Installatiehandleiding XBRLreports XBRLreports Communication Manager Versie 1.0 Oktober 2016
Disclaimer Dit document is eigendom van XBRLreports B.V. en blijft dit ook ten alle tijden. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor XBRLreports B.V.. De informatie die dit document bevat, is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door XBRLreports B.V. rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van XBRLreports B.V. niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee in dat hij of zij dit document op verzoek zal retourneren aan XBRLreports B.V. Microsoft, Windows, Windows Vista, Excel en Office 365 zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde staten en/of andere landen. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 2
Inhoud 1. Introductie..4 2. Installatie..5 2.1 Vóóraf.5 2.2 Installeren XBRLreports..5 2.2.1 Activeren licentie XBRLreports...6 2.2.2 Aankoop licentie.7 2.3 Installatie XBRLreports Communication Manager..9 2.3.1 Activeren licentie XBRLreports Communication Manager 9 3 Software update.11 Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 3
Introductie XBRLreports XBRLreports is een Excel invoegtoepassing voor het creëren, inlezen en renderen van XBRL rapportages. De invoegtoepassing integreert naadloos in uw huidige Excel toepassingen. Met XBRLreports is het mogelijk om XBRL rapportages te maken en in te lezen op basis van entrypoints die voldoen aan de Nederlandse Taxonomie Architectuur, zoals: Alle KvK jaarrekeningen opgenomen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2012; Alle kredietrapportages opgenomen in de Bankentaxonomie vanaf 2013; Alle fiscale rapportages opgenomen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2014; Alle NBA accountants verklaringen; Alle CBS statistiek uitvragen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2015: Alle horecarapportages opgenomen in de Horeca Taxonomie 1.0; Alle kredietverzoeken voor Fink. XBRLreports Communication Manager De XBRLreports Communication Manager is een aanvulling op de XBRLreports add-in voor Excel. Met een actieve gebruikerslicentie voor de XBRLreports Communication Manager bent u in staat om XBRL instances te versturen naar overheid en banken, eventueel via een portaal. Voor het verzenden van XBRL instances is het niet noodzakelijk dat deze met XBRLreports zijn aangemaakt. Naast het verzenden van XBRL instances is het met een actieve gebruikerslicentie tevens mogelijk om met de XBRLreports Communication Manager loonheffingsbestanden te versturen naar Digipoort. Voor het verzenden kan gebruik worden gemaakt van een eigen PKI overheidscertificaat óf het certificaat van XBRLreports. Tevens ondersteunt de XBRLreports Communication Manager het opvragen van de statusinformatie van de documenten die zijn verzonden naar een portaal. Met deze informatie kan worden gecontroleerd of de uitvragende partij het XBRL-instance of het loonheffingsbestand heeft ontvangen en geaccepteerd. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 4
Installatie Vóóraf XBRLreports en de XBRLreports Communication Manager kunnen worden geïnstalleerd op een Windows systeem vanaf Windows Vista SP2 met daarop Microsoft Excel vanaf versie 2007. Zowel de 32-bits als de 64-bits versies van het Windows systeem als van Microsoft Excel worden ondersteund. XBRLreports wordt ook ondersteund in Office 365. Om XBRLreports te kunnen gebruiken moet vooraf het aanvullende Microsoft Office component Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable zijn geïnstalleerd. Dit component is nodig voor het werken met invoegtoepassingen en database connectiviteit. Het Office component wordt door Microsoft gratis verstrekt en kan worden gebruikt met alle Excel versies. Het component is te downloaden vanaf: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=23734 (Afhankelijk van de 32 bits of 64 bits Excel versie, dient de 32 bits of 64 bits variant van het Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable -component te worden geïnstalleerd). Door het installatieprogramma van XBRLreports en het installatieprogramma van XBRLreports Communication Manager wordt voor de overige nodige componenten gecontroleerd of deze al zijn geïnstalleerd. Indien dit niet het geval is, worden deze tijdens de installatie gedownload en geïnstalleerd. Installeren XBRLreports Indien u nog niet beschikt over een installatieprogramma van XBRLreports (XBRLreports _Setup_VersieX.X.X.X.exe) kunt u de laatste versie downloaden van de website van XBRLreports. Om XBRLreports te installeren moet het installatieprogramma van XBRLreports worden opgestart. Het installatieprogramma leidt u automatisch door het gehele installatieproces. Om het installatieproces succesvol te doorlopen is het noodzakelijk dat de Eindgebruikerslicentie voor XBRLreports wordt geaccepteerd. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 5
Activeren licentie XBRLreports Om de licentie op XBRLreports te activeren dient u de beschikking te hebben over een activatiecode. Deze activatiecode ontvangt u per mail op het mailadres dat is opgegeven bij het downloaden van de software. De activatiecode is geldig tot en met dertig dagen na de aanvraag. De licentie activeert u door Excel op te starten. Nadat u het installatieprogramma van XBRLreports succesvol heeft doorlopen, treft u in de menubalk van Excel een extra menu-optie aan. Door deze menu-optie te selecteren wordt de werkbalk van XBRLreports zichtbaar. Vervolgens komt u via het menu item Instellingen, tabblad Licentie op de locatie waar de persoonsgebonden licentie kan worden geactiveerd. Hier vult u de door XBRLreports B.V. verstrekte activatiecode (zonder spaties) in die u terugvindt in de mail die naar het opgegeven mailadres is verzonden. De activatiecode is geldig tot en met dertig dagen na de aanvraag. Voor het activeren van de licentie is een werkende internetverbinding noodzakelijk. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 6
Wanneer de activatiecode wordt geaccepteerd dan wordt de knop Activeren gedeactiveerd en zal een melding op het scherm getoond worden met het aantal resterende licenties. 2.2.2 Aankoop licentie Een licentie op XBRLreports is persoonsgebonden. Dit betekent dat voor elke gebruiker van XBRLreports binnen uw organisatie een aparte licentie moet worden verkregen. Licenties voor het gebruik van XBRLreports kunt u bestellen op de website van XBRLreports of door te kiezen voor de button Licentie(s) kopen in het instellingenmenu van XBRLreports. U wordt dan naar de website van XBRLreports geleid waar de abonnementen van XBRLreports beheerd worden. Om hier te kunnen inloggen en een licentie te kunnen aanschaffen, is het nodig om een aparte registratie te doen. Bij een eerste inlog dient u hiervoor te kiezen voor de menu-optie Aanmelden. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 7
Wanneer u een account heeft aangemaakt, ontvangt u op het opgegeven mailadres een link waarmee het account geactiveerd kan worden. Na activatie kan gekozen worden voor Inloggen. U vindt dan uw contactgegevens en de producten en diensten waarop u een abonnement af kunt sluiten, middels de button Abonneren. In het vervolscherm geeft u aan voor hoeveel gebruikers (of devices) u een abonnement af wilt sluiten. Indien gewenst, is het ook mogelijk om een licentie te deactiveren. Hiermee komt de licentie vrij zodat deze bijvoorbeeld gebruikt kan worden op een andere computer. Het deactiveren van een licentie geschiedt middels de knop Deactiveren in de menu-optie Instellingen, tabblad Licentie. De licentie kan dan op een andere computer geactiveerd worden door de activatiecode in te geven in de menu-optie Instellingen, tabblad Licentie. Indien u de licentie niet activeert, dan is XBRLreports volledig functioneel, echter XBRL instances die worden vervaardigd met een niet-geactiveerde versie van XBRLreports bevatten maximaal 20 gegevens. In veel gevallen is de XBRL instance dan niet compleet. Daarnaast zal het bij het gebruik van een demolicentie niet mogelijk zijn om XBRL instances te versturen naar bijvoorbeeld Digipoort. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 8
