ROM-portaal HANDLEIDING VOOR VRIJGEVESTIGDEN. Datum Versie ROM-portaal 4.0 Versie document 1.0

ROM-portaal HANDLEIDING VOOR VRIJGEVESTIGDEN Datum 21-10-2016 Versie ROM-portaal 4.0 Versie document 1.0

Inleiding 3 Koppeling met registratiesysteem (EPD) 4 Inloggen in het ROM-portaal 5 3.1 Login (instellen zelfgekozen wachtwoord en veiligheidsvraag) 5 3.2 Wachtwoord wijzigen 6 3.3 Wachtwoord vergeten 6 3.4 Geldt deze inlogprocedure ook voor cliënten? 6 Hoofdmenu 7 Dossiers 8 5.1 Zoek cliënten 8 Menu 8 Basis en geavanceerd zoeken 8 Zoekresultaat 9 Status vragenlijst(en): symbolen 9 Cliëntdossier openen 10 5.2 Nieuwe cliënt 10 Rapportage 12 6.1 Dashboard 12 6.2 Rapporten 14 Cliëntdossier 16 7.1 Dashboard 16 Meetgegevens 18 Tijdlijn 18 7.2 Kenmerken 20 Persoonsgegevens 20 Derden 20 7.3 Metingen 21 Gepland 21 Toevoegen vragenlijst 21 Afnamevormen 23 Automatisch versturen bericht indien geen afnamevorm wordt gekozen 24 7.4 Rapportage 25 Inzien 25 Gemist 28 Rapporten 28 Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 2

Inleiding Het ROM-portaal is een tool om eenvoudig metingen te kunnen verrichten die inzicht kunnen geven in de aard en ernst van de klachten van een cliënt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vragenlijsten die door cliënten worden ingevuld en die door behandelaren worden beoordeeld, waarbij snel en efficiënt een overzicht van resultaten getoond kan worden. De behandelaar bepaalt, afhankelijk van de diagnose en/of doelgroep van de cliënt, welke (set van) vragenlijsten ingevuld moeten worden en op welk moment dat moet plaatsvinden. Middels de inzet van vragenlijsten wordt het mogelijk om, bij herhaalde metingen, te kunnen beoordelen hoe het klachtenverloop is. Met andere woorden, het wordt mogelijk om te beoordelen of de inzet van behandeling en begeleiding het gewenste effect heeft. De resultaten van de vragenlijsten (metingen) zijn inzichtelijk voor de behandelaar en eventueel na toestemming van de behandelaar ook voor de cliënt. Dit document geeft u meer inzicht in de werking van het portaal en gaat tevens kort in op de koppeling met uw EPD (registratiesysteem). Om snel te zoeken in dit document raden wij u aan om gebruik te maken van de functietoetsen (ingedrukt houden) ctrl en f. U kunt nu zoeken op woorden in het document. Indien u na het doornemen van deze handleiding nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met onze supportafdeling (info@reflectum.com). Daarnaast kunt u op de website van Reflectum, www.reflectum.com, de veel gestelde vragen (FAQ s) terugvinden en de nieuwste versie van deze handleiding downloaden. Wij wensen u veel ROM-succes toe. Het Reflectum Team. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 3

Koppeling met registratiesysteem (EPD) Wanneer er een koppeling tot stand is gebracht tussen uw registratiesysteem (EPD) en het ROM-portaal dan heeft u twee voordelen ten opzichte van het gebruik van enkel het ROM-portaal in de stand-alone omgeving: U kunt via uw registratiesysteem (EPD) naar uw ROM-portaal; apart inloggen in het Reflectum ROM-portaal is dus niet nodig > SINGLE SIGN ON (SSO). Wanneer u in uw EPD klikt op ROUTINE OUTCOME MONITORING dan worden cliëntgegevens van de betreffende cliënt overgezet naar het Reflectum ROMportaal. In principe blijft u twee verschillende systemen gebruiken, maar door de koppeling lijken het ROM-portaal en uw EPD geïntegreerd te zijn. Echter, het blijven twee verschillende systemen en twee verschillende databases. Maakt u gebruik van een koppeling met uw registratiesysteem (EPD) dan kunt u hoofdstuk 3 overslaan en verder lezen vanaf hoofdstuk 4. LET OP! Indien u gebruik maakt van een koppeling en u cliëntgegevens wilt aanpassen, dient u dit te doen in uw registratiesysteem (EPD) en niet in uw ROM-portaal. Wanneer u in uw EPD klikt op ROUTINE OUTCOME MONITORING, worden eerder opgeslagen cliëntgegevens in het ROM-portaal overschreven. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 4

