzoek is onderscheid gemaakt in de volgende gebiedstypen:

11 Centrum: Wat beheer betreft, vraagt een centrum intensiever onderhoud dan bijvoorbeeld een buitengebied. Daarnaast wordt het veelal intensiever gebruikt en is daarmee een belangrijk gebied binnen een gemeente. Hoofdwegen: Dit betreffen de doorgaande wegen en hoofdaders door de bebouwde kom en zijn veelal de eerste indruk van een gemeente. Woongebied: de leefomgeving van de bewoners moet aansluiten bij het woongenot van de burger. De inrichting geeft iedere wijk een eigen gezicht, waardoor de bewoner zich ermee verbonden voelt en waarde hecht aan de wijk. Bedrijventerrein: de functie is van groot belang en moet met name wat inrichting betreft bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Een goede bereikbaarheid en parkeergelegenheid zijn belangrijke pijlers. Begraafplaats: binnen een gemeente heeft de begraafplaats een specifiek belang. Dit vormt echter geen onderdeel van het onderzoek. Aankleding rondom sportvelden: Het beheer van de sportvelden wordt gedeeltelijk meegenomen in dit onderzoek, namelijk de entrees, parkeerplaatsen, afvalbakken en aankledend en afschermend groen. De sportvelden zelf zijn technisch en specifiek in het onderhoud en worden daarom niet meegenomen in dit onderzoek. 1.5 Onderzoeksmethoden In het onderzoek ligt de nadruk op de verhouding tussen prestaties en activiteiten enerzijds en de hiervoor ingezette middelen anderzijds. Tevens wordt bekeken in hoeverre het eindresultaat in overeenstemming is met de doelstellingen, verwachtingen en definities. Gedurende het onderzoek zijn de beleidskaders, de organisatie en aansturing van het werk buiten en de kosten-budgetvergelijking (beschikbare middelen) getoetst en uitgewerkt. Deze verschillende onderdelen zijn in de afbeelding schematisch weergegeven. Hierbij heeft de gebruiker (bewoner of bezoeker van de gemeente) ook indirect invloed en een mening. Deze drie onderdelen moeten in balans zijn om het gewenste beeld buiten te kunnen realiseren. Afbeelding: beheerdriehoek Voor dit RCHW onderzoek is de relatie tussen de onderdelen beleid, middelen en organisatie nader onderzocht in het kader van de bedrijfsprocessen. Hiervoor hebben interviews met diverse verantwoordelijken binnen de gemeente plaatsgevonden en zijn documenten ingezien en besproken. Specifiek is de volgende onderzoeksmethode gehanteerd: 11 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

12 Bureau analyse Op basis van de beschikbare informatie en documenten van de gemeente, zijn de gegevens die in relatie staan tot de beheerorganisatie en de kwaliteit van de openbare buitenruimte geanalyseerd. Een beoordeling en bespreking hebben plaatsgevonden van verschillende (indien aanwezige) bedrijfsprocessen, zoals; jaarprogrammering, organisatorische gegevens, opdrachtverlening, klachten en meldingen. Aandachtspunten van de bureau analyse zijn: status, kwaliteitsuitgangspunten, visie op beheer en organisatie, relaties en de wijze van aansturing van de organisatie. Interviews In navolging op de bureau analyse hebben vraaggesprekken plaats gevonden op alle niveaus in de organisatie; bestuur, management, beleidsmedewerkers, beheerders en de rekenkamercommissie. De kern van deze gesprekken is het proces van bedrijfsvoering, waarbij de volgende onderwerpen aan bod zijn komen; werkwijze buitendienst, geleverde producten, aansturing, planning en controle, inzet medewerkers, meetresultaten, informatievoorziening, in- en externe communicatie en de visie op beheer en de inrichting van de openbare buitenruimte. Benchmark De eenheidsprijzen van de gemeentelijke begroting zijn vergeleken met de landelijke eenheidsprijzen en ervaringsgetallen (benchmark). Dit geeft inzicht in de benodigde middelen vanuit de begroting tegenover de landelijke kengetallen en ervaringen. Positieve en negatieve uitschieters zijn hiermee eenvoudig inzichtelijk te maken. Op basis van landelijke kengetallen is de verhouding tussen hoeveelheid openbare ruimte per inwoner en de verhouding groen versus verharding beoordeeld. Toetsing en verslaglegging Met het afronden van bovengenoemde stappen is er zicht op de relatie tussen prijs, kwaliteit, organisatie, werkwijze en huidig beleid en grip op de verhouding kwaliteit en kosten en de onderlinge relaties uit de beheerdriehoek. De resultaten, bevindingen en conclusies van het gehele onderzoek zijn verwerkt in deze rapportage / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

