Doc-it-Easy import In Vero Account www.wolterskluwer.be/business-software
Doc-it-Easy 1
Nuttige informatie Handleiding Service Center, professionals @ your service 1-2-3 Support U kan 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze 1-2-3 Support portal op www.wolterskluwer.be/business-software/nl. Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kan u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Wolters Kluwer opvolgen voor al uw producten. Ga naar www.wolterskluwer.be/business-software/nl. Klik rechts boven op deze pagina op Login, geef uw klantnummer en paswoord in en klik op Aanmelden. Klik vervolgens op de link 1-2-3 Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. MyFAQ Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van www.wolterskluwer.be/business-software/nl, kan u een antwoord vinden op de meest gestelde vragen van de door u gebruikte programma's. U krijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven via Login) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten: MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. 1-2-3 Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven). Qfor Wolters Kluwer is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op www.qfor.org. Doc-it-Easy 2
Inhoudsopgave NUTTIGE INFORMATIE... 2 INHOUDSOPGAVE... 3 DOC-IT-EASY IMPORT... 4 MONITORING... 4 IMPORT UBL... 6 VERO-Count... 6 Voor u Verwerken van documenten gebruikt... 6 Instellingen: Verwerking documenten... 7 Verwerking documenten gebruiken... 10 Analytische verwerking... 18 Geboekte documenten raadplegen... 19 Doc-it-Easy 3
Doc-it-Easy import Er werd bij u een installatie gedaan zodat u de documenten uit Doc-it-Easy kan importeren in uw boekhoudpakket. Deze installatie bevat : - Een adapter op de server - Een monitoring op een werkpost Via de monitoring worden de documenten voor alle gekoppelde dossiers gedownload naar uw server. De documenten worden opgeslagen als UBL-bestanden in de map cloudbox onder de map kluwerdata op de server. De documenten kunnen nadien ingelezen worden in uw boekhoudpakket via de UBL-import. Opgelet : Om de documenten te downloaden moet de werkpost, waarop de monitoring werd geinstalleerd, aanstaan Info : Naar klanten toe kunnen UBL s enkel gebruikt worden naar ondernemingen met een geldig ondernemingsnummer. Voor de import in de boekhouding wordt dit echter uitgebreid naar alle aan- en verkoopdocumenten. Monitoring Rechts onderaan uw scherm kan u het icoon voor de monitoring oproepen. Door hierop te klikken wordt de monitoring gestart en krijgt u een overzicht van de gedownloade documenten. Doc-it-Easy 4
Indien u dit venster sluit via het kruisje zal de monitor continue blijven lopen en alle documenten meteen downloaden. Indien u dit venster sluit via file exit wordt de monitoring afgesloten en zal deze terug gestart worden op aanvraag, zoals hierboven beschreven. De gedownloade bestanden vindt u terug in de map \kluwerdata\cloudbox op de server. Per dossier wordt een map aangemaakt. Per type document wordt een aparte submap aangemaakt. Doc-it-Easy 5
Import UBL Eenmaal de documenten in uw Kluwerdata map werden opgeslagen, kunnen deze worden ingelezen in uw boekhoudpakket. VERO-Count Voor u Verwerken van documenten gebruikt Er werd gekozen om het verwerken van documenten op een eenduidige manier aan te pakken. Ongeacht het type van de aangeleverd documenten, zal het afhandelen van het document tot en met het proefdagboek op dezelfde manier gebeuren. Externe vereisten Volgende zaken moeten minimum op ieder toestel van de gebruiker geïnstalleerd worden: Kluwer Exchange Voor het installeren en het controleren van de versie van Kluwer Exchange verwijzen we naar de desbetreffende handleiding. De Kluwer Exchange vormt een noodzakelijk onderdeel van de verwerking van de documenten. Als u probeert een document te verwerken, wordt de versie van Kluwer Exchange gecontroleerd en eventueel volautomatisch geïnstalleerd.net Framework Aangezien Kluwer Exchange gebruik maakt van het.net framework zal deze laatste tevens ook conform de handleiding van Kluwer Exchange geïnstalleerd en geconfigureerd moeten worden. Interne vereisten Versie U moet beschikken over een minimale versie van de VERO-software (Kluwer) namelijk VNG versie 79 (VERO VNG zomerversie 2013). Activatie De verwerking documenten vanuit een bestandsmap (UBL 2.0 formaat) is standaard geactiveerd bij de installatie van de bovengenoemde versie van de VERO software. U moet dus als gebruiker geen acties uitvoeren om de module te activeren. Doc-it-Easy 6
