Financial accounting: WIE STELT DE XBRL-JAARREKENING 2016 VAN UW ONDERNEMING OP? Als de voorgenomen wetswijziging doorgaat 1 is het na 2016 niet meer mogelijk om een jaarrekening op papier bij de Kamer van Koophandel (KvK) te deponeren. Alleen jaarrekeningen die zijn opgemaakt in het formaat XBRL worden dan nog door de KvK geaccepteerd, waar nodig met een controleverklaring, ook in XBRL-formaat. Het jaar 2017, waarin de jaarrekening 2016 moet worden opgemaakt, is nog ruim twee jaar weg. Toch is de vraag gerechtvaardigd of uw onderneming zich tijdig op deze nieuwe situatie voorbereidt, omdat ervaringen met het rapporteren in XBRL laten zien dat een gedegen voorbereiding nodig is om een dergelijk rapportageproces binnen planning en foutenvrij te laten verlopen. Materiële fouten in de XBRL-jaarrekening kunnen directe gevolgen hebben voor uw onderneming, wat betreft waarde, aansprakelijkheid en/ of reputatie. In dit artikel wordt inzicht gegeven in de problematiek en wat uw onderneming kan doen om zich tijdig voor te bereiden (stappenplan). Jan Pasmooij RE RA RO: In mei 2011 heeft het kabinet de beslissing genomen dat Standard Business Reporting (SBR) vanaf 2013 het enige elektronische kanaal wordt voor de system-to-system aanlevering van (financiële) gegevens aan de overheid. De verplichte invoering van SBR in Nederland startte in 2013 met de aangiftes VPB en IB voor ondernemers. In 2014 gevolgd door de aangifte OB en de opgaaf Intracommunautaire Prestaties, evenals de jaarrekening voor de Kleine rechtspersonen. Vanaf 2015 wordt SBR het exclusieve kanaal voor de elektronische aanlevering van de jaarrekeningen van de (middel)grote ondernemingen. Op dit moment wordt de wet aangepast om het op papier deponeren van jaarrekeningen bij de KvK vanaf 2017 wettelijk onmogelijk te maken, waardoor alleen SBR 8 MCA: oktober 2014, nummer 5
als exclusief kanaal voor aanlevering overblijft. 2 Eind oktober 2013 waren er al ruim 3 miljoen aangiftes via SBR bij de Belastingdienst aangeleverd. Een proces dat nagenoeg geruisloos is verlopen omdat de acht softwareleveranciers van fiscale software gezorgd hebben voor overgang van de op dat moment gebruikte techniek naar XBRL (extensible Business Reporting Language). Hierbij speelt mee dat het aanleveren van aangiftes bij de Belastingdienst door ondernemers al vanaf 2005 volledig elektronisch verloopt. Maar hoe anders zal de overgang van papier naar XBRL in het jaarrekeningdomein verlopen. Een proces dat tot op heden volledig is gebaseerd op het gebruik van papier (of PDF) als communicatiemiddel. Voor circa 95 procent van de ondernemingen in Nederland zal de overgang naar XBRL en SBR worden geregeld door hun financieel intermediair, die in hun opdracht zorg draagt voor het bijhouden van de financiële administratie en/ of het samenstellen van de jaarrekening en/of fiscale aangiftes. Deze, vooral kleine ondernemingen, zullen niet zelf aan de slag gaan met XBRL en SBR, maar dit overlaten aan hun financiële intermediairs. De (middel)grote ondernemingen die zelf hun jaarrekening opmaken zullen uiterlijk in 2017, al dan niet met ondersteuning van derden, in staat moeten zijn om hun jaarrekening (vanaf 2016) in XBRL-formaat op te maken. XBRL en SBR in het kort XBRL is een op XML gebaseerde open standaard die ons in staat stelt de uitwisseling van gegevens zowel op technologisch (syntactisch) als op betekenis (semantisch) niveau te standaardiseren. Door het gebruik van XBRL als standaard kan informatie op eenvoudige wijze wereldwijd elektronisch worden uitgewisseld. Vergelijk in dit verband XBRL met de barcode die ons in staat stelt informatie over een product op gestructureerde wijze te communiceren. De toepassing en het gebruik van XBRL laten zich nog het best verbeelden door Lego. Het opschrift op de doos staat voor de huidige rapportage op papier. De inhoud van de rapportage (de financiële posten met toelichting) wordt verbeeld door