13 2 Normenkader Voor het rekenkameronderzoek is het normenkader vastgesteld dat de leidraad vormt om inzicht te krijgen in de effectiviteit van het huidige beheer van de openbare ruimte van de gemeenten in de Hoeksche Waard en de efficiency daarvan. Voor dit onderzoek betreft dat het volgende kader: 1. De ambitie en kaders voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte per gemeente zijn actueel, vastgesteld door de gemeenteraad en worden door de ambtelijke organisatie actief uitgevoerd en nagestreefd. 2. De uitvoeringskosten voor het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte zijn met betrekking tot de relevante onderwerpen toereikend (conform landelijke benchmark), herkenbaar en herleidbaar in de begroting opgebouwd en worden jaarlijks op basis van een adequate verantwoording getoetst en geactualiseerd. 3. De prestaties die de ambtelijke organisatie moet leveren zijn inzichtelijk en vastgelegd (voor zowel inzet derden alsook eigen dienst). a. Hierbij is aantoonbaar getoetst op efficiëntie en doelmatigheid; b. Er wordt gewerkt op basis van uitvoeringsplannen, contracten en planningen; c. Er vindt kwaliteitsbeoordeling en monitoren van resultaten van de eigen prestaties (eigen buitendienst) plaats; d. Er vindt toezicht en directievoering op het resultaat van derden plaats; 4. Het proces rondom klachten en meldingen functioneert in de praktijk. De reactietermijn, taken en verantwoordelijkheden zijn benoemd en worden nageleefd. Er vinden analyses plaats over de burgertevredenheid. 5. De raad wordt voldoende geïnformeerd over de actuele situatie, ambitie en kaders van het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte. De leden van de raad kunnen adequaat reageren op burgers. 13 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

14 / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

15 3 De huidige situatie Dit hoofdstuk geeft inzicht in de huidige situatie van de gemeente. We rangschikken dit naar: de gegevens van de openbare ruimte, de opbouw van de organisatie en de huidige kwaliteit van de openbare ruimte. 3.1 Gegevens openbare ruimte Onderstaande tabel geeft een vergelijking tussen de opbouw van de gemeente tegenover de gemiddelde waarden. Dit geeft een beeld van de grootte van de gemeente ten opzichte van andere gemeenten in de provincie en de ruimte die de bewoners hebben. Basisgegevens Gemiddelde Cromstrijen Aantal inwoners Oppervlakte gemeente (km²) 81,25 70,31 Bevolkingsdichtheid Zuid-Holland (inwoners/ km²) Tabel: landelijke kengetallen versus gemeente Uit bovenstaande gegevens blijkt dat de gemeente in vergelijking met het gemiddelde in Zuid-Holland, een landelijke gemeente is met een lage bevolkingsdichtheid en laag inwoneraantal. Beheergroep Eenheid Areaal gemeente Bomen stuks? Groen are? Asfaltverharding are 795,4 Elementenverharding are 3.429,8 Tabel: verdeling groen en verharding in de gemeente De areaalgegevens in de tabel zijn door de gemeente aangeleverd. De tabel geeft de verdeling groen en verharding weer in de gemeente. Over de verhouding tussen groen en verharding, is gewoonlijk aan te geven of de inwoners van de gemeente binnen de bebouwde kom een relatief groene of grijze woonomgeving hebben, ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Deze oppervlakten zijn binnen een gemeente namelijk veelal gelijk. Omdat binnen de gegevens van het groen onvoldoende duidelijkheid is wat precies binnen of buiten de bebouwde kom valt, is voor de gemeente Cromstrijen geen uitspraak mogelijk over de verhoudingen. 15 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

16 3.2 Opbouw en werkzaamheden afdeling B&O Onderstaande figuur geeft het organogram van de totale ambtelijke organisatie in de gemeente weer. Binnen de organisatie is de afdeling Beheer en Onderhoud verantwoordelijk voor het dagelijks uitvoerend onderhoud van de openbare buitenruimte in de gemeente. Onder deze afdeling vallen de medewerkers van de eigen dienst. Het planmatig beheer en onderhoud voor o.a. wegen en civiele kunstwerken valt onder de afdeling Civieltechniek en Gebouwenbeheer. Gemeentesecretaris Secretariaat PenO Juridische Zaken Coördinator Taakveld AS Communicatie Bestuurlijke Zaken Sectorhoofd RenC Sectorhoofd DenM Secretariaat Secretariaat Coördinator Coördinator Coördinator Coördinator Ruimtelijke ontwikkeling Civieltechniek en Gebouwenbeheer Interne Controle Interne Dienstverlening Coördinator Bedrijfsleider Coördinator Coördinator Welzijn en Beheer en Financiele Vergunning en Onderwijs Onderhoud Zaken Handhaving Coördinator Servicecentrum De Eigen dienst van de gemeente Cromstrijen bestaat op dit moment uit 18,94 fte. Hiervan is 15 fte direct in de openbare ruimte werkzaam en vormt 2,8 fte de binnendienst (bedrijfsleider, opzichter/werkvoorbereider en werfbeheerder). Verder is 1 fte toe te wijzen aan schoonmaak en interieurverzorging. De 15 fte is onderverdeeld in Begraafplaatsen (2), Algemene dienst(4) en Groen(9). Van de opbouw van de Eigen dienst is geen organogram aanwezig binnen de gemeente. Het reguliere en dagelijkse onderhoud in de gemeente wordt grotendeels uitgevoerd door eigen medewerkers. Daarnaast besteedt de gemeente enkele werkzaamheden uit aan derden. De verhouding in gemeente tussen zelf doen en uitbesteden is ongeveer 80-90% zelf en 10-20% uitbesteed / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

