Dit document geeft een beeld van een afstudeeropdracht over hoe product- en marktinnovatie bereikt kunnen worden door het toepassen van ketenintegratie op het gebied van fysieke en informatie-integratie tussen Tasty Present Chocotelegram en haar strategische partners Hallmark en Design3000, waarbij rekening gehouden wordt met de eisen en wensen van alle betrokken stakeholders en de gestelde randvoorwaarden. Gezien de complexiteit van de opdracht is het niet mogelijk om met één oplossing de gewenste situatie te bereiken. Door middel van vier verschillende deeloplossingen zal uiteindelijk de gewenste situatie voor Tasty Present Chocotelegram als ook voor haar strategische partners Hallmark en Design3000 bereikt worden. Door middel van de auto-id oplossingen barcodering (1 dimensionaal), een upgrade van het huidige ERP-systeem Microsoft Dynamics Navision 2009 en een herinrichting van de logistieke processen orderverwerking, productie en distributie van Tasty Present Chocotelegram, wordt het mogelijk om een eenduidige structuur binnen de keten te creëren waardoor efficiënter gewerkt kan worden en de algehele kwaliteit zal verbeteren. Door de implementatie van RFID-technologie zal uiteindelijk ook het probleem van Tasty Present Chocotelegram dat centraal staat binnen de afstudeeropdracht worden opgelost. Door het gebruik van RFID-technologie met locatiebepaling is het mogelijk om twee gepersonaliseerde producten, zoals bijvoorbeeld een Chocotelegram met persoonlijke tekst en een persoonlijke wenskaart samen te voegen tot één pakket. Door het toepassen van deze technologie is het mogelijk voor Tasty Present Chocotelegram om product- en markinnovatie toe te passen. Versie 1.0 Datum: 10-6-2015 Tasty Present Chocotelegram De Gronckelstraat 2A 6141 AG Limbricht T +31 464757674 F +31 464758107 info@tastypresent.nl www.tastypresent.nl www.chocotelegram.nl Afstudeeropdracht HBO ICT Information Management Student Docentbegeleider Bedrijfsbegeleider Mw. J. Marell Dhr. B. Machielse Scan de QR-code om het document digitaal te lezen.
Extended Abstract Pagina 2 van 7 Inleiding Dit extended abstract is opgesteld in het kader van de afstudeeropdracht van Joyce Timmers, student HBO-ICT Information Management aan ZUD Hogeschool. De afstudeeropdracht heeft plaatsgevonden bij Tasty Present Chocotelegram gevestigd te Sittard. Het extended abstract geeft een duidelijk beeld van de uitgevoerde opdracht, welke aanpak gehanteerd is en welke resultaten behaald zijn. De opdracht die centraal staat is het onderzoeken, analyseren en het adviseren over het herinrichten van de logistieke processen orderverwerking, productie & distributie van Tasty Present Chocotelegram en haar strategische partners Hallmark en Design3000, waarbij een logistieke oplossing voor identificatie dient te zorgen voor een efficiënte verwerking van afzonderlijke producten van verschillende producenten die samengevoegd moeten worden op één locatie. De belangrijkste stakeholders binnen de afstudeeropdracht zijn naast de opdrachtgever Tasty Present - Chocotelegram, de strategische partners Hallmark en Design3000. Ook het handlingsbedrijf van Hallmark, hierna te noemen: HB, is een belangrijke stakeholder. De aanleiding voor de opdracht is de vraag vanuit de strategische partners Hallmark en Design3000, om gepersonaliseerde chocolade kado s aan te leveren die op de eigen logistieke locatie door de eigen distributieafdeling worden samengevoegd met eigen (gepersonaliseerde) producten, zoals bijvoorbeeld een wenskaart of straatnaambord, om als één pakket te versturen richting ontvanger. De huidige (logistieke) processen en de manier van werken binnen Tasty Present - Chocotelegram en haar strategische partners voldoen niet meer om aan deze vraag te kunnen voldoen. De afstudeeropdracht richt zich op het vinden van een passende oplossing voor dit probleem. Binnen de afstudeeropdracht komen de life-cycle fasen beheren, analyseren, adviseren en ontwerpen aan bod. Zo zal de student een bedrijfsanalyse doen om een oplossingsgericht advies te kunnen uitbrengen. Tevens zal de student een herontwerp van de logistieke processen orderverwerking, productie & distributie van Tasty Present Chocotelegram opleveren. De verschillende deeloplossingen die de student oplevert als verbetervoorstellen zullen een bijdrage leveren aan het verbeteren en innoveren van de onderzochte processen. Opdrachtomschrijving Tasty Present Chocotelegram zoekt een logistieke oplossing voor identificatie van afzonderlijke producten van verschillende producenten die op een zo efficiënt mogelijke manier samengevoegd moeten worden op één locatie. Om tot een duidelijk advies te komen voor procesverbetering, zal de student onderzoek verrichten naar verschillende logistieke oplossingen t.b.v. identificatie van producten. Deze resultaten worden vastgelegd in een literatuurrapport. Tevens zal de student de logistieke processen analyseren, best practices bestuderen en verschillende verbetervoorstellen opstellen. Ten slotte zal de student een advies uitbrengen over het optimaliseren van de ketenintegratie, waarbij de ketens profijt hebben van de verbetering.