het zakje met de legoblokjes. In het geval van XBRL is ieder blokje (gegevenselement) voorzien van een barcode (in de XBRL-wereld ook wel een concept genoemd) die de inhoud van het blokje (in het geval van een rapportagetekst of -bedrag) eenduidig definieert. De ontwikkeling van XBRL past in de grotere internationale ontwikkelingen op het terrein van digitalisering, standaardisering, ketenautomatisering, maar ook verslaggeving. Zo is XBRL inmiddels in meerdere landen in Europa, Azië en Amerika de standaard voor de elektronische uitwisseling van financiële en bedrijfsinformatie, waaronder jaarrekeningen, belastingaangiftes, maar ook toezichtinformatie. Een Europese verplichtstelling voor alle ondernemingen die in Europa aan de beurs zijn genoteerd is voorzien voor 2020. Tot op heden gaan gebruikers van financiële informatie, zoals toezichthouders, analisten en aandeelhouders, uit van de beschikbare informatie op papier, in PDF of HTML (een taal die wordt gebruikt om informatie op websites te tonen). Om deze informatie elektronisch te kunnen verwerken zijn deze gebruikers gedwongen om deze informatie over te (laten) typen of te scannen. Bij het op deze manier verwerken van informatie worden fouten gemaakt bij onder meer de interpretatie. Daarnaast brengt deze manier van werken extra kosten met zich mee. Vervelend voor organisaties die hun (financiële) informatie, vaak voorzien van een controleverklaring, aan de markt ter beschikking stellen en moeten constateren dat door handmatige verwerking betrouwbare informatie over hun organisatie aan kwaliteit verliest. De fouten kunnen daarbij oplopen tot 28 procent. 3 Standard Business Reporting, afgekort SBR, heeft tot doel de informatie-uitwisseling tussen het bedrijfsleven en de overheid verregaand te standaardiseren en te digitaliseren, waardoor de kosten voor het samenstellen, uitwisselen en verwerken van gegevens, veelal gebundeld in rapportages, kunnen worden verlaagd en de kwaliteit kan worden verhoogd door vereenvoudiging en integratie van processen. Het SBR-programma is om die reden een publiek-private samenwerking waarin alle belangrijke stakeholders zijn vertegenwoordigd. SBR rust op drie pijlers, te weten: ~ het standaardiseren, normaliseren en waar mogelijk harmoniseren van de gegevens door het maken van afspraken tussen overheden en de markt over het gebruik van eenduidige begrippen en definities, wat heeft geresulteerd in de Nederlandse Taxonomie (NT) en de Nederlandse Taxonomie Architectuur (NTA); ~ het standaardiseren van het aanleverproces; ~ het gebruik van open standaarden, waarbij XBRL één van de standaarden is die wordt gebruikt. De voordelen van het SBR-concept zijn hergebruik van gegevens (in meerdere rapportages), waardoor bespa- MCA: oktober 2014, nummer 5 9
ringen in tijd en werk kunnen worden gerealiseerd. Tevens ontstaat er een hogere kwaliteit van de gegevens door het gebruik van eenduidige begrippen en definities (concepten) vastgelegd in een taxonomie, in combinatie met elektronische verwerking waarbij fouten bij invoer worden voorkomen en eerdere detectie van fouten mogelijk is door geautomatiseerde validatie. De SBR-aanpak in Nederland richt zich op meerdere informatiestromen (financieel, fiscaal en statistiek). Op dit moment vindt al verbreding plaats naar andere domeinen waar grootschalig (financiële) informatie wordt uitgewisseld, zoals de zorg, het onderwijs, de woningbouw, maar ook de financiële sector. In dat kader hebben in 2009 de grootbanken (ABN AMRO, ING en de Rabobank) zich bij het SBR-initiatief aangesloten en is het, weliswaar nog vrijwillig, mogelijk om kredietrapportages in XBRL-formaat via SBR aan deze banken aan te leveren. De stand van zaken in Nederland Bij de besluitvorming over de verplichtstelling van SBR zijn ook afspraken gemaakt over de mogelijkheid voor accountants om bij een jaarrekening in XBRL de wettelijk verplichte controleverklaring (ook in XBRL) te kunnen afgeven. De wijze waarop de accountants dit proces willen inrichten is beschreven in het Groenboek voor SBR Assurance dat begin december 2013 is gepubliceerd. 