17 De uitbestede werkzaamheden betreffen: Klein onderhoud asfalt- en elementenverharding; Beheer en onderhoud openbare verlichting; Straatreiniging incl. goten; Onkruidbestrijding op verhardingen; Diverse inhuur machines en diensten; Speelinspectie; Waterlossingen/maaien stootkanten/rietmaaien; Cultiveren/inzaaien nieuwe gazons; Legen van hondentoiletten; Deels onderhoud begraafplaatsen; Jaarlijkse keuring elektrische gereedschappen; Afvoer containers bouw/sloopafval; Deels onderhoud sportvelden. 3.3 Beeldkwaliteit Op basis van in totaal 24 schaalbalken van de CROW (Nederlands normeninstituut) is door Cyber op 6 juni 2013 een onafhankelijke kwaliteitsmeting in de gehele openbare ruimte van de gemeente uitgevoerd. De schaalbalken van de CROW vormen een instrumentarium waarmee de beeldkwaliteit van de openbare buitenruimte kan worden gemeten. Een schaalbalk is een reeks van vijf beelden, waarin in aflopende mate de beeldkwaliteit is vastgelegd. De schaalbalken geven aan welk beeldresultaat wordt geleverd. Het hoogste kwaliteitsniveau is aangeduid met A+ (nieuw) en het laagste met een D (onveilig en achterstallig). In de figuur is een schaalbalk weergegeven, die de marge aangeeft waarbinnen graffiti en aanplakbiljetten op meubilair aanwezig mag zijn. Figuur: Schaalbalk CROW De gemeten beeldkwaliteit is een momentopname en kan veranderen door verschillende invloeden. Denk daarbij aan toename onkruidgroei door gunstige weersomstandigheden of zwerfvuil bij evenementen. Het navolgende resultaat is uit de meting gekomen. In deze tabel wordt met de donkere kleur de gemiddelde kwaliteit weergegeven en met de lichte kleur wat opvalt en/of afwijkingen. 17 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

18 Kwaliteitsniveau A+ A B C D Groen Meubilair Reiniging Verharding snoeitoestand sier- en bosplantsoen overgroei beplanting langs gras / verh. snoeitoestand haag kale plekken beplanting staat boom onkruid in beplanting en boomspiegels graslengte gazon staat afvalbak staat bank staat borden en dragers staat palen staat speelvoorzieningen staat openbare verlichting vullingsgraad afvalbak graffiti en aanplakbiljetten zwerfvuil groen zwerfvuil verharding onkruid op verharding en rond obst. veegvuil in goten uitwerpselen verharding en boomsp. drijfvuil in water staat asfaltverharding staat elementenverharding wortelopdruk staat belijning en markering De diverse beleid- en beheerstukken geven aan dat er sprake is van twee ambitieniveaus, namelijk Hoog in belangrijke gebieden en Standaard in de overige gebieden. In de figuur is met de rode lijnen de nagestreefde/te verwachten kwaliteit aangegeven. Het onderdeel groen laat een verzorgd beeld zien doordat de snoeitoestand en staat van het groen op orde is. Doordat willekeurig in de gemeente zichtbaar kale plekken in beplanting aanwezig zijn, ontstaat een onrustig beeld. De ambitie Standaard wordt over het geheel gezien behaald. Echter, er zijn geen zichtbare verschillen tussen de Hoog en Standaard gebieden. De werkwijze is nu op frequentie van onderhoud gericht. De verhardingen voldoen aan een gemiddeld Standaard niveau. Er is in enige mate sprake van achterstand door zichtbare scheurvorming in het asfalt en oneffenheden bij elementenverharding. De kwaliteit wordt op diverse plaatsen verhoogd door planmatig herstraten van rijbanen. Doordat bomen opvallend vaak in beplanting en gras geplant zijn, komt wortelopdruk in verharding bijna niet voor. Het meubilair in de gemeente is divers, doordat dit deels wijkspecifiek ingericht is. Hierdoor ontstaat een eigenheid van de verschillende wijken. Ook de voorkomende speeltoestellen zijn divers in uitstraling, maar voldoen evenals het overige meubilair ruim aan de ambitie. Foto s ter impressie 18 Het dorpse karakter met zorgzame bewoners zorgt ervoor dat het onderdeel reiniging op een opvallend hoger niveau ligt dan de andere onderdelen. Op diverse plekken is als gevolg van de lage veegfrequentie / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

19 door de gemeente (uitgevoerd door RAD) zichtbaar meer veegvuil aanwezig. Dit geeft een afwijking in het algehele beeld dat op een Hoog niveau ligt. Foto s ter impressie 19 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

