Aan: Raamcontractanten Waardigheid en trots Behandeld door Datum Hedwig van den Eijnde-Schatteman 10 oktober 2016 E-mail Via CTM Solution Onderwerp Uitvraag opdracht 1. Inleiding Op 12 januari 2016 heeft Vilans een raamovereenkomst met u afgesloten via de Europese aanbesteding Vilans kwaliteit Wlz voor het programma Waardigheid en trots. Deze minicompetitie (nadere afroep opdracht) maakt deel uit van deze aanbestedingen en het beschrijvende document d.d. 25 augustus 2015. 2. De opdracht In deze uitvraag beschrijven wij de opdracht voor de ondersteuning van organisatie trajecten in het kader van Waardigheid en trots, onderdeel ondersteuningsprogramma bij (urgente) kwaliteitsvraagstukken. Het traject vindt plaats in een organisatie waar Wlz-gefinancierde zorg wordt gegeven aan (oudere) cliënten zoals die in verpleeghuizen of organisaties in de gehandicaptenzorg gebruikelijk is. Onderstaand vindt u een beschrijving van de opgave. Wij zoeken in totaal met deze uitvraag maximaal 10 coaches voor primair proces. De coaches richten zich op het tot stand brengen in het primair proces van een blijvende en aantoonbaar (meetbaar) geborgde kwaliteitsverbetering bij zorgorganisaties die zorg leveren aan (oudere) cliënten zoals die in en vanuit verpleeghuizen of organisaties in de gehandicaptenzorg gebruikelijk is en die een vraagstuk hebben op het terrein van kwaliteit.
a. Omschrijving Staatssecretaris Van Rijn heeft op 10 februari 2015 een breed plan gelanceerd om de kwaliteit van zorg in verpleeghuizen te verbeteren met de titel: Waardigheid en trots. Liefdevolle zorg voor onze ouderen. Het plan bouwt voort op een eerdere aankondiging in de kwaliteitsbrief van juni 2014. De actiepunten die in het meest recente plan worden genoemd moeten zorgen voor verbeteringen op korte termijn, maar moeten vooral de zorg aan (oudere) cliënten die zorg krijgen zoals in en vanuit verpleeghuizen gebruikelijk is toekomstbestendig maken. Er worden vijf pijlers van kwaliteit benoemd: 1. betere samenwerking tussen cliënt, zorgverlener en mantelzorg; 2. meer ruimte voor de professional; 3. het op orde krijgen van de basis door veilige zorg te borgen; 4. (toezicht op) bestuurlijk leiderschap; 5. meer openheid en transparantie. Eén van de actiepunten uit het plan bestaat uit het faciliteren van verpleeghuizen met een kwaliteitsvraagstuk bij hun kwaliteitsverbetering. Onlangs is in samenhang met de kwaliteitsagenda voor de sector gehandicapten (Samenwerken aan betere gehandicaptenzorg] de doelgroep van de ondersteuning uitgebreid naar organisaties in de gehandicaptenzorg met een kwaliteitsvraagstuk. In dit programma Waardigheid en trots kwaliteit wordt naast de inzet van coaches gewerkt met een pool van deskundigen uit de sector, bestaande uit bijvoorbeeld bestuurders, specialisten ouderengeneeskunde, verpleegkundig specialisten of HEADs (CCE-achtige aanpak). Deze worden op maat ingezet om de specifieke problemen van de organisatie aan te pakken door middel van doorlichten (bijvoorbeeld via een Quick Scan) van de organisatie, advies, begeleiding bij de uitvoering en borging van het advies. Deze deskundigen maken geen onderdeel uit van onderhavige uitvraag. De IGZ en de Wlz-uitvoerder (zorgkantoor) zijn betrokken, en geven de instelling de ruimte om aan verbetering te werken. Teneinde dit proces op een adequate wijze te ondersteunen en tijdig te realiseren wordt ook in 2016 en 2017 aan organisaties ondersteuning in natura aangeboden door waardigheid en trots kwaliteit. Er zal worden gewerkt met twee coaches per traject: 1 coach die zich met name richt op het verander- en ontwikkelproces van de teams/het primair proces en 1 coach die zich met name richt op het verander- en ontwikkelproces bij bestuurder en directie/mt. Daarbij gaan wij ervan uit dat beide coaches samenwerken bij plan van aanpak en uitvoering en actief en consequent afstemmen teneinde de eindresultaten van de organisatie te bereiken in een periode van 1,5 jaar. De coaches worden in aparte uitvragen geworven. Deze uitvraag gaat over de werving en selectie van de coach primair proces.