4 De overheid heeft toegezegd dat zij eind 2014 zal aangeven onder welke voorwaarden de jaarrekeningen van (middel)grote ondernemingen in XBRL kunnen worden gedeponeerd. 5 Hierbij zal het gebruik van industrie- en/of bedrijfsspecifieke extensies worden toegestaan. Extensies zijn uitbreidingen op de NT die de Nederlandse overheid heeft opgesteld en waarin alle wettelijk vereiste concepten zijn opgenomen. Op deze wijze worden de grote bedrijven in de gelegenheid gesteld om naast de wettelijk verplichte informatie, aanvullende bedrijfsspecifieke informatie in hun XBRL-jaarrekening/ jaarverslag op te nemen. De mogelijkheid van het gebruik van extensies is echter wel een complicerende factor bij het opstellen van rapportages in XBRL, maar daarover later meer. Het rapportage- en aanleverproces in XBRL via SBR Aan de hand van figuur 1 volgt een korte toelichting op het samenstel- en rapporteringsproces zoals dat in SBR is ingericht. In de Nederlandse situatie hebben de uitvragende partijen 6 een 80-tal XBRL-rapportages, zoals jaarrekeningen, belastingaangiftes en kredietrapportages gedefinieerd. Deze rapportages, ook wel Entry-points genoemd, zijn beschikbaar in een bibliotheek en kunnen onder meer via een selectietool door de rapporterende organisatie worden geselecteerd. 7 In de desbetreffende rapportage is aangegeven welke concepten uit de NT moeten worden gerapporteerd. Als de rapporterende organisatie het desbetreffende rapport heeft geselecteerd (A), moeten de werkelijke waarden worden ingevuld (B). Omdat het in de Nederlandse situatie tot op heden aan ondernemingen nog niet is toege- Wet-en regelgeving A Intermediair Nederlandse Taxonomie XBRL rapport Mappen Fiscaal B Grootboek D ig HR Validatie XBRL bericht CRM Gebruik i p oo r t D Creatie C Figuur 1. Het samenstel- en rapporteringsproces in XBRL/SBR 10 MCA: oktober 2014, nummer 5
staan eigen concepten te definiëren en te gebruiken zoals in de VS, bestaan de huidige SBR-rapportages uit een vaste set concepten die al naar gelang de situatie moet worden ingevuld. De werkelijke waarden zullen veelal elektronisch beschikbaar zijn in de administratie(s) van de onderneming of bij haar financieel intermediair. Gegevens die (nog) niet elektronisch beschikbaar zijn, zullen handmatig moeten worden aangevuld (C). Het koppelen van de XBRLconcepten aan de werkelijke waarden in de administratie wordt wel mappen of taggen genoemd, een proces dat vergelijkbaar is met het koppelen van grootboekrekeningen in de rapportagesoftware. Afhankelijk van de beschikbaarheid en kwaliteit van de data, alsmede de functionaliteit van de gebruikte software kan het samenstellen van een XBRL-rapportage grotendeels geautomatiseerd verlopen. Om SBR-rapportages maar ook andere elektronische documenten zoals elektronische facturen naar de overheid te kunnen sturen, heeft de overheid één elektronische transactiepoort genaamd Digipoort ontwikkeld (D). Het aanleveren van SBR-rapportages is alleen mogelijk als deze door de verzender zijn ondertekend met een organisatiegebonden PKI-overheidscertificaat. Een PKI-overheidscertificaat is een vorm van een elektronische handtekening gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat en heeft bij wet dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening. 