Inloggen in het ROM-portaal Wanneer u gebruik maakt van ons ROM-portaal zonder EPD-koppeling, ontvangt u van ons per e-mail uw inloggegevens. In deze e-mail staat uw gebruikersnaam, wachtwoord en een link naar het ROM-portaal (https://lvvp.questmanager.nl). Als u op deze link klikt komt u in het volgende scherm: In dit inlogscherm vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in die u per mail hebt ontvangen. Klik nu op LOGIN. Vervolgens verschijnt het volgende scherm: In de eerste balk voert u het wachtwoord in dat u is toegestuurd per e-mail. In de tweede en derde balk voert u een zelfgekozen wachtwoord in (voor u gemakkelijk te onthouden). Dit wachtwoord gebruikt u alle opvolgende keren bij het inloggen. Uw zelfgekozen wachtwoord dient te voldoen aan de volgende criteria: minimaal 7 karakters waarbij minimaal één letter gecombineerd wordt met minimaal één cijfer en/of Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 5

speciaal karakter. De sterkte indicator geeft aan of uw nieuwe wachtwoord sterk genoeg is. Naast het instellen van een zelfgekozen wachtwoord, wordt u eenmalig verzocht een veiligheidsvraag in te stellen. U bepaalt zelf het antwoord voor een van de voorgedefinieerde veiligheidsvragen of een zelf gekozen veiligheidsvraag. Na invoer van het antwoord kiest u OPSLAAN. U bent nu succesvol ingelogd. Indien u uw wachtwoord wilt wijzigen, kunt u dit doen via het inlogscherm. Vink in het inlogscherm WACHTWOORD WIJZIGEN aan en klik vervolgens op LOGIN. Na invoer van uw oude wachtwoord en tweemaal uw nieuwe wachtwoord kiest u WIJZIGEN. Uw wachtwoord is nu gewijzigd. Het kan zijn dat u uw wachtwoord vergeten bent. Vanuit het inlogscherm kiest u IK BEN MIJN WACHTWOORD VERGETEN. Vervolgens voert u uw gebruikersnaam en e-mail in waarna u, nadat u geklikt heeft op AANVRAGEN, een e-mail ontvangt. Vervolgens klikt u op de link in de e-mail (KLIK HIER OM UW WACHTWOORD TE WIJZIGEN), waarna gevraagd zal worden naar het antwoord op uw veiligheidsvraag en een nieuw wachtwoord. Vervolgens kunt u met uw nieuwe wachtwoord weer inloggen in het ROMportaal. Nee, de cliënt ontvangt geen inloggegevens. Cliënten ontvangen een notificatie-mail met daarin een melding dat er een vragenlijst klaarstaat, met een directe link naar de vragenlijst. Door op de link in deze e-mail te klikken, komen zij direct in het ROM-portaal. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 6

Hoofdmenu De navigatiebalk bovenin het ROM-portaal bevat vier belangrijke elementen: 1 2 3 4 1 Dossiers Hier kunt u de dossiers van al uw cliënten inzien en nieuwe cliënten toevoegen (zie hoofdstuk 5). 2 Rapportage Via rapportage kunt u het dashboard bekijken en rapporten genereren (zie hoofdstuk 6). 3 Gebruikersinstellingen Hier kunt u enkele standaard instellingen aanpassen: Berichttype Hier kunt u aangeven of u via e-mail een bericht wenst te ontvangen zodra een vragenlijst is ingevuld. De functie SMS werkt op dit moment niet. Mobiel nummer Uw mobiele telefoonnummer. Startscherm medewerker niveau Hier kunt u aangeven welk startscherm u wenst te zien, direct nadat u bent ingelogd. U kunt kiezen tussen zoek cliënten, nieuwe cliënt en rapporten. Startscherm cliënt niveau Hier kunt u aangeven welk startscherm u wenst te zien, wanneer u een cliëntdossier opent. Dashboard profiel De indeling van het dashboard kan hier gekozen worden. Deze profielen zijn van te voren gedefinieerd. Formaat voor genereren rapportages Hier kunt u aangeven in welk formaat u de rapporten wenst te genereren (Microsoft Word of PDF). 4 Uitloggen Via deze knop kunt u uw sessie in het ROM-portaal beëindigen door uit te loggen. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 7

Dossiers Hier worden al uw cliënten getoond, welke reeds zijn toegevoegd aan uw ROM-portaal. Op de eerste pagina ziet u 10 cliënten, gesorteerd op alfabetische volgorde van achternaam. Middels de pijltjes kunt u navigeren tussen de pagina s. Menu U kunt een cliënt selecteren door éénmaal met de linkermuisknop op de betreffende cliënt te klikken. Door een cliënt te selecteren verschijnen de volgende mogelijkheden: OPEN Open cliëntdossier. In het geval de cliënt de status Overleden heeft ontvangt u hier melding van bij het openen van het dossier. + GROEP Cliënt toevoegen aan gedefinieerde groep (niet van toepassing voor u). + CASELOAD Cliënt toevoegen aan caseload (niet van toepassing voor u). VERWIJDEREN Cliënt verwijderen. LET OP! Indien u een cliënt verwijderd kan deze niet meer worden teruggehaald! U kunt cliënten niet verwijderen als er reeds vragenlijsten zijn afgenomen, ingepland of gemist. Verwijder eerst de alle lijsten! Basis en geavanceerd zoeken U kunt op twee manieren zoeken naar een specifieke cliënt. BASIS ZOEKEN > slechts één zoekveld is zichtbaar GEAVANCEERD ZOEKEN > alle zoekvelden zijn zichtbaar Alle zoekvelden worden zichtbaar door op het PIJLTJE NAAR BENEDEN te klikken, naast ZOEKEN: Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 8