20 / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

21 4 Bevindingen In dit hoofdstuk bevindingen spiegelen we de gestelde normen aan de huidige situatie in de gemeente : 4.1 Ambities en kaders Norm 1: De ambitie en kaders voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte zijn actueel, schriftelijk vastgelegd en worden door de ambtelijke organisatie actief toegepast en nagestreefd. De gemeente beschikt met betrekking tot bepaalde vakdisciplines over verschillende beleid- en beheerplannen (groenvisie, wegenbeheerplan, beheerplan openbare verlichting e.d.). De doelstellingen van de gemeente met betrekking tot de visie op kwaliteit zijn grotendeels vastgelegd in deze beleidsdocumenten. De gemeente kent voor de onderdelen diverse kwaliteitsniveaus. Deze zijn in diverse stukken beschreven, met als basis dat het onderhoud erop gericht is, om met zo weinig mogelijk middelen een zo n hoog mogelijke kwaliteit te verkrijgen die voldoet aan de opdracht vanuit de raad. De beleidstukken die van toepassing zijn op het beheer van de openbare ruimte zijn hieronder toegelicht. Groen In 2011 is het groenbeleid geactualiseerd in een groenvisie en vastgesteld door de raad. In deze groenvisie zijn de kwaliteitsniveaus, keuzes en besluiten vanuit de raad vastgelegd. De gemeente kent voor het onderdeel Groen twee onderhoudsniveaus, Hoog (kwaliteitsniveau A conform de landelijke CROW systematiek) en Standaard (kwaliteit B). Voor belangrijke plekken wordt het niveau Hoog nagestreefd en het overige op Standaard. Naast de niveaus wordt door de ambtelijke organisatie conform vastgesteld beleid geïnvesteerd in het aanbrengen van meer kleur en fleur in de gemeente. Buiten is dit vooral terug te zien in het toepassen van kleurrijke vaste planten op zichtlocaties. In 2012 is hiervoor gestart met een assortimentsaanpassing (beplanting) van de betreffende gebieden. 21 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

22 Verhardingen Voor verhardingen is geen beleidsplan en visie opgesteld. Wel is in 2012 een notitie wegenbeheer door de ambtelijke organisatie opgesteld. In deze notitie is de van oudsher toegepaste werkwijze vastgelegd en toegelicht. De ambitie is gebaseerd op het technisch wegenbeheer en kent een onder- en bovengrens (vertaald in de waarden 6 en 8). Er zijn geen gebiedsspecifieke onderhoudsniveaus gedefinieerd en de gemeente wordt op eenzelfde niveau onderhouden. Meubilair, speeltoestellen & reiniging Voor deze onderdelen is geen beleid of beheer bekend. De door de organisatie zelf gehanteerde ambitie is niveau standaard, maar is niet schriftelijk vastgelegd. Uit eigen onderzoek van de ambtelijke organisatie bleek dat er bij een aantal speeltoestellen een onderhoudsachterstand is. Daarom heeft ambtelijk besloten om voor speelplaatsen in 2014 een beleidsplan en beheerplan op te gaan stellen. Voor meubilair en reiniging is hierover nog geen voorstel ingediend en of besluit genomen. 4.2 Uitvoeringskosten Norm 2: De uitvoeringskosten voor het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte zijn toereikend (conform benchmark), herkenbaar en herleidbaar in de begroting opgebouwd en worden jaarlijks getoetst en geactualiseerd. Een overzicht met de beschikbare budgetten per discipline is door de gemeente aangeleverd. Hierbij is het uurtarief van de eigen dienst inzichtelijk en is het bekend welke voertuigen aanwezig zijn met bijbehorende de jaarlijkse kosten. De aangeleverde uren buitendienst zijn de begrootte uren. De gemeente beoordeelt de ramingen jaarlijks op de gerealiseerde uren en stelt de ramingen zonodig bij. Ook worden de urenramingen aangepast op het collegeprogramma en eventuele speerpunten van de raad. In 2010 besloot de raad het onderhoudsniveau van de openbare ruimte te handhaven op het vastgestelde niveau en kijkend naar efficiëntie en bedrijfsvoering kansen te zoeken om te besparen. Daarbij mag de veiligheid niet in het geding komen. Tot slot is er in de buitenruimte een kleine bezuiniging doorgevoerd door te stoppen met fleur en kleur in de winkelstraat (hanging baskets) en het toepassen van wisselperkjes (eenjarige bloemen) op enkele plekken in de gemeente / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

23 Voor het onderzoek is een financiële vergelijking gemaakt tussen de beschikbare middelen uit de gemeentelijke begroting en hetgeen conform het beleid theoretisch berekend nodig is. Dit is gedaan op basis van benchmark, landelijke normen en ervaringscijfers van Cyber Adviseurs, bekend vanuit het eigen kostenmodel Impact. In de bijlage is de benchmark opgenomen, met een uitleg hoe deze tot stand is gekomen. Vanuit de gemeente zijn de arealen verharding bekend en aangeleverd. De arealen voor groen en meubilair zijn slechts gedeeltelijk voorhanden en behoeven actualisatie. Vanuit de ambtelijke organisatie zelf wordt aangegeven dat de gegevens zeer onbetrouwbaar en onvolledig zijn. Alleen voor verharding en reiniging op verharding (zwerfvuil en onkruid) kunnen op basis van de aangeleverde arealen berekeningen worden weergegeven. Door de onbetrouwbaarheid en onvolledigheid van areaalgegevens is dit voor groen, meubilair en reiniging niet mogelijk. Impact Regulier onderhoud A-kwaliteit Beheerdiscipline Eenheid Areaal Marge Eenheidsprijs Marge Totaalbedrag Min Max Min Max GROEN are MEUBILAIR stuk REINIGING are ,3 38, VERHARDINGEN are ,8 99, SUBTOTAAL Impact Vervangingsonderhoud A-kwaliteit Beheerdiscipline Eenheid Areaal Marge Eenheidsprijs Marge Totaalbedrag Min Max Min Max GROEN are MEUBILAIR stuk REINIGING are 4225 VERHARDINGEN are ,0 161, SUBTOTAAL Tabellen: Benchmarkgegevens A kwaliteit specifiek voor de gemeente Impact Regulier onderhoud B-kwaliteit Beheerdiscipline Eenheid Areaal Marge Eenheidsprijs Marge Totaalbedrag Min Max Min Max GROEN are MEUBILAIR stuk REINIGING are ,7 19, VERHARDINGEN are ,8 79, SUBTOTAAL Impact Vervangingsonderhoud B-kwaliteit Beheerdiscipline Eenheid Areaal Marge Eenheidsprijs Marge Totaalbedrag Min Max Min Max GROEN are MEUBILAIR stuk REINIGING are 4225 VERHARDINGEN are ,8 117, SUBTOTAAL Tabellen: Benchmarkgegevens B kwaliteit specifiek voor de gemeente 23 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