8 Door ondertekening van het bericht wordt het bericht versleuteld waardoor de vertrouwelijkheid en integriteit zijn gewaarborgd en kan het via een beveiligde verbinding naar Digipoort worden verstuurd. Digipoort kan op basis van het certificaat de identiteit van de verzender vaststellen, controleert de ontvangen SBR-rapportages op een aantal technische punten en draagt zorg voor doorzending naar de organisatie waarvoor de rapportage is bedoeld. Digipoort draagt ook zorg voor het sturen van ontvangstbevestigingen en retourinformatie. Ervaringen met het samenstellen van XBRL-rapportages De grootschalige invoering van XBRL in de VS in 2009 als verplicht formaat voor rapportage aan de SEC door aan de Amerikaanse beurs genoteerde bedrijven, heeft inzicht gegeven in de wijze waarop grote ondernemingen met een dergelijke verplichting omgaan. Omdat mijn verwachting is dat de invoering van XBRL en SBR voor (middel)grote ondernemingen in Nederland op vergelijkbare wijze zal verlopen, kunnen de overheid en de ondernemingen in Nederland met de in de VS opgedane ervaringen hun voordeel doen. De invoering van XBRL in de VS heeft laten zien dat het overgrote deel van de 10.000+ ondernemingen in eerste instantie heeft gekozen voor het uitbesteden van het samenstelproces aan een derde partij. Hierbij is het van belang om te vermelden dat de XBRL-rapportage aan de SEC (nog) niet hoeft te zijn voorzien van een controleverklaring en wordt gezien als een extra rapportage naast de nog bestaande formele rapportages, waarbij wel een controleverklaring is vereist. De onderneming is wel wettelijk aansprakelijk voor de kwaliteit van de XBRL-rapportage, die niet materieel mag afwijken van de financiële rapportage waarbij wel een controleverklaring is afgegeven. Het uitbesteden aan een derde partij wordt wel de Bolt-on aanpak genoemd, waarbij de bestaande rapportageketen niet wordt aangepast maar met een extra stap verlengd. Dit betekent in de praktijk dat Taxonomie XBRL Bolt on Transacties Verwerking Audit & Control Reporting Figuur 2. De rapportageketen met XBRL als bolt-on MCA: oktober 2014, nummer 5 11
nog steeds de jaarrekening op papier wordt opgemaakt en dat die daarna wordt omgezet in XBRLformaat (zie figuur 2). Dit betekent echter niet dat de onderneming niet verantwoordelijk is voor de uiteindelijke kwaliteit. Deze aanpak vereist dat de derde organisatie die de XBRL-rapportage samenstelt over uitgebreide kennis beschikt van de inhoud van de rapportage van de onderneming en over diepgaande kennis van de te gebruiken concepten in de taxonomie. Bij het omzetten van bestaande rapportages naar XBRLformaat wordt gebruik gemaakt van software. Een complicerende factor bij het samenstellen is de mogelijkheid die de onderneming in de VS wordt geboden om gebruik te maken van eigen bedrijfsspecifieke extensies. Voorts betekent de Bolt-on aanpak een verlenging van de doorlooptijd van het rapportageproces door de bevriezing van de basisrapportage ook wel pencils down genoemd. De keuze voor de Bolt-on aanpak is vanuit de optiek van de onderneming begrijpelijk. Het verplicht rapporteren in XBRL wordt vooralsnog gezien als een compliance issue: de regels worden nageleefd, maar wél met minimale inspanning en tegen zo laag mogelijke kosten. Omdat het samenstelproces na de bronsystemen bij veel (middel)grote ondernemingen vaak een wat archaïsch en weinig gestructureerd proces is waarin veel Excel en Word worden gebruikt, is de keuze voor uitbesteding in eerste instantie een logische. Ook het gebrek aan kennis over XBRL en de te hanteren taxonomieën speelt bij de onderneming een rol. De Bolt-on aanpak levert geen besparingen op, maar alleen extra werk, meer kosten en tijdverlies. Uiteindelijk dient de onderneming toch te beschikken over kennis van XBRL en de gebruikte con- cepten en taxonomieën om de kwaliteitscontrole op het omzettingsproces en het gebruik van bedrijfsspecifieke extensies te kunnen uitvoeren. Om die reden kiezen inmiddels veel ondernemingen in de VS ervoor het omzettingsproces naar XBRL te integreren in hun reguliere samenstelproces (zie figuur 3). 