White paper Video Conferencing anno 2012 +31 (0) 88 121 20 00 upc.nl/business Pagina 1 van 8
Video Conferencing De behoefte aan video-vergaderen groeit. Mensen gaan steeds flexibeler om met de begrippen tijd en plaats, maar willen wel altijd en overal met elkaar kunnen samenwerken. Daarom ook komen de betrokken personen fysiek bij elkaar: Zo kun je elkaar het best in de ogen kijken en het makkelijkst informatie uitwisselen. Deze manier is echter wel kostbaar en tijdrovend. Denk maar eens aan de tijd die het kost en de kosten van vervoer. Er is een goed en betaalbaar alternatief: unified video conferencing. Pagina 2 van 8
Unified video conferencing Unified video conferencing is videovergaderen gecombineerd met presence, instant messaging (chat) en collaboration (het delen van documenten, applicaties en/ of de hele desktop). Met de toevoeging van deze functionaliteiten is video conferencing voor iedere werknemer interessant en toegankelijk. Er is geen afhankelijkheid meer van de beschikbaarheid van één specifieke vergaderruimte. En er is informatie over de acute beschikbaarheid van personen (presence). Omdat personen direct benaderd kunnen worden, verdwijnt de noodzaak om een videovergadering lang van te voren te plannen. Het is mogelijk om snel een vraag te stellen als: Ben je nu beschikbaar voor een video vergadering? (instant messaging). Om de vergadering zo effectief mogelijk te maken, ontbreekt de mogelijkheid om gemakkelijk informatie te delen niet (collaboration). Kortom, met unified video conferencing kunnen mensen vergaderen waar en wanneer dat goed uitkomt. Ze hebben vanaf elke gewenste (mobiele) locatie (niet per se een werkplek) multimediaal contact met elkaar en met anderen. De keuze voor unified video conferencing Werkgevers willen hun werknemers op een zo efficiënt mogelijke wijze met elkaar laten communiceren. En ze de gelegenheid geven om op afstand samen te kunnen werken door elkaar te zien en te horen. Maar ook door eenvoudig bestanden met elkaar te kunnen delen of gezamenlijk aan een document te kunnen werken. De huidige vergaderruimtes voldoen vaak niet meer aan de behoefte om medewerkers, maar ook mensen van buiten, op ad hoc basis in de vergadering te betrekken. De kracht van unified video conferencing ligt juist in het feit dat de gebruiker vanaf iedere (werk-)plek multimediaal contact kan hebben met collega s en/of externe relaties. Hierna gaan we verder in op de afwegingen die een bedrijf moet maken in de keuze voor een unified video conferencing oplossing. Pagina 3 van 8
Het huidige aanbod Op dit moment zijn legio oplossingen beschikbaar. Deze zijn hoofdzakelijk gericht op de boardroom en hebben specifieke apparatuur als uitgangspunt. Denk hierbij aan fabrikanten als Tandberg, Polycom en Lifesize. Van origine richten deze aanbieders zich vooral op video conferencing in vergaderruimtes. Met behulp van extra hardware kunnen ze ook video conferencing op de desktop van de gebruiker installeren. Deze apparatuur moet echter wel allemaal bij dezelfde leverancier besteld te worden, anders kan er niet met elkaar gecommuniceerd worden. Voor het gemak wordt dit type oplossingen in dit document verder hardware oplossingen genoemd. Daarnaast zijn er de oplossingen die meer gericht zijn op video conferencing voor eindgebruikers, zoals Skype en UPC Business. Deze oplossingen richten zich op de gebruiker en kunnen op deze manier heel flexibel ingezet worden, zowel vanuit huis of de mobiele werkplek als in vergaderruimtes. Er wordt gebruik gemaakt van standaard computer hardware (die in veel gevallen al aanwezig is). Capaciteit wordt op licentiebasis toegekend. Aan dit type oplossingen wordt verder gerefereerd als software oplossingen. Pagina 4 van 8