Instellingen: Verwerking documenten Algemene instellingen: Verwerking documenten De algemene opties voor Verwerking documenten kunt u vinden via: VERO-Count Systeem Opties -Documentverwerk Verwerken van documenten Hier hebt u enkele keuzes met betrekking tot de verwerking van de documenten in VERO-Count. Bij het veld Boeken kunt u opteren om documenten te boeken in het proefdagboek of u kunt deze in een wachtlijst plaatsen om later te boeken. Documenten uit de wachtlijst kunt u dan later opvragen om alsnog in het proefdagboek te boeken. Verder hebt u nog de keuze om de documenten die u importeert visueel voor te stellen. Indien u deze optie activeert, zal een PDF van de factuur naast het boekingsscherm verschijnen. Dan hebt u ook nog de optie om de documenten volautomatisch te laten verwerken. Het afvinken van deze optie laat de factuur altijd weergeven. Bij het aanvinken van deze optie zal het document dus automatisch doorgeboekt worden naar het proefdagboek. Deze optie kunt u echter ook wijzigen links onderaan in het boekingsscherm. Doc-it-Easy 7
Als het verwerken van een document, een boekingsprobleem ondervindt, zal het document sowieso worden weergegeven (bv. als de klant of leverancier niet wordt herkend). U hebt nog de keuze om te groeperen per algemene rekening. Met deze optie kiest u of u uw detaillijnen van uw document al dan niet wenst te behouden in uw boekhouding. Als het verwerken van een document, een boekingsprobleem ondervindt, zal het document sowieso worden weergegeven (bv. als de klant of leverancier niet wordt herkend). Tenslotte kunt u ook de referentie bepalen bij het verwerken van een document waardoor ondermeer de betaling van het document aanzienlijk versneld kan worden. Voorkeursinstellingen Dit zijn de instellingen die zullen worden voorgesteld in de instellingen van de dagboeken als daarvoor de optie Documentverwerking toelaten aangevinkt wordt (cfr. Instellingen dagboeken). Deze voorkeurinstelling gelden enkel voor de keuze van de verwerkingen van de externe documenten vanuit een bestandsmap (voorbeeld: UBL 2.0 formaat). In elk van de drie velden kunt u werken met variabelen die u ingeeft door middel van tags. Deze tags kunt u ingeven via rechtermuisknop in het veld waarin u een tag wilt toevoegen. Bronmap Bij Bronmap kunt u het pad opgeven waar u uw te verwerken documenten opslaat nadat u deze bijvoorbeeld ontvangen hebt per mail. Standaard wordt een uniek pad opgegeven: afhankelijk van uw installatie. U kunt dit manueel aanpassen of browsen in de verkenner door op de icoon bladeren (ALT-B) te klikken rechts van het veld. Archiefmap De verwerkte documenten worden bijgehouden in een Archiefmap. In dit veld kunt u aangeven hoe u uw archiefmap wenst te noemen. Standaard wordt de naam back-up gebruikt, vanzelfsprekend kunt u dit weer aanpassen. De niet verwerkte documenten zullen zich ook in deze map bevinden! Bestandsnaam In het veld Bestandsnaam archief kunt u bepalen hoe een verwerkt document opgeslagen moet worden in de archiefmap. De bestandsnaam is opgebouwd uit verschillende variabelen door middel van tags. Hier kunt u tags verwijderen of toevoegen naar uw wens. Zoals hierboven al vermeld, kunt u via rechtermuisknop alle mogelijke tags raadplegen en invoegen. Ook hier wordt er standaard iets voorgesteld: <ORIGINAL.FILENAME>-<SYSTEM.TODAY>-<SYSTEM.TIME>.<ORIGINAL.EXTENSION>. Doc-it-Easy 8
Instellingen dagboeken Per dagboek kan worden geconfigureerd of u documenten wenst te verwerken. Dit doet u via deze weg: VERO-Count Bestand - Aankoopdagboek of Verkoopdagboek Wijzigen Deze voorkeurinstelling gelden enkel voor de keuze van de verwerkingen van de externe documenten vanuit een bestandsmap (voorbeeld: UBL 2.0 formaat). Onderaan is een vak gewijd aan het verwerken van documenten. Hier kunt u aanvinken of u het inlezen van documenten voor het dagboek in kwestie wilt toelaten. Standaard zal het Verwerken documenten toelaten uitgevinkt zijn. Als u dit aanvinkt, zullen alle instellingen overgenomen worden die u hebt ingegeven bij de algemene opties Verwerking documenten. U kunt hier alsnog wijzigingen aanbrengen indien u voor dat bepaalde dagboek zou willen afwijken van de algemene opties. Doc-it-Easy 9