9 Een dergelijke aanpak maakt het mogelijk om het proces van het tot stand komen van XBRL-rapportages structureel goed in te richten zodat het in de toekomst eenvoudiger wordt ook andere rapportages in XBRL op eenvoudige wijze te produceren. Dit betekent wel dat in het samenstelproces interne controlemaatregelen moeten worden opgenomen om de risico s bij het samenstellen te mitigeren. De ervaringen in de VS, maar ook in Nederland, laten ons zien dat diepgaande kennis van (het gebruik van) XBRL, de inhoud en samenstelling van de te gebruiken taxonomieën en de daarin opgenomen concepten, alsmede van het proces van samenstellen (mappen) noodzakelijk is om de kwaliteit van het proces en XBRL-rapportage(s) te kunnen beheersen en te beoordelen. Naar aanleiding van de invoering van XBRL hebben zich in de VS nieuwe vormen van dienstverlening ontwikkeld, waaronder het beoordelen van de kwaliteit van XBRL-rapportages. Zo heeft XBRL US een service ontwikkeld XBRL Consistency Suite die de verschaffers van XBRL-rapportages in staat stelt een kwaliteitscontrole te laten uitvoeren op basis van in deze suite opgenomen validatieregels. Deze validatieregels zijn gebaseerd op de in de VS gebruikte verslaggevingsregels (US GAAP). Op 28 augustus 2014 gaf deze service aan dat vanaf de invoering in 2009 in de 110.247 XBRL-rapportages van 10.173 VS beursgenoteerde ondernemingen, 4.019.170 fouten zijn geconstateerd. 10 Informatie over de aard Taxonomy Integrated XBRL Transacties Verwerking Audit & Control Reporting Figuur 3. De rapportageketen met XBRL geïntegreerd 12 MCA: oktober 2014, nummer 5
en omvang van de geconstateerde fouten is beschikbaar op de website van XBRL US. Een vergelijkbare service wordt geboden door XBRL Cloud, die ieder kwartaal SEC-rapportages in XBRL analyseert en daarvan de resultaten ter beschikking stelt. Daar is bijvoorbeeld te zien in welke mate een onderneming gebruik maakt van de mogelijkheid van bedrijfsspecifieke extensies. 11 De omvang daarvan kan oplopen tot 70 procent of hoger. Daarnaast is inmiddels wetenschappelijk onderzoek beschikbaar naar de kwaliteit van de bij de SEC aangeleverde XBRL-rapportages, onder andere: Boritz en No (2009), Debreceny et al. (2010) en Roohani en Zheng (2011). Voorbeelden van fouten die in de XBRL-rapportages aan de SEC zijn geconstateerd: ~ de keuze van een verkeerd concept; ~ inconsistent in het gebruik van concepten over een jaar; ~ een negatieve waarde waar een positieve waarde wordt verwacht. Dit komt vaak voor in de situatie dat een concept op basis van zijn definiëring een positieve of een negatieve waarde heeft; ~ een onjuiste waarde omdat geen rekening is gehouden met de grootheid van een bedrag; ~ ontbrekende of foutieve calculaties; ~ onjuist gebruik van het Decimal attribute waardoor een getal niet met de juiste precisie wordt weergegeven; ~ inconsistentie in rapportering als in een bepaalde situatie concept A wordt gerapporteerd maar ook concept B dient te worden gerapporteerd. Veel van de fouten zijn materieel en zouden bij het gebruik van deze data door computers bij het analyseren en/of handelen van invloed kunnen zijn op de waardering van de onderneming, naast risico s voor aansprakelijkheid en/of reputatie. Dat deze situatie zich tot op heden niet voordoet is het gevolg van het nog niet handhaven van de SEC en het feit dat de XBRL-data op dit moment vaak een paar dagen na de publicatie van de nog officiële financiële cijfers beschikbaar komen. De SEC en de AICPA hebben de afgelopen jaren in verschillende publicaties 12, 13, 14 aandacht gevraagd voor de slechte kwaliteit van de XBRL-rapportages aan de SEC. Het mogen gebruiken van bedrijfsspecifieke extensies creëert nieuwe uitdagingen voor de samenstellers maar uiteindelijk ook voor de auditors, omdat de eigen concepten in principe niet mogen conflicteren met de concepten in de basistaxonomie. De belangrijkste oorzaak van de fouten is het gebrek aan kennis van XBRL en de gebruikte taxonomieën/ concepten, alsmede het feit dat bij het samenstellen gebruik wordt gemaakt van softwaretoepassingen waarin nauwelijks interne controlemaatregelen zijn opgenomen. In Nederland publiceren Deloitte (sinds vier jaar) 15 en EY (sinds twee jaar) 16 