HRM SOFTWARE AL JE HRM EN PAYROL PROCESSEN GEAUTOMATISEERD IN ÉÉN PAKKET
INTRODUCTIE Als je nieuwe software aanschaft voor de personeels- en salarisadministratie, wil je geen concessies doen. Het pakket moet flexibel zijn, gebruiksvriendelijk, betaalbaar en het moet je helpen geld en tijd te besparen. Daarom biedt AFAS je één geïntegreerd softwarepakket dat voldoet aan al deze eisen. Sterker nog, wij bieden je meer dan dat. Lees deze brochure en laat je verrassen door de vele voordelen die het pakket biedt. DE KRACHT VAN ECHT GEÏNTEGREERD WERKEN Onze e-hrm/payroll-oplossing is één compleet softwarepakket, waarmee alle processen rondom de personeels- en salarisadministratie worden geautomatiseerd. Een geïntegreerde oplossing heeft als voordeel dat je alle gegevens maar één keer hoeft vast te leggen en dat je dagelijks overkoepelende managementdashboards tot je beschikking hebt. Geïntegreerd werken betekent dat de salarisadministratie een logisch gevolg wordt van de registratie van medewerkergegevens. Als deze gegevens, de looncomponenten en de maandelijkse mutaties goed zijn vastgelegd in HRM, dan is verlonen niet meer dan één druk op de knop. DIGITAAL SAMENWERKEN MET E-HRM Door het gebruik van e-hrm verschuift het administratieve proces steeds meer van de backoffice naar de frontoffice. Waar de personeelsadministratie voorheen alleen het domein was voor de HRafdeling (backoffice), is deze tegenwoordig voor de hele organisatie inzichtelijk via een webapplicatie (frontoffice). E-HRM zorgt er niet alleen voor dat veel tijdrovende administratieve processen verdampen, maar maakt ook digitaal samenwerken mogelijk. De webapplicatie is namelijk een ideaal communicatiekanaal en brengt mensen met elkaar in verbinding door alle lagen van de organisatie heen. 2 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
INHOUDSOPGAVE MEER TIJD VOOR ADVIES, VISIE EN BELEID4 BUSINESS INTELLIGENCE 14 TALENT MANAGEMENT 6 18 22 OVERIGE INHOUD Efficiëntie en structuur op jouw afdeling 8 Meedenken en meedoen voor iedereen 10 Payroll wordt één druk op de knop 12 Business Intelligence: van inzicht naar uitzicht 14 Alle functionaliteiten 20 Over AFAS software 22 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 3
MEER TIJD VOOR ADVIES VISIE EN BELEID Hoeveel tijd besteed jij daadwerkelijk aan het geven van advies en het maken van HR-beleid? Dagelijks heb je te maken met de afhandeling van administratieve zaken, zoals het verwerken van verlofaanvragen, het wijzigen van NAW-gegevens van medewerkers, het printen en versturen van salarisstroken en werkgeversverklaringen. Met Employee- en Manager Self Service (ESS & MSS) is dat verleden tijd. Vastlegging bij de bron voorkomt fouten en dubbel werk. MINDER ADMINISTRATIE, MEER TIJD VOOR ADVIES! ZO WORD JIJ EEN STURENDE EN BELEIDSBEPALENDE FACTOR. 4 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
P&O-ADMINISTRATIE IN DE LIJN De visie achter ESS en MSS is om medewerkers en managers onderdeel te maken van het administratieve proces. Iedereen kan zelf zijn of haar eigen HR-gegevens inzien en muteren. Hiermee verhoog je de betrokkenheid van medewerkers en de betrouwbaarheid van de HR-gegevens. Invoering vindt namelijk plaats bij de bron: de medewerker. Daarnaast verlaag je de administratieve werkdruk op de HR-afdeling, neemt het papierverbruik af en het werkplezier toe. Minder administratie, meer tijd voor advies! Zo word jij een sturende en beleidsbepalende factor in de organisatie. E-HRM VAN AFAS ESS en MSS samengevat is: e-hrm. Bij AFAS is e-hrm een moderne, gebruiksvriendelijke, zelf in te richten webapplicatie. Die zorgt ervoor dat medewerkers en managers essentiële HR- informatie makkelijk zelf kunnen raadplegen en aanpassen. Alle informatie die getoond wordt in de webapplicatie is direct afkomstig uit de backoffice. Mutaties worden daar na goedkeuring ook rechtstreeks in verwerkt. Dit betekent dat gegevens maar één keer worden vastgelegd. De integratie voorkomt dubbele vastlegging, scheelt fouten en bespaart iedereen tijd. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 5