Hardware oplossingen Hardware oplossingen maken gebruik van specifieke hardware, de zogenaamde codecs, waarop randapparatuur aangesloten wordt. Denk aan bijvoorbeeld scherm, microfoon en camera. Een hardware oplossingen biedt twee belangrijke voordelen. Voordelen Eén van de voordelen is de onafhankelijkheid van software van derden. Bovendien wordt de apparatuur slechts gebruikt voor één doel: video conferencing. Dit kan uiteindelijk ook gezien worden als een nadeel. Nadelen Deze oplossing kent enkele grote nadelen, zoals de hoge aanschafkosten en de inflexibiliteit van de hardware. De oplossing is namelijk niet altijd beschikbaar voor meerdere eindgebruikers, maar staat centraal opgesteld in één of enkele vergaderruimte(s) per locatie. Ook stellen ze relatief hoge eisen aan de bandbreedte, en hebben soms dedicated verbindingen nodig. Daarnaast is vaak een investering in extra hardware vereist om functionaliteiten of capaciteit toe te voegen. Er is er veel specifieke kennis nodig om de gehele oplossing te beheren. Als u voor een bepaalde oplossing heeft gekozen, zit u ook echt aan deze oplossing vast. Verschillende hardware oplossingen praten niet met elkaar. Dit alles heeft een zeer beperkte flexibiliteit tot gevolg: Medewerkers moeten in één ruimte zijn voor een video conference, medewerkers die onderweg zijn kunnen niet deelnemen. Externe partijen kunnen niet betrokken worden bij de vergadering. Is er meer capaciteit nodig of moet de sessie opgenomen worden, dan moet er vaak extra hardware aangeschaft worden. Pagina 5 van 8
Software oplossingen Op software gebaseerde oplossingen zetten de video conferencing mogelijkheden op de desktop of laptop van de gebruiker. De software maakt gebruik van standaard PC-hardware en draait in een browser of een specifieke applicatie. Naast een standaard PC met netwerk of internet verbinding zijn alleen nog een webcam, een microfoon en luidsprekers nodig. Voordelen Een groot voordeel is natuurlijk de flexibiliteit voor de gebruikers en beheerders. Aan de ene kant kan de gebruiker zelf kiezen vanaf welk apparaat hij deelneemt aan een video conference, aan de andere kant kan een beheerder eenvoudig nieuwe gebruikers aanmaken, zonder daarvoor extra hardware te moeten installeren. Er wordt immers gebruik gemaakt van bestaande standaard hardware: apparatuur die in een grote verscheidenheid beschikbaar is en dus relatief goedkoop. Het activeren van een gebruiker gaat op basis van licenties. En daarmee is een andere groot voordeel de aanschafprijs. Door het gebruik van standaard hardware zijn de kosten aanzienlijk lager. Nadelen Een nadeel kan zijn dat software oplossingen niet beschikken over dedicated hardware. Hiermee is de goede werking niet alleen afhankelijk van de software maar ook van de gebruikte hardware. Pagina 6 van 8
Leveringsmodel Een belangrijk aspect van unified video conferencing is de manier waarop de service afgenomen en beheerd wordt. Is het een lokale hardware/ software-oplossing of wordt de oplossing als netwerkdienst ingezet? Is de dienst web-gebaseerd of is het een applicatie die bij de gebruiker op de PC geïnstalleerd wordt? Deze verschillende aspecten hebben allemaal invloed op de mogelijkheden. Denk daarbij aan zaken als: Beheer (kennis, fte) Schaalbaarheid Flexibiliteit Gebruikersgemak Kosten Beveiliging Bereikbaarheid (zowel intern als extern) Uitstraling van de organisatie naar klanten Toegankelijkheid Pagina 7 van 8
Kiezen Om een goede keus kunnen maken moet er een afweging gemaakt worden. Als eerste moet er gekeken worden naar de omvang van de gewenste oplossing. Gaat het om een klein aantal gebruikers of een groter aantal? Werken deze gebruikers mobiel? Werken de mobiele gebruikers binnen of buiten de organisatie? Is er al video conferencing apparatuur aanwezig die gekoppeld kan worden aan de nieuwe oplossing? Wilt u ook mensen buiten uw organisatie voor vergaderingen kunnen uitnodigen? Wilt u de vergadering op kunnen nemen? Wil en kan uw bedrijf in één keer een groot bedrag investeren in video conferencing of heeft u voorkeur voor een dienst met maandelijkse kosten? Met het antwoord op deze vragen wordt de keuze voor de meest geschikte oplossing een stuk eenvoudiger. Wilt u advies ontvangen over unified video conferencing? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. +31 (0) 88 121 20 00 upc.nl/business Pagina 8 van 8