hun jaarrekeningen ook in XBRL-formaat. Dit mede om zélf kennis en ervaring op te doen. Ook hun ervaring is dat gedegen kennis van XBRL en de te gebruiken taxonomie(ën), alsmede een goede voorbereiding noodzakelijk zijn. Wat betekent dit nu voor ondernemingen? De (middel)grote ondernemingen zullen uiterlijk in 2017 hun jaarrekening 2016 in XBRL moeten kunnen opmaken en laten voorzien van een controleverklaring. Maar eerder mag ook. Gezien de formele status van deze XBRL-jaarrekening mag deze jaarrekening geen (materiële) fouten bevatten, die kunnen ontstaan door een onjuiste of ondeskundige toepassing van XBRL. Om goed en tijdig voorbereid te zijn, kunnen ondernemingen de volgende stappen zetten. Stap 1. Het samenstellen van een klein team met voldoende XBRL- en SBR-deskundigheid Belangrijke kennisgebieden zijn de standaard XBRL, de NT of de IFRS-taxonomie en de daarin opgenomen concepten, het eigen verslaggevings- en rapportageproces, inclusief de inhoud van de jaarrekening/het jaarverslag, alsmede de daarbij gebruikte software. Ervaring leert dat deze deskundigheid niet in twee maanden wordt opgebouwd maar een leercurve vereist die meer tijd vraagt. Stap 2. Te beslissen welke jaarrekening in XBRL zal worden gedeponeerd De jaarrekening 2016 is de jaarrekening die in ieder geval in XBRL moet worden gedeponeerd. Maar het is mogelijk dat de onderneming al eerder start met het rapporteren in XBRL. Als voorbeeld: in de VS zijn al in 2005 circa 80 VS beursgenoteerde ondernemingen gestart met het opstellen van hun rapportage in XBRL, met als doel kennis en ervaring op te doen, zodat op het moment van de verplichtstelling (2009) bij het rapporteren in XBRL geen onnodige risico s werden gelopen. Stap 3. Te beslissen welke aanpak zal worden gevolgd: Bolt-on (Stap 4) of Integrated (Stap 5) MCA: oktober 2014, nummer 5 13
Stap 4. De Bolt-on aanpak ~ De onderneming zal zich op tijd moeten verzekeren van de beschikbaarheid van een derde partij die over de benodigde kennis beschikt. Dit is niet alleen kennis over XBRL, SBR en de NT of de IFRS-taxonomie, maar ook over de inhoud van de verslaggeving van de onderneming. De verwachting is dat als meerdere ondernemingen van derde partijen gebruik willen maken, onvoldoende deskundigheid en capaciteit beschikbaar zullen zijn. ~ Bij uitbesteding zal rekening moeten worden gehouden met de tijd die de derde partij nodig heeft om op basis van de door de onderneming opgestelde jaarcijfers een XBRL-rapportage samen te stellen. Een uitdaging omdat de trend de afgelopen jaren juist is het ieder jaar sneller publiceren van jaarcijfers. De benodigde tijd zal afhangen van omvang en complexiteit van de jaarrekening/ het jaarverslag, maar ook van het gebruik van bedrijfsspecifieke extensies die in overleg met de onderneming zullen moeten worden gedefinieerd. Om fouten bij het samenstellen van de XBRL-rapportage te voorkomen, zal de basisrapportage bevroren moeten worden. ~ De onderneming zal zich moeten afvragen of en zo ja in welke mate ze gebruik zal moeten of willen maken van de mogelijkheid van bedrijfsspecifieke extensies. Als deze beslissing wordt uitgesteld tot het moment dat de derde partij bezig is met het samenstellen van de XBRL-jaarrekening, kan besluitvorming over extensies en het definiëren daarvan, een negatieve invloed hebben op de doorlooptijd van het rapportageproces, waardoor niet aan (wettelijke) verplichtingen zou kunnen worden voldaan. ~ Het inrichten van de kwaliteitscontrole op de door de derde partij opgestelde XBRL-rapportage. Hierbij zou gebruik kunnen worden gemaakt van de diensten van een derde partij, mogelijk de externe accountant. Het is ook mogelijk om als onderneming zelf de Bolt-on aanpak te volgen, wat betekent dat het bestaande samenstel- en rapportageproces niet wordt veranderd, maar de onderneming zelf de traditionele jaarrekening omzet naar de XBRL-jaarrekening. Dit betekent dat de onderneming moet