Extended Abstract Pagina 3 van 7 Methode De student heeft voor het opleveren van de afstudeeropdracht gebruik gemaakt van projectmanagement op basis van individuele prestaties. Op basis van de Grit-methode heeft de student de fasering vastgesteld binnen het plan van aanpak. De fasering oriëntatiefase, onderzoeksfase, analysefase en adviesfase sluit volgens de student het beste aan bij de op te leveren opdracht. Eerst zal een duidelijk beeld moeten ontstaan over de organisatie en de achtergrond van het probleem (oriëntatiefase), vervolgens moeten de huidige en de gewenste logistieke processen in kaart worden gebracht en dient onderzoek gedaan te worden naar de mogelijke logistieke oplossingen die een bijdrage kunnen leveren aan het oplossen van het beschreven probleem. Binnen de analysefase worden de bevindingen uit de onderzoeksfase geanalyseerd. Op basis van de analyse wordt uiteindelijk een advies opgesteld. Onderstaande afbeelding geeft de opbouw van de afstudeeropdracht weer. Huidige en gewenste situatie Programma van eisen en wensen Literatuurrapport Voorlopig advies + feedback strategische partners Advies Afbeelding 1. Trechter opbouw afstudeeropdracht Tijdens het opstellen van het rapport Huidige & gewenste situatie heeft de student gebruik gemaakt van verscheidene modellen en technieken. Om een duidelijk beeld te vormen van de huidige situatie heeft de student semi-gestructureerde mondelinge interviews gehouden met de betrokken medewerkers en zijn de logistieke processen bij Tasty Present Chocotelegram en haar strategische partners Hallmark en Design3000 geobserveerd. De processen zijn gevisualiseerd met behulp van het tekenprogramma Visio. De macht van de betrokken stakeholders is in kaart gebracht door middel van een stakeholder power-interest matrix en een krachtenveldanalyse. Om de huidige en gewenste situatie binnen de keten goed te kunnen beschrijven en te visualiseren, heeft de student het SCOR (Supply Chain Operations Reference) model toegepast. Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de student in overleg met de opdrachtgever besloten dit model alleen toe te passen op niveau 1, 2 en 3 voor de logistieke processen van de ketens Tasty Present Chocotelegram, Hallmark en Design3000.