b. Opdracht en te behalen resultaat Het resultaat van het Waardigheid en trots kwaliteit-traject beoogt een blijvende en aantoonbaar (meetbaar) geborgde kwaliteitsverbetering bij zorgorganisaties met een vraagstuk op het terrein van kwaliteit die zorg leveren aan (oudere) cliënten zoals die in en vanuit verpleeghuizen gebruikelijk is. Waardigheid en trots kwaliteit zoekt in deze uitvraag maximaal 10 coaches om dit proces in de genoemde zorgorganisaties te begeleiden. Meer specifiek heeft de te werven coach de volgende taken en dient de volgende doelen na te streven bij de individuele organisaties/ deelnemers aan het programma Waardigheid en trots kwaliteit. Kwaliteitsniveau in de organisatie gaat van een situatie die aandacht behoeft naar aantoonbaar en blijvend goed (basis van kwaliteit is op orde). De organisatie is lerend van aard: het meten op de zorginhoudelijke indicatoren is tenminste onderdeel gemaakt van de leercyclus en heeft deze werkwijze verankerd in processen en systemen van alle onderdelen in de organisatie. Een adequaat en goed kwaliteitssysteem is operationeel en geborgd op alle niveaus binnen de organisatie (continu verbeteren als norm). Deze opdracht vindt expliciet plaats vanuit de in het programma voorgeschreven en ontwikkelde kaders voor scan, plan van aanpak, meten & monitoren en evaluatie. Het programma zal nadrukkelijk sturen op de inzet en het gebruik van deze instrumenten. De inzet van de coaches wordt gevraagd vanaf medio november 2016 1 en kent de volgende onderdelen: 1. Na de gunning bent u vanaf medio november 2016 beschikbaar. In de zorgorganisatie zal door de coaches samen een scan worden uitgevoerd op basis waarvan vervolgens door de coaches samen een geïntegreerd concept plan van aanpak wordt opgesteld in de 2-3 maanden na start van het traject op basis van door het programma aangeleverde formats. In het geïntegreerde concept plan van aanpak wordt de veranderaanpak en de te onderscheiden fasen om tot resultaat te komen geconcretiseerd. Daarnaast worden doelen en concrete resultaten van de ondersteuning geformuleerd. Voor de kennismaking de scan en het maken van het plan van aanpak zijn voor de coach 130 uur (40 scan, 10 kennismaking en 80 plan van aanpak) in totaal beschikbaar. 2. Vervolgens geeft u, na goedkeuring van het plan van aanpak door de programmaleiding van Waardigheid en trots- kwaliteit uw bijdrage aan uitvoering van het plan van aanpak. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is gemiddeld 12-16 uur per week per coach beschikbaar gedurende 18 maanden in de periode vanaf medio november 2016 c.q. 18 maanden na afronding van de plan van aanpak fase. Het betreft hier een opdracht van maximaal 1090 uur per coach. 1 Wij zijn voor de inzet van coaches afhankelijk van de instroom van organisaties. Wij schatten nu in dat de coaches vanaf medio november 2016 organisaties kunnen begeleiden. Dat geldt echter niet voor alle in de deze uitvraag geworven coaches. Die zullen na selectie bij de organisatie druppelsgewijs instromen en ingezet worden in het jaar 2016 en 2017.