MEDEWERKERS HEBBEN INZICHT IN HUN EIGEN VERLOF- EN VERZUIMGEGEVENS ESS Met Employee Self Service kunnen medewerkers hun volledige personeelsdossier inzien. Daarnaast kunnen ze hun loonstroken bekijken, declaraties indienen, zich inschrijven voor cursussen, een werkgeversverklaring oproepen, NAW-gegevens wijzigen, nieuwsberichten lezen en taken ontvangen. Behalve dat medewerkers verlof kunnen aanvragen, krijgen zij ook inzicht in hun eigen verlof- en verzuimgegevens. MSS Met Manager Self Service kunnen afdelingshoofden, aanvullend op ESS, geautoriseerd het personeelsdossier van medewerkers inzien en wijzigen, declaraties beoordelen, verzuim digitaal melden en verlof goedkeuren. Via standaard invoersjablonen kunnen managers ook zelf medewerkers in- en uitdienst melden. Daarnaast hebben ze inzicht in alle kern- en stuurgetallen van de afdeling. 6 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
POCKET APP AFAS Pocket is de mobiele administratie app van AFAS Software. Deze maakt het voor medewerkers mogelijk om een deel van hun administratie gemakkelijk en snel bij te houden vanaf de mobiele telefoon. Zo kunnen ze verlof aanvragen vanaf een terrasje of gewerkte uren registeren wanneer het hen uitkomt. Meer informatie op www.afaspocket.nl AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 7
EFFICIËNTIE & STRUCTUUR OP JOUW AFDELING Zou het niet handig zijn als je alle administratieve processen kunt borgen in één geïntegreerd systeem en niet in allerlei losse applicaties, excellijstjes, e-mails en in hoofden van individuen? Dat zorgt namelijk voor efficiëntie, inzicht en structuur op de afdeling. Met behulp van workflows, signalen en documenten verdwijnen overstromende e-mailboxen, rondzwervende takenlijstje en stapels documenten als sneeuw voor de zon. DOCUMENTEN DELEN E-HRM is bij uitstek een middel om informatie en documenten met elkaar uit te wisselen. Alle documentatie die van belang is voor de organisatie en medewerkers is eenvoudig beschikbaar te stellen aan de juiste doelgroep. Zo is het personeelshandboek bijvoorbeeld voor de hele organisatie digitaal te raadplegen, maar bepaalde procedurebeschrijvingen alleen voor een specifieke laag of divisie. 8 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
AUTOMATISERING MET WORKFLOWS Een workflow is niets meer dan een digitale drager van taken of informatie. Een workflow borgt alle processen op een standaard manier binnen de organisatie en zorgt voor inzicht en overzicht. Niet alleen voor jou en je afdeling, maar voor de hele organisatie. De voortgang van iedere workflow is altijd inzichtelijk en het resultaat wordt automatisch vastgelegd in de software. Standaard levert AFAS specifieke workflow modellen mee, maar je kan ook je eigen workflows op maat maken. SIGNALEN: DE DIGITALE REMINDER Omdat je het al druk genoeg hebt, helpt onze software je een handje door je te attenderen op zaken die jouw aandacht nodig hebben. Automatische signalen herinneren je aan belangrijke gebeurtenissen of acties zodat je die niet kunt vergeten. Zo krijg je automatisch signalen wanneer een contract afloopt, als er verjaardagen zijn of jubilea aankomen. We leveren 70 signalen mee, maar je kunt eenvoudig zelf signalen inrichten. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor medewerkers en managers. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 9
MEEDENKEN EN MEEDOEN VOOR IEDEREEN Nieuwe generaties staan te trappelen om de arbeidsmarkt te betreden. En die zijn opgegroeid in een digitale wereld. Deze medewerkers gaan niet met een verhuiskaart bij de HR-afdeling langs om adresgegevens te wijzigen. Jonge mensen willen geen nieuws op het prikbord van de kantine lezen of aan een manager vragen of hij ergens genoteerd heeft hoeveel verlofdagen ze nog hebben. E-HRM zorgt ervoor dat organisaties aansluiten bij de digitale belevingswereld en behoefte van de nieuwe generatie. Met e-hrm creëer je een digitale werkomgeving voor alle medewerkers. De webapplicatie is 24 uur per dag, 7 dagen per week te benaderen. Niemand is meer afhankelijk van de beschikbaarheid van de HR-afdeling. Daarnaast maakt het voor medewerkers en managers niet uit waar ze zijn; met een computer, smartphone of tablet kan iedereen taken afhandelen en informatie bekijken. 10 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