24 Onderstaande tabel geeft het beschikbare budget weer: Beheerdiscipline Eenheid Gemeentelijke begroting 2013 Areaal Regulier onderhoud Vervangings onderhoud Eenheids prijs GROEN are MEUBILAIR stuk REINIGING are , VERHARDINGEN are , Tabel: Begrotingsoverzicht naar gegevens verstrekt door de gemeente Totaal bedrag TOTAAL De (producten)begroting van de gemeente met de diverse kostenplaatsen is aangeleverd en goed herleidbaar. Ook het uurtarief van de eigen dienst is inzichtelijk (betreft 47,- per uur) en is het bekend welke voertuigen aanwezig en wat de jaarlijkse kosten daarvan zijn. Op basis van de benchmark en de gevoerde gesprekken kan het volgende geconstateerd worden: Groen/Meubilair: Omdat de arealen onvoldoende bekend waren kan hiervoor geen benchmark vergelijking worden gedaan. Reiniging: Voor dit onderdeel kon alleen vergelijking worden gemaakt voor reiniging op de verharding. Vanuit de begroting zijn vervolgens ook budgetten aanwezig voor afvalbakken legen en vuil in beplanting en op gras. In grote lijnen lijkt dit budget dan toereikend om het onderhoud op een goede B kwaliteit te realiseren. Dit is buiten ook duidelijk zichtbaar. Verharding: Het beschikbare budget wordt voor zowel regulier als ook het vervangingsonderhoud gebruikt, maar een opsplitsing hiertussen is niet te herleiden. Vanuit de benchmark komt naar voren dat er minimaal (is regulier en vervangingsonderhoud) nodig is om op B kwaliteit te kunnen onderhouden. Het beschikbare budget is net niet genoeg voor B kwaliteit en sluit aan op het beeld buiten. 4.3 Prestaties en processen Norm 3: De prestaties die de ambtelijke organisatie moet leveren zijn inzichtelijk en vastgelegd (voor zowel inzet derden alsook de eigen dienst). a) Hierbij is aantoonbaar getoetst op efficiëntie en doelmatigheid; b) Er wordt gewerkt op basis van uitvoeringsplannen, contracten en planningen; c) Er vindt kwaliteitsbeoordeling en monitoren van resultaten van de eigen prestaties (eigen uitvoering) plaats; d) Er vindt toezicht en directievoering op het resultaat van derden plaat / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

25 De werkwijze van de buitendienst is in verschillende documenten en op verschillende manieren geborgd. Binnen de gemeente Cromstrijen zijn daarvoor de volgende voorbeelden te noemen: Functiebeschrijvingen; Werkschema s; Procesbeschrijvingen. Zo is vanuit het groenbeleidsplan een vertaling gemaakt naar een inzetplan en globale werkplanning. Hier zijn landelijke productienormen en maatregelpakketten voor gebruikt. Echter, er zijn voor groen en meubilair binnen de gemeente geen arealen geregistreerd. Het inzetplan is hierdoor theoretisch en globaal. Het Inzetplan geeft aan welke werkzaamheden wanneer gebeuren, maar kan door het ontbreken van betrouwbare hoeveelheden geen vertaling maken naar capaciteit. De buitendienst werkt daarom niet conform capaciteitsplanningen. Ook wordt de inzet aan uren niet gemonitord. De organisatie kan hierdoor ook geen antwoord geven op de vraag hoe de eigen inzet en kosten zich verhouden tot die van derden. Om toch zo veel mogelijk grip te houden op de wijze en mate van uitvoering, is er een wekelijks werkoverleg. Hierin maakt de leidinggevende, met input van de medewerkers, een weekplanning voor inzet van arbeid en materieel in die betreffende week. De buitendienst heeft een overzicht van alle servicewerkzaamheden (zoals festiviteiten, verkiezingen e.d.) die zij jaarlijks uitvoeren, weggezet in een jaarplanning. Het wegenonderhoud voert de buitendienst uit in samenwerking met de afdeling C&G. Klachten en meldingen over de bestrating komen in eerste instantie binnen bij de buitendienst. Zij lossen de klacht of melding op, tenzij dit onderdeel uitmaakt van de grotere herstraatwerkzaamheden zoals opgenomen in het uitvoeringsprogramma van het wegbeheerprogramma. In dat geval laat de afdeling C&G het onderhoud uitvoeren. Ook als de reparatie of herstel te groot is voor de buitendienst laat de afdeling C&G dit uitvoeren door de aannemer. De in het uitvoeringsprogramma van het wegbeheer opgenomen grootschalige reparaties, herbestratingen, vervangen asfaltdeklagen en asfaltreparaties laat de afdeling C&G door een aannemer uitvoeren. De verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud van de openbare verlichting ligt bij de afdeling C&G en wordt uitbesteed aan een marktpartij. Dit is inclusief klachten en meldingen, storingen, aanrijschades en uitvoeren van renovaties aan de openbare verlichting. Vanuit de interviews is aangegeven dat voor het borgen van het serviceniveau en het behouden van gebiedskennis een eigen dienst belangrijk is. De drive en betrokkenheid van de eigen medewerkers worden gewaardeerd en als belangrijk ervaren. 25 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