3. De coach dient deel te nemen aan de introductie workshop en tijdens de trajecten eveneens een actieve bijdrage te leveren aan uitwisseling op landelijk niveau (maandelijks dagdeel in Utrecht). 3. Profiel Waardigheid en trots kwaliteit-coaches Het profiel: De aan te bieden Waardigheid en trots kwaliteit-coaches hebben meer dan 8 jaar ervaring in de advisering / consultancy; hebben meer dan 3 jaar ervaring met het kennisgebied bedrijfsvoering en professionals; hebben meer dan 3 jaar ervaring in een functie met minimaal HBO werk- en denkniveau; hebben minimaal één project vervuld, waarin zij een projectleidersrol op seniorniveau hadden, waarbij één van de projectresultaten een blijvende verandering in de kwaliteit binnen de organisatie is geweest (verandermanagement); Indien het cv niet voldoet aan één of meerdere van bovenstaande vereisten, wordt het cv niet beoordeeld en wordt de offerte als ongeldig terzijde gelegd. 4. Uw offerte en onze werkwijze Op basis van bovenstaande casus, opdracht en profiel vragen wij van de aangeboden Waardigheid en trots kwaliteit-coaches: a. uurtarief b. specifieke referenties c. kennisgebieden en kerncompetenties Uw offerte bevat voor minimaal 1 coach en maximaal voor drie coaches een aanbieding. Onze werkwijze Genoemde onderdelen dient u in deze ronde en dat is de eerste ronde aan te leveren. Indien de verschillen tussen de Inschrijvers in de eerste ronde voldoende onderscheidend zijn, zal de opdracht worden gegund aan de partij waaraan de hoogste score is toegekend tijdens de eerste ronde en die daarmee de economisch meest voordelige Offerte heeft ingediend. Hieronder specificeren wij de verschillende onderdelen.
Prijs a. Uurtarief U dient een uurtarief in euro s exclusief BTW aan te bieden. Het uurtarief dient all-in te zijn, zie artikel 6.5 van de raamovereenkomst en te liggen binnen de bandbreedte van 100-135 euro per uur, exclusief BTW maar inclusief reis-, verblijf- en kantoorkosten. Indien de als nummer één geëindigde Inschrijver wordt uitgesloten dan wel om andere reden niet doorgaat dan zal er een herbeoordeling plaatsvinden door Vilans. Hetgeen gezien de beoordelingsmethodiek kan betekenen dat de aanvankelijk als nummer twee geëindigde Inschrijver niet langer als nummer twee eindigt. Dit geldt eveneens voor de andere posities. Beoordeling: De offerte met het laagste uurtarief krijgt de maximale score van 100; de overige offertes zullen scores krijgen die zijn gerelateerd aan de offerte met het laagste tarief. Dat wil zeggen dat een uurtarief dat 10% hoger ligt dan het laagste uurtarief een score oplevert die 10% lager is, dus in dit voorbeeld een score van 100. Indien een uurtarief 100% (of meer) hoger ligt dan het laagste uurtarief zal dit een score van 0 opleveren. De score zal naar boven worden afgerond op 1 tiende nauwkeurig. Manipulatief inschrijven is op straffe van uitsluiting niet toegestaan. Het is niet toegestaan prijzen onder de 100 euro en boven de 135 euro aan te bieden. Het aanbieden van een lagere prijs evenals een hogere prijs leidt tot uitsluiting. De score voor de prijs wordt bepaald volgens de volgende formule: Score (prijs) = 100 x (1-(aangeboden uurtarief - laagste aangeboden uurtarief) / (laagste aangeboden uurtarief)) Indien de uitkomst van de score negatief is zal deze op 0 gesteld worden. De Score (prijs) ligt dus tussen de 0 en 100. Wegingsfactor: 40% in de Totaalscore.
Kwaliteit b. Specifieke referenties U dient één beschrijving in van een door u (uitgevoerd referentieproject. U maakt hiervoor gebruik van het format in bijlage A, uitsluitend in te dienen als Wordbestand. De referentie dient te voldoen aan de volgende minimale vereisten om in aanmerking te komen voor de Nadere Overeenkomst: omschrijving van de opdracht in maximaal 500 woorden (LET OP: woorden in plaatjes tellen ook mee!), uitsluitend in te dienen als Word-bestand. in de omschrijving van de opdracht van 500 woorden moeten onderstaande gevraagde gegevens vermeld staan het referentieproject is uitgevoerd