TRANSPARANTIE Het toegankelijk maken van HR-gerelateerde zaken creëert transparantie. HR-informatie is niet langer in handen van één afdeling, maar voor iedereen inzichtelijk. En dat geldt niet alleen voor de HRafdeling. Met e-hrm kun je ook processen en informatie van andere afdelingen openstellen. Zo kan je met behulp van cockpits bijvoorbeeld ken- en stuurgetallen van de organisatie openbaar maken. Informatie wordt hiermee makkelijk deelbaar en voor iedereen toegankelijk. VERBIND MENSEN EN AFDELINGEN E-HRM is meedenken en meedoen voor alle medewerkers. Voortaan is iedereen overal van op de hoogte. Afdelings- en organisatienieuws is namelijk voor iedereen beschikbaar. Medewerkers krijgen signalen als collega s jarig zijn of een jubileum vieren. Lief en leed wordt digitaal met elkaar gedeeld, zodat betrokkenen een persoonlijk kaartje kunnen sturen. En de directie kan via polls input vanuit de organisatie vragen voor belangrijke beslissingen. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 11
PAYROLL WORDT ÉÉN DRUK OP DE KNOP Salarisverwerking is in onze visie een logisch gevolg van de registratie van personeelsgegevens. Als alle gegevens van medewerkers, looncomponenten en maandelijkse mutaties goed zijn vastgelegd, is verlonen niet meer dan één druk op de knop. Tijdens het verlonen worden journaalposten, loonstroken, betaalbestanden, pensioenbestanden en de loonaangifte automatisch aangemaakt. De onderdelen HRM en Payroll zijn volledig met elkaar geïntegreerd. Alle stamgegevens van een medewerker die vastliggen in HRM, vormen de basis voor de verloning. De enige toevoegingen van Payroll zijn de cao s, regelingen en (variabele) looncomponenten. Payroll is het secundaire proces geworden; het logische gevolg van de vastlegging van gegevens en gestandaardiseerde berekeningen. 12 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
DIGITALE LOONSTROOK Na de verwerking en accordering van de salarissen in Payroll worden de loonstroken digitaal verstuurd naar het e-mailadres van de medewerker. De loonstrook komt ook automatisch in het dossier van de medewerker terecht, zodat alle medewerkers via e-hrm hun loonstrook altijd kunnen bekijken. De loonberekeningen blijven in de salarisverwerkingscockpit bewaard, waardoor inzicht en controle achteraf altijd mogelijk is. SALARISWIJZER: EENVOUDIG ÉN LEUK! Naast de standaard loonstrook die we al jaren kennen, kan je met onze software ook de Salariswijzer verstrekken. De Salariswijzer voldoet aan alle wettelijke eisen van een loonstrook, maar toont de salarisgegevens op een compleet nieuwe wijze; een salarisoverzicht met daarop alleen de belangrijkste en verplichte onderdelen, duidelijke iconen en begrijpelijke benamingen. LOONAANGIFTE: SAMENWERKEN MET DE BELASTINGDIENST Heb jij inzicht in de loonaangifte? AFAS Payroll stelt je in staat om door te zoomen tot medewerkersniveau! Uniek is dat het systeem de retourberichten van de Belastingdienst meteen verwerkt in de getoonde status van de loonaangifte. Daarnaast worden terugwerkende krachtberekeningen (TWk s) automatisch afgehandeld. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 13
BUSINESS INTELLIGENCE: VAN INZICHT NAAR UITZICHT Weet jij precies hoe je organisatie ervoor staat? Heb je in één oogopslag inzicht in de voor jou belangrijke managementinformatie? Als je dagelijks real-time inzicht hebt in belangrijke ken- en stuurgetallen, kan je op tijd bijsturen. AFAS maakt deze gegevens op een eenvoudige manier inzichtelijk met dynamische dashboards die je elk moment van de dag de actuele stand van zaken tonen. Zo ben je niet alleen trendsetter, maar kan je ook anticiperen en informeren! ALS HET GAAT OM HET VERWERKEN EN PRESENTEREN VAN GROTE HOEVEELHEDEN DATA IS VISUALISEREN HET SLEUTELWOORD. 14 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