Verwerking documenten gebruiken Verwerking documenten Via de gekende weg om manuele ingave in een verkoopdagboek of aankoopdagboek uit te voeren, kunt u ook externe documenten verwerken. U gaat dus naar: VERO-Count Boeken - Verkopen of Aankopen Dagboek - Verwerken documenten (Import documenten) Of eenmaal in het Ingavescherm kunt u op het Verwerk documenten icoon (ALT-V) klikken. U moet vanzelfsprekend een dagboek kiezen waarvoor u eerder Document verwerking toelaten geconfigureerd hebt. Bij het verwerken van een document zult u moeten bepalen welk Type import (verwerking) u wenst op te starten. Tevens zullen de instellingen van het dagboek, het boekjaar en de periode worden overgenomen. Indien gewenst, kunt u hiervan afwijken. Doc-it-Easy 10
Als mogelijke verwerking wordt het importtype vanuit een bestandsmap beschreven (zoals UBL 2.0 formaat). De omschrijving van het Type import zal kunnen bepaald worden bij de eerste import De verkenner zal geopend worden op de eerder ingestelde locatie bij de voorkeurinstellingen van het dagboek (indien ingesteld). Meerdere documenten kunnen worden geselecteerd om in VERO te importeren. Om meerdere documenten te selecteren, houdt u CTRL ingedrukt terwijl u de gewenste bestanden aanklikt. Indien u de archiefmap niet ziet staan, hebt u waarschijnlijk nog geen import uitgevoerd. Doc-it-Easy 11
Een document verwerken Als het document niet automatisch verwerkt wordt, dan kunt u dit verder aanvullen in het Document verwerkingsscherm. U kunt het document ook aanvullen door het icoontje Wijzigen aan te klikken (ALT-W). Het is onze betrachting om de gebruiker zoveel mogelijk te helpen bij het verwerken van een document. Dit gebeurt door de informatie die uit het te verwerken document en de al eerder aangemaakt koppelingen gehaald worden. De kleurencode zal u begeleiden bij het vervolledigen van de verwerking. Doc-it-Easy 12
U kunt hier nog verschillende velden aanpassen naar uw wensen, ongeacht hun kleurencode: Zo kunt u, indien u dit wenst, een ander Dagboek, Boekjaar en Periode selecteren. Zo kan ook het stuknummer of het documentnummer bepaald worden. In het dagboek verkopen stelt wordt het documentnummer (indien numeriek) uit het (extern) document voorgesteld. Bij verwerken naar een aankoopdagboek zal echter het eerstvolgende nummer van het aankoopdagboek weergeven worden. Het is tevens mogelijk om tijdens de verwerking van het document, de referentie te overschrijven. De referentie wordt overgenomen uit de algemene opties van de documentverwerking. Deze referentie zal worden aangevuld met de nodige factuurgegevens bij het verwerken van een document naar een aankoopdagboek. Zo zult u eventueel Btw(code) kunnen kiezen, rekening houdende met het btw-regime en het percentage van verkopen en/of aankopen. Koppelen van leverancier (klant) Wanneer een leverancier van een nog te verwerken document nog niet gekoppeld is, kunt u het volgende doen: Opzoeken Creëren We kunnen de leverancier van het te verwerken document koppelen aan een bestaande leverancier in VERO-Count. We behouden de leveranciersgegevens zoals die werden ingebracht in VERO-Count. Op basis van de informatie van het te verwerken document wordt een nieuwe leverancier aangemaakt. Een nummer zal worden voorgesteld indien de leverancierscode numeriek is. Doc-it-Easy 13
Wijzigen Indien u de leverancier al gekoppeld hebt, kunt u bepaalde velden uit de leverancierfiche overschrijven met de informatie uit het te verwerken document. Doc-it-Easy 14