voldoen aan de eisen die nu aan een derde partij worden gesteld, inclusief de beschikbaarheid van de noodzakelijke software om het omzettingsproces te ondersteunen. Stap 5. De Integrated aanpak ~ De onderneming zal een gestructureerd samenstelproces moeten inrichten, waarin een stelsel van interne controlemaatregelen moet zijn opgenomen gericht op het waarborgen van de integriteit en het onderhoud van de benodigde taxonomieën en het gebruik van de juiste concepten. Hierbij zal ook rekening moeten worden gehouden met de mogelijkheid eigen bedrijfsspecifieke extensies te kunnen definiëren en in combinatie met de (basis) taxonomie te onderhouden. ~ De onderneming zal in overleg met haar softwareleverancier(s) moeten nagaan welke ondersteuning de door de onderneming gebruikte administratie-, consolidatie- en rapportagesoftware biedt op het terrein van XBRL en SBR. Hierbij moet naast de nodige functionaliteit ook gekeken worden naar de interne controlemaatregelen die beschikbaar zijn om bij het samenstel- en rapportageproces behorende risico s te beheersen. De aard en omvang van de interne controlemaatregelen hangen onder meer af van de integriteitsregels die in de gebruikte taxonomie(ën) zijn opgenomen. Omdat het inrichten van een adequaat samenstelen rapportageproces tijd vraagt, betekent dit naar de mening van de auteur dat de onderneming zich bij de keuze voor deze aanpak niet zal moeten richten op de jaarrekening 2016, maar minimaal op de jaarrekening 2015. Al was het maar bij wijze van proef, om vertragingen in het jaarrekeningtraject 2016 te voorkomen. Stap 6. Overleg met de externe accountant Omdat de (middel)grote ondernemingen hun jaarrekening moeten laten voorzien van een controleverklaring, moet de controlerend accountant tijdig (hangt af van de keuze van de onderneming) over de nodige deskundigheid beschikken. Ook is het van belang om met de externe accountant te spreken over de keuze van de onderneming voor de aanpak van het samenstelproces en de daarop af te stemmen controleaanpak van de externe accountant. Ook de (extra) tijd die de externe accountant mogelijk nodig heeft, dient tijdig te worden ingepland. Stap 7. Keuze voor de wijze waarop de XBRLjaarrekening bij de KVK wordt aangeleverd De onderneming zal moeten beslissen op welke wijze de uiteindelijke jaarrekening in XBRL-formaat 14 MCA: oktober 2014, nummer 5
zal worden gedeponeerd (aangeleverd bij de KvK). Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een eigen communicatiefaciliteit die kan communiceren met Digipoort of van de communicatiefaciliteit van een derde partij, mogelijk de faciliteit van de externe accountant. De door de KvK aangeboden Online service Zelf deponeren jaarrekening, die is bedoeld voor de kleine rechtspersonen, is niet geschikt voor het deponeren van de jaarrekeningen van de (middel)grote ondernemingen. Noten 1 http://www.kvk.nl/over-de-kvk/nieuws-en-persberichten/07-2014-standardbusiness-reporting-voor-het-deponeren-van-jaarrekeningen/. 2 http://www.sbr-nl.nl/fileadmin/sbr/documenten/communicatie/roadmap_ SBR_op_weg_naar_2020_definitieve_versie_2014-07-02.pdf (pagina 14). 3 Uitspraak C. Cox (voorzitter SEC) op 3 maart 2006 tijdens toespraak voor het Practising Law Institute in Washington D.C. 4 URL: https://www.nba.nl/documents/vaktechnisch-thema/ict-xbrl/sbr-assurance/nba_groenboek_accountant_in_sbr_omgeving_30november2013.pdf. 5 Roadmap SBR op weg naar 2020 (pagina 26 e.v.). 6 Op dit moment nog de Belastingdienst, de KvK, het CBS en de deelnemende banken. 7 URL: http://www.sbr-nl.nl/actueel/mediatheek/sbr-selectietool-kvk-rapportages/. 8 URL: http://www.logius.nl/producten/toegang/pkioverheid/. 9 G.L. Gray en S.W. Yoon, Determinants of Levels of Satisfaction with SEC-Mandated XBRL filings Process and Providers, January 2013 (Working draft). 10 URL: http://xbrl.us/research/pages. 11 URL: https://edgardashboard.xbrlcloud.com/edgar-dashboard/. 