Stein Gemeenteblad Afdeling A 2004, no. Agendapunt Bijlagen 1 Concept-raadsvoorstel Aan Betreft De Raad Brand- en inbraakbeveiliging/gebruiksvergunning schoolgebouwen voor primair en voortgezet onderwijs in de gemeente Stein. ( e wijziging meerjarenbegroting 2004-2007) Inleiding De lokale overheden zijn per 1 januari 1997 verantwoordelijk voor de huisvesting van de binnen de gemeentegrenzen gelegen scholen voor primair en voortgezet onderwijs. Om concrete uitvoering te kunnen geven aan deze nieuwe taak is op 19 december 1996 door de gemeenteraad de verordening Voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Stein 1996 vastgesteld. De gemeente Stein heeft, in samenspraak met de Steinse schoolbesturen, ervoor gekozen voor de belangrijkste onderdelen van het huisvestingsbeleid (gebouwelijke uitbreidingen en onderhoud) de beleidslijnen vast te leggen in het jaarlijks te actualiseren Integraal HuisvestingsPlan (IHP). Voor alle overige huisvestingsaspecten ligt de formele basis verankerd in de huisvestingsverordening. Op grond van deze verordening is bepaald dat schoolbesturen bij de gemeente een verzoek kunnen indienen tot vergoeding van schades aan bv. een schoolgebouw vanwege bijzondere omstandigheden. Omwille hiervan maken alle schoolgebouwen deel uit van het verzekeringscontract, dat is afgesloten voor alle gemeentelijke eigendommen. Recente ontwikkelingen binnen de verzekeringswereld zijn aanleiding geweest alle schoolgebouwen (primair en voortgezet onderwijs) te onderwerpen aan een nadere inventarisatie. Dit om te beoordelen of de gebouwen al of niet voldoen aan de gestelde eisen op het terrein van de brand- en inbraakbeveiliging. Door verzekeraars wordt namelijk aangegeven dat het op termijn niet ondenkbeeldig is dat schoolgebouwen niet meer verzekerd worden, indien ze niet voldoen aan de geldende eisen. Een ander bijkomend gegeven is dat de gemeente Stein bij het nieuwe verzekeringscontract (per 1 januari 2003) is geconfronteerd met een behoorlijke stijging van de premie alsmede van het eigen risico. De schoolbesturen daarentegen zijn, als juridisch eigenaar van de schoolgebouwen, verantwoordelijk voor het verkrijgen van de noodzakelijke gebruiksvergunningen inzake de brandveiligheid. Uit oogpunt van een zo efficiënt mogelijke besteding van de financiële middelen, is het van belang dat een goede afstemming plaatsvindt tussen de voorzieningen die getroffen moeten worden voor de gebruiksvergunning en de aanpassingen in het kader van de brand en inbraakbeveiliging. Het is om die reden dat, in overleg met de schoolbesturen, ervoor gekozen is beide trajecten met elkaar te integreren. In het voorliggende voorstel wordt uitvoerig stilgestaan bij het bekostigingsvraagstuk. In het bijzonder ook ten aanzien van de voorzieningen die getroffen moeten worden in verband met het verkrijgen van een gebruiksvergunning. Bij het bepalen van ons standpunt in deze hebben wij ons in belangrijke mate laten leiden door hetgeen staat vermeld in de door de VNG uitgebrachte notitie Een agenda voor lokaal maatwerk, die bij de stukken ter inzage ligt.