Het beheren van de koppelingen (Leveranciers overzicht Extra - Koppelingen andere pakketten ) Het moet mogelijk zijn om deze koppelingen eventueel ongedaan te maken. Het is mogelijk om via de leveranciersfiche, deze koppelingen te beheren. Dezelfde aanmerkingen gelden ook voor de klant wanneer u naar het verkoopdagboek verwerkt. Indien er niets meer gewijzigd moet worden, kunt u het document boeken door op het icoon Boeken te klikken (ALT-B). Na de boeking kunt u een overzicht van de blokkerende fouten opvragen in een tekstscherm op het verwerkingsscherm. U kunt de verwerking van het document annuleren door op het icoon Annuleren (ALT-A) te klikken. Hiermee wordt de factuur in een wachtlijst met nog niet verwerkte documenten geplaatst. U kunt dan later het document oproepen met uw aanpassingen. Om de factuur als PDF te laten weergeven in een apart scherm, klikt u op het icoon Link (ALT-L). Doc-it-Easy 15
Via de algemene opties: Verwerking document kunt u opteren voor het al dan niet Tonen van de PDF tijdens het verwerken van een document. Als er bij de verwerking van het document, een PDF wordt meegeleverd Als u in de algemene opties Verwerking document geopteerd hebt om de het document volautomatisch te laten verwerken, zal geprobeerd worden om de documenten te verwerken naar het proefdagboek. Indien dit niet mogelijk zou zijn om automatisch te verwerken naar het proefdagboek in VERO, kunt u het document steeds terugvinden in de lijst van de Niet verwerkte documenten. U kunt deze algemene optie wijzigen tijdens het verwerken van een document. Niet verwerkte documenten - Via de gekende weg om manuele ingave in een verkoopdagboek of aankoopdagboek uit te voeren, kunt u ook externe documenten verwerken. U gaat dus naar: VERO-Count Boeken - Verkopen of Aankopen Dagboek -Opzoeken niet verwerkte documenten Of eenmaal in het ingavescherm kunt u op het Niet Verwerkte documenten icoon (ALT-N) klikken. - U kunt ook via de Niet verwerkte documenten selecteren via een afzonderlijk menupuntje. VERO-Count Utilities - Opzoeken niet verwerkte documenten Doc-it-Easy 16
Het scherm van de Niet verwerkte documenten bestaat uit een selectiegedeelte en een lijst met de niet verwerkte documenten. Via de knop Raadplegen, kunt u een document selecteren en verder aanvullen of verwerken. Met deze selectie (eventueel aangevuld met Filter) kunt u het document selecteren die u wenst verder aan te vullen of te verwerken. U moet vanzelfsprekend een dagboek kiezen waarvoor Document verwerking toegelaten is. Via de bovenstaande lijst kunt u raadplegen: wat het type van de verwerking is: verwerking document. wat het dagboek is naar waarnaar u wenst te verwerken. wat de periode en het boekjaar zullen zijn van de verwerking. wat de status is (geïmporteerd of gewijzigd). wat de laatste boekingstatus is (waarom een bepaald document niet verwerkt kon worden). wie het document geïmporteerd heeft en wanneer. Tevens kunt u met de knop Nieuw, een bijkomende verwerking van de documenten opstarten. Een niet verwerkt document verwijderen Uw nieuw document wordt opnieuw doorgestuurd of aangemaakt. U moet het oude, niet verwerkte document verwijderen. Hoe gaat u te werk? U selecteert het niet verwerkte document en u volgt onderstaande schermen. U kunt de niet verwerkte documenten verwijderen via: Bestand - Document verwijderen in het scherm van de niet verwerkte documenten Doc-it-Easy 17
Het gevolg van deze actie is dat het document zich niet meer in de lijst nog niet verwerkte documenten zal bevinden. Analytische verwerking De analytische uitsplitsing wordt gekoppeld aan de algemene rekening bij de verwerking van het document naar het proefdagboek. De analytische uitsplitsing kan worden aangepast tijdens de niet automatische verwerking van het document of in het proefdagboek. Voor het instellen en het gebruik van de analytische rekening verwijzen we naar de handleiding van de analytische module. Net zoals bij de module(s): import externe verkoop(aankoop)facturen en klanten (leveranciers), kunt u de analytische uitsplitsing bepalen tijdens de verwerking van het document. Doc-it-Easy 18
Geboekte documenten raadplegen De documenten die u geboekt hebt, kunt u raadplegen en eventueel wijzigen via de gekende weg: VERO-Count Boeken - Aankopen of Verkopen Daar zult u de documenten in de lijst zien staan indien u het juiste dagboek, boekjaar en de juiste periode gekozen hebt. U kunt in dit proefdagboek nog wijzigingen aanbrengen aan de boeking van de factuur. U hebt eveneens de mogelijkheid om de factuur als PDF op te vragen. Dit doet u door de factuur te selecteren en op het icoon Link (ALT-L) te klikken. Doc-it-Easy 19
Doc-it-Easy 20