INTEGRATIE BUSINESS INTELLIGENCE Steeds meer bedrijven zijn zich er bewust van dat de data die in de eigen organisatie opgesloten zit van grote waarde is. Om onze klanten hiermee te helpen, hebben wij de Business Intelligence (BI) software van Qlik Sense volledig in ons product geïntegreerd. In tegenstelling tot leveranciers die BIoplossingen aanbieden waar een fors prijskaartje aan hangt, is Qlik Sense volledig onderdeel van de software. Je hebt direct de beschikking hebt over de modernste Business Intelligence tool, zonder extra kosten. VERZAMELEN EN ANALYSEREN Business Intelligence houdt in dat je (interne en externe) bedrijfsinformatie verzamelt en analyseert en daarmee beslissingsondersteunende informatie en inzichten verkrijgt. Het is tegenwoordig een onmisbaar middel om antwoord te krijgen op cruciale vragen. Als het gaat om het verwerken en presenteren van grote hoeveelheden informatie is visualiseren het sleutelwoord. Met de BI tool in ons product heb je altijd de meest actuele en strategische HR gegevens binnen handbereik. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 15
STANDAARD 200 DASHBOARDS WAAR JE DIRECT GEBRUIK VAN KUNT MAKEN. STANDAARD DASHBOARDS Onze BI-oplossing helpt en begeleidt medewerkers en management in het maken van de juiste visualisaties. Eenvoudige visuele analyses, waar elke medewerker mee overweg kan, zodat ook zij kunnen verklaren wat op hun niveau in de organisatie gebeurt. Het daadwerkelijk verzamelen, analyseren en rapporteren van deze gegevens is echter voor veel organisaties een struikelblok. Daarom hebben we alvast 200 dashboards gemaakt waar je direct gebruik van kunt maken. VISUALISATIES De integratie van Business Intelligence in ons product stelt onze HR-klanten in staat om razendsnel visualisaties te maken waarmee direct alle strategische informatie inzichtelijk is. Bijvoorbeeld op het gebied van verlof, verzuim en talentmanagement. Met een intuïtieve drag & drop interface bouw je snel een volledig interactief dashboard op. Je analyseert data tot in de kleinste details, legt nieuwe verbanden en belicht de mogelijkheden vanuit verschillende hoeken 16 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
WAAROM BUSINESS INTELLIGENCE? Niemand kan voorspellen welke vragen naar voren komen als gebruikers op onderzoek uitgaan. Ook de vraagsteller niet. Met een Business Intelligence tool is het mixen en opnieuw verzamelen van data in nieuwe overzichten en visualisaties een koud kunstje. Dit levert de nodige voordelen op voor je organisatie waar je dagelijks van kan profiteren. OVER QLIK SENSE Qlik is een wereldwijde aanbieder van visual analytics software. Met Qlik Sense voorziet het gebruikers in de groeiende behoefte aan rapportage en visuele self-service analyses die betekenis geven aan informatie vanuit verschillende bronnen. Zo kunnen klanten verborgen verbindingen in de data ontdekken die leiden tot inzichten en nieuwe ideeën. MET BUSINESS INTELLIGENCE IS HET MIXEN EN OPNIEUW VERZAMELEN VAN DATA IN NIEUWE OVERZICHTEN EN VISUALISATIES EEN KOUD KUNSTJE. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 17
TALENTMANAGEMENT Steeds meer organisaties zien het belang in van Talentmanagement als onderdeel van strategisch HR-beleid. Logisch, want de vraag naar talent zal de komende jaren groter zijn dan het aanbod. De juiste persoon, met de juiste skills, op de juiste plek. Met Talentmanagement als integraal onderdeel van onze HRM-software, is je organisatie klaar voor de toekomst! Slim automatiseren biedt efficiëntie en met de juiste inzichten en dynamische dashboards maak je altijd de juiste strategische HR-beslissingen. Talentmanagement draait om het inzicht in je medewerkersbestand en de daarbij horende competenties. Daarmee maak je het beleid voor de toekomst om te binden, boeien en behouden van talent. Onze software stelt HR-professionals in staat om Talentmanagement echt in praktijk te brengen. De uitgebreide dashboards en analyse mogelijkheden zorgen ervoor dat je altijd een actueel inzicht hebt. Of het nu gaat om competentiemanagement, performancemanagement of interne mobiliteit. 18 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