in een zorgorganisatie. het referentieproject dient door de aangeboden coach persoonlijk te zijn uitgevoerd. het referentieproject dient te zijn afgerond en geborgd. het referentieproject is gestart en heeft plaatsgevonden in de periode van juli 2013 tot en met september 2016. de opdrachtwaarde dient in euro s te worden vermeld, de opdrachtwaarde dient minimaal EUR 50.000 exclusief BTW te bedragen. u geeft de naam van een contactpersoon en telefoonnummer op bij de organisatie waar het referentieproject is uitgevoerd. Vilans gaat ervan uit dat deze contactpersoon op de hoogte is gesteld van vermelding en toestemming heeft gegeven dat Vilans contact kan leggen om de referentie te toetsen. Indien uw referentie niet voldoet aan één of meerdere van bovenstaande vereisten, wordt de referentie niet beoordeeld en wordt uw offerte als ongeldig terzijde gelegd. Referenties die voldoen aan bovenstaande minimale vereisten, zullen worden beoordeeld aan de hand de volgende vier criteria: het betreft een traject waarin sprake was van een kwaliteitsvraagstuk waarin concreet aantoonbaar minimaal 3 van de 5 thema s zoals in de pijlers van de kwaliteitsbrief zijn beschreven voorkomen. er is sprake van concreet aantoonbare resultaten op deze drie voornoemde gebieden. er is sprake van een veranderstrategie die insteekt op meerdere niveaus van de organisatie en waarbij expliciet gewerkt is aan een (geborgde) leercyclus en geborgd kwaliteitssysteem. er is sprake van een substantiële aandacht voor het primair proces (teamleiders en medewerkers waren uw voornaamste doelgroep). Voor elk element kunt u maximaal 1,25 punt krijgen. De punten van de referentie worden in onderling vergelijk vastgesteld. Het maximaal aantal punten voor de referentie is 5. De berekening van de score voor de referentie:
Score (referentie) = 100 x (behaald aantal punten referentie / maximaal aantal punten referentie). De Score (referentie) ligt dus tussen de 0 en 100. U dient minimaal 60% van het totaal aantal punten voor de referentie te halen wilt u in aanmerking komen voor gunning. Indien u minder dan 60% van het totaal aantal punten voor de referentie haalt wordt uw offerte alsnog terzijde gelegd. Wegingsfactor: 30% in de Totaalscore Indien uw referentie niet voldoet aan één of meerdere van bovenstaande vereisten, wordt de referentie niet beoordeeld en wordt uw offerte als ongeldig terzijde gelegd. c. Kennisgebieden en kerncompetenties U vult bijlage B (format cv maximaal 3 kantjes, lettertype Arial 12 punts) in, uitsluitend in te dienen als Word-bestand. cv s die voldoen aan voorgaande minimale vereisten, zullen worden beoordeeld aan de hand van de volgende vijf criteria: U heeft een verpleegkundige achtergrond (bij inzet als coach in verpleeghuizen] dan wel een achtergrond als coördinerend -begeleider (bij inzet als coach in organisaties in gehandicaptenzorg] U beschikt over aantoonbare actuele inhoudelijke kennis op minimaal vier van de volgende terreinen zorginhoud/ zorginhoudelijke indicatoren/ cliëntervaringen governance personeel kwaliteit en kwantiteit/opleidingen verantwoordingsinformatie eigen regie medewerker en cliënt bedrijfsvoering lerende organisatie U heeft minimaal twee projecten uitgevoerd waarin samen minimaal drie van de hiervoor genoemden inhoudelijke terreinen een essentiële rol speelde waaruit uw praktijkervaring op deze terreinen blijkt; U heeft minimaal twee projecten uitgevoerd waaruit uw veranderkundige competenties op niveaus van ondersteuning primair proces bij een kwaliteitsvraagstuk; U heeft minimaal één project uitgevoerd waarin u bent opgetreden als sparring partner van teamleiders en medewerkers en waaruit blijkt dat u een verbinding kan leggen op verschillende niveaus. Voor elk van de 5 criteria kunt u maximaal 1 punt krijgen. De punten van het cv worden in onderling vergelijk vastgesteld. Het maximaal aantal punten voor het cv is 5. De berekening van de score voor de cv is: Score (cv) = 100 x (behaald aantal punten cv / maximaal aantal punten cv).