12 SEC: Staff Observations From Review of Interactive Data Financial Statements. 13 AICPA: XBRL Update, Get Your Sign Values Correct in XBRL Files, December 2013. 14 AICPA: XBRL Update, Observations and Recommendations for XBRL Implementations for SEC Reporting in the U.S., December 2010. 15 http://2012-2013.deloitteannualreport.nl/xbrl/. 16 http://jaarverslag.ey.nl/. Literatuur ~ Assurance Working Group van XBRL Int. (2006). Interactive data: the impact on assurance, new challenges for the audit profession. ~ Boritz, J.E. en W.G. No (2009). Assurance on XBRL-Related Documents; The Case of United Technologies Corporation, American Accounting Association. ~ Boritz, J.E. en W.G. No (2013). The Quality of Interactive Data: XBRL versus Compustat, Yahoo Finance, and Google finance (under review at journal). ~ Debreceny, R., S. Farewell, M. Piechocki, C. Felden, A. Gräning (2010). Does it add up? Early evidence on the data quality of XBRL filings to the SEC, Elsevier, p. 296-306. ~ Gray, G.L. en S.W. Yoon (2013). Determinants of Levels of Satisfaction with SEC- Mandated XBRL filings Process and Providers (work in progress). ~ Hilvoorde, M. van (2008). De beheersing van de XBRL-rapportageketen: het perspectief van de rapporterende organisatie, MAB, juni 2008. ~ IFAC en ISACA (2011), Leveraging XBRL for value in organizations. ~ NBA (2012). SBR assurance stap voor stap. ~ NBA (2013). Handleiding NBA taxonomie: Handleiding voor het opstellen van een accountantsverklaring in XBRL formaat op basis van versie 1.0.a.1 van de NBA taxonomie. ~ J. Pasmooij (2013). Digitaal rapporteren met XBRL/SBR, Handboek Accountancy, suppl. 38 (november 2013). ~ Roadmap SBR op weg naar 2020, 2 juli 2014. ~ Roohani, S.J. en X. Zheng (2011). Determinants of the deficiency of XBRL mandatory filings. ~ Turner, J. (2006), Assurance Considerations for Interactive data, Some Risks and Mitigation Techniques, publicatie van CoreFiling. ~ Wijk, R. van, N. Bharosa, M. Janssen, N. de Winne (2014). De keten uitgedaagd, Besturen en verantwoorden in een wereld vol ICT, uitgave van Logius en TU Delft. ~ XBRL US (2010), Avoiding Common Errors in XBRL Creation. Kennisbronnen ~ SBR-programma: http://www.sbr-nl.nl ~ KvK: http://www.kvk.nl (deponeren of SBR) ~ Accountant: https://www.nba.nl/vaktechniek/vaktechnische-themas/ ICTXBRL/SBR-Assurance/ ~ De XBRL-site: http://www.dexbrlsite.nl/ ~ IFRS-XBRL: http://www.ifrs.org/xbrl/pages/xbrl.aspx ~ SBR en de banken: https://www.sbrbanken.nl/ en https://www.sbrbanken.nl/ ~ SBR-kennisplatform: http://www.wikixl.nl/wiki/sbr/index.php/body_of_ Knowledge ~ XBRL Int.: http://www.xbrl.org en http://www.xbrl.org/knowledge-centre ~ XBRL US: http://www.xbrl.us ~ XBRL EU: http://www.xbrleurope.org/ ~ XBRL Cloud: http://www.xbrlcloud.com ~ SBR Software Check: http://www.softwarepakket.nl/sbrsoftwarecheck/ Jan Pasmooij is als plv. zakelijk directeur verbonden aan de postmaster opleiding IT-Auditing & Advisory aan de Erasmus School of Accounting & Assurance (onderdeel van de Erasmus Universiteit) en als docent aan de postmaster opleiding Accountancy aan dezelfde universiteit. Hij is vanaf 2011 werkzaam als zelfstandig adviseur op het terrein van ICT en accountancy. In die periode heeft hij o.m. gewerkt voor het SBR Programma met vooral aandacht voor de kennisontwikkeling van accountants op het terrein van XBRL en SBR. Voor 2011 was hij bijna 10 jaar werkzaam voor het Koninklijk NIVRA vooral belast met de ontwikkelingen op het terrein van ICT en de beroepspraktijk voor accountants, waaronder XBRL en SBR maar ook de elektronische handtekening. In de periode 2002-2010 was hij voorzitter van XBRL Nederland en van 2007-2010 de eerste voorzitter van XBRL EU. In de periode 2005-2006 leidde hij de internationale Assurance Working Group van XBRL Int. Voor de NIVRA-periode was hij werkzaam in de openbare accountantspraktijk en als IT-auditor bij de rijksoverheid. MCA: oktober 2014, nummer 5 15