Met deze nota wordt door de VNG aan de lokale overheden een handreiking gedaan om te komen tot een nog meer op de lokale situatie toegespitst huisvestingsbeleid. Rondom de bekostiging van de voorzieningen in het kader van de brandveiligheid wordt door de VNG het voorstel gedaan de schoolbesturen hierin financieel tegemoet te komen. Alles vanuit de gedachte dat zowel gemeente als ook schoolbesturen er verantwoordelijk voor zijn dat de schoolgebouwen voldoen aan alle eisen van wet- en regelgeving. Dit voorstel heeft vervolgens, in samenspraak met de schoolbesturen, een lokale vertaling gekregen. Bij de aanbieding van de 6 e actualisatie van het IHP in de raadsvergadering van 5 februari 2004, is reeds melding gemaakt van het gegeven dat het nu voorliggende voorstel aan de raad ter besluitvorming zou worden voorgelegd. Argumentatie Algemeen: In het licht van deze integrale aanpak zijn in eerste instantie alle schoolgebouwen in het kader van de gebruiksvergunning geïnspecteerd door het Brandweerbureau Westelijke Mijnstreek. De resultaten van deze inspecties zijn vervat in inspectierapporten. Per schoolgebouw is aangegeven welke aanpassingen noodzakelijk zijn alvorens een gebruiksvergunning kan worden afgegeven. Vervolgens zijn alle schoolgebouwen onderworpen aan een inventarisatie op het terrein van de brand- en inbraakbeveiliging. Als basis hiervoor heeft gediend het door verzekeraar Marsh opgestelde Programma van Eisen. Vanwege de integrale aanpak zijn de inspectierapporten van het Brandweerbureau eveneens beschikbaar gesteld. De bevindingen zijn vertaald in een bestek met bijbehorende tekeningen, aan de hand waarvan offertes konden worden ingewonnen. Dit bestek, waarin alle installatietechnische voorzieningen zijn opgenomen voor zowel de brand- en inbraakbeveiliging als de gebruiksvergunning, is besproken tussen het Brandweerbureau, de schoolbesturen en de gemeente. Het overleg heeft er toe geleid dat het bestek op een aantal punten is aangepast. Voorts bleek dat het noodzakelijk was, dat alvorens offertes konden worden opgevraagd, per schoolgebouw een Programma van Eisen (PVE) moest worden opgesteld. Dit PVE moest ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Brandweerbureau. Alle PVE s zijn vervolgens goedgekeurd door het Brandweerbureau Westelijke Mijnstreek. Daarmee was de weg vrij voor het inwinnen van offertes. Offertes: Alvorens nader wordt ingegaan op de resultaten van de offertes treft u onderstaand eerst, per onderdeel, een opsomming aan van de noodzakelijk te treffen voorzieningen: Brand- en inbraakbeveiliging Brandmeldinstallatie Inbraakmeldinstallatie Gebruiksvergunning Ontruimingsinstallatie Noodverlichtinginstallatie Vluchtrouteaanduiding 2
Brand- en inbraakbeveiliging Gebruiksvergunning Bouwkundige voorzieningen (te onderscheiden in werkzaamheden aan kozijnen en overige bouwkundige aanpassingen). In samenspraak met de schoolbesturen is ervoor gekozen een viertal bedrijven (PreNed, HVL, Initial Varel en Insta Zuid) uit te nodigen voor een prijsopgave voor alle installatietechnische werkzaamheden. Voor de bouwkundige voorzieningen zijn offertes opgevraagd bij de firma s ITH en Derissen voor wat betreft de werkzaamheden aan de kozijnen. De firma s Aarts en Marcel de Waal zijn daarentegen benaderd voor een prijsopgave voor de overige bouwkundige aanpassingen. Inhoudelijke beoordeling van de offertes voor het primair en voortgezet onderwijs leerde dat deze voldeden aan de opgestelde PVE s en de daarbijbehorende tekeningen. Dit betekende dat alle offertes konden worden meegenomen bij de financiële beoordeling. Op bijlage 1, die bij de stukken ter inzage ligt, zijn per onderwijssoort en per voorziening de totaalbedragen van de offertes vermeld. Bekostigingsvraagstuk: De offertes hebben als basis gediend voor het overleg met de schoolbesturen. Centraal stond hierin de vraag welke partij (gemeente en schoolbesturen) welke kosten voor zijn/haar rekening neemt. Alvorens wordt ingegaan op de resultaten van het gevoerde overleg, wordt eerst kort stilgestaan bij de wettelijke kaders waarbinnen dit item moet worden geplaatst. In