Installatie XBRLreports Communication Manager Met de XBRLreports Communication Manager is het mogelijk om XBRL instances te versturen naar Digipoort en de Bancaire Infrastructurele Voorzieningen. Naast het versturen van XBRL instances kunnen ook loonheffingsbestanden direct naar Digipoort worden verstuurd. Indien u nog niet beschikt over een installatieprogramma van XBRLreports Communication Manager (XCM_Setup_VersieX.X.X.X.exe) kunt u de laatste versie downloaden van de website van XBRLreports. Om XBRLreports Communication Manager te installeren moet het installatieprogramma van XBRLreports Communication Manager worden opgestart. Het installatieprogramma leidt u automatisch door het gehele installatieproces. Wanneer XBRLreports Communication Manager succesvol is geïnstalleerd, kan deze direct vanuit de XBRLreports invoegtoepassing worden opgestart door te kiezen voor de menu-optie Communicatie. Activeren licentie XBRLreports Communication Manager Een licentie op de XBRLreports Communication Manager (XCM) is persoonsgebonden, hetgeen inhoudt dat voor elke gebruiker van XCM binnen uw organisatie een aparte licentie moet worden verkregen. Als u de licentie voor de XBRLreports invoegtoepassing voor Excel al heeft geactiveerd op uw computer, dan zal de XCM hier automatisch van gebruik maken. U hoeft dan verder niets te doen. In het geval dat de XCM wordt geïnstalleerd op een andere computer of gebruikt gaat worden door een ander persoon, zal het nodig zijn om de licentie voor de XCM te activeren. Hiervoor dient u de beschikking te hebben over een activatiecode. Voor het verkrijgen van een activatiecode verwijzen wij u naar paragraaf 2.2.2 Aankoop licentie. Voor het activeren van de licentie is een werkende internetverbinding noodzakelijk. Wanneer de licentie niet geactiveerd wordt, zal het niet mogelijk zijn om met de XCM een XBRL instance te verzenden. Tevens is het opvragen van statusinformatie dan niet mogelijk. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 9
De licentie activeert u door in de invoegtoepassing van XBRLreports de XCM op te starten. Op het tabblad Overig treft u de menu-optie Instellingen aan. Vervolgens komt u via het menu item Instellingen, tabblad Licentie op de locatie waar de persoonsgebonden licentie kan worden geactiveerd. Hier vult u de door XBRLreports B.V. verstrekte activatiecode (zonder spaties, hoofdlettergevoelig) in. Als de activatiecode wordt geaccepteerd, wordt de knop Activeren uitgezet en wordt een melding op het scherm getoond met het aantal resterende licenties. Indien gewenst kunt u ook de licentie deactiveren. Hiermee komt een licentie vrij die bijvoorbeeld kan worden gebruikt op een andere computer. Het deactiveren van een licentie geschiedt middels de knop Deactiveren. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 10
Software update Op de website van XBRLreports kunt u altijd gratis de meest recente versie van XBRLreports downloaden. Indien XBRLreports reeds geïnstalleerd is en u een recentere versie van de software wenst te installeren, raden we aan om eerst een back-up te maken alvorens aan de slag te gaan met de update. Wanneer er al XBRL instances verzonden zijn met de XBRL Communication Manager, is het nodig om deze veilig te stellen aangezien de bestanden overschreven worden bij de update van de software. U kunt hiervoor het bestand XBRLCommunicatie.accdb kopiëren. Dit bestand vindt u terug in het pad dat is ingesteld in de instellingen van de XBRLreports Communication Manager op het tabblad Communicatie. Daarnaast is het nodig om de ingelezen rapporten veilig te stellen door deze te exporteren naar cabinets. Binnen de invoegtoepassing XBRLreports in Excel kan dit via de menu-optie Rapporten beheer, optie Cabinet/Exporteren: Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 11
Om de meest recente versie van XBRLreports te installeren, dient de aanwezige versie van XBRLreports te worden gede-installeerd, waarna de nieuwste versie geïnstalleerd kan worden. De aanwezige versie kan worden gede-installeerd door te kiezen voor Configuratiescherm/Programma s. Hierna kunt u de installatiewizard van de nieuwere versie uitvoeren. Na installatie van de nieuwere versie, kan het bestand XBRLCommunicatie.accdb teruggeplaatst worden in de betreffende folder. Hierna is het nodig om de eerder geëxporteerde cabinets opnieuw te importeren. U bent dan klaar met de update en kunt gebruik maken van de meest recente versie van XBRLreports. Installatiehandleiding XBRLreports oktober 2016 12