De score (cv) ligt dus tussen de 0 en 100. U dient minimaal 60% van het totaal aantal punten voor het cv te halen wilt u in aanmerking komen voor gunning. Indien u minder dan 60% van het totaal aantal punten voor het cv haalt wordt uw offerte alsnog terzijde gelegd. Wegingsfactor: 30% in de totaalscore. Totaalscore eerste ronde De totaalscore voor de eerste ronde waarbij alleen de elementen a, b en c worden meegewogen, wordt als volgt bepaald: Totaalscore (eerste ronde) = Score (prijs) x 40% + Score (referentie) x 30%+ Score (cv) x 30% In beginsel wordt aan de maximaal 10 inschrijvers gegund, waaraan de hoogste totaalscore is toegekend en die daarmee de economisch meest voordelige Offerte hebben ingediend. d. Inhoudelijke concrete visie op interventie Aan de maximaal 10 best scorende inschrijvers wordt gevraagd een inhoudelijke visie op het voorgenomen traject te beschrijven in maximaal 500 woorden, uitsluitend in te dienen als Word-bestand. Indien uw visie hier niet aan voldoet, wordt deze niet beoordeeld en wordt uw Offerte als ongeldig terzijde gelegd. De 5 elementen die u in uw visie dient te betrekken en die in de beoordeling meegewogen zullen worden, zijn: 1. De wijze waarop het project en het proces wordt vormgegeven (concrete aanpak; fasering, benodigde condities en invulling) 2. Hoe zorgt u er als coach voor dat hardnekkige patronen in de organisatie worden doorbroken? 3. Welke randvoorwaarden zijn nodig om een verandertraject op het terrein van kwaliteit te kunnen laten slagen? 4. Uw visie op de rol en positie die u als coach moet krijgen/nemen om het traject succesvol te kunnen begeleiden. 5. De wijze waarop medewerkers, cliënten, management en directie worden meegenomen in het veranderkundige traject. Voor elk van de 5 elementen kunt u maximaal 1 punt verkrijgen. De punten van de inhoudelijke concrete visie op interventie worden in onderling vergelijk vastgesteld. Het maximaal aantal punten voor de visie is 5. Uw inhoudelijke concrete visie op interventie presenteert u aan de tranchemanager(s) die verbonden zijn aan dit onderdeel van het programma. De beoordeling bestaat uit de beoordeling van zowel uw schriftelijke als mondelinge presentatie van uw inhoudelijke concrete visie op interventie. Score (visie) = 100 x (behaald aantal punten visie / maximaal aantal punten visie)
De Score (visie) ligt dus tussen de 0 en de 100. Economisch meest voordelige Inschrijving De economisch meest voordelige Offertes zijn degene die voor de eerste ronde de maximaal 10 hoogste scores hebben behaald. Indien meer dan 10 Inschrijvers de hoogste score hebben behaald, dan zijn de Inschrijvers die het hoogst hebben gescoord op Kwaliteit (onderdelen b en c van 4. Uw Offerte en onze werkwijze ) de economisch meest voordelige Offertes. Mocht Vilans besluiten dat er een tweede ronde komt dan zijn de economisch meest voordelige Offertes de maximaal 10 inschrijvers die de tweede ronde de hoogste score hebben behaald. 5. Procedure data aanpassen/invullen Gunningsprocedure De deadline voor het indienen van uw Offerte voor ronde 1 (uurtarief, specifieke referenties en kennisgebieden & kerncompetenties) is tot maandag 17 oktober 2016 17.00 uur. Vragen over deze uitvraag kunt u alleen schriftelijk stellen per e-mail via CTM tot uiterlijk donderdag 13 oktober 2016, 12.00 uur. Op uiterlijk maandag 24 oktober 2016 wordt bekend gemaakt van welke kandidaten de Offerte voor de visie wordt opgevraagd. De deadline voor het indienen van uw Offerte voor ronde 2 (inhoudelijke concrete visie op interventie) is donderdag 27 oktober, 09.00 uur. De voorlopige gunning is gepland op maandag 14 november 2016 en de definitieve gunning is gepland op woensdag 30 november 2016. Hiervan kan eventueel worden afgeweken. Kennismaking Op donderdag 3 november 2016 en donderdag 10 november 2016 vinden er ten kantore van Vilans, Catharijnesingel 47, Utrecht kennismakingsgesprekken plaats met twee tranchemanagers. Deze stap maakt onderdeel uit van het selectieproces. De mogelijkheid bestaat dat u op basis van het gesprek kan worden afgewezen. Nota bene: De coaches dienen na de definitieve gunning per begin november 2016 beschikbaar te zijn. Op geleide van de vraag van de zorgorganisaties starten we gefaseerd in de daarop volgende weken. Per organisatie worden twee kandidaten voorgesteld voor de strategische coach en voor de coach primair proces. De organisatie zelf maakt de uiteindelijke keuze voor de kandidaat die het traject gaat uitvoeren. In 2016 stroomt een groep organisaties in het onderdeel Waardigheid en trots ondersteuningsprogramma bij (urgente) kwaliteitsvraagstukken in, hetgeen betekent dat niet alle in deze uitvraag geworven coaches tegelijk en per datum van gunning aan de slag kunnen.