BASIS ZOEKEN Zoeken Op BSN, naam, geboortedatum of patiëntnummer GEAVANCEERD ZOEKEN Niet actief sinds Op cliënten die niet actief zijn of afgesloten sinds geselecteerde datum Startdatum Op aanmelddatum binnen het ROM-portaal Status Op status van de cliënt Begin/eind adviesdatum Op datum van het begin/einde meetmoment Cliënt ID / IID Op EPD cliëntnummer of ID waarop cliënt binnen de database van het ROM-portaal geregistreerd is * de volgende zoekopties zijn niet voor u van toepassing: afdeling, groep, meettraject, medicatie, diagnose, therapie en screener. Zoekresultaat De gevonden cliënten worden getoond bij ZOEKRESULTAAT. Hier wordt (mits u deze gegevens over de cliënt heeft ingevoerd) de naam weergegeven, geboortenaam, afdeling en status van de vragenlijst(en). Tevens wordt weergegeven wanneer de VOLGENDE METING moet plaatsvinden, conform de periode die is ingesteld als afname interval. Status vragenlijst(en): symbolen In dit beginscherm kunt u o.a. zien of en hoeveel vragenlijsten ingepland staan voor de cliënt en hoeveel vragenlijsten de cliënt heeft afgerond. SYMBOOL Gepland Volledig Signaal OMSCHRIJVING Aantal ingeplande vragenlijsten. Aantal voltooide (volledige) vragenlijsten. Geeft aan of er signalen uit de vragenlijsten naar voren komen. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 9

Cliëntdossier openen Het dossier van een cliënt wordt geopend door een cliënt te selecteren. Kies daarna OPEN of dubbelklik op de naam van de cliënt. Het cliëntdossier wordt verder toegelicht in hoofdstuk 7. Als een cliënt een nieuwe vragenlijst afgenomen heeft wordt de regel van de betreffende cliënt vetgedrukt weergegeven in het overzicht. Nieuwe cliënten worden aangemaakt vanuit DOSSIERS door NIEUWE CLIËNT te kiezen. In dit scherm kunnen alle relevante cliëntgegevens ingevoerd worden. LET OP! Er zijn maar enkele gegevens verplicht. OPTIE BSN Geslacht Voorletters Roepnaam Achternaam Partnernaam Naam (bij gebruik in aanhef) Naam Geboortedatum E-mail Mobiel nummer Afdelingsniveau 3 Berichttype OMSCHRIJVING Het burgerservicenummer Het geslacht (man/vrouw) De initialen De roepnaam De achternaam zoals verkregen bij geboorte De achternaam van de partner (indien van toepassing) Weergave van de naam zoals deze in een aanhef wordt gebruikt (automatisch gevuld) Weergave van de naam zoals deze in het ROM-portaal wordt getoond (automatisch gevuld) De geboortedatum (DD-MM-JJJJ) Het e-mailadres van de cliënt. Bij elke nieuwe cliënt wordt automatisch noreply@questmanager.nl ingevuld, zodat bij het opslaan van de cliëntgegevens niet automatisch gebruikersnaam en wachtwoord worden toegezonden aan de cliënt. Dit dient veranderd te worden voordat er e-mails verstuurd kunnen worden naar de cliënt. Het mobiele nummer waarop de cliënt bereikbaar is, Het aanpassen van dit veld heeft voor vrijgevestigden geen meerwaarde (van toepassing op instellingen) Wij adviseren u bij berichttype in alle gevallen voor E-MAIL te kiezen (keuze uit sms, e-mail, push notificatie, e-mail en push notificatie, geen). Wanneer het berichttype niet op E-MAIL staat, zal er nooit een vragenlijst aan de cliënt worden verzonden. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 10

App geïnstalleerd Status* Type loginnaam Er is nog geen app beschikbaar gericht op dit ROM-portaal De status van de cliënt kan op actief, inactief of overleden worden gezet. Standaard zal een cliënt de status actief krijgen. Alleen met deze status heeft de cliënt toegang tot de vragenlijst. Als een cliënt de status overleden heeft, dan kan de datum van overlijden ingevuld worden. Hier wordt de inlognaam voor de cliënt bepaald. Dit mag u op GEGENEREERD laten staan. Gezien cliënten geen inloggegevens ontvangen, heeft deze optie voor vrijgevestigden geen meerwaarde. Wanneer u de gewenste gegevens heeft ingevuld klikt u op OPSLAAN en de cliënt wordt in het cliëntoverzicht geplaatst. Om het dossier te openen klikt u vervolgens op OPEN. De cliënt ontvangt een e-mail zodra de eerste vragenlijst voor deze cliënt is klaargezet. Deze e-mail bevat een link naar de betreffende vragenlijst waardoor de cliënt thuis of op een andere locatie de vragenlijst kan afnemen. Het versturen van deze e-mail gebeurt s nachts. LET OP! De volgende voorwaarden zijn van toepassing voor het versturen van een e-mail: Berichttype (het versturen van berichten naar de cliënt) dient ingesteld te zijn op E-MAIL. E-mailadres dient een GELDIG E-MAILADRES te zijn. Geen invoer van e-mailadres of invoer van noreply@questmanager.nl als e-mailadres worden niet geaccepteerd. U dient bij het inplannen van de vragenlijst een vinkje te zetten achter VRIJGEVEN. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 11