de inleiding van dit voorstel is opgemerkt dat de lokale overheden vanaf 1 januari 1997 verantwoordelijk zijn voor het huisvestingsbeleid van de binnen de gemeentegrenzen gelegen scholen voor primair en voortgezet onderwijs. Volgens de geldende spelregels kunnen de schoolbesturen, ingeval van schade aan een gebouw door bijzondere omstandigheden, bij de gemeente een verzoek indienen tot vergoeding van deze schade. Om die reden heeft de gemeente Stein ervoor gekozen de schoolgebouwen te verzekeren. Bij het afsluiten van het nieuwe verzekeringscontract per 1 januari 2003 is door de verzekeraar gewezen op de mogelijkheid dat schoolgebouwen op termijn niet meer worden verzekerd indien ze niet zijn beveiligd conform de geldende eisen. Het mag duidelijk zijn dat de lokale overheid er alle belang bij heeft dat bij alle schoolgebouwen de brand- en inbraakbeveiliging conform de eisen is uitgevoerd. Het niet verzekerd hebben van schoolgebouwen kan immers leiden tot grote financiële consequenties. Volgens de geldende jurisprudentie worden voorzieningen, die getroffen moeten worden voor het verkrijgen van een gebruiksvergunning, niet aangemerkt als een voorziening in de zin van de huisvestingsverordening. In de reeds eerder gememoreerde VNG-publicatie Een agenda voor lokaal maatwerk wordt onder andere voorgesteld de schoolbesturen, van de zijde van de gemeente, tegemoet te komen bij het doen van de noodzakelijke investeringen op het terrein van de brandveiligheid. 3
Kijkend naar deze wettelijke randvoorwaarden kunnen rondom het bekostigingsvraagstuk de navolgende conclusies worden getrokken. De toekomstverwachtingen voor wat betreft het verzekeren van de schoolgebouwen rechtvaardigen het dat de gemeente de kosten voor haar rekening neemt die gemoeid zijn met het aanbrengen van de voorzieningen voor de brand- en inbraakbeveiliging. Een versterking voor deze gedachtegang wordt ingegeven door de exceptionele verhoging van het eigen risico bij het nieuwe verzekeringscontract. Was in de oorspronkelijke overeenkomst nog een eigen risico opgenomen van 226,89 (ƒ 500) per gebeurtenis, nu is dit verhoogd tot 5.000 per gebeurtenis. Bijkomend gegeven is bovendien dat de gemeente Stein m.i.v. 1 januari 2003 niet meer verzekerd is voor inbraak, vandalisme en gevolgschades. In het recente verleden waren het juist deze schades waarmee de scholen werden geconfronteerd. Hoewel op voorhand geen garanties kunnen worden afgegeven, is wel de verwachting dat bij goed beveiligde schoolgebouwen het aantal schadegevallen afneemt. Voor de investeringen voor het verkrijgen van de noodzakelijke gebruiksvergunning is het op zijn plaats dat door beide partijen (schoolbesturen en gemeente) een financieel offer wordt gebracht. Indien schoolbesturen, om financiële reden, niet kunnen voldoen aan hun verplichtingen zal dat ertoe leiden dat geen gebruiksvergunning wordt afgegeven. De consequentie hiervan is dat de school het gebouw zal moeten verlaten en de kinderen geen onderwijs meer kunnen krijgen. Een situatie die onverteerbaar is, en te allen tijde moet worden voorkomen. Op dat moment zal de gemeente worden aangesproken op haar verantwoordelijkheid om te zorgen voor adequate huisvesting. Een niet onbelangrijk gegeven is bovendien dat de gemeente het economisch claimrecht heeft van alle schoolgebouwen voor primair en voortgezet onderwijs. Dat wil zeggen dat op het moment dat het bevoegd gezag het schoolgebouw niet meer nodig heeft voor het geven van onderwijs de eigendom van het gebouw wordt overgedragen aan de gemeente. Met het oog op een mogelijke toekomstige bestemming van het gebouw is het van belang dat dit voldoet aan alle eisen van wet- en regelgeving. Concluderend achten wij het dan ook gewenst dat naast de juridische eigenaren (lees: de schoolbesturen) ook de gemeente haar verantwoordelijkheid neemt in deze door het beschikbaar stellen van een financiële bijdrage. Overleg schoolbesturen: Het is met inachtneming van bovenstaande uitgangspunten dat binnen de werkgroep IHP, het platform waarin alle Steinse schoolbesturen zijn vertegenwoordigd, het overleg is opgestart. De