26 De vraag wat zelf te doen en wat uit te besteden stelt de afdeling zichzelf nauwelijks en wordt bestuurlijk ook niet gesteld. Ook het maken van een efficiëntie vergelijking met de markt is geen issue. Daarbij is het uitbesteden van groenwerk in bestekken bijna onmogelijk omdat er geen areaalgegevens zijn. Organisatorisch gezien kent de eigen dienst nauwelijks natuurlijk verloop. Uitbesteden van extra werkzaamheden aan derden (en het werkvoorzieningschap) zou een direct tekort aan werk voor de eigen medewerkers opleveren. Toetsing en monitoring van de kwaliteit van de openbare ruimte op groen, reiniging en meubilair (en dus het product van de eigen dienst) vindt plaats doordat de bedrijfsleider en de voormannen zelf de kwaliteit van de buitenruimte beoordelen. Zij doen dit gemiddeld 1 à 2 keer per jaar. Deze kwaliteitsmonitoring vindt niet op basis van landelijke normeringen plaats. De beoordelaars hebben de landelijke normen wel in het achterhoofd, maar passen ze niet structureel toe vanuit landelijke meetmethodiek. Verhardingen worden iedere twee jaar geïnspecteerd op basis van landelijk voorgeschreven en erkende inspectiemethoden. Speeltoestellen worden periodiek door derden getoetst en geïnspecteerd op basis van het attractiebesluit. 4.4 Klachten en meldingen Norm 4: Het proces rondom klachten en meldingen functioneert in de praktijk. De reactietermijn, taken en verantwoordelijkheden zijn benoemd en worden nageleefd. Er vinden analyses plaats over de burgertevredenheid. De gemeente maakt gebruik van een centraal klachten en meldingensysteem InProces. Alle klachten en meldingen worden in dit systeem bijgehouden. Diverse overzichten van meldingen van de afgelopen jaren zijn aangeleverd. Meldingen komen bij de gemeente binnen bij de werfbeheerder en het Servicecentrum. Vrijwel alle meldingen worden verwerkt in het InProces meldsysteem, één persoon is binnen de gemeente verantwoordelijk voor het doorzetten naar de juiste persoon/afdeling en het terugmelden aan de burger. De gemeente analyseert jaarlijks de aard en mate van de meldingen en vertaalt dit naar een verbeter- en actieplan ten behoeve van vermindering ervan / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

27 Onderstaand is een totaaloverzicht van de meldingen van het jaar 2012: 4.5 Raadsbetrokkenheid Norm 5: De raad is voldoende op de hoogte met betrekking tot de actuele situatie, ambitie en kaders van het beheer en onderhoud van de openbare buitenruimte en kan adequaat reageren op burgers. De geïnterviewde leden van de raad geven aan tevreden te zijn over de kwaliteit en dienstverlening van de ambtelijke organisatie. Specifiek de buitendienst wordt genoemd als betrouwbare club. Men geeft als voorbeeld aan bijzonder trots te zijn op de wijze van gladheidbestrijding. Tijdens de interviews is door de betreffende raadsleden aangegeven dat onderhoudsplannen moeilijk te beoordelen zijn door de raad. De taal is erg technisch, men heeft niet het beeld goed te kunnen sturen hierop. Als knelpunt zijn de tegenstrijdige belangen tussen bezuinigen en de formatie van de eigen dienst aangegeven. De gemeente heeft sinds jaar en dag een eigen buitendienst. Omdat de eigen dienst bijna 80% van het werk buiten uitvoert zal een versobering van het beheer en onderhoud direct personele consequenties hebben. De huidige dienst is relatief jong, er is weinig natuurlijk verloop te verwachtten waardoor een teruggang in formatie op dit moment niet wenselijk is. 27 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