Rapportage Het DASHBOARD geeft op een overzichtelijke manier inzicht in de status van cliënten. Klik op het VERGROOTGLAS achter afdelingsniveau 3, selecteer uw praktijk en klik vervolgens op SELECTEER. Verschillende statistieken worden getoond al dan niet in combinatie met een datumbereik (DATUM VANAF en DATUM T/M). U ziet nu de STATISTIEKEN (behorend bij het gekozen datumbereik): Aantal volledige vragenlijsten Aantal onvolledige vragenlijsten Aantal gemiste vragenlijsten Aantal openstaande vragenlijsten Totaal aantal vragenlijsten Respons op vragenlijst [%] Door te klikken op AFDRUKVOORBEELD en vervolgens op AFDRUKKEN kunt u dit dashboard afdrukken of bijvoorbeeld opslaan als PDF. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 12

Naast STATISTIEKEN, geeft het dashboard inzicht in de volgende gegevens: Door VRAGENLIJSTGEGEVENS te kiezen wordt (voor het geselecteerde datumbereik) over de afgenomen vragenlijsten inzicht gegeven hoe vaak ze afgenomen zijn. In een taartgrafiek wordt dit ook grafisch weergegeven. Door ZOOM te kiezen wordt er een grotere afbeelding getoond. Als er geen vragenlijsten voldoen aan de ingestelde periode wordt een gerelateerde melding getoond. Door CLIËNTEN/SOORT METING te kiezen wordt (voor het geselecteerde datumbereik) per soort meting inzicht gegeven hoeveel vragenlijsten van de betreffende soort afgenomen zijn. Als er geen cliënten voldoen aan de ingestelde periode wordt een gerelateerde melding getoond. Door MEETTRAJECTEN te kiezen wordt voor (het geselecteerde datumbereik) inzicht gegeven voor hoeveel cliënten het meettraject is toegevoegd. Er geldt hierbij dat er een vragenlijst uit dit meettraject afgenomen moet zijn. Voor het aantal wordt tevens aangegeven over hoeveel cliënten een vragenlijst van het soort intake, einde behandeling en zowel een intake en vragenlijst van het soort einde behandeling is afgenomen. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 13

Klik op de naam van het rapport en vervolgens op DETAILS om het overzicht in te zien met afgenomen vragenlijsten die voldoen aan de criteria. Dit overzicht wordt niet getoond als vanuit de rapportdefinitie voor het type vaste set ingesteld is dat het rapport direct gegenereerd moet worden. In dat geval wordt het rapport direct gegenereerd. De volgende instellingen kunnen worden aangepast binnen DETAILS: OPTIE Vergelijkingstype Invuller OMSCHRIJVING Opties: Laatste/eerste meting, Laatste/één na laatste meting Stel hier de vergelijking in die gebruikt moet worden voor het rapport. Opties: Cliënt, Derde, Medewerker Kies welke vragenlijstinvuller(s) meegenomen moet(en) worden in het rapport. KLIK OP GEAVANCEERD OM ONDERSTAANDE OPTIES TE TONEN Sortering Filterniveau Stel de sortering van het rapport in. Opties: Alfabetisch, Invuldatum (aflopend), Invuldatum (oplopend). Filter de rapportdata op verschillende niveaus binnen de instelling. Hiermee kan bijvoorbeeld een afdeling specifiek rapport worden gedraaid. Deze optie is niet van toepassing voor vrijgevestigden. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 14

Meettrajecttype Rapportonderdelen Invuldatum vanaf/tot Opties: alleen van geselecteerde vragenlijst, over alle meettrajecten en specifieke meettrajecten. Bij keuze voor Specifieke meettrajecten kunt u een keuze maken welke meettrajecten u mee wilt nemen in de rapportage. Hier kunnen de te tonen rapportonderdelen gekozen worden. Hier kan de periode waarover het rapport aangemaakt moet worden ingesteld worden. Het is zelfs mogelijk om per vragenlijst in het rapport de rapportonderdelen specifiek in te stellen via de optie RAPPORTONDERDELEN in het vragenlijstoverzicht. Bij het selecteren van rapportonderdelen zijn de volgende instellingen aan te passen: OPTIE Rapportonderdelen Antwoorden filter Normgroep (hoofd/vergelijk) OMSCHRIJVING Hier kunnen de te tonen rapportonderdelen gekozen worden voor de geselecteerde vragenlijst specifiek. Filter op specifieke antwoorden. Opties: Normaal, Patiënt Selecteer welke normgroepen van toepassing zijn. Selecteer de vragenlijsten die u in het rapport op wilt nemen uit de lijst. Kies vervolgens RAPPORT AANMAKEN om het rapport te genereren in het formaat (Microsoft Word of PDF) dat u heeft ingesteld vanuit de gebruikersinstellingen. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 15