discussie heeft zich uitsluitend toegespitst op de kostenverdeling voor de voorzieningen in verband met de gebruiksvergunning. Daartoe was het noodzakelijk dat allereerst overeenstemming werd bereikt over de offertes die als grondslag zouden dienen. Uitvoerig overleg heeft er uiteindelijk in geresulteerd dat alle partijen het met elkaar eens zijn geworden. Voor uw eigen beeldvorming is het van belang om te weten dat de geoffreerde prijzen voor de installatietechnische voorzieningen zijn gebaseerd op gelijktijdige uitvoering van alle werkzaamheden. Het is dus niet mogelijk per onderdeel te kiezen voor de economisch gunstigste aanbieding. Alles overwegende wordt voorgesteld de navolgende offertes als uitgangspunt te nemen: 4
Voorziening: Installatietechnische voorzieningen primair onderwijs Installatietechnische voorzieningen voortgezet onderwijs Bouwkundige voorzieningen (kozijnen) primair onderwijs Bouwkundige voorzieningen (overig) primair onderwijs Uitvoering door: PreNed Initial Varel fa. ITH fa. Aarts Bij de laatste drie voorzieningen is nadrukkelijk gekozen voor de offerte die qua prijsstelling de laagste is. Dit geldt niet voor de installatietechnische voorzieningen voor het primair onderwijs. Het geringe prijsverschil ( 1.141) rechtvaardigt het bij de uiteindelijke keuze ook te kijken naar de kosten voor de verschillende onderhoudscontracten en de aansluiting op de alarmcentrale, die voor rekening komen van de schoolbesturen. Per saldo blijkt dat de schoolbesturen bij PreNed 1.224 per jaar goedkoper uit zijn dan bij Initial Varel. Kostenverdeling: Zoals opgemerkt heeft het overleg binnen de werkgroep over de kostenverdeling zich uitsluitend toegespitst op de kosten die gemoeid zijn met de aanpassingen voor het verkrijgen van de gebruiksvergunningen. Dit overleg heeft erin geresulteerd dat door de schoolbesturen de bereidheid is uitgesproken een financiële bijdrage beschikbaar te stellen van 50%. De overige 50% komt dan voor rekening van de gemeente. Een verdeling die naar onze mening te rechtvaardigen valt met name als we bedenken dat beide partijen er alle belang bij hebben dat de leerlingen zich in een brandveilige omgeving bevinden. Bij de financiële onderbouwing wordt een nadere uiteenzetting gegeven van de financiële consequenties die gemoeid zijn met het up to date maken van alle Steinse schoolgebouwen. Zowel op het terrein van de brand- en inbraakbeveiliging, als ook waar het om het gaat om het verkrijgen van de noodzakelijke gebruiksvergunning. Begeleiding uitvoering werkzaamheden: Tot slot nog het volgende. Met de schoolbesturen is ook van gedachten gewisseld over de wijze waarop de uitvoering van de werkzaamheden moet worden begeleid. Uit praktische overwegingen is er voor gekozen de totale coördinatie in handen te leggen van de gemeente. Namens de schoolbesturen voor primair onderwijs fungeert het Bouwbureau SROL in een controlerende functie. Voor de school voor voortgezet onderwijs wordt dit rechtstreeks begeleid door het directielid dat onderwijshuisvesting in zijn portefeuille heeft. Het vorenstaande vereist wel dat goede afspraken worden gemaakt tussen beide partijen. Daartoe zijn de navolgende spelregels met elkaar overeengekomen: a. De controlerende partij zal zich regelmatig op de hoogte stellen van de voortgang van de werkzaamheden. b. Opdrachten naar de uitvoerende bedrijven worden uitsluitend verstrekt door de gemeente. Mocht de controlerende partij zaken waarnemen die niet correct zijn dan behoort dit te worden teruggekoppeld naar de gemeente. c. In principe vindt er 1 x per 2 weken overleg plaats tussen de gemeente en de controlerende partij. Mochten de bevindingen, genoemd onder b, zodanig evident zijn dan zal onmiddellijk ruggespraak plaatsvinden met de gemeente. d. Alle partijen zijn bij de oplevering aanwezig. 5