COMPETENTIEMANAGEMENT Het ontwikkelen van de competenties en talenten van medewerkers is de core business van HR-professionals. Met competentiemanagement maak je niet alleen het gedrag, kennisniveau en vaardigheden inzichtelijk, het helpt ook bij het vertalen van de missie van de organisatie naar gewenste competenties en ondersteunt direct in de ontwikkeling van de medewerkers. Van de 150 meegeleverde competenties stel je eenvoudig een competentiewoordenboek samen dat toegesneden is op jouw eigen organisatie. De competenties zijn op vier niveaus ingedeeld en voorzien van gedragsindicatoren, coachingsactiviteiten en ontwikkeltips. Ze zijn bovendien geclusterd en kunnen voor bepaalde branches in sets aangeboden worden. SOLLICITANT SELF SERVICE Onderzoeken wijzen uit dat HR-professionals veel tijd kwijt zijn aan het administratieve proces rondom sollicitaties. Daarom heeft AFAS Sollicitant Self Service ontwikkeld. Dit is een online overzicht van vacatures waar werkzoekende op kunnen reageren door hun sollicitatie en contactgegevens achter te laten. Deze gegevens worden gekoppeld aan de vacature en omgezet in een workflow. Met één druk op de knop geef je in de workflow aan wat er met de sollicitatie moet gebeuren. De vervolgstappen worden automatisch in actie gezet en uitgevoerd. Wordt de sollicitant een medewerker? Dan staat deze met één druk op de knop in HRM. Kortom, bespaar veel tijd in het werven en selecteren van nieuwe, goede medewerkers. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 19
ALLE FUNCTIONALITEITEN HRM z Week- en werkroosters z Bezettingsoverzicht z Verzuim- en verlofregistratie z In- en uit dienst wizard z Signalen genereren z Wet Poortwachter z Wagenparkbeheer z Organigram z Vacaturebank z Digitaal personeelsdossier z Uitgebreide managementoverzicht z Budgetteringen z Registratie personeelsleningen z Opleidings- en cursusmanagement z Repeterend verlof TALEN z Nederlands z Engels z Frans z Vlaams E-HRM z Employee & Manager Self Service (ESS/MSS) z Digitaal personeelsdossier z 35 Workflows en 70 signalen z Cockpits en dashboards z In - en uit dienst melden m.b.v. invoersjablonen z Verlofaanvraag en verzuimmelding z Personeelsgegevens muteren z Smoelenboek (wie is wie) z Cursusinschrijving z Enquêtegenerator WERVING EN SELECTIE z Sollicitant Self Service z Koppelen van vacature aan sollicitant en vice versa z Medewerker gebaseerd op sollicitant dossiervorming z Acties op sollicitant 20 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
PAYROLL z Meer dan 165 standaard meegeleverde cao s z Digitale loonstroken en jaaropgave z Loonschalen z Automatische periodieke schaalverhogingen z Kosten- en journaalpostanalyse z Salariswijzer z Loonstroken insturen in AFAS Personal z Standenregister z Loonmutatieoverzicht per periode z Terugwerkende krachtberekening (TWK) z Vrij inrichtbare lay-out van de loonstrook z Automatisch aanmaken betaalbestand z Loonaangifte en journaliseren z Onbeperkt proformaberekeningen maken z Digitale arbo-melding z Digitale bestanden pensioenfondsen z Data-uitwisseling met externe instanties ALGEMEEN z Rapport- en analysegenerator z Meer dan 70 standaard signaleringen krachtige importfunctionaliteit z Vrije inrichting op ieder niveau, veld en tabblad koppeling Microsoft Office z Koppeling met andere softwarepakketten AFAS POCKET APP z Automatische urenregistratie z Onkostendeclaratie op locatie z Kilometerberekening met behulp van GPS z Verlofaanvragen insturen z Digitale handtekening registratie z Altijd en overal toegang tot de CRMdatabase AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 21
OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 22 AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE
AFAS ONLINE Om van de software gebruik te maken, betaalt u een vast bedrag per maand. Zo weet u altijd waar u aan toe bent en zijn grote eenmalige investeringen niet meer nodig. Met AFAS Online beschikt u over de nieuwe generatie zakelijke software via internet. Geen uitgeklede webapplicatie, maar een volwaardige versie van ons pakket. Nooit meer zelf software installeren, onderhouden en updaten. AFAS SOFTWARE - HRM SOFTWARE 23
ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Handelskade 24, Punda Willemstad, Curacao BEZOEKADRES Rumbastraat 27 Oranjestad, Aruba TELEFOONNUMMER +5999 461 0089 TELEFOONNUMMER +297 583 8919