Cliëntdossier Het dossier van een cliënt wordt geopend door een cliënt te selecteren uit de lijst (via DOSSIERS). Klik na het selecteren op OPEN of dubbelklik op de naam van de cliënt. Wanneer u via uw EPD systeem bij een bepaalde cliënt op de ROM KNOP heeft geklikt, komt u in het Reflectum ROM-portaal direct terecht in het betreffende cliëntdossier. Na het openen van een cliëntdossier ziet u bovenin welk cliëntdossier u geopend heeft. Door op het pijltje naar beneden te klikken wordt gedetailleerde informatie getoond. Aan de rechterzijde worden de nog niet bekeken signalen getoond. Indien dit er meer dan 3 zijn worden er 2 getoond en de rest onder een verzamelknop gestopt met daarop een nummer van het aantal signalen wat nog niet bekeken is. Boven in het DASHBOARD wordt de tijdlijn van het meettraject getoond met alle geplande en voltooide meetmomenten (aanmelding, intake, start behandeling, tussenmeting, einde behandeling of follow up). U kunt switchen tussen meetmomenten (bijvoorbeeld de voor- en nameting) door op het meetmoment te klikken in de tijdlijn. Het dashboard toont voor deze specifieke cliënt per meetmoment de vragenlijsten, verandering, signalen en een grafiek. Bij VRAGENLIJSTEN worden alle vragenlijsten die aan de cliënt gekoppeld zijn getoond. Vanuit hier kan direct de status gezien worden aan de hand van icoontjes. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 16

Afhankelijk van de status kan een vragenlijst worden afgenomen, de resultaten worden ingezien of opnieuw ingepland worden. Bij VERANDERING wordt de verandering van de diverse vragenlijsten getoond gebaseerd op het huidig geselecteerde meetmoment in de tijdlijn. Van de getoonde waardes is de bovenste de waarde van het huidige meetmoment en de onderste is de vergelijkingswaarde. Als er meerdere voorgaande meetmomenten zijn kunt u het vergelijkingsmoment veranderen tussen een vergelijking met het eerste of het vorige meetmoment. ICOON OMSCHRIJVING Het resultaat van het huidige meetmoment is verbeterd ten opzichte van het vergelijkingsmoment. Het resultaat van het huidige meetmoment niet veranderd ten opzichte van het vergelijkingsmoment. Het resultaat van het huidige meetmoment is verslechterd ten opzichte van het vergelijkingsmoment. Geeft aan dat de verandering significant is. Bij SIGNALEN wordt een lijst getoond van alle signalen die nog niet bekeken zijn door u. Door middel van de optie GEZIEN kunt u individuele signalen uit de lijst verwijderen. De geziene signalen worden dan ook niet meer in het rood in de bovenbalk getoond. GRAFISCH INZICHT in de resultaten van de vragenlijsten tot nu toe in voorgaande meetmomenten. Binnen de grafiek wordt de score en norm (cutoff) voor de vragenlijst als lijn weergegeven (indien van toepassing). Door over een meetpunt in de grafiek te gaan met de muis wordt het resultaat van dat betreffende meetmoment getoond. Per grafiek kan ook nog aangegeven worden welke normgroep er wordt getoond. Maak een keuze uit het dropdown menu boven de grafiek voor specifieke normgroepen. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 17

Meetgegevens Meetgegevens geeft op een overzichtelijke manier inzicht in de status op cliëntniveau. Naast de status van de vragenlijsten wordt er per soort meting aangegeven hoeveel vragenlijsten ervan afgenomen zijn. Eveneens wordt over de afgenomen vragenlijsten weergegeven hoe vaak ze afgenomen zijn. Voor de afgenomen vragenlijsten wordt inzicht gegeven wanneer ze afgenomen zijn. Door een specifieke vragenlijst te selecteren (dubbelklikken) wordt het overzicht met INGEVULDE VRAGENLIJSTEN gefilterd op de geselecteerde vragenlijst. U kunt terugkeren naar de oorspronkelijke weergave door op VERWIJDER FILTER te klikken, nu worden alle ingevulde vragenlijsten weer getoond. Via meetgegevens kunt u de DETAILS bekijken van de geselecteerde vragenlijst (zie subparagraaf 7.4.1 Inzien). Tijdlijn In het scherm TIJDLIJN kunnen één of meerdere vragenlijsten worden getoond in een grafiek die de veranderingen in de loop van de tijd weergeeft. Hiermee kan heel snel gezien worden hoe de cliënt zich ontwikkeld. Om vragenlijsten toe te voegen aan de tijdlijn klikt u op + en kiest u vervolgens de gewenste vragenlijst uit de getoonde lijst. De tijdlijn zal zich automatisch aanmaken. Herhaal deze actie totdat u alle vragenlijsten heeft gekozen die u wilt inzien. U kunt ook Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 18