Extended Abstract Pagina 4 van 7 Om de knelpunten binnen de huidige situatie in kaart te kunnen brengen, heeft de student gebruik gemaakt van een oorzaak- en gevolgdiagram (visgraatdiagram) en een faalwijzen- en gevolgenanalyse. Door middel van de visgraatdiagram heeft de student proberen te achterhalen welke oorzaken verantwoordelijk kunnen zijn voor het feit dat geen identificatie van een kado kan plaatsvinden. Via de faalwijzen- en gevolgenanalyse heeft de student getracht de verschillende soorten faalwijzen binnen de logistieke processen te achterhalen. Op basis van het rapport huidige & gewenste situatie en de brainstormsessie die de student heeft gehouden met de bedrijfsbegeleider en de medewerker orderverwerking, heeft de student het programma van eisen en wensen opgesteld. De gevonden requirements zijn vervolgens geprioriteerd op basis van de MoSCoW-methode. Om een beeld te kunnen vormen over logistieke oplossingen ten behoeve van identificatie van losse producten, heeft de student veel deskreseach gedaan. De deskresearch is gedaan op basis van een zoekplan en een kenniskaart. Deze zijn terug te vinden zijn binnen het literatuurrapport in bijlage A en B. Door duidelijk de zoektermen en eventuele informatiekanalen te formuleren wordt het zoeken naar geschikte informatie een stuk makkelijker. Bij het opstellen van de verbetervoorstellen heeft de student rekening gehouden met de analyse van de huidige en gewenste situatie, de bevindingen uit het literatuurrapport en het programma van eisen en wensen. Daarnaast heeft de student gesprekken gevoerd met verschillende leveranciers (huidige IT-leveranciers van Tasty Present Chocotelegram alsook organisaties die gespecialiseerd zijn in auto-id technologieën zoals Zetes te Son en Mieloo & Alexander te Hoofddorp) om zo tot een oplossingsgericht advies te komen, waarbij een realistisch investeringsoverzicht wordt opgeleverd. Op basis van het adviesrapport kan Tasty Present Chocotelegram beslissen welke verbetertrajecten wenselijk zijn en deze kunnen eventueel op korte termijn starten. Resultaten De student heeft tijdens de afstudeeropdracht verschillende producten opgeleverd om een oplossingsgericht advies te kunnen uitbrengen in het eindproduct Adviesrapport. Als eerste heeft de student de huidige en gewenste situatie beschreven en gevisualiseerd binnen het rapport Huidige & gewenste situatie. Dit rapport bevat als eerste een stakeholdersanalyse, zodat de betrokken stakeholders duidelijk zijn. Daarnaast bevat dit rapport de procesbeschrijvingen en procestekeningen van de logistieke processen orderverwerking, productie & distributie van Tasty Present Chocotelegram en van de logistieke processen productie & distributie van Hallmark en Design3000. De knelpunten staan beschreven door middel van een visgraatdiagram en een faalwijzen- en gevolgenanalyse. Tot slot bevat dit rapport ook de huidige en gewenste situatie van de logistieke processen binnen de keten op basis van het SCOR model. Het programma van eisen en wensen is opgesteld op basis van business requirements, stakeholder requirements en system requirements. De system requirements bestaan uit functional en nonfunctional requirements. Het literatuuronderzoek richt zich op logistieke oplossingen die ingezet kunnen worden voor het identificeren van losse producten. De verschillende auto-id oplossingen worden uitvoerig beschreven en toegelicht door middel van verschillende praktijkvoorbeelden. Tevens zal in dit rapport aan bod komen welke auto-id oplossingen op dit moment in gebruik zijn bij de betrokken stakeholders.
Extended Abstract Pagina 5 van 7 Op basis van de het rapport huidige & gewenste situatie, het programma van eisen en wensen en het literatuurrapport is het adviesrapport opgesteld. Gezien de complexiteit van de opdracht bestaat het advies uit verschillende deeloplossingen. Deze verbetervoorstellen incl. investeringsoverzichten, staan uitgewerkt in het adviesrapport. Tot slot volgt een oplossingsgericht advies van de student. De beoordelingsformulieren die door de betrokken partijen zijn ingevuld zijn terug te vinden in het portfolio. Ook de voorgangsrapportages zijn binnen het portfolio terug te vinden. Discussie Tijdens het in kaart brengen van de huidige situatie van de logistieke processen van Tasty Present Chocotelegram en haar strategische partners Hallmark en Design3000, is gebleken dat veel winst behaald kan worden door het verder toepassen van geautomatiseerde oplossingen. Het aantal fouten door menselijke handelingen, zoals schrijf- en typefouten, zal dan aanzienlijk verminderen. Ook is gebleken dat de logistieke processen van Tasty Present Chocotelegram sterk afwijken van de logistieke processen van Hallmark en Design3000. Deze processen herinrichten zou kunnen zorgen voor een eenduidige structuur, waardoor verbeteracties sneller en beter doorgevoerd kunnen worden. Daarnaast is tijdens het onderzoeken gebleken dat Tasty Present Chocotelegram nog werkt met een verouderde versie van het ERP-Pakket Microsoft Dynamics Navision. Hierdoor zijn bepaalde koppelingen met geautomatiseerde oplossingen niet mogelijk. Gezien de complexiteit van de opdracht is het noodzakelijk om te kijken naar alle aspecten die kunnen bijdragen aan een passende oplossing.