28 / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

29 5 Conclusies De conclusies zijn gebaseerd op de beantwoording van de volgende onderzoeksvragen: 5.1 Onderzoeksvraag 1 Zijn er door de gemeente voldoende actuele kaders vastgesteld voor de sturing op de gewenste kwaliteit van het beheer van de openbare ruimte en is het budget toereikend? Het beleid en de doelstellingen van de gemeente met betrekking tot de visie op kwaliteit is voor de vakdisciplines groen en verhardingen in beleids- en onderhoudsplannen actueel vastgelegd. Voor de onderdelen meubilair (banken, afvalbakken, verlichting e.d.), reiniging en speelplaatsen ontbreekt op dit moment beleid. Het beleidsplan groen gaat er vanuit dat met het huidige budget de huidige kwaliteit gerealiseerd kan worden. Door het ontbreken van basisgegevens voor een adequaat beheer als areaalgegevens is dit cijfertechnisch niet te onderbouwen noch te toetsen. Voor verhardingen zijn de areaalgegevens wel up-to-date. Het beleidsplan verhardingen omschrijft vooral de huidige werkwijze van verhardingsonderhoud en het huidige budget zou hier toereikend voor moeten zijn. Vanuit de benchmark sluit dit aan, al is het dan wel het minimaal benodigde budget voor B kwaliteit. 5.2 Onderzoeksvraag 2 Welke prestaties en middelen worden op het vlak van het beheer van de openbare ruimte onderscheiden, welke omvang hebben deze en hoe verhoudt dit zich tot landelijke best practices en/of beschikbare normen cq benchmarks? Er ontbreken ook actuele en betrouwbare areaalgegevens van groen. De prestatie door middel van uren door de eigen dienst is niet per 29 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

30 beheertaak bekend. Zo is niet bekend hoeveel uren men besteedt aan bijvoorbeeld het knippen van hagen of het schoffelen van beplanting. Capaciteitsplanningen voor de eigen uitvoerende dienst zijn theoretisch en opgezet op basis van ervaringen. Het Inzetplan geeft aan welke werkzaamheden wanneer gebeuren, maar kan door het ontbreken van hoeveelheden geen vertaling maken naar capaciteit. Het budget per beheergroep (groen, spelen, reiniging e.d.) van beheer en onderhoud voor deze onderdelen is hiermee ook niet echt inzichtelijk. In de begroting zijn budgetten uiteraard wel toebedeeld, maar hoe deze zich verhouden tot de werkelijke uitgaven op de beheeronderdelen is niet te herleiden. Vanuit urenregistraties worden wel controles uitgevoerd door financiën. De urenregistraties zijn echter zo globaal en theoretisch, dat deze controle een onbetrouwbaar resultaat geeft. Op het onderdeel verhardingen komt vanuit vergelijking met benchmarkgegevens een financieel tekort. Vanuit de ambtelijke organisatie is tijdens interviews aangegeven dat dit bekend is, maar dat men in staat is het huidige niveau van wegen in stand te houden met het huidige budget. Vanuit de uitgevoerde kwaliteitsmeting komt echter geen stevige B kwaliteit conform ambitie naar voren. 5.3 Onderzoeksvraag 3 Functioneert de beheerorganisatie effectief en efficiënt mede in relatie tot zelf doen en/of uitbesteden? Door het ontbreken van diverse cruciale gegevens kan deze vraag niet goed worden beantwoord. Er zijn nauwelijks uitspraken te doen over de effectiviteit of efficiency omdat stuurinformatie in onvoldoende mate aanwezig is. Door de ambtelijke organisatie, het college en de raad kunnen hierdoor ook geen gefundeerde keuzes worden gemaakt / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen Tijdens interviews bleek ook een discrepantie te zitten in de wijze en mogelijkheden van bezuinigen. Enerzijds wordt een bezuiniging nagestreefd op efficiëntie en bedrijfsvoering. Anderzijds zijn er nauwelijks betrouwbare areaalgegevens bekend, dus is de wijze waarop efficiënter gewerkt kan worden moeilijk te bepalen. Effecten zijn niet te monitoren. 5.4 Onderzoeksvraag 4 Wordt gestuurd op het leveren van kwaliteit, tijdige dienstverlening en burgertevredenheid bijvoorbeeld op basis van een klachten- en meldingensysteem?

31 De gemeente heeft een goed werkend meldingssysteem en de processen rondom klachten en meldingen zijn goed en vanuit een efficiënt werkproces ingericht. Mede door de eigen buitendienst is men zeer bekend in de eigen dorpen, heeft veel direct contact met de burger en wordt de servicegerichtheid van de eigen medewerkers gewaardeerd. 5.5 Onderzoeksvraag 5 Voelen de leden van de raad zich in voldoende mate geïnformeerd over de (kwaliteit) van de uitvoering van het beheer om adequaat te kunnen reageren op signalen van burgers? De geïnterviewde raadsleden zijn tevreden over de kwaliteit en dienstverlening van de ambtelijke organisatie. Er zijn geen tot weinig klachten die rechtstreeks aan de raadsleden worden geadresseerd. Met name de buitendienst wordt genoemd als betrouwbare club die er positief op staat. Over aspecten van uitvoering is de informatieverstrekking veelal technisch van aard waardoor de kritische punten op het gebied van de uitvoering lastig te begrijpen zijn. 31 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

32 / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

33 Bijlagen Bijlage 1: Documentenlijst Bijlage 2: Interviews Bijlage 3: Systematiek beeldkwaliteit Bijlage 4: Toelichting grondslag Bijlage 5: Toelichting benchmark 33 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

