ALGEMENE VOORWAARDEN DEELNAME: De Bonte Fabriek 10 e editie op 29-30 april 2017 Laat je vooral niet afschrikken door de omvang van dit document. Goede afspraken maken goede vrienden. Je neemt toch zelf ook graag het zekere voor het onzekere? Veel leesplezier! Evelyne & Joke Art.1 WIE? De Bonte fabriek VOF is opgericht door Evelyne Van Bogaert en Joke De Lille. We organiseren evenementen met een gevarieerd aanbod (web)winkels en ontwerpers. Inkom voor de beurs bedraagt één symbolische euro. Art. 2 WANNEER 2.1 De tiende editie van De Bonte Fabriek gaat door op zaterdag 29 april van 14u tot 20u en zondag 30 april 2017 van 11u tot 18u in AGB t Bau-Huis, Slachthuisstraat 60, 9100 Sint-Niklaas. 2.2 Je kunt arriveren om je stand op te bouwen op vrijdag 28 april 2017 van 17u 20u en zaterdag 29 april 2017 vanaf 9u en we verwachten dat je klaar bent met je stand ten laatste om 13u30. 2.3 Voor de afbraak van je stand heb je tijd op zondag 30 april van 18u tot 20u30. 2.4 Tijdens de openingsuren van de beurs ben je verplicht je stand te bemannen. Wacht ook tot 18u om te starten met de afbraak van je stand op zondag. Niets is zo ongezellig voor de bezoekers als standhouders die al aan het afbreken zijn en bovendien is de kans dat je nog iets verkoopt, zeer klein. Art. 3 KOSTENPLAATJE 3.1 VERPLICHTE KOSTEN Huur van een stand, keuze uit : STANDHOUDERS mini stand 2m x 2m* 150,00 kleine stand 2,5m x 3m 280,00 medium stand 2,5m x 4m 330,00 medium hoekstand 2,5m x 4m 380,00 grote stand 2,5m x 6m 480,00 dubbele stand 2,5m x 8m of 5m x 4m 620,00 cateringstand (foodtrucks etc) BUITEN 260,00 cateringstand (foodtrucks etc) BINNEN 300,00 *voorbehouden voor crafters & ontwerpers met handgemaakte spullen 3.2 OPTIONELE KOSTEN tafel 120cm x 80cm 5,00 stoel(en) 2,00 Persoonlijke BC terminal (facturatie via onze 75,00 partner Easy Payment Services) Verzekering persoonlijke BC terminal (facturatie 10,00 via onze partner Easy Payment Services) elektriciteitspunt op je stand 35,00 vergoeding opruimen achtergelaten afval 50,00 Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 10 1
3.2.1 Alle prijzen vermeld zijn exclusief 21% BTW. 3.2.2 Als standhouder draag je de volledige verantwoordelijkheid over je stand. Als we na afloop van de beurs kunnen vaststellen dat panelen, eventueel gehuurde tafel(s) en stoel(en) niet in de staat zijn waarin wij ze je gegeven hebben, wordt er een vergoeding van 50 euro aangerekend aan de standhouder. 3.2.3 Je bent ook verplicht om bij het begin van de beurs de tape die de grenzen van je stand markeert, te verwijderen. 3.2.4 Bovendien laat je je stand(plaats) op zondagavond volledig opgeruimd achter, als de organisatie na afloop van de beurs nog afval moet verwijderen, worden ook hier de kosten verhaald op de standhouder. 3.2.5 Je brengt je gehuurde tafels en stoelen op het einde van de beurs (zondag 30 april 2017) zelf terug naar de daartoe voorziene rekken. We plaatsen deze in de verschillende gangen van de beurshal. 3.3 INBEGREPEN IN HET STANDGELD: 3.3.1 vermelding op de website www.debontefabriek.be 3.3.2 vermelding in ons beursboekje 3.3.3 promotiemateriaal : affiches en flyers 3.3.4 een standhouderszakje met onder andere 2 gratis drankbonnetjes 3.3.5 gratis parking op zondag 3.3.6 een Bonte Fabriek-button om je op de beursdagen te onderscheiden als standhouder 3.3.7 enthousiaste organisatie, die openstaat voor al je vragen & zorgen! 3.3.8 25 euro administratieve kosten Art. 4 INSCHRIJVING Goede afspraken maken goede vrienden 4.1 Je stelt je kandidaat als standhouder door het online inschrijvingsformulier volledig in te vullen. 