Extended Abstract Pagina 6 van 7 Procesevaluatie De student is van mening dat het afstudeerproces goed is verlopen. Alle betrokken partijen hebben volledig meegewerkt om zo tot een goede oplossing te komen. Hierdoor heeft de student het werken aan de afstudeeropdracht als prettig ervaren. Een kanttekening die de student wel dient te maken betreft de factor tijd. Door de hectiek binnen de organisatie tijdens de drukke perioden zoals Kerstmis, Valentijn en Pasen, is vertraging ontstaan in de oplevering van de opdracht. Gezien de omvang van de organisatie geldt dat het verwerken van offertes en orders prioriteit heeft ten opzichte van het werken aan de afstudeeropdracht. Toekomstig kunnen wellicht uren en/of dagen ingepland worden voor dit onderzoek, zodat iedereen binnen de organisatie tijdig op de hoogte is van de beschikbaarheid van de medewerker die het onderzoek uitvoert. Conclusie Op basis van alle opgeleverde producten, kan geconcludeerd worden dat de vier verbetervoorstellen allemaal een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het oplossen van de knelpunten binnen de logistieke processen van Tasty Present Chocotelegram en haar strategische partners. De student heeft tijdens de afstudeerperiode met enige regelmaat overleg gepleegd met de bedrijfsbegeleider en de medewerkers van de strategische partners. Door deze constante vorm van feedback heeft de opdracht steeds een duidelijke richting gehad en is draagvlak gecreëerd voor mogelijke oplossingsrichtingen. De bedrijfsbegeleider heeft aangegeven erg tevreden te zijn met de producten die reeds opgeleverd zijn. Door het onderzoek kan op termijn marktinnovatie plaatsvinden en dat is voor Tasty Present Chocotelegram van groot belang. Het gedane onderzoek is volgens de bedrijfsbegeleider dan ook noodzakelijk om toekomstig als organisatie te kunnen groeien. Tijdens de feedbacksessies met de strategische partners Hallmark en Design3000 is naar voren gekomen dat de verbetervoorstellen van de student voor Tasty Present Chocotelegram een bijdrage kunnen leveren aan het efficiënter laten verlopen van de eigen logistieke processen, waardoor uiteindelijk de kwaliteit van de geleverde producten en diensten verbetert. De strategische partners zijn dan ook zeer benieuwd naar het verder verloop van de verbeteracties en willen op te hoogte blijven van alle nieuwe ontwikkelingen. Het advies van de student is dan ook om de verschillende verbetervoorstellen stap voor stap te implementeren, goed onderling overleg te plegen met de verschillende strategische partners en leveranciers en te onderzoeken of de mogelijkheid voor een herinrichting van de logistieke processen bij Tasty Present Chocotelegram haalbaar is. Zo ontstaat een eenduidige structuur binnen de keten, waarna het toekomstig makkelijker wordt om nieuwe strategische partners te laten aansluiten.
Extended Abstract Pagina 7 van 7 Opgeleverde producten Onderstaande producten zijn door de student opgeleverd: - Prestatieplan Persoonlijk presteren ; - Plan van aanpak Persoonlijker kan niet ; - Rapport Huidige & gewenste situatie ; - Programma van eisen en wensen t.b.v. logistieke oplossingen voor Tasty Present Chocotelegram ; - Literatuurrapport Logistieke oplossingen voor de identificatie van producten - Adviesrapport Persoonlijker kan niet ; - Voortgangsrapportages; - Beoordelingsformulieren; - Reflectieverslag; - Extended abstract.