Financiële onderbouwing Uitgaande van de geformuleerde uitgangspunten rondom de kostenverdeling, kijkend naar de financiële resultaten van de offertes en met inachtneming van de gemaakte keuzes voor de bedrijven wordt in het navolgende overzicht een specificatie gegeven van de totaalkosten voor zowel gemeente als schoolbesturen: Gemeente Schoolbesturen Brand- en inbraakbeveiliging Gebruiksvergunning Gebruiksvergunning Voorziening Kosten Voorziening Kosten Voorziening Kosten Inbraakmeldinstallatie 25.028,50 Brandmeldinstallatie Inbraakmeldinstallatie Brandmeldinstallatie 56.886,00 Noodverlichting incl. vluchtroute 42.662,00 Ontruimingsinstallatie 4.125,00 Bouwkundig (kozijnen; po) 14.992,00 Bouwkundig (overig; po) Ontruimingsinstallatie Bouwkundig Legeskosten (geen BTW) 25.028,50 Noodverlichting incl. vluchtroute 33.603,50 Ontruimingsinstallatie 15.854,00 Bouwkundig (kozijnen; po) 16.819,00 Bouwkundig (overig; po) 6.394,50 Ontruimingsinstallatie 12.047,15 Bouwkundig 4.246,00 Legeskosten (geen BTW) 33.603,50 15.854,00 16.819,00 6.394,50 12.047,15 4.246,00 Totaal 118.665,00 113.992,65 113.992,65 276.055,86 (incl. BTW) 134.844,51 (incl. BTW) Toelichting: po = schoolgebouwen voor primair onderwijs vo = schoolgebouw voor voortgezet onderwijs Uit bovenstaand overzicht blijkt dat met het aanpassen van het totale scholenbestand (13 gebouwen) in onze gemeente op het terrein van de brand- en inbraakbeveiliging alsmede voor het verkrijgen van de gebruiksvergunning een bedrag is gemoeid van 410.900,37 (incl. 19% BTW). Het aandeel van de gemeente Stein bedraagt 276.055,86 (incl. BTW) terwijl de schoolbesturen een totaalbedrag voor hun rekening nemen van 134.844,51. Volgens het door de raad vastgestelde activabeleid dient de door de gemeente verschuldigde bijdrage verantwoord te worden op de exploitatie 2004. Ter dekking wordt voorgesteld eenmalig te beschikken over de algemene reserve. Hierdoor verloopt een en ander in 2004 budgettair neutraal. Vanaf 2005 daalt de structurele beschikking over het 30 e deel van de algemene reserve en de bespaarde rente. Voor 2005 is dit 21.625. In de begroting 2004-2007 zijn stelposten opgenomen voor kapitaallasten voor in 2004, 2005 en 2006 te treffen brandpreventieve maatregelen. De stelpost 2004 is nodig voor de in 2004 af te handelen maatregelen in de gemeentelijke accommodaties. De stelposten 2005 en 2006 kunnen worden afgeraamd omdat in 2004 alle brandpreventieve maatregelen (inclusief de scholen) worden gerealiseerd. 6
Met het afvoeren van de stelposten voor 2005 en 2006 kunnen de hiermee verband houdende kapitaallasten vanaf 2005 worden afgevoerd. Deze bedragen in 2005 2.750, in 2006 14.917 en in 2007 23.967. De saldi (tekorten in 2005 en 2006 van respectievelijk 18.875 en 6.708 en het overschot in 2007 van 2.342) worden verrekend met de exploitatie van het betreffende jaar. In plaats van te beschikken over de algemene reserve is het ook mogelijk te beschikken over een deel van de reserve bovenwijkse voorzieningen of over het (nog te bestemmen) saldo van de jaarrekening 2003. Op basis van de besluitvorming zal achteraf de begrotingswijziging worden samengesteld. Advies commissie Voorstel Gelet op het vorenstaande en onder verwijzing naar de voor u ter inzage liggende stukken wordt voorgesteld: 1. akkoord te gaan met het aanpassen van de schoolgebouwen voor primair onderwijs en voortgezet onderwijs in de gemeente Stein op het terrein van de brand- en inbraakbeveiliging alsmede voor het verkrijgen van de noodzakelijke gebruiksvergunningen. 2. de uitvoering van de installatietechnische werkzaamheden op te dragen aan: - PreNed Beveiligingstechniek bv. voor de schoolgebouwen voor primair onderwijs en aan, - Initial Varel voor Scholengemeenschap Groenewald. 3. de uitvoering van de bouwkundige werkzaamheden aan de schoolgebouwen voor primair onderwijs op te dragen aan: - de fa. ITH voor de werkzaamheden aan de kozijnen en aan, - de fa. Aarts voor de overige bouwkundige aanpassingen. 4. akkoord te gaan met de wijze waarop de uitgaven die met deze aanpassingen gemoeid zijn worden verdeeld over de gemeente en de schoolbesturen, hetgeen betekent dat het aandeel van de gemeente Stein 276.055,86 (incl. BTW) bedraagt. 5. de financiële gevolgen van de besluitvorming te verwerken in een begrotingswijziging van de meerjarenraming 2004-2007. Burgemeester en Wethouders, de Secretaris, de Burgemeester, Dict. WvG 7