4.2 Je inschrijving is pas volledig indien u ook het apart document Schriftelijke bevestiging aanmelding De Bonte Fabriek 10 ondertekend hebt teruggestuurd hetzij via de post (De Bonte Fabriek VOF, Klapperbeekstraat 155, 9100 Sint-Niklaas) hetzij via mail (info@debontefabriek.be) 4.2 Er zijn 2 inschrijfmomenten: 4.2.1 De gewone inschrijvingen starten op 1 november 2016 en lopen tot 31 december 2016. 4.2.2 Inschrijven voor de reservelijst kan vanaf 1 januari 2017. Zo n inschrijving valt onder dezelfde annulatievoorwaarden (Art. 5). 4.3 Als standhouder dien je te beschikken over een geldig ondernemingsnummer 4.4 Let op: inschrijving is geen garantie voor deelname; je bent pas zeker van je deelname als je via e-mail een bevestiging hebt gekregen van de organisatie. Deze bevestiging valt in je mailbox ten laatste eind januari 2017. 4.5 Indien je geselecteerd bent, verwachten we dat je in het bezit bent van de verplichte polis burgerlijke aansprakelijkheid. Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 10 2
4.6 Samen met je bevestiging ontvang je ook meteen je factuur. Wie de factuur niet tijdig (binnen de 14 kalenderdagen) betaalt, is niet langer van deelname verzekerd. 4.7 De betaling van de factuur gebeurt via het rekeningnummer BE88 7380 3520 3241 en dit uiterlijk 14 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. 4.8 Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW. 4.9 Om je inschrijving te vervolledigen, stuur je ons na selectie grafische materiaal (zie checklist inschrijving, die ontvang je na je selectie) 4.10 Indien de bestanden niet volgens de vooropgestelde opmaak binnenkomen, wordt er 40 euro excl. BTW aangerekend per banner/foto die we zelf moeten opmaken. Er is wellicht iemand in de buurt die je hiermee kan helpen. 4.11 We proberen de beurs doordacht in elkaar te puzzelen. Het is onbegonnen werk om elke aparte standhouder inspraak te geven wat betreft je favoriete plaatsje. Bedankt voor jullie begrip. 4.12 Door deze inschrijving verklaar je je akkoord met de algemene voorwaarden. Art. 5 ANNULERINGSVERGOEDINGEN 5.1 Wij selecteren onze standhouders in januari 2017. Stel dat je je inschreef en je blijkt toch niet te kunnen deelnemen, dan weten we dat graag ten laatste 8 januari 2017. Indien je na deze datum annuleert, dan rekenen we je een administratieve vergoeding aan van 25,00 excl. 21% BTW. 5.2 Stel dat je je inschreef op de reservelijst (vanaf 1 januari 2017 kom je automatisch op die lijst), en je blijkt toch niet te kunnen deelnemen, dan weten we dat graag binnen de 3 dagen na je inschrijving. Indien je na deze datum annuleert, dan rekenen we je een administratieve vergoeding aan van 25,00 excl. 21% BTW. 5.3 Annulatie vanaf 9 januari 2017 tot en met 28 februari 2017: 25 excl. BTW administratieve kosten 5.4 Annulatie vanaf 1 maart 2017 tot en met 31 maart 2017: 50% van de standhuur 5.5 Annulatie vanaf 1 april 2017: 100% van de standhuur 5.6 Annulatie kan enkel schriftelijk gebeuren via mail op info@debontefabriek.be. Art. 6 STANDHOUDERS 6.1 Wij verwachten dat je je stand inricht binnen jouw gereserveerde ruimte. Teveel ingenomen plaats mag en kan niet in het kader van de brandveiligheid en wordt later gefactureerd. 6.2 Langs de muren hangen talrijke brandblusapparaten. Deze zijn er uiteraard voor onze veiligheid maar ontsieren je stand wel. We proberen zoveel mogelijk te vermijden dat een brandblusapparaat in je stand valt, want het gangpad voor de brandblusapparaten moet vrijgehouden worden ter preventie. Mocht er toch een brandblusapparaat in je stand hangen, dan krijg je extra ruimte ter compensatie. Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 10 3