sneller zoeken door de naam van de gewenste vragenlijst in te typen. Eventueel kunt u de tijdlijn nog specifieker maken door een selectie van SUBSCHALEN en/of VRAGEN te maken per vragenlijst. Er zijn verschillende manieren om op de tijdlijn in- en uit te zoomen: 1. VASTE PERIODES: door middel van de knoppen linksboven de tijdlijn kan er voor gekozen worden om snel naar een specifieke tijdsduur te kijken. U kunt kiezen uit 1 maand (1M), 3 maanden (3M), 6 maanden (6M), year-to-date (YTD), 1 jaar (1Y) of alles (ALL). De periode die gekozen wordt is altijd direct voorafgaand aan de huidige datum. 2. TIJDBALK: u kunt een vrije selectie van een periode maken door middel van de tijdbalk onder de tijdlijn. Door het begin en/of het einde te verslepen past u de getoonde periode aan. 3. VRIJE SELECTIE: ook kunt u een vrije selectie maken door met uw muis een gebied in de tijdlijn te selecteren. Dit doet u door met uw muis op een gewenst punt in de tijd te klikken en de muisaanwijzer te slepen tot een punt zodat u uw gewenste selectie heeft bereikt. In de tijdlijn worden ook nog meetmomenten van niet geselecteerde vragenlijsten, cliëntinterventies en alle signalen getoond. Door op het label van een vragenlijst te klikken zal deze vragenlijst aan de tijdlijn worden toegevoegd. Klikken op een interventie opent hem en toont de gekoppelde vragenlijsten. Door op een signaal te klikken kunt een omschrijving van het signaal inzien met de informatie welke vragenlijst dit signaal heeft geactiveerd en wanneer dit precies was. Indien er meerdere vragenlijsten tegelijk getoond worden in de tijdlijn, dan kunnen individuele vragenlijsten tijdelijk verborgen worden door op de benaming te klikken in de legenda helemaal onderaan het scherm. Door opnieuw op de benaming te klikken zal de vragenlijst weer getoond worden. Vragenlijsten kunnen ook helemaal verwijderd worden uit de tijdlijn door middel van de achter de vragenlijstnaam boven in het scherm. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 19

Via KENMERKEN kunnen cliëntgegevens geraadpleegd of gewijzigd worden en derden van een cliënt worden aangemaakt (+) of gewijzigd/verwijderd worden. Persoonsgegevens Kies PERSOONSGEGEVENS om algemene cliëntgegevens te raadplegen en te wijzigen. Kies WIJZIGEN om cliëntgegevens te wijzigen. Na het wijzigen kiest u OPSLAAN om de wijzigingen te bevestigen of ANNULEREN om de wijzigingen ongedaan te maken. Het BERICHTENLOG geeft in een overzicht weer welke berichten er naar het e-mailadres van de cliënt of derde zijn gestuurd. Derden Een aantal van de beschikbare vragenlijsten gaan over de cliënt en dienen door een derde te worden ingevuld. Door middel van het toevoegen van een of meerdere derden kunt u deze vragenlijsten over de cliënt in laten vullen. Via dit scherm kunt u relaties (DERDEN) van een cliënt aanmaken (+) of wijzigen (INZIEN/WIJZIGEN) worden. Voor het type relatie geldt dat de te kiezen relaties overeenkomen met degene die door SBG gedefinieerd zijn. Door te kiezen voor ANDERS kan de relatie handmatig ingevoerd worden. Onder GEAVANCEERD kunnen verder instellingen voor de derde worden gedaan. Deze werken hetzelfde als voor het aanmaken van een nieuwe cliënt. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 20

Vragenlijsten inplannen en geplande vragenlijsten inzien. Gepland Bij GEPLAND kunnen de ingeplande vragenlijsten en meettrajecten voor de desbetreffende cliënt ingezien worden. Door éénmaal op de naam van een ingeplande vragenlijst te klikken, komen subcategorieën beschikbaar: wijzigen, reden gemist, inplannen, herhalen, afname, verstuur bericht, verwijderen. In dit menu heeft u de mogelijkheid om gemiste vragenlijsten opnieuw in te plannen. Dit doet u door de vragenlijst te selecteren, te klikken op INPLANNEN en vervolgens een datum in de toekomst te kiezen en te klikken op OPSLAAN. De vragenlijst zal nu verdwijnen uit de lijst van gemiste vragenlijsten. Toevoegen vragenlijst Kies TOEVOEGEN VRAGENLIJST om losse vragenlijsten toe te voegen aan de cliënt. Specifieke vragenlijsten kunnen gevonden worden door te filteren op kenmerken en/of te zoeken op naam van de vragenlijst. Door CONTROL (CTRL) ingedrukt te houden kunt u eventueel meerdere vragenlijsten tegelijkertijd selecteren. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 21

Kies voor SELECTEER of dubbelklik waarna de vragenlijstgegevens eventueel gewijzigd worden. Voor een losse toegevoegde vragenlijst geldt dat ROM als MEETTRAJECT van toepassing is. Bij het toevoegen van een losse vragenlijst wordt het MEETMOMENT, dat te wijzigen is, bepaald op basis van de toegevoegde of afgenomen vragenlijsten. Indien er geen vragenlijst toegevoegd is, wordt dit het eerste meetmoment. Als er reeds vragenlijsten toegevoegd zijn wordt het meetmoment met 1 verhoogd voor de betreffende vragenlijst. Het meetmoment kan van een MEETMOMENTLABEL voorzien worden voor een duidelijkere omschrijving in de tijdlijn van het dashboard. Klik op STANDAARD om de STANDAARD ADVIESDATUM in te stellen voor de toe te voegen vragenlijst. Als er één of meerdere vragenlijsten in het overzicht aanwezig zijn wordt de adviesdatum van de als laatste af te nemen vragenlijst aangehouden bij het bepalen van de standaard. De adviesdatum wordt hierbij met 1 verhoogd. Indien er geen vragenlijst toegevoegd is, wordt de huidige datum aangehouden voor het bepalen van de standaard. De adviesdatum wordt hierbij met 1 verhoogd. Onder GEAVANCEERD kunnen nog de volgende zaken worden ingesteld: OPTIE Invuller Bericht naar Behoort tot Vrijgeven OMSCHRIJVING De INVULLER wordt bepaald op basis van de bij de vragenlijst ingestelde invuller. Deze is hier te wijzigen. Bij BERICHT NAAR kunt u aangeven dat u een bericht wenst te ontvangen zodra de vragenlijst volledig afgenomen is. De afdeling waartoe de cliënt behoort wordt hier automatisch ingevuld. Met het VRIJGEVEN van de vragenlijst, geeft u aan dat u deze vragenlijst aan de cliënt wilt mailen. Wanneer vrijgeven niet is aangevinkt, wordt de lijst niet verstuurd. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 22