34 Bijlage 1: Documentenlijst Aangeleverde documenten voor RCHW onderzoek Beleid en beheerplannen Tractieplan beheer en onderhoud Omschrijving gewenste kwaliteit Visie op kwaliteit Groenvisie 2011 Notitie wegenbeheer 2012 Beleidsplan OV Speelinspectie 2012 Huidige onderhoudsstaat Overzichten m.b.t. organisatie en financiën Arealen Cromstrijense jaarschema voor groenonderhoud Begrotingstabel Urenoverzicht beheer en onderhoud Overzicht kostenplaatsen Bezuinigingsvoorstellen Overeenkomst onderhoud OV Raamovereenkomst bestratingen Visie op opdrachtgeverschap Handboek inkoop en aanbesteding Meldingenoverzicht Namen en functies 2013 Contactgegevens medewerkers Functieprofielen / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

35 Bijlage 2: Interviews Geïnterviewde personen voor RCHW onderzoek De volgende personen zijn geïnterviewd Rekenkameronderzoek Hoeksche Waard naam di 9 juli gemeente Strijen gesprek 1 financieel controller Tim Warning gesprek 2 management/leiding binnen- en buitendienst (max 2 personenen) Johan de Pee - Jaap Klok gesprek 3 beleidsmedewerker/beheerder groen (max 2 personenen) Johan van Herpen - Dirk Vlot gesprek 4 beleidsmedewerker/beheerder wegen/civiel/reiniging (max 2 personen) Rudi de Rooi - Levien Quist gesprek 5 verantwoordelijk wethouder(s) Wilko van Tilborg gesprek 6 raadsleden (2-4 personenen, vertegenwoordiging van) Arnold de Man Jan Oosterkamp Jacob Lagendijk. 35 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

36 Bijlage 3: Systematiek beeldkwaliteit Landelijke standaard De schaalbalken van de CROW (landelijk normeninstituut) vormen een instrumentarium waarmee de beeldkwaliteit van de openbare buitenruimte kan worden gemeten. Een schaalbalk is een reeks van vijf beelden, waarin in aflopende mate de beeldkwaliteit is vastgelegd. De schaalbalken geven aan welke kwaliteitsbeelden bij het huidige beleid horen, oftewel welk beeldresultaat het huidige beleid oplevert. Het hoogste kwaliteitsbeeld is aangeduid met een A+ en het laagste met een D. In onderstaande figuur is een schaalbalk weergegeven, die de marge weergeeft waarbinnen onkruid in beplanting aanwezig mag zijn. Figuur 1.1: Voorbeeld schaalbalk De schaalbalken tonen naast de kwaliteitsbeelden ook een technische aanduiding en een populaire omschrijving, die dienen als ondersteuning en handreiking bij de beelden. De technische aspecten geven de beoordelaar enkele meetbare of te schatten parameters per beeld aan, aan de hand waarvan de visuele beoordeling van het betreffende beeld getoetst kan worden / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen

37 Bijlage 4: Toelichting grondslag De grondsoort in Nederland verschilt van zand tot veen, met ieder geheel andere gedragingen. De invloed van grondsoorten ligt hoofdzakelijk bij de verhardingen en rioleringen. In gebieden die een stabiele zandgrond hebben waar van zetting nauwelijks sprake is, gaat de verharding 40 tot 60 jaar mee, zonder grote onderhoudsingrepen. Daar waar altijd inklinkende veengrond aanwezig is, ligt deze termijn aanzienlijk lager. Hier moet iedere 15 tot 20 jaar een ophoging van de wegen plaatsvinden. De grondsoort bepaald daarmee in hoge mate de marge in de eenheidsprijzen benchmark op het onderdeel verhardingen. In de Hoeksche Waard is de grondsoort van hoofdzakelijk zavel (zanderige klei) tot lichte klei en op enkele locaties veen (Strijen). Deze variatie is terug te zien in de marge van de benchmark. 37 Gemeente Cromstrijen / 27 november 2013

38 Bijlage 5: Toelichting benchmark / 27 november 2013 Gemeente Cromstrijen Opbouw eenheidsprijzen Totaal De openbare ruimte is grofweg in te delen in de categorie Verharding, Groen, Meubilair, Water en Civiele kunstwerken. De verhouding in arealen waarin de beheergroepen voorkomen bepaalt uiteindelijk de eenheidsprijs per categorie. Categorieën Onder de categorie Groen vallen de beheergroepen Bomen, Sierplantsoen, Bosplantsoen, Gazon en Ruw gras/bermen. Al deze beheergroepen hebben een andere eenheidsprijs, omdat ze allemaal anders onderhouden dienen te worden/een andere inspanning vragen. De mate van aanwezigheid van een bepaalde beheergroep heeft dus invloed op de totale eenheidsprijs van Groen. Beheergroepen Daarnaast hebben de beheergroepen binnen groen ook een marge. Ook dit komt door de opbouw van arealen. Sierplantsoen bestaat uit heesters, bodembedekkers, vaste planten etc. Al deze onderdelen hebben hun eigen eenheidsprijs en tezamen bepalen zij dus welke marge voor de categorie Sierplantsoen van toepassing is.