6.3 Richt je stand met smaak in. Mocht je stand een auto zijn, hou er dan rekening mee dat je als één van de eersten zult moeten opbouwen. 6.4 Denk er verder ook aan dat t Bau-Huis een industrieel pand is met kale grijze muren en een betonnen vloer. Al 9 edities zijn we erin geslaagd om t Bau-Huis om te toveren tot een kleurrijke en gezellige beurs. Hierin kunnen we enkel slagen als elke standhouder zijn stand leuk aankleedt. 6.5 Aan de zijwanden van t Bau-Huis zijn de ramen bedekt met rode folie. Bij felle zon krijgen spullen hierdoor een rode gloed. Om je producten volledig tot hun recht te laten komen, voorzie je dus best zelf extra (witte) verlichting. 6.6 Het is leuk als iedereen op de beursdagen zelf net zo enthousiast is als wij, het geeft de klanten een goed gevoel en op die manier maken we er samen een fantastisch evenement van dat hopelijk voor herhaling vatbaar is! 6.7 Indien je elektriciteit aanvraagt voor op je stand, voorzie dan zelf verdeelstekker(s) en verlengkabel(s). Wij voorzien 1 punt voor jou. 6.8 Het is verboden om muziek af te spelen op je eigen stand, tenzij je Sabam betaald hebt. (oppervlakte Grote Zaal = 1405m 2 ) Art. 7 CONTROLES 7.1 Zorg ervoor dat AL je artikelen duidelijk zichtbaar en ondubbelzinning geprijsd zijn. 7.2 Als je personeel tewerkstelt op je stand, zorg er dan voor dat zij wettelijk in orde zijn, je moet er immers altijd rekening mee houden dat er controle kan langskomen. Art. 8 PROMOTIE 8.1 Bij inschrijving geef je door hoeveel affiches en flyers je wenst te ontvangen. Geef hierbij een logisch aantal op door m.a.w. het aantal flyers dat je binnen de beperkte tijd kunt verdelen. Het zou immers zonde zijn dat je op de vooravond van de beurs een stapeltje flyers bij het oud papier moet gooien. Je hebt de keuze uit de volgende formules voor het promomateriaal : Medium: 2 affiches, 100 flyers Groot: 3 affiches, 200 flyers Kingsize: 3 affiches, 500 flyers 8.2 Het evenement wordt aangekondigd via Facebook, pers, gehuurde kaders in de stad (www.agrafa.be) en een advertentie in Rondom Waasland. 8.3 We verspreiden 15000 flyers, 400 A3-affiches en 100 A2-affiches over de standhouders & het Waasland en omstreken. We maken de week ervoor reclame in het station van Sint-Niklaas en in de lokale pers. Op de beurs zelf krijgt elke bezoeker een beursboekje met alle standhouders erin vermeld! 8.4 Het is niet toegelaten om op de beurs te flyeren, tenzij aan je eigen stand. In de foyer rechtover de kassa voorzien we een tafel waarop je de flyers van je winkel kunt leggen. Flyers die na afloop van de beurs niet opgehaald zijn, verdwijnen in de vuilnisbak. 8.5 Het is niet toegelaten om affiches op te hangen in de toiletten. Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 10 4
Art. 9 AANSPRAKELIJKHEID De Bonte Fabriek VOF kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, ongevallen en/of directe of indirecte schade van welke aard dan ook die ontstaat door deelname aan De Bonte Fabriek op 29 en 30 april 2017. Art. 10 BETWISTINGEN Uitsluitend het Belgische recht is van toepassing en enkel de rechtbanken van Dendermonde zijn bevoegd. Heb je nog vragen of opmerkingen? De organisatie helpt je graag verder! info@debontefabriek.be Evelyne Van Bogaert & Joke De Lille De Bonte Fabriek VOF Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 10 5