Privé Instellingen kunnen een meetmoment als PRIVÉ aanmerken, zodat deze alleen inzichtelijk is voor directe medewerkers. Deze optie is dus niet van toepassing voor vrijgevestigden. Op basis van een vrijgegeven vragenlijst wordt er wel/geen e-mail naar het e-mailadres van de cliënt of derde gestuurd en kan de cliënt/derde vanuit het cliënten of derden portaal de vragenlijst wel/niet afnemen. Als de vragenlijst niet vrijgegeven is, kan deze wel via het account van de behandelaar afgenomen worden. Kies TOEVOEGEN om de vragenlijst toe te voegen. U keert vervolgens terug naar het overzicht. Kies ANNULEREN om terug te keren zonder de vragenlijst toe te voegen. Afnamevormen Op het moment dat een vragenlijst gepland is, dan kan deze lijst worden geselecteerd door erop te klikken. Vervolgens kan via AFNAME de gewenste AFNAMEVORM gekozen worden. TERMINAL Een beveiligde omgeving zodat de cliënt na het invullen van de lijst niet in zijn/haar dossier komt; AFNAME BEHANDELAAR Afname van de vragenlijst in het portaal door behandelaar. Na het afnemen van de vragenlijst wordt de naam van de behandelaar weergegeven; Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 23

CLIËNT/DERDE Afname van de vragenlijst in het portaal door cliënt of derde. Na het afnemen van de vragenlijst wordt de naam van de cliënt of derde bij resultaten weergegeven; VERKORTE INVOER Wanneer u eerder de vragenlijst al op papier heeft afgenomen kunt u deze hier invoeren in het portaal. LET OP! U kunt achteraf de vragenlijst antidateren. Bij het toevoegen van de vragenlijst in het menu vragenlijstbeheer hoeft u deze datum nog niet in te vullen Automatisch versturen bericht indien geen afnamevorm wordt gekozen Indien u geen specifieke afname vorm kiest, wordt een geplande vragenlijst S NACHTS automatisch per e-mail naar de cliënt of derde gestuurd. Dit gebeurt alleen als het berichttype vanuit de cliëntgegevens voor de cliënt of derde op E-MAIL staat. Een andere voorwaarde is dat de vragenlijst is vrijgegeven. De cliënt of derde kan vervolgens met de vragenlijst starten via de hyperlink in de e-mail. Er wordt automatisch een herinneringsmail gestuurd. Dit gebeurt 3 dagen voor het verlopen van de einddatum. De status van de vragenlijst dient hierbij niet volledig ingevuld te zijn of gemist. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 24

Via RAPPORTAGE kunt u (gedeeltelijk) ingevulde vragenlijsten inzien, gemiste vragenlijsten verwerken en rapporten bekijken. Inzien In het overzicht INZIEN staan de vragenlijsten die al (gedeeltelijk) zijn ingevuld of waarvan de meetperiode is verstreken. Na het selecteren van een specifieke vragenlijst kent het menu de volgende mogelijkheden: DETAILS Inzien vragenlijst WIJZIGEN Achteraf wijzigen van invuller (zie geavanceerd), meettrajectvolgnummer, meettraject, meetmoment, soort of invuldatum VERWIJDEREN Vragenlijst verwijderen ANTWOORDEN AANPASSEN Wijzigen van gegeven antwoorden van de geselecteerde vragenlijst Selecteer een vragenlijst en kies DETAILS of dubbelklik om een vragenlijst in te zien. Vervolgens kunnen de meetresultaten worden ingezien door middel van tabbladen (alleen als de vragenlijst volledig is ingevuld): OPTIE Verloop Samenvatting Alle vragen Instellingen Rapportage Signalen OMSCHRIJVING Grafische weergave van de meetresultaten per subschaal Tekstuele uitleg van de verandering en van de scores Weergave van alle vragen en bijbehorende antwoorden Instellen vorige meetmoment en hoofd/vergelijk normgroep Filteren specifieke rapportonderdelen en aanmaken rapport Weergave van vragen waarop de gegeven antwoorden aan het signaal voldoen Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 25

VERLOOP VAN SCORE IN DE GRAFIEK OVER DE TIJD Op de VERTICALE Y-AS is de score weergegeven. De y-as geeft het hele mogelijke bereik van de subschaal weer en begint dus niet per definitie bij nul maar is afhankelijk van de minimale en maximale uitslag op de y-as. Het bereik van een grafiek staat standaard ingesteld op de maximum score +10%. Wanneer het maximum gescoord wordt, is dit ook duidelijk zichtbaar binnen de grafiek. De HORIZONTALE X-AS geeft de tijd weer tussen de meetmomenten. De x-as loopt van het eerste meetmoment tot aan het laatste meetmoment. Als van de subschaal van de vragenlijst een grenswaarde voor ziek en gezond (CUT-OFF WAARDE) bekend is, dan wordt deze grenswaarde in de grafiek weergegeven met een horizontale lijn. Per vragenlijst kunnen instellingen afwijken, maar over het algemeen geldt dat het gebied boven de cut-off waarde rood en het gebied hieronder groen gekleurd is. Indien de verandering ingesteld is op hoog is positief vindt er een switch cutoff plaats. Het gebied onder de cut-off waardelijn wordt rood en boven lijn groen gekleurd. De instructietekst die op de vragenlijst van toepassing is wordt bekeken door info vragenlijst te kiezen. DE SAMENVATTING GEEFT HET RESULTAAT WEER IN TEKST In de samenvatting van de verandering worden de mogelijke veranderingen weergegeven (hersteld, verbetering, onveranderd, verslechtering en terugval). De ingestelde verandering ( laag is positief of hoog is positief ) is bepalend voor de verandering die wordt weergegeven. Daarnaast wordt de ernst score voor de subschalen weergegeven. Per verandering worden verder de subschalen weergegeven. De score die een cliënt behaalt op een subschaal is afhankelijk van de normgroep waarmee de cliënt vergeleken wordt. Als er geen cut-off waarde is, wordt er vanuit vragenlijsten inzien een - getoond en kan alleen Verbetering, Verslechtering of Onveranderd als verandering van toepassing zijn. Als er een verhoogde score is wordt dit als # weergegeven. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 26

Eveneens wordt de datum van het vorige meetmoment in de lijst weergegeven. De instructietekst die op de vragenlijst van toepassing is wordt bekeken door INFO VRAGENLIJST te kiezen. ALLE VRAGEN TOONT DE VRAGEN, SCORE, ANTWOORDEN EN SIGNALEN Hier kunt u alle antwoorden op de vragen inzien, evenals de scores en signalen. INSTELLINGEN INSTELLEN VORIGE MEETMOMENT EN HOOFD/VERGELIJK NORMGROEP Hier wordt de meting geselecteerd ten behoeve van het vergelijken van de verandering. Een melding wordt getoond als de invuller uit de voormeting niet overeenkomt met het geselecteerde meetmoment. Tevens wordt vanuit de instellingen de hoofd -en vergelijk normgroep ingesteld. Klik op MEER INFORMATIE OVER DEZE VRAGENLIJST om algemene vragenlijst gegevens te bekijken. RAPPORTAGE MIDDELS FILTERING Klik op INSTELLINGEN en kies vervolgens de gewenste parameters. Klik vervolgens op RAPPORT AANMAKEN om het rapport aan te maken. De rapportage is te downloaden als Microsoft Word- of PDF- bestand (afhankelijk van de gebruikersinstelling zie hiervoor hoofdstuk 4) en te gebruiken voor een eventuele brief of rapportage in het EPD. SIGNALEN WANNEER ANTWOORDEN AAN HET GEDEFINIEERDE SIGNAAL VOLDOEN Voor sommige vragenlijsten zijn signalen gedefinieerd en bij (een combinatie van) bepaalde antwoorden op vragen leidt dit tot een signaal, bijvoorbeeld dreiging van suïcide. In dit tabblad kunt u de vragen terugvinden waarop de cliënt een antwoord heeft gegeven waarbij door de uitgever van de lijst een signaal is verbonden. De vragenlijst zal in het overzicht van de ingevulde vragenlijsten rood weergegeven worden, zodat u daarmee geattendeerd wordt dat een signaal wordt afgegeven. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 27

Gemist In het overzicht bij GEMIST worden de vragenlijsten getoond die na het verstrijken van de einddatum niet of onvolledig ingevuld zijn door de cliënt of derde. Kies om de reden voor non-respons te tonen. Gemiste vragenlijsten kunnen opnieuw worden ingepland door de vragenlijst te selecteren en te kiezen voor INPLANNEN. Vervolgens kunt u de nieuwe adviesdatum ingeven en zal de vragenlijst uit de GEMIST lijst verdwijnen. Kies REDEN GEMIST om de reden op te geven waarom een vragenlijst gemist. Door TOEPASSEN OP ALLE VRAGENLIJSTEN VAN DIT MEETMOMENT te selecteren wordt de geselecteerde reden van toepassing op vragenlijsten van hetzelfde meettraject, meettraject volgnummer en meetmoment combinatie. Nadat er opgeslagen is wordt de reden in de kolom REDEN getoond. Rapporten De functionaliteit van RAPPORTEN staat beschreven in hoofdstuk 6. Handleiding ROM- portaal (QM4.0) pagina 28